Tilaus-toimitusketju ja liiketoiminnan kannattavuus Jouni Sakki Oy Rälssintie 4B, 00720 HELSINKI tel. +358 50 60828 e-mail: jouni.sakki@jounisakki.fi Tilaus-toimitusketju Suurin osa työstä tehdään tilaus-toimitusketjuissa! Jokainen tapahtuma (tilaus tai toimitus) aiheuttaa tietyn kustannuksen. Tapahtumien määriä seuraamalla voidaan arvioida niistä aiheutuvia henkilöstökuluja. Viive Viive Toimittajat Viive Viive Oma yritys 2 Viive Viive Asiakas 1
Tilaus-toimitusketjun kustannukset Saapuva prosessi Hankintatyö Hankintoihin liittyvä talousja tietohallinto Tilausketju (prosessin ohjaus) Lähtevä prosessi Toimitusketju (varastointi, valmistus, jakelu) Saapuva varastokäsittely Hävikki Saapuva rahti Varastoiminen ja pääoman kustannukset Ostovelat Myyntisaatavat Varastopääoma Varastotilat Hävikki ja epäkurantti Asiakaspalvelu Myyntiin liittyvä talous ja tietohallinto Valmistus Lähtevä käsittely Lähtevä rahti Kustannusajurit ja niiden arvot Kiinteät kustannukset kohdennetaan aiheuttamisperiaatteen mukaan. Kohdistamista varten tarvitaan Kustannusajureita ja niille arvot eli hintalaput. YRITYS Firma Oy Firma Oy Firma Oy Firma Oy YKSIKKÖ Yhteensä Osasto A Osasto B Osasto C AJANJAKSO 2 001 2 001 2 001 2 001 1 SAAPUVAN PROSESSIN KUSTANNUKSET 425 509 312 314 65 313 47 882 1.2 Saapuva prosessi [eur/ saapumisrivi] 69 127 27 39 2 SAAPUVAN RAHDIN KUSTANNUS 193 738 98 340 79 505 15 893 2.2 Rahti [eur/ saapumisrivi] 32 40 32 13 3 VÄLISUMMA I: Saapuva prosessi yht. 619 247 410 654 144 818 63 775 3.2 Saapuva prosessi + rahti [eur/ saapumisr 101 167 59 52 4A VAIHTO-OM. PÄÄOM. KUST. 541 167 384 757 120 252 36 158 4.1 Pääoman kustannukset [% varaston arvo 17,2 % 18,0 % 16,4 % 13,2 % 4A VARASTOTILAN JA EPÄKUR. KUST. 322 225 247 092 64 868 10 265 4.2 Tilan ja epäkur. kustannukset [% varasto 10,2 % 11,6 % 8,9 % 3,7 % 5 LÄHTEVÄN PROSESSIN KUSTANNUKSET 1 642 201 1 000 597 317 397 318 475 5.2 Lähtevä prosessi [eur/ lähtevä tapahtumari 12 10 16 25 6 LÄHTEVÄN RAHDIN KUSTANNUS 437 258 290 738 106 168 40 352 6.2 Rahti [eur/ lähetysrivi] 3 3 5 3 7 VÄLISUMMA II: Lähtevä prosessi yht. 2 079 459 1 291 335 423 565 358 827 7.2 Lähtevä prosessi + rahti [eur/ lähtevä tapa 16 13 22 28 12 KOKONAISKUSTANNUKSET 4 286 478 2 899 296 833 243 553 939 12.1 Kokonaiskustannukset [eur/ lähtevä tapa 102 108 95 89 12.2 Kokonaiskustannukset [eur/ lähtevä tapa 33 29 43 43 4 2
Teollisuus- ja kauppayritysten kannattavuus Suomessa v. 2004 Liikevoitto (= tulos ennen pääomakuluja) alle 5 % ; 48 % yrityksistä 5 15 % ; 32 % yrityksistä yli 15% ; 20 % yrityksistä (Tietolähde: Suomen Asiakastieto Oy:n Voitto CD. Mukana 29.467 kpl kauppa- tai teollisuusyrityksiä vuonna 2004) SCM Best Practice -analyysin tarkoituksena on etsiä keinoja liikevoiton parantamiseen. 5 Kannattavuuden parantaminen 1 Alenna työn ja varastoimisen kustannuksia: Paranna työn tuottavuutta, toimituskykyä ja varastokiertoa 2 Lisää bruttokatetta: Kasvata myynti- ja ostohintojen välistä eroa 6 3
