Amnesty International Suomen osasto ry HENKILÖSTÖSUUNNITELMA & VAPAAEHTOISOHJELMA Päivitetty 1/2013
Sisällysluettelo 1. LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET... 2 2. YLEISET PERIAATTEET... 3 2.1 Amnestyn puolueettomuus ja riippumattomuus... 3 2.2 Toiminnan ja taloudenhoidon avoimuus ja demokraattisuus... 3 2.3 Suvaitsevaisuus, tasa-arvoisuus, syrjinnän kielto... 3 2.4 Osallistuminen ja yhteistoiminta... 3 3. HENKILÖSTÖSUUNNITELMA... 4 3.1 Henkilöstökatsaus... 4 3.2 Taloudellinen tilanne... 4 3.3 Palkkatiedot... 4 3.4 Työsuhteet sekä työhönotossa noudatettavat periaatteet ja käytännöt... 4 3.5 Ulkopuolisen työvoiman käyttö... 5 3.6 Työpaikan henkilötiedot... 5 3.7 Koulutus ja kehittäminen... 5 3.8 Toiminnan suunnittelu ja seuranta... 6 3.9 Kehityskeskustelut... 6 3.10 Työsuojelu... 6 3.11 Ohjaavat toimenpiteet... 7 3.12 Työsuhteen päättyminen... 9 3.13 Muut työpaikan menettelytavat ja pelisäännöt... 9 3.14 Henkilöstösuunnittelun seurantamekanismit... 9 4. VAPAAEHTOISOHJELMA... 10 4.1 Amnesty-vapaaehtoisten toimenkuvat ja valtuudet... 10 4.2 Vapaaehtoisten rekrytointi... 10 4.3 Vapaaehtoisten perehdyttäminen ja kouluttaminen... 10 4.4 Vapaaehtoisille myönnettävät korvaukset... 10 4.5 Vapaaehtoistyön ongelmatilanteet... 10 1
1. LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET Amnesty on kansainvälinen ihmisoikeusliike, joka perustaa toimintansa jäsenistöönsä ja sen aktiiviseen työhön ihmisoikeuksien puolesta. Kansainvälisissä jäsenkokouksissa on toistuvasti vahvistettu toiminnan lähtökohdaksi linjaus, jonka mukaan ihmiset sekä vapaaehtoiset että palkattu henkilökunta ovat Amnestyn tärkein voimavara. Tätä linjausta tukevat Amnestyn perusarvot: kansainvälinen solidaarisuus tehokas toiminta yksittäisten uhrien puolesta tutkimuksen maailmanlaajuinen kattavuus ihmisoikeuksien yleismaailmallisuus ja jakamattomuus riippumattomuus ja itsenäisyys demokratia ja keskinäinen kunnioitus Ihmisten vapaaehtoisesti antama työpanos ja osaaminen sekä työssään viihtyvä ja sitoutunut ammattitaitoinen henkilökunta ovat Amnestyn toiminnan perusta. Amnestyn henkilöstösuunnitelman tavoitteena on kirjata periaatteet, joiden pohjalta Amnestyn Suomen osaston henkilöresursseja johdetaan ja kehitetään, sekä luoda sellaiset puitteet henkilöstölle, että he voivat työskennellä tehokkaasti toimintasuunnitelman mukaisesti. Samalla tavoitteena on antaa ihmisille mahdollisuus oppia uutta ja kehittyä hyvässä työilmapiirissä. Amnesty-toimijat Suomessa Suomen osastossa ihmisoikeustyötä tekevät muun muassa: palkattu henkilökunta johtokunta maakoordinaatiot teemakoordinaatiot ja erikoisryhmät aluesihteerit ja -koordinaatiot vapaaehtoiset kouluttajat kouluvierailijat paikallisaktiivit (ryhmät) pikavetoomusverkoston jäsenet verkkoaktiivit yksittäiset jäsenet Palkattu henkilökunta on ainoa työntekijäasemassa oleva henkilöstöryhmä. Luottamustoimien haltijoille tai vapaaehtoistyöntekijöille ei makseta Amnestyltä palkkaa tai muuta korvausta eivätkä he ole työsuhteessa Amnestyyn. Johtokunnan vastuulla on laatia strategiset suuntaviivat, luoda puitteet niiden toteuttamiselle sekä valvoa niitä ja toimiston työtä. Palkattu henkilökunta luo puitteet aktivistien toiminnalle toimimalla erilaisissa asiantuntijatehtävissä, huolehtimalla suunnitelmien operationalisoinnista sekä tarjoamalla vapaaehtoistoimijoille työkaluja kampanjoinnin toteuttamiseen. 2
