Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 1 (15) Tarkastuslautakunnan kokous Aika to klo 17-18.05 Paikka kunnantalo, valtuustosali Läsnä Anne-Mari Keimiöniemi puheenjohtaja Juha Särkijärvi varapuheenjohtaja Pentti Reponiemi jäsen Tarja Salo Teuvo Tolvanen Riikka Muotka npitäjä Poissa Pentti Reponiemi Laillisuus ja päätösvaltaisuus Asiat 1-12 Pöytäkirjan allekirjoitus Anne-Mari Keimiöniemi Riikka Muotka ja varmennus puheenjohtaja npitäjä Pöytäkirjan tarkastus ke 20.2.2013, kunnantalo Tarja Salo Juha Särkijärvi Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä to 21.2.2013 Riikka Muotka npitäjä
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 2 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus lautakunnan päättämällä tavalla. Esityslistan toimittamisesta päättää lautakunta. Lautakunnan kokouksissa myös tilintarkastajalla on läsnäolo -ja puheoikeus. Puheenjohtaja totesi paikalla olevat luottamushenkilöt sekä kokouksen päätösvaltaiseksi ja laillisesti koolle kutsutuksi Kokouskutsut lähetetään jäsenille postitse viikkoa ennen kokousta. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 3 2 Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla npitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa npitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Valittiin n tarkastajiksi Tarja Salo ja Juha Särkijärvi Pöytäkirja tarkastetaan entisen käytännön mukaan. Pöytäkirjan tarkastajat kutsutaan paikalle, kun on valmistunut. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 4 3 Tarkastuslautakunnan vaalin, esteellisyyksien ja palkkioiden toteaminen Kuntalain 71 :n 1 momentin mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan toimikauttaan vaativien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla valtuutettuja. Valtuusto on 31.1.2013 valinnut tarkastuslautakuntaan seuraavat jäsenet ja varajäsenet: jäsen Anne-Mari Keimiöniemi Juha Särkijärvi Pentti Reponiemi Tarja Salo Teuvo Tolvanen varajäsen Elina Ahola Timo Liikavainio Oula Kotakorva Sirkka Syväjärvi Jari Muotka Puheenjohtajaksi valtuusto on valinnut Anne-Mari Keimiöniemen ja varapuheenjohtajaksi Juha Särkijärven. Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintomenettelylain 10 ja 11 :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiankohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Valtuusto hyväksyi 12.11.2012 luottamushenkilöiden palkkiosäännön. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan vuosipalkkio on 200 euroa ja kokouspalkkiot 40 euroa kokoukselta. Jos kokous kestää yli 3 tuntia, palkkiota korotetaan 50 %:lla. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 5 Lautakunta totesi, ettei Oula Kotakorva ole vaalikelpoinen tarkastuslautakunnan varajäseneksi. Kuntalain 71 : mukaan vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan ei ole sellainen henkilö joka on pysyväluonteisessa palvelusuhteessa kuntaan tai kunnan määräämisvallassa olevaan yhteisöön tai säätiöön. Lautakunta pyytää kunnanvaltuustoa valitsemaan uuden varajäsenen Pentti Reponiemelle. Lautakunnan jäsenillä ei ollut tiedossaan ns. pysyviä esteellisyyksiä Asia hyväksyttiin. Luottamustehtävien osalta esteellisyydet tulevat huomioitaviksi tilinpäätöksen käsittelyn osalta ja tapauskohtaisesti tarkasteltuna muiden hallinnonalan päätösten käsittelyn osalta. Anne-Mari Keimiöniemi Pentti Reponiemi Tarja Salo Juha Särkijärvi Teuvo Tolvanen suhteellisten vaalien vaaliltk suhteellisten vaalien vaaliltk sivistyslautakunta elinkeino ja tekninen lautakunta sivistys- ja keskusvaalilautakunta Uusi luottamushenkilöiden palkkiosääntö saatettiin lautakunnalle tiedoksi. