K O K O U S K U T S U

K O K O U S K U T S U Porin evankelisluterilaisen seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokous on keskiviikkona, huhtikuun 8. päivänä 2015 kello 18.30 Porin seurakuntakeskuksen seurakuntasalissa, Itäpuisto 14, 2. krs. 20 Kokouksen avaus ja alkuhartaus 21 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 22 Pöytäkirjan tarkastaminen ASIALUETTELO: 23 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 24 Keski-Porin seurakunnan vakinaisen lehtorin viran muuttaminen kappalaisen viraksi 25 Tilintarkastajien valinta valtuustokaudelle 2015 2018 26 Henkilöstötilinpäätös vuodelta 2014 27 Syksyn 2015 kokousaikataulu 28 Ilmoitusasia 29 Muut asiat 30 Valitusosoitus 31 Kokouksen päätös

2 PORIN EVANKELISLUTERILAINEN SEURAKUNTAYHTYMÄ Pöytäkirja 2/2015 Y h t e i n e n k i r k k o v a l t u u s t o 8.4.2015 Seurakuntayhtymän seurakuntakeskuksen seurakuntasali, Itäpuisto 14, kello 18.30 20.20 Läsnä Aalto-Setälä Eila Mäkinen Pauli poissa Anttila Esa p. klo 20.15 Mäntylä Matti Gustafsson Tarja Mönkkönen Ritva Haanpää Liisa Nummi Tapio Halonen Erkki Pekola Antti Harju Aulikki Peltomäki Lea Heilimä Janne KN edust. Penttilä Oskari poissa Hirvola Katri Raitala Reijo Huhtanen Kristiina Rautio Marja Hännikkälä Jorma Reponen Petri Ihalainen Matti poissa Roininen Irma Juntunen Marketta Rouvali Arja-Leena Jylhe Paula Saine Harri puheenjohtaja Kallionsivu Leena Salmio Marita poissa Kamppi Anita Salonen Marjatta poissa Karihaara Juuso Santala Osmo Karilahti Aulis poissa Savinen Sirkka-Liisa poissa Kaski Bia poissa Sinisalmi Hanna Kause Anne Soukki Raimo Koivusaari Eino Säämäki Matti Korpela Simo poissa Toivanen Paula Kuusiranta Tellervo Turunen Miia Lindgren Pirkko Uusitalo Reetta Linnainmaa Antti Walli Helvi Lund Elina Yli-Kauhaluoma-Nurmi Päivi poissa Myllykoski Sonja Vara- Luovula Esa Kallio Emma jäsenet Keiholehti Esko Laivonen Ismo Rinnemäki Jorma Nevanranta Erkki Kalliola Pentti Alenius Sinikka Muut Kari Erkkola yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja läsnä- Lasse Hautala ma. kirkkoherra olijat Jari Suvila hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Vaula Wrang tiedottaja Hilkka Tommila hallinto- ja henkilöstöasiantuntija, sihteeri 20 20 Kokouksen avaus ja alkuhartaus Kirkkovaltuuston kokouksen aluksi toimittaja Marjaana Perttula kertoo Kirkkohallituksen ja kirkolliskokouksen ajankohtaisista asioista.

