Valtiokonttori Ohje 1 (7) 5.10.2012 Tilitiedoille tehtäviä tarkistuksia Tähän ohjeeseen on koottu tarkistuksia, joilla voidaan varmistaa tilitietojen oikeellisuutta sekä tilikauden aikana että tilinpäätöksessä. Tämä ohje korvaa Valtiokonttorin 3.12.2010 antaman ohjeen. Momenttia 13.03.01. koskevat tarkistukset on päivitetty. Myös ohjeen rakennetta on hieman muutettu. Sisältö 1 Ennen kuukauden keskuskirjanpitosiirtoa tehtäviä tarkistuksia... 2 1.1 Tilit, joilla tulee olla yhteinen aikataulu vastakirjanpitoyksikön kanssa... 2 1.2 Virhetilit... 2 1.3 Muita tarkistuksia... 2 2 Vastaanottokuittauksen tarkistaminen... 2 2.1 Tilitietojen vastaanottokuittaus... 2 3 Muita tarkistuksia tilikaudella... 3 3.1 Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset... 3 3.2 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset... 3 3.3 Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot... 3 3.4 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot ja arvonlisäverokulut... 4 3.5 Arvonlisäverokirjaukset kulutusmenomomenteille... 4 3.6 Arvonlisäverokulut... 4 3.7 Arvonlisäverotuotot... 4 3.8 TaKP:n 6-alkuiset tilit... 5 3.9 Talousarvion ulkopuolella oleva rahaston yhdystili... 5 3.10 Määrärahat... 5 3.11 Muita tarkistuksia... 5 4 Muita tilikauden aikana huomioitavia asioita... 6 4.1 Jakopäätökset ja tilijaottelumuutokset... 6 5 Tarkistuksia tilinpäätöksessä... 6 5.1 Tilit, joiden loppusaldojen tulee olla nolla... 6 5.2 LKP-tilit, joilla tulee olla saldoa... 6 6 Muita tilinpäätöksessä huomioitavia asioita... 7 Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 18, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 744, www.valtiokonttori.fi
Valtiokonttori Ohje 2 (7) 1 Ennen kuukauden keskuskirjanpitosiirtoa tehtäviä tarkistuksia 1.1 Tilit, joilla tulee olla yhteinen aikataulu vastakirjanpitoyksikön kanssa: 1.2 Virhetilit 1.3 Muita tarkistuksia 1991 Lähetteiden tili 2083 Hallinnan siirrot 2084 Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot Tilien tulee mennä tasan keskuskirjanpidon tasolla, joten on huolehdittava, että kirjaukset näille tileille tehdään saman kuukauden kirjanpitoon kirjanpitoyksikössä ja vastakirjanpitoyksikössä. Ko. tilien erittelyt on toimitettava keskuskirjanpitoon. Virhetileillä 2990 ja 698 ei saa olla saldoa, kun tilitiedot toimitetaan keskuskirjanpitoon. Kaikki muutkin havaitut virheet on korjattava ennen tietojen siirtoa keskuskirjanpitoon. Jos virhetileille 2999 ja 699 tulee keskuskirjanpidossa vientejä, tulee kirjanpitoyksikön tehdä korjaukset heti seuraavan kuukauden kirjanpitoon (pl. joulukuu, jolloin korjaukset joulukuun kirjanpitoon). Erilliskirjanpidot täsmäävät pääkirjanpidon kanssa. Täsmäytyslaskelma ei erota. Tilien saldot ovat oikeanpuoleisia eli kulut ja vastaavaa puolen tilit ovat pääsääntöisesti debet-saldoisia ja tuotot ja vastattavaa puolen tilit ovat kredit-saldoisia. Rahatilien saldot ovat kirjanpidossa tiliotteen mukaiset. Poistot on kirjattu juoksevasti kuukausittain. (Määräys Käyttöomaisuuskirjanpito sekä poistosuunnitelmien laatiminen ja poistojen kirjaaminen; Käsikirja 4.5.10) 2 Vastaanottokuittauksen tarkistaminen 2.1 Tilitietojen vastaanottokuittaus Vastaanottokuittaus on tarkistettava välittömästi tilitietojen toimittamisen jälkeen ja varmistettava, että keskuskirjanpitoon on lähetetty ja sinne on saapunut oikea: kirjanpitoyksikön/rahaston numerotunnus, kausi, rivien lukumäärä sekä liikekirjanpidon mukaiset debet- ja kredit-kertymät (kumulatiivinen kertymä vuoden alusta). Tarkistukseen käytetään liikekirjanpidon pääkirjaa.
