PÖYTÄKIRJA HALLITUS 14.3.2006 Kokous 03/06 ASIALISTA 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Ilmoitusasiat 3 Sosiologian professorin viran täyttö 4 Johtamisen professorin viran tehtävien hoito määräaikaisessa virkasuhteessa 5 Tietohuollon suunnittelutoimikunnan täydentäminen 6 Lapin yliopiston edustajien nimeäminen Arktikum-Palvelut Oy:n yhtiökokoukseen 7 Lapin yliopiston toimintakertomus vuodelta 2005 8 Lapin yliopiston henkilöstötilinpäätös vuodelta 2005 9 Lapin yliopiston tilinpäätös vuodelta 2005 10 Tiedon turvalliseen käsittelyyn liittyvä sääntö- ja ohjeistokokonaisuus 11 Lapin yliopiston taloussääntö 12 Lapin yliopiston henkilöstöstrategian toimeenpanosuunnitelma 13 Lapin yliopiston toimitilastrategia vuosille 2006 2010 14 Lapin yliopiston hankintastrategia 15 Muut asiat
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Juhani Lillberg 341 2211 +Suvi Ronkainen +Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus +Wilhelmina Karikko Lapin yliopiston johtosäännön 33 :n 2 momentin mukaan kutsu hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. Saman johtosäännön 33 :n 4 momentin mukaan hallintoelin on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Esitys Päätös Todettaneen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin. Juhani Lillberg
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Juhani Lillberg 341 2211 +Suvi Ronkainen +Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi 2 Ilmoitusasiat +Wilhelmina Karikko - Rehtorin katsaus - Muut ilmoitusasiat: - Lehtori Hannu Rahikainen siirtyy eläkkeelle 1.8.2006 alkaen. - Kauppatieteiden yhteistyöverkostot ovat parhaillaan valtakunnallisen arvioinnin kohteena. Selvitysmiehet professori Pertti Kettunen ja professori Ilkka Virtanen tutustuivat Lapin yliopiston kauppatieteiden opetukseen 27.2.2006. - Osana valtakunnallista palvelukeskushanketta on käynnistetty henkilöstöhallinnon kustannus-hyötykysely opetusministeriön hallinnonalalla. Esiselvitysraportin tulee olla valmiina 31.3.2006 mennessä. Esitys Todettaneen Päätös Todettiin. Juhani Lillberg
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Juhani Lillberg 341 2211 +Suvi Ronkainen +Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi 3 Sosiologian professorin viran täyttö +Wilhelmina Karikko Lapin yliopistoon on asetuksella (1103/81) perustettu sosiologian ja sosiaalipsykologian apulaisprofessorin virka 1.9.1982 alkaen. Yliopiston hallitus on kokouksessaan 12.1.1995 muuttanut viran sosiologian apulaisprofessorin viraksi 1.8.1995. Yliopiston hallitus muutti sosiologian apulaisprofessorin viran sosiologian professorin viraksi (A28) 1.9.1998 alkaen. Sosiologian professorin viran nyt meneillään olevaan virantäyttöön ryhdyttiin vuonna 2004. Yliopiston rehtori hyväksyi 3.3.2004 virkaan liittyvän virantäyttöselosteen, jonka mukaan virkaan ei vaadita käytännöllistä perehtyneisyyttä viran tehtäväalaan. Virkaa hakivat 20.4.2004 mennessä YTT, dosentti Ilkka Alanen, KM, KL, FT,dosentti Saila Anttonen, VTT Risto Kangas, YTT, dosentti Merja Kinnunen, YTT, dosentti Rauno Huttunen, YTT, dosentti Ilkka Pirttilä, YTT dosentti Vesa Puuronen, VTT, dosentti Pasi Tulkki ja VTT Soile Veijola. Soile Veijola peruutti hakemuksensa 3.9.2004 ja Pasi Tulkki 1.6.2005 päivätyllä kirjeellä. Tiedekuntaneuvosto päätti kokouksessaan 6.10.2004 pyytää virantäytön asiantuntijoiksi professori Risto Heiskalan Jyväskylän yliopistosta, professori (emerita) Marjatta Marinin Jyväskylän yliopistosta ja professori Timo Toivosen Turun kauppakorkeakoulusta edellyttäen, että hakijoilla ei ole mitään huomauttamista asiantuntijoista. Kukaan hakijoista ei määräaikaan 22.9.2004 mennessä esittänyt huomautusta asiantuntijaehdokkaista.
