HUS-APTEEKKI LIIKELAITOS PYSYVÄ TOIMINTAOHJE

HUS-APTEEKKI LIIKELAITOS PYSYVÄ TOIMINTAOHJE 1

1 JOHDANTO...3 2 LIIKELAITOKSEN TEHTÄVÄT...3 3 LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO...3 3.1 Johtokunta...3 3.2 Toimitusjohtaja...3 3.3 Liikelaitoksen johtoryhmä...4 3.4 Vastuualueet...4 3.5 Vastuualueen ohjausryhmät...4 3.6 Laatutyö ja kehittämispäällikkö...5 3.7 Taloushallinto...5 3.8 Henkilöstöhallinto...6 3.9 Henkilöstön edustajien valitseminen HUS-Apteekin toimielimiin...6 3.10 Yhteistyötoimikunta...7 3.11 Prosessin omistajat...7 3.12 Vastuuyksiköt...7 3.13 Projektit...7 4 PÄÄTÖSVALTA JA SEN EDELLEEN SIIRTÄMINEN...8 4.1 Johtokunnan päätösvalta...8 4.2 Toimitusjohtajan päätösvalta...9 4.3 Henkilöstöhallinnon päätösvalta...9 4.4 Taloushallinnon päätösvalta, hankintavaltuudet ja laskujen hyväksyminen... 11 4.5 Sopimushallinto... 12 5 Asiakirjojen arkistointi... 12 6 KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTTÖÖNPANO... 12 7 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA... 13 8 VOIMAANTULO... 13 2

1 JOHDANTO HUS-Apteekki on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota. Liikelaitoksen toiminnasta säädetään kuntalaissa, HUS:n hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Liikelaitoksen toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta on määritelty liikelaitoksen johtosäännössä. Tällä johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUS-Apteekin keskeiset viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. Toimintaohjeen hyväksyy Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta. Toimintaohjetta arvioidaan säännöllisesti ja se päivitetään tarpeen vaatiessa. 2 LIIKELAITOKSEN TEHTÄVÄT HUS-Apteekki valvoo lääkelainsäädännön noudattamista ja vastaa osastojen lääkehuollon toteuttamisesta sekä laadun varmistamisesta. Liikelaitos lisää ja ylläpitää lääkkeitä käsittelevän henkilökunnan lääketietoisuutta ja osaamista esim. osastofarmasian avulla. Liikelaitos vastaa HUS-kuntayhtymän lääkevarautumisesta ja kilpailuttaa HUS-Apteekin muodostaman hankintarenkaan lääkehankinnat. Lisäksi oman lääkevalmistuksen ja maahantuonnin avulla HUS-Apteekki turvaa vaativammatkin erikoissairaanhoidon tarpeet. 3 LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO 3.1 Johtokunta Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä. Yksityiskohtaisimmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Johtokunnan kokouksissa asiat ratkaistaan liikelaitoksen toimitusjohtajan esittelystä johtokunnan toiminnan sisäistä järjestelyä lukuun ottamatta. 3.2 Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja johtaa liikelaitoksen toimintaa. Toimitusjohtajan tehtävistä on määrätty kuntalaissa, hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Toimitusjohtajan sijaisena ja sairaanhoitopiirin apteekkarin varahenkilönä toimii hänen estyneenä ollessaan kehittämispäällikkö (johtava proviisori), jollei johtokunta ole määrännyt toimitusjohtajan sijaiseksi muuta viranhaltijaa. Toimitusjohtaja toimii sairaanhoitopiirin apteekkarina. Sairaanhoitopiirin apteekkari vastaa siitä, että sairaanhoitopiirissä noudatetaan lääkelakia ja asetusta sekä sen nojalla annettuja Fimean määräyksiä. Sairaanhoitopiirin apteekkari vastaa velvoitevarastolaissa sairaanhoitopiirille asetettujen velvoitteiden toteuttamisesta. 3

