JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 10/2013 Kirkkoneuvosto

JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 10/2013 Kirkkoneuvosto AIKA: Tiistai 28.5.2013 klo 18.00 18.14 PAIKKA: Kirkonkulman sali, 2. krs., Kirkkotie 6 Liite Asia 159 KOKOUKSEN AVAUS 216 160 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 216 161 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA 216 162 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 216 163 liite SEURAKUNTATALON KATTOURAKAN URAKKATARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN 217 164 KIINTEISTÖPÄÄLLIKÖN PÄÄTÖSVALTUUKSIEN TÄSMENTÄMINEN INVESTOINNEISSA 220 165 liite TIEDOKSI 221 166 liite KOLEHTISUUNNITELMA KESÄ ELOKUU 2013 222 167 OIKAISUVAATIMUSOHJEET 223 168 KOKOUKSEN PÄÄTÖS 223

KIRKKONEUVOSTO 10/2013 AIKA: Tiistai 28.5.2013 klo 18.00 18.14 PAIKKA: Kirkonkulman Sali, 2. krs, Kirkkotie 6 Jäsenet Muut osallistujat Heli Alaja Henry Berg Arne Graeffe Vesa Koivisto, puheenjohtaja Esko Lappalainen Pekka Luuk (POISSA) Brita Peltokoski Terttu Sihvola-Rauttu Liisa Tuovinen, varapuheenjohtaja Jukka Virkki Jarkko Åström (POISSA) Pekka Heikkilä, varajäsen Jarkko Åström Jouko Porkka, kirkkovalt. pj. Matti Auranen, kirkkovalt. vpj (POISSA) Kari J. Hietala, talousjohtaja, esittelijä Mikko Lundqvist, vt. hallintosihteeri Allekirjoitukset Vesa Koivisto Mikko Lundqvist puheenjohtaja sihteeri Pöytäkirjan Järvenpäässä / 2013 Järvenpäässä / 2013 tarkastus Brita Peltokoski Esko Lappalainen Pöytäkirjan nähtävänä Pöytäkirja pidetään julkisesti nähtävänä 4.6. 21.6.2013 pitäminen viraston aukioloaikoina (ma ke klo 8 15.45, to klo 8 18 ja pe klo 8 13) kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1 3. Todistaa Mikko Lundqvist vt. hallintosihteeri

Kirkkoneuvosto 10/2013 28.5.2013 216 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 159 162 159 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen. 160 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4). Esityslista on lähetetty kuriiripostina ti 21.5.2013. Pj:n esitys: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kn 160 Päätös: Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 161 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA Pj:n esitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Pekka Luuk ja Esko Lappalainen. Kn 161 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Esko Lappalainen ja poissa olleen Pekka Luukin tilalle Brita Peltokoski. 162 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Pj:n esitys: Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kn 162 Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi seuraavin lisäyksin: Liitteet nro 165/3, 165/4 ja 165/5

