LaCRIS-ohjeet yksiköihin projektitietojen lisäämiseksi Liisa Hallikainen 2.5.2016 LaCRISiin kirjautuminen ja omat tiedot Linkki LaCRISiin on intran työkaluissa, mutta sinne voi mennä myös suoralla osoitteella: https://lacris.ulapland.fi/admin, kirjautuminen Haka-tunnisteilla. Ensimmäisellä käyttökerralla järjestelmä kysyy, millä kielellä sitä haluaa käyttää (lippukuvakkeet). Käyttökielen voi vaihtaa koska hyvänsä oman käyttäjätunnuksen perässä olevan pikkunuolen kautta Käyttöliittymäkieli tarkoittaa sitä kieltä, jolla kaikki otsikot ja ohjeet ovat. Tallennuskieli on se, jolla valikkojen sisällöt näkyvät ja jolla projektin ja rahoitusmyönnön otsikot ensin kirjoitetaan. Tallennuskieltä voi vaihtaa myös kesken projektin ja rahoitusmyönnön tietojen käsittelyn projekti- ja rahoitusmyöntöjen lomakkeiden lippunappuloilla:
LaCRISin sisältö LaCRISiin on kaksi käyttöliittymää: yliopiston sisäinen käyttöliittymä, johon kirjaudutaan Hakatunnistautumisella sekä julkinen portaali, joka tulee näkyviin yliopiston verkkosivuille. Julkisessa portaalissa ei näy likikään kaikki se tieto, mitä sisäisen käyttöliittymän kautta näkyy. LaCRISiin on tuotu ja tuodaan henkilöstöhallinnon järjestelmästä tiedot kaikista tutkijan/opettajan työsopimuksella työskennelleistä 31.12.2009 lähtien. Tiedekuntien sekä AK:n hallintosihteerit ja -päälliköt voivat lisätä muuta henkilökuntaa sekä vierailevia tutkijoita tarpeen mukaan (eli ne, jotka julkaisevat ja/tai osallistuvat projekteihin). Ulla Palovaara lisää tiedekuntien ja AK:n ulkopuolisten yksiköiden ihmisiä tarpeen mukaan. Lisäksi LaCRISiin on tuotu ja tuodaan opintohallinnon tietojärjestelmästä tiedot kaikista läsnä oleviksi ilmoittautuneista jatko-opiskelijoista vuoden 2014 alusta lähtien. LaCRISiin on tuotu ja tuodaan kaikkien niiden projektien ja rahoitusmyöntöjen tiedot, jotka ovat (olleet) meneillään ja yliopiston taloushallintojärjestelmässä vuoden 2015 aikana tai sen jälkeen. LaCRISiin tuodaan SAPista kaikki tutkimus-, koulutus-, taide- ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden projektien tiedot ja niihin liittyvät rahoitusmyönnöt sekä Reportronicista niiden sisällölliseen toteutukseen liittyvä henkilöstö. Tärppi ja projektin vastuututkija huolehtivat kirjanpidon kautta kulkevien projektien tiedoista LaCRISissa. Yksiköissä voidaan lisätä LaCRISiin ennen vuotta 2015 päättyneiden projektien tietoja sekä tutkijoiden henkilökohtaisella rahoituksella tehtävien projektien tietoja, jotta ne saadaan näkyviin yksiköiden ja tutkijoiden kotisivuille julkisessa portaalissa. Näitä tietoja ei tuoda SAPista tai Reportronicista eikä hankesihteereillä ole vastuuta niiden tietosisällöstä. Projektien luominen Uusi projekti luodaan napauttamalla vasemman reunan valikossa projekti-rivillä olevaa plussaa (tulee näkyviin, kun viet hiiren kohdalle).
