26.10.2016 15.12.2016 PSOP Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä Espoon kaupungin ohjeistus järjestelmän käyttöön ympärivuorokautisen hoivan palvelusetelituottajille
1 SISÄLTÖ 1 JÄRJESTELMÄÄN KIRJAUTUMINEN JA SALASANAT... 2 1.1 Järjestelmään kirjautuminen... 2 1.2 Kirjautuminen olemassa olevilla tunnuksilla... 2 1.3 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto... 2 1.4 Käyttäjätunnusten hallinnointi... 3 1.5 Palveluntuottajan käyttäjäroolit... 3 1.6 Palvelutiimit... 4 2 PALVELUNTUOTTAJAN TIETOJEN SYÖTTÄMINEN JA TIETOJEN... 6 YLLÄPITÄMINEN... 6 2.1 Perustiedot... 6 2.2 Laskutustiedot... 7 2.3 Toimipaikat... 9 3 PALVELUT JA PALVELUNTUOTTAJAKSI HAKEUTUMINEN... 10 3.1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen... 10 3.2 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu... 12 3.3 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu... 13 3.4 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen... 13 4 ASIAKKAAT... 15 4.1 Asiakkaan tietojen tarkastelu... 15 4.2 Asiakkaan voimassa oleva palveluseteli (ostovoima)... 15 4.2 Asiakkaan voimassaoleva palveluvaraus... 16 4.3 Asiakkaan tapahtumien kirjaaminen... 16 4.4 Asiakkaan keskeytysten kirjaaminen... 17 4.5 Automaattiset tapahtumakirjaukset... 19 4.6 Asiakkaan tapahtumien tarkastelu ja virheellisten tietojen korjaaminen... 20 4.7 Omavastuuerittelyn luonti... 21 4.8 Asiakaspalaute... 21 5 RAPORTIT... 22 5.1 Asiakkaat ja toteuma -raportti... 22 5.2 Keskeytykset -raportti... 22 6 USEIN KYSYTYT KYSYMYKSET... 24 7 ESIMERKKEJÄ KIRJAUKSISTA. 25
2 1 JÄRJESTELMÄÄN KIRJAUTUMINEN JA SALASANAT 1.1 Järjestelmään kirjautuminen Mene selaimeilla osoitteeseen https://parastapalvelua.fi/. Järjestelmään kirjaudutaan ensimmäisellä kerralla verohallinnon KATSO-tunnuksilla. Valitse kirjautumisvaihtoehdoista: Kirjaudu KATSO:lla. Tunnistautuminen vaatii KATSO-tunnuksen sekä kiinteän salasanan. Lisätietoa osoitteessa https://www.vero.fi/katso. Ohjevideo KATSOtunnistautumiseen löytyy myös parastapalvelua.fi - sivuilta. KATSO-tunnistautumisen jälkeen järjestelmä pyytää sinua luomaan uuden käyttäjätilin. Järjestelmä listaa tunnukseen liitetyt Y-tunnukset. Mikäli järjestelmä listaa useamman Y- tunnuksen, valitse palvelua tarjoava yrityksesi ja anna sähköpostiosoitteesi. Antamastasi sähköpostiosoitteesta tulee kirjautumistunnuksesi. Tunnuksen luonnin jälkeen annetaan salasana, jossa on vähintään 8 merkkiä, iso kirjain ja numero. Esimerkiksi: Salasana1. Lopuksi paina Tallenna. 1.2 Kirjautuminen olemassa olevilla tunnuksilla Mene selaimella osoitteeseen https://parastapalvelua.fi/. Kirjautuminen palveluun tapahtuu oikealla yläkulmasta löytyvän Kirjaudu sisään - napin kautta. Jos olet jo aikaisemmin hakeutunut palveluntuottajaksi ja sinulla on tunnukset järjestelmään, kirjaudu kohdasta Palveluntuottaja. Järjestelmä kysyy sähköpostiosoitetta ja salasanaa, joiden jälkeen painetaan kirjaudu sisään - nappia. 1.3 Unohtuneen tai vanhentuneen salasanan vaihto Jos saat kirjautuessa ilmoituksen vanhentuneesta salasanasta tai olet unohtanut salasanasi, onnistuu salasanan vaihto kohdasta Salasana unohtunut/vanhentunut. Painettuasi linkkiä pääset sivulle, jossa kysytään palveluun kirjautumisessa käytetty
