Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. Pikaopas toimittajille Supplier Portal (Toukokuu 2013)
1 Rekisteröityminen ja sisäänkirjautuminen Sinun täytyy kirjautua Supplier Portal -sovellukseen, ennen kuin voit hallita tuotteita, tilauksia ja tarjouksia. Jotta voit kirjautua sovellukseen, sinun täytyy rekisteröityä järjestelmään, ja asiakkaan pääkäyttäjän on hyväksyttävä rekisteröintisi. Kun rekisteröintisi on hyväksytty, voit katsella ja muokata nyt luodun yrityksen tietoja Supplier Portalissa sivulla Hallinta > Yrityksen profiili. 1. Valitse Rekisteröidy. 2. Täytä yrityksesi tiedot kohtaan Yrityksen tiedot. Y-tunnus: syötä yrityksesi virallinen yritystunnus. Esimerkki: organisaation numero, ALV-numero (EU), EAN/GLN (http://www.gs1.com), D-U-N-S (http:// www.dnb.com/us/). Jos yrityksellä ei ole Y-tunnusta, voit syöttää kenttään henkilötunnuksesi. Jos yrityksen kotimaa on Suomi, kenttään täytyy syöttää yrityksen Y-tunnus tai henkilötunnus. Yrityksen nimi: Syötä yrityksesi virallinen nimi. Nimen täytyy olla sama kuin yritystietojärjestelmään rekisteröity nimi. Voit tarkistaa yritystietojärjestelmään tallennetun nimen osoitteessa www.ytj.fi. Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite näkyy asiakkaillesi, kun he tarkastelevat yrityksesi tietoja. 3. Napsauta -kuvaketta Asiakas-taulukossa. Valitse asiakkat -ikkuna avautuu. 4. Valitse Valitse asiakkaat -listalta asiakkaat, joiden toimittajaksi haluat rekisteröityä. Asiakkaat on listattu emoyrityksen perusteella. Älä valitse emoyritystä. Valitse vähintään yksi tytäryhtiö. 5. Napsauta OK.. 6. Täytä käyttäjän tiedot kohtaan Käyttäjän tiedot. Käyttäjästä, jonka luot tässä kohdassa, tulee yrityksesi Supplier Portal - pääkäyttäjä. Sähköposti: Pääkäyttäjä saa hyväksyntäsähköpostin ja muita järjestelmän toimintaan liittyviä viestejä tähän osoitteeseen. Tämän osoitteen voi muuttaa myöhemmin Supplier Portalissa. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 1
Kieli: Valitse, millä kielellä haluat pääkäyttäjän saavan sähköposteja ja muita järjestelmäviestejä. 7. Täytä pääkäyttäjän kirjautumistiedot kohtaan Sisäänkirjautumistiedot. Käyttäjänimi: Tätä käyttäjätunnusta käytetään järjestelmään kirjauduttaessa. Tätä käyttäjätunnusta ei voi muuttaa jälkikäteen. Salasana: Salasanan on oltava vähintään 8 merkkiä pitkä, ja täytyy sisältää ainakin yksi erikoismerkki. Esimerkkejä erikoismerkeistä:! # %&/()=?`. Esimerkki salasanasta: Pass!word 8. Napsauta työkalurivin -painiketta. Valintaikkuna, jossa näkyy automaattisesti luotu sähköinen laskutusosoite (Ytunnustietoihin perustuva yksilöivä tunnus), avautuu. Voit muuttaa osoitetta tarvittaessa. 9. Napsauta OK-painiketta. Palveluehdot-valintaikkuna avautuu. 10. Lue palveluehdot ja hyväksy ne valitsemalla Hyväksy. Tietosi lähetetään valitsemasi asiakkaiden pääkäyttäjille hyväksyttäväksi. Saat ilmoituksen sähköpostilla sen jälkeen, kun kukin asiakas on hyväksynyt tai hylännyt yrityksesi toimittajaksi. 11. Palaa kirjautumissivulle valitsemalla Palaa sisäänkirjautumissivulle. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 2
2 Laskujen luominen Voit luoda uuden laskun täyttämällä kaikki laskun tiedot itse, tai voit käyttää olemassa olevaa laskua uuden laskun pohjana. Ohjeet laskun tietojen kopioimisesta löydät kohdasta Laskun tietojen kopioiminen. Voit tallentaa laskun milloin tahansa napsauttamalla työkalurivin -painiketta. Voit hakea tallennettuja laskuja Hae laskuja -sivulla. Huomaa, että laskua ei saa lähettää asiakkaalle, ennen kuin pakolliset kentät on täytetty. 1. Napsauta Laskut > Luo laskuja 2. Valitse Valitse asiakas -alasvetovalikosta asiakas, jolle haluat lähettää laskun. 3. Valitse Valitse laskun tyyppi -alasvetovalikosta laskutyyppi. 4. Valitse Pankkitili-alasvetovalikosta pankkitili. 5. Napsauta työkalurivin Seuraava-painiketta. 6. Lisää laskun otsikkotiedot sivun yläosaan. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*). 