Varmuuskopiointi ja System Scheduler ajastusohjelma Tässä ohjeessa käydään läpi itse FuturSoft ohjelman sisäinen varmuuskopiointi, komentojonon muokkaus, System Scheduler nimisen ajastusohjelman käyttö sekä siihen mahdollisesti vaikuttavan F-Secure 2010 säädöt. Tietokannan kopioinnin ajastus kiintolevylle Päävalikosta mennään valikkoon Ohje ja sieltä kohtaan Tietoja ohjelmasta. Tämä tehdään verkkojärjestelmässä oltaessa palvelinkoneella. Avautuu yrityksen tietojen ruutu. Tältä ruudulta voi katsoa millä kiintolevyasemalla tietokanta sijaitsee. Tämä näkyy kohdassa tietokantahakemisto. Jos kyseinen kohta on tyhjänä, se tulee hakea alla seuraavassa kerrotulla ruudulla painikkeesta Tietokantahakemiston etsiminen. Tämä ei ole kuitenkaan tässä vaiheessa välttämätöntä, sen voi tehdä myöhemmässä vaiheessa. Asetukset -pudotusvalikosta klikataan Tietokannan aputoiminnot- kohtaa. Avautuu alla näkyvä ikkuna. Tässä kohtaa painetaan kohtaa Varmuuskopion ajastus. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 1
Avautuvalla ruudulla asetetaan aika, milloin varmuuskopiointi kiintolevylle tehdään. Oletuksena on klo 20:00. Aika hyväksytään painamalla OK. Tämän jälkeen aika on asetettu ja se astuu heti voimaan. Sen jälkeen kopio alkaa syntyä kyseiseen aikaan hakemistoon x:\tietokannat\afpdb\backup, josta voi esim. seuraavana päivänä tarkistaa että sinne on syntynyt kyseisellä kellonajalla varustettu tiedosto. Jos se ei näy yritystietojen ruudulla, sen etsiminen käy painamalla yllä olevasta ruudusta kohtaa Tietokantahakemiston etsiminen. Sen jälkeen ohjelma ilmoittaa suoraan mikä tuo tietokannan hakemisto on. Siitä eteenpäin tiedät, mikä on tuo X asema jota ohjeessa käytetään. Yllä näkyvällä ruudulla on myös painike Varmuuskopion tekeminen. Se tekee kopion välittömästi kyseiseen hakemistoon, joten sillä voidaan ottaa varmuuskopio heti kesken päivän talteen. On tietysti olennaista, että vaikka kyse on yhden koneen järjestelmästä, kone on päällä varmuuskopion ottamisen aikaan! Ajan voi sen vuoksi valita haluamakseen. Pääkonetta pidetään jatkuvasti päällä myös verkkojärjestelmissä, joten mitään varsinaista syytä sen sammuttamiseen yhden koneenkaan käytössä ei ole olemassa. Kopioinnin aikaan ohjelmaa voidaan kuitenkin käyttää (hitaammin), joten tämä on mahdollista ajoittaa jopa päiväsaikaan. Varmuuskopioinnin komentojonon asentaminen Mikä on komentojono? Komentojonoon voidaan syöttää useita ohjelmia tai järjestelmän komentoja jotka ajetaan peräkkäin. Tämä jono voidaan sitten ajastaa ajettavaksi tiettyyn aikaan. Tämä on todettu sopivimmaksi tavaksi automatisoida USB-tikulle kopiointi. Komentojono myös mahdollistaa sen että osaava käyttäjä voi tarvittaessa lisätä siihen muitakin tiedostojaan jotka kopioidaan samalle levylle. Komentojonon räätälöiminen omaan käyttöön mene windowsissa kohtaan Oma tietokone ja x: tikku (x on se tikku jolla tietokanta on) mene siellä kansioon Tietokannat sieltä kansioon afpdb sieltä kansioon backup etsi hakemistosta tiedosto varmistus.cmd paina sen kohdalla HIIREN OIKEAAN NÄPPÄINTÄ avautuvasta valikosta valitse toiminto Muokkaa Sen jälkeen avautuu muistio-ohjelma jossa tiedostoa päästään muokkaamaan. Tiedoston sisältö on seuraavanlainen: Varmuuskopiointi ja System Scheduler 2