Napautuksen jälkeen avautuu uusi ikkuna: Jos luot ennen vuotta 2015 päättynyttä, kirjanpidossa ollutta projektia, valitse oikeasta reunasta projektin mukaisesti jokin neljästä ensimmäisestä, useimmiten yhteisrahoitteinen projekti. Valitse seuraavana aukeavassa ikkunassa aktiviteetin luonne: tutkimus, taide, yhteiskunnallinen vaikuttavuus tai perustutkinto-, jatkotutkinto- tai aikuiskoulutus. (ÄLÄ KÄYTÄ tyyppejä henkilökohtainen rahoitus tai väitöskirja.) Jos luot sellaista projektia, jonka tekijä(t) ei(vät) saa palkkaa, vaan toimii (-vat) apurahalla, valitse henkilökohtainen projekti. Valitse seuraavana aukeavassa ikkunassa aktiviteetin luonne: post-docvaiheen tutkimukselle henkilökohtainen rahoitus ja väitöskirjavaiheen tutkimukselle väitöskirja. (ÄLÄ KÄYTÄ tyyppejä tutkimus, taide, yhteiskunnallinen vaikuttavuus tai perustutkinto-, jatkotutkinto- tai aikuiskoulutus.)
Tallenna projektille nimi (ja akronyymi, jos on), osallistuja(t) yksikköineen, projektin alku- ja loppupäivämäärät ja tarkista, että hallinnoivaksi yksiköksi tulee oikea yksikkö. Projektin nimi pitäisi aina kirjoittaa molemmilla kielillä. Vaihda syöttökieltä vasemmalla ylhäällä olevalla lippunappulalla. Jos toisen kielinen nimi projektilta puuttuu, tallenna se toisen kielinen molempiin kieliversioihin. Poimi projektin osallistujiksi kaikki ne, jotka osallistuvat sisällöllisesti projektiin. Hallinnollista henkilöstöä ei merkitä LaCRISiin. Valitse projektin sisällöllinen vastuunkantaja (yleensä rahoituksen ykköshakija) vastuuhenkilöksi ja muut henkilöt roolinsa mukaan joko tutkijoiksi tai muiksi. Katso, että kullekin tulee projektin kannalta oikea yksikkö. Yksiköitä voi olla samalla ihmisellä useampi, esim. tiedekunta, jossa hän tekee työnsä, ja tutkijakoulu + tohtoriohjelma, jos hän on tekemässä
väitöskirjaa. Jos et löydä kaikkia tarvittavia henkilöitä, pyydä hallintosihteeriä (tai Palovaaran Ullaa) luomaan ao. ihmiset LaCRISiin. Tarvittavat ulkopuoliset henkilöt voit itsekin luoda, jollei heitä löydy jo LaCRISista. Partneritiedot tallennetaan vain, jos partnerit ovat osallistuneet itse projektin toimintaan. Projektin tavoitteiden ja sisällön lyhyt kuvaus kirjoitetaan kenttään Projektin kuvaus julkisessa portaalissa. Kuvaus tulisi tallentaa molemmilla kielillä ja vaihtaa kieltä lippunappuloilla. Julkisessa portaalissa projekteja voi selata tieteenaloittain, minkä vuoksi on ensiarvoisen tärkeää merkitä projektille tieteenala. Hakusanatkin helpottavat projektien löytymistä portaalin kautta. Lisäksi yliopiston hallinnollisia tarpeita varten projekteille on syytä merkitä, kuuluvatko ne yliopiston profiili- tai painoaloille. Projektitietolomakkeen lopussa voi valita projektin näkyvyyden julkisesti verkossa tai vain sisäisessä järjestelmässä: Projektiin liitetyt ihmiset voivat muokata projektin tietoja sen jälkeen, kun yksikössä verkkosivuista vastaava on luonut projektin ja liittänyt siihen ihmiset. Projektin tietoja ei voi tallentaa, jollei kaikissa punaisella tähdellä merkityissä kentissä ole merkintää. Kaikkia tietoja voi muuttaa myöhemmin.
Rahoitusmyönnön luominen Jos tutkija haluaa vanhoille päättyneille projekteille myönnetyn tai henkilökohtaisen rahoituksen näkyviin kotisivulleen, yksikkönsä kotisivulle ja/tai CV:lle, on rahoituksen myöntö syytä tallentaa erikseen. Tallennusoikeus on yksikön verkkovastaavalla, ei jokaisella tutkijalla. Uusi rahoitusmyöntö luodaan napauttamalla vasemman reunan valikossa myönnöt-rivillä olevaa plussaa (tulee näkyviin, kun viet hiiren kohdalle). Valitse oikea rahoittajatieto valikosta. Säätiöt kuuluvat ryhmään muu kotimainen.
