Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet 1.12.2014 Hallitus xx.xx.2014 Valtuusto xx.xx.2014
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet 1.12.2014 lukien Johdanto Savon koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuuston tulee päättää kesällä 2012 muutetun kuntalain (325/2012) 13 3a kohdan perusteella kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Lain muutoksella on haluttu vahvistaa sisäisen valvonnan institutionaalista asemaa sekä kuntalaissa että kuntien ja kuntayhtymien hallinnossa. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joiden avulla pyritään varmistumaan organisaation tavoitteiden saavuttamisesta ja toiminnan laillisuudesta. Riskienhallinnalla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia tekijöitä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen on siten osa kunnan ja kuntakonsernin johtamista. Hyvin toimiva johtamis- ja hallintojärjestelmä yhdessä asianmukaisen sisäisen valvonnan ja riittävän riskienhallinnan kanssa takaavat kohtuullisen varmuuden tehokkaasta, tuloksellisesta ja päätettyjen tavoitteiden mukaisesta toiminnasta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukainen järjestäminen koskee kaikkia Savon koulutuskuntayhtymään kuuluvia toimielimiä (tarkastuslautakunta, hallitus) ja tilivelvollista johtoa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa Savon koulutuskuntayhtymän johtamisjärjestelmää ja sen avulla ennakoidaan ja arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteutumista, toimintaprosesseja ja riskienhallinnan tuloksellisuutta. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on edistää organisaation tehokasta johtamista, riskien hallintaa ja toiminnan tuloksellisuuden arviointia. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarkoitus ja tavoitteet Sisäinen valvonta on johtamis- ja hallintojärjestelmän osa, jonka tavoitteena on auttaa organisaatiota saavuttamaan päämääränsä. Käytännössä sisäinen valvonta rakentuu useista osaalueista organisaation eri tasoilla, kuten esimerkiksi organisaation hyväksymisvaltuuksista, työtehtävien jaosta sekä laskenta- ja ohjausjärjestelmien sisältämistä kontrolleista. Sisäinen valvonta on aina erilainen eri organisaatioissa, siihen vaikuttavat muun muassa yrityksen koko, omistussuhteet, rakenne, toimiala ja toimintojen luonne. Organisaation muutostila, esimerkiksi voimakas kasvu tai muutokset omistuspohjassa, vaikuttaa myös merkittävästi sisäisen valvonnan tarpeeseen. Tärkeintä ei kuitenkaan ole se millä tavalla sisäinen valvonta on järjestetty, vaan se että se toimii. Riskienhallinta on seurauksiltaan merkittävien kielteisten tapahtumien järjestelmällistä määrittelyä ja niihin varautumista. Merkittäviä riskejä ovat ne, joista tietoisuus vaikuttaa tai vaikuttaisi organisaation johdon päätöksentekoon. Riskienhallinta on prosessi, joka nivoutuu toimintoihin, joiden riskejä käsitellään. Savon koulutuskuntayhtymä noudattaa kaikessa toiminnassaan luottamusta, rehellisyyttä, oikeudenmukaisuutta, yhdenvertaista kohtelua, avoimuutta ja yhdenmukaisia toimintatapoja. Asianmukaisesti toteutettu sisäisen valvonta ja riskienhallinta vahvistaa hyvää johtamis- ja hallintotapaa.
Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla tarkoitetaan Savon koulutuskuntayhtymän kaikkia ohjaus- ja toimintaprosesseihin sisältyviä toiminta- ja menettelytapoja, organisaatioratkaisuja joilla tilivelvolliset ja muut esimiehet pyrkivät varmistamaan, että - lakeja, toimielinten päätöksiä, sääntöjä ja johdon ohjeita noudatetaan, - omaisuuden ja resurssien turvaaminen, - päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa. - kuntayhtymän toiminta on taloudellista ja tehokasta sekä - taloutta ja tuloksellisuutta koskevan raportoinnin oikeellisuuden, ajantasaisuuden ja tietojen luotettavuuden. Toimiva sisäinen valvonta vähentää tahallisia ja tahattomia toimintavirheitä, epäjohdonmukaista toimintaa, taloudellisia menetyksiä ja asioiden huonoa hoitoa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on auttaa johtoa havaitsemaan toimintaan liittyvät riskit ja varmistaa, että ne pysyvät hyväksyttävällä tasolla. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimintatavat Hallintosääntö, riskienhallintaohjelma sekä sisäisen valvonnan ohje määrittelevät ne menettelytavat, joilla tilivelvollinen johto huolehtii siitä, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta on asianmukaisesti järjestetty omassa toiminnassa sekä toiminnassa, josta hän vastaa lainsäädännön, sopimusten tai muiden vastuiden nojalla. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytavat ovat osa Savon koulutuskuntayhtymän ja sen tulosalueiden suunnittelu-, päätöksenteko-, johtamis- ja toimintaprosesseja. Riskienhallinnalla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan edellä mainittuihin prosesseihin sisältyvien tavoitteiden saavuttamista uhkaavia tekijöitä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että asetetut tavoitteet saavutetaan ja toiminta on tuloksellista. Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa ei eriytetä muusta tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta, vaan se on jatkuva osa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja työn toteuttamista. Valvonta toteutuu selkeinä tehtävien, toimivallan ja vastuiden jakoina, valvontaja raportointivelvoitteina, sopimusten hallintana, omaisuuden turvaamisena, tietojen ja tietojärjestelmien suojaamisena. Sisäinen valvonta kohdistuu läpi koko Savon koulutuskuntayhtymän organisaation. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta osana johtamista ja hallintokulttuuria Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarkoituksena on havaita, analysoida ja pyrkiä kokonaisvaltaisesti hallitsemaan toimintaan liittyviä mahdollisia riskejä sekä hyödyntämään mahdollisuuksia toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Savon koulutuskuntayhtymän riskienhallintaa ohjaa yhtymähallituksessa hyväksytty hallintosääntö sekä johtamisen, sisäisenvalvonnan ja riskienhallinnan ohje. Kuntayhtymän riskienhallinnan perustana ovat strategia-asiakirja sekä toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Mikä tahansa tekijä, joka vaarantaa tavoitteiden saavuttamisen, on riski.
Riskienhallinnalla ennaltaehkäistään odottamattomia tapahtumia, joilla saattaa olla vakavia seurauksia Savon koulutuskuntayhtymän palvelutoimintaan ja strategisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Tavoitteena on myös kehittää toimintaa ja sen taloudellisuutta sekä taata menestyksellisen toiminnan jatkuvuus. Savon koulutuskuntayhtymän hallituksella on vastuu riskienhallinnan periaatteiden luomisesta sekä sen käytännön toteuttamisen organisoinnista ja valvonnasta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan onnistumisen varmistamiseksi hallituksen ja tilivelvollisen johdon tulee sitoutua sen toteuttamiseen. Yhtymähallituksen tehtävänä on ylläpitää ja kehittää kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Riskit jaotellaan neljään ryhmään, jotka ovat strategiset, taloudelliset ja toiminnalliset riskit sekä vahinkoriskit. Kaikkiin näihin ryhmiin voi kuulua sisäisiä tai ulkoisia riskejä. Savon koulutuskuntayhtymän talousarvion laadinnan yhteydessä tulee arvioida toimintaympäristön muutoksia, tunnistaa tavoitteita uhkaavia riskejä, arvioida niiden vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä. Näiden perusteella laaditaan merkittävimmistä riskeistä koko kuntayhtymää koskeva riskianalyysi ja menettelytavat riskien hallitsemiseksi. Pienemmät riskit hallitaan osana päivittäisjohtamista. Tulosalueen vastuu käytännön sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on