Imatran tehtaiden kulunvalvonnan muutos OHJE: Kulkulupapyyntö tehtaalle
Yleistietoa muutoksesta Kulunvalvonnan parantamisen myötä myös kulkutunnisteet uusiutuvat: Tällä hetkellä käytössä olevat harmaat Flexim avaimet poistuvat, ja tilalle tulevat joko kertakäyttöiset kulkutunnisteet tai pidempiaikaiseen käyttöön tarkoitetut kulkukortit. Saadakseen uuden kulkutunnisteen tulee jokaisen henkilön rekisteröityä uuteen kulunvalvontajärjestelmään, jonka ohjeet löytyvät tästä esityksestä. Mikäli henkilöllä on muutoksen yli voimassaoleva työvoimailmoitus Excel muotoisena, tulee hänen tehdä uusi ilmoitus ja päivätä se alkamaan 1.9.2016. Uuden kulkukortin saa Flexim avainta vastaan Resurssipalveluista, Pääportin vierestä. Flexim avainten toiminta lakkaa 14.9.2016, jonka jälkeen avain ei enää toimi porttilukijoissa. Kaikki henkilöt, jotka ovat jonkun muun kuin Efora Oy:n tai Stora Enso Oyj:n palveluksessa, tulee täyttää työvoimailmoitus osoitteessa https://gates.storaenso.com UUSI ILMOITUS KORVAA AIEMMIN KÄYTÖSSÄ OLLEEN EXCEL LOMAKKEEN. Excel muotoisten työvoimailmoitusten vastaanottaminen loppuu 1.9.2016. Järjestelmää kehitetään alkuvaiheessa koko ajan, joten mahdolliset poikkeamat ohjeeseen ovat mahdollisia. Lisätietoja muutoksesta: Mikko Parikka Palopäällikkö Stora Enso Oyj mikko.parikka@storaenso.com Emmi Immonen Tiiminvetäjä, Resurssipalvelut Efora Oy emmi.immonen@efora.fi 2
ILMOITTAUTUMISLOMAKE LÖYTYY OSOITTEESTA: https://gates.storaenso.com Valitse toimipiste johon olet kulkulupaa pyytämässä Valittu toimipiste näkyy vihreänä Paina Jatka Vaihtoehtoiset kieliversiot löytyvät aloitussivun oikeasta yläreunasta 3
Valitse lupapyynnön tyyppi: Työvoima, suomalaiset: Mikäli henkilö on tulossa tehtaalle tekemään työtä (asennusvalvonnat ja mittaukset mukaan lukien) Työvoima, ulkomaalaiset: Mikäli henkilö on jonkun muun maan kansalainen ja on tulossa tehtaalle tekemään työtä (asennusvalvonnat ja mittaukset mukaan lukien) Vieraat: Henkilö joka on tulossa neuvotteluun, kouluttamaan tai muutoin tutustumaan tehtaaseen tehtaan henkilön kutsumana. Vieraat ovat aina isäntänä toimivan tehtaan edustajan vastuulla, eikä heitä saa päästää yksin tehdasalueelle. Paina Jatka 4
Työvoiman ilmoittautumislomakkeen täyttö: Henkilötiedot Etunimi / Sukunimi: Henkilön nimi, jolle lupaa haetaan. Veronumero: Kaikilla töihin tulevilla henkilöillä täytyy olla suomalainen veronumero, jonka pituus on 12 merkkiä. Veronumerorekisteriin kuuluminen varmistetaan Resurssipalvelun toimesta Verohallinnon sivulta. Syntymäaika: Voi syöttää käsin, muodossa xx.xx.xxxx 5
Työvoiman ilmoittautumislomakkeen täyttö: Yhteystiedot Puhelin (ensisijainen): Numero, josta lupaa pyytävän henkilön tavoittaa tarvittaessa Yhteyshenkilön nimi: Stora Enson tai Eforan henkilö tehtaalla 6
Työvoiman ilmoittautumislomakkeen täyttö: Yritysten tiedot Yritys: Henkilön edustaman yrityksen nimi valitaan alasvetovalikosta. Nimeä voi alkaa kirjoittamaan valikon ollessa auki, jolloin pääsee nopeammin oikeaan aakkoselliseen kohtaan. Aliurakoinnin tilaajayritys: Yritys, joka on kyseisen henkilön työsuorituksen tilannut Työmaat: Tehtaan sisällä toimiva työn päätilaaja 7
Työvoiman ilmoittautumislomakkeen täyttö: Pätevyystiedot Kaikilla tehtaalle töihin tulevilla tulee olla voimassaoleva työturvallisuuskortti sekä vähintään alkusammutuskoulutus. Mikäli henkilöllä on voimassaoleva tulityökortti, ei erillistä alkusammutuskoulutusta tarvitse olla suoritettuna. 22.8. alkaen järjestelmä tarkistaa automaattisesti onko henkilöllä voimassaolevaa Stora Enso Oyj:n turvallisuusperehdytystä. Mikäli ei ole, niin lomakkeen täyttöä ei voi jatkaa ennen kuin sekä yleinen, että Imatran tehtaiden paikallisperehdytys on suoritettu. Mainittuun päivään asti Resurssipalvelu suorittaa tarkastusta manuaalisesti. Mikäli infot eivät ole voimassa, lupapyyntö hylätään ja siitä ilmoitetaan lupapyynnössä annettuun sähköpostiosoitteeseen. Linkki turvainfon suorittamiseen: http://www.elearning.fi/storaenso/turvainfo/ (salasana molempiin infoihin: sesafety) 8
Työvoiman ilmoittautumislomakkeen täyttö: Lupatiedot Alkamispvm. / Loppumispvm.: Aikaväli jolle kulkulupa tarvitaan Sallitut alueet: Mikäli tarvitaan vain jalankulkulupa porteista valitaan kohta Jalankulku. Mikäli tarvitaan lupa myös ajoneuvolle, valitaan listauksesta sopivin ajoneuvoluokka. Ajoneuvolupa sisältää jalankulkuluvan. Pyydettäessä ajoneuvolupaa, tulee luvan tarve perustella lomakkeen lopussa olevaan Kommentti / Lisätietoja kenttään. Mikäli katsotaan, että luvalle ei ole perusteita, voidaan ajoneuvolupapyyntö evätä. Etukilvet: Mikäli on valittu jokin muu kuin Henkilöliikenne, täytetään ajoneuvon rekisterinumerotieto tai tiedot tähän kenttään muodossa ABC123,DEF456 jne. Kommentti / Lisätietoja: Kenttään mainitaan mm. sosiaalitilatarpeet (määrä sekä toivottu sijainti) 9
Ilmoituksen käsittely Ilmoituksen lähettämisen jälkeen lupa menee tilaajan yhteyshenkilön esihyväksyntään, jonka jälkeen lupa käsitellään Efora Imatran Resurssipalveluissa. Mikäli lupapyyntö on kunnossa, se hyväksytään ja henkilön tullessa tehtaalle, hänelle annetaan kertakäyttöinen kulkutunniste. Tunnisteen saa Resurssipalveluista, Pääportin vierestä tai se toimitetaan niin halutessa myös portilta noudettavaksi. Kulkuluvan umpeuduttua tunnisteen voi heittää roskikseen. Mikäli kyseessä on yli 7 päivän lupapyyntö, henkilö saa Resurssihallinnasta kulkukortin, joka toimitetaan etukäteen sovitulle portille tai noudetaan sovittuna aikana Resurssipalveluista. Kulkukortti tulee aina palauttaa Resurssipalveluihin tai porteilta löytyviin palautuslaatikoihin. 10