1 Tilaus-toimitusketjun tehokkuus 7 Abc- analyysi Abc: asiakkaat, tuotteet ja tavarantoimittajat luokitellaan kulutuksen arvon mukaan viiteen luokkaan: A = 50%, B = 30% C = 18%, D = 2%, E = 0% Miten jakautuvat asiakkaat, tuotenimikkeet, tavarantoimittajat, vaihto-omaisuus, tapahtumat? Mitkä ovat kustannukset ja palvelukyky eri luokissa? Mikä on todellinen tulos / luokka? Huom. Tarkasteltaessa tilannetta asiakasnäkökulmasta eivät analyysit välttämättä kerro kaikkea tuotteiden tärkeydestä! 8 4
Tuotteiden abc-jakautuminen ja tulos Nimikkeet [#] 0 1 000 2 000 3 000 A 195 B 723 C D 2 037 1 941 E 310 Myynti Myynti(brutto)kate [1000 ] 0 5 000 10 000 15 000 A B 2 493 2 333 7 472 C 1 550 4 479 D 498 182 12 414 Katteesta jäljellä 1 000-400 -200 0 200 400 600 800 1 000-269 -203 A B C D -37E TOTAL 763 241 494 Pieni osa tuotteista (luokat A ja B) muodostavat 80% myynnistä tai kulutuksesta. Kuitenkin C- ja D- tuotteitakin tarvitaan. Kaikki tuotteet eivät kata toiminnan aiheuttamia kustannuksia Mikä on valikoimassa olevien tuotteiden järkevä määrä? 9 Työmäärät abc-luokituksessa Työmäärän liiallinen keskittyminen C- ja D-tuotteisiin lisää kustannuksia ja alentaa kannattavuutta. Työmäärää on mitattu osto- ja myyntitapahtumilla. Hankintaprosessin työ Myynti- ja jakeluprosessin työ D 41 % A 8 % B 13 % D 23 % A 14 % C 38 % C 36 % B 27 % 10 5
Yhteenveto asiakkaista Liikaa (huonoja) asiakkaita! Huonot elävät hyvien siivellä ja aiheuttavat lisäksi paljon turhaa työtä! Tuottavuuden parantaminen lähtee asiakasanalyysista. 1 000 870 Katteesta jäljellä [1000 ] Asiakkaiden määrä / tulos kpl 800 600 487 907 400 200 0-200 -400 210 A = 50% B = 30 % C = 18 % D = 2 % E = 0 TOTAL -120-234 -239 1 530 pos neg 11 Yhteenveto toimittajista Päätä ensin ketkä ovat asiakkaitasi. Mieti sitten, millaista tuotteiden valikoimaa heille tulee tarjota! Tämä ratkaisee toimittajien määrän ja hankintojen resurssitarpeen! Toimittajia [kpl] Kustannus / tavarantoimittaja 160 140 120 100 80 60 40 20 0 13 45 129 149 43 A=50% B=30% C=18% D=2% E=0% 148 231 >10% <10% Yhteistyökumppaneiden suuri määrä alentaa tuottavuutta. Ostojen hajauttaminen monille tavarantoimittajille ei ole järkevää. 12 6
Abc-analyysin merkitys Analyysi on kuva menneisyydestä mutta tuotteiden jakautuminen ei muutu. Pieni osa tuotteista tuo tuloksen (A- ja B-luokka). Tee näistä vielä parempia ja pyri ostamaan edullisemmin! A- ja B- tuotteet tulee osata ennakoida -> niihin ostobudjetista 80%. C ja D -tuotteet ja asiakkaat aiheuttavat aivan liikaa työtä ja varastokustannuksia. Aseta tuotteille minimitoimituserät ja hinnoittele tuotteet oikein! Mikä on valikoiman oikea laajuus? 13 Kannattavuuden avaintekijät Kun tuotevalikoima ja asiakaskunta ovat laajoja, ei lukuisten tuotteiden pieni myynnin volyymi tuo riittävästi tuloja tilaus-toimitusketjussa syntyvien kustannusten kattamiseen. Asiakkaiden määrä Tuotteiden määrä Tavarantoimittajien määrä Myynti- ja ostotapahtumien sekä varaston määrä Heikko kannattavuus 14 7