Valitse oikealta alatyyppi, yleensä rahoituksen myöntö. Kirjaa aktiviteetin luonne samoin kuin projekteilla: vanhoille päättyneille projekteille tutkimus, taide jne. ja post-doc-vaiheen henkilökohtaisille apurahoille henkilökohtainen rahoitus ja väitöskirjantekijöille väitöskirja. Myöntöön pitää kirjata vähintään kaikki punaisella tähdellä merkityt tiedot. Laita myönnön nimeksi projektin nimi / rahoittaja, esim. Indigeneity in waiting: elusive rights and the power of hope / Koneen säätiö. Myönnönkin nimi pitää kirjata molemmilla kielillä. Myöntöön ei tarvitse merkitä henkilöiksi muita kuin rahoituksen hakija. Yhteistyökumppaneita ei henkilökohtaisissa rahoituksissa ole ja tuskin lienee tarvetta kaivella niitä päättyneiden projektien rahoitustietoihin. Rahoittaja merkitään kohtaan Rahoitukset. (Klikkaa Lisää rahoitus). Kirjoita rahoitusorganisaation kohdalle alkua rahoittajan nimestä ja koeta löytää rahoittajatieto valmiina nimi voi olla suomeksi tai englanniksi. SAP-siirtojen vuoksi listalla on tikkukirjaimin kirjoitettuja kummallisia lyhenteitä kuten KOTIRAHASTOSÄÄTIÖ. Älä käytä niitä, vaan todellisia rahoittajien nimiä. Jollei rahoittajaa löydy valmiina, luo uusi. Unified project model: Funding types kohtaan ei laiteta mitään. Rahoitustietoihin ei laiteta muuta tietoa kuin rahoittaja ja rahasumma, euroina tai muuna myönnettynä valuuttana. Kun olet liittänyt ao. ihmisen (-t) myöntöön, hän (he) voi korjata virheet (esim. myöntöpäivämäärä). Kohtaan YLIOPISTOJEN RAHOITUSMALLIN LUOKITUS ei missään tapauksessa saa laittaa mitään tietoa. Myönnölle voi valita näkyvyyden samoin kuin projektille.
Yksikön organisaatiotietojen hallinta Pääset muokkaamaan yksikkösi tietoja Päätiedot-välilehdeltä. Vaikka yksiköt-riville ilmestyy plusmerkki eli pystyisit lisäämään organisaatioita, ÄLÄ TEE UUSIA ORGANISAATIOITA. Organisaatiorakenne ylläpidetään keskitetysti. Yksikön suomen- ja englanninkielisiä nimiä ei pidä mennä muuttamaan, ne tulevat LaCRISiin integraatioissa hallinnon järjestelmiin. Yksikön nimen lyhenteen voit lisätä, jos se halutaan näyttää portaalissa. Organisaation profiili-kenttään tulisi kirjoittaa sellainen kuvaus, joka julkisessa portaalissa verkkosivuilla halutaan yksiköstä näyttää. Profiili tulee kuvata sekä suomeksi että englanniksi. Portaalissa ei ole varattu paikkaa valokuvalle, joten sellaista ei kannata LaCRISin organisaatiotietoihin laittaa. Koordinaatit, joilla näytetään yksikön sijainti Googlen kartalla, ovat katuosoite-tiedoissa. Www-osoitteeseen tulee laittaa linkki yksikön infoweb-osoitteeseen, jotta siirtyminen LaCRISista yksikön sivuille infowebin puolelle on helppoa. Yksikön elinkaaren alkupäivä on tullut LaCRISin käyttöönotossa. Siihen voi vaihtaa todellisemmankin. Avainsanat ovat käytössä portaalin vapaasanahaussa. Niitä voi lisätä, jos haluaa korostaa jonkin asian näkyvyyttä yksikössä. Kustannuspaikka-tiedolla ei ole ainakaan toistaiseksi mitään käyttöä sitä ei tarvitse syöttää.