Arvot ja odotukset 168 rehellisyys sitoutuminen vastuullinen yrittäjyys moraalinen rohkeus
Hyvät työtoverit Frank C. Sullivan, RPM:n perustaja, 1947 Isoisäni perusti RPM:n ja hänen perusfilosofiansa oli Palkkaa parhaat ihmiset, jotka voit löytää. Luo ilmapiiri, joka pitää heidät yhtiössä. Anna heidän sitten tehdä työnsä. Tämä filosofia on yhtä tosi tänään kuin vuonna 1947, jolloin isoisäni perusti yhtiön. Uskon, että sinä ja RPM International Inc:in ja sen operatiivisten yhtiöiden päälliköt, johtajat ja työntekijät muodostatte parhaan henkilöstön maailmassa ja meillä on tästä todisteena ansioluettelomme, joka sisältää yli kuusi vuosikymmentä kasvua ja menestystä. Pysyäksemme alan parhaimpina ja ylläpitääksemme joustavan työilmapiirin, jossa voit toteuttaa yritteliäisyyttäsi, meidän on käytettävä elämän lahjoja ja rajoitettua aikaamme ja tehtävä aina oikein, oikealla tavalla ja oikeista syistä tämä on Value of 168 -periaatteemme. Olen opastanut tämän ohjekirjan kehittämistä pitämällä tämän mielessäni, jotta se palvelisi käyttämänäsi työkaluna pyrkimyksessäsi täyttää edelleen RPM:n korkeat standardit. 168:n arvot ja odotukset ovat eläviä, hengittäviä periaatteita, joiden avulla tunnistamme keitä olemme, mitä vaadimme itseltämme ja kumppaneiltamme, ja mitä muut meiltä odottavat. Tämän päivän maailma on monimutkainen, ja liiketoiminnan päätökset ovat entistäkin haastavampia. Nämä arvot ja odotukset toimivat merkkivalona, joka ohjaa sinua toimimaan oikein, kun olet tilanteessa, jossa joudut tekemään vaikeita liiketoiminnan päätöksiä. Odotan, että jokainen teistä lukee tämän ohjekirjan ja käyttää sitä usein. Olen ylpeä ja etuoikeutettu saadessani työskennellä teidän kaikkien kanssa. Kiitokset aikasi ja lahjakkuutesi omistamisesta kasvumme ja menestyksemme jatkamiseen. Kunnioittavasti Frank C. Sullivan Puheenjohtaja ja toimitusjohtaja RPM International Inc. 2
Arvot ja odotukset 168 2 ESITTELY 4 VALUE OF 168 JA YDINPERIAATTEEMME 8 REHELLISYYS JA VELVOLLISUUTESI YHTIÖLLE 8... Toimi yhtiön parhaiden etujen mukaisesti 11... Suojele yhtiön omaisuutta ja tietoja 12... Suojele luottamuksellisia ja yksinoikeudellisia tietoja 14 SITOUMUS HENKILÖILLE JA YHTEISÖILLE 14... Suojele terveyttä, turvallisuutta ja ympäristöämme 15... Suojele jokaisen yksityisyyttä ja turvallisuutta 17... Kohtele kaikkia arvokkuudella ja kunnioituksella 18 VASTUULLINEN YRITTÄJYYS 18... Pidä yllä täydellisiä ja läpinäkyviä tallenteita 20... Käytä vain julkisia tietoja päätöksiin osakekaupoista 21... Vältä tilanteita, joita voitaisiin pitää korruptiona 23... Toimi avointa kilpailua edistävällä tavalla 27... Harjoita liiketoimintaa hyvämaineisten henkilöiden ja tahojen kanssa 28... Varmista rajat ylittävien liiketoimien laillisuus 29... Matkustus, majoitus, ateriat, lahjat ja viihde 34 MORAALINEN ROHKEUS RAPORTOIDA JA OJENTAA EPÄILLYISTÄ RIKKOMUKSISTA RPM International Inc. 2628 Pearl Road / Medina, Ohio 44256 www.rpminc.com 1-330-273-5090 3
4 of168 Value ja ydinperiaatteemme
Value of168 ja ydinperiaatteemme 168 viittaa tuntien määrään viikossa, mutta myös havainnollistaa sitoumustamme käyttäytyä eettisesti liiketoiminnassa ja käyttää elämässämme saatuja lahjoja ja rajallista aikaamme tehdäksemme oikein, oikealla tavalla ja oikeista syistä. Kaikkien toimiemme tulee noudattaa Value of 168 -filosofiaa ja sen luontaisia ydinperiaatteita. REHELLISYYS: Ole avoin ja rehellinen. Anna tietoa avoimesti ja täsmällisesti liiketoimissa. Petoksilla ja kostotoimilla ei ole sijaa RPM:llä ja niitä ei hyväksytä. SITOUMUS: Noudata lakeja, käytäntöjämme ja menettelytapojamme. Suojele yhtiön omaisuutta, varoja ja intressejä, ja varmista, että keskityt osakkeenomistajien, työntekijöiden, kuluttajien ja yhteisöjen yhteisiin tavoitteisiin. VASTUULLINEN YRITTÄJYYS: Etsi innovatiivisia tapoja kilpailla ja voittaa palvelemillamme markkinoilla. Kilpaile tarmokkaasti, mutta aina pitäen kiinni rehellisen ja vapaan yrittäjyyden ja kilpailun periaatteista, kunnioittaen ympäristöarvoja ja ihmisoikeuksia sekä asiakkaitamme, kilpailijoitamme ja yhteisöjä, joissa toimimme. MORAALINEN ROHKEUS: Toimi oikein, vaikka se olisikin vaikeaa, riippumatta siitä huomaako kukaan tai saatko siitä ansioita. Value of 168 ja sen ydinperiaatteet muodostavat kulmakiven KAIKELLE päätöksenteolle. Me olemme RPM:n ja menestyksemme riippuu siitä, että jokainen meistä tekee hyviä valintoja. 5
168 ja ydinperiaatteemme Value of Kysymyksiä ja vastauksia K: Joka vuosi esimieheni asettaa korkeampia tavoitteita ja kertoo meille mitä tarvitaan niiden saavuttamiseen. Mitä teen? V: Vastuullisina yritteliäinä alamme johtajina meillä on velvollisuus jatkuvasti etsiä parempia tapoja kilpailla markkinoilla ja kehittää uusia tuotteita tavalla, joka parhaiten palvelee asiakkaidemme tarpeita. Tämän vuoksi laajennamme jatkuvasti tavoitteitamme ja inspiroimme työntekijöitämme, jotta he pystyisivät jatkamaan ammatillista kasvuaan. Emme kuitenkaan koskaan vaaranna arvojamme, jotta saavuttaisimme organisaatiomme tavoitteet. Kukaan ei saa antaa lausuntoja tai ryhtyä toimiin rikkoakseen lakeja tai arvojamme, eikä sinun tule koskaan hyväksyä mitään sellaista lausuntoa, joka ohjaisi sinua toimimaan siten. Arvomme ja odotuksemme ovat ylimmällä sijalla, emmekä pysty toteuttamaan organisatorisia tavoitteitamme niiden määritelmien mukaisesti, jos rikomme henkilökohtaisia ja yhteisiä eettisiä periaatteitamme. Jos kukaan yrittää ohjata sinua poikkeamaan arvoistamme ja odotuksistamme, kyseisestä henkilöstä tai ulkoisen paineen määrästä riippumatta, velvollisuutesi on kieltäytyä hyväksymästä vaadittua toimintaa ja raportoida siitä. K: Työskentelen RPM:n yrityksessä, joka ei ole Yhdysvalloissa ja lakimme poikkeavat Yhdysvaltojen laeista. Mitä lakia noudatan? V: Arvomme ja odotuksemme ovat sellaisia, että niitä seuraamalla harjoitamme liiketoimintaa rehellisesti, eettisesti ja laillisesti aina ja kaikkialla. Jossakin