Kirkkoneuvosto 10/2013 28.5.2013 217 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 155 Kirkkoneuvosto 28.5.2013 163 163 SEURAKUNTATALON KATTOURAKAN URAKKATARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN Talousarviossa 2013 kirkkovaltuusto on sisällyttänyt investointisuunnitelmaa seurakuntatalon katon korjausinvestoinnin. Alustavan arkkitehtisuunnittelun jälkeen kirkkovaltuusto on 12.2.2013 11 hyväksynyt 100.000 lisämäärärahan hankkeeseen. Yhteensä määräraha on 600.000. Seurakuntatalon katto on monimuotoinen ja hanke vaativa kun kattokallistukset muutetaan nykyisestä. Kattoa joudutaan korottamaan ja siksi myös kattoikkunat uusimaan. Seurakuntatalon ympäristön salaojat kuvataan (urakkaan liittyen) ja sen jälkeen päätetään tehdäänkö erillinen salaojien uusiminen (erillishinnalla). Kiinteistöjohtokunta 6.3.2013 17 käsitteli suunnittelijoiden tekemät suunnitelmat huopakatteella toteutettavasta vesikatosta rakennusluvan hakemiseen ja vesikaton toteuttamiseksi. Kirkkoneuvosto hyväksyi 26.3.2013 100 rakennuspiirustukset huopakatteella toteutettavasta vesikatoremontista rakennusluvan hakemisen ja kilpailuttamisen osalta. Päätökset perustuvat kirkkoneuvoston ohjesääntöön ja kirkkovaltuuston 19.3.2013 20 hyväksymiin kirkkoneuvoston ohjesäännön 10 :n mukaiset päätösvaltarajojen tarkennuksiin; joiden mukaan 1) kirkkoneuvosto saa päättää hankinnasta, jos sen arvo ei ylitä 200.000 euroa ja 2) kirkkoneuvosto saa päättää rakennuspiirustuksien hyväksymisestä, jos kustannusarvio ei ylitä 600.000 euroa. Kirkkolain 10: 1 1 mom mukaan kirkkoneuvoston tehtävänä on päättää kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta ja valvoa seurakunnan etua, edustaa seurakuntaa sekä tehdä sen puolesta sopimukset ja muut oikeustoimet. Urakkatarjouspyynnöt ovat olleet HILMAssa 22.4. 8.5.2013 klo 12.00. Tarjousaikana saapui viisi urakkatarjousta. Urakkatarjousten avaustilaisuus pidettiin talousjohtajan, arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan kesken 10.5.2013. Kahden parhaan urakkatarjouksen tehneiden yritysten edustajat on kutsuttu urakkaneuvotteluihin 13.5.2013. Urakkatarjousten avauspöytäkirja on liitteenä nro 155. Muilla kuin urakkaneuvotteluihin kutsutuilla ei ole mahdollisuutta tulla halvimmaksi. Urakkaneuvotteluissa varmistetaan, että tarjouksenpyytäjä ja tarjouksen tekijä ovat ymmärtäneet asiat samalla tavalla. Urakkaneuvotteluissa käytiin läpi esityslistan mukaan vesikaton uusimistyöhön liittyviä asioita. Urakkaneuvottelun aikana pyydettiin lisätyötarjousta toiselta urakoitsijalta seurakuntatalon remonttiaikaisesta sääsuojasta. Sääsuoja oli ajateltu tilaajan hankinnaksi, kuitenkin osa urakkatarjouksen jättäneistä oli jättänyt tarjouksen siitäkin. Lisäksi kummaltakin urakkaneuvotteluihin osallistuneelta urakoitsijalta pyydettiin rakennesuunnittelijan toivomuksesta lisätyötarjousta kattoikkunoiden uusimisesta alumiinisilla ikkunoilla. Lisätyötarjouksille annettiin aikaa 17.5.2013 saakka. Kirkkoneuvoston tehtävänä on valmistella kirkkovaltuustossa päätettävät asiat. Urakkaan liittyy kustannuksiin liittyviä erilaisia vaihtoehtoja. Sadevesijärjestelmän kuvaus liittyy urakkatarjouksiin. Mikäli sadevesijärjestelmä kuvauksen perusteella näyttää tar-

