1 (8) SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Muutettu kunnanhallituksessa 3.12.2007 228, liite 4 Muutettu kunnanhallituksessa 16.2.2004 36 Muutettu kunnanhallituksessa 2.2.2004 14 Hyväksytty kunnanhallituksessa 25.11.1997 1.1 Mitä on sisäinen valvonta Siilinjärven kunnan valvontajärjestelmä on kokonaisuus, jonka muodostavat toimivasta johdosta riippumaton ulkoinen valvonta ja osana operatiivista johtamista toimiva sisäinen valvonta. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla pyritään toiminnan tuloksellisuuden (taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden) ylläpitämiseen ja edistämiseen sekä kirjanpidon, palkanlaskennan, maksuliikenteen ja muiden tietojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen. Edelleen sisäinen valvonta pyrkii erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen sekä varojen huolellisen ja taloudellisen hoidon turvaamiseen. Sisäisen valvonnan keinoin varmistetaan myös, että kunnan toiminnan tarkoitus ja asetetut tavoitteet on saatettu tiedoksi organisaation kaikille tasoille ja että asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan. Sisäinen valvonta on osa kunnan operatiivista johtamista ja riskien hallintaa. 2 INTOSAI:n (International Organization of Supreme Audit Institutiens) sisäiselle valvonnalle asettamat yleiset standardit Kohtuullinen varmuus Sisäisen valvonnan rakenteiden on annettava kohtuullinen varmuus siitä, että sisäisen valvonnan käsitteen yhteydessä määritellyt yleiset tavoitteet saavutetaan. Tukea antava asenne Johtajien ja työntekijöiden on jatkuvasti pidettävä yllä ja osoitettava myönteistä ja tukea antavaa asennetta sisäisiä valvontatoimenpiteitä kohtaan. Rehellisyys ja pätevyys Johtajien ja työntekijöiden on oltava henkilökohtaisesti ja ammatillisesti rehellisiä. Heidän on pidettävä yllä pätevyystasoa,
2 (8) joka auttaa heitä ymmärtämään hyvän sisäisen valvonnan kehittämisen, toteut tamisen ja ylläpitämisen merkityksen ja toteuttamaan sisäisen valvonnan yleiset tavoitteet. Valvontatavoitteet Erityiset valvontatavoitteet on tunnistettava tai kehitettävä organisaation kullekin toiminnolle. Tavoitteiden on oltava soveltuvia, kohtuullisia ja niiden on nivouduttava organisaation yleistavoitteisiin. Valvontatoimenpiteet 2 Sisäisen valvonnan osa-alueet Johtajien on jatkuvasti tarkkailtava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin aina, kun sääntöjenvastaista, epätaloudellista, tehotonta ja vaikutuksetonta toimintaa havaitaan. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu on organisaation jokapäiväiseen toimintaan liittyvien työvaiheiden, toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Se perustuu annettuihin toimintaohjeisiin ja niiden noudattamiseen ja kuuluu jokaisen esimiehen perustehtäviin. Luottamushenkilöiden suorittama seuranta perustuu kunkin toimielimen toimikautensa alussa päättämällä tavalla suoritettuun raportointiin, jolla seurataan tehtyjen päätösten ja annettujen tulostavoitteiden toteutumista. Sisäinen tarkastus suoritetaan toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Se on julkista, aktiivista ja systemaattista ja tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa. Sisäisen tarkastuksen palvelu ostetaan organisaation ulkopuolelta. 3 Sisäistä valvontaa koskevat määräykset Kuntalain (365/95) 73 :ssä tilintarkastajien tehtävämäärityksessä sanotaan, että tilintarkastajien on mm. tarkastettava, onko kunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. Tilintarkastussäännön (kv. 9.12.1996) 1 :ssä on sanottu: Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus.