olosuhteissa saattaa kuitenkin olla tärkeää tietää, mikä laki soveltuu tilanteeseen. Tällaisessa tilanteessa sinun on ymmärrettävä, että Yhdysvaltain liittovaltion laki on otettava huomioon kaikissa tapauksissa. Tämä vaaditaan, koska RPM on yhtiöitetty Yhdysvalloissa ja sen vuoksi kaikkien RPM:n yritysten sijainnistaan riippumatta on noudatettava toimintaansa soveltuvia Yhdysvaltain liittovaltion lakeja sekä oman toiminta-alueidensa lakeja. Sinun on noudatettava lakia, joka kattaa kyseisen tilanteen mahdollisimman rajoittavalla tavalla, kunhan kahden tai useamman lain välillä ei ole ristiriitaa. Jos kyseessä on kuitenkin todellinen ristiriitatilanne, tai et ole varma onko kyseessä ristiriita Yhdysvaltain liittovaltion lain ja yhtiösi toimintamaan lain välillä, pyydä neuvoa ryhmäsi tai RPM:n lakiasiainosastolta, jotta voit varmistaa asianmukaisen ja laillisen toiminnan. Riippumatta siitä, kuinka vahvoja ulkoisia ja liiketoiminnallisia paineita meihin kohdistuu, et saa koskaan poiketa Value of 168 -filosofiasta tai sen periaatteista. Työntekijä, joka rikkoo arvojamme tai odotuksiamme, tai joka ohjaa toista työntekijää tai edustajaa rikkomaan tai sallii tämän rikkoa arvojamme ja odotuksiamme, on kurinalaisten toimenpiteiden alainen, joihin enimmillään kuuluu työsuhteen irtisanominen. 6
ALOITA Value of168 ja ydinperiaatteemme Seuraavat osiot esittelevät joitakin yleisimpiä laillisia ja eettisiä haasteita, joita saatat kohdata. Sinun on aina luotettava Value of 168 -filosofiaan ja sen luontaisiin periaatteisiin hallitaksesi näitä kysymyksiä, ja sinun on käytettävä moraalista rohkeuttasi raportoidessasi epäillyistä rikkomuksista ja avustaessasi niiden oikaisemisessa. KUN ESIIN NOUSEE MONIMUTKAISIA KYSYMYKSIÄ, PÄÄTÖKSENTEKOKAAVIO SAATTAA AUTTAA LÖYTÄMÄÄN TIEN OIKEAAN PÄÄTÖKSEEN: KYSY LAKIASIAINOSAS TOLTA KYSY ESIMIEHELTÄ KYSY ESIMIEHELTÄ KYSY ESIMIEHELTÄ???? Onko se laillista? KYLLÄ Noudattaako se RPM:n käytäntöjä? KYLLÄ LÄ Saattaisiko se vaikuttaa negatiivisesti RPM:ään, siihen kuuluviin yrityksiin, niiden työntekijöihin, osakkeenomist ajiin, kuluttajiin ja/tai yhteisöihin, joissa ne toimivat? EI Antaako se hyvän kuvan RPM:n tai sen yritysten arvoista ja kulttuurista? Toisin sanoen, olisitko ylpeä, jos se näkyisi uutisten otsikkona? KYLLÄ TOIMINTA ON ARVOJEMME JA ODOTUSTEMME MUKAISTA. EI EI KYLLÄ EI ÄLÄ TEE SITÄ! ÄLÄ TEE SITÄ! ÄLÄ TEE SITÄ! ÄLÄ TEE SITÄ! 7
Rehellisuus ja velvollisuutesi YHTIÖLLE 8 Toimi yhtiön parhaiden intressien mukaisesti Sinun odotetaan toimivan yhtiön eduksi ja pidättäytyvän ristiriitaisista intresseistä, kun edustat yhtiötä liiketoimissa tai kun teet suosituksia, jotka saattavat vaikuttaa yhtiön toimiin. Joissakin tapauksissa taloudelliset, ammatilliset ja henkilökohtaiset suhteesi ja tavoitteesi saattavat olla ristiriidassa yhtiöön sitoutumisesi kanssa. Jos näin käy, sinun on paljastettava tuo ristiriita. Jos et paljasta mahdollisia ristiriitoja asianmukaiselle esimiehellesi, saatat antaa vaikutelman, että et toimi yhtiön parhaiden intressien mukaisesti. Jos olet tilanteessa, jossa osallistut jonkin kysymyksen käsittelyyn yhtiön puolesta ja sinulla on tai vaikuttaa olevan eturistiriita kysymyksen suhteen, sinun on paljastettava kyseinen ristiriita yrityksesi johtotason jäsenelle (varatoimitusjohtaja, toimitusjohtaja tai pääjohtaja), RPM:n tai ryhmän päällikölle tai RPM:n globaalin vaatimustenmukaisuuden johtajalle. Vaikka uskoisitkin toimivasi yhtiön parhaiden intressien mukaisesti, asian paljastaminen suojelee sinua ja yhtiötä. Useimmissa tapauksissa eturistiriidan vaikutelman olemassaolo ei merkitse kykenemättömyyttä osallistua liiketoimiin RPM:n tai yrityksesi puolesta. Kun asianmukaisesti paljastat eturistiriidan, voimme laatia suojautua siten, että lopullinen hyväksyntä saadaan sellaisilta henkilöiltä, joilla ei ole eturistiriitaa. Näin varmistamme, että lopulliset päätökset ovat yhtiön parhaiden intressien mukaisia. Tämä myös suojelee sinua mahdollisilta väitteiltä, että päätökset tehtiin ainoastaan sinun omaksi hyödyksesi. Jos olet tilanteessa, jossa on tai jossa näyttää olevan eturistiriita, sinun on paljastettava tämä ristiriita yrityksesi johtotason jäsenelle (varatoimitusjohtaja, toimitusjohtaja tai pääjohtaja), RPM:n tai ryhmän päällikölle tai RPM:n globaalin vaatimustenmukaisuuden johtajalle.
Arvot ja odotukset 168 Mistä saattaa löytyä eturistiriitoja? TALOUDELLISET INTRESSIT: Sinä tai lähiomaisesi suoraan tai välillisesti omistaa tai hyötyy jokin tietyn yhtiö harjoittamasta liiketoiminnasta tai kilpailusta RPM:ään kuuluvien yritysten kanssa. ULKOPUOLISET TOIMET: Sinä tai lähiomaisesi suoraan tai välillisesti toimii johtokunnan jäsenenä, johtajana, päällikkönä, työntekijänä, konsulttina tai edustajana taholla, jonka kanssa RPM:llä on liiketoimia, tai osallistut itsenäiseen liikeyritykseen tai teet töitä tai tarjoat palveluja liike-, kansalais- tai hyväntekeväisyysorganisaatiolle, minkä vuoksi et pysty omistamaan riittävästi aikaa yhtiön liiketoiminnalle. LAHJAT: Sinä tai lähiomaisesi hyväksyy joltain henkilöltä tai taholta lahjan (tai lupauksen lahjasta tulevaisuudessa), joka saattaa rajoittaa kykyäsi toimia täysin yhtiön parhaiden intressien mukaisesti. TAPAHTUMAT YHTIÖN KANSSA: Sinä tai lähiomaisesi on yhtiön kanssa suoritettavan liiketoimen pääasiallinen osapuoli. Sinun on ilmoittava ristiriidoista ensimmäisen johtotason esimiehelle. 9
