SIPOON SUOMALAINEN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA SEURAKUNTANEUVOSTO Kokousaika 3.2.2015 klo 18.00 21.17 Kokouspaikka Kirkonkylän srk-talo, Iso Kylätie 1, 04130 Sipoo Läsnä: Anu Aalto Tuomas Alaterä Kaarlo Kuntsi Mervi Lehikoinen Riitta Nissinen Marita Oksman Salla Saari Maija-Liisa Sahlbom Jussi Silventoinen Mikko Vainioranta Heikki Vestman (saapui klo 18.44, 6 ) Poissa: Heidi Heikkilä Hannu Maliniemi Ulla Siirto Asiat 1-18 Allekirjoitukset Juha Ilonen, puheenjohtaja Elisa Varkemaa, pöytäkirjanpitäjä Paikka ja aika: Sipoossa 5.2.2015 Anu Aalto, pöytäkirjantarkastaja Tuomas Alaterä, pöytäkirjantarkastaja
Esityslista 1 _ 1 Kokouksen avaus ja alkuhartaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.08 ja piti alkuhartauden. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kutsu kokoukseen on toimitettu jäsenille postitse n ohjesäännön mukaisesti (1:2) viimeistään viisi (5) päivää ennen kokousta. Kokouskutsu esityslistoineen on lähetetty tiistaina 27.1.2015. Kirkkolain mukaan (KL 7:4) seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla oli 11/13 seurakuntaneuvoston jäsentä. 3 Pöytäkirjan tarkastajat n ohjesäännön mukaisesti (1:6) pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjan tarkastajat valitaan aakkosjärjestyksen mukaisesti. He toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Anu Aalto ja Tuomas Alaterä. He toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. 4 Sihteerin valinta n ohjesäännön mukaan (1:6) Kokouksen pöytäkirjaa pitää seurakuntaneuvoston tähän tehtävään valitsema sihteeri, joka voi olla seurakunnan tai seurakuntayhtymän viranhaltija. Aikaisempina kausina tehtävään on valittu seurakuntasihteeri. Hänen estyneenä ollessaan puheenjohtaja on kutsunut sijaiseksi sihteerin seurakunnan muista työntekijöistä. valitsee seurakuntaneuvoston sihteeriksi seurakuntapastori Elisa Varkemaan kaudeksi 2015-2018. Varkemaa toimii kirkkoherran pääsääntöisenä vuosilomansijaisena. Hänen estyneenä ollessaan puheenjohtaja kutsuu sijaisen seurakunnan muista työntekijöistä.
Esityslista 2 _ 5 Pöytäkirjan nähtävänä olo Pöytäkirja on tarkastamisen jälkeen pidettävä yleisesti nähtävänä Kirkkolain mukaan (KL 25:3) siten, kuin siitä on seurakunnan ilmoitustaululla ennakolta ilmoitettu. Kokouksen tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä 10.2.2015 23.2.2015 välisenä aikana kirkkoherranvirastossa viraston aukioloaikoina. 6 Esityslistan hyväksyminen Esityslista on toimitettu kokouskutsun mukana. Kokouksen esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. 7 Varapuheenjohtajan valitseminen Kirkkojärjestyksen (KJ 10:12 1 mom.) mukaan n puheenjohtajana on seurakunnan kirkkoherra ja varapuheenjohtajana neuvoston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa keskuudestaan valitsema jäsen. valitsee varapuheenjohtajan vuosiksi 2015-2016. n varapuheenjohtajaksi valittiin vuosiksi 2015-2016 Mervi Lehikoinen. 8 Kirkkoherran päätösluettelo Otteet kirkkoherran päätösluettelosta (Liite 1 ja 2) ja ote kirkkoherran sijaisen päätösluettelosta (Liite 3) on toimitettu seurakuntaneuvostolle tiedoksi.
Esityslista 3 _ merkitsee kirkkoherran ja kirkkoherran sijaisen päätösluettelootteet tiedoksi. 9 Muistioita 1. Suurella sydämellä tapaamisen 12.12.2014 kokousmuistio (Liite 4) 2. Porvoon seurakuntarakenneselvityksen henkilöstötyöryhmän kokousmuistio 27.1.2015 (Liite 4.1) 3. Diakonian työryhmän kokousmuistio 2.2.2015 (Liite 4.2) merkitsee tiedoksi edellä mainitut muistiot. 10 Tiedoksi 1. Sipoon suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvoston ohjesääntö (Liite 5) 2. Sipoon seurakuntayhtymän perussääntö (Liite 6) 3. Verotulot I-XII/2014 (Liite 7) 4. Porvoon rovastikunnan seurakuntarakenneselvitys 12.5.2014 (Liite 8) 5. Kehittämiskonsultti Sami Lahtiluoman selvitys Sipoon seurakuntien ja seurakuntayhtymän nykyisestä tilanteesta ja tulevaisuuden näkymistä osana Porvoon rakenneselvitystä 22.1.2015 (Liite 9) merkitsee tiedoksi edellä jätetyt asiat. 11 Toimistosihteerin viran täyttäminen on kokouksessaan 27.9.2014 (6/2014 91) käsitellyt toimistosihteerin virkaan valitun henkilön koeajan keskeytyksen ja valinnut sijaisen toimimaan toimistosihteerin virassa 31.3.2015 asti liitteen mukaisesti (Liite 10). päättää valita aikaisemmin varalle valitun Sari Huovisen toimistosihteerin päätoimiseen ja osa-aikaiseen (69 % palkka täyden työajan palkasta; 25 h/viikko) virkaan 1.4.2015 alkaen hänen suostumuksellaan. Viran palkkaus on vaativuusryhmän 402 mukainen lisättynä ns. Sipoo-lisällä (+ 2 %) liitteen 10
