FinELib-konsortion toiminnan ja palvelujen uudistus

FinELib-konsortion toiminnan ja palvelujen uudistus Hyväksytty FinELib -konsortion ohjausryhmässä 26.3.2013 Sisältö 1. Johdanto... 2 2. Ydintoiminnot... 2 3. Uudistusehdotukset... 3 3.1 Aineistohankinta... 3 3.1.1 Keskitetty aineistohankinta... 3 3.1.2 Konsortiohankintojen käyttöön liittyvät kysymykset... 5 3.1.3 Jäsenien suoran e-aineistohankinnan tukeminen... 5 3.1.4 Keskitetyn hankinnan piiriin haluttavien uusien aineistojen valinta... 7 3.2 Halti... 8 3.3 Yhteistyöfoorumi verkkoon... 8 3.4 Tilastot... 9 3.5 Yhteistyö yleisten kirjastojen e-hankintakonsortion kanssa... 10 4. Poisjäävät keskitetyt tehtävät... 10 Liite 1: Toimenpiteiden aikataulutus 2013-2015... 11 Liite 2: FinELin konsortion nykyiset toiminnot... 13

1. Johdanto FinELib-konsortion palvelujen ja toiminnan arviointi- ja uudistamisprojektin tavoitteena on tehdä FinELib-konsortiosta yhä paremmin jäseniään palveleva kokonaisuus. Projektissa: - määritellään mitä palveluita konsortion toimintaan kuuluu - arvioidaan konsortion tulevaisuuden työnjakoa ja palveluiden kohdistamista eri ryhmille - etsitään toimivia yhteistyön muotoja asiantuntemuksen jakamiseksi. Projektin neljä sektorikohtaista työryhmää kokosivat esityksensä FinELib-konsortion toiminnasta ja esitykset olivat kirjastoverkon kommentoitavissa syyskuussa 2012. Työryhmien esitysten pohjalta on koottu tämä yhteinen esitys, jossa esitetään toiminnan painopisteet, uudistustarpeet ja uudistusten aikataulu sekä hahmotellaan toimia niiden toteuttamiseksi. Uudistusten toteutus jakaantuu useammalle vuodelle ja määritellään tarkemmin vuosittaisen toimintasuunnittelun yhteydessä. Konsortion tulevaisuuden kannalta on tärkeää, että toiminta kehittyy jatkuvasti ja pystyy vastaamaan konsortion jäsenien tarpeisiin ja muuttuvan lisensiointiympäristön vaatimuksiin. Siksi uudistustyön yhtenä tavoitteena on mahdollistaa entistä parempi konsortion sisäinen yhteistyö aineistohankinnan kehitysprojekteissa. Konsortion toiminnan kautta ja yhteisen neuvotteluvoiman avulla jäsenet voivat vaikuttaa e-aineistokentän tärkeisiin kysymyksiin, kuten e-aineistojen hinnoitteluun, saatavuuteen ja käyttöehtojen kehittymiseen. Konsortion hallintoa uudistetaan siten, että konsortion toimintaa ohjaavana ryhmänä toimii vuoden 2013 alusta ohjausryhmä. Konsortioryhmän toiminta loppuu. Konsortion asiantuntemusta hyödynnetään ad hoc ryhmien muodossa. Ad hoc ryhmiä perustetaan asioiden valmisteluun tarpeen mukaan ja ryhmiin kootaan konsortion jäsenistä kunkin ryhmän tehtävän kannalta tarvittava asiantuntemus. Ryhmien perustamisesta tiedotetaan konsortion jäsenille, jotta jäsenet voivat ehdottaa asiantuntijoita ryhmiin. Ryhmien työskentely voi tapahtua verkossa. Ryhmien työskentelyn tuloksista tiedotetaan konsortion jäsenille mahdollisuuksien mukaan jo työskentelyn aikana. Tarkemmin konsortion hallinnollista uudistusta on esitelty konsortioryhmän ja ohjausryhmän kokouksissa vuonna 2012. Tässä dokumentissa konsortiolla tarkoitetaan koko FinELib-konsortiota mukaan lukien jäsenet ja palveluyksikkö. Kun tarkoitetaan vain palveluyksikköä, se mainitaan erikseen. 2. Ydintoiminnot Työryhmiä pyydettiin arvioimaan konsortion nykyisiä toimintoja (ks. liite 2) ja määrittelemään, mitkä ovat jatkossa konsortion kannalta olennaisimpia asioita eli ydintoimintoja. Työryhmien esityksissään määrittelemät konsortion ydintoiminnot: Aineistojen hankinta (ml. neuvottelut, sopimukset, kilpailutus, aineistojen käyttöön saattaminen, kv. yhteistyö) ja laskutus Lisensiointiperiaatteet, niiden kehittäminen ja lisensiointiosaamisen jakaminen Käyttötilastot Halti ja muut yhteistyön välineet

