SIBELIUS-AKATEMIA I vararehtori 18.4.2012 Valtuutus: rehtorin delegointi 5.3.2012 OHJE OPISKELIJAVALINNAN JÄRJESTÄMISESTÄ 2o12 SIBELIUS-AKATEMIASSA sisältö 1. Ohjeen tarkoitus ja voimassaolo...2 2. Valinnan johtaja...2 3. Valintalautakunnat...2 4. Esteellisyys...2 5. Valintakoe...3 6. Pöytäkirjat...4 7. Valintapäätöksen tekeminen ja aikataulu... 8. Julkisuus, salassapito ja tiedotus...4 9. Palautteen antaminen...5 10. Oikaisumenettely......5 11. Opintojen aloittamisen siirtäminen ja johdantoperiodi...6 12. Valintaprosessin arviointi...6 13. Lisätiedot... 6
oitu ja voliztassaolo Tämä Sibelius -Akatemian I vararehtorin ohje määrittelee Sibelius-Akatemian vuoden 2012 peruskoulutuksen sekä nuorisokoulutuksen opiskelijavalintaprosessin. Sibelius-Akatemian I vararehtori on päättänyt opiskelijavalinnan perusteista ja opiskeluoikeuden hakemisesta 30.9.2011 (Dnro 222/52/00/2011 ja Dnro 225/52/00/2011). Valintaperusteet ja hakumenettely on kirjattu valintaoppaaseen. Sibelius-Akatemian hallitus päättää perus- ja nuorisokoulutukseen otettavien opiskelijoiden määrästä. Rehtori ottaa uudet opiskelijat. Tämä ohje tulee voimaan välittömästi ja sitä sovelletaan vuoden 2012 opiskelijavalintoihin.. valinnan johtaja Kullakin aineryhmällä on valinnan johtaja. Valinnan johtajat määrää dekaani. Valinnan johtaja - vastaa aineryhmänsä valintakokeiden toteutuksesta; - vastaa siitä, että lautakunnan jäsenet tuntevat valintaperusteet ja lautakuntien työskentelyä koskevan ohjeistuksen; - vastaa siitä, että valintakokeista pidettävät pöytäkirjat täyttävät tämän päätöksen asettamat vaatimukset ja että kaikki vaaditut asiakirjat toimitetaan valintapäätöksen valmistelijalle; - vastaa siitä, että hakijoille annetaan palautetta valintakoesuorituksesta; - antaa lausuntoja mahdollisten oikaisupyyntöjen johdosta. V lint la ta nnat Ainejohtaja määrää aineryhmänsä valintalautakunnat ja niiden puheenjohtajat. Ainejohtaja päättää myös valintalautakuntien kokoonpanojen mahdollisista muutoksista. Ainejohtajan valintalautakuntia koskevaa päätöstä päivitetään jokaisen muutoksen jälkeen. Päätös ja sen muutokset toimitetaan välittömästi kirjaamoon. Valintalautakuntia määrätessään ainejohtajan on otettava huomioon, että jokaisen hakijan arviointiin tulee osallistua vähintään kolme lautakunnan jäsentä. Ainejohtaja nimeää valintalautakuntapäätöksensä yhteydessä myös mahdolliset tarpeelliseksi katsomansa lautakuntien varajäsenet. Osakokeiden lautakunta (esim. teoriakoe) voi olla ainejohtajan päätöksellä pienempi. Valintalautakuntiin nimetään ensisijaisesti henkilöitä, jotka opettavat Sibelius-Akatemiassa kyseisen oppiaineen pääaineopiskelijoita. 4 Valintalautakunnan työskentelyyn sovelletaan hallintolain 1434/2003, 28 ] esteellisyyssäännöksiä. Lautakunnan jäsen on esteellinen, kun hänen kykynsä puolueettomaan ratkaisuun vaarantuu tai objektiivisesti arvioituna vaikuttaa siltä. Toisin sanoen henkilö on jäävi, kun hänelle voi olla hyötyä tai haittaa siitä, mikä valinnan tulos on. Jäsen on esteellinen esimerkiksi, kun hakija on jäsenen lähisukulainen (esim. lapsi, vävy/miniä, sisaruksen lapsi, puolison sisarus ja tämän lapsi ) hakija on jäsenelle muutoin läheinen henkilö (esim. läheinen ystävä tai tämän lapsi) 2