3 sähköpostiosoite sekä ruudulla näkyvä tekstivarmennus. Uuden testivarmennuksen saat päivittämällä sivun selaimen päivitysnapilla tai F5-näppäimellä. Painettuasi Lähetä uusi salasana -nappia saat sähköpostiisi linkin, jota käyttämällä pääset vaihtamaan salasanasi uuteen. Muista ottaa huomioon salasanan muotovaatimukset eli salasanassa pitää olla vähintään 8 merkkiä, iso kirjain ja numero. Esimerkiksi: Salasana1. HUOM! Jos syötät salasanan väärin viisi kertaa, tunnuksesi lukkiutuu ja ainoastaan järjestelmän toimittaja voi avata sen. Avaaminen voi kestää useita vuorokausia. Ilmoita lukituksesta psop@espoo.fi, jota kautta lukitus avataan. Tunnuksen avaaminen on kunnalle maksullinen toimenpide. Ennen salasanan lukkiutumista, tilaa mieluummin uusi salasana unohtuneen tilalle painamalla Lähetä uusi salasana -nappia. 1.4 Käyttäjätunnusten hallinnointi Käyttäjät -välilehdellä palveluntuottaja voi tarkastella sallittuja käyttäjiä, lisätä uusia sekä passivoida vanhoja käyttäjiä. Palveluntuottaja voi lisätä järjestelmälle uusia käyttäjiä Käyttäjät -välilehden Luo uusi käyttäjä -napin avulla. Lomakkeeseen täytetään käyttäjän tiedot, rooli, sähköposti joka toimii käyttäjätunnuksena sekä salasana, jonka jälkeen käyttäjä tallennetaan Tallenna -napilla. Uusi käyttäjä vaihtaa tämän salasanan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. 1.5 Palveluntuottajan käyttäjäroolit KATSO-pääkäyttäjä /nimenkirjoitusoikeus Vain nimenkirjoitusoikeudellinen voi lähettää hyväksyttäväksi eli allekirjoittaa Palveluntuottajaksi/Palvelunosatuottajaksi hakeutumisia. Käyttäjällä on samat oikeudet kuin järjestelmän pääkäyttäjällä. Käyttäjä voi luoda pääkäyttäjän tunnuksia PSOPjärjestelmään. Pääkäyttäjä Yrityksen pääkäyttäjä, joka voi hakea tuottajaksi ja mm. päivittää yrityksen tietoja. Pääkäyttäjällä on oikeudet kaikkiin palveluntuottajan toimintoihin.
Kirjaaja Palvelun valmistelija Palvelusta vastaava Pääkäyttäjä Katsopääkäyttäjä 4 Palvelusta vastaava Palvelusta vastaavalla on oikeudet hakeutua palveluntuottajaksi sekä palveluntuottajan hyväksyttyjen tietojen täydentämiseen, hinnastoon ja laskutustietoihin. Palvelun valmistelija Palveluntuottajan palvelunvalmistelija voi katsella ja täydentää yrityksen/palveluntuottajan hyväksyttyjä tietoja. Valmistelijalla ei ole oikeuksia päivittää laskutus tai hintatietoja. Kirjaaja Palveluntuottajan työntekijä, joka esim. antaa palvelun asiakkaalle. Palvelun antajalla on oikeus kirjata tapahtumia oman tiiminsä asiakkaille. Palvelun antaja näkee asiakkaan perustiedot ja palveluntuottajan toimialueelle myönnetyt ostovoimat ja -sisällöt. Palveluntuottajan käyttäjäroolit Nimenkirjoitusoikeus, eli hakemusten allekirjoitusoikeus Käyttäjänhallinta Raportit Palveluhakemuksen täyttäminen Hinnaston ja laskutustietojen muokkaus Yrityksen tietojen päivittäminen Tuottajanosien lisääminen Tuottajanosien tietojen päivittäminen Palvelutapahtumien kirjaaminen Palautteeseen vastaaminen Asiakkaan perustiedot Kuva: Palveluntuottajan käyttäjäroolit 1.6 Palvelutiimit Käyttäjän lisäämisen jälkeen jokainen PSOP-käyttäjä täytyy käydä kiinnittämässä niihin kunta&palveluyhdistelmiin, joiden tuottamiseen ao. käyttäjä osallistuu. Tiimeihin kiinnittäminen tapahtuu Palvelutiimit -välilehdellä.
5 HUOM! Ilman palveluun kiinnittämistä käyttäjä ei näe palveluseteleiden tietoja eikä pysty tekemään tapahtumakirjauksia. Pääkäyttäjä-roolissa olevat käyttäjät ovat automaattisesti kaikissa palvelutiimeissä. Alasvetovalikoista valitaan kunta, jonka alueella palveluntuottaja toimii, sekä palvelu. johon halutaan liittää käyttäjiä. Kunnan ja palvelun valinnan jälkeen listasta rastitetaan käyttäjät, joille myönnetään oikeus kyseiseen palveluun ja lopuksi painetaan Tallenna.
