Sisäisen valvonnan raportt, Kunnanjohtaja Hyrynsalmen kunta 30.12.2014 1. JOHDANTO Kunnallinen valvontajärjestelmä on jaettavissa sisäiseen ja ulkoiseen valvontaan. Sisäinen valvonta on jatkuva prosessi, joka ei ole erotettavissa jokapäiväisestä toiminnasta. Kunnan sisäinen valvonta on organisaation omaa, nimensä mukaisesti sisäistä, valvontaa ja sen järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Kuntalain 24 1 momentin mukaisesti kunnanjohtajan tehtäväksi on määritetty kunnan hallinnon, talouden hoidon sekä muun toiminnan johtaminen kunnanhallituksen alaisuudessa. Kunnanhallitus valvoo kunnan etua ja vastaa laillisuuden valvonnasta, jollei johtosäännössä toisin määrätä (Kuntalaki 23-24 ). Kunnan ulkoinen valvonta on nimensä mukaisesti kunnasta riippumatonta valvontaa ja sen tärkein osa on hallinnon ja talouden tarkastus eli tilintarkastus. Ulkoista valvontaa suoritetaan myös kuntalaisten ja valtion viranomaisten toimesta. Kuntalaisten suorittamaa valvontaa ovat lähinnä muutoksenhakujärjestelmän kautta tapahtuvat oikaisuvaatimukset ja kunnallisvalitukset. Suomen lainsäädäntöön sisältyy yleinen valitusoikeus. Viranomaisen päätöksestä, jolla asia ratkaistaan lopullisesti, saa yleensä aina valittaa. 1.1 KUNNAN SISÄINEN VALVONTA Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että kunnan toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa ja että lain säädöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja voimavarat turvataan. Sisäinen valvonta on keskeinen osa kunnan johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytäntöjä. Sisäisen valvonnan järjestäminen kuuluu kunnanhallitukselle. Sen toteuttamisesta vastaavat toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kunnan varojen käytöstä ja jotka toimivat viranomaisina. Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaavat esimiesasemassa olevat henkilöt, joiden varassa valvonta toimii. Koko henkilöstö vastaa sisäisien valvonnan toteutuksesta omien tehtäviensä ja niihin liittyvien valvontatoimien mukaisesti. Sisäinen valvonta jaetaan kolmeen osa-alueeseen. Näitä ovat sisäinen tarkkailu (henkilöstö), luottamushenkilöiden suorittama seuranta (Kh, tarkastuslautakunta) ja sisäinen tarkastus (Kj, johtoryhmä). Sisäinen tarkkailu on jokapäiväistä toiminnan ja varojen käytön seurantaa ja ennakointia. Johtovastuussa olevien henkilöiden tehtäviin kuuluu sisäisen tarkkailun toimivuuden seuranta. Keskeinen osa sisäistä tarkkailua on tehtävien jako, tehtävien vaihto (lyhyet sijaisuudet yms.), työnkulku, hyväksymisvaltuudet yms. Asianmukaisesti järjestetty sisäinen tarkkailu jokapäiväisenä tehtävänä ennakoi tehokkaasti virheitä ja tuloksetonta toimintaa. Sisäisestä tarkastuksesta ei ole erikseen säädetty nykyisessä kuntalaissa. Sisäiseen tarkastukseen sisältyy tehtävien hoidon laadun arviointia sekä tiedottamista siitä, että yhteisön toimintaperiaatteita ja -ohjeita sekä päätöksiä noudatetaan (toisin sanoen noudatetaan hyvää hallintotapaa).