2. YLEISET PERIAATTEET 2.1 Amnestyn puolueettomuus ja riippumattomuus Amnestyn kansainvälisen liikkeen keskeiset periaatteet ovat puolueettomuus ja riippumattomuus, joihin järjestön arvostus ja uskottavuus perustuvat. Kaikkien järjestössä toimivien tulee tiedostaa roolinsa ja toteuttaa näitä periaatteita vastuullisesti Amnesty-työssään riippumatta henkilökohtaisista poliittisista tai muista mielipiteistä. Riippumattomuuden periaatetta toteutetaan myös varainhankinnassa. 2.2 Toiminnan ja taloudenhoidon avoimuus ja demokraattisuus Päätösten valmistelun ja päätöksenteon avoimuus ovat keskeinen osa jäsendemokratiaa. Järjestöllä tulee olla selkeät periaatteet päätöksentekoprosessin eri vaiheista ja niihin osallistumisesta. Sisäisen tiedonkulun tulee olla systemaattista ja avointa ja kulkea kaikilla tasoilla. Lahjusten antaminen ja ottaminen, toimivallan väärinkäyttö oman edun tavoittelemiseen sekä järjestön varojen ja omaisuuden varastaminen tai kavaltaminen on kaikissa olosuhteissa ehdottoman kiellettyä. Amnesty on pääosin yksittäisten jäsenten ja lahjoittajien rahoittama järjestö. Velvollisuutemme rahoittajia kohtaan edellyttää taloudenhoidon avoimuutta. Osaston kaikilla tasoilla on pystyttävä luotettavasti ja selkeästi kertomaan toimintamme rahoituksesta ja rahan käytöstä. Amnesty noudattaa eettisen lahjoittamisen periaatteita ja toimii yhteistyössä muiden kansalaisjärjestöjen kanssa Vastuullinen Lahjoittaminen ry:ssä. Demokratian periaatteet toteutuvat Amnestyssä toimintasuunnitelman kautta. Sekä osasto että kansainvälinen liike perustaa toimintansa ja prioriteettinsa yhteisesti vuosikokouksessa hyväksyttyyn toimintasuunnitelmaan. 2.3 Suvaitsevaisuus, tasa-arvoisuus, syrjinnän kielto Amnestyssä kohdellaan kaikkia työnhakijoita sekä palveluksessa olevia tasa-arvoisesti ja yhdenvertaisesti ikään, sukupuoleen, uskontoon, ihonväriin, rotuun, poliittisiin mielipiteisiin tai kansalliseen tai yhteiskunnalliseen alkuperään tai muuhun vastaavaan seikkaan katsomatta. Keskinäisen kunnioituksen ja suvaitsevaisuuden periaatteista keskustellaan niin, että kaikki työntekijät ovat tietoisia näistä yhteisistä periaatteista ja niiden soveltamisesta. Työntekijöiltä ja vapaaehtoisilta edellytetään keskinäistä kunnioitusta, tasa-arvoisuutta sekä seksuaalisten, uskonnollisten, kieli- ja muiden vähemmistöjen hyväksymistä ja arvostamista. Kaikki työssä tapahtuva epäasiallinen kohtelu ja toisen henkilön syrjintä on ehdottomasti kielletty ja siihen puututaan välittömästi. Jokaisen henkilön vastuulla on huolehtia siitä, ettei omalla käyttäytymisellään aiheuta työyhteisöongelmia. Henkilöstösuunnitelman lisäksi osastolle on laadittu Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusohjelma. 2.4 Osallistuminen ja yhteistoiminta Sekä työntekijöitä että vapaaehtoisia kannustetaan osallistumaan Amnestyn työn suunnitteluun ja toteutukseen. Osaston kaikilla tasoilla tuetaan jatkuvaa oppimista ja itsensä kehittämistä. Työyhteisön kehittämiseen osallistuminen varmistetaan yhteistoiminnalla. Yhteistoiminnan tarkoituksena on antaa henkilöstölle vaikutusmahdollisuus työhönsä ja työoloihinsa vaikuttavaan, osaston toimintaa koskevaan päätöksentekoon ja samalla edistää osaston toiminnan tuloksellisuutta ja taloudellisuutta. Osaston tulee järjestäessään organisaatiotaan, henkilöstön työtehtäviä ja johtamista toimia siten, että järjestelyt antavat henkilöstöön kuuluville mahdollisuuden vaikuttaa työnsä sisältöön ja työympäristöön ja saada tietoja työnsä tavoitteista, merkityksestä ja tuloksista. Yhteistoiminta toteutetaan kahdella tasolla: työntekijöiden ja heidän esimiestensä välillä sekä henkilöstön edustajien ja työnantajan kesken. Viimeksi mainittua varten on osastoon perustettu YT-toimikunta. Henkilöstön edustajia osastossa ovat luottamusvaltuutettu ja työsuojeluvaltuutettu. Tarkempia ohjeita yhteistoimintaan annetaan Toimiston säännössä yhteistoiminnasta ja työsuojelusta. 3