6 2 PALVELUNTUOTTAJAN TIETOJEN SYÖTTÄMINEN JA TIETOJEN YLLÄPITÄMINEN Käyttäjätunnuksen luomisen jälkeen ensimmäinen tehtävä on täyttää yritykselle kaikki tarpeelliset tiedot Yrityksen tiedot - välilehden alla (= välilehdet Perustiedot, Laskutustiedot ja Toimipaikat). HUOM! Jätä täyttämättä välilehdet Toiminta-alueet, Yksiköt, Työntekijät ja Alihankkijat. Ne eivät ole käytössä Espoossa. 2.1 Perustiedot Perustiedot -välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, Y- tunnus ja yhteyshenkilö. Täytä myös Sähköposti (näkyy vertailussa) -kenttä asiakkaiden yhteydenottoja varten. Perustietojen jälkeen Kuvaus -otsikon alle palveluntuottaja voi kirjoittaa lyhyen kuvauksen yrityksestä ja sen tuottamista palveluista. Lisäksi palveluntuottaja voi antaa yrityksestä lisätietoja ( Lisätiedot ). Asiakas voi PSOP-järjestelmässä käydä etsimässä soveltuvia palveluntuottajia. Kuvauksen ja lisätietojen avulla hän helpommin löytää toivettaan vastaavan palveluntuottajan. Lisätiedot jakaantuvat neljään kategoriaan: yleistä, esteettömyys, kotiin annettavat palvelut ja asumispalvelut.
7 Kuva: Vertailu lisätiedoilla Espoon kaupunki edellyttää kaikilta tuottajilta kuulumista tilaajavastuuseen. Lisätietoa https://www.tilaajavastuu.fi/fi/. Tilaajavastuun tarkoituksena on edistää tervettä kilpailua, torjua harmaata taloutta ja varmistaa, että niiden lukuun toimivat yksityiset palveluntuottajat täyttävät tilaajavastuulain vaatimukset. PSOP-järjestelmä automatisoi yksityisten yritysten palveluntuottajien yritys- ja lupatietojen tarkistukset. Rastita Yritys kuuluu tilaajavastuuseen ja paina nappia Tarkista tilaajavastuusta. 2.2 Laskutustiedot Laskutustiedot -välilehdelle palveluntuottaja täyttää yrityksensä laskutustiedot. HUOM! Laskutustietojen täyttäminen ja ajan tasalla pitäminen on erittäin tärkeää maksuliikenteen varmistamiseksi. Jos palveluntuottajan laskutustiedot ovat puutteelliset, voivat kunnan maksut myöhästyä huomattavasti. Laskutustietoihin pakollisia tietoja ovat Laskutuksen yhteyshenkilö, puhelinnumero, laskutusosoite, postinumero ja -postitoimipaikka, IBAN ja BIC ja sähköpostiosoite. Rastita Haluan maksuaineiston pdf-kuvan sähköpostiini, jonka jälkeen kuukausittainen maksuaineisto lähetetään maksuajon jälkeen annettuun sähköpostiosoitteeseen. Laskutustiedot voi lisätä joko yritys- tai hoivakotitasolla, mutta tapahtumakirjaukset täytyy kohdistaa samalle tasolle. Kyseessä olevaa palveluntuottajaa voi vaihtaa kirjoittamalla sen nimen kenttään Vaihda palveluntuottajaa, jos käytössä on esimerkiksi eri laskutustiedot eri toimipaikoille.
8 Palveluntuottaja voi halutessaan määrittää laskutustiedoissa viitenumeron alun, jota käyttää eri laskutusosien yksilöimiseen. Viiteen alku voi olla kolme merkkiä, välitä 1-999. Viitteen pituus -kentässä voi valita miten pitkä viitenumero laskulle muodostuu. Palveluntuottaja voi myös halutessaan lisätä laskutustietoihin Avain - Arvo -pareja, joilla voi yksilöidä tietyn palveluntuottajaosan maksuaineistoja. Palveluntuottajalle muodostuu maksuajon yhteydessä kaksi erilaista maksuaineistoa: laskulista ja lasku. Laskulistalla on eritelty jokainen tapahtuma, joista palveluntuottaja laskuttaa kuntaa.
9 Laskulla eritellään jokainen palvelun, johon laskutustapahtuma kohdistuu. Esimerkki 1. Yrityksellä on kolme toimipaikkaa, ja laskutustiedot yritystasolla sekä toimipaikalla 1, mutta ei toimipaikoilla 2 ja 3. Esimerkissä Toimipaikka yhdelle tehdyt kirjaukset käyttävät kyseisen toimipaikan laskutustietoja, kun taas toimipaikka 2:n ja 3:n kirjaukset käyttävät yritystason laskutustietoja. YRITYS laskutustiedot Toimipaikka 1 Toimipaikka 2 Toimipaikka 3 laskutustiedot ei laskutustietoja ei laskutustietoja Kirjaukset täällä- Kirjaukset täällä- Kirjaukset täälläkäyttävät TP1:n käyttävät yrityksen käyttävät yrityksen laskutustietoja laskutustietoja laskutustietoja 2.3 Toimipaikat Toimipaikkojen hallinta tapahtuu Toimipaikat -välilehdellä. Toimipaikalle pakollisia tietoja ovat Yhteystiedot sekä Yhteyshenkilön tiedot. Toimipaikka on liitettävä palveluun palveluhakemuksen kautta ja hyväksytettävä kunnalla. Toimipaikalta vaaditaan pakollisina liitteinä voimassaoleva AVI:n lupa sekä Espoon kaupungin pohjalle täytetty henkilöstöluettelo.
