HALLITUKSEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA 1/2015 Aika: 08.01.2015 klo 17 Paikka: HO / Paasikivi Paikalla: Pekka Hassinen, kuraattori Maija Häkkinen, sihteeri Taneli Laine, toiminnanohjaaja (poistui kohdassa 20.) Ville Timonen, taloudenhoitaja (poistui kohdassa 20.) Jenni Rönkkö Jukka Heliö Laura Kylliäinen Olga Penkkilä Saara Leino Poissa: Taru Toivanen Teemu Laakso 1. Avaus Kuraattori Hassinen avasi kokouksen kello 17.14 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous on kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys (liite 1) Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi muutoksin. Kohta 20. Kurinpitomenettelyn käsittely käydään kello 19 aikoihin, jota ennen pidetään lyhyt kokoustauko. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Vuoden 2015 hallituksella ei ole ollut edellistä kokousta. 5. Ilmoitusasiat Ei ilmoitusasioita.
6. Tehdyt edustusvierailut Ei ole tehtyjä edustusvierailuja tänä vuonna 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Laine kertoi vuoden lähteneen hyvin käyntiin. Mitään ikäviä asioita ei ole tapahtunut. Hallitukselta varmistettiin että säätiön toimielimiin valitut opiskelijajäsenet eivät ole osakunnan virkailijoita. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Timonen kertoi kaiken olevan kivaa ja kaikilla olevan kivaa. 9. Varapuheenjohtajan valinta Laura Kylliäinen ehdotti Olga Penkkilää varapuheenjohtajaksi. Ehdotettu on käytettävissä virkaan ja sai kannatusta hallitukselta. Olga Penkkilä valittiin varapuheenjohtajaksi. 10. Hallituksen toimintatavat Pekka Hassinen on jakanut sähköpostitse linkin hallituslaisille edellisvuoden hallituksen toimintatavoista (liite 2). Toimintatavat laitetaan sihteerin jakamaan google drive kansioon, missä niiden käsittelyyn on helppo palata ja niitä voidaan muokata. 11. Edustuskäytännöt Kahdelle hallituslaiselle kustannetaan tiedekuntien, osakuntien ja HYY:n ykkös ja kakkosjuhliin illalliskortit sekä juhliin hankitut lahjat. Mikäli juhliin osallistuu useampi hallituslainen, jaetaan kahden illalliskortin summa edustajien kesken, jolloin jokainen maksaa osallistumisestaan yhtä paljon. Mikäli edustaja haluaa osallistua silliaamiaiselle, hänelle kustannetaan puolet hinnasta. Mikäli hallituksesta ei löydy edustajia juhliin, kutsu lähetetään muille virkailijoille ja heille kustannetaan puolet illalliskortista. Ainejärjestöjen tai muiden järjestöjen juhliin ei kustanneta illalliskortteja, mutta lahja kustannetaan.
12. Hallituksen avoimuus ja tiedotustavat Tavoite on tiedottaa jäsenistöä heti, jos ilmenee jotain tiedotettavaa, mutta on pyrittävä varomaan liikaa spämmäämästä. Mukavinta olisi, jos jäsenistöllä olisi tunne, että hallitus tekee jotain. Edellisenä vuotena yleiskokouksessa on tiedotettu hallituksen tekemisiä. Tänä vuonna ne asiat voisi lisäksi laittaa myös nettisivulle. Hallituksen kokouksen ja yleiskokouksen esityslistat ja pöytäkirjat ilmoitustauluille. Kokouksissa avoimuus on tärkeää, mutta täytyy myös voida keskustella luottamuksellisesti. Kokouksessa on oltava mahdollisuus puhua ja keskustella kaikesta ja pöytäkirjan on oltava kaikkien luettavissa. Kokouksiin on luvallista kutsua muita osakuntalaisia antamaan asiantuntijalausuntoja. 13. Saapunut posti a. Joulukortteja b. Raimo Raipe Helmisen kiitoskuva ansiomerkistä c. Filia Patrian kiitos vuosijuhlakutsusta, itsenäisyyspäivän juhlista sekä vieraanvaraisuudesta 14. Saapuneet kutsut i. Satakuntalaisen osakunnan kuraattorinvaihto 31.1. 15. Hallituksen järjestäytyminen valiokuntiin ja kerhoihin Hallitus järjestäytyi valiokuntiin ja kerhoihin (liite 3). 16. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Valiokuntien ja kerhojen kuulumisia varten laitetaan erillinen google docs dokumentti, mihin jokainen hallituslainen voi etukäteen kirjoittaa kuulumiset. Käytäntö laitetaan toimimaan seuraavaan kokoukseen mennessä. Teemu Laakso lähetti sähköpostilla valiokuntansa ja kerhojensa kuulumiset. YVK: Jouni Saukkonen ja Jussi Takanen ovat kuulemma kiinnostuneita YVK:n viroista.