3. HENKILÖSTÖSUUNNITELMA 3.1 Henkilöstökatsaus Henkilöstöasiantuntija laatii vuosittain henkilöstöraportin, joka sisältää tietoja henkilöstön määrästä ja rakenteesta sekä niissä tapahtuneista muutoksista. Lisäksi raportissa voidaan käsitellä vuoden aikana henkilöstöön vaikuttaneita tapahtumia ja toimenpiteitä, kuten koulutuksia, organisaatiomuutoksia ja tykytoimintaa. 3.2 Taloudellinen tilanne Osaston taloudellista tilaa käsitellään säännöllisesti tiimikoordinaation kokouksissa ja siitä tiedotetaan henkilöstölle toimistokokouksissa. YT-toimikunnalla on lisäksi oikeus saada vähintään kaksi kertaa tilikauden aikana yhtenäinen selvitys yhdistyksen taloudellisesta tilasta. 3.3 Palkkatiedot Amnestyn periaatteena on, että samalla vaativuustasolla olevista tehtävistä maksetaan henkilöille sama palkka, ja että tehtävät sijoitetaan palkkaluokkiin yhtenäisin ja tasapuolisin perustein. Palkat määräytyvät kulloinkin voimassaolevan palkkamallin mukaan. Kaikille työntekijöille annetaan työsuhteen alussa ja aina palkan muuttuessa kirjallinen palkkalaskelma, josta ilmenevät palkkaluokka ja sen perusteet sekä maksettavat lisät. Palkkauksen ja urakehityksen tasa-arvoon ja yhdenvertaisuuteen kiinnitetään erityistä huomiota. Toiminnanjohtaja ja henkilöstöasiantuntija varmistavat vuosittain, että henkilöstön palkkakehitys on oikeudenmukaista ja kohtuullista. Palkkatasoa verrataan vastaavien yhteisöjen tai organisaatioiden palkkatasoon aina palkkamallintarkistamisen yhteydessä noin joka kolmas vuosi. Työnantajan on annettava kerran vuodessa henkilöstön edustajalle tilastotiedot työntekijöille maksetuista palkoista. Henkilöstön edustajalle annettavien palkkatietojen ryhmittely on laadittava niin, että siitä ei käy ilmi yksittäisen työntekijän palkkatietoja. 3.4 Työsuhteet sekä työhönotossa noudatettavat periaatteet ja käytännöt Rekrytoinnit ovat tärkeitä ja pitkävaikutteisia sopimuksia, joihin suhtaudutaan vakavasti. Amnestyn rekrytointipolitiikka noudattaa järjestön strategista linjausta. Uusista pysyvistä tehtävistä päättää johtokunta. Toiminnanjohtaja päättää määräaikaisten työntekijöiden palkkaamisesta. Avoimet toimet täytetään julkisen haun kautta, ellei rekrytoinnin rajaamiselle tai suorahaulle ole erityistä syytä (esim. rekrytoinnin kiireellisyys, työsuhteen lyhyys tai vaadittu erityisosaaminen). Kaikkien rekrytointien yhteydessä varmistetaan että osaston henkilöstöllä, mukaan lukien tuntipalkkaiset työntekijät, on mahdollisuus hakea avointa tehtävää. Ulkoiset rekrytoinnit tuovat Amnestylle uutta osaamista ja uusia ajatuksia, sisäiset rekrytoinnit taas antavat henkilöstölle mahdollisuuden oppia uutta ja edetä urallaan. Työpaikkailmoituksessa annetaan todenmukainen ja riittävä kuva haettavana olevasta tehtävästä ja sen hoitamisen edellytyksistä. Kuvauksen tulee sisältää tehtävän tarkoitus tai pääasiallinen sisältö sekä vastuullisuus ja asema organisaatiossa. Rekrytointiprosessit ovat julkisia hakumenettelyn (jos tehtävä laitetaan julkiseen hakuun) ja päätöksen suhteen. Rekrytointien käytännön toteuttamisesta ja rekrytoinnin onnistumisen arvioinnista vastaavat toiminnanjohtaja ja tiimipäälliköt henkilöstöasiantuntijan avustuksella. Osastossa käytetään työtehtävän luonteesta riippuen rekrytoinnissa seuraavia kanavia: sisäinen haku sidosryhmäverkostot ja suorahaku internetin ilmaiset ja maksulliset rekrytointipalvelut lehti-ilmoitukset omassa lehdessä ja muissa lehdissä Järjestöön halutaan rekrytoida erityisesti seuraavia ominaisuuksia ja taitoja: tehtäväkohtainen osaaminen osaaminen, joka vahvistaa Amnestyn strategiaa ja arvoja vuorovaikutustaidot (kyky toimia ryhmän jäsenenä ja ihmisten johtaminen) vastuuntuntoisuus ja tavoitteellisuus 4