Muokkaa tiedostoa tarvittaessa siten, että varmistusaseman kirjaimeksi muutetaan USB- aseman tunnus (yleensä E, F,G,K tms.). Eli kaikki tiedoston kohdat jossa on ennestään E:, korvataan tarvittaessa oikean aseman tunnuksella. Sen jälkeen tallenna muuttunut tiedosto ja poistu editoinnista. Tämä tapahtuu muistio-ohjelmassa esim. sulkemalla ohjelma oikean yläkulman ruksista jolloin ohjelma kysyy, tallennetaanko muutokset (=kyllä). Komentojonon testaaminen Kun komentojono on muokattu oikeanlaiseksi, sen toimivuus testataan klikkaamalla ko. kuvaketta varmistus.cmd. Huom! Kansiossa voi näkyä vain varmistus ja sen oikealla puolella komentojono, jos windowsissa on päällä valinta piilota tunnettujen tiedostotyyppien päätteet. Komentojonon ajon pitäisi kestää toimiessaan muutama minuutti. Sen tehtävänä on poistaa USB-tikulla oleva edellinen varmuuskopio avata musta ruutu jossa näkyy pakkauksen edistyminen pakata viimeisin kiintolevyllä oleva varmuuskopio USB-tikulle Kopioinnin onnistuminen selvitetään menemällä kohtaan Oma tietokone ja siellä tikulle x: (x on USB-tikun tunnus) Sieltä pitää löytyä varmfutu.zip- niminen tiedosto jonka päivämäärä on kuluva päivä. Huom! Päivämäärän näet helpoiten menemällä yläreunan valikkoon kohtaan Näytä ja valitsemalla sieltä kohdan Tiedot. (Termi vaihdella hieman eri windows- versioissa) Tietokannan lisenssitiedoston sisällyttäminen varmuuskopiolle Tässä ohjeessa neuvottu varmuuskopiointi ottaa varmuuskopiolle sol*.* tiedostot backup-kansiosta. Näin ollen kannattaa kopioida \tietokannat\afpdb hakemistosta tiedosto solid.lic backup-kansioon. Riittää kun tämän tekee kerran, sillä tiedosto ei muutu kuin lisenssiä vaihdettaessa. Kun lisenssi on mukana varmuuskopiolla, tietokanta saadaan heti käyttöön uudella koneella, mikäli vanhalta koneelta menee kaikki tiedot. Varmuuskopioinnin komentojonon ajastaminen Tässä on neuvottu ilmaisen apuohjelman System Schedulerin hyödyntäminen varmistus.cmd komentojonon ajastuksessa. Ajastusohjelma löytyy tukisivuiltamme kohdasta Huolto F4 Apuohjelmat F41 Varmistus: Varmuuskopiointi ja System Scheduler 3
Asennus tapahtuu vakioasetuksin: Asennuksen jälkeen perustat uuden tapahtuman Action pudotusvalikon kautta seuraavasti: Event -välilehdellä annat muodostettavalle tapahtumalle nimen esim. Kanta tikulle ja haet suoritettavan ohjelman verkkopolusta: C:\Tietokannat\AFPdb\Backup\varmistus.cmd Varmuuskopiointi ja System Scheduler 4
Schedule välilehdeltä valitsen ensin Every Day/Week asetuksen ja valitset varmistettavat päivät (=jolloin yrityksessä on toimintaa). Tämän lisäksi valitset kellonajan jolloin USB-tikun varmuuskopiointi käynnistyy. Huom. Muista että ohjelman sisäinen varmuuskopiointi on oletuksena klo 20:00. Kellonaika on hyvä olla esimerkiksi tunti tämän jälkeen. System Scheduler pyörii käyttöjärjestelmässä palveluna, jolloin se ei vaadi muuta kuin sen että kone on käynnissä haluttuun aikaan. Se millä tunnuksilla olet kirjaantuneena koneeseen tai oletko vaihtanut järjestelmänvalvojan salasanan toiseksi, ei ole väliä varmistuksen toiminnan suhteen. Tärkeää on se, että et kirjaudu ulos koneesta tai että kone ei mene virransäästötilaan illalla! Ajastuksen testaaminen Tietoja ohjelman toiminnasta saat klikkaamalla System Scheduler kuvaketta ruudun oikeassa alareunassa. Kuvake on sinisen värinen herätyskello. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 5
Tämän jälkeen aukeaa ohjelman perusruutu, jossa näkyvät ajastetut tehtävät. Näitä tehtäviä pystyt ajamaan myös manuaalisesti klikkaamalla ko. riviä hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla run now toiminnon. Perusruudulla näkyy viimeisimmän suoritusajankohdan aikaleima sekä tehtävän seuraava käynnistysmis ajankohta. Tällä ohjelmalla pystytään helposti ajastamaan myös korttiohjelmien varmistukset sekä rahatilitykset pankkiin. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 6