Työryhmät eivät tuoneet ydintoimintojen piiriin mitään täysin uutta toimintaa, mutta esittivät ydintoimintojen alueille useita uudistuksia, joita käsitellään kohdassa 3. Erityisesti aineistonhankinnan alueella toivottiin toiminnan laajentamista. Työryhmät esittivät, että eräitä nykyisiä toimintoja ei enää toteuteta konsortion keskitettyinä palveluina (kohta 4). Tavoitteena on vapauttaa näistä toiminnoista resursseja, joilla voidaan toteuttaa uudistuksessa tärkeäksi nähtyjä toimintoja. 3. Uudistusehdotukset Uudistusehdotuksiin on koottu työryhmien esiin nostamat kehittämis- ja uudistustarpeet sekä ehdotuksia toimenpiteiksi. 3.1 Aineistohankinta 3.1.1 Keskitetty aineistohankinta Kirjastosektoreita pyydettiin määrittelemään, mitä palveluita konsortion tulisi tarjota keskitetysti ja tuleeko konsortion tuottaa erilaisia palveluita eri sektoreille ja/tai ryhmille. Ryhmien esityksissä nähtiin tärkeänä, että konsortion eri ryhmille on tarjolla erilaisia aineistoja keskitetyn hankinnan kautta. Isot lehtipaketit ovat tärkeitä, mutta myös tieteenalakohtaiset aineistot, kotimaiset aineistot ja ammatillinen aineisto nousivat esiin. E-aineistojen hintojen nousu nähtiin erityisen vaikeana ongelmana. Aineistohankinnan malleilta ja prosessilta toivottiin joustavuutta ja vaihtoehtoisia hankintamalleja, jotka myös mahdollistaisivat kustannussäästöjä. A. Keskitetysti hankittavat aineistot Isot monitieteiset paketit Toimenpiteet; Etsitään keinoja alentaa isojen pakettien kustannuksia Etsitään vaihtoehtoja isoille pakettiratkaisuille (esim. pay-perview, puitemallit) Tieteenalakohtaiset / erikoistuneet aineistot Toimenpiteet: o Selvitetään yhdessä kirjastojen kanssa, onko saatavissa yhdenmukaisia vuosittain päivittyviä tieteenala/oppialakohtaisia käyttäjälukuja, joita voitaisiin käyttää apuna neuvotteluissa (esim. Vipusen tieteenalaluokittelu) o Etsitään vaihtoehtoisia hankintatapoja (esim. puitemallit) Kotimaiset, ammatillinen aineisto Toimenpiteet: o Aineistojen valintaprosessin uudistus (kohta 3.1.4)

o Kartoitetaan kotimaisten e-aineistojen tarvetta keskustelutilaisuuden kautta -> päätetään toimenpiteistä o ereading- ja e-kirjakilpailutushankkeiden arviointi ja kokemusten hyödyntäminen o selvitetään työnjako yleisten kirjastojen oman konsortion ja FinELibin aineistohankinnan välillä, ks. kohta 3.5 Arvioidaan aineistojen konsortiohyöty Toimenpiteet: identifioidaan aineistot, joissa konsortiona saatu hintahyöty on vähäinen selvitetään tilaajakonsortion minimikoko ja tehdään tarvittaessa esitys minimikoon muuttamisesta B. Aineistojen hankintaprosessi: Aineistot nopeammin käyttöön Toimenpide: o Tiedotus mahdollisuudesta tilata suoraan kustantajalta o Tutkitaan mahdollisuutta automatisoida kesken vuoden tilaamista Irtautuminen sopimuksesta kesken kauden Toimenpide: Pyritään neuvottelemaan sopimuksiin irtaantumislauseke o ei saa nostaa aineiston hintaa o ei saa vaikuttaa muiden hintaan o kriteerinä esim. että organisaatio vakavissa taloudellisissa ongelmissa Lisensiointiperiaatteet: Toimenpide: Selvitetään seuraavien lisensiointiperiaatteiden osalta mitä konsortiosopimuksissa pitää olla: o Tulostus esim. hakemistotyyppisessä aineistossa o Pitkäaikaiskäyttö o Tilastot o Tiedon louhinta (Data mining) FTE-luku ja hinnoittelumallit: Toimenpiteet: o Selvitetään mahdollisuus saada ja käyttää tieteenalakohtaisia käyttäjämääriä ja voidaanko niitä käyttää neuvotteluissa o Yleisten kirjastot: selvitetään mahdollisuus saada kirjastokorttien määrä selville keskitetysti ja voidaan lukuja käyttää neuvotteluissa (yleisten kirjastojen tilastot?) Hinnoittelumallit:

Toimenpide: Tiedotus kustantajien hinnoittelumalleista ja konsortion kustannustenjakomallista C. Uusien aineistohankinnan tapojen kehittäminen Uudet mallit, esim.: Pay-per-view Puitesopimukset PDA (patron driven acquisition) Toimenpiteet: Ohjausryhmä tekee toimintasuunnitelman yhteydessä päätöksen palveluyksikön esittämistä kehitysprojekteista o Tarvittaessa aineistokohtaisista malleista keskustelu tilaajien kanssa Yhteiskirjastojen e-aineistohankinta Toimenpiteet: Tritonian pilotin tulosten esittely ja keskustelutilaisuus ja mahdolliset jatkotoimenpiteet 3.1.2 Konsortiohankintojen käyttöön liittyvät kysymykset A. Aineistokoulutukset: Konsortion yhteisten, palveluyksikön koordinoimien, aineistokoulutuksien järjestämistä tulee arvioida ja kehittää, sillä nykyiset yhteiset koulutukset eivät aina vastaa ajallisesti tai sisällöllisesti jäsenten tarpeeseen. Toimenpiteet: Tutkitaan erilaisia vaihtoehtoja aineistokoulutusten kehittämiselle: Erityyppiset aineistot/eritasoiset koulutukset verkon kautta palveluyksikön koordinoimana Kustantajien verkkokoulutusten hyödyntäminen Jäsenten järjestämät koulutukset: mahdollisuus myös muille osallistua (esim. koulutuskalenteri yhteiselle verkkoalustalle jne.) B. Teknisten ongelmien selvittäminen kustantajien kanssa: Tavoitteena nopeuttaa ja yksinkertaistaa prosessia i. Toimenpide: Prosessin tarkistus ja ohjeistus 3.1.3 Jäsenien suoran e-aineistohankinnan tukeminen Konsortion uudistustyössä on esitetty kehitettäväksi toimintatapoja, joilla tuettaisiin konsortion jäsenien suoraa aineistohankintaa, esim. koulutusta ja tukea sopimusten laadintaan. Lisäksi toivottiin, että kustantajilla olisi keskitetty väylä yhteydenottoihin konsortion kautta. Ehdotettuja toimia on koottu tähän kappaleeseen.