3.3 Liikelaitoksen johtoryhmä Toimitusjohtaja asettaa liikelaitokselle johtoryhmän. Johtoryhmään kuuluu toimitusjohtajan nimeämien viranhaltijoiden lisäksi henkilöstöjärjestöjen nimeämät edustajat. Liikelaitoksen johtoryhmän muodostavat HUS-Apteekin toimitusjohtaja, vastuualueidenpäälliköt, kehittämispäällikkö, talouspäällikkö sekä henkilöstön edustaja. Liikelaitoksen johtoryhmän tehtävänä on tukea toimitusjohtajaa strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa sekä huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Johtoryhmän kokouksista laaditaan pöytäkirjat, jotka julkaistaan HUS:n intranetissä. 3.4 Vastuualueet Liikelaitos jakaantuu kolmeksi vastuualueeksi. Vastuualueet ovat Helsingin vastuualue sekä Itäinen ja Läntinen vastuualue. Läntisen vastuualueen päätoimipiste on HYKS Jorvin sairaalan toimipiste ja siihen kuuluu lisäksi Lohjan sairaalan toimipiste. Itäisen vastuualueen päätoimipiste on HYKS Peijaksen sairaalan toimipiste ja siihen kuuluvat Hyvinkään ja Porvoon toimipisteet. Vastuualueita johtavat aluepäälliköt, jotka ovat toimitusjohtajan suorassa alaisuudessa. Vastuualueiden päälliköt eli aluepäälliköt nimittää virkaan johtokunta. Itäisen ja Läntisen vastuualueen aluepäälliköt toimivat oman alueensa sairaala-apteekin hoitajana liikelaitoksessa. Vastuualuepäällikön varahenkilönä toimii alueen sairaala-apteekin proviisori tai erikseen nimetty henkilö. Aluepäälliköt huolehtivat palvelutoiminnan järjestämisestä ja kehittämisestä vastuualueelle hyväksytyn talousarvion ja toimintasuunnitelman mukaisesti. Aluepäällikkö päättää oman alueensa lääkehuoltotoimintojen suorituspaikoista, jollei toimitusjohtaja muuta määrää. Aluepäällikkö päättää vastuualueensa henkilöstön sijoittumisesta vastuuyksiköihin. Aluepäälliköt, talouspäällikkö sekä kehittämispäällikkö vastaavat liikelaitoksen tekemien sopimusten valmistelusta sekä sopimusten ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen säilyttämisestä siten kuin tässä ohjeessa määrätään. Aluepäällikkö valmistelee yhteistyössä talouspäällikön kanssa osaltaan liikelaitoksen johtoryhmälle ja toimitusjohtajalle esiteltäväksi vuosittain vastuualueensa talousarvion, toimintasuunnitelman, investointisuunnitelman, tilasuunnitelman sekä henkilöstöbudjetin ja vastaa niiden toteutumisesta. Kehittämispäällikkö, johtava proviisori, toimii liikelaitoksen toimitusjohtajan ja sairaanhoitopiirin apteekkarin varahenkilönä. 3.5 Vastuualueen ohjausryhmät Vastuualueella on vastuualueen päällikön apuna vastuualueen ohjausryhmä, johon vastuualueen päällikkö nimittää tarpeellisen määrän edustajia. Vastuualueen ohjausryhmä osallistuu vastuualueen toimintasuunnitelman valmisteluun siten, kuin vastuualueen päällikkö päättää. Ohjausryhmä käsittelee sellaiset vastuualueen päällikön ohjausryhmässä valmisteltavaksi tuomat yksittäistä vastuualuetta koskevat asiat, joiden toimitusjohtaja ei ole päättänyt kuuluvan liikelaitoksen johtoryhmän käsiteltäväksi. 4

3.6 Laatutyö ja kehittämispäällikkö Toimitusjohtaja päättää HUS-Apteekille hankittavista laatujärjestelmistä ja toiminnassa noudatettavaksi määrättävistä laatuvaatimuksista. Toimitusjohtaja hyväksyy kehittämispäällikön esityksestä liikelaitoksen toimintakäsikirjan. Apteekkipalveluiden tuottamisen laatuvaatimukset määritellään kunkin toiminnan osalta laatujärjestelmän toimintakäsikirjassa. Kehittämispäällikön tehtävänä on huolehtia liikelaitoksen tuottamien palvelujen laadun kehittämisestä ja seurannasta sekä laatujärjestelmän ylläpidosta. Vastuualueiden päälliköt ja vastuuyksiköiden esimiehet ovat velvollisia raportoimaan laatujärjestelmään tai kehittämispäällikölle tietoonsa saamat laatupoikkeamat. Kehittämispäällikkö huolehtii laatupoikkeamien raportoinnista liikelaitoksenjohtoryhmälle sekä huolehtii toimintakäsikirjan ylläpidosta. Liikelaitoksen kehittämispäällikkö toimii HUS-Apteekin toimitusjohtajan välittömässä alaisuudessa. 