RAUTJÄRVEN KUNNAN Kunnanhallitus 7.3.2016 Kunnanvaltuusto 14.3.2016
Sisällys 1. JOHDANTO... 3 Lainsäädäntö... 3 Konserniohjeet ja riskienhallinta kunnassa... 4 2. RISKIENHALLINNAN PERIAATTEET... 4 3. RISKIENHALLINNAN PÄÄMÄÄRÄ JA STRATEGISET TAVOITTEET... 5 4. RISKIT JA RISKIENHALLINNAN KOKONAISUUS... 6 Kuntalaisten hyvinvoinnin ja turvallisuuden varmistaminen (turvallisuussuunnitelma)... 6 Varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin, oman toiminnan varmistaminen (Valmiussuunnitelma)... 6 Talouden riskienhallinta... 6 5. RISKIENHALLINNAN KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS JA VASTUUT... 7 Riskienhallintaprosessin määrittely ja siihen liittyvät vastuut... 7 Riskikartoitus... 10 Riskilista... 10 6. SISÄINEN TIEDOTTAMINEN JA OSAAMISEN KEHITTÄMINEN... 11 7. SEURANTA JA RAPORTOINTI... 11 8. RISKIENHALLINNAN TOTEUTTAMINEN JA JATKOTOIMENPITEET... 12 9. LIITTET... 13 ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 2
1. JOHDANTO Kokonaisvaltainen riskienhallintaohjelma kattaa eri riskityypit ja tukee kunnan päätöksentekoa. Kuntien on uusien lakien mukaan varauduttava tehokkaasti moniin erilaisiin riskeihin. Riskejä sisältyy esimerkiksi kuntien turvallisuuteen, vakavaraisuuteen, liikelaitosten toimintaan, tietotekniikan toimivuuteen, palvelujen laatuun, henkilöstön osaamisen ja hyvinvointiin, rekrytointiin sekä kiinteistöihin. Riskienhallinnan tarkoituksena on minimoida tunnistetuista riskeistä kunnalle aiheutuvat menetykset ja turvata sitä kautta taloudellinen tulos sekä palvelutoiminnan laatu ja jatkuvuus. Lisäksi ohjelman avulla pyritään parantamaan kunnan henkilöstön sekä kuntalaisten hyvinvointia ja turvallisuutta. Riskienhallinnan ylin vastuu sekä valvontavastuu ovat kunnanvaltuustolla. Lainsäädäntö Kuntalain muutoksen (15.6.2012/325) tavoitteena on vahvistaa riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan asemaa kunnassa ja kuntakonsernissa sekä yhdenmukaistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä. Kunnat velvoitetaan arvioimaan asianmukaisesti omaa toimintaansa ja siihen mahdollisesti liittyviä riskejä. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämistä koskevista säännöksistä aiheutuu kunnille hallinnollisia muutoksia. Säännökset tulivat voimaan vuoden 2014 alusta. Tiedot riskienhallinnan ja sisäisenvalvonnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä tulee sisällyttää tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen. Kuntakonsernin tulee uuden kuntalain muutoksen mukaisesti ratkaista, millä tavoin sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetään kunnassa. Kuntalain uudistuksen (10.4.2015/410) sisältämät keskeiset vaatimukset ovat: 1. Kuntalaki 410 / 2015 14 kohdan 7 mukaan valtuuston tehtävänä on päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. 2. Kuntalaki 410 / 2015 39 kohdan 7 mukaan kunnanhallituksen tehtävänä on huolehtia kunnan sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta. 3. Kuntalaki 410 / 2015 47 kunnan ja tytäryhteisöjen toiminta ja konserniohje. Konserniohjetta sovelletaan kunnan tytäryhteisöjen sekä soveltuvin osin osakkuusyhteisöjen omistajaohjauksessa. Konserniohjeessa annetaan tarpeelliset määräykset konsernivalvonnan ja raportoinnin sekä riskienhallinnan järjestämisestä. 4. Kuntalaki 410 / 2015 67 johtokunta. Kunnallisen liikelaitoksen johtokunta ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa. Johtokunta vastaa liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 3