System Scheduler ja F-Secure virustorjuntaohjelmisto Jos käytössäsi on F-Securen Internet Security tai Anti-Virus 2010 ohjelmistot niin tee seuraavat säädöt virustorjunta ohjelmistoosi. Mene kohtaa asetukset: - Mene asetusten kohtaan Deepguard - Oletuksena kohdassa Kun haitallinen ohjelma löytyy on "kysy jos epäselvä" Muutetaan tähän --> pyydä aina lupa Hyväksytään uusi asetus OK painikkeesta Varmistuksen toimivuuden testaus Tämä kohta on tärkeimpiä osia tässä ohjeessa. Tämän noudattamisesta riippuu varmuuskopioinnin jokapäiväinen toimivuus. Seuraava tarkistus tulee tehdä säännöllisesti, mieluiten ainakin joka päivä samalla kun levy vaihdetaan tikkua. Tarkistuksessa menee rutiinilla tehtynä aikaa vain joitakin sekunteja. Napsautetaan tikun sisältö auki napsauttamalla käynnistä-painiketta ja täältä menet kohtaa Tietokone. Avaa koneen sisältö näkyville tuplaklikkauksella ja mene kohtaan Siirrettävä levy. Varmistusohjelma tekee oletuksena varmfutu.zip nimisen tiedoston USB-tikulle jonka olemassaolo ja muokkauspäivämäärä kannattaa aina tarkistaa tikun vaihtamisen yhteydessä. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 7
Tärkeää on että sen päivämäärä on oikea ja koko useita tuhansia kilotavuja (ei esim. 0) Työpöydälle kannattaa raahata USB-tikun pikakuvake resurssihallinnasta. Tällöin oikean kansion avaaminen on ainoastaan yhden klikkauksen takana. Jos päivämäärää ja kokoa ei näy, mene valikkokohtaan Selaa ja valitse sieltä Näytä tiedot (tarkka sanamuoto riippuu windows-versiosta). Eli kohtaan Tiedot laitetaan valinta. Sen jälkeen tiedot tulevat jatkossakin aina näkyviin kun ruutu avataan. Varmuuskopion sisällön tarkistus Seuraava tarkempi tarkastus voidaan jättää tehtäväksi vain kerran viikossa. Sillä varmistetaan että paketin sisältö on oikea, eli pakettiin menevät tiedostot ovat uusia. Klikkaa tiedostoa varmfutu.zip (tai vastaava) edellä kerrotulta tiedostolistalta. Tällöin avautuu yleensä Windowsin oma purku-ohjelma, joka näyttää suoraan paketin sisällä olevat tiedostot ilman että pakettia tarvitsee purkaa. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 8
Tuplaklikkauksella käyttöjärjestelmä kysyy että mihin haluat tiedostot purettavan. Oletuksena ohjelma tarjoaa paketti-tiedoston nimistä kansiota kohde hakemistossa. Yleensä tarjottu kansio on testitarkoituksessa aivan hyvä kohde. Klikkaa Pura-painiketta, jonka jälkeen purkuohjelman suoritus alkaa. Ohjelman suorituksen jälkeen kohdehakemistoon on ilmestynyt alkuperäisen paketin niminen kansio, jossa tarvitut tiedostot sijaitsevat. Sieltä pitää löytyä ainakin solid.db tiedosto, jonka päivämäärä pitää olla tuore. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 9
Lisäksi siellä voi olla muitakin tiedostoja, kuten kuvassa (etenkin log - päätteisiä tiedostoja). Niiden tarkistaminen sen tarkemmin ei ole yleensä tarpeen. VINKKI: Sen sijaan että avataan Oma tietokone ja sieltä Siirrettävä levy, voidaan tähän tehdä oma pikakuvake työpöydälle. Tämä tapahtuu painamalla siirrettävän levyn kohdalla hiiren oikeaa, ja valitsemalla Tee pikakuvake. Sen jälkeen windows sanoo, ettei pikakuvaketta voi tehdä tähän, ja Teetkö sen työpöydälle. Tähän vastataan kyllä. Pikakuvakkeen teko käsin varmistuksen ottoa varten Jos kopion haluaa ottaa myös ajastuksen lisäksi esim. nähdäkseen että tiedot menevät levylle, kopiointiin voidaan tehdä helposti pikakuvake työpöydälle. Tämä tapahtuu painamalla työpöydällä tyhjällä kohdalla hiiren oikeaa, ja valitsemalla Luo pikakuvake. Sen jälkeen ohjelma kysyy pikakuvakkeen kohdetta, jonka voi valita helpoiten Selaa- painikkeella ja kohde on edellä mainittu x:\tietokannat\afpdb\backup\varmistus.cmd. jossa x tietokannan tikkutunnus. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 10
