Yhdistys työnantajana
Mannerheimin Lastensuojeluliiton Varsinais-Suomen piiri Perhetalo Heideken Sepänkatu 3 20700 Turku 02 273 6000 info.varsinais-suomi@mll.fi varsinaissuomenpiiri.mll.fi
Tämä opas on koottu osana Työllisty järjestöön -hanketta, jota rahoittavat Varsinais-Suomen ELY-keskus, Turun kaupunki ja Mannerheimin Lastensuojeluliiton Varsinais-Suomen piiri. Hanke on toiminut vuodesta 2005, ja se tarjoaa työ- ja työkokeilupaikkoja pitkään työttöminä olleille henkilöille Varsinais-Suomen alueen yhdistyksissä ja järjestöissä sekä tukee yhdistyksiä rekrytoinneissa ja työnantajana toimimisessa. Opas on tarkoitettu ohjenuoraksi yhdistyksille, jotka toimivat työnantajina tai jotka suunnittelevat työntekijän palkkaamista. Opasta laadittaessa on pyritty huomioimaan muutkin kuin MLL:n paikallisyhdistykset. Siksi tekstissä pyydetään usein tarkistamaan asia yhdistyksen toimialalla käytössä olevasta työehtosopimuksesta. Työnantajina toimivien MLL:n paikallisyhdistysten tulee noudattaa joko Yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimusta tai Sosiaalialan järjestöjä koskevaa työehtosopimusta, jotka ovat yleissitovia. Oppaan viittausten ja linkkien tarkoituksena on helpottaa oikean ja olennaisen tiedon löytymistä työnantajuutta säätelevistä laeista ja työehtosopimuksista. Oppaan alkuosa sisältää perustietoa työnantajana toimimisesta. Esitellyt työnantajavelvoitteet koskevat kaikkia työnantajia ja kaikkia yhdistyksen työntekijöitä. Kansion lopussa olevat osiot, Palkkatuki, Työkokeilu ja harjoittelijat sekä Kesätyöntekijät ja nuoret työntekijät täydentävät ja tarkentavat alussa olevia tietoja. Siten myös vain kesätöitä tarjoavan yhdistyksen kannattaa tutustua koko oppaaseen. Työnantajan tarvitsemat lomakkeet löytyvät oppaan lopusta sekä linkkien takaa sähköisinä, muokattavina versioina. Toimivaa työnantajuutta toivottaen, Työllisty järjestöön -hanke Yhdistys työnantajana 3
4 Yhdistys työnantajana
Sisällysluettelo Työntekijän palkkaaminen s. 6 Rekrytointi s. 6 Vakuutukset s. 8 Työterveyshuolto s. 8 Työsuojelu s. 9 Työnantajana toimiminen s. 10 Työsuhde s. 10 Työsopimus s. 10 Perehdyttäminen ja opastus s. 11 Työtodistus s. 12 Työaika s. 12 Poissaolot s. 13 Vuosiloma s. 13 Lomauttaminen ja osa-aikaistaminen s. 14 Palkanmaksu s. 15 Palkasta tehtävät tilitykset ja ilmoitukset s. 15 Vuosilomaan liittyvä palkanlaskenta s. 16 Palkkakirjanpito s. 16 Palkkatuki s. 17 Palkkatuen avulla työllistäminen s. 17 Palkkatuen hakeminen ja maksatus s. 17 Työkokeilu ja harjoittelijat s. 18 Työkokeilu s. 18 Harjoittelijat s. 18 Kesätyöntekijät ja nuoret työntekijät s. 19 Työnantajan muistilista s. 20 Palkanmaksun muistilista s. 21 Lomakkeet s. 22 Anomus palkattomasta vapaasta s. 22 Haastattelurunko s. 23 Ilmoitus työsopimuksen päättämisestä s. 24 Työnantajan päättäessä työsuhteen Ilmoitus työsopimuksen päättämisestä s. 25 Työntekijän päättäessä työsuhteen Loma-anomus s. 26 Matkalasku s. 27 Paikkailmoitus s. 28 Salassapito ja vaitiololupaus s. 29 Selvitys poissaolosta s. 30 Tehtävänkuvauslomake s. 31 Työajanseurantalomake s. 32 Työsopimus s. 33 Työsopimus kerhonohjaaja s. 34 Työsopimus palkkatuki s. 35 Työsuojelun toimintaohjelma s. 36 Työtodistus s. 40 Varoitus s. 41 Yhdistys työnantajana 5
Työntekijän palkkaaminen Työnantajana toimiminen on yhdistykselle vastuullinen tehtävä, johon liittyy monia velvoitteita. Työnantajan vastuista ja velvoitteista on hyvä olla tietoinen jo siinä vaiheessa, kun työntekijän palkkaamista vasta suunnitellaan. Työsuhde on työsuhde yhdistyksessäkin, ja vaikka esimiehenä toimisi vapaaehtoinen. Yhdistyksen hallituksen tulee olla tietoinen työnantajana toimimisen vastuista ja velvoitteista, jotta hallituksen jäsenet ymmärtävät edustavansa työnantajaa ja jotta työntekijän lähiesimies saa tarvittaessa tukea muilta hallituksen jäseniltä. Työnantajana toimimisesta löytyy paljon tietoa ja useimmat asiat perustuvat joko lakiin tai työehtosopimuksiin, joten kaikkea ei tarvitse muistaa itse. Työntekijän palkkaamisen taustalla tulee aina olla todellinen tarve eli töitä, joihin on perusteltua palkata työntekijä. Työntekijää ei palkata korvaamaan vapaaehtoisuuteen perustuvaa yhdistystyötä, vaan täydentämään sitä omalla työpanoksellaan. Vastuu yhdistyksen toiminnasta on aina