Kirkkoneuvosto 10/2013 28.5.2013 218 vitsevan salaojien uusimista, sille on pyydetty urakkatarjousten yhteydessä erillishinta. Rakennusurakkaan kuuluvat arkkitehdin, rakennesuunnittelijan ja työmaakokousten kulut. Lisäksi kuluja tulee yleensä lisätöistä arviolta 5-10 %. Siksi hankkeelle on varmuuden vuoksi tarpeen pyytää lisämäärärahaa. Lisämäärärahatarpeen selvittämiseksi ja pyydettyjen lisätyötarjousten osalta asian käsittelyä on tarpeen siirtää lisäselvitysten saamiseksi. Kirkkoneuvoston tulee pitää ylimääräinen kokous ennen kirkkovaltuuston 28.5.2013 kokousta. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää siirtää asian käsittelyä lisäselvitysten hankkimiseksi. Kn 155 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. ----- Urakkaneuvotteluissa ilmeni, että kopiolaitokselta toimitetussa urakkapiirustusten nipusta AK Voutilaiselle oli puuttunut yksi piirustus koskien sadevesijärjestelmän mahdollista uusimista. Näin ollen urakkaneuvotteluissa AK Voutilaiselle annettiin mahdollisuus täydentää tarjoustaan sadevesijärjestelmän kokonaan uusimisen osalta tältä osin. AK Voutilaisen tarkennus ja sen mukainen lisähinta sisäpihan sadevesiviemäröintiin on 4.027,52 euroa (sis alv. 24 %). HILMA:ssa olleiden tarjouspyyntöjen mukaiset tarjoukset ovat seuraavat hintajärjestyksessä: Rakennus AK Voutilainen Oy Hinta_394.131,02 yksikköhinta salaojien uusiminen 103.688,80 Antti Hattunen Oy Hinta_597.680,00 yksikköhinta salaojien uusiminen 63.240 Grellar Trading Oy Hinta_673.600,00 yksikköhinta salaojien uusiminen 44.640 Rakennustoimisto Nousiainen Oy Hinta_766.320,00 yksikköhinta salaojien uusiminen 167.400 Jyrak Oy Hinta_948.104,00 yksikköhinta salaojien uusiminen 149.544 Tarjouspyynnön mukainen halvin hinta on Rakennus AK Voutilaiselta. Kokonaistarjous Rakennus AK Voutilaiselta, joka sisältää vesikaton uusimisen ja säänsuojat sekä sääsuojien pystyttämisen ja purkamisen telineineen on 501.267,02 (ALV 24%) (hintaan ei sisälly salaojien uusiminen) on hinnaltaan halvin. Halvin hinta oli tarjouspyynnön määrittelemä valintaperuste. Kirkkovaltuuston päätöksellä seurakuntatalon vesikaton uusimiseen ja siihen liittyviin töihin on varattu investointimäärärahaa 600.000. Mikäli salaojat joudutaan koko-

Kirkkoneuvosto 10/2013 28.5.2013 219 naan uusimaan varattu määräraha ei riitä. Hankkeessa on myös suunnittelu- ja valvontakustannuksia arkkitehdin ja rakennesuunnittelijan osalta sekä piirustuskuluja. Epävarmaa on paljonko vanhaa kattorakennetta joudutaan korjaamaan vesivahinkojen jäljiltä. Urakkaan sisältyy 100 m 2 vanhan osan korjauksia. Arkkitehti kehotti varaamaan lisätöihin 10 % varmuuden vuoksi eli 50.000. Viimeisillä tiedoilla laadittu kustannusarvio pahimman vaihtoehdon toteutuessa, että kaikki salaojat joudutaan uusimaan ja katon vesivahinkojen aiheuttamat vauriot osoittautuvat laajoiksi on noin 706.000. Kustannusarvion tarkistus on liitteenä nro 163. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle 1) että se hyväksyy halvimman Rakennus AK Voutilaisen tarjouksen seurakuntatalon vesikaton uusimisen ja sadevesiviemäröinnin osalta. Kokonaishinta vesikattotyön ja sääsuojien osalta on 501.267,02 sis. alv:n 24 % 2) että se hyväksyy aiemman 600.000 investointimäärärahan lisäksi 106.000 lisämäärärahan seurakuntatalon vesikatto - hankkeeseen. Kn 163 Päätös: Esitys (kohdat 1 2) hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirja tarkastettiin tämän päätöksen osalta kokouksessa.