tehtävän edellyttämä riittävä kielitaito Jokaiselle uudelle henkilölle laaditaan aina kirjallinen työsopimus, toimenkuva ja palkkalaskelma. Kuukausipalkkaisten työntekijöiden työsuhteen ehdot määräytyvät Valtion virka- ja työehtosopimuksen mukaan, jota tarvittaessa täydennetään paikallisin sopimuksin. Pääasiallisesti kaikissa työsuhteissa on työlainsäädännön mukainen koeaika. Työntekijöiden toimenkuvat laativat toiminnanjohtaja ja tiimipäälliköt. On tärkeää, että jokainen henkilö tietää, mitä hänen työhönsä kuuluu ja mitä häneltä edellytetään. Toimenkuvat eivät saa kuitenkaan rajoittaa liikaa tehtävien joustavuutta, sillä päivittäiset työtehtävät muokkautuvat myös tilanteen mukaan tärkeintä on, että työntekijän ja esimiehen välillä vallitsee yhteisymmärrys tehtävän sisällöstä ja tavoitteista. Määräaikaiset työsuhteet Työntekijöitä palkataan määräaikaisiin työsuhteisiin vain kun niille on lainmukainen ja todennettavissa oleva peruste. Peruste selvitetään työntekijälle ja kirjataan työsopimukseen. Määräaikaisen työsuhteen päättymisestä tai jatkumisesta tai muista siinä tapahtuvista tai odotetuista muutoksista tiedotetaan työntekijälle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Työsuhteen epävarmuutta pyritään lievittämään myös välttämällä tarpeettoman lyhyiden sopimusten laatimista ja niiden ketjuttamista. Määräaikaisen työsopimuksen irtisanomisesta ennen sen määräaikaa voidaan neuvotella, mikäli työntekijä sitä toivoo. Ennenaikaisissa irtisanomistilanteissa noudatetaan samoja irtisanomisaikoja kuin vakinaisissa työsuhteissa, ellei tapauskohtaisesti muusta sovita. Harjoittelijat Harjoittelijoiden rekrytoinnista ja työsuhteiden ehdoista säädetään Harjoittelijaohjelmassa. 3.5 Ulkopuolisen työvoiman käyttö Ulkopuolista työvoimaa käytetään tarpeen mukaan, kun tarvittavaa osaamista ei löydy osaston sisältä tai lisätyövoiman tarve on kertaluonteista, tilapäistä tai muuten niin vähäistä ettei sen hoitamiseksi ole perusteltua palkata omaa työntekijää. Ulkopuolinen työntekijä voi toimia vuokratyöläisenä, itsenäisenä ammatinharjoittajana, jonkin yrityksen nimissä tai työkorvausta tai palkkiota vastaan. 3.6 Työpaikan henkilötiedot Työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetiedot kerätään henkilöstörekisteriin palkanmaksua ja työsuhteiden hoitoa varten. Henkilöstörekisteriä ylläpitää henkilöstöasiantuntija ja siitä on laadittu asianmukainen rekisteriseloste. Terveydentilaa koskevia tietoja saa käsitellä vain henkilöstöasiantuntija. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat tiedot säilytetään henkilöstöarkistossa erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. 3.7 Koulutus ja kehittäminen Amnesty kannustaa henkilöstöään jatkuvaan kehittymiseen. Koulutus nähdään myös tärkeänä palkitsevana ja motivaatiota lisäävänä tekijänä. Henkilökohtaisissa kehityskeskusteluissa arvioidaan edellisenä kautena käytyjen koulutusten vaikuttavuutta ja samalla työntekijällä on mahdollisuus esittää omia toivomuksiaan tulevan koulutuksen osalta. Henkilöstöasiantuntija laatii vuosittain kehityskeskusteluiden perusteella toimiston henkilöstöä varten koulutussuunnitelman, jonka tiimikoordinaatio ja YT-toimikunta käsittelevät. Lisäksi kukin tiimipäällikkö keskustelee työntekijöidensä kanssa näiden yksilöllisistä koulutustarpeista ja sopii millaisilla kursseilla niihin vastataan. Johtaminen ja osaamisen kehittäminen Amnesty haluaa olla työpaikka, jossa henkilöstön on hyvä työskennellä, jossa työ- ja vapaa-aika ovat tasapainossa ja jossa henkilöstö voi ja haluaa kehittää itseään ja koko työyhteisöä. Tämä edellyttää pitkäjänteistä ja jatkuvasti kehittyvää johtamista. Amnestyn palkatun henkilöstön työtehtävät perustuvat suunnitelmaan ja ne arvioidaan vuosittain. Päivittäisjohtamisessa korostetaan erityisesti toimiston sisäistä tiedonkulkua, jotta jokainen saa tarvitsemansa tiedon. 5