Rehellisy ys Kysymyksiä ja vastauksia ETURISTIRIIDAT K: Puolisoni omistaa yhden päätavarantoimittajamme osakkeita. Työskentelen erään projektin parissa ja minua on pyydetty ilmaisemaan mielipiteeni, joka vaikuttaa suoraan siihen, jatkaako yhtiömme raaka-aineiden ostamista tältä kyseiseltä tavarantoimittajalta. Mielestäni minun pitäisi kertoa jollekin vaimoni osakkuudesta. Mitä minun pitäisi tehdä? V: Vaistosi ovat oikeassa ja useimmissa tapauksissa pystyt jatkamaan työtäsi projektin parissa. Sinulla on taloudellinen eturistiriita tässä tapahtumassa, koska sinulla on läheinen suhde henkilöön, joka voi taloudellisesti hyötyä projektista ilmaisemastasi mielipiteestä. Kertomalla eturistiriidastasi esimiehillesi annat heille mahdollisuuden päätellä, voitko jatkaa projektin parissa työskentelyä, ja jos voit, heillä on mahdollisuus kehittää asianmukaisen suojan, joka varmistaa yhtiön intressien suojaamisen. Tämä suoja suojelee myös sinua, koska tällä tavalla kukaan ei voi väittää sinun osallistunen toimintaan oman hyötysi motivoimana. K: Olen aatteellisen organisaation johtokunnan jäsen enkä saa palkkaa palveluistani. Tämä organisaatio harjoittaa liiketoimintaa yhtiömme kanssa asiassa, johon minua on pyydetty osallistumaan. Vaikka en saakaan palkkaa liiketoimesta sen lopputuloksesta riippumatta, kerron asiasta kuitenkin esimiehelleni. Onko tämä oikea tapa toimia? V: Kyllä. Vaikka et ansaitsekaan rahaa liiketoimista, joita yhtiöllä on aatteellisen järjestön kanssa, sinulla on kuitenkin eturistiriita, joka on raportoitava yhtiölle ja myös kyseiselle aatteelliselle järjestölle. Yhtiömme työntekijänä sinulla on velvollisuus toimia sen parhaiden intressien mukaisesti ja aatteellisen järjestön johtokunnan jäsenenä sinulla on velvollisuus toimia myös sen parhaiden intressien mukaisesti. Nämä velvollisuudet ovat ristiriidassa, kun yhtiömme ryhtyy liiketoimiin aatteellisen järjestön kanssa. Siksi, jotta suojelisit yhtiötä, toimit oikein, kun raportoit eturistiriidasta esimiehellesi ennen liiketoimiin osallistumista. 10
Rehellisy ys Yhtiön omaisuuden ja tietojen suojeleminen Kaikilla työntekijöillä on velvollisuus suojella yhtiön omaisuutta, omistusoikeudellista ja luottamuksellista tietoja ja mahdollisuuksia. Suojele yhtiön omaisuutta Yhtiön omaisuutta tulee käyttää vain laillisiin liiketoiminnan tarkoituksiin. RPM ja jotkut sen yrityksistä saattavat sallia elektroniikan ja viestintälaitteiden, kuten tietokoneiden, puhelinten, faksilaitteiden ja kopiokoneiden, satunnaisen henkilökohtaisen käytön. Muunlaisen yhtiön omaisuuden henkilökohtainen käyttö ei ole sallittua. Kysy aina ensin yrityksesi tai ryhmäsi esimiehiltä tai tutustu yhtiön käytäntöihin ennen elektroniikan tai viestintälaitteiden käyttöä varmistaaksesi kaikkien soveltuvien käytäntöjen noudattamisen. Kysymyksiä ja vastauksia YHTIÖN OMAISUUDEN SUOJELEMINEN Tilanne: Sain sähköpostin asiakkaan hankintaosastolta. Sähköposti näytti oikealta ja asiakkaan yhtiön logo oli postissa mukana. En tunnistanut sähköpostin lähettäjän nimeä, mutta hänen mukaansa yhtiö haluaa lähettää meille rahaa tuotteista, joita se osti meiltä. Haluan huolehtia asiakkaistamme mahdollisimman nopeasti, mutta koska minulla on vain rajoitetut tiedot asiakkasta, en halua antaa soittajalle yhtiömme pankkiyhteystietoja ja tilinumeroa sähköpostitse. Toiminko oikein? Velvollisuutesi: Ehdottomasti. Sähköposti ei välttämättä ole asiakkaaltasi vaan se saattaa olla joltakin henkilöltä, joka haluaa saada yhtiön pankkitiedot anastaakseen varojamme. Halusi tarjota erinomaista asiakaspalvelua on ihailtava, mutta epäilyksesi tässä tapauksessa ovat asianmukaisia. Rikolliset käyttävät työntekijöiden halukkuutta tarjota hyvää asiakaspalvelua suostutellakseen työntekijöitämme paljastamaan tietoa, jota käytetään sitten yhtiömme vahingoittamiseen. Älä anna arkaluontoisia taloudellisia tai luottamuksellisia tietoja kenellekään jollet ole täysin varma kyseisen henkilön henkilöllisyydestä ja hänen valtuuksistaan tiedon hallussapitoon. Älä myöskään koskaan lähetä luottamuksellisista, taloudellisista tai omistusoikeudellisista tietoa tai keskustele siitä sosiaalisen median sivustoilla. Jos sinulla on epäilyksiä tietoja pyytävän henkilön suhteen, ota yhteyttä johonkin sellaiseen henkilöön, joka tuntee kyseisen henkilön tai voi vahvistaa hänen pyyntönsä olevan perusteltu. Käytä aina turvallisista tavoista järkevintä taloudellisten ja luottamuksellisten tietojen siirtoon. 11
Rehellisy ys Suojaa luottamuksellisia ja omistusoikeudellisia tietoja 12 Työsuhteesi kuluessa saatat saada tietoosi luottamuksellisia tai omistusoikeudellisia tietoja yhtiöstä, työntekijöistämme tai muista, joiden kanssa harjoitamme liiketoimintaa. Sinun on pidettävä tarkasti yllä sinulle uskottujen tietojen luottamuksellisuutta, paitsi jos RPM tai yrityksesi lakiaisainjohtaja muutoin valtuuttaa sinut paljastamaan tietoja, tai jos laki tai määräys niin edellyttää. Luottamuksellisiin tai omistusoikeudellisiin tietoihin sisältyvät julkistamattomat tiedot, joiden paljastaminen saattaisi vahingoittaa tiedot meille antanutta osapuolta tai RPM:ää tai hyödyttää kilpalijoita. Velvollisuutesi julkistamattomien tietojen säilyttämiseen jatkuu myös työsuhteesi loppumisen jälkeen. Yhtiö on usein salassapitosopimusten osapuolena asiakkaiden, tavarantoimittajien, mahdollisten yritysostajien ja - myyjien sekä muiden kanssa. Jos saat luottamuksellisia tai omistusoikeudellisia tietoja taholta, jonka kanssa harjoitamme liiketoimintaa, sinun on vahvistettava onko olemassa tällaista salassapitosopimusta. Jos on, sinun on oltava huolellinen luottamuksellisten tietojen käytössä ja säilyttämisessä, jotta niitä ei paljastettaisi asiattomasti. Luottamukselliset ja omistusoikeudelliset tiedot sisältävät asiakastiedot, liiketoiminnan markkinointi- ja palvelusuunnitelmat, suunnittelun, tietokannat, tallenteet, palkkatiedot, julkaisemattomat taloudelliset tiedot, raportit ja immateriaaliomaisuuden kuten tuotekaavat. YRITYSMAHDOLLISUUKSIEN ASIANMUKAINEN KÄYTTÖ Olet velvollinen edistämään yhtiön liiketoiminnan intressejä mahdollisuuksien ilmaantuessa. Tämän vuoksi on kiellettyä ottaa (tai ohjata kolmannelle osapuolelle) liikemahdollisuuksia, jotka on saatu yhtiön omaisuuden, tietojen tai aseman kautta. Toisin sanoen et saa käyttää yhtiön omaisuutta, tietoja tai asemaasi hyötyäksesi henkilökohtaisesti ja kilpaillaksesi yhtiön kanssa suoraan tai välillisesti.