3 KV 8.4.2015: Toimittaja Marjaana Perttula kertoi Kirkkohallituksen ja kirkolliskokouksen ajankohtaisista asioista. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Kari Erkkola piti alkuhartauden, jonka lopuksi veisattiin kanttori Juhani Romppasen säestyksellä virrestä 449. 21 21 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Laillisuus KIRKKOJÄRJESTYKSEN 8:5.2 :n mukaan kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka ja siihen on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kutsu asialuetteloineen on lähetettävä kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. Kokouskutsu ja asialista tähän kokoukseen on lähetetty kirkkojärjestyksen mukaisesti yhteisen kirkkovaltuuston ja yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille 30.3.2015. Kutsu asialuetteloineen on pidetty seurakuntien ja hallintoviraston ilmoitustauluilla 1. 8.4.2015. Kokouskutsu on lisäksi julkaistu 2.4.2015 Satakunnan Kansassa ja Uudessa Ajassa. Kokouskutsu ja asialuettelo ovat myös olleet seurakuntayhtymän Internet-sivuilla. Päätösvaltaisuus KIRKKOLAIN 7:4 :n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON TYÖJÄRJESTYKSEN 2 :n mukaan kun valtuutetulla on tilapäinen este, hänen varajäsenelleen on viipymättä lähetettävä kutsu kokoukseen. Kutsu on toimitettava, mikäli mahdollista, kirjallisesti. Sen jälkeen kun valtuusto on hyväksynyt esteen, varajäsen ryhtyy toimimaan estyneen tilalla. Päätösvaltaisuuden toteamiseksi suoritetaan nimenhuuto, hyväksytään ilmoitetut esteet ja todetaan varajäsenten paikallaolo. KV 8.4.2015: Merkittiin, että kirkkovaltuuston jäsenet Matti Ihalainen, Bia Kaski, Simo Korpela, Pauli Mäkinen, Oskari Penttilä, Marita Salmio, Sirkka-Liisa Savinen ja Päivi Yli-Kauhaluoma-Nurmi olivat ilmoittaneet olevansa estyneitä saapumaan tähän kokoukseen. Sen vuoksi oli kokoukseen kutsuttu varajäsenet Esa Luovula, Esko Keiholehti, Jorma Rinnemäki, Pentti Kalliola, Emma Kallio, Ismo Laivonen, Erkki Nevanranta ja Sinikka Alenius. Poissa olivat lisäksi jäsenet Aulis Karilahti ja Marjatta Salonen. Näin ollen (liite 1) todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi sekä valtuutettujen lukumäärään nähden myös päätösvaltaiseksi.

4 22 22 Pöytäkirjan tarkastaminen Tämän pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Reijo Raitala ja Helvi Walli. Tarkastus toimitetaan tiistaina 14.4.2015 kello 9 15 seurakuntayhtymän hallintovirastossa. 23 23 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Päätettäneen hyväksyä kokouksen työjärjestykseksi toimitettu esityslista. KV 8.4.2015: Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Valtuutettu Jorma Rinnemäki pyysi puheenvuoroa kohdassa 29 Muut asiat. 24 24 Keski-Porin seurakunnan vakinaisen lehtorin viran muuttaminen kappalaisen viraksi Esittelijä: hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö KESKI-PORIN SEURAKUNTANEUVOSTO on kokouksessaan 16.12.2014 päättänyt esittää vakinaisen lehtorin viran muuttamista kappalaisen viraksi. Uuden viran vaatimusryhmä on 602 ja vähimmäispalkka 3.094,32 euroa/kk. YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 17.12.2014/215 esittää, että KV päättää muuttaa Keski-Porin seurakunnan vakinaisen lehtorin viran kappalaisen viraksi 1.6.2015 alkaen. KV 8.4.2015: Hyväksyttiin yksimielisesti yhteisen kirkkoneuvoston esitys. Tämä pykälä tarkastettiin heti kokouksessa. 25 25 Tilintarkastajien valinta valtuustokaudelle 2015 2018 Esittelijä: hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö KIRKKOJÄRJESTYKSEN 15 luvun 7 :n 1 2 momentit: Kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden varsinaisen tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla Keskuskauppakamarin tilintarkastuslautakunnan hyväksymä KHT-tilintarkastaja, kauppakamarin tilintarkastusvaliokunnan hyväksymä HTM-tilintarkastaja tai julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä JHTT-tilintarkastaja. Tilintarkastusyhteisön tulee olla KHT-, HTM- tai JHTT-yhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT-, HTM- tai JHTT-tilintarkastaja.