3 (8) 4 Sisäisen valvonnan vastuutahot 5 Sisäisen tarkkailun toteutus 5.1 Taloudenhoito Kunnanhallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä vahvistamalla nämä ohjeet ja edellyttämällä ylimmältä johdolta vuosittaisen raportoinnin sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Kunnanjohtaja vastaa siitä, että sisäisen valvonnan järjestelmä koko organisaation tasolla on olemassa. Talousjohtaja vastaa sisäisen valvonnan järjestelmän toiminnasta. Palvelualueen johtajan vastuulla on, että tulosalueiden ja tulosyksiköiden sisäinen valvonta on riittävästi järjestetty ja hoidettu. Erityisesti on järjestettävä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden seurantaa palveleva tiedonkulku ja raportointi. Tulosyksikön johdon vastuulla on sisäisen valvonnan hoitaminen yksikössään ja seurantatietojen toimittaminen palvelualueen johdolle. Erityisenä tehtävänä tulosyksiköiden johdolla on valvonnan järjestäminen henkilöriskien ja omaisuusriskien osalta. Tilintarkastajien vastuulla on kunnan hallinnon ja talouden tarkastusta tehdessään arvioida ja raportoida, onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti ja toimiiko se. Tilivelvollisten viranhaltijoiden tulee valvoa, että palvelualueen ja tulosyksiköiden toiminnat toteutetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen. Ostolaskujen ja maksumääräysten käsittely tapahtuu pääsääntöisesti Kuhilas Oy:n ylläpitämän sähköisen ostolaskujen kierrätysjärjestelmän Rondon kautta. Tätä kautta kierrätettyjen laskujen ja maksumääräysten asiatarkastus ja hyväksyntä tapahtuvat sähköisesti. Palvelualueiden päälliköt määräävät laskujen, maksumääräysten ja tositteiden hyväksyjät. Heidän on myös valvottava, että laskujen ym. hyväksyjät noudattavat annettuja määräyksiä. Palvelualueiden päälliköiden hyväksymisoikeudet määrää kunnanjohtaja. Kunnanjohtajan hyväksymisoikeudet määrää kunnanhallitus Asiatarkastajan on varmistettava, että tositteen tms. tarkoittama tavara tai palvelus on saatu ja vahvistettava sähköisessä muodossa
4 (8) 5.2 Laskentatoimi ja rahaliikenne oleva tosite omalla tunnuksellaan ja paperisessa muodossa oleva lasku päivämäärällä ja allekirjoituksella. Ennen kuin maksu suoritetaan, on sähköisessä muodossa oleva menotosite hyväksyttävä hyväksyjän tunnuksella ja paperisessa muodossa oleva lasku päivämäärällä ja allekirjoituksella. Laskun hyväksyjän on varmistettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavarasta tai palvelusta on asiatarkastusmerkintä ja että menon suorittamiseksi on määräraha, ja että tosite on varustettu asianmukaisella tiliöinnillä kirjausta varten. Hyväksyjän on toimitettava laskut viipymättä maksatukseen. Laskun asiatarkastajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Kunnan sisäisestä oikaisu- ja korjaustositteesta tulee ilmetä korjauksen tai oikaisun peruste ja tositteen hyväksyy talousjohtaja tai laskentasihteeri. Tulosalueiden ja tulosyksiköiden tulee huolehtia siitä, että kunnalle kuuluvat tulot laskutetaan ja peritään viivytyksettä. Kaikki tulojen kirjanpidollinen käsittely käteismaksuja lukuun ottamatta on hoidettava myyntireskontran