Tämä varmistetaan muun muassa yhteisillä tiimi- ja toimistokokouksilla. Yhteisiä suunnittelu- ja kehittämispäiviä pidetään 2 4 kertaa vuodessa. 3.8 Toiminnan suunnittelu ja seuranta Syksyllä pidettävässä syysseminaarissa on jäsenillä mahdollisuus osallistua tulevan kaksivuotissuunnitelman valmisteluun (vuorovuosin, joka 2. vuosi syysseminaari keskittyy jäsenkoulutukseen) ja syysseminaarin ohjeistamana toimistossa aloitetaan tulevien osaston toimintasuunnitelmien laadinta loka-marraskuussa. Toimisto valmistelee toimintasuunnitelmaehdotuksen johtokunnalle, joka hyväksymisen jälkeen vie sen vuosikokoukselle. Vuosikokous vahvistaa toimintasuunnitelman kahdeksi vuodeksi ja budjetin vuodeksi kerrallaan. Toimistolla on suunnittelupäiviä, joissa suunnitellaan tulevan toiminnan prioriteettialueet ja kalenteri näiden pohjalta. Tiimikoordinaatio seuraa prioriteettiprojektien etenemistä viikoittaisissa kokouksissaan ja yhteisesti niihin palataan toimistokokouksissa. Tiimikokouksissa varmistetaan, että sovitut tehtävät hoidetaan. Lisäksi esimiehet seuraavat kunkin työntekijän henkilökohtaista työpanosta. Tiimikoordinaatio valmistelee toimistokokousten esityslistan ja varmistaa, että tiimit kokoontuvat säännöllisesti. Toimistokokouksessa käsitellään koko henkilökuntaa koskevat asiat. Toimistokokousten tarkoitus on myös ylläpitää toimiston yhteishenkeä. Toimistokokouksia pidetään säännöllisesti, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa. 3.9 Kehityskeskustelut Kehityskeskustelut ovat osa sekä Amnestyn palkkausjärjestelmää että toiminnan suunnittelu- ja seurantasykliä. Niiden tarkoitus on taata palkkausjärjestelmän tasapuolinen ja säännöllinen toteutus, varmistaa työntekijöiden motivaatio ja osaamisen kehittäminen sekä tukea osaston toiminnan suunnittelua ja ohjausta. Kehityskeskustelut käydään kaikkien työntekijöiden kanssa kahdesti vuodessa. Keskustelujen rakenteesta on annettu lisätietoa ohjeessa Kehityskeskustelut Amnestyssä. Erikseen voidaan pitää töiden ja tavoitteiden tarkistus- ja arviointikeskusteluja useamminkin. Henkilökohtaiset tapaamiset mahdollistavat suoran palautteen antamisen. Hyvästä työstä kiitetään ja palkitaan ja riittämättömästä suorituksesta ohjataan tuloksellisempaan suuntaan. Myös koulutustarpeita, työn kehittämistä ja yhteistyön toimivuutta toimiston sisällä käsitellään aina tarpeen mukaan. Toiminnanjohtajan onnistumista arvioi johtokunta (tai sen nimeämä henkilö), joka antaa vuosittain palautetta ja tekee kehittymissuunnitelman. Henkilön tulee myös itse ottaa vastuuta siitä, että työlle asetettavat odotukset ovat riittävän selkeät ja palaute riittävää. Alaisten antama palaute on tärkeää myös esimiehen työn kehittämiseksi. On tärkeää huomata, että epäkohtiin ei voida puuttua, jollei niistä olla tietoisia siksi keskusteluissa kannattaa tuoda rohkeasti omat mielipiteet esille. 3.10 Työsuojelu Työsuojelun perustavoite on pitää yllä ja edistää työntekijöiden terveyttä, turvallisuutta ja työkykyä sekä ehkäistä työtapaturmia ja ammattitauteja. Erityisiä kehittämisen kohteita ovat työperäisten tuki- ja liikuntaelinsairauksien ehkäisy sekä työntekijöiden henkisen hyvinvoinnin ja työssä jaksamisen edistäminen. Työsuojelu on yhteistyötä ja koskee kaikkia työpaikalla työskenteleviä. Jokaisen on tunnettava oman työnsä ja työympäristönsä vaarat ja tiedettävä, miten niiltä suojaudutaan. Jokainen on velvollinen noudattamaan työpaikalla laadittuja turvallisuusohjeita, ottamaan huomioon vaaratekijät ja ilmoittamaan työympäristössään havaitsemistaan puutteista esimiehelleen tai työsuojelupäällikölle ja työsuojeluvaltuutetulle. Tarkempia tietoja ja toimintaohjeita työsuojeluasioista annetaan Toimiston turvallisuus- ja pelastussuunnitelmassa. 