Rehellisy ys Kysymyksiä ja vastauksia S UOJELE YHTIÖN OMAISUUTTA JA MAHDOLLISUUKSIA K: Minun täytyy muuttaa huonekaluni kotoani varastotiloihin, jotka ovat vain muutaman kilometrin päässä. Jos käytän yhtiön kuorma-autoa tätä lyhyttä matkaa varten, katsotaanko se satunnaiseksi käytöksi? V: Ei. Ajoneuvon käyttö ei ole satunnaista missään olosuhteissa, koska yhtiö saattaa joutua vastuuseen ajoneuvolle tapahtuneista tai sen käytöstä aiheutuneista vahingoista. Tämän vuoksi kukaan ei saa käyttää yhtiön ajoneuvoa tai muuta yhtiön omaisuutta ei-satunnaiseen henkilökohtaiseen käyttöön, paitsi jos yrityksen toimitusjohtaja on sen ennalta hyväksynyt. K: Olen lounastauolla ja haluan käyttää tietokonettani ostaakseni kukkia puolisolleni. Voinko tehdä sen? V: Kyllä, jos yrityksesi sallii tämäntyyppisen satunnaisen käytön. Tämä on satunnaista, koska sen yhtiölle aiheuttamat kustannukset tai vastuuvelvollisuus ovat pieniä. Käytät omaisuutta myös omalla ajallasi eli lounastauolla, mikä on asianmukaista. K: Olen lähdössä yhtiöstä ja aloittamassa omaa pinnoite- ja tiivistealan liiketoimintaani. Kun olen lähtenyt yhtiöstä, saanko käyttää oppimiani tuotekaavoja omien tuotteideni luomiseen? V: Et saa. Nämä kaavat kuuluvat yhtiön immateriaaliomaisuuteen. Niiden ottaminen saattaa johtaa siviilioikeudellisiin rangaistuksiin ja saattaa täyttää jopa rikoksen merkit (liikesalaisuuksien varkaus). K: Mutta entä jos olin kaavan keksijä? V: Keksimäsi kaava tai kaava, jonka keksimiseen osallistuit, keksittiin osana yhtiölle tekemästäsi työstä ja tämän vuoksi työsuhteesi ehtojen mukaisesti yhtiö omistaa kaikki oikeudet siihen, joten et saa sitä käyttää. Luottamuksellisen tai omistusoikeudellisen tiedon valtuuttamaton käyttö tai jakelu rikkoo käytäntöjämme ja saattaa johtaa siviili- tai rikosoikeudellisiin rangaistuksiin. Et saa koskaan julkaista luottamuksellisia, taloudellisia tai omistusoikeudellisia tietoja tai keskustella niistä sosiaalisen median sivustoilla. Vältä myös keskusteluja arkaluontoisista tiedoista missä tahansa muut voivat kuulla keskustelut, kuten julkisilla paikoilla. 13
Sitoutuminen henkilöihin ja YHTEISÖIHIN Suojele terveyttä, turvallisuutta ja ympäristöämme Kysymyksiä ja vastauksia Olemme kaikki vastuussa liiketoiminnan harjoittamisesta tavalla, joka suojelee ympäristöä ja työntekijöidemme, urakoitsijoidemme, tavarantoimittajiemme, jakelijoidemme, asiakkaidemme, kuluttajiemme, yhteisöjemme ja yleisön terveyttä ja turvallisuutta. Laitostemme on noudatettava soveltuvia ympäristöä, terveyttä ja turvallisuutta koskevia lakeja ja pidettävä yllä avointa keskustelua paikallisten yhteisöjen kanssa materiaaleista, joita valmistamme ja käsittelemme paikan päällä. Työskentelemme myös valtion viranomaisten, alan ryhmien ja yleisön kanssa edistääksemme tietoisuutta ja muodostaaksemme hätävasteohjelmia mahdollisten vaarojen varalta. TERVEYS, TURVALLISUUS JA YMPÄRISTÖ Tilanne: Laitoksessa työskentelyn aikana työntekijä loukkasi käsivartensa irrottaessaan jotakin koneesta. Hänen ei tarvinnut mennä sairaalaan ja hän palasi työhön välittömästi sen jälkeen, kun oli saanut perusensiavun haavan puhdistusta ja sitomista varten. Esimieheni ei halua ilmoittaa tästä, koska laitoksemme yrittää kovasti saavuttaa merkin kahdesta vuodesta ilman tapaturmaa, kun olemme vain viikon päästä tämän tavoitteen saavuttamisesta. Velvollisuutesi: Laitoksesi on pärjännyt hienosti viimeiset 23 kuukautta ja onneksi työtoverisi vamma ei ollut vakava. On kuitenkin erittäin tärkeää, että tapaturmasta ilmoitetaan ympäristö-, terveys- ja turvallisuuspäälliköllesi (EH&S) ja sen ilmottamatta jättäminen rikkoo arvojamme ja odotuksiamme. Älä uhraa arvojamme tämän organisaation tavoitteen saavuttamisen vuoksi. Kaikki ydinperiaatteemme edellyttävät, että tämä tapahtuma tulee ilmoittaa EH&S-päällikölle. Vammojen ja läheltä piti -tilanteiden seuraaminen niiden vähäisyydestä tai vakavuudesta riippumatta auttaa yhtiötämme tunnistamaan trendejä ja turvallisuusriskejä, jotka saattavat mahdollisesti johtaa vakavampiin vammoihin tai tapahtumiin. Ilmoituksesi auttaa meitä saavuttamaan tavoitteemme estää kaikki vammat ja tapaturmat ja erityisesti jonkun loukkaantumisen vakavasti toimiessaan samoin tulevaisuudessa. 14
Arvot ja odotukset 168 Mitä ovat henkilötiedot? Henkilötiedot sisältävät henkilöön tai yritykseen liittyviä tietoja, joita voidaan käyttää kyseisen henkilön tai yrityksen tunnistamiseen. Näitä ovat esimerkiksi osoite, puhelinnumero, sukupuoli, syntymäaika, palkanmaksutiedot, puhelin- ja viestintätiedot, luottokortti, pankkitiedot ja suoritusarvioinnit. Henkilötietoja voi olla melkein missä tahansa kirjoitetuissa muistiinpanoissa, sähköisissä tiedostoissa tai koneella kirjoitetuissa asiakirjoissa. RPM:n ja yrityksesi asiakirjojen säilytyskäytännön mukaisesti sinun on silputtava kaikki tarpeettomat henkilötietoja sisältävät paperiasiakirjat, ja poistettava pysyvästi kaikki tarpeettomat mahdollisesti henkilötietoja sisältävät sähköiset tiedostot. Suojele jokaisen yksityisyyttä ja turvallisuutta Työntekijöistä ja ei-työntekijöistä koostuvilla liikekumppaneilla, jotka toimivat yhtiön puolesta, saattaa olla pääsy henkilötietoihin. Henkilötietojen sopimaton paljastaminen saattaa vaarantaa asiakkaiden, tavarantoimittajien ja työntekijöiden talouden ja turvallisuuden, ja sen vuoksi niitä on aina suojeltava. Meidän on oltava varovaisia henkilötietoja tai yrityksen tiedoja siirtäessämme. Monissa maissa on lakeja, jotka rajoittavat työntekijöiden tai yrityksen tietojen siirtoa tai paljastamista, jopa tapauksissa, joissa siirto tehdään henkilölle tai taholle, joka suojaa tietoja ja käyttää niitä lainmukaisiin tarkoituksiin. Jos et ole varma valtuuksistasi siirtää henkilötietoja tai yritystietoja, ota yhteyttä ryhmäsi tai RPM:n lakiasiainosastoon. 15
Sitoumus Kysymyksiä ja vastauksia HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN K: Henkilö, jota en tuntenut, soitti toisesta ryhmän yrityksestä ja kysyi keskitason päällikön syntymäpäivää. Nähtävästi päällikkö oli matkustamassa sisaryritykseemme ja soittaja oli ostamassa lentolippuja työntekijällemme. Matkatoimisto tarvitsee työntekijän syntymäpäivän matkavarauksen tekemiseen. Pääsen tietoihin käsiksi, mutta koska en tuntenut soittajaa, en antanut hänelle kyseistä tietoa. Teinkö väärin? V: Teit aivan oikein. Et tuntenut soittajaa, joten et tiennyt työskenteleekö soittaja todella kyseisessä RPMyrityksessä. Vaikka soittaja työskentelisikin RPM-yrityksessä, et tiedä onko hänellä valtuudet saada tietoja ja käyttääkö hän niitä laillisiin tarkoituksiin. Anna henkilötietoja ainoastaan, jos kaikki seuraavassa esitetty soveltuu: (1) Tunnet tietoa pyytäneen henkilön tai olet varmistanut hänen henkilöllisyytensä, (2) tiedät että henkilöllä on todellinen tarve saada kyseinen tieto, (3) vastaanottajalla on valtuudet pitää tietoa hallussaan, (4) tiedät että henkilö suojaa tietoa, (5) annat tiedot turvallisimmalla järkevällä tavalla ja (6) tietojen siirto noudattaa paikallista lakia. 16