3.7 Taloushallinto Talouspäällikkö huolehtii toimitusjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti liikelaitoksen taloushallintoprosessien asianmukaisuudesta ja siitä, että toiminnat ovat yhdenmukaisia liikelaitosta koskevan lainsäädännön ja HUS:n ohjeiden kanssa. Talouspäällikkö, kehittämispäällikkö sekä aluepäälliköt vastaavat liikelaitoksen tekemien sopimusten valmistelusta sekä sopimusten ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen säilyttämisestä siten kuin tässä ohjeessa määrätään. Liikelaitoksen talouspäällikkö vastaa liikelaitoksen taloudenpidon asianmukaisuudesta sekä toimintojen kustannusten ja kannattavuuden seurannasta sekä toimii HUS-Apteekin taloustoimiston esimiehenä. Talouspäällikkö valmistelee yhdessä vastuualueiden kanssa HUS-Apteekin talousarvion ja vuosittaisen toimintasuunnitelman. Talousarvion ja vuosittaisen toimintasuunnitelman lähtökohtana ovat strategiset päämäärät ja niistä johdetut taloussuunnitelman tavoitteet. Talouspäällikkö valmistelee, siten kuin toimitusjohtaja määrää, liikelaitoksen toimintaa kuvaavat talousraportit ja selvitykset sekä HUS-Apteekin tilinpäätöksen. Taloustoimisto valmistelee HUS-Apteekille taloushallintoa koskevat määräykset ja ohjeet. HUS-Apteekin kehittämispäällikkö vastaa HUS-Apteekin tietojärjestelmien toiminnasta, kehittämisestä ja yhteensopivuudesta muiden HUS:n järjestelmien kanssa. Kehittämispäällikkö valmistelee yhdessä talouspäällikön kanssa ATK-ohjelmistoja ja ATK-laitteita koskevat sopimukset ja hankinnat. 5

3.8 Henkilöstöhallinto HUS-Apteekin henkilöstöhallinnon tarkoituksena on huolehtia siitä, että liikelaitoksella on käytettävissään sen toiminnassa tarvittava ammattitaitoinen ja motivoitunut henkilöstö. Sen tehtävänä on myös luoda edellytykset korkeatasoisen osaamisen jatkuvaksi ylläpitämiseksi, edesauttaa henkilöstön osallistumista päätöksentekoon ja osaltaan huolehtia henkilöstövoimavaran tarkoituksenmukaisesta käytöstä. HUS-Apteekin henkilöstöhallinnon päällikkönä toimii kehittämispäällikkö. Kehittämispäällikkö toimii asiantuntijana henkilöstön rekrytoinnissa vastuuyksiköiden tarpeen mukaan (virkojen ja toimien auki pano, hakuilmoitukset, haastattelut, soveltuvuustestauspalvelujen järjestäminen jne.) sekä tukee rekrytoinnissa vastuuyksiköiden ja vastuualueiden kanssa sopimansa työnjaon ja toimitusjohtajan määräysten ja hyväksytyn henkilöstöbudjetin mukaisesti. Vastuualueiden aluepäälliköt ovat tulosvastuullisia liikelaitoksen henkilöstöresurssien käytöstä. Kehittämispäällikkö valmistelee HUS-Apteekille henkilöstöä koskevat määräykset ja ohjeet. HUS-Apteekin kehittämispäällikkö esittelee toimitusjohtajalle esitykset virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta virka- ja työsuhteisiin HUS-Apteekissa. Kehittämispäällikkö, talouspäällikkö sekä aluepäälliköt vastaavat liikelaitoksen tekemien sopimusten valmistelusta sekä sopimusten ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen säilyttämisestä siten kuin tässä ohjeessa määrätään. Kehittämispäällikkö huolehtii osaltaan henkilöstösuunnittelusta, osaamisen kehittämisestä, henkilöstön sijoittelusta liikelaitoksen toimintojen taikka henkilöstön tehtävien uudelleen järjestelyn yhteydessä, työkierrosta, vuorotteluvapaiden järjestämisestä sekä muista toimitusjohtajan määräämistä liikelaitoksen henkilöstövoimavaraan liittyvistä tehtävistä. Kehittämispäällikkö vastaa määriteltyjen yhteistoimintaelinten toiminnan sekä työterveyshuollon ja työsuojelun järjestämisestä liikelaitoksessa. Kehittämispäällikkö vastaa myös liikelaitoksen henkilöstön virkistystoiminnan järjestämiseksi työnantajalle määrätyistä tehtävistä. Liikelaitoksen kehittämispäällikkö toimii työnantajan edustajana pääsopijajärjestöjen kanssa käytävissä neuvotteluissa ja vastaa yhteydenpidosta HUS:n henkilöstöhallintoon sekä hoitaa muut toimitusjohtajan sille määräämät tehtävät. 