3.10.1 Työhyvinvointitoiminta Työkyky muodostuu terveydestä, toimintakyvystä, osaamisesta ja motivaatiosta tehdä työtä. Henkilöstön työkyvystä huolehditaan huomioimalla ergonomiaan ja työaikoihin ja -tapoihin liittyvät tekijät sekä järjestämällä työyhteisölle hyvinvointitoimintaa, jota voivat olla mm. virkistyspäivät, tuettu harrastustoiminta, koulutukset sekä tuki- ja teemaryhmät. Työhyvinvointitoiminta on fyysistä ja psyykkistä hyvinvointia ylläpitävää toimintaa, 6
johon jokainen työntekijä osallistuu myös huolehtimalla riittävästä levosta, liikunnasta ja kehittymishalusta työssään. Työterveyshuolto toimii yhteistyössä toimiston työsuojeluorganisaation kanssa ja tarjoaa suoraan terveydenhuollon piiriin kuuluvia palveluja niin fyysisissä kuin psyykkisissäkin kuormitustilanteissa. Vuosittain tehtävä työilmapiirikartoitus on osa psyykkisen hyvinvoinnin seurantaa ja edistämistä. 3.10.2 Sairauspoissaolot ja työterveyshuolto Henkilöllä on oikeus saada sairauslomaa, jos hän on todistetusta sairaudesta, viasta tai vammasta johtuvan työkyvyttömyyden vuoksi estynyt hoitamasta tehtäviään. Tällöin työntekijälle maksetaan palkkaa sen mukaisesti, mitä sovellettavassa työehtosopimuksessa säädetään. Sairausloman jatkuessa yhdenjaksoisesti yli kolme päivää, on työntekijä velvollinen esittämään esimiehelleen terveydenhoitajan- tai lääkärintodistuksen. Esimies voi harkintansa mukaan vaatia todistuksen esittämistä myös alle neljän päivän sairauslomista. Ilmoitusvelvollisuus poissaolosta (lähiesimiehelle, ei työkaverille) sitoo kuitenkin kaikkia työntekijöitä ensimmäisestä poissaolopäivästä lähtien. Työntekijä, jolle kertyy yli 20 sairauspoissaolopäivää vuodessa, ohjataan työterveyshuollon konsultaatioon, jossa arvioidaan työntekijän terveydentila ja työssäselviytyminen sekä mahdollinen jatkohoidon tarve. Amnesty Internationalin toimiston palkattujen työntekijöiden työterveyshuolto on järjestetty Diacor Oy:n lääkäriasemilla. Työterveyshuollon sopimus kattaa lakisääteisen työterveyshuoltotoiminnan ja yleislääkäritasoisen sairaanhoidon. Yhdessä nämä kattavat seuraavat toiminta-alueet, joista osa toteutetaan yhdessä työsuojeluorganisaation kanssa: työpaikkaselvitys tiedottaminen, tietojen antaminen ja ohjaus ensiapuvalmiuden suunnittelu ja ylläpito terveystarkastukset, työkykyä ylläpitävä toiminta sekä vajaakuntoisen työntekijän terveydentilan seuranta työterveyshuollollisesti painotettu, yleislääkäritasoinen sairaanhoito siihen liittyvine laboratorio- ja röntgentutkimuksineen sekä terveydenhoitajan sairaanhoitopalveluineen. Työterveyshuollon palvelut ovat maksuttomia toimiston palkatuille työntekijöille. Niiden käytöstä säädetään ohjeessa Työpaikkaterveydenhuolto Amnestyssä. 3.10.3 Päihteet työpaikalla Osastolle on laadittu Päihdeohjelma, jonka perusteella työntekijä voidaan tarpeen vaatiessa ohjata päihdetestiin tai hoitoon. 