Hankinnan ja varastoimisen kustannukset Hankinnan ja varastoimisen kustannukset suhteessa myyntikatteeseen ja optimitasoon. 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % 20,1 % 5,0 % 2,2 % 1,7 % 2,9 % Hankinnan ja varastoimisen kust. % / kulutus Bruttokate [%] Optimaaliset kustannukset % / kulutus 36,5 % 34,6 % 31,2 % 25,5 % 26,4 % 10,4 % 5,1 % 12,8 % 5,1 % 2,9 % A B C D TOTAL Kustannukset Esimerkki hankinnan ja varastoimisen kustannusten jakautumisesta. Kustannukset 1000 39 Oston ja tal.hall. Kust 63 Saap. varasto. kust. Hankinnan rahtikust. 33 9 23 Varastopääoman kust. Varastotilan kust. 16 8
Ostettujen tuotteiden ja palveluiden jako neljään luokkaan (4-k) Luokittelu auttaa löytämään samankaltaiset tuotteet ja palvelut ja sen avulla pyritään kehittämään tavarantoimittajayhteistyötä. HANKINTOJEN TYÖMÄÄRÄ 20 / 80 3 SUURET PROSESSIKULUT työn tuottavuuden potentiaali 4 PIENI VOLYYMI JA TYÖMÄÄRÄ yksittäisiä mahdollisuuksia 2 SUURI VOLYYMI JA TYÖMÄÄRÄ hinta- ja työn tuottavuuden potentiaali 1 SUURI EUR VOLYYMI, PIENI TYÖMÄÄRÄ suuri hintasäästöjenpotentiaali HANKINTOJEN EUR VOLYYMI 20 / 80 17 Tuotteiden ostoerät ja vaihto-omaisuus Ostoerien optimointi ehdottaa ostoja suuremmissa erissä eli eriä yhteensä yli puolet vähemmän! Silti varasto ei kasva. Punainen viiva osoittaa optimaalisen varaston ja ostoerien määrän. Nykyinen toiminta aiheuttaa liikaa kustannuksia! 3 000 2 500 Varasto [1000 ] Varasto tavoite Varmuusvarastotavoite 2 406 50 000 40 000 Saapuneita eriä kpl [#] 45 642 2 000 1 500 1 000 500 0 641 736 686 224 119 A B C D E TOTAL 30 000 20 000 10 000 0 19 800 13 287 7 301 4 936 A B C D TOTAL 9
Varaston koostumus Varastokierto keskiarvolukuna voi johtaa harhaan. Onko varastossa oikeaa tavaraa? Suuri osa varastosta on passiivivarastoa! Onko varaston toimituskyky riittävä? Menetetäänkö myyntiä? Aiheuttavatko varastopuutteet häiriökustannuksia? Alivarastotuotteita (2 viikkoa) Ylivarastotuotteita (20 viikkoa) %tuotteista 100 % Passiivivarasto Aktiivivarasto Var.pysähdysaika [d] Todell. toimituskyky kk 9-12 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 18 % 11 % 10 % 0 % 2 % 7 % 43 % 28 % 25 % 17 % A B C D TOTAL 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % A B C D TOTAL 250 200 150 100 50 0 100 % 90 % 89 % 202 86 % 63 % 74 % 82 51 46 23 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % A B C D TOTAL 19 Varaston merkitys Varasto on välttämätön, mikä on oikea taso? Varasto n. 10-20 % liikevaihdosta on OK, jos varastoidaan oikeaa tavaraa Mikä on varaston ja toimituskyvyn yhteys? Kallein hylly on tyhjä hylly Kun rahat ovat kiinni varastossa, ei ehkä voi ostaa uutta tavaraa! Paljonko rahaa on kuukaudessa ostoihin käytettävissä? Eli mikä on ostobudjetti? Oikean varastotason ja palvelukyvyn saavuttaminen edellyttää järjestelmäperusteista täydennystilaamista! 20 10