3.9 Henkilöstön edustajien valitseminen HUS-Apteekin toimielimiin Pääsopijajärjestöjä (JUKO, KAU, TNJ) edustavat jäsenet valitsevat keskenään sopimallaan tavalla henkilöstön edustajat ja varaedustajat Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokuntaan ja johtoryhmään niiden toimikauden ajaksi. Pääsopijajärjestöjen toimivaltaisten edustajien allekirjoittama pöytäkirjan ote kunkin elimen toimikaudelle valituista edustajista toimitetaan liikelaitoksen toimitusjohtajalle annettavaksi tiedoksi Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunnalle. 6

3.10 Yhteistyötoimikunta HUS-Apteekissa edustettuna olevat pääsopijajärjestöjen toimivaltaiset elimet valitsevat yhteistyösopimuksen voimassaoloajaksi sovitun määrän jäseniä ja varajäseniä yhteistyötoimikuntaan. Pääsopijajärjestöjen toimivaltaisten edustajien allekirjoittama pöytäkirjan ote valituista yhteistyötoimikunnan jäsenistä sekä henkilöstön muista edustajista toimitetaan liikelaitoksen toimitusjohtajalle annettavaksi tiedoksi Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunnalle. Pääsopijajärjestöjen sopimista muutoksista yhteistyötoimikunnan jäseniin ilmoitetaan samalla tavalla kuin jäsenten valitsemisesta. Liikelaitoksen toimitusjohtaja nimeää yhteistyötoimikuntaan vastaavan määrän jäseniä työnantajanedustajien joukosta. Yksi työnantajan edustajista yhteistyötoimikunnassa on aina liikelaitoksen kehittämispäällikkö ja yksi työsuojelusta liikelaitoksessa vastaava henkilö. Yhteistyötoimikunnan puheenjohtajana toimii liikelaitoksen toimitusjohtaja tai hänen nimeämänsä työnantajan edustaja. Toimikunnan henkilöstön edustajat valitsevat keskuudestaan varapuheenjohtajan. 3.11 Prosessin omistajat Lääkehuoltotoimintojen (prosessien) toimivuus, koordinointi ja kehittäminen ovat prosessin omistajien vastuulla yli vastuualuerajojen. Prosessin omistajat toimivat Helsingin vastuualueen päällikön alaisuudessa, lukuun ottamatta Perusterveydenhuollon prosessin omistajaa, yhteistyössä muiden vastuualueiden päälliköiden kanssa. Prosessin omistajat nimittää toimitusjohtaja. Prosessin omistaja voi toimia samanaikaisesti vastaavan toiminnan vastuuyksikön esimiehenä. 3.12 Vastuuyksiköt Vastuuyksiköt huolehtivat liikelaitoksen tarjoamien palvelujen tuottamisesta vastuuyksikölle hyväksytyn talousarvion ja toimintasuunnitelman mukaisesti. Vastuuyksikön esimies huolehtii yksikkönsä talouden suunnittelusta ja seurannasta ja vastaa osaltaan toiminta- ja taloussuunnitelman toteutumisesta. Vastuuyksikön esimies laatii esityksen tavaroiden ja palvelujen hankinnoista vastuuyksikköön. Hän hyväksyy yksikölle kohdistetut laskut, siten kuin tässä ohjeessa myöhemmin määrätään. 3.13 Projektit Liikelaitoksessa voi olla yksittäisten tuotteiden taikka toimintojen kehittämiseksi erillisiä projekteja. Projektin perustamisesta, projektipäällikön nimeämisestä ja projektipäällikön päätösvaltuuksista sekä projektille talousarviosta kohdistettavista määrärahoista päättää toimitusjohtaja. 7