Asiantuntijat antoivat viran hakijoista yhteisen lausunnon. Lausunto avattiin tiedekuntaneuvoston kokouksessa 27.4.2005. Tiedekuntaneuvosto päätti kokouksessaan 18.5.2005 varata asiantuntijalausunnon perusteella sosiologian professorin viran hakijoille Ilkka Alanen, Risto Kangas, Merja Kinnunen ja Pasi Tulkki mahdollisuuden opetusnäytteen antamiseen. Hakijoista Ilkka Alanen, Risto Kangas ja Merja Kinnunen antoivat opetusnäytteen. Tiedekuntaneuvosto arvosteli Ilkka Alasen opetusnäytteen mainesanalla tyydyttävä, Risto Kankaan opetusnäytteen mainesanalla hyvä ja Merja Kinnusen opetusnäytteen mainesanalla hyvä. Tiedekuntaneuvosto haastatteli opetusnäytteen yhteydessä opetusnäytteen antaneet hakijat. Haastatteluun osallistui tiedekuntaneuvoston jäsenten lisäksi kutsuttuna asiantuntijana sosiologian professori Asko Suikkanen. Yhteiskuntatieteiden tiedekunnan tiedekuntaneuvosto päätti sosiologian professorin viran ehdollepanosta kokouksessaan 24.8.2005. Tiedekuntaneuvosto päätti asettaa 1. ehdokassijalle YTT Merja Kinnusen, 2. ehdokassijalle YTT Ilkka Alasen ja 3. ehdokassijalle YTT Risto Kankaan. Viran hakijoilla on ollut asetuksen mukainen mahdollisuus muistutuksen tekemiseen yliopiston rehtorille. Viran hakijoista YTT Ilkka Alanen teki muistutuksen 19.9.2005. Muistutuksessaan Alanen katsoo, että virkaehdotus on selvästi puutteellinen ja se on rakennettu puolueellisesti hänen kilpailijaansa suosivalla tavalla, sekä on asiantuntijalausuntoihin viitatessaan osin harhaanjohtava. Edelleen hän pitää mahdollisena, että kysymyksessä olisi sukupuoleen ja ikään liittyvästä syrjinnästä. Yliopiston rehtori palautti sosiologian professorin virkaa varten tehdyn virkaehdotuksen tiedekunnalle 12.10.2005 lausunnon antamista varten siitä, miten Alasen muistutuksessa mainitut seikat ovat vaikuttaneet tiedekunnan päätökseen ja millä perusteella tiedekunta on virkaehdotukseen päätynyt. Yhteiskuntatieteiden tiedekunta käsitteli rehtorin palautuksen kokouksessaan 30.11.2005. Lausunnossaan tiedekuntaneuvosto toteaa, että ehdollepanoesitys perustui hakijoiden ansioiden kokonaisarviointiin eivätkä hallintopäällikkö Tarmo Körkön laatima esittelymuistio ja professori Asko Suikkasen arviointi kärkihakijoiden soveltuvuudesta sosiologian professorin virkaan ole missään tapauksessa yksinomaisesti toimineet tiedekuntaneuvoston päätöksenteon perusteina. Edelleen tiedekuntaneuvosto toteaa, ettei virkaehdotuksen tekemisen yhteydessä (eikä aiemminkaan) ole tullut esille hakijoiden ikään tai sukupuoleen liittyviä seikkoja, joilla olisi ollut vaikutusta virkaehdotukseen. Tyytymättömänä tiedekunnan antamaan lausuntoon on hakija Ilkka Alanen lähettänyt rehtorille oman vastineensa 12.12.2005. Korkeakoulun professorin ja apulaisprofessorin viran täyttämisestä annetun lain 11 ':n mukaan virkaehdotus on toimitettava korkeakoulun rehtorille tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Rehtori voi kyseisen pykälän 2 momentin mukaan poistaa virkaehdotuksen tai palauttaa asian uudelleenkäsiteltäväksi mikäli asian käsittelyssä on tapahtunut hallintolainkäyttölain (586/96) 63 ':ssä tarkoitettu menettelyvirhe tai jos päätös perustuu väärään lain soveltamiseen tai erehdykseen. Yliopiston rehtori on virantäyttölain mukaisesti tarkastanut ja hyväksynyt sosiologian professorin virkaa koskevan virkaehdotuksen 6.3.2006
Yhteiskuntatieteiden tiedekunta tulee ennen hallituksen kokousta järjestämään neuvottelun, jossa yhteisesti sovitaan nimitettäväksi ehdotetun kanssa viran tehtävistä ja niiden hoitamiseen liittyvistä odotuksista. Liitteenä: - virantäyttöseloste - ehdokassijoille asetettujen hakijoiden hakemusasiakirjat - asiantuntijalausunto - ehdollepanoon liittynyt esittelymuistio - hakija Alasen virantäyttöä koskeva muistutus 19.9.2005 ja rehtorille lähetetty kirjelmä 12.12.2005 - yhteiskuntatieteiden tiedekunnan virantäyttöä koskeva lisälausunto 30.11.2005 - yliopiston rehtorin tarkastuspäätös Esitys Päätös Päätettäneen nimittää yhteiskuntatieteiden tohtori Merja Kinnunen avoinna olevaan sosiologian professorin virkaan (A28) yhteiskuntatieteiden tiedekuntaan 1.8.2006 lukien. Päätettiin jättää asia pöydälle. Juhani Lillberg
