YritysAmis KAINUUN AMMATTIOPISTO o v f s u o k o k g h p k u p f a c e b o o k u k o o v p b v h a s d h a r j f b r å f k s g e n o s a n n a d g ä h l t v j h y v ä n w w s i e a h k i e r t ä ä f n e i c v k l h z x e l x k k g p s j d o i m e e s u p r k f h o f o h d i t s o p ö k h ä s a k l a o v n f ö p l f g h H O X - t i i m i 2 0 1 5 1 HOX-ohjeistus 08012016.indd 1 08/01/16 12:22
Normeja vuorovaikutuksen tueksi Moniin jokapäiväisen vuorovaikutuksen tilanteisiin on muodostunut omat käytänteensä, normit, jotka helpottavat kohteliasta ja asiallista yhteydenpitoa. Noudattamalla yhteisesti sovittua kanssakäymisen tapaa varmistaa sen, ettei tahattomasti loukkaa ketään. Jokainen joutuu ajoittain tilanteisiin, joissa on vaarassa provosoitua käytökseen, jota myöhemmin katuu. Epäkohteliaalle tai hyökkäävälle keskustelukumppanille ei kannata vastata samalla mitalla. Itselle siitä ei ole mitään hyötyä eikä vastaanottajakaan ota sellaisesta tilanteesta opikseen. Kannattaa noudattaa periaatetta, että toimii itse tavalla, jota pitää oikeana. Asiallinen, arvostava ja ystävällinen suhtautuminen työkavereihin luo työyhteisöön hyvää henkeä. Erityisen tärkeää kyky johtaa itseään ja hillitä käytöstään on opiskelijoiden kanssa toimittaessa. Jokainen ammattiopiston henkilökuntaan kuuluva on aina malli opiskelijoille. Varmasti jokainen haluaa omalla esimerkillään opettaa mieluummin hyvää käytöstä kuin huonoa. Hyvä ja asiallinen käytös ja käytösnormien tuntemus on ammattitaitoa, joka ei vanhene koskaan ja joka aina edistää omaa menestystä elämässä ja ammatissa. Presidentti Mauno Koivisto totesi aikoinaan: Ei pidä provosoitua, jos provosoidaan. Tämä on edelleen hyvä periaate noudatettavaksi. Kädessäsi on vihkonen, johon on koottu YritysAmiksen yhteiset pelisäännöt sähköpostiviestinnästä, sosiaalisessa mediassa toimimisesta, kokouskäyttäytymisestä, puhelinkäyttäytymisestä ja vinkkejä siitä, kuinka olemme hyvänä esimerkkinä opiskelijoille. Näitä ohjeita noudattamalla teemme työpaikastamme paremman itsellemme, työkavereille ja ennen kaikkea opiskelijoille. Anna hyvän kiertää! HOX-tiimi 2 HOX-ohjeistus 08012016.indd 2 08/01/16 12:22
Anna hyvän kiertää - Ole itse hyvänä esimerkkinä 1. Tervehdi. 2. Kiitä. 3. Kuuntele. 4. Vastaa, kun sinulta kysytään. 5. Pyydä anteeksi. 6. Kunnioita opiskelijoita ja ota jokainen huomioon yksilönä. 7. Ole turvallinen aikuinen ja vastuullinen työnjohtaja. 8. Kohtele kaikkia tasapuolisesti. 9. Anna myönteistä palautetta päivittäin. 10. Keskustele avoimesti hankalistakin asioista. 11. Tee selväksi ja kertaa yhteiset pelisäännöt ja vastuut. Huolehdi, että niistä pidetään kiinni. 3 HOX-ohjeistus 08012016.indd 3 08/01/16 12:22