4 PÄÄTÖSVALTA JA SEN EDELLEEN SIIRTÄMINEN Päätöksenteon osalta liikelaitoksessa noudatetaan lainsäädännön ja HUS:n hallintosäännön määräyksiä sekä HUS:n yleis- ja ohjekirjeissä annettua ohjeistusta. Liikelaitoksen hallinnossa ja taloudenpidossa noudatetaan, mikäli liikelaitoksen johtosäännössä taikka tässä ohjeessa ei muuta määrätä, HUS:n -konsernin määräyksiä ja ohjeita. Sellaiset asiat, jotka vaikuttavat jonkun oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun taikka sisältävät muuten julkisen vallan käyttöä, ratkaistaan liikelaitoksen viranhaltijan viranhaltijapäätöksellä. Päätöksentekijänä on se viranhaltija, jonka tehtäviin tämän ohjeen tai toimitusjohtajan määräyksen mukaan asiasta päättäminen kuuluu. Jos päätöksenteosta ei ole erikseen määrätty, tekee päätöksen asiassa liikelaitoksen toimitusjohtaja. Liikelaitoksen viranhaltijat tekevät viranomaispäätökset esittelystä. Esittelijänä toimii liikelaitokseen virkasuhteessa oleva henkilö. Esittelijä huolehtii päätöksen valmistelun järjestämisestä ja vastaa osaltaan päätöksen lain- ja tarkoituksenmukaisuudesta. Johtoryhmän jäsenet valmistelevat toimitusjohtajan päätettäväksi liikelaitoksen muuta toimintaa ja taloutta koskevat ratkaisut. Ne ratkaisut, jotka eivät kuulu toimitusjohtajan taikka muun erikseen mainitun liikelaitoksen viran- tai toimenhaltijan päätettäväksi, ratkaistaan vastuuyksiköissä ja vastuualueilla vastuuyksikön esimiehen taikka vastuualuepäällikön toimesta. 4.1 Johtokunnan päätösvalta Johtokunnan tehtävistä ja ratkaisuvallasta, sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, on määrätty liikelaitoksen johtosäännössä. Sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, johtokunta päättää: - valtuuston hyväksymien yleisten hinnoitteluperiaatteiden mukaisesti yksityiskohtaisemmista hinnoitteluperiaatteista; - alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 500 000 4 000 000 euroa; - alle 500 000 euron pienten hankkeiden investointiohjelmasta, hallintosäännön mukaisesti hallitus päättää kuitenkin investointiohjelmasta 500 000 euroa 10 miljoonaa euroa hankekohtaisesti; - virkojen perustamisesta tai lakkauttamisesta lukuun ottamatta toimitusjohtajan virkaa; - liikelaitosten toimitusjohtajien välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen, jollei liikelaitoksen toimintaohjeissa ole toisin määrätty, - toimitusjohtajan varahenkilöstä ja sijaisesta; - liikelaitoksen edustajien nimeämisestä sellaisten yksityisoikeudellisten yhteisöjen, säätiöiden tai laitosten toimielimiin ja kokouksiin, joiden toiminta kohdistuu johtokunnan alaiseen toimintaan; ja 8

- vapautuksen myöntämisestä kokonaan tai osittain liikelaitoksen henkilökuntaan kuuluvalle hänen velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä tapahtunut muu kuin tahallaan tai törkeällä tuottamuksella aiheutettu vahinko. Muiden kuin toimitusjohtajaa koskevien asioiden osalta johtokunta voi siirtää toimivaltaansa liikelaitoksen toimitusjohtajalle. 4.2 Toimitusjohtajan päätösvalta Johtosäännön mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtaja päättää - johtokunnan antamat ohjeet huomioon ottaen virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta alaisiinsa työntekijöihin siltä osin, kuin harkintavaltaa on hallituksen päätöksellä jätetty liikelaitokselle, - hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle 500 000 euroa, - liikelaitoksen palvelujen hinnoista johtokunnan hyväksymiä periaatteita noudattaen, - muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille. HUS:n puitesopimushankinnoista on päätetty (Hallitus 17.12.2007 155) että HUS-Apteekin toimitusjohtaja päättää lääkkeistä ja niihin rinnastettavien apteekkitavaroiden hankinnoista riippumatta hankinnan