Kirkkoneuvosto 10/2013 28.5.2013 220 Kirkkoneuvosto 28.5.2013 164 164 KIINTEISTÖPÄÄLLIKÖN PÄÄTÖSVALTUUKSIEN TÄSMENTÄMINEN INVESTOINNEIS- SA Kiinteistöpäällikön johtosäännön 6 mukaan hänen tehtävänään on mm. 6) toimia seurakunnan edustajana urakkaneuvotteluissa, työmaakokouksissa, turvallisuuskokouksissa ja -katselmuksissa, vastaanotto- ja takuutarkastuksissa Seurakuntatalon vesikattoremontin osalta kiinteistöjohtokunta on lisäksi päättänyt 6.3.2013 17, että suunnittelupalavereihin ja myöhemmin työmaakokouksiin osallistuvat kiinteistöjohtokunnan puheenjohtaja, talousjohtaja ja kiinteistöpäällikkö. Kirkkoneuvoston ohjesäännön 14 mukaan johtava viranhaltija päättää hankinnoista ja palvelujen ostoista sekä allekirjoittaa sopimukset kirkkoneuvoston vahvistaman tehtävä/toimialueen osalta hyväksytyn talousarvion puitteissa, jos hankinnan tai palvelun arvo on enintään kirkkoneuvoston vahvistama määrä. Kirkkoneuvosto on päättänyt 22.1.2013 18 hyväksymis- ja hankintarajoista, joka investointien osalta on 75.000 kiinteistöpäällikön ja talousjohtajan osalta. Investoinnin osalta riittävän joustava menettely on tarpeen. Kattourakan osalta varsinkin kesäaikana, jolloin luottamushenkilöhallintoelinten koollekutsuminen on hankalaa, on tarpeen että kiinteistöpäällikkö voi toimia riittävin valtuuksin. Lisätöiden osalta on kuitenkin todettava että kiinteistöpäällikön on hyväksyttävä lisätyötarjoukset ennen kuin niitä voidaan toteuttaa. Tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisessa maksuerätaulukossa suurin yksittäinen maksuerä on 38.000, joka arvonlisäveroineen on 47.120. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto vahvistaa aiemman 22.1.2013 18 päätöksensä kiinteistöpäällikön hankintarajojen ja hyväksymisvaltuuksien suhteen investointien osalta. Kn 164 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirja tarkastettiin tämän päätöksen osalta kokouksessa.

Kirkkoneuvosto 10/2013 28.5.2013 221 Kirkkoneuvosto 28.5.2013 165 165 TIEDOKSI 1. KIERTOKIRJEET Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A10/2013 A10/2013 Kirkon työpaikkatorin palvelu jatkuu Lisätietoja aiheesta löytyy osoitteesta: http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf kohdasta Palvelussuhde KiT:n yleiskirjeet 2013. 2. PAPPIEN TYÖVUOROLISTAT Järvenpään seurakunnan pappien työvuorolistat kesä-syyskuu lähetetään kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä, liite nro 165/2. 3. KANTTORIEN TYÖVUOROLISTAT Järvenpään seurakunnan kanttorien työvuorolistat jaetaan kirkkoneuvoston jäsenille kokouksessa, liite nro 165/3. 4. HEIKKI RUOKOSEN MATKARAPORTTI Heikki Ruokosen matkaraportti Prima Vista -kuoron Berliinin matkasta jaettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokouksessa, liite nro 165/4. 5. VEROTILITYKSET Tietoa Järvenpään seurakunnan verotilityksistä jaettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokouksessa, liite nro 165/5. Pj:n esitys: Merkitään tiedoksi. Kn 165 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

Kirkkoneuvosto 10/2013 28.5.2013 222 Kirkkoneuvosto 28.5.2013 166 166 KOLEHTISUUNNITELMA KESÄ ELOKUU 2013 Kirkkojärjestyksen (2:8) mukaan seurakunnassa tulee laatia suunnitelma vuoden aikana koottavista jumalanpalvelusten kolehdeista. Suunnitelman vahvistaa kirkkoneuvosto. Osan kolehdeista kirkkohallitus ja tuomiokapituli ovat määränneet ennakolta. Suunnitelma on ohjeellinen - jos esim. paikallinen juhla edellyttää muutosta, voidaan jonkin kolehdin kohdalla tehdä siirto seuraavalle jaksolle kirkkoherran viranhaltijapäätöksellä. Jampan seurakuntakodissa kerättävään kolehtiin noudatetaan samaa suunnitelmaa. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy kolehtisuunnitelman kesä elokuuksi 2013 liitteen nro 166 mukaisena. Kn 166 päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.

Kirkkoneuvosto 10/2013 28.5.2013 223 Kirkkoneuvosto 28.5.2013 167 168 167 OIKAISUVAATIMUSOHJEET Kn 167 Liitettiin pöytäkirjaan oikaisuvaatimusohjeet (KL 24 ja 25 luvut). 168 KOKOUKSEN PÄÄTÖS Kn 168 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.14.