Työryhmien työssä esitettiin myös, että organisaatiokohtaista juridista konsultointia voisi saada tai ostaa maksullisena palvelutoimintana. Tällaista toimintaa on kuitenkin erittäin vaikea järjestää palveluyksikön resursseilla siten, että siitä koituisi asiakkaalle todellista hyötyä. Yksittäisen sopimuksen käsittelyyn menee tyypillisesti vähimmilläänkin useita tunteja ja toisaalta yksi käsittely ei yleensä riitä, koska harvoin lisenssin myyjä hyväksyy ostajan ehdotukset sellaisenaan. Organisaatioiden tarpeet sopimuksille ovat myös erilaisia ja tapauskohtaisia. Siksi tämä ehdotus on jätetty pois ehdotusten listalta. Asiakaskohtaisen juridisen konsultoinnin sijaan pyritään kehittämään muunlaisia tuen muotoja, joissa pystytään auttamaan useaa asiakasta yhtäaikaisesti. Toimenpide-ehdotukset jäsenien suoran e-aineistohankinnan tukemiseksi: A. Sopimusten ja neuvottelujen tukimateriaalit jäsenien käyttöön. Materiaalit päivitetään tarpeen mukaan kerran vuodessa: o neuvottelujen muistilista (mistä fte-luvut ym.) sopimusten muistilista o mallisopimukset käyttöohjeineen suomi ja englanti tarvittaessa sektorikohtaisuus eri aineistotyypit pyritään kehittämään liite, jota voisi käyttää kun neuvottelee lisenssin laajentamisesta tietylle joukolle o osaorganisaatiolisensioinnin muistilista o talousmateriaali (kootut talousluvut, esim. inflaatio, julkisen sektorin tilanne) o kilpailuttamisdokumentit B. Lisensiointikoulutus o perusasioiden/ajankohtaisten asioiden läpikäyntia ja workshop-työskentelyä C. Palveluyksikön tuki suoriin sopimuksiin o Sopimukset, joita moni konsortion jäsen neuvottelee, tai joista muuten on kiinnostunut usea konsortion jäsen ehdotukset verkkofoorumin kautta yhteinen tilaisuus, jossa katsotaan ongelmakohtia avoin kaikille aineistosta kiinnostuneille konsortion jäsenille Tilaisuuksia esim. 4 per vuosi, kussakin käsitellään workshop-työskentelynä sopimuksia jäsenet voivat päättää tilaisuudessa, miten yhteistyötä jatketaan kukin neuvottelee yksin neuvottelevat yhdessä, joku ottaa mahdollisesti vetovastuun o Verkkofoorumi, jossa mahdollisuus jakaa kysymyksiä ja kokemuksia neuvotteluista ja sopimuksista (ks. myös kohta 3.4) o Kustantajien tarjoukset konsortion yhteisen foorumin kautta o Tavoitteet: Tarjotaan kustantajille mahdollisuus tehdä tarjouksia yhden kanavan kautta kaikille konsortion jäsenille kustantajille väylä konsortion jäsenien luo ilman yhteydenottoja yksittäisiin jäseniin

Tuetaan konsortion jäsenten omaa aineistohankintaa yhdenmukaistamalla kustantajien tekemiä tarjouksia o määrämuotoiset tiedot tarjouksesta (esim. käyttöehdot yhdenmukaisella tavalla esitettyinä), jolloin konsortion jäsenten ja palveluyksikön on helpompi arvioida ja vertailla tarjouksia tarjoamalla konsortion jäsenorganisaatioille foorumi, jossa konsortion jäsenet voivat o kommentoida ja keskustella tarjouksista o arvioida mitkä aineistot kiinnostavat konsortion muita jäseniä ja mikäli aineistosta on muitakin kiinnostuneita, hankkia aineistoja yhteistyössä toisten kiinnostuneiden organisaatioiden kanssa tai mikäli kiinnostusta on tarpeeksi, esittää aineistoa palveluyksikölle, joka voi aloittaa konsortiotason neuvottelut. o tarkastella arkistoituja tarjouksia 3.1.4 Keskitetyn hankinnan piiriin haluttavien uusien aineistojen valinta FinELib-konsortion kautta hankittavien uusien aineistojen valintaprosessi halutaan uudistaa siten, että uusien aineistojen valinta nykyistä on nopeampaa ja joustavampaa ja siihen on helpompi osallistua. Toimenpiteet: Uusien aineistojen valintaprosessin luonnos 1) Konsortion jäsenet tuottavat kiinnostavien aineistojen kuvauksia verkkoon. a. Aineiston kuvaus lomakkeen/sivupohjan kautta, ml. peruskuvaus, nimi, www-osoite, konsortiohyödyt (esim. hinta, sopimusehdot, vain konsortiolle tarjolla olevat piirteet (esim. yksittäiset e-kirjat, joita ei muuten tarjota)) + koekäyttö b. Muille mahdollisuus kommentoida, antaa lisätietoja jne. i. Peukutus tms. tapa, jolla voi epävirallisesti ilmaista, että aineisto kiinnostava 2) Virallinen äänestys: Halutaanko aineisto keskitettyyn hankintaan a. Aikataulu: Maaliskuu ja syyskuu b. Organisaatio voi äänestää useampaa aineistoa mutta vain kerran (ei useampaa ääntä per organisaatio) i. Yhteiskirjastoissa, maakuntakirjastoissa ja kimpoissa voidaan sopia, että joku äänestää kaikkien organisaatioiden puolesta. Jokainen organisaatio lasketaan omaksi äänekseen. 3) Päätös a. Kriteerit i. Minimiääniraja (esim. 6 ääntä). Listasta valitaan tietty määrä eniten ääniä saaneita aineistoja.