Sitoumus Kohtele kaikkia arvokkudella ja kunnioituksella Kaikki työntekijämme ja työnhakijamme saavat yhtäläiset mahdollisuudet työnhakuun, työolosuhteisiin, koulutukseen, ylennyksiin ja muihin työsuhdetta koskeviin ehtoihin. Syrjiviä käytäntöjä ei sallita. Meidän kaikkien vastuulla on varmistaa, että työpaikalla ei tapahdu syrjintää päivittäisessä työympäristössämme eikä työhön liittyvissä puitteissa työpaikan ulkopuolella oli sitten kyseessä RPM:n työntekijä, siihen kuuluvien yritysten, tavarantoimittajien tai asiakkaiden työntekijä tai työntekijänä toimimaton liikekumppani, jonka kanssa työntekijämme ovat tekemisissä. Yksinkertaisesti, älä salli missään olosuhteissa syrjintää, joka liittyy henkilön sukupuoleen, ikään, vammaan, kansalliseen alkuperään, rotuun, ihonväriin, uskontoon, aviosäätyyn, seksuaaliseen suuntautuneisuuteen, sukupuoli-identiteettiin, nykyiseen asevelvollisuustilaan tai veteraanistatukseen tai muuhun ominaisuuteen. Sinun on osoitettava moraalista rohkeutta, pysäytettävä syrjintä ja ilmoitettava siitä, vaikka et olisikaan sen kohde. Kysymyksiä ja vastauksia K: Ystäväni aina vitsailee töissä, mutta viime aikoina hän on alkanut kertomaan etnisiä tai seksuaaliseen suuntaukseen liittyviä vitsejä. Tiedän, että hän ei ole ennakkoluuloinen ja että hän ei halua loukata kenenkään tunteita, mutta pyysin häntä lopettamaan vitsailun. Ylireagoinko? V: Et, tuo oli oikea tapa käsitellä tilannetta ja voit aina pyytää apua esimieheltä. Häirintää tapahtuu, kun henkilö tai ryhmä ryhtyy toimintaan, joka luo tai jonka tarkoituksena on luoda vihamielinen, loukkaava tai pelottava työympäristö. Ystäväsi tarkoituksena ei ehkä ollut loukata ketään, mutta kuka tahansa vitsit kuullut työntekijä, asiakas tai tavarantoimittaja olisi saattanut loukkaantua. Tämän vuoksi hänen vitsinsä luovat epämiellyttävän ja mahdollisesti vihamielisen työympäristön. Häirintää voi tapahtua visuaalisesti, verbaalisesti, kirjallisesti tai fyysisen kontaktin kautta. Sen motivoivana tekijänä saattaa olla pahansuopuus tai tahallinen käytös, esimerkiksi kun henkilö hakee seksuaalista mielihyvää, kostaa toiselle henkilölle tai aikoo nöyryyttää tai vahingoittaa toista. Tämä voi tapahtua jopa silloin, kun henkilön aikomuksena ei ole vahingoittaa toista henkilöä, mutta hänen sopimattomat toimensa ovat ei-toivottuja ja loukkaavia käytöstä seuranneille, sen tunteneille ja sitä kuunnelleille vastaanottajalle tai sivullisille. 17
Vastuullinen yrittäjyys Toimiessamme RPM:n puolesta globaaleilla markkinoilla ja toiminnassamme liikekumppaniemme, yhteisöjen, tavarantoimittajien, kilpailijoiden ja viranomaisten kanssa, meidän on tarkasti noudatettava Value of 168 - arvoamme ja sen periaatteita: rehellisyys, sitoutuminen, vastuullinen yrittäjyys ja moraalinen rohkeus. Sinun on vältettävä tilanteita, jotka saattava johtaa sopimattomaan käytökseen. Älä koskaan käytä ketään hyväksi epäreiluilla käytännöillä. Ylläpidä täsmällisiä, täydellisiä ja läpinäkyviä tallenteita Pidämme yllä aina kaikkia tallenteitamme ja rekistereitämme täysin rehellisesti. Sinun on aina valmisteltava ja pidettävä yllä kirjoja, tallenteita, tilejä ja rahoituslaskelmia järjestyksessä, yksityiskohtaisina, täsmällisinä ja todenmukaisina. Sinun on tehtävä yhteistyötä RPM:n sisäisten ja itsenäisten tilintarkastajien kanssa etkä sinä tai joku muu henkilö saa yrittää pakottaa, manipuloida, harhauttaa tai vilpillisesti vaikuttaa heihin. Kaikkien työntekijöiden, johtajien ja päälliköiden, jotka osallistuvat yhtiön julkaisuprosessiin, mm. RPM:n toimitusjohtaja, talousjohtaja, kirjanpitojohtaja, controller tai vastaavia toimia tekevät henkilöt yrityksissä ( ylemmät talousjohtajat ), edellytetään tuntevan ja noudattavan yhtiön julkaisukontrolleja ja - menettelytapoja. Heidän on myös tunnettava omiin vastuualueisiinsa liittyvien talousraporttien sisäiset valvontakeinot varmistaakseen, että yhtiön julkiset raportit ja asiakirjat esitetään rehellisesti, tarkasti ja Yhdsvaltojen liittovaltion arvopaperilakien, yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitosääntöjen ja Yhdysvaltojen arvopaperimarkkinoita valvovan SEC-viranomaisen sääntöjen ja asiaankuuluvien paikallisten talousraportointilakien mukaisesti. 18
Arvot ja odotukset 168 Työntekijöiden (mukaan lukien ylempien talousjohtajien) täyty: toimia eettisesti ja rehellisesti. käsitellä asianmukaisesti kaikki tapahtuneet henkilökohtaisten ja ammatillisten suhteiden eturistiriidat tai niiltä vaikuttavat tapaukset. Kaikkien, jolla on suoria tai valvontaan liittyviä valtuuksia suhteessa SEC-kirjauksiin, lähetyksiin tai muuhun julkiseen viestintään, joka liittyy RPM:n tai sen yritysten yleiseen liiketoimintaan, tuloksiin, taloudelliseen tilaan tai mahdollisuuksiin, on mahdollisuuksien mukaan neuvoteltava muiden johtajien ja työntekijöiden kanssa, joilla on erikoisosaamista näillä alueilla, ja ryhdyttävä asianmukaisiin toimenpiteisiin näiden julkaisujen suhteen. Tavoitteena on täydellinen, rehellinen, oikeaaikainen ja ymmärrettävä tietojen julkistaminen. Kaikista kirjanpitoon, sisäiseen kirjanpitovalvontaan tai tilintarkastukseen liittyvistä aiheista tai ongelmista tai olennaisista arvopaperilakien rikkomuksista on ilmoitettava tämän ohjekirjan sivujen 34 ja 35 ja takakannen kuvailemien ilmoitustapojen mukaisesti. edistää kaikkien sellaisten raporttien ja asiakirjojen täydellistä, rehellistä, oikea-aikaista ja ymmärrettävää julkaisua, joiden avulla yhtiö viestii tai jotka jätetään julkisesti jollekin viranomaistaholle. edistää kaikkien soveltuvien liittovaltion, osavaltion ja paikallisten viranomaisten ja kaikkien soveltuvien yksityisten ja julkisten sääntelyviranomaisten lakien, sääntöjen ja määräysten noudattamista. pidättäytyä itse antamasta tietoisesti vääriä tietoja yhtiöstä muille, ja olla edesauttamatta muiden esittämiä vääriä tietoja yhtiöstä, mukaan luettuina yhtiön itsenäiset tilintarkastajat, valtion viranomaisetja itsesäätelevät organisaatio. nopeasti raportoida RPM:n vaatimustenmukausuuden johtajalle tai tilintarkastuskomitean puheenjohtajalle rikkomuksista tai epäillyistä rikkomuksista tämän ohjekirjan sääntöjen ja menettelytapojen mukaisesti tai RPM:n raportoitavien tapahtumien käytännön mukaisesti. 19