5 KIRKKOHALLITUKSEN yleiskirjeessä 31/2014, 18.12.2014 selvitetään tilintarkastajien valintaa valtuustokaudelle 2015 2018. Tilintarkastajien kilpailutus tehtiin ennen yleiskirjeen julkaisemista. Ko. yleiskirjeen mukaan Eduskunnalle on marraskuussa 2014 annettu esitys uudeksi tilintarkastuslaiksi ja laiksi julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta. Lakien on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2016 alussa. Kirkkohallituksessa on valmisteilla kirkkolain ja kirkkojärjestyksen muutosesitys, jonka mukaan seurakunnissa ja seurakuntayhtymissä tultaisiin 1.1.2016 noudattamaan lakia julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta. Muutosesitykset on tarkoitus käsitellä kirkolliskokouksessa toukokuussa 2015. Ehdotetut säädösmuutokset tarkoittaisivat sitä, että seurakuntataloudessa (seurakunta tai seurakuntayhtymä) tulisi 1.1.2016 lukien olla tilintarkastuslaissa tarkoitettu JHT-tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Porin seurakuntayhtymän TALOUSSÄÄNNÖN 29 : Tilintarkastus järjestetään seurakuntayhtymän toimivasta johdosta riippumattomaksi. Tilintarkastuksesta vastaavat tilintarkastajat kirkkojärjestyksen ja tämän säännön mukaisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa kirkkojärjestyksen määräysten mukaisesti. Valtuustokaudesta 2011 2014 alkaen seurakunnissa ei ole enää luottamushenkilötilintarkastajia eikä tilintarkastajien puheenjohtajaa. Tarjouspyyntö tilintarkastuksesta lähetettiin usealle tilintarkastajalle ja tilintarkastustoimistolle. Lisäksi hankinta ilmoitettiin hankintojen julkiseen ilmoituspalveluun Hilmaan, koska hankinta on hankintalain alainen. Tarjouksen antoi määräaikaan mennessä kolme tarkastustoimistoa, joissa kaikissa oli useita tilintarkastajia. Saapuneet tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouspyynnössä kysyttiin hintaa 10 tarkastuspäivästä/kalenterivuosi (tilikausi) per tilintarkastaja. Kokonaishinta piti sisällään kirkkojärjestyksen mukaisten tehtävien tilintarkastuksen. Tilikausikohtaisen hinnan pyydettiin sisältävän tilintarkastuspäivien hinnan sekä matka- ja päivärahakulut ja muut mahdolliset kulut. Mikäli tilintarkastaja arvioi tarvittavan päivämäärän toisin, hän tai tilintarkastusyhteisö esitti oman arvionsa tarvittavasta päivämäärästä. Lisäksi pyydettiin ilmoittamaan mahdollisten lisätoimeksiantojen arvonlisäveroton tuntiveloitus (euroa tunnilta). Tarjouspyynnössä pyydettiin tieto, varaako tarjouksen antaja mahdollisuuden hintojen tarkistamiseen valtuustokauden aikana vuosina 2015 2018. Mahdollinen vuosittainen korotus on ilmoitettava tarjouksessa prosentteina tai euroina kiinteinä kokonaishintoina vuotta kohti. Laskutus pyydettiin tekemään tehdyn työn perusteella.

6 Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista hyväksytään seurakuntataloudelle kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Kokonaistaloudellisesti edullisinta vaihtoehtoa arvioidaan seuraavin perustein: - Kokonaishinta kirkkojärjestyksen 15 luvun 8 9 pykälien mukaisista tarkastustehtävistä mahdollisine matka- ym. kustannusten korvauksineen, 80 %. - Tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön esittämän vastuullisen tilintarkastajan kokemusmäärä seurakuntatalouden sekä kirkon hallinnon ja talouden tuntemuksesta, 15 %. Pisteitä annetaan seuraavasti: kokemus seurakuntatalouden tarkastuksesta vähintään 10 vuotta = 15 pistettä, 9 vuotta = 13,5 pistettä, 8 vuotta = 12 pistettä jne., 1 vuosi = 1,5 pistettä. Ajasta otetaan huomioon täydet vuodet ja jos tarkastajalla on samaan aikaan ollut yhtä useampi seurakuntatalous tarkastettavana, tältä osin ajan saa laskea 1,5-kertaisena. - Tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön esittämän vastuullisen tilintarkastajan kokemusmäärä vähintään kymmenen yrityksen tai yhteisön samanaikaisesta tilintarkastajana toimimisesta ja niiden tilintarkastustyöstä 5 %. Pisteitä annetaan seuraavasti: kokemus tilintarkastustyöstä vähintään 10 vuotta = 5 pistettä, 9 vuotta = 4,5 pistettä, 8 vuotta = 4 pistettä jne, 1 vuosi = 0,5 pistettä. Ajasta otetaan huomioon täydet vuodet. Tarjouspyynnössä osatarjous hyväksyttiin, mikä tarkoitti, että tarjouksessa voi tarjota yhtä tai kahta tilintarkastajaa. Tarjouksen antoivat KPMG Oy Ab, BDO Audiator Ab ja Idman Vilén Grant Thornton Oy. Tarjoajien tarjoukset olivat kokonaistarjouksia kahdesta tarkastajasta. Tarjouksissa tilintarkastajien hinnat esitettiin tilintarkastajittain eriteltyinä. Tarjouksen jättäneiltä laskettiin valtuustokauden (neljän vuoden) tarkastushinta tilintarkastajittain sekä selvitettiin tarkastusvuosien määrät. Tarjoushintojen vertailu tapahtui siten, että kaikkia hintoja verrattiin halvimpaan tarjoushintaan 13.400 euroa/4 vuotta ja hinnat pisteytettiin siten, että halvin hinta sai 80 pistettä. Seuraavaksi halvin tarjous 22.600 euroa/4 vuotta sai suhteessa alimpaan hintaan 59,3 pistettä jne. Tilintarkastajien tarkastusvuosien kokemusmäärät pisteytettiin tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Seuraavassa esitetään tarjousten vertailu ja pisteiden laskennan perusteena tarjouksissa esitetyt luvut ja niistä lasketut arvot:

7 TILINTARKASTUSTARJOUKSET 2015 2018 TARJOUSTEN PISTEYTYS Srkkokemus Hinta Muu kokemus Yhteensä KPMG Oy Ab Tarkastaja 1 47,4 15 5 67,4 Tarkastaja 2 42,9 15 5 62,9 Yhteensä pisteet 130,3 BDO Audiator Oy Tarkastaja 1 47,3 15 5 67,3 Tarkastaja 2 47,3 15 5 67,3 Yhteensä pisteet 134,6 Idman Vilén Grant Thornton Oy Tarkastaja 1 46,6 15 5 66,6 Tarkastaja 2 80,0 15 5 100,0 Yhteensä pisteet 166,6 TARJOUSTEN VERTAILUSSA KÄYTETYT HINTA- JA VUOSITIEDOT Hinta, Srkkokemus Muu kokemus 2015 2018 vuosina vuosina KPMG Oy Ab 10 10 Tarkastaja 1 22 600 10 10 Tarkastaja 2 25 000 Yhteensä pisteet 47 600 BDO Audiator Oy 10 10 Tarkastaja 1 22 660 10 10 Tarkastaja 2 22 660 Yhteensä pisteet 45 320 Idman Vilén Grant Thornton Oy 10 10 Tarkastaja 1 23 000 10 10 Tarkastaja 2 13 400 Yhteensä pisteet 36 400 Valtuustokauden 2011 2014 tarkastaja Idman Vilén Grant Thornton Oy sai eniten pisteitä valintakriteerien mukaisilla painotuksilla tehdyssä pisteytyksessä. Pisteet olivat 166,6. Pisteytyksen maksimipisteet olivat 200. Pisteytysvertailun perusteella ehdotetaan tilintarkastusyhteisöksi vuosille 2015 2018 valittavaksi Idman Vilén Grant Thornton Oy, KHT-yhteisö päävastuullisina KHT Mirja Juusela ja KHT Kalle Kotka. Varatilintarkastajaksi ehdotetaan Idman Vilén

8 Grant Thornton Oy, KHT-yhteisö päävastuullisina KHT Jussi Savio ja KHT Marko Vehniä. Päävastuullisilla tarkastajilla on kokemusta luottolaitosten, osakeyhtiöiden, seurakuntien, yhdistysten ja säätiöiden tarkastuksista. Seuraavassa on ehdotus tilintarkastajien valitsemisesta valtuustokaudelle 2015 2018. Jos valtuustokauden aikana säädökset ja tilanne muuttuvat siten, että päätöstä on muutettava, muutosasia valmistellaan päätettäväksi. JOHTORYHMÄ on kokouksessaan 19.1.2015 päättänyt puoltaa esitystä. YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 25.2.2015/20 esittää, että KV päättää 1) valita Porin seurakuntayhtymän valtuustokauden 2015 2018 tilintarkastajaksi KHTyhteisö Idman Vilén Grant Thornton Oy:n, jonka päävastuullisina tilintarkastajina toimivat KHT Mirja Juusela ja KHT Kalle Kotka sekä 2) valita Porin seurakuntayhtymän valtuustokauden 2015 2018 varatilintarkastajaksi KHT-yhteisö Idman Vilén Grant Thornton Oy:n, jonka päävastuullisina tilintarkastajina toimivat KHT Jussi Savio ja KHT Marko Vehniä. KV 8.4.2015: Hyväksyttiin yksimielisesti yhteisen kirkkoneuvoston esitys. 26 26 Henkilöstötilinpäätös vuodelta 2014 Esittelijä: hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö Porin ev.lut. seurakuntayhtymän HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖS on laadittu 12. kerran. Tavoitteena on useamman vuoden aikasarja, josta voi tehdä havaintoja kehityksen suunnasta. Oheisena liitteenä jaetaan Porin ev.lut. seurakuntayhtymän henkilöstötilinpäätös vuodelta 2014. JOHTORYHMÄ on kokouksessaan 16.3.2015 päättänyt puoltaa esitystä. YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 25.3.2015/42 esittää, että KV päättää merkitä Porin ev.lut. seurakuntayhtymän henkilöstötilinpäätöksen vuodelta 2014 tiedoksi. KV 8.4.2015: Keskustelun jälkeen hyväksyttiin yksimielisesti yhteisen kirkkoneuvoston esitys. (liite 2)