5. Kuntalaki 410 / 2015 90 hallintosääntö. Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset hallinnon ja toiminnan järjestämiseen liittyvistä asioita sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. 6. Kuntalaki 410 / 2015 115 toimintakertomus. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys valtuuston asettamien toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumisesta kunnassa ja kuntakonsernissa. Toimintakertomuksessa on myös annettava tietoja sellaisista kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvistä olennaisista asioista, jotka eivät käy ilmi kunnan tai kuntakonsernin taseesta, tuloslaskelmasta tai rahoituslaskelmasta. Tällaisia asioita ovat ainakin arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. 7. Kuntalaki 410 / 2015 123 Tilintarkastajien tehtävät. Tilintarkastajan on toukokuun loppuun mennessä tarkastettava julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajan on tarkastettava kohta 4 mukaan onko kunnan sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Vastaavat säädökset koskevat koko konsernia, kuntayhtymiä ja kunnallisia liikelaitoksia. Konserniohjeet ja riskienhallinta kunnassa Kunnan konserniohje on hyväksytty valtuustossa 6.4.2009 18. Kunnan konserniohjeessa luodaan puitteet ensisijaisesti kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjaukselle kunnan tavoitteiden mukaisesti. Konserniohje yhtenäistää yhteisöjen ohjauksen, lisää toiminnan läpinäkyvyyttä, parantaa kunnan yhteisöstä saaman tiedon laatua ja tehostaa tiedonkulkua. Tytäryhteisöjen riskienhallinta järjestetään noudattaen yhtenäistä riskienhallintapolitiikkaa kunnan kanssa. Kunnanhallitus antaa tarvittaessa erikseen ohjeet kuntakonsernin yhtenäisen riskienhallinnan järjestämisestä. Näin ollen tätä riskienhallintaohjelmaa noudatetaan soveltuvin osin koko Rautjärven kuntakonsernissa. Tytäryhtiöt tarkentavat omaa riskienhallintaansa omien tarpeidensa mukaisesti. 2. RISKIENHALLINNAN PERIAATTEET Riskienhallinta on olennainen osa kunnan toimintaa, eikä se ole muista toiminnoista ja prosesseista erillinen toiminto. Se on osa johdon vastuualuetta ja olennainen osa kaikkia organisaation prosesseja, kuten strategisen suunnittelun ja muutoksenhallinnan prosesseja. Riskienhallinta on osa päätöksentekoa. Riskienhallinta auttaa päätöksentekijöitä tekemään tietoisia valintoja, asettamaan toimintoja tärkeysjärjestykseen ja erottamaan vaihtoehtoiset toimintatavat. Riskienhallinnan on oltava järjestelmällistä, jäsenneltyä ja ajantasaista. Tällainen toimintamalli lisää tehokkuutta ja tekee tuloksista yhdenmukaisempia, luotettavampia ja helpommin vertailtavia. Riskienhallintaa ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 4
toteutetaan tarpeiden mukaan, jolloin se on sovitettu yhteen organisaation ulkoisen ja sisäisen toimintaympäristön ja riskiprofiilin kanssa. Riskienhallinnalla tuetaan kunnan strategioiden toteuttamista ja strategista suunnittelua. Riskienhallinnan tulee olla tehokasta, toistuvaa ja muutoksiin reagoivaa. Kunnan riskienhallinnan toteuttamisohjelman osalta tärkeää on keskittyä myös osaamisen kehittämiseen. Riskienhallinta tulee kytkeä tiiviisti kunnan strategiseen suunnitteluun sekä vuosittaiseen talousarviovalmisteluun. Kunnan strategiaa laadittaessa sekä sen pohjalta laadittavissa toimenpideohjelmissa tulee ottaa kantaa, mitkä riskit uhkaavat strategiassa esitettyjen tavoitetilojen saavuttamista tai jääkö joitain mahdollisuuksia hyödyntämättä. Sisäisen viestinnän ja raportoinnin mallien kehittäminen on tärkeää, sillä se vahvistaa vastuuta ja riskien omistajuutta. Riskienhallinnan soveltamisesta saatua tietoa tulee olla saatavilla sopivilla tasoilla ja sopivina ajankohtina. Riskienhallinnan puitteista, niiden vaikuttavuudesta ja tuloksista raportoidaan riittävästi organisaation sisällä. Säännöllinen tiedonvaihto on osa tehokasta riskienhallintaa. 