Varmistuksen päivittäinen käyttäminen Kuinka monta levyä tarvitaan käyttöön? Jokaiselle viikon työpäivälle tulee olla oma USB-tikkunsa. Eli levyjä tulee olla normaalisti vähintään kuusi. Jos yritys pitää näiden kustannusta korkeana (esim. 15 / tikku) ei ole todennäköisesti koskaan menettänyt tietojansa, eli siltä puuttuu kokemus niiden arvokkuudesta tositilanteessa. Kyseessä on hyvin pieni kustannus suhteessa vahinkopotentiaaliin nähden. Kysymys on sama kuin vakuutusten ottamisessa. Sen vuoksi määrästä ei missään tapauksessa tule tinkiä. Yksi tai kaksi kopiota voi hyvin helposti olla jo pelkästään samanaikaisesti fyysisesti vioittunut tai sen päälle on menneet juuri vioittuneet tiedot. Viikon ajalta olevista kopioista suurella todennäköisyydellä ainakin yksi on käyttökelpoinen, jos on toimittu huolellisesti. Kuukausikopion tallettaminen Lisäksi on vahva suositus, että joka kuukauden viimeinen työpäivä laitetaan kopio talteen ns. kuukauden lopun varmuuskopioksi. Se on tärkeä tilanteessa, että havaitaan esim. että kokonaisen viikon aikana kopiolle on mennyt pelkkä tyhjä tiedosto (se ei ole toiminut). Tällöin löytyy kuitenkin kaikki edellisen kuukauden ja sitä edeltävät tiedot. USB-tikun vaihtaminen Vaihdetaan kerran päivässä, suosituksena aamuisin. Tällöin sen sisältöä tulee tarkistaa edellä olevan ohjeen mukaan. Mitä tehdä ellei varmistus onnistu? Mikäli kyse on siitä, ettei ajastus toimi, kokeile ensin manuaalista kopion ottamista. Tämä onnistuu esim. menemällä ajastusten hallintaan ja suorittamaan siellä ajastuksen testaamisen kuten edellä on kerrottu. Omien selvitysten jälkeen ota yhteys siihen henkilöön, joka on varmuuskopioinnin (mielellään juuri tämän ohjeen mukaan) asentanut. Jos olet tehnyt sen omatoimisesti, etkä keksi ratkaisua, voit ottaa yhteyden mikrotukeesi, jos sinulla on. Muussa tapauksessa ota yhteys FuturSoftin tukeen, helpdesk@futursoft.fi, josta neuvotaan miten asiassa kannattaa edetä. Jos kyseessä on tekninen vika, tai levyvika, pyritään se selvittämään, muussa tapauksessa kyse on yleensä ympäristön muuttumisesta tai ajastuksen ongelmasta. Ajastusten muuttaminen Ajastuksen muuttaminen sekä kiintolevylle varmuuskopiointia että USB-tikulle pakkausta varten onnistuu kohtuullisen helposti edellä kerrotuilla tavoilla. Jälkimmäinen USB-tikulle pakkaamisen eli komentojonon ajastuksen muuttaminen tapahtuu tarkemmin sanottuna menemällä kyseiseen System Schedulerin Schedule - välilehdelle ja siellä muutat uuden kellon ajan kyseiselle tapahtumalle. Hyväksy muutos tallentamalla tehtävä, sekä sulkemalla ruutu. Muutettu kellonaika tulee ajastusten listalle näkyviin. Muiden muutosten teko varmistusjärjestelyyn Kun kyse on USB 1 GB tikusta, tila tuskin loppuu useankaan vuoden sisällä kun sinne laitetaan vain FuturSoftin ohjelman tiedot. Jos tietokanta on kasvanut lähemmäs 2 Gb kokoiseksi, sille kannattaa suorittaa kloonaus eli tiivistäminen. Kloonauksesta on ohje tukisivuilla kohdassa Helpdesk Erikoisohjeet. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 11
Varmuuskopioinnin komentojonosta voidaan jättää tarvittaessa pois lokitiedostot siten että kohdan sol*.* kohta muutetaan pelkäksi solid.db :ksi. Lokitiedostot eivät ole välttämättömiä yleensä, mutta ne on kuitenkin hyvä olla lisäturvan vuoksi koska ne mahtuvat tikulle ja niiden avulla voidaan tarvittaessa vanhempaakin kopiota hyödyntää jos sen jälkeiset lokitiedostot ovat tallella. Tämä tilanteessa että itse solid.db tiedosto on jo kopiossa vioittunut. Edellä mainittua seurantaa varten kannattaa seurata Ohjeet ja Tietoja ohjelmasta- ruudulla palvelinkoneen tietokannan koon kasvamista säännöllisesti. Jos koko alkaa lähetyä ruudulla myös näkyvää tietokannan maksimikokoa, tulee suorittaa mainittu kloonaus eli tiivistäminen. Tietokannan maksimikokoa voidaan myös kasvattaa solid.ini tiedostoa muokkaamalla 10,0 GB:een asti. Varmuuskopiointi ja System Scheduler 12