- jäsen on hakijan nykyinen opettaja; myös jo päättynyt pitkäaikainen opettaja-oppilas suhde voi aiheuttaa esteellisyyden, jos suhde on ollut poikkeuksellisen merkittävä - jäsenen ja hakijan väliset suhteet ovat huonot esim. julkisen kiistan vuoksi. Tavanomainen kollega-suhde tai päättynyt tavanomainen opettaja-oppilassuhde ei aiheuta jääviyttä. Ainejohtaja valvoo esteellisyyssäännösten toteutumista lautakuntaa nimetessään. Lautakuntaan nimetään lähtökohtaisesti vain kaikkien arvioitavien hakijoiden suhteen esteettömiä henkilöitä. hakijaluettelot toimitetaan ainejohtajille heti hakuajan päätyttyä lautakuntien kokoamista varten. Mikäli lautakunnan työskentelyn yhteydessä ilmenee epäilys esteellisyydestä, lautakunta ratkaisee asian puheenjohtajansa johdolla. Henkilö ei lain mukaan saa itse ratkaista esteellisyyttään. Asian ratkaiseminen puheenjohtajan johdolla tarkoittaa, että henkilön on ilmoitettava sellainen syy esteellisyydelleen, että muu lautakunta sen hyväksyy. Jäsenen esteellisyys kirjataan valintapöytäkir aan kyseisen hakijan kohdalle. Esteellisen lautakunnan jäsenen tulee poistua tilasta esteellisyyden aiheuttavan hakijan valintakoesuorituksen ja sen arvioinnin ajaksi, eikä hän saa muutoinkaan osallistua tällaisen hakijan arviointiin. Valintapöytäkirjassa esteellisen jäsenen osalta pisteiden kohta jätetään tyhjäksi ja keskiarvo lasketaan muiden jäsenten antamista pisteistä. Valintakoe Valintalautakunta arvioi valintakoesuoritukset. Arviointi perustuu valintakoesuoritukseen ja valintaperusteissa määriteltyihin arviointikriteereihin. Arviointikriteereitä sovelletaan yhdenmukaisesti ja tasapuolisesti kaikkiin hakijoihin. Valintalautakunnan harkinta on valintaperusteiden rajoittamaa, ja sitä saa käyttää vain arviointikriteereiden valossa parhaiden hakijoiden valikoimiseen hakijajoukosta. Kukin valintalautakunnan jäsen arvioi hakijoiden suorituksia itsenäisesti. Arviointi ei välttämättä edellytä keskustelua lautakunnan jäsenten kesken. Lautakunnan jäsenet toimivat tehtävässään virkavastuulla. Heihin sovelletaan rikoslain 40 luvun virkarikossäännöksiä. Jokainen osakoe arvostellaan erikseen ja kustakin niistä tehdään oma pöytäkirjansa. Lautakunta voi kuunnella myös vain osan harjoitetusta ohjelmasta. Hakijan oikeusturvan vuoksi on kuitenkin tärkeää, että lautakunnat kuuntelisivat riittävän suuren osan hakijan valmistamasta ohjelmasta. Lautakunta asettaa hakijat paremmuusjärjestykseen pisteiden perusteella. Kun hakijoita arvioi vain yksi lautakunta, tulee kahden tai useamman hakijan päätyessä kokonaispisteissä tasatulokseen lautakunnan asettaa kyseiset hakijat paremmuusjärjestykseen sekä merkitä, suositteleeko lautakunta hakijaa valittavaksi. 330 op:n ja iso op:n koulutukseen pyrkijät ovat omissa valintaryhmissään. Musiikkikasvatuksen ja kirkkomusiikin oppiaineissa suomen- ja ruotsinkieliseen koulutukseen hakijat valitaan omissa valintaryhmissään. Hakija on velvollinen saapumaan valintakoetilaisuuteen riittävän ajoissa. Myöhästyneellä hakijalla ei ole oikeutta uuteen koeaikaan. Kaikkia hakijoita on kohdeltava yhdenvertaisesti myös valintakoeajan suhteen. Valintalautakunta voi valinnan johtajan päätöksellä kuulla hakijaa Foree Majeur syistä myös muuna kuin hänelle varattuna koeaikana, mikäli siitä ei aiheudu haittaa valintaprosessille. Foree Majeur -syiksi lasketaan lääkärintodistuksella osoitettu sairaus, julkisen liikenteen keskeytyminen yms. vakiintuneet syyt. 3