kokonaiskustannuksista. Toimitusjohtaja siirtää toimivaltaansa henkilöstö- ja taloushallinnon osalta edelleen seuraavasti; 4.3 Henkilöstöhallinnon päätösvalta Virkojen perustaminen, henkilöstön valinta ja irtisanominen Virkojen ja tehtävien kelpoisuusehdoista määrätään viran perustamispäätöksessä tai hallituksen päätöksellä. Henkilöstön valinnassa noudatetaan ns. yksi yli yhden periaatetta. Vakituiset virat ja toimet täytetään hakumenettelyn perusteella huomioiden hallintosäännön määräykset. Virkojen perustamisesta päättää Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta ja vakanssien perustamisesta liikelaitoksen toimitusjohtaja. Ellei HUS:n yhtymähallinnon määräyksistä muuta johdu, viran tai työsuhteisen palvelussuhteen auki panosta ja valinnasta päätetään vahvistetun talousarvion puitteissa seuraavasti: - Toimitusjohtaja päättää virkojen ja työsuhteisen palvelussuhteiden auki panosta myös omien välittömien alaistensa osalta. - Johtokunta päättää toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen. - Toimitusjohtaja päättää hallinnon vastuualueen muiden työntekijöiden sekä vastuualuepäälliköiden suorien alaisten ottamisesta vakituiseen virkaan tai työsuhteeseen tai pitkäaikaiseen (vähintään 6 kuukautta) sijaisuuteen. 9

- Toimitusjohtajan päätöksellä voidaan liikelaitoksen vakinaiseen palvelussuhteeseen valita henkilö tehtävää auki panematta, jos valittava henkilö on hoitanut ko. tointa ennen sen vakinaista täyttämistä yhtäjaksoisesti vähintään 6 kuukautta ja toimen auki pano on ilmeisen tarpeetonta. Tehtävän täyttö sitä auki panematta on aina erikseen perusteltava. - Sijaisuuden hoito liikelaitoksessa tulee järjestää yhtäjaksoisella virkamääräyksellä tai työsopimuksella, mikäli se on mahdollista. Enintään 6 kuukauden sijaisuus voidaan täyttää ilman viran tai toimen auki panoa. Enintään 12 kuukauden sijaisuudet voidaan täyttää sisäisen haun perusteella ilman viran tai toimen julkista auki panoa. Yli 12 kuukauden sijaisuudet sekä vakituiset virat/toimet täytetään julkisena hakuna ellei johtokunta tai toimitusjohtaja erikseen muuta päätä. Liikelaitoksen toimitusjohtajan palvelussuhteen irtisanomisesta tai purkamisesta päättää HUSkuntayhtymän hallitus. Liikelaitoksen muun henkilöstön palvelussuhteen irtisanomisesta taikka purkamisesta päättää liikelaitoksen toimitusjohtaja kehittämispäällikön esittelystä, lukuun ottamatta toimitusjohtajan suoria alaisia, joiden palvelussuhteen purkamisesta taikka irtisanomisesta päättää Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta toimitusjohtajan esittelystä. Henkilöstöhallinnon muu päätösvalta Toimitusjohtaja päättää tehtäväkohtaisen palkan korottamisesta sekä tehtävälisän ja henkilökohtaisen lisän myöntämisestä HUS:n periaatteiden mukaisesti. Toimitusjohtaja päättää viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä. HUS-Apteekin johtoryhmän jäsenet päättävät alaistensa osalta: Aluepäällikkö päättää: Talouspäällikkö päättää: - vastuualueensa henkilöstön toimeen ottamisesta ko. vastuuyksikön esimiehen esityksestä liikelaitoksen palkkaohjeiden mukaisesti, lukuun ottamatta ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneita, joiden virkaan / toimeen ottamisesta päättää toimitusjohtaja - vuosiloman myöntämisestä vastuualueensa henkilöstölle - vastuualueensa henkilöstön enintään 1 kuukauden mittaisista työvapaista, sen palkkaeduista ja muista korvauksista - vastuualueensa henkilöstön matkakulujen hyväksymisestä sekä perhevapaista - taloustoimiston henkilöstön toimeen ottamisesta liikelaitoksen palkkausohjeiden