10 ei täytetä Lisäksi jokaiselle toimipaikalle pitää luoda oma hinnasto palveluun liittämisen yhteydessä, mikäli palveluntuottajalla on useampi toimipaikka. Toimipaikan tallentamisen jälkeen sille voi lisätä omat laskutustiedot palaamalla Laskutustiedot -välilehdelle. Jokaisella toimipaikalla voi olla omat laskutustiedot. Jos toimipaikalle ei ole omia laskutustietoja, käytetään yrityksen laskutustietoja niiden sijaan. Jos laskutustietoja ei ole syötetty lainkaan, kunnalta saatavat maksut myöhästyvät. 3 PALVELUT JA PALVELUNTUOTTAJAKSI HAKEUTUMINEN Palvelut -kohdan alta löytyvät kaikki palvelut, joihin yritys on hakeutunut ja hyväksytty palveluntuottajaksi. Sivulta löytyvät myös mahdolliset keskeneräisten hakemusten luonnokset sekä hakemukset, jotka vaativat lisätietoa. 3.1 Palveluntuottajaksi hakeutuminen Palveluntuottajaksi hakeutuminen uuteen palveluun tapahtuu Palvelut -sivun kautta. Sivun oikeasta laidasta löytyy kohta Hakeudu palvelusetelintuottajaksi uuteen palveluun. Valitse alavetovalikosta kunta, joka alueella palvelu tulee toimimaan, sekä sen alapuolelta itse palvelu, johon hakeudutaan (Hoiva-asuminen).
11 Itse hakemus on 8-kohtainen. Palveluntuottaja täyttää tarvittavat ja vaaditut tiedot, jonka jälkeen hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään hyväksyttäväksi Yhteenveto -sivun lopussa. 1 Tuottaja Tuottaja-välilehden alle tulevat kaikki yrityksen perustiedot, kuten nimi, osoite, Y-tunnus, yhteyshenkilö sekä kaikki tarvittavat liitteet. 2 Toimipaikat Toimipaikat -välilehden alle rastitetaan ne toimipaikat, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. 3 Toiminta-alueet - Älä täytä näihin mitään 4 Yksiköt - Älä täytä näihin mitään 5 Työntekijät - Älä täytä näihin mitään 6 Alihankkijat - Älä täytä näihin mitään 7 Hinnasto Hinnasto-välilehdelle palveluntuottaja lisää hinnaston (ks Hinnaston lisääminen ja päivittäminen s. 14). Hinnaston on oltava toistaiseksi voimassaoleva. Espoon kaupungin ympärivuorokautisen hoiva-asumisen kilpailutukseen osallistuneilla yksiköillä hinnasto on korkeintaan kilpailutuksessa annettu hinnasto. Hinnaston on aina oltava toimipaikkakohtainen. Luo jokaiselle toimipaikalle oma hinnasto, vaikka näillä olisikin samat hinnat. Eri toimipaikat eivät näy hintavertailussa, jos hinnastoa ei ole lisätty. Hinnastoon tulee täyttää vuokrien minimi- ja maksimihinnat / vuorokausi sekä ateriaja palvelumaksu yhteishinta / vuorokausi. Näin asukkaiden kokonaiskustannukset saadaan hintavertailuun. 8 Yhteenveto Yhteenveto -välilehdellä näytetään yhteenveto hakemuksesta ja liitteistä. Muista allekirjoittaa hakemus KATSO-tunnusten avulla ja lähettää sen kunnalle hyväksyttäväksi. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista. Allekirjoittamalla hakemuksen palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan sääntökirjan vaatimuksia ja ohjeita. Varmista, että lähetät hakemuksen kunnalle vasta, kun kaikki pyydetyt asiat on täytetty ja liitteet lisätty. Keskeneräisen hakemuksen lähettäminen ei nopeuta hakeutumista, vaan hakemus palautetaan takaisin palveluntuottajalle. Päätöskäsittelyssä olevan hakemuksen tiedot ovat lukittuna, kunnes kunta
12 hyväksyy tai hylkää sen, tai palauttaa hakemuksen palveluntuottajalle pyydettyjen lisätietojen täyttämiseksi. 3.2 Keskeneräisten palveluhakemusten tarkastelu Jos palveluntuottaja on luonut hakemuksen, joka on jäänyt keskeneräiseksi, jää tämä kyseinen hakemus luonnos-tilaan. Jos kunta palauttaa lähetetyn hakemuksen vaatien lisätietoja, hakemus näkyy vaatii lisätietoja tilassa. Luonnos- ja vaatii lisätietoja tilassa olevat hakemukset löytyvät Palvelut -välilehden alta, ja niistä ilmoitetaan sivun yläreunassa olevassa inforuudussa: Hakemusta pääsee jatkamaan joko inforuudussa olevasta Täydennä tiedot nyt - linkistä, tai palveluhakemuksen kohdalta löytyvästä Muokkaa tietoja linkistä. Keskeneräisiä hakemuksia muokattaessa päästään samaan 8-kohtaiseen hakemukseen, jonka täytettyään palveluntuottaja allekirjoittaa ja lähettää hakemuksen kunnalle hyväksyttäväksi Yhteenveto -välilehden kautta. Hakemuksen lähettäminen edellyttää sääntökirjan lukemista ja hyväksymistä.