Vastuullinen Yrittäjyys Käytä vain julkisia tietoja päätöksiin osakekaupoista Käydessämme kauppaa osakemarkkinoilla saatamme ostaa ja myydä lähinnä RPM:n osakkeita tai toisten yhtiöiden osakkeita, kun kaupankäyntipäätös on tehty julkista tietoa käyttämällä. Osakekaupat, jotka perustuvat julkistamattomaan tietoon, voivat olla laittomia ja rikkovat kaikissa tapauksissa arvojamme ja odotuksiamme. Et saa palkata toista henkilöä ostamaan ja myymään osakkeita puolestasi, jotta välttäisit näiden sääntöjen noudattamisen. Älä anna julkistamatonta tietoa toiselle henkilölle, joka voi käyttää sitä hyväkseen. Jos et ole varma osakkeiden ostoon tai myyntiin liittyvistä säännöistä, kun hallussasi on julkaisematonta tietoa, pyydä neuvoa RPM:n lakiasiainosastolta. Jos saat tietoosi mahdollisen SECsääntöjen tai -määräysten rikkomuksen, ota nopeasti yhteyttä RPM:n vaatimustenmukaisuuden johtajaan, toimitusjohtajaan tai tilintarkastuskomitean puheenjohtajaan. Mitä tarkoitetaan vinkillä sisäpiirikauppojen yhteydessä? Työntekijät eivät saa antaa luottamuksellisia tai sisäpiirin tietoja ystävilleen tai perheenjäsenilleen olosuhteissa, jotka vihjaavat, että yrität auttaa toista henkilöä hyötymään taloudellisesti tai välttämään menetykset osakemarkkinoilla. Kyseiset tiedot katsotaan vinkeiksi ja vinkkien käyttäminen toisen henkilön eduksi on laitonta. 20
Vastuullinen Yrittäjyys Vältä tilanteita, jotka saatetaan katsoa korruptioon liittyviksi Meidän on toimittava vastuullisina yrittäjinä ja aina käyttäydyttävä erittäin rehellisesti ja moraalisesti rohkeasti. Tämän vuoksi emme saa osallistua toimiin, jotka antavat korruption vaikutelman. Et saa koskaan hyväksyä, vastaanottaa, antaa tai tarjota mitään arvokasta, mukaan lukien lahjat, jos tarkoituksena on saada epäsopiva liiketoiminnan etu tai epäsopiva etu maksuun liitettävälle henkilölle tai taholle. Asiaan ei vaikuta sinun tai asianosaisten henkilöiden tai tahojen suora tai välillinen toiminta tai liiketoimesta suoraan tai välillisesti saatu hyöty. Pysy valppaana ja yritä kohtuullisesti varmistaa, että tahot, joiden kanssa harjoitamme liiketoimintaa, eivät puolestasi tai yhtiön puolesta harjoita toimintaa, joiden tarkoituksena on saavuttaa välillisesti jotakin sellaista mitä et voi saavuttaa suoraan. Sinä, yrityksesi ja RPM voitte joutua vastuuseen laittomista maksuista. 168-arvot ja -odotukset edellyttävät, että avoimesti, läpinäkyvästi ja yksityiskohtaisesti merkitset kirjanpitoosi tai tallenteisiisi kaikki maksut ja lahjat, jotka olet saanut tai tehnyt RPM:n tai yrityksesi puolesta. Jos et ole varma, onko tarjous, maksu tai lahja asianmukainen tai kuinka merkitä tapahtumat yrityksesi kirjanpitoon tai tallenteisiin, pyydä juridisia neuvoja ryhmäsi tai RPM:n lakiaisainjohtajalta. Yksinkertaiset säännöt maksuista: Minkääntyyppisiä lahjuksia ei sallita. Mitään arvokasta ei saa tarjota tai ottaa vastaan, jos sen tarkoituksena on saada joku myöntämään jollekin toiselle sopimaton etu tai hyöty. Helpottavat maksut (viranomaisille annetut maksut, jotka nopeuttavat viranomaisen rutiinitoimia) eivät ole sallittuja, paitsi jos RPM:n lakiaisainjohtaja on ne hyväksynyt ennalta kirjallisesti. Kaikkien yrityksen kirjojen ja tallenteiden tulee heijastaa tehtyjen tai saatujen maksujen oikeaa luonnetta, määrää ja tarkoitusta. 21
Vastuullinen Yrittäjyys SEURAAVASSA MUUTAMIA ESIMERKKEJÄ TILANTEISTA, JOTKA VAATIVAT LISÄTUTKIMUKSIA TAI NEUVOJA LAKIASIOISSA: Henkilö, joka tarjoaa, antaa tai saa maksun: Henkilöllä on perhe- tai liikesiteitä valtion viranomaisiin. Henkilöllä on huono maine liikeyhteisössä tai hänellä ei ole riittäviä resursseja tarjottujen palvelujen suorittamiseen. Henkilö vaatii, ettei hänen henkilöllisyyttään paljasteta, tai hän ei pysty antamaan työtodistuksia aikaisemmasta työkokemuksesta. Henkilö pyytää lisää rahaa ja summa ylittää hänen tavanomaisen palkkionsa tai alan standardinmukaisen palkkion tuotteesta tai palvelusta. Henkilö pyytää omituisia tai epätavallisia maksuehtoja. Kysymyksiä ja vastauksia Tilanne: Haluan maksaa toiselle henkilölle vastineeksi siitä, että hän tekee jotakin yhtiöni hyväksi. Minua kuitenkin huolestuttaa se, että jos kirjoitan ylös tekemisistäni, niin se näyttää huonolta. Luulen, että minun kannattaisi keskustella ryhmäni lakiaisainjohtajan kanssa ennen kuin teen mitään. Velvollisuutesi: Hyvä! Juuri näin sinun on toimittava. Jos epäilet pitäisikö sinun tallentaa tarjottu, suoritettu tai vastaanotettu maksu, niin tämä on jo itsessään mahdollisesti sopimattoman tarjouksen varoitusmerkki. Pyytämällä neuvoja ennen toimintaasi varmistat toimintasi asianmukaisuuden. 22
Vastuullinen Yrittäjyys Toimi tavalla, joka edistää avointa kilpailua RPM ja yrityksemme ovat sitoutuneita kilpailemaan tarmokkaasti kaikilla liiketoiminnan alueilla, mutta teemme niin ainoastaan eettisellä ja vastuullisella tavalla. Vastuullisina yrittäjinä olemme sitoutuneita varmistamaan, että kilpailua tuote- ja palvelumarkkinoilla pidetään yllä ja suojataan. RPM:n tai sen yritysten työntekijät eivät saa ryhtyä yhtiön puolesta toimiin, jotka rikkovat tätä periaatetta. Tämän vuoksi et saa tehdä yhteistyötä ryhmään kuulumattomien yhtiöiden kanssa tai osallistua yksipuoliseen toimintaan, joka on loukkaavaa, vääristää kilpailua tai on rehellisen ja avoimen kilpailun vastaista. Jos et ole varma siitä, rikkooko jokin aikomasi toiminta vastuullisen yrittäjyyden periaatettamme, kilpailuoikeutta tai kilpailulakia, pyydä neuvoja yrityksesi tai RPM:n lakiasiainosastolta. Kysymyksiä ja vastauksia Tilanne: Messujen lounastunnilla istuin kilpailijoidemme kanssa ja he keskustelivat toimenpiteistä liiketoiminnassaan ei-toivottua tavarantoimittajaa vastaan. Kerron heille, että heidän ei tulisi keskustella toimenpiteistä kyseisen tavarantoimittajan tai asiakkaan vastaisista toimista, ja kävelin pois paikalta. Velvollisuutesi: Teit aivan oikein. Työntekijät eivät saa keskustella kilpailijoiden kanssa toimista, joihin liittyy tavarantoimittajia, asiakkaita tai muita, joiden kanssa harjoitamme liiketoimintaa. Jos joudut samanlaiseen tilanteeseen, poistu alueelta, kirjaa mitä tapahtui ja ilmoita ryhmäsi tai RPM:n lakiaisainjohtajalle tai RPM:n globaalin vaatimustenmukaisuuden johtajalle. 23