3.11 Ohjaavat toimenpiteet Amnesty odottaa kunkin järjestön palveluksessa olevan suorittavan tehtävänsä ammattimaisesti ja tehokkaasti sekä ylläpitävän asialliset suhteet työtovereihinsa, mahdollisiin alaisiinsa ja esimiehiinsä sekä ulkopuolisiin sidosryhmiin. Amnesty pyrkii hoitamaan kaikki työsuhteeseen liittyvät ohjaavat ja ns. kurinpidolliset asiat puolueettomasti ja oikeudenmukaisesti. Esimies vastaa siitä, että työnantajan odotukset työsuorituksen ja muiden työsuhteeseen liittyvien asioiden osalta on selvitetty hänen alaisilleen. Esimiehen tulee ilmoittaa alaiselleen välittömästi, jos alaisen toiminta työsuhteessa ei vastaa työnantajan odotuksia sekä pyrkiä opastamaan ja auttamaan häntä positiivisessa hengessä siten, että alainen voi korjata puutteellisen tai virheellisen toimintansa. Jos henkilö itse tai työnantaja havaitsee ongelmia (mielenterveysongelmat, päihdeongelma, työuupumus, tms.), joiden ratkaisemiseksi ammattimainen apu voisi olla hyödyllistä, esimies keskustelee henkilön kanssa ja tarvittaessa ohjaa henkilön saamaan tilanteeseen sopivaa hoitoa työterveyshuollon kautta. Osasto pyrkii ennaltaehkäisemään mahdollisten ongelmatilanteiden syntymistä avoimen kommunikoinnin ja keskustelun periaatteellaan. Koko toimiston henkilökunta pitää säännöllisesti toimistokokouksia ja suunnittelupäiviä. Tiimit kokoontuvat pääsääntöisesti viikoittain. Yksilötasolla työntekijällä on vuosittain kaksi kehityskeskustelua esimiehensä kanssa, jossa kartoitetaan työntekijän työtilannetta, hänen selviytymistään ja henki- 7
lökohtaisia kehittymismahdollisuuksiaan koulutuksineen. Samalla työntekijällä on itsellään mahdollisuus esittää ajatuksiaan ja kommenttejaan. 3.11.1 Ongelmien tunnistus ja vastuut Jokaisessa työpaikassa esiintyy aika ajoin myös ristiriitoja ja ongelmatilanteita. Ne voivat olla joko yhteisöllisiä tai yksilöön liittyviä. Yhteisöllisiä ongelmia voi syntyä esimerkiksi tiimien sisäisestä tai välisestä työnjaosta, organisaatiomuutoksista, puutteellisesta tiedonkulusta sekä ulkoisista paineista. Yksilökeskeisiä ongelmia voivat olla esimerkiksi osaamisen tai motivaation puute, erilaiset sairaudet, viestintäongelmat, uupuminen joko työstä tai työn ulkopuolisista seikoista johtuen, päihdeongelmat, tehtävien laiminlyönti tai muut rikkomukset ja ristiriidat. Ongelmat voivat tulla esiin tiimikokouksissa, kehityskeskusteluissa tai muissa työhön liittyvissä kokouksissa. Toisinaan ongelmat ovat kuitenkin piilossa ja ne näkyvät esimerkiksi työn laadun heikkenemisenä, lipsumisena aikatauluista tai sovituista tapaamisista, sopimattomana käytöksenä tai muuna tehtävien laiminlyömisenä. Työyhteisöongelmat voivat näkyä poissaoloina, vaihtuvuutena, ilmapiiriongelmina, viestinnän määrän ja laadun muutoksina ja viime kädessä järjestön toiminnan ja tulostason laskuna. Hyvä työilmapiiri ja toimiva yhteistoiminta syntyvät jokaisen panoksesta, ja on jokaisen vastuulla ehkäistä ja puuttua ongelmiin. Työnantajan tehtävänä on järjestää koulutusta ja tiedotusta sekä luoda työnteolle selkeät ja hyvin toimivat puitteet. 3.11.2 Toimenpiteet ongelmien ratkaisemiseksi Kaikilla työntekijöillä on velvollisuus kertoa työpaikan ongelmista esimiehelleen, kollegoilleen tai luottamushenkilöille. Esimiesten vastuulla on selvittää ongelmatapaukset ja ryhtyä toimenpiteisiin. Jos esimies käyttäytyy epäasiallisesti, otetaan yhteyttä häneen esimieheensä. Minkä tahansa ongelman ilmetessä on tärkeätä reagoida siihen nopeasti. Ensin on selvitettävä ongelman laajuus ja painoarvo sekä sen seuraukset yhdessä kaikkien niiden kesken, joiden työtä ongelma koskee. Esimies tai hänen esimiehensä ja tarvittaessa työsuojelupäällikkö laativat asiasta toimintasuunnitelman, jossa yksilöidään korjaavat toimenpiteet, vastuut, aikataulu ja seuranta. Ongelmia aiheuttaneet syyt pyritään poistamaan tai korjaamaan. Työntekijällä on mahdollisuus saada tukea työsuojelu- ja luottamusvaltuutetuilta sekä työterveyshuollosta. Jos asia on yksilöön ja hänen käytökseensä tai työsuoritukseensa