1.2 Kuntalaisten ja valtion suorittama valvonta Kuntalaiset voivat suorittaa oma-aloitteista valvontaa. Kuntalaisten rooli valvojina on henkilön oikeusturvan kannalta perustava oikeus. Ko. valvonnan oikeutus on myös kunnan toiminnan verovaroin, ts. kuntalaisilta kerätyin varoin, tapahtuvaa toimintaa. Jokaisella kuntalaisella on siis oikeus valittaa kunnan toimielimen tekemästä päätöksestä kunnallisvalituksella. Kunnallisvalitus on ensisijainen keino hakea muutosta valtuuston päätökseen tai kuntayhtymän ylimmän tai ainoan toimielimen päätökseen. Kunnallisvalituksen rajoitetut valitusperusteet tekevät siis valituksesta laillisuusvalituksen. Kunnallisvalituksen voi tehdä seuraavilla perusteilla: 1. päätös on syntynyt virheeilisessä järjestyksessä, 2. päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai 3. päätös on muuten lainvastainen. 2. RAPORTTI Sisäisen valvonnan toiminnot ovat: Seuranta ja valvonta, tieto ja tiedonvälitys, valvontatoimenpiteet, riskienhallinta ja valvontaympäristö. Kunnanjohtajan raportin liitteenä ja lähtöaineistona ovat toimijakohtaiset raportit sekä keskeisten konserniyhtiöiden raportit pois lukien hallintopalvelut, jonka raportti on sisällytetty suoraan tähän raporttiin. 2.1 Valvontaympäristö Hyrynsalmen kunnan valvontaympäristö, eli organisaation periaatteet ja arvot jotka muodostavat työntekijän ja organisaation suunnan ja tietoisuuden valvonnasta ja sen tarpeesta. Esimiesten vastuulla on huolehtia sisäiselle valvonnalle myönteisen ilmapiirin luomisesta omalla vastuualueellaan. Henkilöstön on ymmärrettävä valvonnan merkitys, heidän tulee noudattaa annettuja ohjeita ja määräyksiä sekä edistää organisaation tavoitteiden toteutumista omilla toimillaan. Valvontaympäristö (eli henkilöstö) on sisäistänyt sisäisen valvonnan ja hyvän hallnnon periaatteet riittävällä tasolla. Huolimatta siitä, että ohjeistus sisäisestä valvonnasta puuttuu, on toiminnan seuranta, kustannustietoisuus ja vaikuttavuuden arviointi hyvää. Parantamista on sisäisen valvonnan jokapäiväistämisessä ja eriyttämisessä ulkoisesta valvonnasta (tilintarkastus). Hyvän hallnnon periaatteet ovat yleisesti käytössä mutta niiden seurannassa ja analysoinnissa on puutteita (esim. asia kas tyytyväisyyskyselyt). Valvontaympäristön puute on myös ohjeistuksen
(hallntosääntö, johtosääntö yms.) puutteet, jotka on korjattava vuoden 2015 aikana esim. toimivaltamäärittelyjen osalta. Päätöksenteko on avointa ja läpinäkyvää sekä keskustelevaa. Valvontaympäristön heikkous on kriittset tehtävät, esim. laskutus, joihin ei ole osoittaa osaavaa henkilöstöä toimenhaltijan sairastuessa esim. äkilisesti. Esteellsyysasioihin tulee kiinnittää tulevaisuudessa huomiota. 2.2 Riskienhallnta Riskienhallinnan tarkoituksena on arvioida riskien merkittävyyttä ja niiden toteutumisen todennäköisyyttä sekä arvioida riskien hallitsemiskeinoja. Hyrynsalmen kunnan riskianalyysi on ollut vuodelle 2014 tekemättä. Johtoryhmä on 15.12.2014 kokouksessaan määrittänyt koko kuntaa koskevat riskit alustavalla tasolla. Riskikartoitus ilman toimenpide-esityksiä esitetään litteenä. Hyrynsalmen kunnan riskikartoitus on alustava. Sitä tulee täydentää vuoden 2015 alkupuoliskolla koko konsernin laajuiseksi sekä siihen on täydennettävä kartoitusta seuraavat toimenpiteet ja niiden aikataulu ja vastuuhenkilöt. Merkittävimpiä riskejä ovat: ikääntyvä kiinteistökanta organisaation ikääntyminen ja sijaisjärjestelyjen puute hallnto-oikeusvalitusten taloudellset riskit (sopimus- ja vastuuriskit) ohjelmistoriskit (Dynastyn