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Juhani Lillberg 341 2211 +Suvi Ronkainen +Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi +Wilhelmina Karikko 4 Johtamisen professorin viran tehtävien hoito määräaikaisessa virkasuhteessa Yliopistoon on perustettu johtamisen professorin määräaikainen virka (A28) ajaksi 1.1.2003 31.12.2006. Virka oli haettavana, mutta virantäyttö päättyi 26.4.2004 kelpoisten hakijoiden puuttuessa virantäytön raukeamiseen. Johtamisen professorin virkaa on hoitanut FL, KTM, lehtori Esko Toiviainen 1.3.2003 alkaen nykyisen nimityksen päättyessä 28.2.2006. Johtamisen professori (ma.) Esko Toiviainen on ilmoittanut olevansa edelleen käytettävissä viran tehtävien hoitajaksi määräaikaisessa virkasuhteessa 1.3.2006 alkaen kauintaan 31.7.2006 saakka (liite). Lapin yliopiston hallitus on kokouksessaan 18.1.2006 lakkauttanut johtamisen professorin määräaikaisen viran 1.8.2006 lukien ja perustanut samassa kokouksessa liiketaloustieteen, erityisesti johtamisen professorin viran kauppatieteiden ja matkailun tiedekuntaan 1.8.2006 lukien. Virka on haettavana. Kauppatieteiden ja matkailun tiedekunta esittää 21.2.2006, että hallitus nimittäisi FL, KTM, lehtori Esko Toiviaisen johtamisen professorin (A28) viran tehtävien hoitajaksi määräaikaisessa virkasuhteessa 1.3.2006 alkaen 31.7.2006 saakka. Yliopistoasetuksen (115/1998) mukaan hallitus nimittää professorin yli kaksi vuotta kestävään virkasuhteeseen.
Esitys Päätös Päätettäneen nimittää FL, KTM, lehtori Esko Toiviainen johtamisen professorin (A28) viran tehtävien hoitajaksi määräaikaisessa virkasuhteessa 1.3.2006 alkaen 31.7.2006 saakka. Esityksen mukaan. Juhani Lillberg
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Juhani Lillberg 341 2211 +Suvi Ronkainen +Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi +Wilhelmina Karikko 5 Tietohuollon suunnittelutoimikunnan täydentäminen Yliopistolla on hallituksen asettama tietohuollon suunnittelutoimikunta. Toimikunnan tehtävänä on laatia strategiset linjaukset tietohuollon kehittämiselle, ohjata, koordinoida ja seurata tietohuollon kehittämistä sekä ohjata yliopiston sisäisen tiedonkulun kehittämistä. Toimikunta toimii myös kirjaston johtokuntana. Tietohuollon suunnittelutoimikunnan toimikausi on kolme lukuvuotta. Nykyinen toimikunta on asetettu toimikaudeksi 1.8.2004 31.7.2007 (liite). Toimikunnan puheenjohtajana toimii rehtoreiden sopiman työnjaon mukaisesti vararehtori Juha Karhu. Muut jäsenet nimetään yliopiston eri henkilöryhmien edustajista sen mukaan kuin johtosäännössä on määrätty. Suunnittelutoimikunnassa on vapaana henkilöstövaihdosten vuoksi yksi varajäsenen paikka. Atk-yksikkö on esittänyt vapaana olevalle Seija Nevalan varajäsenen paikalle käyttöpäällikkö Manu Pajuluomaa. Esitys Päätettäneen nimetä yliopiston tietohuollon suunnittelutoimikuntaan sen jäljellä olevaksi toimikaudeksi Seija Nevalan varajäseneksi käyttöpäällikkö Manu Pajuluoma.
hallitus 03/06, asia 5, Päätös Esityksen mukaan. Juhani Lillberg
Tietohuollon suunnittelutoimikunta 1.8.2004 31.7.2007 Juha Karhu, vararehtori Jäsenet Varajäsenet Tiedekunnat Raimo Rajala, professori Ahti Saarenpää, professori Tuomas Honka, kehityspääll. Seppo Raiski, lehtori Soile Veijola, professori, ma Heli Ruokamo, professori Niko Svensk, assistentti Petri Kivelä, professori, ma Tomi Knuutila, lehtori (hall. 01/06) Ilpo Paaso, professori Esko Toiviainen, professori, ma Muut yksiköt Juha Lindfors, professori, ma Liisa Kurppa, tietopalvelupääll. Mirja Raivio, kirjastonhoitaja Irma Kuukasjärvi, viestintäpääll. Seija Nevala, tietojärjestelmäpääll. Hanna-Kaisa Isomäki, professori Arto Vitikka, atk-amanuenssi Paula Kangasniemi, informaatikko Maire Syrjäkari, opetuksen keh.pääll. Sirpa Söderlund, sovellussuunnittelija Manu Pajuluoma, käyttöpääll. (hall.3/6) Ylioppilaskunta Jarmo Hagman, opisk. (OTK) Elina Ollila, opisk. (YTK) Iisakki Härmä, opisk. Mari Aarni, opisk.