Valtiokonttori Ohje 3 (7) 3 Muita tarkistuksia tilikaudella 3.1 Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset (LKP-tilit 4102 ja 4113) on kirjattu: palkkaus- tai toimintamenomomenteille, momenteille, jotka luonteensa mukaan ovat toimintamenomäärärahaa (maininta momentin päätösosassa) ja joille palkkoja on kirjattu, momenteille, joiden päätösosassa asiasta on mainittu, hallinnonalan 12-alkuisille muiden tulojen TaKP-tilille tai TaKP-tilille 12.39.10 Muut sekalaiset tulot. 3.2 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset LKP-tili 9910 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset on vain tiliöintiyhdistelmässä, jossa TaKP-tili on 4-alkuinen siirretty määräraha tai 12.39.04 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset. TaKP- tilillä 12.39.04 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset on tuloutuksia vain LKPtilillä 9910 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset. (Käsikirja 8.1.3) 3.3 Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot Momentti 13.03.01 Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot on osittain nettobudjetoitu. Vuonna 2012 momentti on alajaoteltu. Osakkeiden myyntitulot on kirjattu talousarviotilille 13.03.01.1. Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot sekä 3-alkuisille tuottotileille. Osakkeiden myynnistä aiheutuneet myyntipalkkiot on kirjattu talousarviotilille 13.03.01.2. Osakkeiden myyntipalkkiot (EK)(enintään) ja luonteensa mukaiselle LKPmenotilille. Pääomanpalautukset on kirjattu talousarviotilille 13.03.01.1. sekä niille LKP-tileille mihin pääoma on alun perin kirjattu tiliryhmiin/lkp-tileille: - 130 Käyttöomaisuusarvopaperit, - 131 Sijoitukset liikelaitoksiin, - 1362 Pääomalainasaamiset ja muut vastaavat oman pääoman ehtoiset sijoitukset tai - 1363 Julkisoikeudelliset yliopistot. Rahana saadut osingot on kirjattu tuloksi tiliöintiyhdistelmässä LKP-tili 5090 Osingot ja TaKp-tili 13.03.01.1. Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot. Muuna kuin rahana esim. arvopapereina saadut osingot on kirjattu tuotoksi LKP-tilille 5090 Osingot ja omaisuuden/varallisuuden lisäykseksi arvopapereiden LKP-tilille, ei talousarviotuloksi.
Valtiokonttori Ohje 4 (7) 3.4 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot ja arvonlisäverokulut Nettokertymät tililajin 921Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot tileillä ovat yhtä suuret kuin tililajin 931 Yhteisöhankintojen arvonlisäverokulut tileillä vastinpareittain. Poikkeus: siirtotalouden kulut (Käsikirja 4.12 ja 6.4) 3.5 Arvonlisäverokirjaukset kulutusmenomomenteille 3.6 Arvonlisäverokulut Kulutusmenomomenteilla 01 28 ei ole alv-kirjauksia ellei momentin perusteluissa ole tästä mainintaa. (Kysymyksiä ja vastauksia kokoelma -> Eikö toimintamenomomenteille saa kirjata arvonlisäveroa? (8.1.2009) LKP-tiliryhmän 93 Suoritetut arvonlisäverot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain - alv-menomomentti 29, - verollisena budjetoitu momentti (30-69 ja 80-99), - kulutusmenomomentteja, joiden perusteluissa on maininta arvonlisäveron maksamisesta kyseiseltä momentilta (budjetoitu arvonlisäveroineen) tai - TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviokulut. (Kysymyksiä ja vastauksia kokoelma -> Eikö toimintamenomomenteille saa kirjata arvonlisäveroa? (8.1.2009), käsikirja luku 6, 4.7, 5.10, 7.4 ja 8.4.1 ja 8.4.2 sekä talousarvion yksityiskohtaisten perustelujen yleiset määräykset) TaKP:n alv-menomomentilla 29 on vain - tiliryhmään 93 Suoritetut arvonlisäverot kuuluvia kuluja - tiliryhmään 82-83 kuuluvia