seuraaja ja sen viivästyminen) palkkahallnnon, kirjanpidon ja tietohallnnon ulkoistaminen vanhentunut taloushallnnon järjestelmä pilaantuneet maa-alueen, pohjavesiriski 2.3 Valvontatoimenpiteet Valvontatoimenpiteillä pyritään ehkäisemään ja havaitsemaan virheitä ja väärinkäytöksiä. Valvontatoimenpiteet koostuvat esimiehen suorittamasta jatkuvasta seurannasta sekä erikseen rakennetuista laskentatoimen taloudenhoitoon liittyvistä kontrolleista. Valvontatoimenpiteinä, jokapäiväisen seurannan ja keskustelevan työkultuurin lisäksi, toimialat ovat tehneet pistokoeluontoisen tarkastuksen alaistensa tekemiin viranhaltijapäätöksiin. Sivistyspalveluiden ja Teknisten palveluiden osalta ei tarkastuksessa ole havaittu olennaisia puutteita. osa raportin johtopäätöksistä on muodostettu emo tarkastuksissa tehtyjen havaintojen perusteella. Kehityspäällkön tekemistä viranhaltijapäätöksistä on tarkastettu seuraavat: hankinnat: ei hankintapäätöksiä vuonna 2014 henkilöstöpäätökset: ei henkilöstöpäätöksiä vuonna 2014 yleiset päätökset 3 kpl: 23.12.2014 3/2014 Easy-Lift Oy / Monihall A:n kylmävaraston vuokraus 102,5 m2 23.12.2014 2/2014 Elom Oy:n vuokrasopimus ajalle 19.1.2015-8.5.2015
7.1.2014 1/2014 Varastohalln vuokraus Sivistyspalveluiden päällkkö yleiset päätökset 4 kpl: 13.6.2014 4/20 14 Perusopetuksen määräaikaisen kotitalouden lehtorin valinta 10.6.2014 3/20 14 Perusopetuksen määräaikaisen tuntiopettajan valinta 10.6.2014 2/2014 Perusopetuksen määräaikaisen tuntiopettajan valinta 12.3.2014 1/2014 Päivähoidon ohjaajan viransijaisen valinta Teknisten palveluiden päällkkö hankinnat 2 kpl: 14.7.2014 2/20 14 Hyrynsalmen terveyskeskuksen hoivaosaston automaattisen vesisammutuslaitteiston suunnittelun ja asentamisen urakkatarjousten hyväksyminen 12.3.2014 1/2014 Jäteastioiden tyhjennyssopimus 1.1.2014 alkaen henkilöstöpäätökset 3 kpl: 1. 12.2014 4/2014 Kiinteistön varallaolon järjestäminen, muutospäätös 6:ään 2.7.2014 3/20 14 Palveluesimiehen viransijaisuuden täyttäminen 13.2.2014 2/2014 Winterhome lomakotimessujen aikaiset työvapaat 1/2014 - numerolla ei päätöstä yleiset päätökset 8 kpl,joista pistokoeluontoisesti seuraavat: 12. 12.2014 8/2014 Asuntotontin vuokraoikeuden siirto / Heikkinen Kari ja Heikkinen Olga 13.11.20146/2014 Kiinteistöhoidon varallaoloaikana tehtävän työn minimiajasta päättäminen 8.8.2014 4/2014 Asuntotontin vuokraoikeuden siirto / Kurkinen Herkko ja tolonen Hanna-Kaisa 14.5.2014 2/2014 Lupa kaukolämpöjohdon sijoittamiseen Tarkastetuissa päätöksissä ei ole havaittu puutteita. 2.4 Tiedonvälitys ja raportointi Tiedonvälittämisen ja raportoinnin on varmistettava luotettavan, tarkoituksenmukaisen ja oikea-aikaisen informaation tuottaminen päätöksenteon tueksi. Myös organisaation työntekijät tarvitsevat olennaista ja oikea-aikaista tietoa tehtäviensä hoitamiseksi. Sisäisen viestinnän tulee olla tehokasta ja koko henkilöstön kattavaa. Kirjanpitotiedon tulee olla täydellistä ja oikeaa. Kuntaorganisaatio on perinteisesti mielletty linjaorganisaatioksi, jossa tieto kulkee esimieheltä alaiselle kunnanjohtajasta työntekijään. Nykyisessä alati muuttuvassa ympäristössä tämä toimintatapa ei välttämättä ole riittävän tehokasta ja nopeaa. Nykyorganisaation johtamien on enenevässä määrin syväjohtamista, eli tiivistettynä, johda niin kuin haluaisit itseäsi johdettavat. Tämä asettaa esimiehile haasteita mutta mahdollstaa työntekijöile mahdollsuuden käyttää alaistaitoja, eli ottaa kantaa rakentavasti parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttamiseksi.