tulosaluejohtajalla ja he laativat sisäisen valvonnan ja riskienhallintasuunnitelmat, joissa määritellään tavoitteet, vastuut ja toteutustavat. Tulosalueet analysoivat toimintaympäristön muutoksia, tunnistavat tavoitteita uhkaavat riskit, arvioivat riskien vaikutuksia ja toteutumisen todennäköisyyttä sekä laativat ja päivittävät tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi. Tulosalueet raportoivat merkittävistä riskeistä ja riskien hallinnan kehittämisestä osana toiminnan ja talouden seurantaa ja raportointia. Riskienhallinnan tilaa ja tuloksellisuutta seurataan talousarviovuoden aikana ja sen tuloksellisuudesta raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Riskienhallintaa kehitetään siten, että pystytään vastaamaan muuttuvan toimintaympäristön haasteisiin. Vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä Yhtymävaltuusto päättää Savon koulutuskuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja edellyttää, että kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Savon koulutuskuntayhtymän yhtymähallitus ja kuntayhtymän johtaja vastaavat siitä, että koulutuskuntayhtymällä on hyvän johtamis- ja hallintotavan mukainen johtamisjärjestelmä ja että sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvät menettelytavat ja organisaation eri toimijoiden toimivalta, vastuut ja velvoitteet on hyväksytty. Kuntayhtymän johtaja vastaa sisäisestä valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta kuntayhtymässä ja raportoinnista kuntayhtymän hallitukselle. Tilivelvollinen vastaa oman tulosalueensa osalta riittävien ja toimivien menettelytapojen hyväksymisestä ja niiden toimeenpanon valvonnasta, varmentamisesta ja raportoinnista. Tulosaluejohtajien velvollisuus on toimeenpanna sisäinen valvonta ja riskienhallinta tulosalueillaan. Sisäisen tarkastuksen tarkoitus ja tehtävät Sisäinen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa ja arvioinnissa sekä avustaa kuntayhtymän johtajaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisessa. Tehtävänä on arvioida muun muassa hyvän hallintotavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä niitä varmentavia menettelytapoja.
Sisäinen tarkastus tarkastaa ja arvioi - johtamis- ja hallintojärjestelmää - toiminnan lain- ja päätöksenmukaisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä - johtamisessa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuutta sekä - antaa tarvittaessa suosituksia niiden parantamiseksi Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuuden arviointi ja selonteko Savon koulutuskuntayhtymän toimintakertomuksen tulee sisältää selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, siinä havaituista puutteista ja keskeisistä toimenpiteistä riskien hallitsemiseksi. Savon koulutuskuntayhtymän hallitus antaa toimintakertomuksessa arvion merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Selonteon laatimisessa hyödynnetään tulosalueiden dokumentoituja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan itsearviointeja sekä muita raportteja. Raportoinnista on annettu tarkemmat ohjeet sisäisen valvonnan ohjeessa. Tilivelvollisuus Kuntalain 75 :n mukaan tilintarkastajan on sisällytettävä tilintarkastuskertomukseen lausunto, Savon koulutuskuntayhtymän sisäinen valvonnan, riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä esitys vastuuvapauden myöntämisestä ja sekä mahdollisesta tilivelvolliseen kohdistuvasta muistutuksesta. Muistutuksen edellytyksenä on, että tilivelvollinen on toiminut vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen. Tilivelvollisella on vastuu johtamansa toiminnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja niiden jatkuvasta ylläpidosta. Tilivelvollisuus merkitsee sitä, että tilivelvollisen toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi ja häneen voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus ja häneltä voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Jokaisella henkilöllä on kuitenkin velvollisuus hoitaa tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella eikä tilivelvollisuusaseman puuttuminen vapauta esimiehiä toiminnan valvonta vastuusta. Kuntalain tarkoittamia tilivelvollisia ovat tarkastuslautakunnan ja hallituksen jäsenet, kuntayhtymän johtaja ja tulosaluejohtajat. Tilivelvollisella johdolla on erityinen vastuu ja velvoite toimia hyvän johtamis- ja hallintotavan sekä eettisten lähtökohtien mukaisesti ja puuttua toiminnassa ilmeneviin poikkeamiin.