13 3.3 Hyväksyttyjen palveluhakemusten tarkastelu Hyväksytyt palvelusetelihakemukset näkyvät Palvelut -välilehden alla, ja näissä palveluissa tilana on Hyväksytty. Hyväksytyn palvelun tietoja voi tarkastella Avaa yhteenveto -linkistä, sekä esimerkiksi hinnastoa voi muokata Muokkaa tietoja linkin kautta. Yhteenveto -sivun takana voi tarkastella yrityksen ja palveluntuottajan hakemuksessa toimittamia tietoja sekä liitteitä, ja lisäksi tarkastella voimassaolevia hinnastoja. Jos hinnasto on voimassa toistaiseksi, pääsee Muokkaa tietoja linkin takaa esimerkiksi päivittämään tai lisäämään hinnastoja. 3.4 Hinnaston lisääminen ja päivittäminen Hinnaston päivittäminen hyväksyttyyn palveluun tapahtuu Palvelut-sivulla Muokkaa tietoja napin kautta. Palveluntuottajan on ilmoitettava hintamuutoksista palveluseteliasukkaille vähintään kolme kuukautta ennen hintamuutosten voimaantuloa. Muokkaa tietoja napin takaa löytyy sama 8-kohtainen hakemus, kuin uutta hakemusta tehdessä. Hinnaston muokkaaminen tapahtuu kohdassa 7. Hinnasto. Hinnasto -välilehden takaa löytyy sivu, jossa vasemmalla reunalla näkyvät mahdolliset voimassaolevat hinnastot. Hinnasto luodaan aina tuottajanosa (toimipaikka) kohtaisena. Hinnastot ovat Espoossa aina voimassa toistaiseksi, joten muista rastittaa Toistaiseksi voimassa kohta. Hinnaston ollessa valmis painetaan Tallenna muutokset. Tuottajanosakohtainen hinnasto luodaan valitsemalla Tuottajanosakohtainen - nappi, sekä valitsemalla alasvetovalikosta mikä tuottajanosa on kyseessä. Tuottajanosaksi valitaan ensimmäiseen alasvetovalikkoon toimipaikka ja jälkimmäiseen kohtaan se toimipaikka, jolle hinnasto halutaan kohdistaa. Tällä ominaisuudella luodaan oma hinnasto jokaiselle toimipaikalle.
Olemassa olevia hinnastoja voidaan tarkastella valitsemalla hyväksytystä palvelusta Avaa yhteenveto. Hinnastot löytyvät yhteenvedon alareunasta, ja niitä voi tarkastella avaamalla ne +merkistä. 14
15 4 ASIAKKAAT 4.1 Asiakkaan tietojen tarkastelu Asiakkaan hakeminen tapahtuu Asiakkaat -sivun kautta nimen, henkilötunnuksen tai PSOP-järjestelmän antaman palvelusetelinumeron avulla. Haku näyttää asiakkaat, jotka täyttävät jonkun seuraavista ehdoista: asiakkaalla on palvelutapahtuma tai -varaus palveluntuottajan kanssa viimeisen 3 vuoden sisällä Sinulla on oikeus johonkin asiakkaalle myönnettyyn palveluun palvelutiimin (ks Palvelutiimit s. 4) kautta Asiakkaan nimeä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan asiakkaan perustietoja. Lakiteknisistä syistä laskulla ei voi näkyä asiakasta yksilöivää tietoa. Tämän vuoksi palveluntuottaja voi yksilöidä asiakkaansa asukkaan perustietokohdassa asiakasnumerolla, joka tulee näkyviin laskulle ja on palveluntuottajakohtainen. 4.2 Asiakkaan voimassa oleva palveluseteli (ostovoima) Ostovoimat -välilehdellä näkyy asiakkaan voimassaoleva palveluseteli. Setelistä käy ilmi myöntämispäivämäärä, käytettävissä oleva palvelu, voimassaolo ja setelin tila.