l',/1/ Tiedonvälityksessä Hyrynsalmen kunnassa on pitkälti toimittu kuten aina ennenkin. Eli esimies antaa ohjeet ja työntekijät toteuttavat ne. Kehittämisen arvoista on korostaa itseohjautuvuutta, kuten on jo ilahduttavassa määrin kunnassamme myös tehty. 2.5 Seuranta ja valvonta Sisäisen valvontajärjestelmän toiminnan seuraaminen tulee olla jatkuva prosessi ja sen tulee tapahtua luontevasti ja samanaikaisesti muun toiminnan ohella. Järjestelmän toimintaa voidaan tilanteen mukaan arvioida erillisillä arvioinneilla sekä säännöllisillä johtamis- ja valvontatoimilla. Jatkuvia seurantatoimenpiteitä ovat mm. tavalliset johtamistoimet, toimintaraportit, täsmäytykset, vertailut ja muut rutiinitehtävät. Hyrynsalmen kunnan rutiniseuranta on toteutettu asiallisesti, talouden raportointi on riittävän ajanmukaista, johtamistoimien painopiste on johtoryhmä työskentelyn osalta keskustelevassa kulttuurissa, jossa kannustetaan ennalta keskustelemaan asioista ja hakemaan ratkaisuja muiden resursseja hyväksikäyttäen parhaan mahdollisen ratkaisu saavuttamiseksi. Talouden ennusteiden osalta kunnan käytettävissä oleva järjestelmä on alikehittynyt eikä anna keskeisiä tunnuslukuja automaattisesti. Positiivisen seurannan kultuuri on Hyrynsalmen kunnassa olemassa. Sisäinen tarkkailu on toimivaa ja jatkuvaa. Hallinnollisissa päätösketjuissa on korostettu hyvän hallnnon periaatteiden mukaista menettelytapaa sekä aktiivista puuttumista. Talouden seuranta raportoitin kunnanhalltukselle neljännesvuosittain elokuussa käyttöön otetun vuosikellon mukaisesti. Hyrynsalmen kunnan vuosikello KHlHyvinvoint ih rt I)inus Käyttö s uunniteiniat Veroprosentlt alkclvjlle vljl)del1~ L'lutakuritlen tòlollsjivloesitytset 31.10. intf1nessj Talous-ja toiinintaljportti 1-9... KH I Tii npä;;töi., t l)irn nt,li.~rtornus 31.3, Ilenn ssä T.:lous.JíI toimintdr JPQitti 1-3 1 Ta!ousar, iora,~ini KV ITJloud-:iija toirnfnn,m S"lJlmnitt t? tus e n~inajri ff-- Str at~gis~t I njaul\set (kunta strategia jj ~'fv mflíllt k~rt(\nius) h:.r;.. j'.:' :L:í)!.1 suljtttlj Kuva 1! Hyrynsalmen kunnan vuosikello KuntJ5trategl.inJa J h'i'lïnvo int ke rtonìur..en p;jiv ttjmistarp. ~t (hmtjlàist 1\ J~'1 henk!!östön osallst~~inine!n) KV / H~"iinvolr,ti~ kertomuksen ar' iointi --i
Viranhaltijatasolla tulojen ja menojen kehittymistä seurattin kuukausitasolla. Vuonna 2014 otettin käyttöön kunnanjohtajan katsaus -menettely osana kunnanhallituksen kokouskäytäntöä, jossa yhtenä kokonaisuutena raportoidaan myös talouden kehittymistä kirjaliisin ja suuliisin esityksin. Ko. menettelyyn sisältyy myös toiminnan ja talouden arvioiminen sekä valmistelussa ja päätökseen tulevien asioiden tiedottaminen. ~~~- Hyrynsalmella 30.12.2014 Ari Nurkkala Kunnanjohtaja
HYRYNSALMEN KUNNAN TOIMIALOITTAIN TEHDYT RISKIKARTOITUKSET JA TOIMENPITEET Tämän kyselyn tavoitteena on selvittää kunnan riskienhallinnan nykytila. Pyydämme Teitä vastaamaan oheisiin kysymyksiin toimialanne osalta. Toimiala / Tulosalue Tulosyksikkö Laatijat Päiväys Sivuja Koko kunta Johtoryhmä 15.12.2014 2 Lautakunt Milloin lautakunta on viimeksi käsitellyt riskienhallintaan liittyviä Tehty ",;,,,' ',,,,,-;,c: riskikartoitus w//?d~?';',-- (aihepiiri"johon -,_g:ù~ kártoituspnc ~ - --Jt t:;::gj~ FifNûosi~'õllo' kohäistèttu)d " " "". ~i à~ u (Tässä sarakkeessa mainitut riskityypit ovat 2014 esimerkke 'ä, lisää tarvittaessa rive 'ä. Toimintariskit - ikääntyvä kiinteistökanta Kunnanjohtaja ja toimialojen päälliköt 2015 alkaen Henkilöriskit. organisaation ohuus - ei pysyviä sijaisjärjestelyjä - työmitoituksetlkuormittavuus - ikääntyminen / kouluttamattomuus Rahoitusriskit - luotonhallinta, asiantuntijan puuttuminen - hall into-oikeusvalitukset - ikääntyvä kiinteistökanta - valtionosuusjärjestelmän muutokset Sopimus- ja vastuuriskit - hall into-oikeusvalitukset - konsulttitoimeksiantojen sisältämät vastuut Hallinnolliset riskit - sijaisjärjestelyt - Dynasty-ohjelman vaihtaminen - palkkahallinnon, kirjanpidon ja tietohallinnon ulkoistaminen BDO Audiator Oy 1/2