Esityslista 4 _ mukaisesti. Koeaikaa ei määrätä. Virkaan valitun tulee kuitenkin esittää ennen viran vastaanottamista hyväksyttävä lääkärintodistus. 12 Diakonian virka on käsitellyt edellisessä kokouksessaan 16.12.2014 (9/2014 140) diakonian auki tullutta virkaa liitteen mukaisesti (Liite 11). käsittelee liitteen 11 mukaisen ehdotuksen. päätti jättää asian pöydälle. 13 Esimiesjärjestelmän kehittäminen on kokouksessaan 20.5.2014 (4/2014) aloittanut kirkkoherran esityksestä seurakunnan esimiesjärjestelmän kehittämisen ja valinnut työryhmän suomalaisen seurakunnan esimiesjärjestelmän kehittämiseksi yhdessä kirkkoherran ja työntekijäedustajien kanssa liitteen mukaisesti (Liite 12). Työntekijäkokous on kokouksessaan 21.5.2014 valinnut kehittämistyöryhmään työntekijäedustajiksi Sanna Ahjosaaren ja Tanja Louhivuoren. nimeää uudelleen esimiesjärjestelmän kehittämistyöryhmän, jonka tehtävänä on tehdä seurakuntaneuvostolle esitys suomalaisen seurakunnan esimiesjärjestelmän kehittämisestä yhdessä kirkkoherran ja työntekijäedustajien kanssa. Kokoonkutsujaksi nimetään kirkkoherra ja työntekijäedustajiksi Sanna Ahjosaari ja Tanja Louhivuori. Lisäksi seurakuntaneuvosto valitsee keskuudestaan 2 luottamushenkilöä jäseniksi työryhmään ja varalle 1-2 luottamushenkilöä. Työryhmän tulee antaa seurakuntaneuvostolle raportti työstään 22.5.2015 mennessä sekä esitys esimiesjärjestelmän kehittämiseksi. n edustajiksi työryhmään valittiin Tuomas Alaterä ja Riitta Nissinen sekä varalle Marita Oksman. 14 Työryhmien täydentäminen Sipoon suomalaisessa seurakunnassa on vuoden 2011 alusta noudatettu uutta työntekijöiden tiimiorganisaatiomallia, jossa työntekijätiimien tukena on toiminnallisesti suuntautuneita työryhmiä (Liite 13). Työtekijätiimien ja työryhmien työskentelyä varten seurakuntaneuvosto hyväksyi ohjeistuksen 14.12.2011 (10/2011 152), jota on täydennetty viime kauden aikana (Liite 14). Ohjeistuksen mukaisesti seurakuntaneuvosto voi nimetä itsekin edustajia työryhmiin asettaessaan edustajat.
Esityslista 5 _ Lisäksi on päätetty, että ohjeistus tarkistetaan seuraavan kerran syksyllä 2015, kun työntekijätiimien ja tiimivetäjien kaksivuotiskausi 2013-2015 päättyy. merkitsee tiedoksi toiminnalliset työryhmät sekä niitä varten hyväksytyn ohjeistuksen. Lisäksi seurakuntaneuvosto asettaa työryhmiin edustajat ja nimeää myös työryhmään kuuluvat työntekijät ohjeistuksen kohdan 9. mukaisesti. n edustajat nimettiin seuraavasti: Heidi Heikkilä lapsi- ja perhetyön työryhmään; Salla Saari nuorisotyön kellarikokoukseen; Anu Aalto aikuistyön ja jumalanpalveluksen työryhmään; Ulla Siirto, Riitta Nissinen ja Jussi Silvennoinen lähetyksen ja kansainvälisen diakonian työryhmään; Tuomas Alaterä ja Kaarlo Kuntsi tiedotustyöryhmään; Mervi Lehikoinen ja Mikko Vainioranta Etelä-Sipoon aluetyöryhmään; Ulla Siirto diakonian työryhmään; Ulla Siirto ja Heikki Vestman Yhteisvastuu-työryhmään. Työryhmien muut edustajat nimettiin liitteen mukaisesti (Liite 13). 15 Muut asiat Keskusteltiin seurakuntaneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston varajäsenten kutsumismenettelystä. 16 Seuraavat kokoukset n seuraavat kokoukset ovat: -torstai 5.3.2015 klo 18.00 (tilinpäätös ja toimintakertomukset 2014) -tiistai 14.4.2015 klo 18.00 -torstai 4.6.2015 klo 18.00 Lisäksi luottamushenkilöt on kutsuttu seuraaviin tilaisuuksiin: Luottamushenkilöiden perehdyttäminen lauantai 10.1.2015 klo 10.00-14.30 Pappila tiistai 5.5.2015 klo 17.30- Kirkonkylän seurakuntatalo Luottamushenkilöiden tehtävään siunaaminen 1.2.2015 Sipoon kirkossa klo 10.00 Työntekijätapaamisia ym. torstaina 5.2.2015 klo 17.30-20.00 Kirkonkylän seurakuntatalo, luottamushenkilöiden ja työntekijöiden tapaaminen. maanantaina 23.3.2015. klo 17.30-20 Kirkonkylän seurakuntatalo, seurakuntaneuvoston yhteinen strategiailta työntekijöiden kanssa.
Esityslista 6 _ 17 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus liitetään pöytäkirjan liitteeksi. 18 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.17.