ESITYSLISTA 8.3.2006 Juhani Lillberg 341 2211 +Suvi Ronkainen +Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi +Wilhelmina Karikko 6 Lapin yliopiston edustajien nimeäminen Arktikum-Palvelut Oy:n yhtiökokoukseen Yliopiston johtosäännön mukaan hallitus määrää yhtiökokousedustajat yhtiöihin, joissa yliopisto on osakkaana ja antaa heille tarpeelliset toimintaohjeet. Arktikum-Palvelut Oy, jonka osakkaana yliopisto on, pitää vuoden 2006 varsinaisen yhtiökokouksensa (tilinpäätöskokous) 15.3.2006. Yliopiston ja yhtiön keskinäiset suhteet on järjestetty yhteistoimintasopimuksella ja kun yhtiön tilinpäätös vuodelta 2005 myös on positiivinen, ei yliopistolla ole tilinpäätöksen suhteen huomautettavaa. Esitys Päätös Yhtiön hallitukseen ovat kuuluneet yliopiston nimeäminä rehtori (hallintojohtaja Juhani Lillberg) ja vararehtori Juha Karhu (tilipalvelupäällikkö Paula Kokkonen). Jäsenyys perustuu heidän tehtäviinsä ja asemaansa yliopistossa ja on edelleen perusteltu. Päätettäneen nimetä rehtori edustamaan yliopistoa Arktikum- Palvelut Oy:n yhtiökokouksessa. Esityksen mukaan.
03/06, asia 6, Juhani Lillberg
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Tarja Särkkä 341 2249 +Suvi Ronkainen, poistui 7 +Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi +Wilhelmina Karikko 7 Lapin yliopiston toimintakertomus vuodelta 2005 Lapin yliopiston johtosäännön mukaan yliopiston hallitus hyväksyy yliopiston toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Vuodesta 2004 lähtien yliopiston toimintakertomukseen liitetään henkilöstötilinpäätös. Toimintakertomus on osa yliopiston toiminnan seurantajärjestelmää ja se on koottu yksiköiden toimintakertomusluonnosten ja eri lähteistä kerätyn tilastomateriaalin pohjalta. Liitteenä on esitys Lapin yliopiston toimintakertomukseksi vuodelta 2005. Esitys Hyväksyttäneen Lapin yliopiston toimintakertomus vuodelta 2005 esittelijän kokouksessa tekemin lisäyksin. Päätös Hyväksyttiin. Tarja Särkkä
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Mirja Väyrynen 341 2216 -Suvi Ronkainen +Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi +Wilhelmina Karikko 8 Lapin yliopiston henkilöstötilinpäätös vuodelta 2005 Lapin yliopiston ja opetusministeriön välisissä neuvotteluissa on sovittu henkilöstöpolitiikan arvioinnin ja seurannan mahdollistamiseksi, että yliopiston toiminnan raportointiin sisällytetään henkilöstötilinpäätös tai sitä vastaavat henkisten voimavarojen hallinnan tiedot. Henkilöstötilinpäätöksestä on tarkoitus tulla strategisen henkilöstöjohtamisen ja kehittämisen apuväline. Lapin yliopiston ensimmäinen henkilöstötilinpäätös on valmistunut. Henkilöstötilinpäätökseen on kerätty tietoja vuodelta 2005. Joitakin tietoja on myös aikaisemmilta vuosilta vertailun mahdollistamiseksi. Perustietoa on kerätty mm. henkilöstön työpanoksesta, ikärakenteesta, koulutusrakenteesta, poissaoloista, työtyytyväisyydestä ja kustannuksista. Esitys Päätettäneen hyväksyä Lapin yliopiston henkilöstötilinpäätös vuodelta 2005 oheisen liitteen mukaisesti. Päätös Hyväksyttiin. Mirja Väyrynen
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Paula Kokkonen 341 2235 -Suvi Ronkainen +Asko Suikkanen, poistui 9 -Elina Rajaniemi +Wilhelmina Karikko, poistui 9 9 Lapin yliopiston tilinpäätös vuodelta 2005 Lapin yliopiston johtosäännön mukaan yliopiston hallitus hyväksyy yliopiston toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Tilinpäätöksen kuuluvat tilinpäätöslaskelmat ja liitetiedot. Tilinpäätöslaskelmat koostuvat talousarvion toteutumalaskelmasta, tuotto- ja kululaskelmasta sekä taseesta. Liitteenä on esitys Lapin yliopiston tilinpäätökseksi vuodelta 2005. Esitys Hyväksyttäneen Lapin yliopiston tilinpäätös vuodelta 2005 esittelijän kokouksessa tekemin lisäyksin. Päätös Hyväksyttiin. Paula Kokkonen