3. RISKIENHALLINNAN PÄÄMÄÄRÄ JA STRATEGISET TAVOITTEET Riskienhallinnan päämääränä on kuntakonsernin omaisuuden ja tavoitteellisen toiminnan turvaaminen tapahtumilta, joissa niitä voisi kohdata huomattava menetys tai tavoitteiden taikka lakisääteisten velvoitteiden saavuttamisen estyminen kuitenkin niin, että vahinkojen haittavaikutusten torjunnasta ja riskienhallinnasta aiheutuvien kustannusten summa minimoituu. Riskienhallinnalla ennakoidaan, varaudutaan ja valmistaudutaan riittävin toimenpitein kaikkiin kuntakonsernia uhkaaviin riskitekijöihin. Tämä edellyttää tarkkaa riskien kartoittamista, vastuunjakamista ja järjestelmällistä työtä riskien arviointiin, seurantaan ja hallitsemiseen. Riskienhallinnalla suojellaan kunnan henkilöstöä, omaisuutta, mainetta, asukkaita, asiakkaita, ympäristöä ja tietoturvallisuutta. Lisäksi riskienhallinnalla edistetään toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista. Tavoite on, että kunnan konsernihallinnossa, toimialoilla, palvelutuotannosta vastaavissa organisaatioissa, tytäryhtiöissä ja soveltuvin osin muissa konserniyksiköissä on käytössään riskitilanteisiin varautumiseksi systemaattinen ja kokonaisvaltainen riskienhallintamenetelmä. Niissä tehtävissä, joissa keskitetyillä palveluilla ja ulkopuolisilla palveluntuottajilla on merkittävä osuus, tulee huolehtia siitä, että toimintayksikön riskeihin otetaan mukaan keskitettyjen palvelujen ja ulkopuolisten palveluntuottajien mukanaan tuomat riskit. Riskienhallinta tukee ja varmistaa osaltaan Rautjärven kunnan strategian toteuttamista. Riskienhallintaohjelman perusteella tehdyt linjapäätökset tulee soveltuvin osin ottaa huomioon vuosittain talousarviossa. ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 5
4. RISKIT JA RISKIENHALLINNAN KOKONAISUUS Kuntalaisten hyvinvoinnin ja turvallisuuden varmistaminen (turvallisuussuunnitelma) Valtioneuvosto on tehnyt periaatepäätöksen 3. sisäisen turvallisuuden ohjelmasta Turvallisempi huominen 14.6.2012. Ohjelmassa hallitus määrittää sisäisen turvallisuuden keskeiset tavoitteet ja se sisältää 64 toimenpidettä. Rautjärven kunnassa voimassa olevat turvallisuussuunnitelmat: Imatran seutukunnan turvallisuussuunnitelma Rautjärven kunta, valmiussuunnitelma yleinen osa Rautjärven kunnan päivittäistavarahuollon varautumis- ja jatkuvuussuunnitelma on päivitetty 29.4.2014 (khall 5.5.2014) Lisäksi kunnan kaikilla keskeisillä kiinteistöillä tulee olla ajan tasalla oleva pelastussuunnitelma. Varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin, oman toiminnan varmistaminen (Valmiussuunnitelma) Valmiussuunnitelman tavoitteena on pyrkiä ehkäisemään ennakolta häiriö- ja kriisitilanteiden syntyminen ja toisaalta luoda edellytyksiä niiden hallintaan. Valmiussuunnitelman avulla varaudutaan normaaliajan häiriötilanteiden sekä poikkeusolojen varalta. Valmiussuunnitelmassa on kaksi osaa: yleinen osa ja toimialakohtaiset suunnitelmat. Yleinen osa on yleisluontoinen ja toimialasuunnitelmia ohjaava. Toimialasuunnitelma sisältää keskeiset tiedot kunkin toiminnan ja hallintokunnan valmiussuunnittelusta. Rautjärven kunnalla on seuraavat toimialasuunnitelmat: kriisiviestintä pelastustoimen suunnitelma vesihuoltolaitoksen valmiussuunnitelma sivistystoimen koulukohtaiset valmiussuunnitelmat hallintokeskuksen valmiussuunnitelma Talouden riskienhallinta Rahoitusriskejä hallitaan ennakoimalla kunnan rahavirtoja maksuvalmiussuunnittelulla ja rahavarojen sijoitustoiminnan vakaudella ja riskien minimoinnilla. Kassa- ja lainatilanteesta raportoidaan neljännesvuosi raportoinnin yhteydessä. Suojaudutaan tarvittaessa korkoriskiltä. ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 6