Tehty. riskikartoitus (aihepiiri, johon kartoitus on Vuosi,jolloiri,~,...;C" 'd."", ".;.,......, " ;'.~. ;:b V ftuuhejkilö Toteutusk~hdi~~tt~).c "kartoitus oritehtyip :;;i.~- ;~.; l:+ ff\;,:"~, :i ;~ ",. "::-;;/!:f: \- ~ t;: ~ ~K i":.-:.1 ~a?:"" ;:; -: ") 0:,'_ '.tt;. ci!.'%,&)5ns';r)i,;,",0i';,;.,';" i~fkârtoitustã\sèurarineet,toi menpiteet '!illikatåùlu Tietoriskit palkkahall innon, kirjanpidon ja tietohallinnon ulkoistaminen.'i Tietotekniikkariskit - data kaukana (Kajaanissa) Raportointiriskit vanhentunut taloushall innon järjestelmä Ympäristöriskit - pilaantuneet maa~alueet, pohjavesiriski Omaisuuden vahinkoriskit - vanha kiinteistökanta - ilkivalta BDO Audiator Oy 2/2
Hyrynsalmen kunta 16.12.2014 SISÄINEN TARKASTUS / ELlNKEINO- JA MATI(AILUPALVELUT Sisäinen tarkastus on suoritettu tänään 16.12.2014. Tarkastuksessa on käyty läpi hallintoa, johtamistapaa, toimivaltaa, vastuita, valmistelua, päätöksentekoa, valvontaa, esteellisyyksiä, asiahallintaa ja arkistointia. Tarkastus on suoritettu pistokokeina. Hallinto Havainnot: Winterhome-hankkeen ohjausryhmän kokouksen 14.10.2014 esityslistat ja asialista on laadittu asianmukaisesti ja pöytäkirjan tarkastus on suoritettu rahoittajan hyväksymällä tavalla. Hankkeen projektipäällikkö Hanna Linjala on hoitanut hankkeen asiahallinnon tarkoituksenmukaisesti ja hyvin. Arkistoinnin hoitaa kuitenkin arkistonhoitaja Pirkko Ohtonen. Viranhaltijapäätös 07.01.20141 päätös on asianmukainen. Viranhaltijapäätös 25.02.2014, päätös on asianmukainen. Suopotkupallon MM-kisojen (18.07. -19.07.2014) sopimukset on valmistellut Eeva-Liisa I(emppainen. Sopimuksissa ei ole huomauttamista. Sopimuksista ei ole kuitenkaan tehty kehityspäällikön tai kunnanjohtajan viranhaltijapäätöksiä. Hallintoa on hoidettu siten, että vaarallisia työyhdistelmiä ei pääsisi syntymään. Tarkastuksessa ei ole myöskään tullut esille esteellisyyksiä. Toimivallan ylityksiä ei ole havaittu tässä pistokokeina suoritetussa tarkastuksessa. Laskujen tarkastus ja maksaminen Havainnot: Laskut tarkastaa toimistosihteeri Pirkko Ohtonen ja hyväksyy toimitusjohtaja Pekka Oikarinen Hankinnat: Ei ole suoritettu hankintoja, joita olisi pitänyt kilpailuttaa. Hyrynsalmi 16.12.2014 Hyrynsalmen kunta Elinkeino- ( mcitkailupalvelut ~,\,,, Pekka Oikarinen I(ehistyspäällikkö
SISÄISEN VALVONNAN RAPORTTI SIVISTYSPALVELUISTA HALLlNTO- JA JOHTAMISTAPA: Sivistyspalvelujen tulosyksiköissä on noudatettu hyvän hallinnon periaatteita (mm. yhdenvertaisuus ja puolueettomuus päätöksenteossa ja asiakaspalvelussa). Esimiehet ovat seuranneet tulosyksikkönsä talouden toteutumista ja toimineet vastuullisesti tehtävässään. Puutteena on se, että kaikkia viranhaltijapäätöksiä ei ole tehty Dynastyjärjestelmään, esimerkiksi virkamääräyksen antaminen on katsottu olevan riittävä osoitus päätöksestä. Esimerkiksi kouluilla lyhytaikaisten sijaisten paikkaamisessa virkamääräyksen antamisen tulisi olla riittävä osoitus päätöksestä. Hallinto- ja johtosäännöt tulee päivittää erityisesti päivähoidon osalta. Esimies (päivähoidon ohjaaja) ei tee tällä hetkellä henkilöstöpäätöksiä, vaan ne menevät suoraan palvelujen päällikölle. Tämä on aiheuttanut ongelmatilanteita esimerkiksi lomia vahvistettaessa. Sama tilanne on laskujen hyväksynnässä, esimies toimii tarkastajana ja hyväksyjänä päällikkö. Erityisesti päivähoidon ohjaajan päätöksentekoa ovat tukeneet sivistyslautakunnan tekemät