Puhelinkäyttäytymisen ohjeistus 1. Esittele itsesi selkeästi (nimesi + Kainuun ammattiopisto), ilmaise heti puhelun alussa asiasi ydin. 2. Jos asiasi esittäminen vaatii pitkähkön ajan, varmista onko vastaajalla aikaa keskustella puhelimessa. 3. Valmistaudu puheluun, tarvittaessa tukisanalistalla. 4. Jos puhelusi on luottamuksellinen, varmista että puhut asian luonteeseen sopivassa paikassa. 5. Ole kohtelias ja ystävällinen. 6. Puhu lyhyesti ja selkeästi korottamatta ääntäsi. 7. Keskity puheluun, älä puuhaile muuta samalla. 8. Opettele käyttämään ryhmäpuheluita. 9. Jos puhelu laitetaan kaiuttimelle, siitä täytyy mainita keskustelukumppanille. 10. Älä vastaa puhelimeen kokouksissa tai muissa sellaisissa tilanteissa, joissa puhelusi häiritsee muiden työtä. Pahoittele läsnäolijoille, jos joudut pitämään puhelinta päällä. Pidä puhelin äänettömällä kokouksissa yms. tilanteissa. 11. Pidä työpuhelin mukanasi ja ole tavoitettavissa. Se on tärkeää erityisesti hätätilanteissa. 4 HOX-ohjeistus 08012016.indd 4 08/01/16 12:22
Kokouskäyttäytymisen ohjeistus 1. Kokous alkaa silloin, kun se on kokouskutsussa ilmoitettu. Kokouksen koollekutsuja vastaa tekniikan testauksesta etukäteen. 2. Perehdy kokouksessa käsiteltäviin asioihin etukäteen. Osallistu ja ilmaise omat mielipiteesi asioihin. 3. Jos olet eri mieltä kokouksen yleisen mielipiteen kanssa, perustele kantasi, mutta älä mökötä ja tupise vieruskaverillesi. 4. Muista kehonkieli. Hyvää kokouskäytäntöä on, että pidetään katsekontakti kokouksen puhujaan. 5. Pitäydy asialistassa, vältä rönsyilyä. 6. Ota huomioon kokouksen luonne. 7. Ota huomioon kokoukseen AC:n (etäyhteyden) kautta osallistuvat. Vältä kokoushuoneessa ylimääräistä liikettä, sillä kolahdukset kuuluvat kovasti kuulokkeiden välityksellä. 8. Jos olet saanut kutsun kokoukseen, tule paikalle tai ilmoita koollekutsujalle, jos et pääse osallistumaan. 5 HOX-ohjeistus 08012016.indd 5 08/01/16 12:22
Sähköpostiviestijän 10 käskyä 1. Muista, että sähköpostiviesti on kirjallinen asiakirja. Suhtaudu siihen sen mukaisesti. 2. Mieti, onko sähköposti oikea kanava asiasi hoitamiseen. Harkitse, keitä asiasi oikeasti koskee, älä lähetä kaikkia asioita kaikille tiedoksi. Kuulumisten vaihdot voi tehdä kahvitauoilla. 3. Vaikeita asioita ei kannata hoitaa sähköpostitse. Salassa pidettäviä ja erittäin luottamuksellisia asioita ei kannata välittää sähköpostitse. 4. Ole kohtelias ja ystävällinen. Tiedosta viestiisi kätkeytyvät piilomerkitykset. Älä tarkoituksella provosoi riitoja tai hauku muita keskustelijoita. Sähköpostista kannattaa jättää pois kaikki, mitä et olisi valmis sanomaan henkilölle kasvotusten. Älä lähetä asiattomia viestejä, äläkä vitsaile sellaisille henkilöille, joita et tunne henkilökohtaisesti. 5. Otsikoi viestisi. Selkeä otsikko auttaa saajaa ja voi nopeuttaa viestisi käsittelyä. Aloita viestisi puhuttelulla. Tarkista, että viestisi allekirjoitus on talon ohjeistuksen mukainen. 6. Älä kirjoita koko viestiä isoilla kirjaimilla. Viestin kirjoittaminen isoilla kirjaimilla antaa sellaisen kuvan, että huutaisit lukijalle. Isojen kirjainten avulla voit korostaa yksittäisiä lauseita tai sanoja. Kokonaan isoilla kirjaimilla kirjoitettu sähköpostiviesti on myös hankala lukea. 7. Käytä lyhenteitä harkiten. Kaikki eivät ymmärrä koodikieltä. Vaikka jotkin englanninkieliset lyhenteet, kuten FYI (For Your Information eli tiedoksi) tai BTW (By The Way eli muuten) ovat varsin tunnettuja, tuntemattomammat lyhenteet (kuten AFAIK, As Far As I Know eli parhaan tietoni mukaan) voivat hämmentää lukijaa. 6 HOX-ohjeistus 08012016.indd 6 08/01/16 12:22