5. RISKIENHALLINNAN KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS JA VASTUUT Riskienhallintaprosessin määrittely ja siihen liittyvät vastuut Rautjärven kunnan kuntakonsernissa riskeillä tarkoitetaan epävarmuustekijöitä, tapahtumia tai tapahtumaketjuja joiden toteutuessa Rautjärven kunta tai sen yksikkö ei saavuta sille asetettuja tavoitteita ja/tai kokee huomattavia menetyksiä. Riskienhallintatoimintojen tavoitteena on, että merkittävät riskit tunnistetaan, arvioidaan ja luokitellaan sekä luodaan niille riittävät riskienhallintakeinot. Riskit luokitellaan tässä suunnitelmassa. Riskienhallinta kohdistuu koko kuntakonserniin ja ulkoistettuihin palveluihin. Riskienhallintaprosessiin, sen toteuttamiseen, riskien seurantaan ja raportointiin osallistuvat kunnan johtavat viranhaltijat, konserniyhtiöiden toimitusjohtajat ja/tai heidän nimeämänsä riskienhallinnasta vastaavat henkilöt. Näiden tehtävien toteuttamiseen ja valmisteluun on varattava riittävästi aikaa virkamiehille. Kunnanvaltuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja linjauksista sekä edellyttää, että kunnan / kuntakonsernin toiminnot on järjestettävä siten, että kaikilla organisaation tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Valtuusto hyväksyy hallintosäännön, jossa annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Valtuusto hyväksyy talousarvion ja samalla siihen sisältyvät taloudelliset painotukset ja mahdolliset riskinotot. Valtuusto arvioi tavoitteiden asettamisen ja määrärahojen myöntämisen yhteydessä päätösten vaikutuksia ja riskejä. Valtuusto käsittelee tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä kunnanhallituksen selonteon / arvion sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä konsernivalvonnasta. Kunnanhallituksella ja kunnanjohtajalla on operatiivinen vastuu sisäisen valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan järjestämisestä. Kunnanhallitus ohjeistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen sekä toimeenpanon ja laatii kunnanhallituksen selonteon / arvion sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä keskeisistä johtopäätöksistä. Kunnanhallitus käsittelee kunnan johtoryhmän raportoinnin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Hallitus valmistelee valtuuston käsittelemät asiat sekä toimeenpanee valtuuston päätökset. Viranhaltijoista ylin vastuu on kunnanjohtajalla sekä kunnan johtoryhmällä. ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 7
Kunnan johtoryhmä muodostaa riskienhallinnan johtoryhmän. Se vastaa viranhaltijoiden tasolla kunnan riskienhallintatyöstä ja johtaa ja valvoo sitä sekä valmistelee sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet kunnanhallitukselle päätettäväksi. Hallintoyksikkö päättää kunnanhallituksen puolesta kunnan omaisuuden vakuuttamisesta sekä kunnan velvollisuudeksi säädetystä vakuuttamisesta. Talouspäällikkö vastaa vakuutusten lainopillisesta puolesta. Lautakunnat valvovat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa. Toimialajohtajat toimeenpanevat sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa toimialueillaan. Lisäksi he vastaavat toimialueensa toiminnan organisoinnista siten, että prosesseilla, hankkeilla tai yksittäisillä toiminnoilla on määritelty vastuutaho. Toimialajohtajien tehtävänä on luoda toimiva ja kattava valvonta- ja seurantajärjestelmä tavoitteiden toteutumisen varmentamiseksi. Tämän tehtävän toteuttamisessa heillä on erityinen vastuu tilivelvollisina ja esimiehinä. Toimialajohtajat nimeävät oman toimialansa riskienhallinnan vastuuhenkilön. Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta ja tuloksellisuudesta. Konserniyhteisöt ovat velvollisia raportoimaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta. Konsernijohto eli kunnanhallitus ja kunnanjohtaja vastaavat konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuuden ja tuloksellisuuden valvonnasta (konsernivalvonta). Sisäinen tarkastus Rautjärven kunnassa on hoidettu esimiehien toimesta. He arvioivat objektiivisesti ja riippumattomasti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan riittävyyttä. Työntekijöiden velvollisuudeksi jää riskien huomioonottaminen, välttäminen ja ehkäiseminen kaikessa toiminnassaan sekä aloitteiden tekeminen riskien minimoimiseksi. ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 8
Yhteenveto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävistä ja vastuista Taso tai toimija Valtuusto Tarkastuslautakunta Tilintarkastaja Kunnanhallitus ja kunnanjohtaja Johdon toimeksiannosta suoritettava sisäinen tarkastus Lauta- ja johtokunnat sekä tytäryhteisöjen hallitukset Toimialajohtajat, liikelaitosten johtajat, tytäryhtiöiden toimitusjohtajat Esimiehet Henkilöstö Tehtävä tai vastuu Päättää kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen perusteista. Voi esittää arviointikertomuksessaan arvionsa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta. Tarkastaa, onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta järjestetty asianmukaisesti. Operatiivinen vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta sekä tuloksellisuudesta. Kunnanhallitus on lisäksi velvollinen antamaan osana toimintakertomusta selonteot sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisestä kunnassa ja kuntakonsernissa. Toteutetaan erillisellä päätöksellä. Tällöin arvioidaan ja tarkastetaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta. Vastaa omalla tehtävä-/toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä merkittävimpien riskien raportoinnista kunnanhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Tekee osana kunnan tilinpäätöksen koontia selonteon sisäisen valvonnan järjestämisestä toimialaltaan. Vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan sekä raportoivat niiden järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle. Vastaavat siitä, että yksikön henkilöstön tehtävät, vastuut ja toimivalta on määritelty selkeästi ja henkilöstö on myös tietoinen tehtävistään. Ohjaavat ja valvovat alaistensa toimintaa. Riskien tunnistaminen, arviointi, ennaltaehkäisy ja raportointi omissa tehtävissään. Toimiminen annettujen ohjeiden mukaan ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 9