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Esko Suorsa 341 2280 -Suvi Ronkainen -Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi -Wilhelmina Karikko 10 Tiedon turvalliseen käsittelyyn liittyvä sääntö- ja ohjeistokokonaisuus Yliopistoja edustava työryhmä on laatinut tiedon turvallista käsittelyä varten sääntö- ja ohjekokonaisuuden, joka pyritään saamaan mahdollisimman samansisältöisenä voimaan kaikissa yliopistoissa. Koska määräyksissä puututaan myös henkilökunnan tietojen käsittelyyn ja heihin kohdistettaviin toimiin, tulee osa niistä käsitellä yhteistoimintamenettelyn mukaisesti. Tiedon turvallista käsittelyä valtion virastoissa säätelevät lukuisat lait ja asetukset, mm. perustuslaki, henkilötietolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta sekä laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Samoin yliopistoja koskee VM:n alaisen Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) ohjeistus valtion virastoille. Yliopistojen atk-keskusten yhteistyö juontaa jo 1970-luvulta. Myös tietoturvallisuuden asiantuntijat ovat organisoidusti tehneet 1990-luvun alusta lähtien jatkuvaa yhteistyötä turvalliseen tietojen käsittelyyn liittyvän säännöstön ja ohjeistuksen kehittämiseksi. Edellisten yhteisten suositusten teosta on nyt kulunut useita vuosia. Yhtenäisten käytäntöjen merkitystä korostavat entisestään tutkijoiden ja erityisesti opiskelijoiden liikkuvuuden lisääntyminen ja yhteisesti kehitettävät palvelut kuten JOO-opiskelu, Suomen virtuaaliyliopisto ja FINeLib.
Tietoturvallisuuteen ja tietosuojaan liittyvä lainsäädäntö on monelta osin tulkinnanvaraista ja osin ristiriitaista. Sen tähden on tärkeää luoda yliopistoille yhteinen tapa toimia ja tulkita lakeja ja siten antaa tuki lakeja käytännössä soveltaville tietojärjestelmien tietoturvasta ja tietosuojasta vastaaville henkilöille. Yhtenäisesti toimiessaan 300 000 hengen yhteisönä yliopistoilla on merkittävä rooli järkevien toteutustapojen luomisessa myös koko Suomen kannalta. Viime vuodet ovat olleet erityisen aktiivisia haittaohjelmien ja muiden vastaavien ongelmien suhteen. Yliopistojen tietotekniikan käyttäjiä ovat ärsyttäneet roskapostitulvat, madot, virukset sekä niiden poistamisesta ilmoittavat viestit. Sähköpostin keskitetyn suodatuksen toteutustavat muodostavat konkreettisen esimerkin säädösten tulkintatarpeesta. Helsingin yliopiston hallintojohtajan aloitteesta muutamien yliopistojen atkyksiköt lähestyivät VAHTIn puheenjohtajaa ja yhdessä hänen kanssaan yliopistojen rehtorien neuvostoa. Rehtorien neuvostossa päätettiin 28.10.2003 ryhtyä hankkeeseen, jossa yliopistoyhteisö yhteisesti määrittelee ylläpitohenkilöstölleen toimintaohjeet. Rehtorien neuvostoa on pidetty ajan tasalla hankkeen etenemisestä. Hanketta toteuttaneen työryhmän puheenjohtajana on ollut tietohallintojohtaja Martti Tammisto (Helsingin yliopisto) ja jäseninä tietoturvapäällikkö Mats Kommonen (Turun yliopisto), tietohallintojohtaja Markku Kuula (Helsingin kauppakorkeakoulu), tietoturvapäällikkö Minna Manninen (Tampereen yliopisto), atkerikoistutkija Kaisu Rahko (Oulun yliopisto), tietohallintopäällikkö Kristel Sarlin (Teknillinen korkeakoulu) sekä jaospäällikkö Christa Winqvist (Helsingin kauppakorkeakoulu). Myös VAHTI on ollut tukemassa hanketta. VM:n edustajana on ryhmän työskentelyyn osallistunut projektipäällikkö Olli-Pekka Rissanen. Työryhmä totesi, että ongelmien ehkäisemiseksi on olennaista toimia jo normaalitilanteissa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla ja siten päädyttiin tarkastelemaan myös olemassa olevaa säännöstöä. Koska osa voimassa olevasta säännöstöstä on jo melko vanhaa, todettiin, että nyt on sopiva aika tarkastella ohjeistuksen yhtenäisyyttä ja muodostaa säännöistä kattava kokonaisuus, joka olisi mahdollisimman samanlainen jokaisessa Suomen yliopistossa. Tämä helpottaa niin tietohallinnon toimintaa kuin yliopistoyhteisön jäseniäkin: jokaisessa yliopistossa ei tarvitse käyttää erikseen aikaa ja vaivaa samojen periaatepäätösten