6. Pöy-t ki jc Valintalautakunnan työskentelystä laaditaan pöytäkirjat liitteineen, joista ilmenee: - lautakunnan jäsenten nimet - hakijat, jotka ovat osallistuneet valintakokeeseen - mahdolliset esteellisyydet - ne hakijat, jotka ovat jääneet tulematta - hakijoiden saamat pistemäärät - arvosteluasteikko - jokaisen hakijan suorituksen lyhyt kirjallinen arviointi (pistetaulukkoon tai tarvittaessa erilliseen pöytäkirjan liitteeneen) - tieto suositteleeko lautakunta hakijaa otettavaksi uudeksi opiskelijaksi - muut asian käsittelyyn vaikuttaneet keskeiset seikat - päiväys ja puheenjohtajan allekirjoitus Kustakin valintaryhmästä ja osakokeesta laaditaan oma pöytäkirjansa. Yliopistolain mukaan hakijalla on oikeus saada tietää, miten valintakriteereitä on sovellettu häneen. Pelkkä pisteiden ilmoittaminen ei täytä tätä vaatimusta. Hakijalla on myös mahdollisuus tehdä valinnasta oikaisuhakemus, jonka yhteydessä on voitava arvioida valintakriteereiden soveltamista hakijaan. Näiden syiden vuoksi lautakunnan on kirjattava jokaisen hakijan suoritusta koskevat keskeiset havainnot. Kirjaukset tehdään pöytäkirjaan tai erilliseen asiakirjaan, joka otetaan pöytäkirjan liitteeksi. Pöytäkirjaan kirjoitettavien sanallisten arvioiden on oltava niin kattavia, että niiden perusteella voi antaa hakijalle palautetta pääsykoesuorituksesta. 7. Valintapä töksen tekeminenja aikataulu Valinnan johtaja tekee ehdotuksen rehtorille aineryhmään valittavista opiskelijoista. Valintaehdotuksessa tulee mainita myös, mikäli joltakulta edellytetään täydentäviä opintoja (2,5- vuotinen koulutus). Täydentävien opintojen tarkka sisältö määritellään ensimmäisen henkilökohtaisen opintosuunnitelman teon yhteydessä. Valintaehdotuksessa määritellään pääaineen vaihtajien henkilökohtaisen opetuksen määrä. Valinnan johtaja toimittaa valintaehdotuksen, valintapöytäkidat liitteineen sekä hakulomakkeet Hakijapalveluihin (T-talon 5. krs) viimeistään ma 28.5.2012. Lisäksi valinnan johtaja toimittaa valintaehdotuksen sähköisesti valintapäätöksen valmistelijalle osoitteeseen hanna.hakala@siba.fi. Ennen valintapäätöksen tekemistä rehtori kuulee valinnan johtajia ja dekaaneja valintakokouksessa. Valintakokous on maanantaina 4.6.2012 klo 9.oo alkaen Musiikkitalossa. Valinnan tulokset julkistetaan torstaina 7.6.2012 klo 9.oo. 8. Julkisuus, alassapitu ja tiedotus Valintakokeet eivät ole julkisia tilaisuuksia. Läsnäolo-oikeus valintakokeessa on hakijoilla oman kokeensa osalta, valintalautakunnalla, tarvittavilla avustajilla (vain siltä osin kuin läsnäolo on välttämätön), valinnan johtajalla, opintopäälliköllä ja rehtorilla. Valintatulokset julkaistaan Sibelius-Akatemian www-sivuilla niiden hakijoiden osalta, jotka ovat antaneet siihen suostumuksensa. Lisäksi valintapäätös tulee nähtäville Töölönkadun ja Kuopion toimitalon ulko-oveen. Tämä tapahtuu keskitetysti. Aineryhmät tai osastot eivät saa itse julkaista omia listojaan. Ne voivat sen sijaan laittaa linkin omilta sivuiltaan SibAn viralliselle listalle. Valinta- ja pistetiedot ovat julkisia. Julkisuus kattaa kokonaispistemäärän ja valintalautakunnan pisteytyksen eri osakokeissa. Sanalliset arvioinnit eivät ole julkisia.