kautta. Mahdollisen maksuajan myöntäjästä on tehtävä kirjallinen päätös palvelualueittain. Erääntyneiden saatavien jälkiperintä on hoidettava tehokkaasti. Saamisten poistamisesta kirjanpidosta päättää talousjohtaja, mikäli muut säädökset eivät toisin määrää. Palvelualueen päällikön tai hänen määräämänsä henkilön on tarkastettava palvelualueella olevat kassat ja rahavarat vähintään kerran vuodessa. Kassanhoitajan vaihtuessa on suoritettava aina kassantarkastus. Tarkastuksista on pidettävä pöytäkirjaa, joka toimitetaan talousjohtajalle. Talousjohtajan tulee huolehtia, että kunnan kirjanpito ja sisäinen laskenta hoidetaan voimassaolevien säännösten mukaisesti ja että kirjanpito hoidetaan ajan tasalla sekä tarvittavat täsmäytykset ja raportoinnit suoritetaan kuukausittain. Talousjohtajan tulee huolehtia, että kunnassa on ajantasalla oleva maksuvalmiussuunnitelma. Maksuliikenteen hoitaminen ja likvidien varojen sijoittaminen on hoidettava siten, että siihen kohdistuu riittävä sisäinen valvonta. Mikäli maksuja otetaan vastaan kassaan, on maksajalle annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti. Numeroiduista tulotositesarjoista sekä tositteiden luovutuksista ja tilityksistä on pidettävä luetteloa. Kassan perustamisesta päättävät ao. palvelualueen päällikkö ja
5 (8) 5.3 Viranhaltijapäätökset 5.4 Henkilöstöhallinto talousjohtaja yhdessä. Kassa on tilitettävä kunnan tilille rahalaitokseen puolivuosittain tai viimeistään silloin, kun kassa ylittää 2 000 euroa. Kunnanjohtajan on huolehdittava siitä, että kunnan kirjanpidossa olevien pankki- ja rahatilien, kassojen, alitilittäjien ja arvopapereiden tarkastus suoritetaan vähintään kerran vuodessa. Tarkastuksista on laadittava kirjallinen raportti. Pankkitilien tilinkäyttöoikeudet myöntää kunnanjohtaja. Päätöksistä on pidettävä päätöspöytäkirjaa. Kunnanjohtajan tilinkäyttöoikeudet myöntää kunnanhallitus. Pankkitilien avaamisesta päättää talousjohtaja. Kirjanpitotilien avaamisesta päättää laskentasihteeri. Kunkin esimiehen on tarkastettava vähintään kerran vuodessa välittömien alaistensa tekemiä viranhaltijapäätöksiä. Tarkastuksista on pidettävä pöytäkirjaa ja raportoitava seuraavalle esimiehelle olennaisista ja toistuvista puutteista. Viranhaltijapäätösten osalta tulee sisäisessä tarkkailussa kiinnittää huomiota mm. seuraaviin seikkoihin: - mitä asioita on delegoitu ja subdelegoitu, - onko päätökset tehty toimivallan puitteissa ja perustellusti, - onko siihen määrätyt päätökset olleet nähtävillä ja onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille, - onko päätöksissä osallisina esteellisiä henkilöitä. Henkilökunnalle maksettavien palkkojen oikeellisuuden varmistamiseksi tulee henkilöstöpäällikön tai hänen määräämänsä henkilön varmistua siitä, että palkkalaskennan ketju tulosyksiköistä maksatukseen tulee riittävästi valvottua. Palkanlaskentajärjestelmään kirjataan kaikki henkilöstöä koskevat päätökset, määräyskirjat, virkavapaat, siirrot jne. Myöntäessään henkilöstölle KVTES:n tarkoittamia harkinnanvaraisia etuja, asianomaisen esimiehen on otettava huomioon henkilöstön tasapuolinen kohtelu.