Pelikerho: Viikottainen toiminta alkaa ensi viikolla. Nörttikerho: Lanit järjestettiin jo ja kaikki meni ihan ok. Veikko Lähteenmäki valittiin kerhon puheenjohtajaksi mallia 2015. Tuon seuraavaan kokoukseen määräraha anomuksen pysäköintirikemaksusta, joka saatiin Hämiksen edestä syyslanien yhteydessä. Siitä lisää myöhemmin. Pop Klubben: Lynces: Piiri pieni pyörii. Taru Toivanen lähetti sähköpostilla valiokuntansa ja kerhojensa kuulumiset. UAV: Valiokunnan puheenjohtajalta Essi Holopaiselta löytyy paljon tarmoa ja innostusta asiaan. Saanut paljon apua edellisen vuoden puheenjohtajalta Janne Siipolalta. Laura Kylliäinen JVK: Ensimmäinen kokous luultavasti 16.1. missä käsitellään kaudenavajaisia ja muuta kevään toimintaa. Jukka Heliö VVK: Hommat hyvin hallussa. Valokuvaajat ovat jo lähettäneet virkailijoille viestiä virkailijakuvien ottamisesta. Juristikerho: Ensimmäinen kokous tiistaina 13.1. Leffaklubi: Kokous lähiaikoina Luontokerho: Kerholle on löytynyt sihteeri. Hassinen muistuttaa, että valiokuntien ja kerhojen ensimmäinen kokous olisi hyvä olla mahdollisimman pian. 17. Ulkojäsenhakemukset Ei jätettyjä ulkojäsenhakemuksia. 18. Määräraha anomukset Ei jätettyjä määräraha anomuksia.
19. Tilahakemukset a. Muistotilaisuus osakuntabaarissa 31.01. Toiminnanohjaajalle on jätetty tilahakemus muistotilaisuuden järjestämistä varten osakuntabaarissa. Kyseessä on entisen aktiivisen jäsenen muistotilaisuus ja tilaisuutta järjestävät henkilöt ovat jo käyneet katsastamassa tiloja. Heille on ilmoitettu kaudenavajaisista, jotka järjestetään luultavasti tilaisuutta edeltävänä päivänä. Väsyneet osakuntalaiset ovat kuulemma tervetulleita mukaan muistotilaisuuteen juhlimaan ja laulamaan. Tilahakemus hyväksyttiin. 20. Kurinpitomenettelyn käsittely Käsiteltiin kohdan 23. Muut asiat jälkeen. Päätettiin olla antamatta virallista kurinpitorangaistusta 21. Vanhan hallituksen testamentti Käsiteltiin edellisen vuoden hallituksen kirjoittama testamentti (liite 4). 22. Hallituksen tavoitteet Todettiin, että viime syksynä panostettu hyvin fuksien aktivointiin ja heitä on näkynyt osakunnalla. Tänä vuonna haluamme jatkaa tehokasta aktivointia. Keskuteltiin ongelmakerhoista, joita on seurattava tiiviimmin vuoden aikana. HOS: Edellisenä vuonna kerhon kanssa oli ongelmana vähäinen osakuntalaisjäsenistö. Heille oli asetettu tavoiteeksi saavuttaa 50% osakuntalaisuusaste jäsenistössään, jota eivät saaneet toteutetuksi vuoden loppuun mennessä. Rangaistuksena heille budjetoitiin kuluvalle vuodelle vain puolet kapellimestarin palkasta. Kokouksessa hallitus keskusteli mahdollisesta joustamisesta osakuntalaisuusasteessa, mikäli kerho on aktiivisemmin esillä sekä antaa avoimesti osakuntalaisille mahdollisuuden osallistua ja pyrkiä mukaan toimintaan. HOT: Tämänkin kerhon kohdalla osakuntalaisuusasteen tavoite on vähintään 50%. Kerholla on kurssimaksuista kertynyt paljon rahaa, joten heille ei myönnetty kuluvalle vuodelle lainkaan rahaa. Heiltä on vaadittava usean vuoden suunnitelma varojen
käytölle, sillä tarkoituksena ei ole, että he käyttäisivät varat nyt mahdollisimman nopeasti pois saadakseen osakunnalta tukea. Kerhot eivät saa pyrkiä voitolliseen toimintaan sillä osakunta ei pyri. HOL: seurataan tilannetta Lynces: seurataan tilannetta Luontokerho: Kerho on noussut suosta. Kokkikerho: Kerho pyritään elvyttämään sillä monet fuksit olivat syksyllä kiinnostuneita. Annamari Valkjärvi on kuulemma ollut kiinnostunut kerhon pyörittämisestä. Koirakerho: Kerho lopetetaan liian vähäisen kiinnostuksen takia. Hallituksen tavoitteisiin voidaan palata vuoden aikana ja niitä voidaan muokata. Pyritään saamaan tammikuun toisessa kokouksessa ensimmäinen versio valmiiksi. Päätettiin, että Hassinen kirjoittaa tavoitteiden pääteemat google docks tiedostoon, jota jokainen hallituslainen voi kommentoida ja muokata. 23. Muut asiat a. Hallituskuva Sihteeri tekee doodlen hallituksen virkailijakuvan ottamisesta. b. Hallituksenvaihtokaronkka Sihteeri tekee doodlen hallituksenvaihtokaronkasta ja lähettää sen sekä vanhalle että uudelle hallitukselle. c. Teeilta d. Säännölliset kokoukset Kokouksien päiväksi sovittiin alustavasti parillisten viikkojen torstait. Tammi ja helmikuulle joudutaan sopimaan erikseen doodlen avulla, missä vaihtoehtoina on vain keskiviikko ja torstai illat. e. Kahviministerin valinta Saara Leino ilmoittautui vapaaehtoisesti ensi kokouksen kahviministeriksi. Kuraattori Hassinen julisti kokoustauon alkaneeksi klo 18.45 Varapuheenjohtaja Penkkilä julisti kokoustauon loppuneeksi klo 19.06
24. Kokouksesta tiedotettavat asiat Ei tiedotettavia asioita. 25. Seuraava kokous Seuraava kokous päätettiin pitää 21.1. klo 18.00 26. Kokouksen päättäminen Varapuheenjohtaja Olga Penkkilä päätti kokouksen kello 19.51 Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Olga Penkkilä Varapuheenjohtaja Maija Häkkinen Sihteeri