Riskikartoitus Rautjärven kunta toteutti kokonaisvaltaisen talouden ja toiminnan riskikartoituksen loppuvuonna 2014. Kunnanhallitus vahvisti 12.1.2015 7 riskienarvioinnin käytettäväksi riskienhallintasuunnitelman pohjaksi. Riskikartoitukseen osallistui konsernihallinnon riskienhallinnan avainhenkilöitä. Arviointi suoritettiin seuraavan jaottelun mukaisesti: toimintaympäristö suunnittelu päätöksenteko henkilöstö tietojärjestelmät talous hankinnat sopimukset omaisuus talous- ja henkilöstöprosessit Arvioinnissa käytettiin seuraavaa asteikkoa: riskin vaikutus / asteikko 1-6 riskin todennäköisyys / asteikko 1 6 vaikutus ja todennäköisyys yhteensä Riskilista Edellä kuvatun riskikartoituksen tuloksena tunnistettiin joukko erilaisia riskejä. Suurimmat vaikutukset (6) olivat seuraavissa ryhmissä. Sisäiset riskit, joilta suojaudutaan: henkilöstössä: ammattitaidon ylläpitäminen, varahenkilöjärjestelmä, perehdytys sekä uusien että vanhojen työntekijöiden kohdalla, työtehtävien eriyttäminen sekä työturvallisuus talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseissa: pysyvien vastaavien kirjanpito Ulkoiset riskit, joihin varaudutaan: toimintaympäristössä: ulkoiset tekijät/simpeleen tehtaan toiminta. Suurimmat todennäköisyydet (6) riskeille löytyivät toimintaympäristöstä. Ulkoiset riskit, joihin varaudutaan: ikäihmisten määrän lisääntyminen kunnassa ja syntyvyyden aleneminen lain säädöksen muutokset ja vaikutus valtionosuusmäärärahoihin ja kunnan rahoitukseen ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 10
Sisäiset riskit, joilta suojaudutaan: hallintosääntöjen ja muiden ohjeiden ajantasaisuus, kattavuus ja niiden tuntemus (rakennusjärjestys) 6. SISÄINEN TIEDOTTAMINEN JA OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Viestintä on osa riskienhallintaa. Hyvällä ja oikea-aikaisella sisäisellä ja ulkoisella tiedottamisella voidaan omalta osaltaan ennaltaehkäistä ja hallita riskejä. Riskienhallintamenetelmiä suunniteltaessa onkin tarkoituksenmukaista pohtia viestinnällisten toimenpiteiden tarpeellisuutta. Normaalitilanteissa kunnan viestinnässä noudatetaan kunnanhallituksen hyväksymiä viestintäohjeita. Erityistilanteiden viestintää varten kunnalla on erillinen erityistilanne- ja kriisiviestintäohje, joka tulee päivittää ajan tasalle. Riittävän avoin sisäinen tiedottaminen on myös yksi keino parantaa työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota riskienhallinta-asioissa. Kunnan henkilöstölle tiedotetaan riskienhallinnasta riittävässä määrin, jotta henkilöstö osaa ottaa riskienhallinnan työssään huomioon. Vastuu henkilökuntansa riskienhallinnan osaamisesta on toimialoilla. Riskienhallinnan koulutuksesta huolehtivat toimialajohtajat. Toimialajohtajat voivat opastaa, neuvoa ja ohjeistaa kunnan työntekijöitä ja järjestää pieniä koulutustilaisuuksia. Suuremmissa koulutustarpeissa riskienhallinnan vastuuhenkilö (kunnanjohtaja) järjestää ulkopuolisen koulutuksen sitä tarvitseville. Myös konsulttien ja vakuutusyhtiöiden tarjoamia riskienhallintapalveluja käytetään tarvittaessa. Riskienhallinnan vastuuhenkilön tärkein tehtävä on kehittää ja parantaa Rautjärven kunnan riskienhallintaa. Erityisen tärkeää on jatkuva kiinteä yhteistyö vakuutusyhtiöiden ja sisäisen tarkastuksen kanssa. 7. SEURANTA JA RAPORTOINTI Toiminnan ja sen tehokkuuden edellytyksenä on, että päätöksenteon pohjaksi ja sisäisen valvonnan toteuttamiseksi on käytettävissä riittävät ja kattavat tiedot. Organisaation toiminnan ohjaamiseen ja valvontaan tarvitaan tietoja taloudesta, toiminnasta sekä säännösten ja päätösten noudattamisesta. Organisaation ulkopuolelta kerätään tietoa toimintaympäristöstä sekä ulkoisista tapahtumista ja olosuhteista. Tavoitteiden toteutumisen seuranta edellyttää riittävän usein tapahtuvaa oikeassa muodossa ja oikealle kohteelle toteutettua raportointia. Raporttien analysointi ja nopea reagointi poikkeamiin on osa toimivaa valvontaa. Raportointi tavoitteiden toteutumisesta ja toiminnasta on tärkeä johdon työväline. Raportoinnissa oleellista on tiedon laatu. Tiedon tulee olla luotettavaa, olennaista, ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 11