Valinta- ja pistetiedot tulevat julkisiksi kun valintapäätös on julkistettu. Ennen valintapäätöksen julkistamista valintaan liittyviä tietoja ei saa antaa tai käsitellä muutoin kuin valintaan liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Tämä koskee myös yksittäisen valintalautakunnan tai aineryhmän ehdotuksia, joita ei voi miltään osin julkistaa ennen lopullisen valintapäätöksen julkistamista. Valintatietojen tultua julkisiksi tietoja voivat luovuttaa kaikki Sibelius-Akatemian henkilöstöön kuuluvat. Tietojen massaluovutusta (yli 1o henkilöä koskeva luovutus) koskevat pyynnöt ohjataan kuitenkin kirjaamoon, ja niistä päättää opintopäällikkö. Tieto valituista henkilöistä ja pisteistä annetaan kaikille tietoa pyytäville riippumatta siitä onko henkilö esim. hakija tai pyytääkö hän omia vai toisen tietoja. Tiedot annetaan myös anonyymille henkilölle. Valintalautakunnan pöytäkirjoihin tai niiden liitteisiin sisältyvät hakijoiden sanallisista arvioinneista annetaan tieto vain sille hakijalle henkilökohtaisesti, jota arviointi koskee sekä sellaiselle toiselle hakijalle, jonka oikeus voi riippua kyseisestä tiedosta. Tällaiset tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon, ja ne ratkaisee opintopäällikkö. Kaikilla Sibelius-Akatemian työntekijöillä ja valintaan osallistuvilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus niistä asioista, jotka eivät ole julkisia. Haku- ja valinta-asiakirjoja saavat käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Muita tietoja, kuin julkisia valinta- ja pistetietoja saa käyttää ja luovuttaa vain työtehtävien suorittamiseen. Henkilö, jolla on pääsy koeaineistoon, ei saa käyttää oikeuttaan väärin esim. erikseen tarkistamalla tutun henkilön sanalliset arviointitiedot. Huom! Sellaiset tiedot ovat aina salaisia, jotka sisältävät tietoja pääsy- tai muusta kokeesta tai testistä, jos tiedon antaminen vaarantaisi kokeen tai testin tarkoituksen toteutumisen tai testin käyttämisen vastaisuudessa. Jos on syytä epäillä tällaista, tulee asiasta keskustella opintopäällikön kanssa., at;3 W ti ^n ` nt;d inen Hakijalla on yliopistolakiin perustuva oikeus saada tieto valinnassa noudatettujen perusteiden soveltamisesta suoritukseensa. Tämä palaute annetaan valintapäätöksen jälkeen. Myös ennakkotehtävistä on annettava palautetta, jos hakija sitä pyytää. Lautakuntien puheenjohtajat vastaavat palautteen antamisesta hakijoille. Palautteen tulee perustua valintalautakunnan pöytäkirjaan tehtyihin merkintöihin. Palautteen antaminen ei tarkoita lautakunnan sisäisen keskustelun referoimista, vaan vain keskustelusta tehtyjen johtopäätösten toteamista. Lautakunnan eri jäsenten arvioita ei eritellä. Vuoden 2012 valinnassa palautteenanto tapahtuu ajalla 8.-20.6.2012 valintapäätöksessä ilmoitetulla tavalla. Jos hakija pyytää arvostelun perusteet kirjallisesti, lautakunnan puheenjohtajan tulee toimittaa kirjallinen lausunto valintalautakunnan pöytäkirjan perusteella. Kirjalliset lausunnot toimitetaan hakijapalveluihin arkistoitavaksi. 10. ikai ti e tteiv Yliopistolain [82 ] nojalla opiskelijavalintaan tyytymätön hakija voi pyytää rehtorilta oikaisua valintapäätökseen 14 päivän kuluessa tuloksen julkistamisesta, eli viimeistään 21.6.2012. Oikaisuohje julkaistaan valintatietojen yhteydessä.
Valinnanjohtaja antaa pyydettäessä kirjallinen lausunto oikaisupyynnön johdosta. Hänen on oltava tavoitettavissa kesäkuun lopussa lausunnon antamista varten. 11. intgjen aloittamisen siirtyi inen ja jnhdantnperindi Valintalautakunnan tulee kertoa hakijoille, että koulutussäännön 113 ] mukaan ensimmäisenä opiskeluvuonna opiskelija voi ilmoittautua poissaolevaksi vain, mikäli yliopisto on antanut hänelle luvan siirtää opintojen aloittamista. Siirtoa on haettava kirjallisesti viimeistään 81.7.2012. Opintojen aloittamisen siirron syynä voi olla vain äitiys-, isyys tai vanhempainvapaa, asevelvollisuuden tai siviilipalveluksen suorittaminen tai jokin niihin rinnastua syy, ei esimerkiksi opiskelu toisessa oppilaitoksessa tai työnteko. Lautakunnan tulee kertoa hakijoille myös, että kaikkien opintojensa aloittavien tulee osallistua 20.-31.8.2012 järjestettävään johdantoperiodiin, joka on osa kaikille opiskelijoille pakollista opintojen suunnittelu -opintojaksoa. 12.Valinta rosessin ar ioin Valintaprosessi arvioidaan rehtorin johdolla valintakokouksessa 4.6.2012. Prosessista vastaava erikoissuunnittelija koostaa rehtorin, valintalautakuntien puheenjohtajien ja opintohallinnon työntekijöiden arvioista raportin valintakokeiden kehittämistyötä varten. ot Valintakokeisiin liittyvistä asioista lisätietoja antaa valintaprosessista vastaava erikoissuunnittelija Hanna Hakala (hanna.hakala@siba.fi, p. 040 7104 361) ja opintopäällikkö Marja-Leena Petas (marja-leena.petas@siba.fi, p. 050 526 1958) Helsinki 18.4.2012 Jari Perkiömäki I vararehtori