yhdistyksen hallituksella. Työntekijän palkkaamisen plussat ja miinukset Plussat Yhdistys voi lisätä ja laajentaa toimintaansa. Vapaaehtoisten voimavarat vapautuvat perustoimintojen pyörityksestä esimerkiksi uuden ideointiin. Palkattu työntekijä tuo lisäarvoa yhdistyksen toiminnalle: Niillä on työntekijäkin! Yhdistys voi tarjota loistavan mahdollisuuden pitkään työttömänä olleelle tai alanvaihtajalle Tuntitöitä tai kesätöitä tarjoamalla yhdistys voi järjestää enemmän toimintaa ja tarjoaa samalla arvokasta työkokemusta nuorelle tai opiskelijalle Työntekijän palkkaaminen ja työnantajana toimiminen työllistävät yhdistyksen hallitusta sekä ajallisesti että taloudellisesti. Aikaa kuluu sopivan työntekijän etsimiseen ja valintaan sekä työllistämisen taloudellisten kuvioiden selvittämiseen. Myös uuden työntekijän opastaminen ja perehdyttäminen vievät aikaa, etenkin jos yhdistyksellä ei aiemmin ole ollut työntekijöitä ja jos työ on työntekijällekin uutta. Työtehtäviin perehtymisen jälkeen toiminta alkaa yleensä sujua omalla painollaan; hyvä etukäteissuunnittelu ja käytännön asioista sopiminen auttavat paljon. Työnantajana toimiminen vaatii koko hallituksen sitoutumista: työsuhde on työsuhde yhdistyksessäkin ja se velvoittaa molempia osapuolia. Miinukset Alussa työnantajavelvoitteiden ja työllistämiskuvioiden paperiasiat voivat tuntua hankalilta. Sopivan henkilön löytäminen voi olla vaikeaa. Onneksi kenenkään ei tarvitse täyttää vapaaehtoisen, yhdistystoimintaa vapaa-ajallaan harrastavan aukkoa, vaan tulla omalla työpanoksellaan tukemaan vapaaehtoisten halua toimia yhdistyksen parhaaksi! Hallituksen vastuulla ovat esimiestehtävät sekä palkanmaksu muine työnantajavelvoitteineen, jotka vievät aikaa. Nämä tehtävät kannattaa jakaa useamman henkilön kesken. Palkanmaksusta voi huolehtia esimerkiksi rahastonhoitaja ja esimiestehtävistä työntekijän lähiesimies. Tässä yhteydessä onkin luontevaa tehdä hallituksen sisäinen osaamiskartoitus. Jollain hallituksen jäsenellä saattaa olla kokemusta palkanmaksusta ja jollain toisella työhaastatteluista. Taloudellisten resurssien riittävyys on haaste myös työntekijää palkattaessa. Työntekijän myötä toimintaa on usein mahdollista lisätä, mikä etenkin alussa usein vie taloudellisia resursseja, mutta pitkällä tähtäimellä toivottavasti lisää niitä! Työntekijän palkkaaminen ei sinällään edellytä yhdistykseltä tiloja, joissa työtä tehdään. Työtehtävät voivat koostua eri paikoissa tehtävästä työstä, ja esimerkiksi suunnittelu- ja valmistelutöitä voi sopia tehtäviksi vaikka kotona tai kirjastossa. Rekrytointi Kun päätös työntekijän palkkaamisesta on tehty, on aika aloittaa sopivan työntekijän etsiminen ilmoittamalla työpaikka avoimeksi. Ennen työpaikkailmoituksen laatimista täytyy miettiä tulevan työntekijän toimenkuva, palkkaus, työaika, työsuhteen kesto, työn aloitusajankohta sekä nimetä henkilö, joka vastaa tiedusteluihin ja ottaa hakemukset vastaan. Samalla kannattaa sopia myös haastatteluiden ajankohta, jotta puhelintiedusteluihin vastaava voi sopia mahdollisen haastatteluajan samassa puhelussa. Tämä säästää vapaaehtoisten aikaa ja työtä. Toimenkuvaan kuuluvien tehtävien ylöskirjaaminen vaikka luettelomuotoon auttaa paitsi työnhakijaa hahmottamaan työn todellisen sisällön myös työnantajana toimivaa yhdistystä työhön ohjeistettaessa ja työtä valvottaessa. Ylöskirjatut tehtävät auttavat yhteisen kielen löytymisessä ja ennaltaehkäisevät tulkintaeroja ja riitatilanteita. Toimenkuva kannattaa tässä vaiheessa kuitenkin pitää vielä väljänä, sillä valittavalla työntekijällä voi olla taitoja ja ominaisuuksia, jotka voivat vielä muokata toimenkuvaa. 6 Yhdistys työnantajana