Vastuullinen Yrittäjyys Ohjeet olemisesta tekemisissä kilpailijoiden kanssa Vältä sopimusten solmimista kilpailijoiden kanssa. Jos teet järjestelyjä esimerkiksi hinnoista, alennuksista, tuotantomääristä, tarjouksista tai tavarantoimittajista, saatat rikkoa arvojamme ja odotuksiamme ja/tai lakeja. Vältä mistä tahansa syystä johtuvien järjestelyjen tekemistä kilpailijoiden kanssa. Jos mielestäsi järjestelyihin on olemassa pätevä syy, keskustele esimiehesi tai yrityksesi tai RPM:n lakiasiainosaston kanssa varmistaaksesi asian. Tässä on muita kilpailuun liittyviä ohjeita. Työntekijän jäsenyys tai osallistuminen alan järjestöihin tai messuille tulee hyväksyttää ennalta yrityksessä. Messuilla tai kokouksessa jaetun materiaalin kappaleet tulee säilyttää yrityksesi asiakirjojen säilytyskäytännön mukaisesti. Vältä tarpeeton epävirallinen kontakti kilpailijoihin. Jos olet kokouksessa, jossa kilpailijat keskustelevat aiheista kuten hinnoittelusta tai asiakkaista, lähde pois välittömästi. Jopa epäviralliset keskustelut näistä aiheista voivat olla rikkomuksia. Älä lähetä tilastotietoja tai muita tietoja kauppayhdistyksille ilman ryhmäsi asianajajan hyväksyntää. Vaikka kilpailuhenkinen hinnoittelu onkin sallittua, älä aseta alhaisia hintoja epäreilusti aikomuksenasi ajaa kilpaolijoita pois matkkinoilta tai edesauttaaksesi sitä (hyökkäävä hinnoittelu). Ryhmäsi lakimiehen on tarkastettava kaikki liiketoimet kilpailijoiden kanssa. Vältä sitä tuotteen ulkonäön, nimen ja merkkien hämmentävää samanlaisuutta kilpailjoiden tuotteiden kanssa. sama tai Älä halvenna kilpailijoita. rehellisyys sitoutuminen vastuullinen yrittäjyys moraalinen rohkeus 24
Vastuullinen Yrittäjyys Ohjeita asiakkaiden ja tavarantoimittajien välisiä suhteita varten: Asiakkaiden ja tavarantoimittajien välisiä suhteita hallitsevat monet säännöt ja lait, emmekä voi kattaa niitä kaikkia tässä asiakirjassa. Käytä tervettä järkeä. Jos kauppa tai toiminta tuntuu väärältä, se todennäköisesti on sitä. Jos et ole varma, tarkista asia lakimiehen kanssa. Tässä on joitakin alueita, jotka saattavat herättää huolta. Kilpailunvastaisia ongelmia saattaa esiintyä, kun yritetät kontrolloida muiden tavarantoimittajien asiakaskohtaista tuotteiden käsittelyä, niiden asiakasvalintaa, hintoja ja myyntipaikkoja. Älä yritä millään tavoin rajoittaa asiakkaan markkinointitoimia keskustelematta siitä ensin ryhmäsi lakiasiainosaston kanssa. Sopimuksiin tai järjestelyihin saattaa liittyä mahdollisia kilpailunvastaisia ongelmia, jos sinä tai yhtiösi edellytätte, että jakelija ostaa tiettyjä tuotteita, tai tuotesarjoja yksinomaan RPM-yhtiöstä, -tytäryhtiöstä tai -intressiyhtiöstä. Pyydä juridisia neuvoja ennen kuin solmit tämäntyyppisiä järjestelyjä tai sopimuksia. Älä pakota asiakkaita ostamaan tuotetta myyjältä tai tavarantoimittajalta ehtona sille, että hän saa toisen tuotteen, jota kyseinen myyjä myös tarjoaa. Myynti- tai markkinointilupaa ei tule myöntää sillä ehdolla, että ostaja ostaa tai liisaa yhtiöltä toisen tuotteen. Vältä asiakkaiden tai mahdollisten asiakkaiden kanssa sellaisia keskusteluja, joissa annetaan ymmärtää, että ostat heiltä, jos he ostavat meiltä. Meidän tulee välttää syrjimästä ja kohtelemasta eriarvoisesti sellaisia asiakkaita, jotka kilpailevat yhden tai useamman asiakkaan kanssa. Jos hinnat, palautukset, alennukset tai bonukset vaihtelevat, varmista että vaihtelut ovat laillisesti perusteltuja. Erot hinnoittelussa tai muissa myyntiehdoissa saatetaan sallia, jos ne voidaan perustella todellisten kustannussäästöjen, määrien tehokkuuksien, kilpailuun vastaamisen tai muiden objektiivisten syiden avulla. Kun vastaat kilpaileviin hintoihin, dokumentoi tapa, jolla alhaisempi hinta määriteltiin ja laskettiin vastataksesi kilpailijan hintaan hyvässä uskossa. Provisioita, löytäjän palkkoita tai muita samantyyppisiä korvauksia ei tule maksaa suoraan tai välillisesti asiakkaalle ostoista asiakkaan omalle tilille. Kaikkien sopimusten, joissa on nimetty kolmas osapuoli, joka saattaa saada kyseiset palkkiot, tulee sisältää ilmaistu säännös, joka kieltää kyseistä osapuolta siirtämästä mitään palkkionsa osaa asiakkaalleen. Sinun ei yleensä pidä kieltäytyä tarjoamasta asiakkaille tuotteita tai palveluita. Voit kuitenkin kieltäytyä toimimasta kenen tahansa osapuolen kanssa, jos päätöksesi on tehty itsenäisesti, sitä ei ole aiottu pakottavaksi eikä se perustu sopimukseen kolmansien osapuolten, kuten kilpailijoiden, myyjien tai tavarantoimittajien, kanssa. Pyydä juridisia neuvoja ennen kuin kieltäydyt kaupoista asiakkaan kanssa tai päätät asiakassuhteen. Vältä asiakkaiden harhauttamista lupaamalla suorituksia, joista tiedät tai epäilet, että niitä ei voi suorittaa. Vältä samoin tuotteiden ja palveluiden mainontaa tai väitteitä, joita ei voida todentaa. 25
Vastuullinen Yrittäjyys Kysymyksiä ja vastauksia K: Joka kerran, kun osallistun kauppayhdistyksen kokoukseen, kilpailija lähestyy minua ja sanoo Nämä asiakkaat tappavat alamme pyytämällä aina suuria alennuksia listahinnoistamme. Meidän on nostettava hintoja. Hän myös joskus lähettää minulle sähköpostia, joka sisältää samanlaisen viestin. Mitä minun pitäisi tehdä? V: Yhteistyö tai sopimukset kilpailijoiden välillä tuotteen hintojen nostamisesta tai vahvistamisesta ovat laittomia ja niistä voidaan haastaa oikeuteen. Kilpailijasi yrittää mahdollisesti ehdottaa tämäntyyppistä sopimusta, ja sinun on välittömästi lopetettava kyseiset hinnoittelukeskustelut sekä pyydettävä häntä lopettamaan asiaa koskevien sähköpostien lähettäminen. Dokumentoi tapahtunut, ota välittömästi yhteyttä ryhmäsi tai RPM:n lakiaisainjohtajaan tai globaalin vaatimustenmukaisuuden johtajaan ja lähetä heille kopiot saamistasi sähköposteista. Jos epäilet arvojemme tai odotustemme rikkomista tapahtuneen, ilmoita asiasta esimiehellesi tai ryhmäsi tai RPM:n lakiasiainosastolle tai RPM:n globaalin vaatimustenmukaisuuden johtajalle tai lähetä ilmoituksesi hotlinen kautta. 26
Vastuullinen Yrittäjyys Harjoita liiketoimintaa hyvämaineisten henkilöiden ja tahojen kanssa Rahanpesua seuraa, kun ihmiset yrittävät naamioida rikollisista toimista saadut tuotot laillisten liiketapahtumien kautta piilottaakseen kyseisten varojen todellisen luonteen, alkuperän tai kohteen ja yrittääkseen saada ne vaikuttamaan laillisilta. Yhtiömme harjoittaa liiketoimintaa vain varmistettujen ja hyvämaineisten asiakkaiden ja tavarantoimittajien kanssa, jotka harjoittavat laillisia ja eikorruptoituneita liiketapoja. Meidän on tutkittava tahot, joiden kanssa harjoitamme liiketoimintaa, jotta varmistaisimme, että kaikki kolmansien osapuolten suorittamat toimet yhtiön hyväksi noudattavat 168-arvoa ja sen sisältämiä periaatteita. Jos sinulla on mitään epäilyksiä, käyttääkö jokin asiakas tai tavarantoimittaja petoksella hankittuja varoja liiketoimintaan yhtiösi kanssa, pyydä neuvoja ryhmäsi tai RPM:n lakiaisainjohtajalta tai globaalin vaatimustenmukaisuuden johtajalta ennen liiketoimien suorittamista kyseisen henkilön tai tahon kanssa. Seuraavat rahanpesuun liittyvät varoitusmerkit osoittavat, että vähintäänkin lisätutkimus on tarpeen. Ostot tai myynnit ovat luonteeltaan epätavallisia asiakkaan toimialaan tai liiketoimintaan nähden. Epätavallisia maksumenetelmiä, kuten suuria käteismaksuja tai useita maksumääräyksiä käytetään. Asiakas tai tavarantoimittaja pyrkii pitämään asiat salaisina, hän on vastahakoinen antamaan täydellisiä tietoja tai hän tarjoaa vääriä tietoja. Tapahtumat vaikuttavat olevan suunniteltu siten, että ne välttävät raportointivaatimukset (esim. sarja alle 10 000 Yhdysvaltain dollarin pankkisiirtoja). Käytössä on epätavallisen monimutkaisia liiketoiminnan rakenteita. Maksumenetelmillä ei ole selvää liiketoiminnan tarkoitusta. Maksuehdot ovat epätavallisen hyvät. Siirtoja tulee ulkomailta tai kolmansilta osapuolilta, jotka eivät ole osallisia tapahtumaan. 27