pohtimiseen, yhteistyötä parhaiden menetelmien levittämiseksi voidaan laajentaa yliopistojen kesken ja useissa yliopistoissa työskentelevät opiskelijat, opettajat ja tutkijat tietävät jo kotiyliopistonsa säännösten ja käytäntöjen perusteella, mikä on sallittua ja mahdollista. Alla olevissa luetteloissa säännöt ovat luonteeltaan määräyksiä. Työryhmä on tuottanut ja/tai käynyt läpi ja saattanut ajan tasalle mm. seuraavat asiakirjat: - Tietojärjestelmien käytön säännöt - Tietoturvapoikkeamiin reagoiminen (ohje) ja siihen liittyvä - Tiedottaminen poikkeamatilanteissa (ohje) - Sähköpostin käsittelysäännöt ja sen sovellusohjeet sekä - Sähköpostin suodatusohje - Tietojärjestelmien ylläpitosäännöt - Tietotekniikkarikkomusten seuraamuskäytäntö (ohje) ja siihen liittyvä - Seuraamusasteikko (henkilökunta, tutkinto-opiskelijat, muut)
- Yliopistosta poistuvien henkilöiden tiedostojen käsittelysäännöt (kuolemantapauksen ja muun poistumisen osalta). Työryhmä on lisäksi luonut tai on luomassa seuraavia asiakirjoja. Lapin yliopistossa näitä on tarkoitus käsitellä myöhemmin. - Tietoturvapolitiikka - Etäkäytön säännöt - Etäylläpidon säännöt - Tiedonkäsittelyn valmiussuunnitelma (määräys) - Lokitietojen käsittelysäännöt - Todistusaineiston suojausohje Yllämainituista asiakirjoista keskeiset käännetään ruotsiksi ja englanniksi työryhmän toimesta. Tavoitteena on, että työryhmän valmistelemat asiakirjat lokalisoidaan kussakin yliopistossa lähinnä organisatoristen erojen osalta sopiviksi, joka on suoritettu nyt käytössänne olevien asiakirjojen osalta. Muiden muutosten toivotaan jäävän mahdollisimman vähäisiksi, jotta yhtenäisen säännöstön edut voidaan hyödyntää täysimääräisinä. Yliopistojen tietohallinto- ja atk-johtajat ovat käsitelleet ja kommentoineet ryhmälle asiakirjoja omissa kokouksissaan. Niitä ovat kommentoineet myös joidenkin yliopistojen hallintojohtajat sekä atk-yksiköiden ylläpitohenkilökunnan edustajat. Asiaa on käsitelty rehtorien neuvostossa kesäkuussa 2005. Määräykset koskevat kaikkea tiedon käsittelyä yliopistoissa, joten niiden tulee olla yliopiston rehtorin tai hallituksen vahvistamia. Koska määräyksissä puututaan myös henkilökunnan tietojen käsittelyyn ja heihin kohdistettaviin toimiin, tulee osa niistä käsitellä YT-menettelyn mukaisesti. Ylioppilaskuntaa tulee kuulla asiassa. Sääntöpakettia on Lapin yliopistossa arvioitu ja kommentoitu tietohallinnon suunnittelutoimikunnan toimesta huhtikuussa 2005 sekä helmikuussa 2006. Sääntöpaketti on myös esitelty Lapin yliopiston yhteistoimintaneuvostolle helmikuussa 2006. Esitys Päätös Päätettäneen hyväksyä tiedon turvalliseen käsittelyyn liittyvä sääntö- ja ohjeistokokonaisuus. Esityksen mukaan. Esko Suorsa
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Paula Kokkonen 341 2235 -Suvi Ronkainen -Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi 11 Lapin yliopiston taloussääntö -Wilhelmina Karikko Yliopiston hallitus on vahvistanut nykyisen taloussäännön 15.12.2004. Valtionkonttori on 20.10.2004 antanut tilivirastoille määräyksen (liite 1) taloussääntöjen uudistamisesta. Yllä olevan johdosta Lapin yliopiston taloussääntöä muutetaan vastaamaan uudistuvia käytäntöjä taloushallinnossa. Täysin uutta tulee olemaan maksuaikakorttien käyttöönotto huhti-toukokuun aikana 2006. Tämä edellyttää näiden asioiden uutta ohjeistusta (osio 4 maksuliikenne). Osiossa 10, joka käsittelee taloushallinnon tietojärjestelmiä, on kirjoitettu uusiksi ohjeet tästä aihepiiristä. Kappaleessa 7.7 keskuskirjanpitoon liittyvät asiat on säännelty uudella tavalla. Myös muuta ajankohtaista asiaa on päivitetty taloussääntöön. Esitys Päätös Liitteenä on koottu taloussääntöön esitettävät muutokset. Asiaa esitellään tarkemmin kokouksessa. Päätettäneen hyväksyä Lapin yliopiston taloussääntöön esitetyt muutokset liitteen mukaisena. Päätettiin hyväksyä Lapin yliopiston taloussääntö liitteen mukaisena.