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 6 4 Lautakunnan esittelijä ja npitäjä Hallintosäännön mukaan asiat päätetään viranhaltijan esittelystä ja tarkastuslautakunnan esittelijästä ja valmistelijasta päättää lautakunta. Tarkastuslautakunnan kokouksissa asiat on ratkaistu puheenjohtajan selostuksen pohjalta ja npitäjänä on toiminut toimistoyksikköön kuuluva toimistosihteeri. Päätöksenteko tapahtuu lautakunnassa puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Lautakunta pyytää asiantuntijoita tarvittaessa paikalle. Pöytäkirjanpitäjänä toimii toimistoyksikköön kuuluva toimistosihteeri n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 7 5 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pidetään yleisesti nähtävänä lautakunnan päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään 2 päivää aikaisemmin on ilmoitettu. Lautakunnan esityslista ja julkaistaan internetissä Muonion kunnan kotisivuilla ja muutoin erikseen ilmoitettavana ajankohtana. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 8 6 Arvioinnin käytännön suorittaminen on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä tilintarkastajan tarkastussuunnitelman valmistelun kanssa. JHTT-tilintarkastaja laatii vuosityösuunnitelman Muonion kunnassa, jossa tarkastus jakautuu yhdeksälle tarkastuspäivälle. Tilintarkastajaa pyydetään toimittamaan suunnitelma seuraavaan kokoukseen. Tilintarkastajaa pyydetään toimittamaan tarkastussuunnitelma sekä vuosisuunnitelma. Tapauskohtaisesti arviointeihin käytetään myös muita asiantuntijoita. Tarkastuslautakunnan oma tarkastussuunnitelma keskittyy vuonna 2013 tekniselle puolelle ja hallintoon. Vuonna 2014 on tarkoitus keskittyä sosiaalipuolelle, jonka jälkeen 2015 sivistyspuolelle ja 2016 elinkeinopuolelle. Tarkastussuunnitelmaa voidaan muuttaa ja tarkentaa tarvittaessa. Tarkastussuunnitelmassa huomioidaan lisäksi yhteistyö tilintarkastajien valitsemien kohteiden kanssa. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 9 7 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen maksettavaksi Valtuusto on hyväksynyt vuoden 2013 talousarvion. Lautakunnan menojen loppusumma on 11 940 euroa. Talousarvion sitovuussäännösten mukaan talousarvio sitoo valtuustoon nähden toimielimen kokonaismenojen tasolla. Esityslistan ohessa toimitetaan kopio ta -vertailusta 2013. Talousarvio saatettiin lautakunnalle tiedoksi n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 10 8 Lautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat Kuntalain 74 :n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toimitetaan säännöllisesti (kotiin) tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Kunnanvaltuuston, hallituksen, sosiaali ja sivistyslautakunnan t sekä osa teknisenlautakunnan pöytäkirjoista on luettavissa Internetistä kunnan kotisivuilta. Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat: - talousarvio ja suunnitelma - osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit - johtosäännöt ja niiden muutokset - lautakuntien esityslistat ja t Hyväksyttiin ehdotus ja todettiin, että lautakuntien pöytäkirjojen jakoa voidaan tarkistaa ja muuttaa tarpeen mukaan. Esityslistojen ja pöytäkirjojen päivittäminen kunnan nettisivuille on varsin vaihtelevaa, joten tarkastuslautakunnan työn sujuvuuden kannalta ne pyydetään toimittamaan kaikille jäsenille sähköpostitse. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 11 9 Ehdotuksen tekeminen valtuustolle tilintarkastajan valitsemiseksi Kuntalain 71 :n mukaan valtuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja taloudenhoidon tarkistamista varten tarkastuslautakunnan. Tilintarkastajan valinta kuuluu tarkastuslautakunnan valtuustolle valmisteltaviin asioihin. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja talouden tilintarkastajalautakunnan yhteisö (JHTT-yhteisö). Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia. Tarjouspyynnössä tulee esittää ne asiat, jotka hinnan lisäksi otetaan huomioon tarjouksia arvioitaessa. päätti 22.11.2012 pyytää tarjoukset yhdeksältä tarkastuspäivältä. Tarjouspyynnössä pyydetään ottamaan huomioon kunnan tytäryhtiöiden Kiinteistö Oy Kulleron ja Kiinteistö Oy Kotikonnun tarkistamiset kahdelta tarkastuspäivältä. Määräaikaan 31.1.2013 mennessä on tullut kolme tarjousta. tekee esityksen seuraavaan valtuuston kokoukseen. Esityslistan ohessa toimitetaan kopio tarjouspyynnöstä. tekee esityksen seuraavaan valtuuston kokoukseen. Tilintarkastustarjousten vertailussa arviointikriteerit olivat seuraavat: a) tilintarkastajan ja tilintarkastusyhteisön kokemus kuntien tarkastuksessa 25% b) kokonaishinta sopimuskaudella 75% Laadun osalta tarkastuslautakunta päätti maksimipisteiksi 40 pistettä ja hinnan osalta 50 pistettä. Painotetut maksimipisteet laadun osalta ovat tällöin 40p *25% = 10 pistettä ja hinnan osalta 50p * 75%= 37,5 pistettä. aukaisi määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset ja päätti käsitellä tarjousvertailut. Määräaikaan mennessä tarjouksen olivat jättäneet KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy, Pohjolan Tilintarkastus Oy ja BDO Audiator Oy. Kaikki jätetyt tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön kriteerit. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 12 Laatuvertailussa kokemuksen osalta löytyi jonkin verran eroavaisuuksia. Lautakunta antoi laadun osalta pisteet seuraavasti: BDO Audiator Oy 40 pistettä Pohjolan Tilintarkastus Oy 30 pistettä KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 20 pistettä JHTT-tilintarkastuksen kokonaishinta (kunnan tilintarkastus + tytäryhtei söjen tilintarkastus) vuodessa on seuraava: a) BDO Audiator Oy 5.950 (5v / 29.750 ) b) KPMG Julkihallinnon Palvelut Oy 8.030 (5v / 40.150 ) c) Pohjolan Tilintarkastus Oy 4.950 (5v / 24.750 ) Hinnat ovat ilman arvonlisäveroa ja sisältävät todelliset matkakustannukset. Hintapisteet laskettiin seuraavalla kaavalla: maksimipisteet *halvin tarjottu hinta / ao tarjouksen hinta Hinnan osalta BDO Audiator Oy sai 41,6 pistettä, Pohjolan Tilintarkastus Oy 50 pistettä ja KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 30,8 pistettä. Painotetut kokonaispisteet ovat: BDO Audiator Oy 40p * 25 % + 41,6p * 75% = 41,2 p Pohjolan Tilintarkastus Oy 30p * 25 % + 50,0p * 75% = 45,0p KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy 20p * 25 % + 30,8p * 75% = 28,1p katsoo, että Pohjolan Tilintarkastuksen tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin ja esittää valtuustolle yhtiön valintaa kunnan JHTT-tilintarkastusyhtiöksi sekä vastuulliseksi tilintarkastajaksi Rauno Lohta. Varalle tarkastuslautakunta esittää BDO Audiator Oy:tä vastuullisena tilintarkastajanaan Antero Hyvärinen. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 13 10 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta perehtymissuunnitelmastaan ja koulutukseen osallistumisesta. Aluekoulutus järjestää tarkastuslautakunnille koulutuspäivän Oulussa 26.3.2013. Esityslistan ohessa toimitetaan kopio aluekoulutuksesta. Aluekoulutuksen järjestämään koulutuspäivään Oulussa tai Pohjolan Tilintarkastuksen 3.4. järjestämään koulutukseen Rovaniemelle ilmoittaudutaan mahdollisuuksien mukaan. Tarja Salo, Teuvo Tolvanen ja Juha Särkijärvi olivat halukkaita lähtemään koulutukseen. n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 14 11 Muut asiat Ei muita asioita n tarkastajat: /
Muonion kunta Esityslista/ 1/2013 15 12 Kokouksen päättäminen Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava viranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Pj. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.05 n tarkastajat: /