16 Setelin tila voi olla myönnetty, avoin tai suljettu: 1. Myönnetty palveluseteli, jota ei ole vielä käytetty 2. Avoin asukkaalla on palveluvaraus hoivakodissa 3. Suljettu seteli on käytetty loppuun tai se on suljettu muusta syystä ja ei ole enää voimassa. 4.2 Asiakkaan voimassaoleva palveluvaraus Asiakkaan voimassaolevat palveluvaraukset palveluun löytyy Palveluvaraukset - välilehden takaa. Tätä kautta voi myös kirjata tapahtuman kyseiselle palveluvaraukselle. + -linkistä saa tarkasteltua mahdollisia palveluvarauksen lisätietoja. 4.3 Asiakkaan tapahtumien kirjaaminen Tapahtumat palveluseteleille kirjataan asiakkaan Ostovoimat -välilehdellä kohdan Palvelusisällöt ja Kirjaa uusi kautta. Tapahtumakirjaus tarkoittaa, että palveluseteliasukas on ollut hoivakodissa ja palveluntuottajalle syntynyt laskutusoikeus kunnalta. HUOM! Kaikki palvelutapahtumat on kirjattava viimeistään 1. päivä seuraavaa kuuta, jotta ne ehtivät kyseisen kuun maksuajoon.
17 Yrityksen nimeämä henkilö Kuukauden ensimmäinen päivä, jos asukas ollut hoivakodissa kuukauden alusta alkaen TAI hoivakotiin tulopäivä, jos asukas on muuttanut/ palannut sairaalasta tms. hoivakotiin kesken kuukauden Tarkista lopetuspäivämäärän kirjaaminen keskeytyskirjaamisen ohjeesta s. 20 Kirjauksen lisätietokenttään kirjataan exituspäivämäärä/irtisanoutumisen syy. Ohjelma laskee veloituksen tapahtumakirjausten perusteella automaattisesti. Tallenna tiedot painamalla Kirjaa. Tiedot voi tallentaa keskeneräisenä, jos esim. asukkaan keskeytyksiä (=poissaoloja) vie PSOP-järjestelmään keskellä kuukautta. Keskeneräisenä tallennetut tiedot pitää käydä hyväksymässä ( Kirjaa ) kuun viimeinen päivä / seuraavan kuukauden ensimmäinen päivä. HUOM! Keskeneräisinä tallennetut tapahtumatiedot eivät siirry laskutukseen. 4.4 Asiakkaan keskeytysten kirjaaminen Palveluseteliasukkaan ollessa tilapäisesti poissa hoivakodista ja palveluseteliasiakkaan muuttaessa/kuollessa, palveluntuottaja on velvollinen kirjaamaan palvelun keskeytyksen PSOP -järjestelmään. Keskeytykset kirjataan Asiakas -välilehdellä kohdan Ostovoimat -välilehdellä kohdan Palvelusisällöt ja Kirjaa uusi kautta.
18 Keskeytyssääntö tarkoittaa sitä, että 5:ltä ensimmäiseltä päivältä maksetaan 100 %, 6-15 päiviltä 50 % ja 16:sta päivästä eteenpäin 0 %. Keskeytyksen kirjaaminen: 1 Valitse syy (loma, sairaala, kuolema, muu syy) Huom. Kirjauksissa ei Espoossa käytetä keskeytyksen syynä kuolema. 2 Syötä keskeytyksen alkupäivämäärä -kenttään keskeytyksen alkamispäivä. 3 Jos keskeytys ei ole vielä päättynyt, valitse tallenna keskeneräisenä. HUOM! Keskeneräinen kirjaus ei siirry laskutukseen. 4 Kun keskeytys päättyy, syötä keskeytyksen loppupäivämäärä -kenttään keskeytyksen loppupäivä ja valitse Kirjaa.