2 Oikea hinnoittelu ja hintakilpailukyky 21 Hinnoittele oikein On yrityksiä, joissa bruttokate (myynti- ja ostohintojen erotus) näyttää kasvavan vuosi vuodelta. Tässä kuva Stockmann konsernista. (Yksityiskohta SCM Keyfigures analyysista, tietolähde: Suomen Asiakastieto Voitto CD) Bruttoka te % Liikevoitto % 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % 32,1 % 33,4 % 34,2 % 32,4 % 29,2 % 30,6 % 6,2 % 2,9 % 3,6 % 4,7 % 4,7 % 4,9 % 1999 2000 2001 2002 2003 2004 22 11
Hinnoittelu kustannusten pohjalta Vaihtoehtoisia myyntihintoja kannattaa tutkia. Esimerkissä tulostavoite on asetettu abc-luokittain. SCM Best Practice analyysi ilmoittaa uudet hinnat ja uuden tuloksen. Tulostavoite: A 15 % B 10 % C 3 % D 0 % 700 600 500 400 300 200 100 0-100 -200-300 Nettotulos 260 316 29 Nettotulos uusilla hinnoilla 196-177 76 A B C D TOTAL 3-225 -242 590 23 Ostohintojen seuraamisen tärkeys Ostetut materiaalit ja palvelut muodostavat merkittävän osan kaikista kuluista, usein yli 50%. Siksi ostohintoja on seurattava ostajittain tuoteryhmittäin tavarantoimittajittain muulla tavalla 24 12
SCM PriceWise työkalu SCM PriceWise on Excel-sovellus. Sen avulla voi: seurata omissa osto- ja myyntihinnoissa tapahtuneita muutoksia verrata omaa hintakehitystä yleiseen hintojen muutokseen. Vertailussa on kaksi eri mahdollisuutta: Voi verrata kahden jakson välistä hintakehitystä Voi tutkia hintakehitystä jaksosta toiseen pitemmän jakson aikana. 25 Tuotekohtainen hintaseuranta Valitaan merkittävät (esim. A- ja B-) tuotteet. Valitaan seurantajakso, esimerkiksi vuosineljännes Tiedot kerätään omasta tietojärjestelmästä (ostohinta = jakson ostot / jakson ostot yksiköinä) Hintakehitys ilmaistaan indeksilukuna suhteessa aloitusajankohtaan, jonka arvo on 100 115 110 105 100 95 792581 1 792581 1 04q2 04q3 04q4 05q1 05q2 26 13
Tuoteryhmän hintakehitys Tuoteryhmien hintavertailua varten yksittäisten tuotteiden hintatiedot tulee painottaa kulutusmäärillä Painoarvoina voidaan käyttää esim. edellisen vuoden kulutusta tai arviota tulevasta kulutuksesta Sovellus laskee indeksiarvot kertomalla eri jaksojen hinnat samoilla painoarvoilla 120 115 110 105 100 95 90 6935 13 6935 13 04q2 04q3 04q4 05q1 05q2 27 Osto- ja myyntihintojen keskinäinen muutos Alla esimerkki yrityksen osto- ja myyntihintojen keskinäisistä muutoksista. Seurannassa on mukana n. 880 tuotetta. 101 100 99 98 97 96 95 94 93 Purch 876 Sales 883 04q2 04q3 04q4 05q1 05q2 Sininen viiva = ostohinnan muutos, vihreä = myyntihinnan muutos 28 14