Vastuullinen Yrittäjyys Varmista rajat ylittävien tapahtumien laillisuus Yhdysvaltain kauppalait (mukaan lukien tuonti, vienti ja boikotinvastaiset) soveltuvat meihin kaikkiin, koska RPM on yhtiöitetty Yhdysvalloissa. Solmimme sopimuksia vain tullimeklarien, myyntiedustajien, jakelijoiden ja muiden välittäjien kanssa, jotka ovat sitoutuneita noudattamaan ja avustamaan RPM:ää ja sen yrityksiä noudattamaan kyseisiä lakeja, sääntöjä ja määräyksiä. Henkilökunnan on käytävä läpi kaikki asiakirjat ja kirjeenvaihto ja etenkin luottokirjeet ja lähetysohjeet, jotta he voisivat tunnistaa Israelin boikottia tukevan kielen, jota emme suostu noudattamaan. Kaikista pyynnöistä pidättäytyä liiketoiminnasta Israelin kanssa tai Israelissa tai syrjiä ketään rodun, uskonnon, sukupuolen, kansallisen alkuperän tai kansalaisuuden perusteella tulee kieltäytyä eikä niitä saa solmia tai noudattaa ja niistä tulee ilmoittaa RPM:n lakiasiainosastolle neljännesvuosittaisella boikotinvastaisella lomakkeella. Et saa harjoittaa liiketoimintaa kenenkään henkilön tai yrityksen kanssa, joka sijaitsee Kuubassa, Pohjois-Koreassa, Iranissa, Syyriassa tai Sudanissa tai jonka epäilet sijaitsevan siellä. Et saa myöskään harjoittaa liiketoimintaa kenenkään osapuolen kanssa tai tavalla, jonka Yhdysvallat, Euroopan unioni tai paikallinen laki kieltää. Yrityksemme eivät voi sallia kolmansien osapuolten rikkovan näitä lakeja ja määräyksiä puolestamme. Tämän vuoksi ennen liiketapahtumien suorittamista sinun on varmistettava, että henkilö tai yhtiö, jonka kanssa käyt kauppaa, ei ole kielletty osapuoli eikä toimi puolestamme kauppasaarrossa olevassa maassa. Pyydä neuvoa ryhmäsi tai RPM:n lakiasiainosastolta, jos et ole varma onko liiketoiminta jonkin maan, organisaation tai henkilön kanssa kaupparajoitusten alaista. Lisätietoja ja neuvoja kauppalakien ja -määräysten suhteen saat ryhmäsi tai RPM:n lakiasiainosastolta. 28
Vastuullinen Yrittäjyys Matkustus, majoitus, ateriat, lahjat ja viihde VAIHDA LAHJOJA ASIANMUKAISESTI Työntekijöiden on oltava varovaisia antaessaan tai ottaessaan vastaan lahjoja yhtiömme kanssa vuorovaikutuksessa olevalta henkilöltä tai taholta. Lahja on mitä tahansa arvokasta, oli se sitten aineellista tai aineetonta. Se tarjota vastaanottajalleen välillistä tai välitöntä hyötyä. Lahjat yhtiön tyäntekijöiden ja kanssamme vuorovaikutuksessa olevien henkilöiden välillä saattavat antaa vaikutelman sopimattomasta menettelystä tai eturistiriidasta, ja ne saatetaan tulkita korruptioksi, ja ne saattavat olla asiattomia tai laittomia maksuja, jos ne ovat ylenmääräisiä. Seuraavia rajoituksia sovelletaan lahjojen vaihtoon henkilöiden tai tahojen kanssa, jotka harjoittavat liiketoimintaa RPM:n tai sen yhtiöiden kanssa. Älä tarjoa tai ota vastaan lahjoja, joiden ehtona on jokin mikä tahansa teko. Älä pyydä lahjoja. Älä tarjoa tai ota vastaan käteislahjoja tai käteistä vastaavia lahjoja, kuten prepaid-luottokortteja, shekkejä tai maksumääräyksiä. Älä tarjoa tai ota vastaan ylellisiä lahjoja. Älä tarjoa tai ota vastaan lahjoja usein, vaikka yksittäiset lahjat olisivatkin arvoltaan vähäisiä. Älä vaihda lahjoja salaa tai peitellysti. Älä anna lahjoja valtion viranomaisille tai tahoille (paitsi arvoltaan nimellisiä lahjoja, kuten yrityksen logolla varustettu hattu tai vastaava) Älä tarjoa tai ota vastaan lahjoja hyväntekeväisyysjärjestöiltä, jotka osallistuvat liiketapahtumiin, jotka hyödyntävät jotakin RPMyhtiötä. Älä käytä yrityksen varoja henkilökohtaiseen suhteeseen tai yhteyteen perustuviin lahjoihin. Älä anna tai ota vastaan matka- tai majoituslahjoja pyytämättä ennalta ryhmäsi tai RPM:n lakiasiainjohtajan hyväksyntää. Älä anna tai ota vastaan lahjoja, jos niin tehdessäsi rikot tätä käytäntöä tai vastapuolen käytäntöä. 29
Vastuullinen Yrittäjyys Seuraavat lahjoihin liittyvät toimet ovat hyväksyttäviä: Useimmissa tapauksissa lahjoista voi asianmukaisesti kieltäytyä. - Jos jossakin harvinaisessa tapauksessa lahjasta ei voi kieltäytyä, koska kieltäytyminen olisi henkilökohtaisesti tai kyseisessä kulttuurissa sopimatonta, epäkohteliasta tai kiusallista lahjan antaneelle henkilölle tai taholle, ilmoita asiasta lahjan hyväksymisen jälkeen välittömästi RPM:n lakiasianjohtajalle. Lahja voidaan osoittaa ja/tai jakaa yhtiön työntekijöiden kanssa, jos tämä on sopivaa, tai sen voi lahjoittaa hyväntekeväisyysjärjestölle. Lisäksi yhtiön kirjoihin ja tallenteisiin on lisättävä asianmukainen muistio, joka selittää lahjan vaihdon olosuhteet, lahjan kohtuullisesti arvoidun arvon ja lahjan lopullisen käyttöoikeuden. Jos lahjat annetaan tai otetaan vastaan RPM:n tai siihen kuuluvan yrityksen puolesta, ne on dokumentoitava asianmukaisesti ja avoimesti. Lahjan tai lahjojen vastaanottaminen on hyväksyttävää, jos se perustuu henkilökohtaiseen suhteeseen tai yhteyteen tai liitetään hyväntekeväisyysjärjestöön. Älä käytä yrityksen varoja henkilökohtaiseen suhteeseen tai yhteyteen perustuviin lahjoihin. (Huomaa, että kaikki henkilökohtaiset suhteet tai yhdeydet muodostavat ilman muuta eturistiriidan, josta tulee asianmukaisesti ilmoittaa.) Kysymyksiä ja vastauksia K: Keskustelin yhden tavarantoimittajamme kanssa poikani jalkapallojoukkueesta viime viikolla. Tavarantoimittajallamme ei ole lapsia eikä hän edes tiennyt joukkueesta. Hän soitti minulle eilen ja kertoi, että hän lahjoitti hieman rahaa poikani joukkueelle, jotta se voisi ostaa peliasuja. Pitäisikö minun olla tästä huolissani, sillä lahjaahan ei annettu minulle tai yhtiöllemme? V: Kuvailemiesi olosuhteiden vuoksi on erittäin todennäköistä, että tavarantoimittaja lahjoitti rahaa aikomuksenaan hyödyttää sinua. Muista, että lahja on mitä tahansa arvokasta, joka annetaan suoraan tai välillisesti ja joka hyödyttää suoraan tai välillisesti vastaanottajaa. Tavarantoimittajamme ei tässä tapauksessa antanut lahjoitusta suoraan sinulle tai yhtiölle, mutta se hyödytti sinua välillisesti ja tavarantoimittajan kanssa käymäsi keskustelun perusteella hänen lahjoituksellaan näyttää olleen tämä tarkoitus eli hän ehkä halusi vaikuttaa sinuun sopimattomalla tavalla voidakseen pyytää sinua ostamaan yritykseltään tulevaisuudessa. Tämä tapahtuma tai vastaavanlaiset tapahtumat ovat skenaarioita, joista sinun pitäisi keskustella ryhmäsi tai RPM:n lakiasiainosaston kanssa, jotta voisimme varmistaa arvojemme ja odotustemme noudattamisen. 30