19 Esimerkkejä erilaisista kirjaamisista liitteenä Espoon kaupunki on määritellyt keskeytyssäännöt, joiden perusteella järjestelmä laskee automaattisesti palveluntuottajalle maksettavan korvauksen. Jos asukas muuttaa hoivakotiin kesken kuukautta, palveluntuottajalla on laskutusoikeus asukkaan muuttopäivästä lukien. Irtisanomistilanteessa tai kuolemantapauksessa tuottajalla on oikeus laskuttaa kuolinpäivään/irtisanomispäivään asti. Asukkaan tilapäisen poissaolon ajalta palvelusetelin arvosta maksetaan seuraavasti: 1-5 vrk maksu on 100% 6-15 vrk maksu on 50% yli 16 vrk maksu on 0% 4.5 Automaattiset tapahtumakirjaukset Automaattiset tapahtumakirjaukset löytyvät Asiakkaat -välilehden alta Automaattiset tapahtumakirjaukset -välilehdeltä. Automaattinen tapahtumakirjaus toiminto muodostaa automaattisesti koko kuukauden kestävän tapahtumajakson jokaiselle asiakkaalle, jolle on aikaisemmin kirjattu palvelutapahtuma, ja joka on kestänyt kuun loppuun. Tapahtumajakso ei muodostu asiakkaille, joilla on keskeneräinen keskeytyskirjaus. Jos asiakkaan palvelutapahtumat ovat jatkuneet keskeytyksettä koko kuukauden ajan, palveluntuottaja voi automaattisten tapahtumakirjausten näkymässä hyväksyä kuun viimeisenä päivänä tai viimeistään seuraavan kuukauden kolmantena päivänä näiden asiakkaiden palvelutapahtumat. Hyväksyttävät tapahtumat valitaan rastittamalla ne listasta sekä painamalla Vahvista valitut. Tämän jälkeen tapahtumat siirtyvät Kirjattu -
20 tilaan ja poistuvat listalta. Jokainen sivu tulee hyväksyä erikseen. Aikaisempien sivujen ruksit poistuvat, jos siirryt seuraavalle sivulle vahvistamatta valittuja! HUOM! Jos asiakkaalle tulee keskeytys kesken automaattisesti muodostuneen kirjausjakson, täytyy palveluntuottajan käydä asiakkaan tapahtumissa muokkaamassa kyseistä tapahtumaa sekä luomassa erikseen keskeytyskirjauksen. Asiakkaan tapahtumiin pääsee suoraan -napista. 4.6 Asiakkaan tapahtumien tarkastelu ja virheellisten tietojen korjaaminen Asiakkaan palvelutapahtumia voi tarkastella Asiakkaat -välilehden alta löytyvän Tapahtumat -välilehdeltä. Sivulta löytyvät kaikki asiakkaan palvelutapahtumat, niiden sisältö, tila sekä linkki tarkempaa tarkastelua varten. Keskeneräisenä tallennetut kirjaukset palveluntuottaja voi itse korjata. Keskeneräisenä tallennetut tiedot pitää käydä hyväksymässä ( Kirjaa ) kuun viimeinen päivä / seuraavan kuukauden kolmantena päivänä. Keskeneräiset kirjaukset eivät siirry laskutukseen. Virheellisesti kirjatun tapahtuman muokkaaminen tapahtuu Tarkastele tapahtumaa - linkin kautta. Tapahtuman tiedot voi vaihtaa ja tallentaa Kirjaa -napilla, tai koko tapahtuman voi poistaa Poista -napilla, jos esimerkiksi sama kirjaus on tehty kahdesti. Virheellinen tapahtuma on muokattavissa ja poistettavissa saman vuorokauden aikana. Mikäli virheellinen kirjaus huomataan tilityksen jälkeen (kuukauden 4. päivä), kunta tekee hyvityslaskun virheellisestä kirjauksesta. Tämän jälkeen palveluntuottaja kirjaa asukkaalle oikean tapahtuman uutena kirjauksena, joka tilitetään seuraavan kuukauden maksuajossa.
21 4.7 Omavastuuerittelyn luonti Asiakkaan omavastuu erittelyn luonti tapahtuu Omavastuuerittely -välilehden kautta. Hakuun täytetään haettu palvelu sekä erittelyn toivottu alku- ja loppupäivämäärä. Klikkaamalla Tee omavastuuerittely saadaan erittely auki. Omavastuuerittelyä palveluntuottaja voi halutessaan hyödyntää asiakaslaskutuksessa. Omavastuuerittelystä käy ilmi palvelusisältö, setelin tiedot, palvelun hinta ja asiakkaalle jäävä omavastuuosuus. Omavastuuerittelyn voi tulostaa klikkaamalla Avaa tulostettava versio. HUOM! Kunnalle tarkastettaviksi menevät kirjaukset näkyvät omavastuuerittelyssä siihen asti, että kunta hyväksyy tai hylkää ne. Hylätyt tapahtumat poistuvat omavastuuerittelyltä, hyväksytyt jäävät näkymään normaalisti. 4.8 Asiakaspalaute Asiakaspalaute löytyy Asiakkaat -välilehden alta Palautteet -välilehdeltä. Tätä kautta palvelunkäyttäjä voi antaa palautetta palveluntuottajalle. Palaute voi olla moite, kiitos tai reklamaatio. Asiakas voi halutessaan pyytää vastausta, jolloin rivillä on nähtävissä huomiomerkintä, sekä kohdistaa palautteen tiettyyn tapahtumaan. Palautteeseen pääsee vastaamaan Vastaa -linkin kautta. Palautteeseen voi vastata vain kerran.