ii. Jonkinlainen sektoripainotus ehkä tarpeen, jotta kaikkien sektoreiden tarpeita voidaan huomioida? Tätä näkökulmaa syytä tarkastella prosessin testausvaiheessa. 4) Äänestyksen jälkeen: a. Äänet häviävät ennen seuraavaa äänestystä -> uuteen äänestykseen puhtaalta pöydältä. b. Aineistokuvaukset, kommentit ja peukutukset voivat jäädä 5) Neuvoteltaviksi valitut: a. Palveluyksikkö neuvottelee valituista aineistoista. b. Mikäli neuvotteluissa päästään sopimukseen, alkaa sopimuskausi tarvittaessa jo kesken kalenterivuoden. Tällöin ensimmäinen sopimuskausi kestää 1 vuoden + x kuukautta (sen jälkeen normaali vuoden alusta alkava sopimuskausirytmi). 3.2 Halti - Tärkeä työväline koko konsortiolle - Toiveena kehittää myös kirjastojen suorien tilausten hallinnan välineeksi o Tästä kehitystyöstä tehty 2012 suunnitelma ja käyttäjätarinat, joihin pyydetty ja saatu kommentteja o Haluttu kehitys vaatisi Haltin laajaa rakenteellista uudistamista ja ohjelmistopohjan uusintaa o Tarvittavaa rahoitusta laajalle uudistukselle ei ole o Yhteistyö sunnitteilla olevan UKJ-projektin kanssa (e-aineistojen hankinta-osio, ks. https://wiki.helsinki.fi/display/ukjvalmistelu/) o Pienimuotoisempaa kehitystä nykyiseen Haltiin voidaan tehdä: esim. keväällä 2013 uudistetaan Haltin tilasto-osiota (tilastoraportit, SUSHI-raporttien tuonti Haltiin) 3.3 Yhteistyöfoorumi verkkoon Konsortion yhteistyötä ja viestintää halutaan kehittää entistä vuorovaikutteisempaan ja joustavampaan suuntaan. Konsortion yhteinen verkkofoorumi mahdollistaisi monipuolisen työskentelyn yhdessä. Verkkofoorumin tavoitteet: - Interaktiivinen verkkotyökalu, jolla jäsenet ja palveluyksikkö voisivat viestiä ja jakaa dokumentteja. Tämä säästäisi kaikkien jäsenien työmäärää ja lisäisi tehokkuutta. - Uusien työtapojen ja prosessien kehitys, esim. o Aineistovalintaprosessi halutaan muuttaa verkkopohjaiseksi, näkyvämmäksi ja joustavammaksi. Tähän tarvitaan työkalu, jossa aineistoja voidaan kuvailla, niistä voidaan keskustella ja esim. äänestää niiden hyödyllisyydestä. o Tiettyihin aineistoihin liittyvät ongelmakohdat ja niihin liittyvän tiedon jakaminen ja kerääminen - Tiedotuksen selkiinnyttäminen: Konsortion sisäinen tiedotus voitaisiin keskittää yhdelle foorumille ja jäsenet voisivat tilata halutessaan sähköpostisyötteet omiin sähköposteihinsa. Näin käytettävien kanavien määrä vähenisi - Tila työryhmille: Erilaisissa työryhmissä tehtävä työ sisältyisi jouhevasti samalle foorumille

Toimenpiteet: Perustetaan verkkofoorumi konsortion käyttöön Vaatimukset: o Vain FinELib-konsortion jäsenille rajattu tila, koska konsortio käsittelee tietoja, joita ei voi jakaa muille kuin konsortion jäsenille. o Oikeuksien hallinta: Yhteyshenkilöitä konsortiossa tällä hetkellä noin 620, joten oikeuksia ei voida hallita käsin. o Tekniset toteutukset eri toiminnoille: Uutiset Keskustelufoorumi Dokumenttien jakaminen Sähköpostisyötteet Havainnekuva (punaisella kiireisin toteutettava): 3.4 Tilastot - Tavoitteena mahdollisimman yhdenmukaiset, läpinäkyvät ja vertailtavat käyttötilastot o Toimenpiteet: Järjestetään tilastotilaisuus jäsenien kanssa, kerätään tietoa ongelmista ja missä aineistoissa ongelmia -> päätetään toimenpiteet kustantajia kohtaan Haltin tilasto-osion kehitys (ks. myös kohta 3.2): tilastoraporttien kehitys SUSHI-raporttien tuominen Haltiin niiden aineistojen osalta, joissa se on mahdollista (nopeuttaa ja tarkentaa raportointia) - Graafiset esitykset tilastoista arvioinnin avuksi o Toimenpiteet: Palveluyksikössä selvitetään voidaanko yhdistää Halti-työhön/SUSHI-kehitykseen Voidaanko ohjeistuksella auttaa graafien luomista Haltin tilastoista Excelin avulla