03/06, asia 11, puheenjohtaja Paula Kokkonen
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Mirja Väyrynen 341 2216 -Suvi Ronkainen -Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi -Wilhelmina Karikko 12 Lapin yliopiston henkilöstöstrategian toimeenpanosuunnitelma Lapin yliopiston henkilöstöstrategia valmistui 9.10.2002. Opetusministeriö on pyytänyt yliopistoja jatkamaan henkilöstöstrategioiden kehittämistä yksityiskohtaisemmiksi strategian toimeenpanosuunnitelmiksi. Opetusministeriön palautteessa henkilöstöstrategioiden kehittämisessä tulisi ilmetä mm. seuraavia asioita: - Henkilöstörakenteen ja -määrän kehittämissuunnitelmat suhteessa yliopiston tehtäviin, ottaen huomioon ns. suurten ikäluokkien eläköityminen. - Suunnitelma määräaikaisten palvelussuhteiden vähentämisestä sovittujen linjausten mukaisesti ja tämän prosessin jatkaminen. - Työkyvyn ylläpitoon, työhyvinvointiin ja työtyytyväisyyden parantamiseen tähtäävät toimenpiteet, mahdollinen yhteistyö valtiokonttorin KAIKU - hankkeen kanssa. - Uuden palkkausjärjestelmän käyttöönottoa liittyvät toimenpiteet erityisesti esimiestyön kehittämisen ja johtamiskoulutuksen näkökulmasta - Tasa-arvoa ja esteetöntä opiskelua koskevien suunnitelmien päivitykset ja niiden toteutumisen seuranta. Vuonna 2002 henkilöstöstrategiaa valmistellut työryhmä on jatkanut työtään valmistelemalla henkilöstöstrategian toimeenpanosuunnitelmaa ottaen huomioon opetusministeriön palautteen ja yliopistoympäristössä tapahtuvien muutos-
ten mahdolliset vaikutukset henkilöstöpolitiikkaan. Näitä muutoksia ovat mm. tuottavuusohjelma ja uusi palkkausjärjestelmä. Valmistellussa toimeenpanosuunnitelmassa keskitytään konkretisoimaan osaamisen kehittämiseen ja toimivan työympäristön luomiseen tähtääviä toimenpiteitä. Esitys Päätös Päätettäneen hyväksyä henkilöstöstrategian toimeenpanosuunnitelma oheisen liitteen mukaisesti. Hyväksyttiin. Mirja Väyrynen
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Esko Suorsa 341 2280 -Suvi Ronkainen -Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi -Wilhelmina Karikko 13 Lapin yliopiston toimitilastrategia vuosille 2006-2010 Opetusministeriö on ohjeistanut yliopistojen toimitilastrategioiden valmistelun. Ensimmäiset versiot on toimitettu yliopistoista ministeriöön keväällä 2005. Opetusministeriö on pyytänyt yliopistoja täsmentämään tilastrategiat seuraavan tulossopimus- ja toiminta- ja taloussuunnitelma-aineiston yhteydessä. Lapin yliopiston hallitus on nimennyt elokuussa 2005 strategian valmisteluun työryhmän. Valmistelua ohjaa opetusministeriön ohjeistus (Yliopistojen toimitilastrategiat, Ohjeaineisto yliopistojen toimitilastrategioiden laatimiseksi, opetusministeriön monisteita 2005:1). Lisäksi valmistelu tuottaa periaatteet ja linjaukset uuden tilahallintajärjestelmän ja tilavarausjärjestelmän käyttöönotolle. Työryhmään nimettiin puheenjohtajaksi palvelujohtaja Esko Suorsa ja jäseniksi työsuojeluvaltuutettu Jarmo Kiuru, lehtori Leo Pekkala, tila- ja hankintapäällikkö Eija Ruokamo, suunnittelu- ja rahoituspäällikkö Tarja Särkkä, hallintopäällikkö Markku Vartiainen ja henkilöstöpäällikkö Mirja Väyrynen. Toimitilastrategiatyön rinnalla yliopisto on ottanut käyttöön Senaatti-kiinteistöjen kanssa tehdyn sopimuksen pohjalta tilahallintajärjestelmän ja sovittanut sen yhteen taloushallinnon järjestelmän kanssa. Henkilöstön koulutus järjestetään kevään kuluessa. Tilanvarausjärjestelmän uusimisprojekti on asetettu. Toimittajat