ajantasaista ja oikeassa muodossa. Toimialat raportoivat ja esittelevät kunnan riskienhallintaan liittyvät yleiset asiat kunnanhallitukselle vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä sekä muutoinkin tarvittaessa. Raporttien tulee sisältää pääpiirteiset tiedot riskienhallinnassa tehdyistä toimenpiteistä ja niiden onnistumisesta, aiotuista tulevaisuuden kehittämistoimista sekä tilastotietoa vahinkojen ja onnettomuuksien määrästä, loukkaantuneista henkilöistä ja kustannuksista. Lisäksi raportissa on käytävä ilmi, paljonko riskienhallintaan on käytetty varoja ja kuinka paljon rahallista vahinkoa on aiheutunut kunnassa sattuneista vahingoista ja onnettomuuksista. Raportissa on myös arvioitava, kuinka paljon riskienhallinnan toimenpiteillä on säästetty rahaa tarkastelukauden aikana. Kunnan johdolle tehtävien raporttien lisäksi on erittäin tärkeää tiedottaa riskienhallinta-asioista kaikille kunnan työntekijöille riittävän usein. Sisäinen tarkastus (esimiestyöskentely) on osa kunnankonsernin ohjaus- ja valvontajärjestelmää, jota kunnanhallitus ja kunnanjohtaja käyttävät toteuttaessaan valvontavelvollisuuttaan. Sisäinen tarkastus on määritelty olennaiseksi osaksi hyvää hallintotapaa. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida sisäisen valvonnan ja siihen kiinteästi liittyvän riskienhallinnan riittävyyttä. 8. RISKIENHALLINNAN TOTEUTTAMINEN JA JATKOTOIMENPITEET Riskienhallinnassa noudatetaan lähivuosina tässä ohjelmassa esitettyjä periaatteita. Jotta ohjelma pysyy ajan tasalla, sitä on päivitettävä määräajoin, esimerkiksi valtuustokausittain. Vuosittaisiin toimintakertomuksiin tulee sisällyttää uuden kuntalain vaatimusten mukaisesti arvio siitä, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty sekä arvio keskeisistä johtopäätöksistä, kuten merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä. Taloushallinto antaa raporttien laatimisesta tarkemmat ohjeet yhteistyössä toimialojen kanssa. Kunnan yhtiöt noudattavat ohjeita soveltuvin osin. Vakuutusyhtiöiden palveluita, kuten koulutusta, konsultointia ja ohjelmistopalveluita hyödynnetään tehokkaasti. Riskienhallinnan osaamista kehitetään jatkuvasti. Toimialoilla ja työpaikoilla on tehtävä riskikartoitukset ja riskienarvioinnit riittävän usein, mieluiten kerran vuodessa. Riskienarviointien tulee myös johtaa korjaaviin toimenpiteisiin. Strategisesti merkittäviin toimielin- tai viranhaltijapäätöksiin liitetään jatkossa arvio päätöksen sisältämistä riskeistä. Kunnan hallinto- ja johtosääntöihin tehdään tarvittavat korjaukset siten, että ne vastaavat tässä esitettyjä periaatteita ja kuntalain vaatimuksia. Tämä ohjelma tuodaan valtuustokäsittelyyn. Kuntalain muutoksen mukaisesti valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 12
Kunnan johtoryhmä kehittää kunnan riskienhallintaa tässä esitettyjen periaatteiden pohjalta ja raportoi kunnanhallitukselle. Johtavat viranhaltijat ja muut vastuuhenkilöt toteuttavat riskienhallintaa omilla toimialueillaan. Rautjärven kunta ja konserniyhtiöt päivittävät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen toimintojen muuttumisen yhteydessä. 9. LIITTEET - riskien arviointilomake - kuntakonsernin organisaatio ------------------------------- tal.pääll. P. Hinkkanen 8.3.2016 13