22 5 RAPORTIT 5.1 Asiakkaat ja toteuma -raportti Raportit-välilehdellä voi tarkastella palveluseteliasiakkaiden toteutumia ja keskeytyksiä. Raportille valitaan haluttu kunta sekä halutut palvelusisällöt ja mahdollinen palveluntuottajaosa tai koko yritys. Yritys-tasoinen raportti kattaa kaikki palveluntuottajaosat. Raportille valitaan haluttu aikaväli kuukausina. Raportille voi myös hakea vain tietyn asiakkaan tiedot henkilötunnuksen avulla. Paina lopuksi Luo raportti -nappia. 5.2 Keskeytykset -raportti Raportilla voi tarkastella palvelun keskeytyksiä tietyllä aikavälillä. Raportille valitaan haluttu palvelu sekä aikaväli kuukausina. Paina lopuksi Luo raportti nappia.
1 Esimerkki keskeytykset-raportista 23
24 6 USEIN KYSYTYT KYSYMYKSET Tunnukseni on lukkiutunut? Käyttäjätunnus lukkiutuu jos salasanan syöttää väärin 5 kertaa. Ota yhteyttä osoitteeseen psop@espoo.fi ja kerro viestissäsi käyttäjätunnuksena käytetty lukkiutunut sähköpostiosoite. Tunnusten avaaminen on kunnalle maksullinen toimenpide. Jos et muista salasanaa, käy mieluummin vaihtamassa se kohdasta Salasana unohtunut / vanhentunut Olen unohtanut tehdä kirjauksia, miten pitkään voin kirjata tapahtumia? Palvelutapahtumat tulee kirjata PSOP-järjestelmään viimeistään seuraavan kuukauden 1. päivänä. Muussa tapauksessa tapahtumien maksu palveluntuottajalle viivästyy. Teknisesti kirjaus on mahdollista 60 vrk taaksepäin olevan kuukauden alkuun. Tämä kirjausväli on nähtävissä kirjausnäkymässä, tekstillä Tapahtumien kirjaus on mahdollista ajalle. Olen tehnyt virheellisen kirjauksen, miten korjaan asian? Kirjaus on tilassa keskeneräinen: palveluntuottaja poistaa virheellisen kirjauksen poista-näppäimellä ja tekee uuden kirjauksen. Kirjaus on tilassa kirjattu: virheellisen kirjauksen voi poistaa kuluvan päivän aikana ja tehdä uuden. Mikäli virheellinen kirjaus huomataan seuraavana päivänä, ilmoitetaan siitä hoivaseteli@espoo.fi, jolloin kunta hylkää kirjauksen ja palveluntuottaja voi tehdä uuden kirjauksen. Jos virheellinen kirjaus huomataan vasta tilityksen jälkeen (kuukauden 4. päivä), kunta tekee hyvityksen virheellisestä kirjauksesta. Tämän jälkeen palveluntuottaja kirjaa asukkaalle oikeat tapahtumat uusina kirjauksina, jotka tilitetään seuraavan kuukauden maksuajossa. Miksei asiakkaan tapahtumat näy Asiakkaat ja toteuma raportilla? Raporttia tulostaessa valitaan joko yritystaso tai tietty tuottajanosa. Jos asiakkaan tapahtumat on kirjattu (esim. vahingossa) yritystasolle, niin asiakkaan tapahtumat eivät näy toimipaikkakohtaisessa raportissa.
25 Esimerkkejä kirjauksista: 1. Asukas on sairaalassa 5.8. - 8.8. Tapahtumakirjaus 1.8. - 4.8. Keskeytyskirjaus 5.8. - 8.8. Tapahtumakirjaus 8.8. - 31.8. 2. Asukas kuolee tai muuttaa pois hoivakodista 15.8. Tapahtumakirjaus 1.8. - 15.8. Lisätietokenttään kirjoitetaan onko kyseessä: kuolema/siirtyminen ostopalvelupaikalle/muutto pois hoivakodista. 3. Asukas on sairaalassa alkaen 20.8. ja kuolee siellä 28.8. Tapahtumakirjaus 1.8. - 19.8. Keskeytyskirjaus 20.8. - 29.8. Mikäli asukas kuolee tai jää pysyvästi sairaalaan, niin keskeytyskirjaus päätetään keskeytystä seuraavana päivänä, että maksuun tulee myös kuolin/irtisanomispäivä. 4. Asukas lähtee sairaalaan 20.8. ja on siellä kuun vaihteen yli Tapahtumakirjaus 1.8. - 19.8. Keskeytyskirjaus 20.8. - Asukkaan ollessa sairaalassa kuun vaihteen yli päätetään keskeytyskirjaus vasta, kun asukas palaa hoivakotiin. Hoivakoti saa maksun keskeytysjaksolta vasta seuraavan kuukauden tilityksessä.