Työpaikka kannattaa ilmoittaa avoimeksi niissä paikoissa, joissa yhdistys yleensäkin ilmoittaa toiminnastaan. Työpaikkailmoitus on osa yhdistyksen viestintää. Jos tehtävää varten tarvitsee esittää rikostaustaote, siitä tulee mainita jo hakuilmoituksessa. Työnhakijalle tulee rekrytointiprosessin aikana ilmoittaa myös, jos työtä varten tarvitaan todistus huumausainetestistä tai jos työnantaja aikoo hankkia työnhakijan henkilöluottotietoja tämän luotettavuuden arvioimiseksi. Työhaastattelun tarkoituksena on selvittää, onko hakija yhdistyksen etsimä työntekijä ja onko yhdistyksen tarjoama tehtävä työnhakijan etsimä työpaikka. Työhaastattelussa keskitytään työhön liittyviin asioihin. Haastattelu kannattaa pitää tulevassa työpaikassa, jotta hakijalle syntyy mielikuva siitä millaisessa paikassa työtä tehdään ja mitä työhön kuuluvat tehtävät pitävät sisällään. Haastatteluun tulee varata riittävästi aikaa. Haastattelussa voi käyttää haastattelurunkoa, mutta haastattelun ei kuitenkaan tulisi olla mekaaninen ja yksisuuntainen kyselytunti, jossa kysymykset luetaan paperista, vaan vuorovaikutustilanne, jossa molemmat saavat paljon tietoa. Haastattelussa on hyvä käydä läpi myös rekrytointiprosessi ja kertoa, miten ja milloin valinnasta ilmoitetaan ja milloin mahdolliset työt alkavat. On hyvä tapa ilmoittaa rekrytointiprosessin päättymisestä myös niille, joita tehtävään ei tällä kertaa valittu. Se on myös oiva mahdollisuus kertoa yhdistyksen tarjoamista vapaaehtoistyön mahdollisuuksista. i Lomake Paikkailmoitus Haastattelurunko Rikostaustaote lasten kanssa työskenteleviltä Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002) velvoittaa työnantajia tarkistamaan rikostaustan sellaisilta tehtävään valituilta työntekijöiltä, jotka työskentelevät pysyväisluontoisesti alaikäisten lasten parissa ilman huoltajan läsnäoloa ja joiden työhön olennaisesti kuuluu lasten kanssa oleminen. Työntekijä tilaa rikostaustaotteen työnantajan pyynnöstä. Rikostaustan selvittäminen koskee paitsi uutta työsuhteista työntekijää myös uutta työharjoittelijaa, työkokeiluun tai siviilipalvelukseen tulevaa henkilöä, jonka työskentely kestää yhteensä yli kolme kuukautta. Laki ei sen sijaan koske jo ennestään yhdistyksessä työskenteleviä työntekijöitä ellei heidän työtehtävänsä muutu niin, että yllä mainitut ehdot lasten kanssa olemisesta täyttyvät. Huumausainetestiä koskeva todistus Huumausainetestiä koskevalla todistuksella tarkoitetaan työnantajan osoittaman terveydenhuollon ammattihenkilön ja laboratorion antamaa todistusta, josta ilmenee että työnhakijalle tai työntekijälle on tehty testi huumausaineen käytön selvittämiseksi. Testin perusteella on laadittu selvitys siitä, onko työntekijä käyttänyt huumausaineita muihin kuin lääkinnällisiin tarkoituksiin niin, että hänen työ- tai toimintakykynsä on heikentynyt. Työnantaja vastaa todistuksen hankkimisesta aiheutuvista kustannuksista. Työnantaja voi pyytää huumausainetestiä koskevan todistuksen, jos työnhakijan on tarkoitus toimia työtehtävissä, jotka edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä ja joiden hoitaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai huumeista riippuvaisena voisi johtaa vaaratilanteeseen. Työnhakijalla ei ole velvollisuutta toimittaa todistusta, mutta työnantaja voi jättää ottamatta huomioon tällaisen työnhakijan. Tehtävään valitulta henkilöltä työnantajalla on oikeus pyytää huumausainetestiä koskeva todistus. Rikosrekisterilain 6 2. momentin mukaiseen rikostaustaotteeseen merkitään päätökset vain niistä tuomioista, joilla on ajateltu olevan merkitystä lasten kanssa työskennellessä. Esimerkkejä tällaisista ovat tuomiot huumausainerikoksista, ryöstöstä ja seksuaalirikoksista. Ote ei ole julkinen asiakirja eikä sitä saa kopioida tai arkistoida edes osittain. Työnantaja voi otteen nähtyään laittaa henkilön kanssa tehtävään työsopimukseen merkinnän rikostaustaote nähty sekä kirjoittaa otteen päivämäärän ylös, minkä jälkeen ote tulee viipymättä antaa takaisin henkilölle itselleen. Ote ei saa olla puolta vuotta vanhempi. i Linkki www.oikeusrekisterikeskus.fi (lisätietoja sekä yhteystiedot) www.finlex.fi (laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/2002) Työsuhteen aikana työnantaja voi velvoittaa työntekijän esittämään huumausainetestiä koskevan todistuksen, jos työntekijän tehtävät muuttuvat olennaisesti tai jos työnantaja epäilee työntekijän työskentelevän huumausaineiden vaikutuksen alaisena tai olevan riippuvainen huumeista. Jos työnhakijalle tai työntekijälle on tarkoitus tehdä huumausainetesti, työnantajalla on oltava kirjallinen päihdeohjelma, joka on laadittu yhteistyössä henkilöstön kanssa. Ohjelman tulee sisältää työpaikan yleiset tavoitteet ja noudatettavat käytännöt päihteiden käytön ehkäisemiseksi ja päihdeongelmaisten hoitoon ohjaamiseksi. Ohjelma voi olla osa työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa. Työnantaja saa käsitellä vain sellaisia työntekijän huumausaineiden käyttöä koskevia testitietoja, jotka sisältyvät työntekijän työnantajalle toimittamaan huumausainetestiä koskevaan todistukseen. i Linkki www.finlex.fi (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004, työterveyshuoltolaki 1383/2001) Yhdistys työnantajana 7