27 27 Syksyn 2015 kokousaikataulu Esittelijä: hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö 9 Yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston, esittelijöiden, kirkkoherrojen ja johtoryhmän syksyn 2015 kokoukset on suunniteltu pidettäviksi seuraavasti: Yhteinen kirkkovaltuusto 07.10. mm. veroprosentti 02.12. talousarvio Esittelijöiden kokoukset (EK) kello 13.00 16.00 Kirkkoherrojen kokoukset (KHRAT) kello 10.00 12.30 Johtoryhmä (JR) kello 13.00 16.00 Yhteinen kirkkoneuvosto (KN) kello 16.00 21.00 EK KHRAT JR KN 03.08. 10.08. 19.08. 31.08. 07.09. 16.09. 12.10. 19.10. 28.10. talousarviokokous 02.11. 09.11. 18.11. 30.11. 07.12. 16.12. varakokous JOHTORYHMÄ on kokouksessaan 16.3.2015 merkinnyt asian tiedoksi. YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 25.3.2015/48 esittää, että KV päättää merkitä kokousaikataulun tiedoksi. KV 8.4.2015: Hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston esitys. 28 28 Ilmoitusasia Esittelijä: hallinto-, talous- ja henkilöstöpalvelujen päällikkö - Porin ev.lut. seurakuntayhtymän väestötilastot vuodelta 2014 Keskusrekisterissä on laadittu Porin ev.lut. seurakuntayhtymän väestötilastot vuodelta 2014. Oheisena liitteenä jaetaan väestötilastot yhteisen kirkkovaltuuston niille jäsenille, jotka eivät tilastoa vielä muussa yhteydessä ole saaneet. YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 25.3.2015/50 esittää, että KV päättää merkitä väestötilastot vuodelta 2014 tiedoksi. KV 8.4.2015: Hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston esitys.

10 (liite 3) 29 29 Muut asiat KV 8.4.2015: Lattomeren koulun luokanopettaja Ilona Laine on lähettänyt Porin ev.lut. seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle anomuksen Lattomeren koulun peruskoululaisten osallistumisesta Virsivisaan Kouvolan kirkkopäivillä. Anomus 880 euroa koskee linja-autokuljetuksia. Varavaltuutettu Jorma Rinnemäki selosti Lattomeren koulun Virsivisaan osallistumisen tärkeyttä ja tähdensi koululaisten kannustamista virsien tuntemukseen sekä esitti, että yhteinen kirkkoneuvosto myöntää ko. avustussumman. Puheenjohtaja ilmoitti, että helatorstaina 14.5.2015 on Porin seurakuntakeskuksessa neuvottelutilaisuus kirkolliskokouksen päätösten johdosta klo 14 luottamushenkilöille ja klo 17 työntekijöille. Kokoonkutsujana on lääninrovasti Heimo Hietanen. 30 30 Valitusosoitus Oheisena liitteenä jaetaan valitusosoitus. KV 8.4.2015: Puheenjohtaja antoi liitteen 4 mukaisen valitusosoituksen. 31 31 Kokouksen päätös Kokouksen päätteeksi puheenjohtaja Harri Saine piti loppuhartauden, minkä jälkeen veisattiin valtuutettu Jorma Hännikkälän säestyksellä virsi 135. YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Harri Saine puheenjohtaja Hilkka Tommila sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun ja tehtyjen päätösten mukaiseksi Porissa 14.4.2015 Reijo Raitala Helvi Walli Pöytäkirjan nähtävilläolo Ilmoitus pöytäkirjan nähtävilläolosta on ollut Porin ev.lut. seurakuntayhtymän hallintoviraston ja seurakuntien ilmoitustauluilla 16.4. 18.5.2015. Pirjo Rautava ilmoitustaulun hoitaja