siirtotalouden kuluja (edellyttäen että ko. kulu on budjetoitu kulutusmenomomentille) - maksettuja ennakoita (budjetoitu maksuperusteella) - muuta pitkäaikaista saatavaa (Käsikirja 6.2 ja 4.71, LKP-tilikartta LKP-tili 1609) - tililajiin 922 kuuluvia sisäisiä arvonlisäverotuottoja - tiliryhmään 80-81 kuuluvia siirtotalouden tuottoja - menoja vastaan saatuja tuloja *) *) Talousarvion yksityiskohtaiset perustelut, yleiset määräykset: Jos menoa, joka maksetaan viraston nettobudjetoidusta toimintamenomäärärahasta (kuten momentti 01) ja hallinnonalan arvonlisäveromenomäärärahasta (momentti 29), vastaan saadaan tuloa (kuten maksullinen toiminta, EU- ja muu yhteisrahoitus), tulon arvonlisäveromenoa vastaava osuus nettobudjetoidaan hallinnonalan arvonlisäveromenomomentille (momentti 29). Valtion viraston tai laitoksen arvonlisäverollisten suoritteiden myynnistä arvonlisäverolain mukaan suoritettava vero tuloutetaan kuitenkin momentille 11.04.01 Arvonlisävero. (Kysymyksiä ja vastauksia kokoelma-> Arvonlisäveroa vastaan saatavan tulon netottaminen arvonlisäveromenomomentille (18.12.2007), Käsikirja 5.9.1) 3.7 Arvonlisäverotuotot LKP-tililajien 920 Perityt arvonlisäverotuotot ja 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain
Valtiokonttori Ohje 5 (7) TaKP-tili 11.04.01. Arvonlisävero *) TaKP-tili 600 Talousarviotilille kirjaamista odottavat talousarviotulot (ennakkomaksuun liittyvä alv-tuotto) *) Talousarvion yksityiskohtaiset perustelut, yleiset määräykset: Valtion viraston tai laitoksen arvonlisäverollisten suoritteiden myynnistä arvonlisäverolain mukaan suoritettava vero tuloutetaan kuitenkin momentille 11.04.01 Arvonlisävero. (Käsikirja 4.7.2) LKP-tililajin 922 Sisäiset arvonlisäverotuotot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain alv-menomomentti 29 (Käsikirja 5.9.1) tai TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot (Käsikirja 8.4.1) (Kysymyksiä ja vastauksia kokoelma -> Sisäisen arvonlisäveron kirjaus talousarviokirjanpidossa (3.5.2005) ja Arvonlisäveron kirjaus, kun on saatu käyttöoikeus, mutta ei kirjausoikeutta toisen hallinnonalan määrärahaan (24.1.2005)) 3.8 TaKP:n 6-alkuiset tilit Talousarviotilille kirjaamista odottavat tai toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviotulot eivät ole menoja (tilit 600 ja 610). Talousarviotilille kirjaamista odottavat tai toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot eivät ole tuloja (tilit 620 ja 630). TaKP:n 6-alkuisilla tileillä ei ole maksullisen toiminnan tuloja. (Käsikirja 5.5 ja 8.4 ) 3.9 Talousarvion ulkopuolella oleva rahaston yhdystili Talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston yhdystilin saldo on yhtä suuri kuin rahaston yhdystilin saldo sitä hoitavan kirjanpitoyksikön kirjanpidossa. (Käsikirja 9.1.) 3.10 Määrärahat Talousarviossa myönnettyjä määrärahoja ei saa ylittää. Poikkeuksena ovat arviomäärärahat, joihin on ylityslupa. (Talousarviolaki 7 ) Nettobudjetoidut momentit voidaan ylittää varainhoitovuoden aikana, mutta ei enää tilinpäätöksessä. Jakamattomien määrärahojen käyttöä on seurattava kuukausittain. Apuna voi käyttää Netra-raportteja. 3.11 Muita tarkistuksia Valmistus omaan käyttöön on kirjattu neljännesvuosittain taseeseen aktiivoiksi keskeneräisten hankintojen tilille. (LKP-tilikartta, tili 4700) LKP-tiliryhmän 99 Tekniset tilit tilien nettokertymä on nolla tileittäin (LKP-tilikartta, käsikirja 8.1.1, 8.1.3, 11.4.11) LKP-tileillä 2000 Valtion pääoma 1.1.1998, 2070 Edellisten tilikausien pääoman muutos tai 2090 Tilikauden tuotto-/kulujäämä ei ole toteutumatietoja.