Henkilöluottotietojen käsittely Työnantajalla on tietyin edellytyksin oikeus saada ja käyttää tehtävään valitun työnhakijan henkilöluottotietoja tämän luotettavuuden arvioimiseksi. Tästä tulee kertoa työntekijälle ennen tietojen hankkimista, kuten myös siitä mistä rekisteristä luottotiedot hankitaan. Jos työntekijää koskevia tietoja on kerätty muualta kuin työntekijältä itseltään, työnantajan on ilmoitettava työntekijälle saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään työntekijää koskevassa päätöksenteossa. Vakuutukset Työnantajan tulee ottaa kaikille työntekijöilleen lakisääteiset vakuutukset: eläke-, työttömyys-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus. 18 67-vuotiaille on otettava eläkevakuutus eli TyEL viimeistään ensimmäistä palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden aikana. Eläkevakuutusten maksamisessa työnantajat jaetaan tilapäistyönantajiin ja sopimustyönantajiin työntekijöiden määrän ja kokonaispalkkasumman perusteella. Tämä summa vaihtelee vuosittain, joten se kannattaa tarkastaa vakuutusyhtiöstä. Tilapäistyönantajan ei tarvitse tehdä erillistä vakuutussopimusta työeläkevakuutusyhtiön kanssa, vaan hän voi ilmoittaa työntekijöiden tiedot ja maksetut palkat ja maksaa eläkevakuutusmaksun valitsemaansa eläkevakuutusyhtiöön. Maksu- ja ilmoitustavat vaihtelevat vakuutusyhtiöittäin. Harventaakseen maksu- ja ilmoitusliikennettä vakuutusyhtiön kanssa tilapäistyönantaja voi tehdä vakuutussopimuksen ja ryhtyä sopimustyönantajaksi. Sopimustyönantaja on työnantaja, jonka palveluksessa on jatkuvasti ainakin yksi työntekijä tai jonka työntekijöiden kuuden kuukauden kokonaispalkkasumma ylittää yhtäjaksoisesti vuosittain määritettävän eurorajan. Sopimustyönantajan pitää tehdä eläkevakuutushakemus yhden kuukauden kuluessa palkan maksun alkamisesta. Työnantaja saa käyttää myös työtehtäviä saman työnantajan palveluksessa vaihtavan työntekijän henkilöluottotietoja. Työnantaja vastaa henkilöluottotietojen hankkimisesta aiheutuvista kustannuksista. i Linkki www.finlex.fi (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004) Sopimustyönantaja voi valita, ilmoittaako työsuhde- ja palkkatiedot kuukausittain tai vuosittain. Jos palkkatiedot ilmoitetaan kuukausittain, erillistä vuosi-ilmoitusta ei tarvita. Sopimustyönantajilla on oikeus eläkevakuutusyhtiöiden asiakashyvityksiin, joista kannattaa kysyä lisää eläkevakuutusyhtiöstä. Sekä sopimustyönantaja että tilapäinen työnantaja vähentävät työntekijän palkasta työntekijän osuuden työeläkemaksusta, joka on vuosittain tarkistettava prosenttiosuus bruttopalkasta. Palkasta vähennetty osuus tilitetään työnantajan osuuden yhteydessä eläkevakuutusyhtiöön. Työntekijälle on ennen töiden aloittamista otettava myös lakisääteiset työttömyys-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutukset. Tapaturma- ja ryhmähenkivakuutukset otetaan tapaturmavakuutusyhtiöstä, joita on useita. Kun vakuutukset on otettu, vakuutusyhtiö lähettää työnantajalle laskun vakuutuksista. Monet vakuutusyhtiöt tarjoavat asiakkailleen mahdollisuuden hoitaa vakuutusasioita verkossa. Vakuutusta otettaessa vakuutusyhtiö kysyy palkkasumma-arviota kuluvalle vuodelle. Palkka-arvio kannattaa laskea mahdollisimman tarkkaan, jotta peritty vakuutusmaksu olisi mahdollisimman lähellä oikeaa. Palkkasummaa voi muuttaa kesken vuoden, esimerkiksi jos yhdistykseen tulee uusi työntekijä. Vakuutuksenottajan velvollisuuksiin kuuluu vuosi-ilmoituksen antaminen vakuutusyhtiölle. Vakuutusyhtiö lähettää vuosi-ilmoituskaavakkeet ja ilmoitusohjeet työnantajalle vuoden vaihteessa. Lakisääteisiin vakuutuksiin liittyen työnantajan on muistettava periä työntekijän palkasta jokaisen palkanmaksun yhteydessä palkansaajan osuus työttömyysvakuutusmaksusta, jonka määrä tarkistetaan vuosittain. Työnantaja vastaa sekä palkansaajan että työnantajan maksun suorittamisesta Työttömyysvakuutusrahastolle. Työttömyysvakuutusmaksut