6 (8) 5.5 Materiaalihallinto 5.6 Omaisuuden hoito 5.7 Projektin valvonta Hankinnat Tavara- ja palvelujen hankinnoissa on noudatettava mitä Suomen lait ja EU-oikeuden säädökset ja myöhemmin annettavat kunnanhallituksen ohjeet määräävät. Varastot Varastotoiminnan valvonnasta vastuussa olevan esimiehen on vähintään kerran vuodessa suoritettava varastojen valvontatarkastus. Tarkastuksesta on laadittava kirjallinen raportti. Varastoista on pidettävä asianmukainen varastokirjanpito ja varastot on inventoitava kerran vuodessa. Kunkin palvelualueen on luetteloitava oma irtain käyttöomaisuutensa ja nimettävä vastuuhenkilö/henkilöt huolehtimaan irtaimen käyttöomaisuuden hallinnasta. Aktivoitavasta irtaimesta käyttöomaisuudesta pidetään käyttöomaisuuskirjanpitoa Erikseen määrättävä irtain omaisuus on turvamerkittävä. Irtaimen omaisuuden luetteloinnista on annettu ohje erikseen. Kiinteä omaisuus on luetteloitava ja huolehdittava siitä, että saantoja muut asiakirjat ovat kunnossa. Teknisen palvelualueen on riittävän usein suoritettava rakennuskiinteistöjen kuntokatselmukset ja raportoitava oleellisista epäkohdista kunnan johtoa. Omaisuuden vakuuttamisen periaatteista päättää kunnanhallitus, jolle on vuosittain toimitettava selvitys toteutuneista riskeistä kustannuksineen. Irtaimiston poistoista vastaavat palvelualueiden päälliköt tai heidän määräämänsä henkilöt. Poistoista ja poistotavasta on tehtävä kirjallinen päätös. Erillisiksi projekteiksi organisoiduista hankkeista, kehittämiskohteista ja tutkimuksista on laadittava projektisuunnitelma, nimettävä vastuuhenkilöt, määriteltävä aikataulu, kustannusarvio, rahoitus,
7 (8) 5.8 Tietojenkäsittely 6 Konserniohjaus 7 Raportointi projektiaineiston säilytyspaikka ja seurannan järjestäminen. Palvelualueiden päälliköiden tai heidän määräämiensä henkilöiden on varmistettava tietojärjestelmien turvallisuus sekä fyysisen että tietoturvallisuuden osalta. Heidän on huolehdittava siitä, että käytössä olevista atk-ohjelmista on ajantasalla oleva kuvaus sekä selvitys suojaus- ja varmistustoimista. Palvelualueiden päälliköiden tulee valvoa, että tietojärjestelmien eri sovellutusten käyttöoikeudet ovat asianmukaiset ja että käyttöoikeuksista tehdään päätökset. Jokaisella palvelualueen käytössä olevalla atk-ohjelmalla tulee olla nimettynä päävastuuhenkilö ja varavastuuhenkilö. Palvelualueiden päälliköiden on huolehdittava myös tietojärjestelmien käytön valvonnasta antamalla ohjeet käytön kontrolleista ja tarvittaessa nimettävä henkilöt, jotka vastaavat niiden säännönmukaisesta ja riittävästä suorittamisesta ja raportoinnista palvelualueen päällikölle. Palvelualueen päälliköllä on oikeus käyttää kunnan ulkopuolista asiantuntemusta em. tehtävien suorittamiseen. Kunnanhallitus antaa erillisen ohjeen kuntakonserniin kuuluvien yhteisöiden ja yhtiöiden ohjauksesta ja valvonnasta. Tulosyksiköiden esimiesten on raportoitava asetetuista toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista ja muista oleellisista sisäisessä valvonnassa esilletulleista havainnoista palvelualueen päällikölle kerran kuukaudessa. Palvelualueiden päälliköiden on raportoitava talousarviossa, käyttösuunnitelmissa ja kehityskeskusteluissa asetetuista toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista sekä muista oleellisista havainnoista kunnanjohtajalle joka toinen kuukausi. Kunnanjohtajan on vähintään joka toinen kuukausi raportoitava kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle talousarvion taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan kaksi kertaa toimintavuoden aikana. Em. raportointimateriaali toimitetaan myös tarkastuslautakunnalle. Palvelualueet raportoivat lautakunnille sopimallaan tavalla.
8 (8)