jättävät tarjouksensa maaliskuussa. Uusi valittava järjestelmä otetaan käyttöön kuluvan vuoden aikana Esitys Päätös Päätettäneen hyväksyä Lapin yliopiston toimitilastrategian vuosille 2006 2010. Hyväksyttiin. Esko Suorsa
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Esko Suorsa 341 2280 -Suvi Ronkainen -Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi -Wilhelmina Karikko 14 Lapin yliopiston hankintastrategia vuosille 2006-2010 Opetusministeriö on hyväksynyt opetus- ja kulttuurihallinnon hankintastrategian siihen liittyvine menettelytapa- ja luokitteluohjeineen. Strategiassa hankintatoimen kehittäminen kytketään osaksi hallinnonalan tuottavuusohjelmaa, osaksi strategista ohjausta sekä toiminta- ja taloussuunnittelu- ja tulossopimusprosessia. Hankintastrategia kattaa sekä tavarahankinnat että asiantuntijapalveluiden hankinnat. Yliopistoilta edellytetään opetushallinnon hankintastrategian suuntaista strategiaa ja toimenpiteitä strategian toteuttamiseksi. Lapin yliopistossa hankintoja suorittavia yksiköitä ovat hankinta- ja tilapalvelut, atk-yksikkö, Arktinen keskus, kirjasto ja harjoittelukoulu. Asiantuntijapalveluiden osalta kaikki yksiköt suorittavat hankintoja itsenäisesti. asetti kokouksessaan syyskuussa 2005 työryhmän Lapin yliopiston hankintastrategian valmistelemiseksi. ksi nimettiin palvelujohtaja Esko Suorsa ja jäseniksi hankinta- ja tilapalvelupäällikkö Eija Ruokamo, rehtori Eija Valanne, johtaja Paula Kankaanpää, kirjastonjohtaja Reino Lipponen, kehittämispäällikkö Riitta-Liisa Heikkinen-Moilanen, rakennerahastoasiamies Arto Viiri ja tietotekniikkapäällikkö Sakari Vaara.
Työryhmä on valmistellut esityksen hankintastrategiaksi ja perustanut työryhmän valmistelemaan strategiaa täydentävää hankintaohjetta. Ohjeen työstämisen ohessa kuvataan palveluprosessit ja valmistellaan esitykset palveluprosessien kehittämisestä ja tehostamisesta. Esitys Päätettäneen hyväksyä hankintastrategia vuosille 2006 2010. Hyväksyttäneen samalla hankintaohje- ja hankintaprosessien kuvaustyön käynnistäminen. Alustava luettelo prosesseista ja ohjeen sisällöstä on strategian liitteinä. Päätettäneen nimetä strategian valmisteluryhmä ohjausryhmäksi. Päätös 1 Hyväksyttiin hankintastrategia vuosille 2006 2010. Päätös 2 Päätös 3 Hyväksyttiin hankintaohje- ja hankintaprosessien kuvaustyön käynnistäminen. Päätettiin nimetä hankintastrategian valmisteluryhmä hankinta-ohjausryhmäksi. Esko Suorsa
Hankinta-ohjausryhmä : palvelujohtaja Esko Suorsa Jäsenet: Eija Ruokamo Eija Valanne Paula Kankaanpää Reino Lipponen Riitta-Liisa Heikkinen-Moilanen Arto Viiri Sakari Vaara hankinta- ja tilapalvelupäällikkö harjoittelukoulun rehtori Arktisen keskuksen johtaja kirjastonjohtaja kehittämispäällikkö rakennerahastoasiamies tietotekniikkapäällikkö
PÖYTÄKIRJA 15.3.2006 Juhani Lillberg 341 2211 15 Muut asiat -Suvi Ronkainen -Asko Suikkanen -Elina Rajaniemi -Wilhelmina Karikko Lapin yliopiston johtosäännön 15 :n mukaan kiireellisessä tapauksessa hallintoelin voi läsnä olevien jäsenten yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväkseen asian, jota ei ole kokouskutsussa mainittu. Esitys Päätös Päätettäneen järjestää rehtorin vaaliin ilmoittautuneille esittäytymistilaisuus 28.3.2006 klo 15.00 alkaen. Esityksen mukaan. Juhani Lillberg