Ostohinta- /myyntihintamuutokset Esimerkki tuoteryhmän osto- ja myyntihintojen vertailusta kahden ajankohdan välillä. Supplier osto,myynti INDEX Consumption Chan at Base Period ge% SCHMITD LTD myynti 107,7 646 218 7,7 0,18 osto 97,5 1 771 326-2,5 0,18 PROVERTHA myynti 98,8 1 191 862-1,2 0,18 osto 98,3 1 001 835-1,7 0,18 NordElcetro Ab myynti 92,1 876 809-7,9 0,18 osto 99,3 790 001-0,7 0,18 DENOTHERM myynti 99,2 809 425-0,8 0,18 osto 99,1 695 229-0,9 0,18 BOGA myynti 99,0 812 524-1,0 0,18 osto 101,3 655 079 1,3 0,18 Index Change Painotettu -10,0 Muutos 0,0 % 10,0 [%] indeksi1 Painotettu indeksi2 Painotettu indeksi3 SCHM ITD LTD PROVERTHA NordElcetro Ab DENOTHERM BOGA 29 Hintakehityksen vertaaminen Omaa hintakehitystä voi verrata tutkimuslaitosten hintatietoihin tai Tilastokeskuksen hintoja seuraaviin indekseihin. Niistä voi myös laatia yrityksen omaa tavaravalikoimaa vastaavia vertailuindeksejä. Tilastokeskuksen tuottajahintaindeksit: Tukkuhintaindeksi (Wh) mittaa Suomessa käytettävien tavaroiden verollisten hankintahintojen muutoksia. Se sisältää sekä kotimaisia että tuontitavaroita. Kotimarkkinoiden perushintaindeksi (BPIFDS) mittaa Suomessa käytettävien tavaroiden verottomien hintojen muutoksia. Vientihintaindeksi (Exp) mittaa vientihintojen kehitystä. Tuontihintaindeksi (Imp) mittaa tuontihintojen kehitystä. Teollisuuden tuottajahintaindeksi (PPI) mittaa suomalaisten valmistajien verottomien myyntihintojen muutoksia. 30 15
Hintakehityksen vertaaminen Yhden tavarantoimittajan hintakehitystä on verrattu Tilastokeskuksesta saatuun tukkuhintaindekseihin. Hinnat ovat nousseet tukkuhintaindeksiä nopeammin! 115 110 105 100 95 779255 29 D Wh Teollisuus 04q2 04q3 04q4 05q1 05q2 31 Yhteenveto Valtaosa henkilöstöstä työskentelee tilaus-toimitusketjuissa Tapahtumien lukumäärä on tärkeä cost driver Tilaus-toimitusketjun kustannuksia ja kannattavuutta on helppo seurata tuotteittain ja toimittajittain Kannattavien tuotteiden lukumäärä on hyvin rajallinen Tavarantoimittajien määrää tulee vähentää Osto- ja myyntihinnat kulkevat eri tahdissa Tiukka ostohintojen kilpailukyvyn seuraaminen ja vertaaminen on tärkeää Varastoiminen on usein järkevää ja edullisempaa kuin pienissä erissä ostaminen mutta vain kuranttia tavaraa saa varastoida. 32 16
SCM Best Practice -analyysi Tietojärjestelmissä piilevät tiedot hyötykäyttöön! 1 Liiketoiminnan kannattavuus: Mikä on tuote- ja asiakaskohtainen kannattavuus? Miten myyntihinnan muutokset vaikuttavat tulokseen ja mikä hinnan eri tilanteissa tulisi olla? Miten tuotteet ja asiakkaat kategorisoidaan? Miten oheiskuluja voi alentaa ja kannattavuutta parantaa? 2 Hankintojen ohjaus: Mikä on varaston kierto ja toimituskyky? Millaisia ovat sopivat ostoerät kooltaan? Milloin tulisi tilata, mikä on ostobudjetti? 33 SCM PriceWise -analyysi Monipuolinen yhteenveto hintojen muutoksista: tunnet oman yrityksen hintakehityksen näet omien osto- että myyntihintojen keskinäiset muutokset voit verrata omaa hintakehitystä yleiseen markkinahintojen kehitykseen luot monipuolinen hintakehityksestä kertovan tietokannan näet mistä bruttokatetta voisi parantaa 34 17
Lisätietoja Pyydä tarjousta yrityksesi tilaustoimitusketjun kartoituksesta. Jouni Sakki, p. 050 60828 jouni.sakki@jounisakki.fi 35 18