mukaisesti lukuun ottamatta ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneita, joiden virkaan / toimeen ottamisesta päättää toimitusjohtaja - vuosiloman myöntämisestä taloustoimiston henkilöstölle - taloustoimiston henkilöstön enintään 1 kuukauden mittaisista työvapaista, sen palkkaeduista ja muista korvauksista Kehittämispäällikkö päättää: - alaisensa henkilöstön toimeen ottamisesta liikelaitoksen palkkausohjeiden mukaisesti - vastuualueiden henkilöstön yli 1 kk pituisesta työ/ virkavapaudesta siltä osin, kun työntekijällä / viranhaltijalla on lakisääteinen taikka yleissitovaan työ- tai virkaehtosopimukseen perustuva oikeus kyseiseen vapaaseen 10

- vastuualueiden henkilöstön koulutukseen osallistumisesta ja koulutusvapaista virkamatkamääräysten antamisesta vastuualueiden henkilöstölle - Kehittämispäällikkö voi päättää vuokratyövoiman palkkaamisesta vastuuyksiköihin, mikäli kustannukset ovat korkeintaan 25 000 euroa Farmasian- ja lääkealan harjoittelijoiden ottamisesta päättää vastuuproviisori toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti. 4.4 Taloushallinnon päätösvalta, hankintavaltuudet ja laskujen hyväksyminen Hankinnat Hankinnoissa tulee noudattaa HUS:n yleisiä sekä liikelaitoksen omia hankintaohjeita. Hankintojen tulee aina perustua vahvistettuun talousarvioon ja investointiluonteisten hankintojen investointiohjelmaan. Hankintavaltuus määräytyy sopimuksen arvon osalta siten, että sopimuksen arvo on sopimuskauden kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassa olevan tai voimassaoloajaltaan epävarman sopimuksen arvon laskentaperusteena on käytettävä sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintaan sisältyvät optio- ja pidennysehdot. Hankintavaltuus määräytyy aina hankinnan arvonlisäverottoman kokonaisarvon mukaan. Hankinnan osittaminen on kiellettyä, jos sillä pyritään kiertämään toimivaltuuksia tai kynnysarvoja. Liikelaitoksen hankinnoista päättää toimitusjohtaja taikka toimitusjohtajan tehtävään määräämä viran- tai toimenhaltija, siltä osin kuin hankinnasta päättäminen ei kuulu Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunnalle, vastuualueen päällikön, talouspäällikön taikka kehittämispäällikön esityksestä. HUS:n puitesopimushankinnoista on päätetty (Hallitus 17.12.2007 155) että HUS- Apteekin toimitusjohtaja päättää lääkkeistä ja niihin rinnastettavien apteekkitavaroiden hankinnoista. Vastuualueen päällikön ja vastuuyksikön esimiehen hankintavaltuuksista määrätään jäljempänä tässä ohjeessa. Laskujen hyväksyminen Laskujen ja tositteiden käsittelyssä noudatetaan HUS:n yleisiä taloushallinnon ohjeita. Laskun hyväksyjä varmistaa menon tarkoituksenmukaisuuden, laillisuuden ja määrärahan riittävyyden. Yleisenä periaatteena on, ettei kukaan voi hyväksyä itseensä kohdistuvia laskuja eikä itse laatimiaan tositteita. Vastuualueen päällikkö voi hyväksyä omalle vastuualueelleen taikka vastuuyksikköönsä kohdistuvat laskut 15 000 (alv 0 %) euroon saakka. Liikelaitoksen talouspäällikkö hyväksyy 25 000 (alv 0 %) euroon saakka ne tilausten laskut, jotka perustuvat vastuualueiden taikka vastuuyksiköiden hankintapäätöksiin taikka tavaran toimittajan kanssa laadittuun erilliseen puitesopimukseen. Vastuuyksikön esimies voi hyväksyä vastuuyksikköönsä kohdistuvat 2000 (alv 0 %) euroon saakka, mikäli toimitusjohtaja ei jonkun vastuuyksikön osalta muuta päätä. Mikäli lasku kohdistuu usealle, vastuuyksikölle hyväksyy sen joko liikelaitoksen toimitusjohtaja taikka 25 000 (alv 0 %) euroon saakka liikelaitoksen talouspäällikkö. Kehittämispäällikkö hyväksyy koulutus-, matka- ja vuokratyövoimalaskut 25 000 (alv 0 %) euroon saakka. 11