peritään työnantajalta ennakkona vakuutusvuoden aikana. Vakuutusvuoden päätyttyä työnantajalla on velvollisuus antaa Työttömyysvakuutusrahastolle palkkasummailmoitus, jonka perusteella määrätään lopullinen työttömyysvakuutusmaksu. i Linkki www.finlex.fi (laki työttömyysetuuksien rahoituksesta 555/1998) www.tvr.fi (Työttömyysvakuutusrahasto) Työterveyshuolto Työnantajan on järjestettävä kaikille työntekijöilleen työterveyshuolto ja kerrottava sen käytöstä. Työterveyshuollon järjestämisvelvollisuus perustuu työterveyshuoltolakiin, joka antaa yleiset ohjeet työterveyshuollosta. Yhdistyksen tulee ennen työsuhteen alkua ottaa yhteyttä lähimpään työterveyshuollon yksikköön, joka voi olla joko kunnallinen terveyskeskus tai yksityinen lääkäriasema, ja neuvotella yhdistyksen työterveyshuollon järjestämisestä siellä. Työterveyshuollon yksikön velvollisuutena on kertoa, mikä on lakisääteistä ja mikä ei ja arvioida yhdessä yhdistyksen kanssa työterveyshuoltoon liitettäviä palveluita ja niiden tarkoituksenmukaisuutta kyseisessä yhdistyksessä ja työtehtävässä. Työterveyshuollon tasoa määriteltäessä lähtökohtana on aina työtehtävä ja sen asettamat vaatimukset. Käytännössä tämä työolosuhteiden selvitys voidaan hoitaa esimerkiksi yhteisellä neuvottelulla, jossa yhdistyksen edustaja 8 Yhdistys työnantajana
kertoo työntekijän työtehtävästä ja työolosuhteista, tai vaihtoehtoisesti työterveyshuollon yksikön edustajan tekemällä työpaikkakäynnillä. Olennaista on saada selville työn luonne, siihen mahdollisesti liittyvät riskit sekä työn tekemisen olosuhteet yhdistyksessä yleisesti. Näiden perusteella on helppo arvioida myös työn soveltuvuutta työntekijälle, mikä on toinen työterveyshuollon perusasia. Työsuhteen alussa työntekijälle tehtävä työhöntulotarkastus antaa työnantajalle tietoa työntekijän soveltuvuudesta kyseiseen tehtävään. Tämän ja työpaikkaselvityksen perusteella on jatkossa mahdollista arvioida, johtuvatko työntekijän mahdolliset vaivat työstä vai eivät. Näiden lakisääteisten osioiden lisäksi työnantajana toimiva yhdistys voi tarjota työntekijöilleen muitakin palveluita, kuten esimerkiksi sairaanhoidollisia palveluita, mikäli siihen on tarvetta ja resursseja. Työterveyshuollosta tehdään aina sopimus, jossa sovitaan työterveyshuollon laajuus ja kustannukset. Kela maksaa työkyvyn selvittämiseen liittyvistä (ns. ehkäisevä työterveyshuolto) kustannuksista 60 % ja muista, sairaanhoitotasoisen työterveyshuollon järjestämisen kustannuksista 50 %. i Linkki www.ttl.fi (Työterveyslaitoksen sivut, lisätietoja työterveyshuollosta) www.tyosuojelu.fi (Työsuojelupiirien sivut, lisätietoja työterveyshuollosta) www.finlex.fi (työterveyshuoltolaki 1383/2001) Työsuojelu Työnantajan tulee laatia työsuojelun toimintaohjelma. Työsuojelun toimintaohjelman taustalla on työturvallisuuslaki, jonka toteutumista valvovat aluehallintovirastojen työsuojeluviranomaiset. Työsuojelun toimintaohjelma tehdään työpaikan turvallisuuden ja terveellisyyden edistämiseksi sekä työntekijöiden työkyvyn ylläpitämiseksi. Käytännössä tämä tarkoittaa työpaikan riskija vaaratekijöiden tunnistamista niiden välttämiseksi ja tarvittaessa niiden poistamiseksi. Lisäksi työsuojelun toimintaohjelma sisältää tiedot työturvallisuuden vastuista yhdistyksessä. Työturvallisuutta varten yhdistyksessä tulee aina olla nimettynä työsuojelupäällikkö. Alle 10 hengen organisaatioissa työntekijöitä edustava työsuojeluvaltuutettu ei ole lakisääteinen. Työsuojelun toimintaohjelma kannattaa säilyttää työterveyshuollon asiakirjojen yhteydessä, ja se tulee päivittää vuosittain yhdessä työntekijöiden tai työntekijöiden edustajan kanssa. Kannattaa muistaa, että työntekijän perehdytys ja opastus niin työtehtäviin kuin asianmukaiseen toimintaan työpaikalla ovat mitä suurinta työsuojelua. Sitä on myös huolehtiminen työajanseurannasta sekä tietoisuus työntekijän todellisesta työnkuvasta ja arjesta yhdistyksessä. Lain mukaan työnantaja on aina vastuussa työsuojelusta. Jos yhdistys toimii esimerkiksi kunnan omistamissa, mutta kunnan yhdistyksen käyttöön osoittamissa tiloissa, vastuu työturvallisuudesta on aina työnantajana toimivalla yhdistyksellä. i Linkki www.tyosuojelu.fi i Lomake Työsuojeluntoimintaohjelma Yhdistys työnantajana 9