linjaukset (mm. päivähoidon ostaminen toisesta kunnasta). Vaarallisten työyhdistelmien syntyminen on estetty siten, että usealla henkilöllä on mahdollista tehdä asiatarkastus sekä tapahtumien hyväksyminen. Vaikka olemmekin pieni organisaatio, tämä ei ole ongelma. Kaikki viranhaltijapäätökset on viety nähtäväksi lautakunnan kokouksiin, jolloin lautakunnalla on ollut mahdollisuus ottaa ne käsiteltäväksi. Toistaiseksi yhdenkään päätöksen kohdalla ei ole näin menetelty. Päätökset ovat olleet nähtävinä kunnanviraston aukioloaikana lain edellyttämällä tavalla. TARKASTETUT VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET: Moisiovaaran koulun rehtori, poissaolopäätös 20140004 ei huomautettavaa Moisiovaaran koulun rehtori, vuosilomapäätös 20140020 ei huomautettavaa Yhtenäiskoulun vararehtori, poissaolopäätös 20140012 ei huomautettavaa
Raportti sisäisen tarkkailun ja sisäisen valvonnan sekä seurannan tilanteesta Hyrynsalmella Ympäristölautakunnan osalta sisäinen tarkkailu työpaikalla toimii hyvin ja sitä tehdään jatkuvana työnteon yhteydessä kaikilla tasoilla, asioita tuodaan herkästi keskusteluun jos on havaittu jotain, tämä on erinomainen ilmiö (kentän työntekijät, toimistotyöntekijät, työnjohto ja osastopäällikkö osallistuvat aktiivisesti), resurssiseurantaa tehdään myös taloushallinnon ohjelmistolla ennen hankintojen tekoa, työntekijäresurssien systemaattinen seuranta? sisäinen tarkkailu lautakunnassa toimii nähdäkseni kohtuullisesti, lautakunnassa on muutamia aktiivisia henkilöitä jotka tuovat havaintojaan keskusteluun, jäsenistön osalta keskusteluaktiivisuutta saisi olla enemmänkin sisäinen tarkastus ei ole ollut käsittääkseni aivan säännöllistä vaan niveltyy hallintokunnan ulkoisen tarkastuksen yhteyteen (talouden seuranta). Ympäristölautakuntaa ja sen alaista toimintaa koskien ulkoista tarkastusta tehdään Tarkastuslautakunnan sekä kh:n ja kv:n (talouden seuranta) toimesta, tämän toimivuus on kohtalainen, parhaat tulokset saataisiin kun tehtäisiin oma ohjelma sisäiseen tarkastukseen mielestäni raportointivelvoitteet on Hyrynsalmella selkeästi kohdistettu ja niistä vastaavat henkilöt myös tekevät raportoinnin, itse käytän toki paljon apuna henkilöitä joilta tarvittava tieto on parhaiten hallussa, ts. teemme raportointien yhteydessä tiivistä ryhmätyötä (toimistohenkilöstö - työnjohto - osastopäällikkö ja tarvittaessa kenttähenkilöstö) hyvän hallinnon toteutumista ei ilmeisesti mitata mitenkään (asiakaskyselyt?) jokainen toki pyrkinee hoitamaan työnsä ko. periaatteiden mukaisesti, tähän osa-alueeseen voisi olla koulutustarvetta hyvän johtamistavan toteutumista ei ilmeisesti mitata (työntekijäkyselyt ja palautteet?) hyvään johtamiseen toki pyritään, tässä asiassa myös koulutus voisi olla hyvä asia, mielestäni johtamisessa voisi tulla aina paremmaksi ja hyvä johtaminen lisää työpaikalla ihmisten motivaatiota (tuottavuus / tulokset) sekä mahdollistaa positiivisen ilmapiirin, emo lisää ihmisten jaksamista hyvä hallinto ei toteudu aina vastuutuksissa / roolien hoitamisissa (onko työtekijöiden ja johtajien roolit selkeät?) ulkoinen valvonta tilintarkastuksessa on rutiinia, kuntalaisten toimesta tapahtuva ulkoinen valvonta on Hyrynsalmella aktiivista hallinnollinen / päätösten valvontaa ei suoriteta aktiivisesti, tähän voisi ottaa pistokoe käytännön, päätökset menevät kyllä rutiinin mukaisesti hyvin tiedoksi oikeille tahoille mutta aikaa ei välttämättä ole oikeellisuuden tarkasteluun luottamushenkilöiltä voisi tulla enemmänkin visioita ja tulevaisuuden suuntaviivoja (niitä varmasti heiltä löytyy) / aktiivisuutta voisi nostaa, samalla se ehkä helpottaisi ja luontevoittaisi heidän valvontavastuuta tilivelvollisuus ja sen