3.5 Yhteistyö yleisten kirjastojen e-hankintakonsortion kanssa Yleisten kirjastojen konsortion nimittämä Sähköiset sisällöt yleisiin kirjastoihin -hanke (julkaisi keväällä 2012 e-aineistostrategian (http://sahkoisetsisallot.kirjastot.fi/strategia_ja_toimenpiteet), jossa linjataan yleisten kirjastojen roolia digitaalisessa jakeluympäristössä. Strategian mukaisesti perustetaan yleisten kirjastojen konsortio, joka myös hankkii e-aineistoa. Yleisten kirjastojen konsortio ja FinELib keskustelevat työnjaosta vuoden 2013 aikana ja määrittelevät yhdessä, millaisia tehtäviä ja palveluja konsortiot yleisten kirjastojen osalta hoitavat ja missä asioissa tehdään yhteistyötä. 4. Poisjäävät keskitetyt tehtävät - Käyttäjäkyselyt - Koekäyttöjen organisointi o kustantajan yhteyshenkilön tiedot konsortion jäsenten käytössä ja koekäyttöä haluava voi itse ottaa yhteyttä. o Tarjottujen aineistojen koekäyttöilmoitukset yhteistyöfoorumin kautta myöhemmin määriteltävällä tavalla - Konsortioryhmän toiminta päättyy 31.12.2012 (ks. johdanto) - Selvitettäviä: o Aineistokoulutusten toteuttamisen muoto tulevaisuudessa (ks. 3.1.2 A) o Aineistojen konsortionhyödyn arviointi (ks. 3.1.1 A)

Liite 1: Toimenpiteiden aikataulutus 2013-2015 1. Osa-alueet Projekti viite 1H/2013 2H/2013 1H/2014 2H/2014 1H/2015 2H/2015 Isot lehtipaketit: Hinta ja vaihtoehdot 3.1.1 A Kotimaiset aineistot Tieteenalakohtaiset käyttäjäluvut Aineistojen valintaprosessin uudistus Aineistojen konsortionhyödyn arviointi Selvitys kesken vuoden tilaamisen automatisoinnista Valittujen lisensiointiperiaatteiden tarkistus Uudet hankintamallit Aineistokoulutusten kehitys Kustantajien tarjoukset yhteisen foorumin kautta 3.1.1 A 3.1.1 A 3.1.4, 3.1.1 A 3.1.1 A 3.1.1 B 3.1.1 B 3.1.1 C 3.1.2 A 3.1.3 C Yhteistyöfoorumi verkkoon 3.3 FinELibin ekstranetin ja FinELibwikin siirto yhteistyöforumille 3.3 Haltin uudistus: Tilasto-osio 3.2 E-aineistohankinta osana UKJta? 3.2 Tilastoinnin kehittäminen yhdessä kustantajien ja jäsenten kanssa: suunnittelu 3.4 Yhteistyö yleisten kirjastojen e- hankintakonsortion kanssa: suunnittelu 3.5

2. Muut tehtävät Tiedotustehtävät Ajoitus 3.1.1 Mahdollisuus tilata suoraan kustantajalta kesken sopimuskauden 1H/2013 3.1.1 Tiedotus kustantajien hinnoittelumalleista 1H/2013 3.1.1 Tiedotus kustannustenjakomallista 1H/2013 Tiedotus konsortion toiminnan ulkopuolelle jäävistä asioista 1H/2013 Muut 3.1.1 Neuvotellaan irtaantumislausekkeesta 2013 -> 3.1.1 Tritonian pilotin tulosten esittely + keskustelutilaisuus 2013 3.1.3 Jäsenten suoran e-aineistohankinnan tukeminen: ohjeistusmateriaalit ja muistilistat 2013-2015 3.1.3 Jäsenten suoran e-aineistohankinnan tukeminen: lisensiointikoulutukset 2013 3.1.3 3.2.1 B Jäsenten suoran e-aineistohankinnan tukeminen: Omien sopimusten käsittely workshop-työskentelynä 2013 Teknisten ongelmien selvittäminen kustantajien kanssa: prosessin tarkistus ja ohjeistus 2013 3.4 Selvitys tilastograafeista 2013 4. Koekäyttöjen järjestäminen yhteistyöforumin kautta 2014