Työnantajana toimiminen Työsuhde Työsuhde syntyy, kun työntekijä tekee työtä työnantajan lukuun tämän johdon ja valvonnan alaisuudessa palkkaa tai muuta vastiketta vastaan. Työsuhdetta määrittävät lait, etenkin työsopimuslaki, työehtosopimus, työntekijän kanssa tehtävä työsopimus sekä käytännön tasolla työnantajan määräykset. Työnantajan määräykset ja työsopimus eivät voi olla ristiriidassa lain tai työehtosopimusten kanssa. Työsopimuksessa ei siis voida sopia huonommista eduista kuin mitä työehtosopimuksessa on sovittu. Työnantajalla on velvollisuus antaa työtehtäviä ja määrätä miten, missä ja milloin työtä tehdään perehdyttää työhön ja valvoa töiden tekemistä kohdella työntekijöitään tasapuolisesti noudattaa lakeja ja työehtosopimuksia Työntekijällä on velvollisuus tehdä työnsä huolellisesti työnantajan määräyksiä noudattaen käyttäytyä asiallisesti työnantajaa, työtovereita ja asiakkaita kohtaan olla lojaali työnantajaa ja työtehtäviä kohtaan Työehtosopimus on ammattiliiton ja työnantajaliiton välinen sopimus työsuhteen ehdoista, joita kyseisellä alalla työnantajien tulee noudattaa. Työehtosopimuksen taustalla on työlainsäädäntö. Työehtosopimusten tarkoituksena on täydentää lakia ja sopia joistain asioista tarkemmin kuin mitä työsopimuslaissa on määrätty. Työehtosopimuksessa määritellään esimerkiksi työaika ja sen tasoittuminen, sairausajan palkka, palkalliset poissaolot sekä lisä- ja ylityökorvaukset. Työehtosopimuksiin kuuluvat myös palkkataulukot, joita yhdistysten tulee noudattaa kaikkien työntekijöiden kohdalla niin taulukkopalkkojen kuin niihin tulevien korotustenkin osalta. Työsopimus Työsuhteeseen liittyy aina työsopimus, jossa työsuhteen ehdot määritellään. Työsuhteesta tehdään kirjallinen sopimus, johon kirjataan työsuhteen ehdot sekä työntekijän ja työnantajan tiedot. Työsopimus tulee tehdä heti ensimmäisenä työpäivänä. Työsuhde voidaan lain mukaan solmia myös suullisesti tai sähköisesti, mutta esimerkiksi sosiaalialan työehtosopimukset edellyttävät työsopimuksen tekemistä kirjallisena. Työsuhde syntyy myös silloin, jos työnantaja sallii työntekijän tehdä työtä määritelmän mukaan, vaikka työstä ei suoranaisesti olisi sovittukaan. Tämä on hyvä huomioida esimerkiksi tilanteessa, jossa työsopimus on päättynyt eikä uutta sopimusta ole tehty. Työsuhde voi olla joko määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Määräaikaiselle työsuhteelle täytyy aina olla perusteltu syy. Työsuhteesta voidaan tehdä myös sekamuotoinen työsopimus eli määräaikainen työsopimus, joka voidaan irtisanoa sopimusaikana. Sekamuotoisen työsopimuksen taustalla voi olla esimerkiksi työn projektiluonteisuus tai rahoitus. Oppisopimus on määräaikainen työsuhde, joka koostuu työpaikalla tapahtuvasta työharjoittelusta ja oppilaitoksessa järjestettävistä tietopuolisista opinnoista. Määräaikainen työsuhde päättyy ilman eri toimenpiteitä määräajan umpeuduttua, mutta toistaiseksi voimassa oleva työsuhde päättyy vain jommankumman osapuolen irtisanomiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että määräaikaista työsopimusta ei voi päättää esimerkiksi tuotannollisista ja taloudellisista syistä, kuten toistaiseksi voimassaolevan sopimuksen. Monesti turvallisena ja vähemmän sitovana työsopimuksen muotona pidetty määräaikainen sopimus itse asiassa sitoo molempia osapuolia enemmän kuin toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Lähes ainoa tapa päättää määräaikainen työsopimus on purkamismenettely, joka edellyttää vakavaa sopimusrikkomusta. Työsuhteen päättymisestä voidaan kaikissa sopimusmuodoissa aina erikseen myös sopia työnantajan ja työntekijän kesken. Työsopimuksessa kannattaa aina sopia koeajasta. Koeaika on nimensä mukaisesti aika, jolloin kokeilemalla selvitetään tehdyn sopimuksen toimivuus. Käytännössä tämä tarkoittaa, että työnantaja arvioi työntekijän ammattitaitoa ja soveltuvuutta työhön ja työyhteisöön ja työntekijä arvioi, vastaavatko työtehtävät ja työolosuhteet sopimuksessa sovittuja asioita. Koeaika voi olla enintään neljän kuukauden pituinen. Määräaikaisissa, alle kahdeksan kuukauden pituisissa työsuhteissa koeaika voi olla enintään puolet työsuhteen kestosta. Koeajasta tulee sopia heti työsuhteen alussa kirjallisesti, ja se alkaa aina työsuhteen alusta. Peräkkäisissä