Investointeihin liittyvät laskut hyväksyy kehittämispäällikkö tai talouspäällikkö hyväksymisvaltuuksiensa puitteissa. Henkilön omat laskut hyväksyy aina henkilön esimies taikka muu hyväksymiseen oikeutettu. Lääkkeiden hankintalaskut Vastuuyksikön esimies hyväksyy varastoon hankittavien lääkkeiden ja niihin rinnastettavien tuotteidenliikelaitoksen apteekkijärjestelmän kautta käsiteltävien tilausten laskut, jotka perustuvat liikelaitoksen lääkehankintapäätöksiin taikka lääketoimittajan kanssa laadittuun erilliseen puitesopimukseen. Vastuuyksikön esimies hyväksyy myös ei-sopimustuotteiden laskut, jotka tilaajayksikön lääkäri on perustellut ja ne käsitellään apteekkijärjestelmän kautta. Päätösvaltuutta taloushallinnon ja muun päätösvallan osalta ei voi edelleen delegoida. Edellä mainitut päätösvaltuudet ovat myös määrätyllä sijaisella varsinaisen päätöksentekijän ollessa estyneenä. 4.5 Sopimushallinto Niistä liikelaitoksen sopimuksista, jotka eivät synny vastattaessa hyväksyvästi tarjoukseen hankintapäätöksenmukaisesti, päättää toimitusjohtaja erikseen aluepäällikön, talouspäällikön tai kehittämispäällikön esittelystä. Aluepäälliköt valmistelevat ja esittelevät sairaanhoitoalueiden ja sairaanhoidollisten palveluyksiköiden sopimukset, talouspäällikkö liikelaitosten sopimukset lukuun ottamatta HUS-Servisin sopimusta, jonka valmistelee ja esittelee kehittämispäällikkö. Liikelaitoksen sopimukset allekirjoittaa liikelaitoksen puolesta toimitusjohtaja taikka hänen estyneenä ollessaan Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunnan tehtävään määräämä viranhaltija yhdessä valmistelijan kanssa. Kaikki sopimukset arkistoidaan johdon kansliaan. 5 Asiakirjojen arkistointi Liikelaitoksen liiketoimintaa ja henkilöstöhallintoa koskevat asiakirjat sekä johtoryhmän ja ohjausryhmien pöytäkirjat arkistoidaan HUS-Apteekin hallinnossa ja johdon sihteeri toimii kyseisten asiakirjojen arkistovastaavana HUS-konsernin arkisto-ohjeen mukaisesti. Lääkevalmistuksen validointi- ja muut laadunvarmistusasiakirjat arkistoidaan vastuuyksiköissä toimintakäsikirjan mukaisesti. 6 KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTTÖÖNPANO Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta on kokouksessaan 10.6.2013 päättänyt 14, että seuraavat päätökset lähetetään 3 päivän sisällä johtokunnalle sähköpostitse otto-oikeus harkintaa varten: 12

- toimitusjohtajien yli 100 000 euron hankintapäätökset ja muut esityslistassa mainitut periaatteellisesti tärkeät päätökset - lääkkeiden ja niihin rinnastettavien apteekkitavaroiden hankintapäätökset (Hallitus 17.12.2007 155) - toimitusjohtajien johtavien viranhaltijoiden virkaan ottamista koskevat päätökset (toimitusjohtajan varahenkilö), - sekä muut liikelaitoksen toimintaa koskevat periaatteellisesti tärkeät päätökset. Johtokunta voi ottaa käsiteltäväkseen myös asian, josta sille ei ole ilmoitettu. 7 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA Liikelaitoksen toiminnan johtamisessa ja päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja kulloinkin voimassa olevia HUS:n ohjeita ja määräyksiä. Esimiehen vastuulla on toiminnan päivittäinen ohjaus ja valvonta. 8 VOIMAANTULO Tämä toimintaohje tulee voimaan 1.1.2015 ja on voimassa toistaiseksi. Tämä toimintaohje kumoaa HUS-Apteekki liikelaitoksen aiemman pysyvän toimintaohjeen sekä henkilöstöhallinto-ohjeen. Tämä toimintaohje on hyväksytty Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunnan kokouksessa 30.1.2015. 13