Liite 2: FinELib-konsortion nykyiset toiminnot (tilanne vuonna 2012) E-aineistojen hankinta o Hintaneuvottelut (sis. konsortioalennuksen) o Lisenssisopimusten neuvottelut Uudet sopimukset, sopimusten uudistaminen ja päivittäminen o o Konsortion ehdottomat lisensiointiperiaatteet Muut lisensiointiperiaatteet Lisensiointiperiaatteiden ulkopuolelle jäävät sopimuksen kohdat Kilpailutukset Tarjouspyyntö Tarjousten arviointi Hankintapäätös Tarjousten kokoaminen Kuvaukset aineistojen sisällöistä Hinnoittelumallin kuvaaminen Aineistoilmoittautumiset Koko sopimuskaudeksi Kesken sopimuskauden kalenterivuosittain Tiedotus Ilmoittautumisten kerääminen Tilausten toimittaminen myyjälle Tietokantayhteyksien avaaminen ja toimivuus o IP-osoitteiden keruu ja toimittaminen aineiston tarjoajalle o Yhteysongelmien välittäminen aineiston tarjoajalle Organisaatioiden käyttäjälukujen laskeminen Aineistomäärärahan (yo:t ja amkit) käsittely ja määrärahan kulujen seuranta Käyttötilastojen keskitetty kokoaminen o Käyttötilastojen kerääminen kustantajilta o Käyttötilastojen syöttäminen Haltiin o Ongelmatapausten selvittäminen Aineistojen koekäyttöjen sopiminen ja avaaminen Koulutukset o Aineistokoulutukset o Lisensiointiin liittyvät koulutukset o Muut tapahtumat Aineistopäivä FinELib-osio Kirjastoverkkopäivillä Keskitetty laskutus o Kustantajien laskujen tarkistus o Kustantajien laskujen käsittely o Aineistojen laskutus kirjastoilta o Aineistolaskutuksen seuranta (kulujen seuranta vuoden aikana) Aineistojen hallinnointi Haltissa

o o o o o o Aineistokuvaukset Suomen- ja englanninkielisten sopimustiivistelmien tuottaminen Organisaation tilaukset Konsortion käyttötilastot Raportit: yhteenvedot ja talouden tunnusluvut Haltin kehittäminen Toimintaa ohjaavat ryhmät o Konsortioryhmä o Ohjausryhmä o Asiantuntijaryhmät Lisensiointiperiaatteiden kehittäminen Hyvitysten neuvotteleminen esim. poistuvista aineistoista tai käyttökatkoksista E-aineistojen käyttäjäkyselyt loppukäyttäjille o Suunnittelu työryhmän kanssa o Ohjelmiston valinta ja hankinta o Toteutus o Analyysi o Raportointi o Toimenpiteet tulosten pohjalta Asiakasorganisaatioiden omien sopimusneuvottelujen apuvälineet, esim: o Kv. Mallisopimukset o lisensiointiperiaatteet Lisensioinnin kehittämien yhdessä konsortion jäsenten kanssa, esim. o Pilottiprojektit o Julkaisualan hinnoittelu- ja palvelumalleihin vaikuttaminen Tiedottaminen o Haltin yhteystietojen kautta o Nettisivut ja ekstranet Asiakaspalvelut o Aineistoihin ja käyttöehtoihin liittyvien kysymysten selvittäminen o Muut kysymykset o Organisaatiomuutoksiin (esim. yhdistymiset) liittyvät selvitykset Konsortion lisensioimien aineistojen Nelli-portaali-asetukset (SFX- ja MetaLib) NELLI-portaali Nelli-portaalin keskitetty tekninen ylläpito ja portaalitietojen ylläpito (Nelli-toimisto)