määräaikaisissa sopimuksissa koeaikaa ei voida käyttää, elleivät työsopimuksen keskeiset ehdot, kuten esimerkiksi työtehtävä, muutu olennaisesti. Koeajalla työsopimuksen voi purkaa ilman irtisanomisaikaa puolin ja toisin. Tällöinkään työsuhdetta ei kuitenkaan voi purkaa laissa mainituilla epäasiallisilla tai syrjivillä syillä. Purun syynä tulee olla työntekijään ja hänen työsuoritukseensa liittyvä sellainen syy, jonka perusteella tehdyn työsopimuksen vaatimukset eivät täyty. Kun työsuhde puretaan koeajalla, työntekijälle ei tarvitse antaa varoitusta tai tarjota mahdollisuutta tulla kuulluksi työsuhteen päättymisen syistä toisin kuin purettaessa tai irtisanottaessa 10 Yhdistys työnantajana
toistaiseksi voimassa olevaa työsopimusta. Tässäkin tapauksessa työntekijällä on oikeus saada työtodistus. Perehdyttäminen ja opastus Työnantajan velvollisuus on antaa työntekijälle työtehtäviä ja opastaa häntä suoriutumaan niistä myös työtehtävän tai työmenetelmän muuttuessa. Sen lisäksi, että työntekijälle kerrotaan mitä tehdään, on tärkeää kertoa miten tehdään. Työntekijän hyvä perehdyttäminen on myös työnantajan etu, kuten myös työntekijän kouluttautuminen ja työssä kehittyminen. Työnantajan tuleekin pyrkiä edistämään työntekijän kehittymistä ja etenemistä työuralla. i Linkki www.finlex.fi (työsopimuslaki 55/2001 sekä yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimus ja sosiaalialan järjestöjä koskeva työehtosopimus) Onko yhdistyksellänne perehdytysohjelma tai työntekijän kansio? Työlainsäädäntö, työehtosopimukset, työsuojelun toimintaohjelma ja työsuojeluvaltuutettujen nimet sekä työterveyshuollon tiedot on oltava työntekijöiden nähtävillä. Samassa paikassa voi säilyttää myös perehdytysohjelmaa tai työntekijän kansiota. Myös hiljaisen tiedon (esimerkiksi yhteiset liikuntahetket tai taukojumpat) kulkeutumisesta uudelle työntekijälle on pidettävä huolta. Työntekijän ja esimiehen väliset kehityskeskustelut ovat suositeltavia myös yhdistysten määräaikaisissa, osaaikaisissa työsuhteissa. Yhdistyksen vapaaehtoisella esimiehellä voi olla päivätyö muualla eikä hän voi olla läsnä yhdistyksen työntekijän arjessa, mikä tekee säännöllisistä keskusteluista vieläkin tärkeämpiä. Keskusteluihin varattu yhteinen, kiireetön aika on arvokasta ja tärkeää sekä työntekijälle että lähiesimiehelle. Salassapito- ja vaitiololupauksen läpikäyminen on tärkeä osa työhön perehdyttämistä. Yhdistyksen salassa pidettävät liike- ja ammattisalaisuudet tarkoittavat paitsi sellaisia yhdistyksen tietoja, joiden kertomisesta olisi yhdistykselle haittaa, myös sellaisia yhdistyksen palveluja käyttäviin henkilöihin liittyviä tietoja, joiden kertomisesta olisi näille henkilöille haittaa. Yhdistyksen työntekijälle kerrotaan tämän asemaan perustuen erilaisia tietoja, joita työntekijä ei saa levittää työsuhteensa aikana eikä sen jälkeenkään. Tiedot voivat olla luonteeltaan arkisia, vähäpätöisiltä tuntuvia tapoja tai arkaluontoisia ja vaikeita asioita, mutta koska ne on saatu tai ne ovat käyneet ilmi luottamuksellisesti työntekijän asemaan perustuen, ei niitä saa viedä eteenpäin työsuhteen aikana eikä sen jälkeenkään. Salassapito- ja vaitiololupaus kannattaa käydä yhdistys- ja tehtäväkohtaisesti läpi työsopimusta tehtäessä. Tässä yhteydessä on hyvä myös kertoa, että työntekijällä on mahdollisuus jutella työhön liittyvistä vaikeistakin asioista luottamuksellisesti lähiesimiehensä kanssa. Yhdistyksen hallitus on työnantajana vaitiolovelvollinen työntekijän henkilökohtaisista asioista ja vaitiolovelvollisuus jatkuu työsuhteen päätyttyäkin. Työntekijää koskevia terveydentilatietoja saavat käsitellä vain henkilöt, jotka valmistelevat tietojen pohjalta päätöksiä tai panevat niitä täytäntöön. Työntekijän kanssa tulee myös sopia, mitä tietoja hänestä kerrotaan yhdistyksen esitteissä ja muussa viestinnässä. i Linkki www.finlex.fi (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000) i Lomake Ilmoitus työsopimuksen päättämisestä työntekijän päättäessä työsuhteen Ilmoitus työsopimuksen päättymisestä työnantajan päättäessä työsuhteen Salassapito- ja vaitiololupaus Tehtävänkuvauslomake Työsopimus Työsopimus kerhonohjaaja Työsopimus (palkkatuki) Varoitus Yhdistys työnantajana 11