8. Ole varovainen käsitellessäsi useille vastaanottajille lähetettyjä viestejä. Mikäli olet yksi viestin vastaanottajista, mieti tarkkaan, miten vastaat. Välittäessäsi sähköpostia eteenpäin, mieti ennen viestin välittämistä, kenelle kyseinen viesti kuuluu. 9. Vastaa aina saamaasi sähköpostiviestiin mahdollisimman nopeasti. Jos et heti ehdi käsitellä asiaa tarkemmin, kiitä viestistä ja ilmoita palaavasi asiaan. Sähköposti on viestintävälineistä henkilökohtaisin. Viestiin vastaamatta jättäminen on loukkaus viestin lähettäjää kohtaan. Jos asiasi on kiireellinen ja tarvitset vastauksen kysymykseen heti, soita. 10. Älä avaa tai välitä eteenpäin toiselle vastaanottajalle osoitettuja viestejä ilman tämän suostumusta. Kansalaisella on perustuslaissa määritelty oikeus luottamukselliseen viestintään. Laki koskee myös sähköpostia ja kaikkea sähköistä viestiliikennettä. Huomio! Tähänkään kuvaan ei ole käyttöoikeutta. Sitä ei saa käyttää uudelleen, eikä muokata. 7 HOX-ohjeistus 08012016.indd 7 08/01/16 12:22
Some-viestijän huoneentaulu 1. Muista työehtosopimuksen määrittelemä lojaliteettivelvoite työnantajaa kohtaan esiintyessäsi sosiaalisessa mediassa - myös vapaa-aikana. Emme voi siis vapaa-ajallakaan puhua tai kirjoittaa työnantajasta tai toimeksiantajistamme tavalla, josta voisi olla haittaa heille. Tee muille selväksi edustaako kirjoituksesi sinua itseäsi yksityishenkilönä vai edustatko Kainuun ammattiopistoa työntekijänä. Huomaa, että raja yksityisen ja julkisen minän välillä on häilyvä sosiaalisen median julkisen luonteen vuoksi. 2. Älä jaa luottamuksellista tietoa sosiaalisessa mediassa, äläkä kerro toimeksiannoista, joita teet koulutusliikelaitoksen asiakkaille. 3. Kirjoita ja julkaise ainoastaan sellaisia asioita, jotka julkaisisit myös muissa medioissa ja ympäristöissä. Ennen kuin julkaiset kirjoituksia, kuvia tai videoita sosiaalisessa mediassa, mieti miten julkaisusi voidaan tulkita. 4. Noudata tekijänoikeuksia. Jos julkaisemasi teos ei ole omasi, tarvitset käyttämääsi kuvaan, videoon tai musiikkiin luvan tekijältä. Jos et ole aivan varma, kenellä on tekijänoikeudet kyseiseen teokseen, älä käytä sitä. Tarvittaessa voit välittää eteenpäin linkkiä, jossa haluamasi kuva, musiikki tai video on. 5. Käyttäydy sosiaalisessa mediassa, kuten missä tahansa julkisessa tilassa. Osa sosiaalisesta mediasta on suljettua, mutta kannattaa muistaa, että kerran nettiin kirjoitettu säilyy siellä aina. ÄLÄ HUUDA (käytä isoja merkkejä jatkuvasti). Tee selväksi muille, milloin puheenvuorosi on työpaikkasi virallista viestintää, milloin yksityisajattelua. Kysy työkavereilta, jos et ole varma, miten toimia. 6. Pyri kaikissa viesteissäsi kohteliaisuuteen ja hyviin tapoihin. Puhu arkikieltä - jätä kapulakieli toimistoon. Vaikka kyse olisi yksityiselämästäsi, on itsesi ja muiden kannalta järkevintä, että kielenkäyttö sosiaalisessa mediassa säilyy kohteliaana. Vältä kirjoittamasta muista negatiivisessa sävyssä ja vältä osallistumista keskusteluihin, joihin voi liittyä negatiiviseksi koettuja piirteitä. 8 HOX-ohjeistus 08012016.indd 8 08/01/16 12:22