merkitys sekä tilivelvollisen rooli olisi hyvä tuoda luottamushenkilöiden ja uusien virkamiesten koulutuksessa esille vaarallisiin työyhdistelmiin joutuu mielestäni helposti, tätä ei oteta riittävästi huomioon (esim. yhdistelmätehtävät sekä päätökset jotka koskevat lähipiiriä / sukulaisia / tuttavia, pienellä paikkakunnalla virkamiehen jolla on monta roolia tulisi olla henkilö jolla ei olisi näitä tekijöitä lähellä liikaa hallintosäännöt ja ohjeet ovat pääsääntöisesti selkeät ja niitä noudatetaan hyvin, olen huomannut kuitenkin että sääntöihin ei ole määritelty yksiselitteisesti määritelty tai määrittely puuttuu kokonaan aivan kaikkea tarpeellista, esim. rekrytoinnin osalta toimivalta ei ole
päätöksenteko prosessin sisäistä valvontaa ei nähdäkseni suoriteta erillisesti tai systemaattisesti, tähän voisin luoda esim. oman järjestelmän pistokoe periaatteella päätöksenteko on sinällään meillä avointa ja läpinäkyvää, asioista kyllä keskustellaan ennen päätöksentekoa, päätöksentekoa ohjaavaa lainsäädäntöä ja ohjeistusta noudatetaan meillä hyvin (päätöksenteonprosessi vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko, toimeenpano jne), lautakunnan koulutus on tärkeää (vastuiden tiedostaminen ja hyvän sekä oikean hallinnon osaamisen riittävä taso) viranhaltijapäätöksissä noudatetaan myös hyvin ohjeistusta mm. oikea viranomainen käsittelee (toimivalta) / perustelee (valmistelu) viranhaltijapäätöksistä tiedottaminen (nähtävillä olo, tiedoksiannot, esteellisyys, päätöksenteon oikea järjestys) lakien ja ohjeistuksen mukaisilla tavoilla toteutuu Ympäristölautakunnassa hyvin täytäntöönpanossa ollaan oltu ilmeisen varovaisia ja ennakoivia, koen että tällä hetkellä tämä asia on tasapainossa ja lait sekä ohjeistus huomioidaan asian mukaisesti esteellisyys on asia minkä tiedostaminen jokaisen on tehtävä henkilökohtaisesti, tästä olisi suotavaa myös koulutusta asian osaamiseen (varmistetaan kaikkien päättäjien riittävä tietotaito tässä) arkistointi meillä toimii sinällään hyvin ja tieto niistä kyllä löytyy, mutta jonkin verran ongelmia on aiheuttanut se että arkiston käytöstä ja niistä löytyvästä aineistosta vastaavan henkilöstön pois ollessa tiedon saaminen, tähän ratkaisu saadaan pienellä omalla keskinäisellä koulutuksella Edellä mainitut päätöksentekoon liittyvät havainnot / asiat on tehty tarkastelemalla mm. seuraavia päätöksiä; viranhaltijapäätös 1.12.2014 4 / henkilöstöpäätös, kiinteistön varallaolon järjestäminen Ymp.lautakunnanpäätös 18.12.2014 83 / Kivivaara - Peuravaara tuulivoimaloiden rakennuslupien oikaisuvaatimus viranhaltijapäätös / rakennusluvat 2014-30 - 2014-42 / Kivivaara - Peuravaara tuulivoimaliden raken nuslupapäätökset
Kiinteistö Oy Ahmahaka 16.12.2014 SISÄINEN TARI(ASTUS / KIINTEISTÖ OY AHMAHAKA Sisäinen tarkastus on suoritettu tänään 16.12.2014. Tarkastuksessa on käyty läpi yhtiön hallintoa, johtamistapaa, toimivaltaa, vastuita, valmistelua, päätöksentekoa, valvontaa, esteellisyyksiä, asia hallintaa ja arkistointia. Tarkastus on suoritettu pistokokokeina: Hallinto /hallituksen kokous 06.05.2014 Havainnot: Kokoukseen on laadittu esityslista päätösesityksineen, joka on lähetetty yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Kokouksesta on laadittu pöytäkirja, joka on asianmukaisesti tarkastettu ja allekirjoitettu. Havainnot: Hallintoa on hoidettu siteni että vaarallisia työyhdistelmiä ei pääsisi syntymään. Tarkastuksessa ei ole myöskään tullut esille esteellisyyksiä. Laskujen tarkastus ja maksaminen Havainnot: Laskut tarkastaa toimistosihteeri Ritva Anttonen ja hyväksyy toimitusjohtaja Pekka Oikarinen ja toimistosihteeri Ritva Anttonen maksaa laskut. Havainnot: Laskuja maksettu Tili-Pajala Oy:n osalta täysimääräisenä vaikka yritys ei ole kuulunut ennakon perintärekisteriin. Vesilasku 10.12.2014/ Vesi-Mega Oy, lasku on asianmukainen ja tarkastettu. I(iinteistön hoitolasku 10.11, lasku on asianmukainenja tarkastettu Hankinnat: Hallituksen kokous 17.11.2014/ 7 jätteen kuljetussopimus Hallitus hyväksynyt jätteen kuljetussopimuksen I(eski-Kainuun kuljetuksen kanssa, sopimus voimassa toistaiseksi. Palvelua ei ole kilpailutettu. Hyrynsalmi 16.12.2014 Kiinteistö Oy Ahmahaka kl (j.l- Pekka Oikarinen Toimitusjohtaja