Työtodistus Työntekijällä on työsuhteensa päättyessä aina oikeus saada työtodistus työskentelystään yhdistyksessä. Työtodistuksesta täytyy käydä ilmi vähintään työnantaja, työntekijän nimi, työsuhteen kesto alkamis- ja päättymispäivineen sekä keskeiset työtehtävät. Työntekijän toiveesta työtodistukseen voidaan merkitä myös työsuhteen päättymisen syy sekä arvio työskentelytaidoista ja käyttäytymisestä. Työnantajan tulee antaa työtodistus pyydettäessä vielä 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeenkin. Tosin arviota työtaidosta ei työntekijä voi vaatia enää 5 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen pyydettävään työtodistukseen. Työtodistuksesta kannattaakin ottaa kopio yhdistykselle mahdollista uutta pyyntöä varten. i Lomake Työtodistus Työsuhdeasiakirjojen allekirjoittaminen Yhdistyksen puolesta asiakirjoja saavat allekirjoittaa säännöissä mainitut nimenkirjoittajat. Työsuhdeasioissa toiseksi allekirjoittajaksi on järkevää nimetä hallituksen kokouksessa työntekijän lähiesimies, jonka nimenkirjoitusoikeus tulee voida todentaa pöytäkirjanotteella. Työaika Työaikaa on aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työnantajansa käytettävissä. Työajan perusteena yhdistyksessä on yleensä toiminta, jota varten työntekijä on päätetty palkata. Työnantajan tulee seurata työntekijänsä työaikaa ja noudattaa työaikalain ja alalla noudatettavan työehtosopimuksen säädöksiä silloinkin, kun työtä tehdään muualla kuin varsinaisessa työnsuorittamispaikassa. Työajaksi voidaan laskea myös koulutukseen käytetty aika, jos koulutus tapahtuu työaikana, ja siihen osallistuminen on työnantajan määräys. Sen sijaan matkustamiseen käytetty aika ei lähtökohtaisesti ole työaikaa ellei matkalla oleminen ole samalla työsuoritus. Lähtökohtaisesti työaikana tehdään työtä ja muut asiat hoidetaan työajan ulkopuolella. Esimerkiksi lääkäri- ja hammaslääkäriajat tulee varata työajan ulkopuolelle, mikäli se suinkin on mahdollista. Jos se ei ole mahdollista, tulee lääkärikäynneistä mahdollisuuksien mukaan ilmoittaa etukäteen ja hoitaa ne tarpeetonta työajan menettämistä välttäen. Selkeän poikkeuksen tähän muodostavat raskaudenaikaiset, synnytystä edeltävät lääkärintarkastukset, joissa raskaana oleva työntekijä saa käydä työajalla palkallisesti. Päivittäisen työajan ylittäessä kuusi tuntia työntekijälle tulee antaa lepoaikaa tunti tai sovittaessa puoli tuntia. Tätä lepoaikaa, ruokatuntia, ei lasketa työaikaan, mikäli työntekijällä on mahdollisuus poistua työpaikaltaan. Jos työntekijällä ei ole mahdollisuutta poistua työpaikalta, lepoaikaa ei vähennetä työtunneista. Työvuoroja sijoitettaessa tulee huomioida viikoittainen, keskeytymätön vapaaaika, jonka tulee olla kerran viikossa vähintään 35 tuntia ja joka tulee sijoittaa mahdollisuuksien mukaan sunnuntain yhteyteen. Työvuorot tulee olla työntekijän tiedossa vähintään viikkoa ennen jakson alkua. Työajoista tulee pitää työaikakirjanpitoa, joka työnantajan tulee säilyttää kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä. Työvuorojen ollessa säännölliset työvuoroluettelo voidaan liittää erillisellä liitteellä työsopimukseen. Vaikka työntekijän työaika olisikin säännöllinen, työntekijän kanssa kannattaa sopia myös mahdollisesta tasoittumisjaksosta, jonka aikana työaikaa seurataan. Tässä yhteydessä on hyvä muistaa, että lisä- ja ylityötä voi tehdä vain työnantajan kehotuksesta tai työnantajan suostumuksella. Työntekijä ei voi esimerkiksi merkitä kotonaan tekemäänsä valmistelutyötä lisätai ylityötunneiksi, ellei tästä ja työajan korvaamisesta ole nimenomaisesti etukäteen sovittu. Lisätyöllä tarkoitetaan sovitun työajan lisäksi tehtyä työtä, joka ei ylitä työaikalaissa säädettyä säännöllistä enimmäistyöaikaa. Ylityötä on laissa säädetyn säännöllisen enimmäistyöajan ylittävä työ. Lain määrittämä vuorokautinen säännöllinen työaika on kahdeksan tuntia ja viikoittainen 40 tuntia. Työehtosopimuksissa voidaan sopia työajoista eri tavalla. Ylityöt voidaan sopia otettaviksi myös vapaina, jolloin tulee huomioida iltatai viikonlopputyöstä tulevat korotusprosentit vapaa-ajaksi muutettuina. Tästä ja muista työaikoihin liittyvistä määräyksistä, kuten esimerkiksi nuorten työntekijöiden työajoista, löytyy lisää tietoa työaikalaista ja työehtosopimuksesta. 12 Yhdistys työnantajana