Yhteisen kirkkoneuvoston kokous Gemensamma kyrkorådets möte Aika Tid Paikka Plats tiistai/tisdag 29.11.2016 klo/kl. 16.30 16.36 Kirkon alatakkahuone Kyrkans nedre brasrum Yhteinen kirkkoneuvosto/gemensamma kyrkorådet: Jäsenet/ Ledamöter Ulrik Sandell, puheenjohtaja/ordförande Tapani Ala-Reinikka, varapuheenjohtaja/vice ordförande Matti Kauppila Laura Helistekangas Anna Pesonen Kari Pesonen Kare Visuri Mirja Tiri Leena Ström Wilhelm Holmberg Ingrid Ojaluoma Susanna Ohls Oscar Louhija Kari Huoponen, ykv:n pj ordf. för gkf Turid Hedlund, ykv:n vpj vice ordf. för gkf Eeva-Mari Salmi, siht. sekr. Mimosa Mäkinen, khra kyrkoherde Esityslista Föredragningslistan: 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Puheenjohtaja Ulrik Sandell avasi kokouksen klo 16.30. Ordförande Ulrik Sandell öppnade mötet kl. 16.30. Henkilökohtaiset varajäsenet/ Personliga suppleanter 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Mötets lagenlighet och beslutförhet Puheenjohtaja totesi, että kokous on laillisesti koolle kutsuttu (KJ 9:1) ja päätösvaltainen (KL 7:4). Liite 1. Ordföranden konstaterade att mötet är lagenligt sammankallat (KO 9:1) och beslutfört (KL 7:4). Bilaga 1. 3. Kokouksen pöytäkirjantarkastajat Mötets protokolljusterare Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Kari Pesonen ja Susanna Ohls. Kari Pesonen och Susanna Ohls valdes till protokolljusterare. Esityslista Föredragningslistan Päätettin hyväksyä esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Liite2. Föredragningslistan beslöts godkännas som mötets arbetsordning. Bilaga 2.
4. Oikaisuvaatimus, koskien Kauniaisten seurakuntien päätöstä pääkaupunkiseudun seurakuntien joulukalenterin painatuksesta Rättelseyrkande gällande Grankulla församlingars beslut om tryckning av julkalendern för församlingarna i huvudstadsregionen Pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymät ovat sopineet yhteisen joulukalenterin tuottamisesta. Kalenteri jaetaan seurakuntalaisille seurakuntalehtien välissä ennen ensimmäistä adventtia 2016. Kalenterin painatus on kilpailutettu Espoon seurakuntayhtymän toimesta niin, että kukin hankintayksikkö on tehnyt oman hankintapäätöksensä. Kaunaisten seurakuntien päätös asiasta on liitteenä 3. Seurakuntien hankintapäätökset annettiin tarjouksen tehneille tiedoksi 28.9.2016. Tarjouspyyntö (liitteenä 4) julkaistiin Hilma julkiset hankinnat järjestelmässä 16.9.2016. Valintaperusteena oli hinta eli edullisin tarjous määriteltiin valittavaksi. Tarjouspyyntöön oli mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä. Kysymykset ja vastaukset julkaistiin osoitteessa www.espoonseurakunnat.fi/hankinnat. Kysymyksiä saapui neljä ja niihin vastattiin sovitussa ajassa. Määräaikaan mennessä saatiin viisi tarjousta. Tarjouksen jättivät Edita Prima Oy, Hämeen kirjapaino Oy, Koliprint Oy, Lönnberg Painot Oy ja Next Print Oy. Tarjouksista neljä oli tarjouspyynnön mukaisia. Koliprintin tarjous hylättiin tarjouspyynnön vastaisena. Koliprint tarjosi tarjouspyynnön vaatimuksia ohuempaa kartonkia, vaikka myös tarjouksia koskevissa kysymyksissä oli vastattu, että ilmoitettu vahvuus on minimi. Koliprint Oy on lähettänyt Kauniaisten seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle oikaisuvaatimuksen koskien joulukalenterin painatusta. Vastaava oikaisuvaatimus on lähetetty myös Helsingin, Espoon ja Vantaan seurakuntayhtymiin. Oikaisuvaatimus on liitteenä 5. Oikaisuvaatimus on perusteeton seuraavista syistä: Tarjouspyynnössä valintaperusteeksi on ilmoitettu edullisin hinta, mutta tarjouspyynnössä todetaan myös, että tarjouksen on vastattava tarjouspyynnön sisältöä eikä vaihtoehtoisia tarjouksia oteta huomioon. Paperin laatu grammoina on määritelty tarjouspyynnössä niin, että sen on oltava vähintään 205 g/m 2. Asia on vielä erikseen vahvistettu, kun tarjouspyynnön kysymysten jättövaiheessa on esitetty kysymys: Onko paperi 205g/m 2 ehdoton minimi? Vastauksessa vahvistettiin, että grammamäärän tulee olla vähintään pyydetty.