Kiinteistö Oy Hyrynsalmen Virastotalo 16.12.2014 SISÄINEN TARKASTUS / EliNKEINO SisäiNen tarkastus on suoritettu tänään 16.12.2014. Tarkastuksessa on käyty läpi yhtiön hallintoa, johtamistapaa, toimivaltaa, vastuita, valmistelua, päätöksentekoa, valvontaa, hallintaa ja arkistointia. esteellisyyksiä, asia Tarkastus on suoritettu pistokokeina: Hallinto: Hallintoa on hoidettu siten, että vaarallisia työyhdistelmiä ei pääsisi syntymään. Pistokoemaisesti suoritetussa tarkastuksessa ei ole havaittu esteellisyyksiä. Hallituksen kokous 06.03.2014 Havainnot: Kokoukseen on laadittu asialista, kokouksesta on laadittu pöytäkirja, joka on asianmukaisesti tarkastettu ja allekirjoitettu. Laskujen tarkastus ja maksaminen Havainnot: Laskut tarkastaa toimistosihteeri Ritva Anttonen ja hyväksyy toimitusjohtaja Pekka Oikarinen ja toimistosihteeri Ritva Anttonen maksaa laskut. Lasku 19.11.2014 (laskun numero: 14220), lasku maksettu Tili-Pajala Oy:lle täysimääräisenä vaikka yritys ei ole kuulunut ennakon perintärekisteriin. Lasku 18.12.2014/ JarMotor Oy 35,00 euroa, vastaanottomerkintä on epäselvä. Laskujen tarkastukseen on kiinnitettävä huomiota. Hyrynsalmi 16.12.2014 Kiinteistö Oy HYRYNSALMEN VIRASTOTALO Iwu Ú.L- Pekka Oikarinen Toimitusjohtaja
Vesi-Mega Oy Yhtiön perustehtävät: Vesi- ja lämpöhuoltopalveluiden tuottaminen Hyrynsalmen kunnan taajamassa ja Ukkohallan 10 ma -asu ntoa lueella. Toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen: Keväällä 2014 saneerattiin osa Asemantien viemäröintiä pätkä-sujuttamalla noin 430 m. Saneeraus johtui viemäriverkon huonosta kunnosta, joka ilmeni lukuisina viemärin tukoksina talven aikana. Saneerausta ei olut vuoden investointiohjelmassa, kustannus noin 35 000. Työ rahoitettiin kassavaraoin. Kaukolämpöverkostoa rakennettiin kesän 2014 aikana noin 550 m, rakentaminen mahdollisti Haapatien rivitalojen ja ent. metsurien talon liittämisen kaukolämpöön. Lisäksi kaukolämpöön liitettiin neljä omakotitaloa. Rakentamiskustannus noin 40 000 Hyrynsalmen taajamassa kaikki rivi- ja kerrostalot on liitetty kaukolämpöön lukuun ottamatta sähkölämmitteisiä taloja. Verkostojen rakentaminen oli yhtiön i nvesto intiohjelmassa. Ukkohallan biolämpökeskus hanke ei ole edennyt, yhtiö odottaa kaavallisia ratkaisuja ja sen myötä lisää kiinteistöjä kaukolämpöasiakkaiksi. Ydinalueen lämmön vuosittainen lämmönkulutus on vielä liian pieni taloudellisesti kannattavaan biolämmön tuotantoon. Taloudelliset tavoitteet. Yhtiö on rahoittanut kaikki investoinnit kassavaroin. Kuntarahoituksen lainaa yhtiöllä oli 31.10.2014 130772, vuoden lopussa lainaa on jäljellä noin 100000. Yhtiön rahoitusvalmius on ollut suhteellisen hyvä. Hallinto: Yhtiön hallitus on kokoontunut vuoden aikana 3 kertaa. Vuoden 2013 tilintarkastuksen suoritti 02.06.2014 Simo Paakkola BDO Yhtiötarkastus Oy. Riskit: Suurimpana taloudellisena riskinä pidän vesi- ja lämpölaskutusta varsinkin vuoden vaihteessa, laskutus on yhden toimistosihteerin vastuulla ja hallinnassa. Toimistovirkailijan tapaturma tai vakava sairastuminen aiheuttaisi vuodenvaihteessa ja muulloinkin välittömän kassakriisin. Hyrynsalmella 16.12.2014 ~-~~?i~---"7'-- ( ~ ~~7~~ne;:--~ toim.joht