7. Lisää laskurivin tiedot: a. Napsauta Laskun rivitiedot-välilehdellä -painiketta. b. Täytä laskurivin tiedot kenttiin. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*). Järjestelmä laskee ALV:n määrän automaattisesti Nettosumma- ja ALV-%-kenttien tietojen perusteella. Arvot lasketaan automaattisesti sekä rivi- että otsikkotasolla. 8. Tarkastele laskun kuvaa napsauttamalla kuvan nimeä. Laskun kuvat -välilehdellä voit tarkastella laskun kuvaa, jonka järjestelmä on luonut automaattisesti sen jälkeen kun laskun tiedot on tallennettu. Jos laskun tiedot päivitetään, kuva päivitetään vastaavasti tietojen tallentamisen jälkeen. 9. Lisää laskun liitteet Liitteet-välilehdellä: a. Napsauta -kuvaketta. Näyttöön tulee Lataa tiedosto -valintaikkuna. b. Valitse Selaa ja valitse sen jälkeen liitettävä tiedosto. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 3
Liitetiedostojen nimien tulee noudattaa järjestelmässä määriteltyjä sääntöjä. Oletusarvoisesti käytetään seuraavia sääntöjä: Liitetiedoston nimi ei saa olla yli 25 merkkiä pitkä Liitetiedoston nimi ei saa sisältää välilyöntejä Liitetiedoston nimessä saa käyttää kirjaimia väliltä a z ja numeroita väliltä 0 9 Liitetiedoston nimessä on oltava tiedostopääte (sallitut päätteet ovat:.pdf,.tif/.tiff,.jpg,.htm/.html,.txt,.xls/.xlsx,.doc/.docx,.ppt/.pptx). c. Kirjoita Kuvaus-kenttään liitteen kuvaus. d. Napsauta OK-painiketta. Voit poistaa liitteen napsauttamalla -painiketta. Jos lähetät laskun maahan, jossa laskuissa käytetään sähköistä allekirjoitusta, Supplier Portal -palvelu lisää sähköisen allekirjoituksen laskulle automaattisesti. 10. Tallenna laskun tiedot napsauttamalla työkalurivin -painiketta. 11. Lähetä lasku asiakkaille napsauttamalla työkalurivin -painiketta. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 4
3 Laskun tietojen kopioiminen Voit kopioida laskun tiedot olemassa olevalta laskulta luodessasi uutta laskua. Voit käyttää laskuja hyvityslaskun pohjana. 1. Napsauta Laskut > Luo laskuja 2. Valitse Valitse asiakas -alasvetovalikosta asiakas, jolle haluat lähettää laskun. 3. Valitse Valitse laskun tyyppi -alasvetovalikostalaskutyyppi. 4. Valitse Pankkitili-alasvetovalikosta pankkitili. 5. Napsauta työkalurivin Seuraava-painiketta. 6. Napsauta työkalurivin Kopioi kohteesta -painiketta. Hae laskuja -sivu avautuu. 7. Valitse lasku, jonka tiedot haluat kopioida. 8. Napsauta työkalurivin Kopioi kohteesta -painiketta. Luo laskuja -sivu avautuu. 9. Täytä loput laskun tiedoista. Ohjeita löydät kohdasta Laskujen luominen. 10. Tallenna laskun tiedot napsauttamalla työkalurivin -painiketta. 11. Lähetä lasku asiakkaille napsauttamalla työkalurivin -painiketta. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 5
4 Rekisteröityminen asiakkaan toimittajaksi Voit hakea asiakkaita, jotka käyttävät Supplier Portal -sovellusta mutta joille et ole vielä rekisteröitynyt toimittajaksi. Voit laajentaa verkostoasi lähettämällä rekisteröitymisesi uusille asiakkaille. 1. Napsauta Hallinta > Asiakkaat. 2. Valitse sopiva hakuehto: Asiakkaan nimi Asiakkaan Y-tunnus Tila 3. Napsauta työkalurivin -painiketta. Hakuehtoja vastaavien asiakkaiden luettelo näkyy Hakutulokset-luettelossa. 4. Valitse Hakutulokset-luettelosta asiakas, jolle haluat rekisteröityä. 5. Lähetä rekisteröitymispyyntö napsauttamalla työkalurivin -painiketta. Saat ilmoituksen, kun asiakas on hyväksynyt rekisteröitymisesi. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 6
5 Yhteystiedot Jos et löydä etsimääsi tietoa tästä dokumentista, ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen. Asiakastuki auttaa sinua sovelluksen käytössä ja välittää järjestelmän toimittajalle kaikki sovelluksia tai käyttöohjeita koskevat parannusehdotukset. Paikallisen asiakastuen yhteystiedot löydät verkkosivuiltamme http://www.basware.fi/ asiakastuki. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 7