Koliprintin tarjoama 200 g/m 2 ei vastaa tätä vaatimusta. Lisäksi tarjouspyynnössä todetaan paperista, että se voi olla esimerkiksi Avanta Card 205 g mic 290 tai vastaava. Mic-arvo kuvaa kartongin paksuutta. Koliprintin tarjoama G-print 200g/m 2 -paperia ei voida pitää vastaavana, sillä sen paksuus on vain mic 203. Hankintayksikkö on velvollinen toteuttamaan hankinnan julkaisemansa tarjouspyynnön mukaisesti. Ilmoitettujen ehtojen noudattamatta jättäminen johtaisi muiden tarjoajien tasapuolisen ja syrjittämättömän kohtelun vaarantumiseen. Hankintayksikkö on velvollinen sulkemaan pois vertailusta tarjouspyynnön ehtoja vastaamattoman tarjouksen. Näistä syistä Koliprint Oy:n tarjous oli hylättävä tarjouspyynnön vastaisena. Koliprint Oy:n oikaisuvaatimus on aiheeton. De kyrkliga samfälligheterna i huvudstadsregionen har kommit överens om att ge ut en gemensam julkalender. Kalendern delas ut till församlingsmedlemmarna som instick i församlingsbladen före första advent 2016. Esbo kyrkliga samfällighet har konkurrensutsatt tryckningen av kalendern på så sätt att varje upphandlingsenhet har fattat sitt eget upphandlingsbeslut. Grankulla församlingars beslut i ärendet som bilaga 3. Församlingarnas upphandlingsbeslut gavs 28.9.2016 för kännedom till dem som lämnat in offerter. Anbudsbegäran (bilaga 4) publicerades 16.9.2016 i systemet Hilma offentliga upphandlingar. Urvalsgrunden var priset, det vill säga man fastslog att den förmånligaste offerten väljs. I anbudsbegäran ingick en möjlighet att ställa preciserande frågor. Frågorna och svaren publicerades på adressen www.espoonseurakunnat.fi/hankinnat. Fyra frågor kom in, och de besvarades inom överenskommen tid. Inom utsatt tid kom det in fem offerter. Följande lämnade in en offert: Edita Prima Ab, Hämeen kirjapaino Oy, Koliprint Oy, Lönnberg Painot Oy och Next Print Oy. Fyra av anbuden motsvarade anbudsbegäran. Koliprints offert förkastades eftersom den inte motsvarade anbudsbegäran. Koliprint erbjöd tunnare kartong än vad som krävdes i anbudsbegäran trots att det även framgick av svaren på frågorna om anbuden att den tjocklek som uppgivits var ett minimikrav. Koliprint Oy har skickat ett rättelseyrkande till gemensamma kyrkorådet i gällande tryckningen av julkalendern. Ett motsvarande rättelseyrkande har även skickats till de kyrkliga samfälligheterna i Helsingfors, Esbo och Vanda. Rättelseyrkandet som bilaga 5.
Rättelseyrkandet är ogrundat av följande skäl: I anbudsbegäran har det förmånligaste priset meddelats som urvalsgrund, men i anbudsbegäran konstateras också att offerten skall motsvara innehållet i anbudsbegäran och att alternativa offerter inte beaktas. I anbudsbegäran är papperskvaliteten i gram fastslagen till minst 205 g/m 2. Detta bekräftades ytterligare, då följande fråga ställdes när offerterna lämnades in: Är papperskvaliteten 205 g/m 2 ett absolut minimikrav? I svaret slogs det fast att gramvikten bör vara minst den som begärts. Den gramvikt (200 g/m 2 ) som Koliprint erbjöd motsvarar inte detta krav. Dessutom konstateras det i anbudsbegäran att papperet kan vara exempelvis Avanta Card 205 g mic 290 eller motsvarande. Mic-värdet anger kartongens tjocklek. Det papper som Koliprint erbjuder, G-print 200 g/m 2, kan inte anses vara motsvarande, eftersom det bara har tjockleken mic 203. Upphandlingsenheten är skyldig att genomföra upphandlingen i enlighet med den anbudsbegäran som den publicerat. Att inte följa de uppgivna villkoren skulle leda till att de övriga som lämnar in offerter riskerar att bli orättvist och diskriminerande behandlade. Upphandlingsenheten är skyldig att utesluta offerter som inte motsvarar villkoren i anbudsbegäran. Av dessa skäl måste Koliprint Oy:s offert förkastas som stridande mot anbudsbegäran. Koliprint Oy:s rättelseyrkande är ogrundat. Talouspäällikön päätösesitys: Ekonomichefens beslutsförslag: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hylätä Koliprint Oy:n oikaisuvaatimuksen. Gemensamma kyrkorådet beslutar att förkasta Koliprint Oy:s rättelseyrkande. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että viranhaltijapäätöstä 28.9.2016 Kauniaisten seurakuntien päätös pääkaupunkiseudun seurakuntien joulukalenterin painatuksesta ei ole syytä muuttaa. Gemensamma kyrkorådet beslutar att det inte finns skäl att ändra tjänsteinnehavarbeslutet 28.9.2016 Kauniaisten seurakuntien päätös pääkaupunkiseudun seurakuntien joulukalenterin painatuksesta. Päätös: Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kohdat 1 2 esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade om punkt 1 2 enligt förslaget.
5. Muut asiat Övriga ärenden Espoon hiippakunnan tuomiokapituli on määrännyt kirkkoherra Ulrik Sandellin Kauniaisten seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaksi vuosille 2017 2018, liite 6. Domkapitlet i Esbo stift har förordnat kyrkoherde Ulrik Sandell till ordförande för gemensamma kyrkorådet i åren 2017 2018, bilaga 6. Päätösesitys: Beslutsförslag: Merkitään tiedoksi. Antecknas för kännedom. Päätös: Beslut: Merkittiin tiedoksi. Antecknades för kännedom. 6. Valitusosoitus Besvärsanvisning Annettiin KL 24 luvun mukainen valitusosoitus. Besvärsanvisningen delgavs enligt kapitel 24 i KL. 7. Kokouksen päätös Mötets avslutande Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.36. Ordföranden avslutade mötet kl 16.36. Kauniaisten seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puolesta: På gemensamma kyrkorådets i vägnar: Kauniaisissa Grankulla 29.11.2016 Ulrik Sandell Kokouksen puheenjohtaja Mötets ordförande Eeva-Mari Salmi Sihteeri Sekreterare
Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Protokollet är justerat och godkänt: Kauniaisissa Grankulla..2016..2016 Kari Pesonen Susanna Ohls