Valtiokonttori Ohje 6 (7) Poikkeus: kirjanpitoyksikön lopettamisesta aiheutuvat kirjaukset (LKP-tilikartta, käsikirja 11.4.7 ja 16.1.1) 4 Muita tilikauden aikana huomioitavia asioita 4.1 Jakopäätökset ja tilijaottelumuutokset Jakokirjeillä saadut määrärahat on vietävä juoksevasti kirjanpitoon varainhoitovuoden aikana. Viraston tulee sisäisellä ohjeistuksella ja valvonnalla varmistaa, että jakopäätösasiakirjat tulevat kirjanpitoyksikössä tiedoksi myös taloushallintoon sekä Palkeille. Tilijaottelu- ja alkusaldomuutoslomakkeet on toimitettava keskuskirjanpitoon ja muille asianosaisille mahdollisimman nopeasti. 5 Tarkistuksia tilinpäätöksessä 5.1 Tilit, joiden loppusaldojen tulee olla nolla: LKP-tililajien 134, 135, 136, 137, 138, 139, 160, 171, 172, 175,181,183, 188 ja 189 (sijoitusten) yksiloppuiset tilit (Käsikirja 4.8 ja 11.4.4.2) LKP-tililajin 199 Sisäisen rahaliikkeen tilit lukuun ottamatta tiliä1998 Rahaliikkeen selvittelytili (T) (Käsikirja 4.1.6) Lainojen lyhennystilit 2532, 2534, 2536, 2541, 2543 ja 2545 (Käsikirja 11.4.4.2) LKP-tili 2583 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät tulot (Käsikirja 5.5 ja 8.4.1) LKP-tili 2620 Epäselvät erät (T) (Käsikirja 4.1.4) Virhetilit (2990, 2999, 698 ja 699) tileittäin ja tiliöintiyhdistelmittäin (Käsikirja 11.3, 11.4.10 ja 11.4.12) TaKP-tili 610 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviotulot (Käsikirja 5.5 ja 8.4.1) TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot (Käsikirja 5.5 ja 8.4.1) 5.2 LKP-tilit, joilla tulee olla saldoa: työnantajasuoritusten tilit; ainakin tilit 2580, 2581, 2582, 2592, 2593 ja 2596 (TM 9509 kohta 6.8: menoja ei suoriteta ennen eräpäivää ) LKP-tilien 1509 Muut aineet ja tarvikkeet, 1521 Valmiit tavarat, 1528 Maa-alueet ja 1529 Muu valmis vaihto-omaisuus yhteen lasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 4090 Aine-, tarvike- ja tavaravaraston lisäys(-) tai vähennys (+) tilin nettokertymä (Käsikirja 4.6. ja 11.4.2, LKP-tilikartta, LKP-tili 4090, Kysymyksiä ja vastauksia kokoelma 13.12.2010 Maa-alueiden vaihtamiseen liittyviä kirjauksia (vaihtomaat)) Poikkeus: omaisuuden siirrot ryhmästä toiseen
Valtiokonttori Ohje 7 (7) LKP-tilien 1510 Keskeneräiset tiehankkeet, 1519 Muut keskeneräiset tuotteet ja 1520 Valmiit tuotteet yhteenlasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 4600 Valmistevarastojen lisäys (-) tai vähennys (+) tilin nettokertymä (Käsikirja 4.6.1 ja 11.4.2, LKP-tilikartta, LKP-tili 4600) Poikkeus: omaisuuden siirrot ryhmästä toiseen tai kun kirjataan valtionavuksi katsottavien menojen siirtoja siirtotalouden kuluksi LKP-tilien 4108 Lomapalkkavelan muutos ja 4118 Lomapalkkojen henkilöstösivukuluvelan muutos) yhteen lasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 2611 Lomapalkkavelka tai tilin 2614 Lomapalkkavelka (T) nettokertymä (Käsikirja 4.4.2 ja 11.4.6) Poikkeus: kirjanpitoyksikkömuutokset 6 Muita tilinpäätöksessä huomioitavia asioita LKP-tilillä 3990 Talousarvion ulkopuoliset tuotot on toteutumia vain ilman TaKP-tiliä. Tarpeettomat ja tilinpäätöksessä vanhenevat siirretyt määrärahat on peruttu (Talousarviolaki 19 ); tuloutus tuloarviotilille 12.39.04 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset. Muistettava rajoite: nettobudjetoidulla momentilla määrärahan siirto seuraavalle varainhoitovuodelle saa olla enimmillään määrärahan määrä. Määrärahan siirto on määrärahan käyttöä (talousarvion toteutumalaskelma). Määrärahan siirto tehdään talousarvion tilijaottelun tarkkuudella eli tilijaottelun alimmalla erittelytasolla. Määrärahan siirto tehdään aina talousarviokirjanpidon tililtä siitä muodostetulle 4- alkuiselle siirretyn määrärahan tilille. Tarkistettava, ettei uudella siirretyn määrärahan tilillä ole muita kirjauksia kuin määrärahan siirto. Jos kuluvan vuoden siirtomäärärahaa jää käyttämättä, eikä sitä siirretä, niin ei toimenpiteitä (sitä ei tulouteta). (Kirjanpidon tilit -määräys, liite 2: Talousarviokirjanpidon tilit. Käsikirja 8.1.1, 8.1.3 ja 11.4.11) Kysymyksiä ja vastauksia kokoelma -> Jakamattoman siirtomäärärahan siirtäminen (2.2.2009)) Lisätiedot: Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Keskuskirjanpidosta puh. 09 77 251 tai sähköpostitse osoitteesta kkp (at) valtiokonttori.fi Valtion kirjanpidon käsikirja ja Kysymyksiä ja vastauksia -osio löytyvät Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja -sivustolta. Sivustolta on linkit myös Valtiokonttorin antamiin määräyksiin ja ohjeisiin sekä keskeisimpään valtion taloushallintoa koskevaan lainsäädäntöön.