liittyvää, esimiehen ja tarvittaessa työsuojelupäällikön on selvitettävä asia yhdessä hänen kanssaan. Mikäli asian selvittäminen yhdessä työntekijän kanssa ei onnistu, on hänelle kerrottava selkeästi, miten asia on etenemässä. Esimiehen, työsuojelupäällikön ja tarvittaessa toiminnanjohtajan on varattava ongelman käsittelyyn riittävästi aikaa ja resursseja. Huomioitava on, että kenelläkään ei ole oikeutta puuttua toisen yksityiselämään liittyviin asioihin. Terveyteen liittyviin asioihin voidaan puuttua siinä tapauksessa, jos ne haittaavat tai estävät kokonaan työtehtävien hoitamista tai aiheuttavat työturvallisuusriskin. Terveyteen liittyvät ongelmat hoidetaan aina työterveyshuollon kautta, jota sitoo ehdoton salassapitovelvollisuus. 3.11.3 Varoitukset Varoitukset ovat ehdottomasti poikkeustapaus ja viimeinen keino vakavan työntekijästä johtuvan rikkomuksen ilmetessä. Jos työntekijä laiminlyö työvelvoitteensa tai ilman laillista perustetta kieltäytyy työstä, välinpitämättömyydellään vaarantaa työturvallisuutta työpaikalla tai esiintyy työpaikalla päihtyneenä tai huumausaineen vaikutuksen alaisena taikka käyttää työpaikalla vastoin kieltoa päihdyttäviä aineita, harjoittaa työpaikkakiusaamista tai seksuaalista häirintää työpaikalla, aiheuttaa toiminnallaan työnantajalleen merkittävää taloudellista haittaa tai rikkoo tietosuoja- ja salassapitovelvollisuutensa, rikkoo Amnestyn sisäisiä pelisääntöjä, ohjeita tai menettelytapoja niin, että hänen voidaan katsoa osoittaneen selkeää huolimattomuutta, piittaamattomuutta tai jos hän muuten käytöksellään ja piittaamattomuudellaan aiheuttaa selkeitä ja määriteltävissä olevia ongelmia järjestön toiminnalle, 8
annetaan työntekijälle kirjallinen, yksilöity varoitus, joka sisältää työsuhteen purku- tai irtisanomisuhan. Työnantajan on kuultava työntekijää ennen varoituksen antamista ja varattava tälle mahdollisuus antaa vastineensa asiassa. Varoituksen tarkoitus on toimia vakavana huomautuksena työntekijälle siitä, että työnantaja edellyttää hänen korjaavan haitallisen tai toimintaa hankaloittavan toimintansa tai käytöksensä. Jos työntekijän yllämainittu käyttäytyminen toistuu, työsopimus voidaan purkaa tai irtisanoa. Päihdetapauksissa pyritään henkilö ohjaamaan hoitoon ennen työsuhteen irtisanomista tai purkamista. Lievemmissä rikkomuksissa henkilölle voidaan antaa suullinen huomautus. Varoituksen antaa työnantajan edustajana toiminnanjohtaja työntekijää kuultuaan ja esimiehen kanssa keskusteltuaan. Kuulemalla työntekijää ennen varoituksen antamista työnantaja kertoo harkitsevansa varoituksen antamista ja antaa työntekijälle mahdollisuuden esittää vastineensa. Tällöin työntekijä saa tiedon siitä, että työnantaja pitää hänen menettelyään vakavana työsuhteesta johtuvien velvollisuuksien rikkomisena. Mikäli vastine ei tyydytä työnantajaa ja varoitus annetaan, työntekijällä on edelleen mahdollisuus jättää toinen vastine asiasta. Työntekijällä on mahdollisuus ottaa mukaan luottamus- tai työsuojeluvaltuutettu avustajaksi keskustellessaan työnantajan kanssa. 3.12 Työsuhteen päättyminen 3.12.1 Työsuhteen päättäminen ja vastuut Henkilön työsuhde voi päättyä irtisanomalla tai purkamalla. Työnantajan irtisanoessa syynä voivat olla tuotannolliset tai taloudelliset syyt tai henkilöstä johtuvat (asialliset ja painavat) syyt. Työsuhde voidaan vain erittäin painavasta syystä purkaa päättymään heti. Henkilöstön työkykyä ja tehtävissä suoriutumista pitää pyrkiä tukemaan kehityskeskusteluilla, koulutussuunnitelmilla ja työkykyä ylläpitävillä toimenpiteillä niin, että yksilöperusteiden käyttö olisi minimissä. Toiminnanjohtajalla ja lähimmällä esimiehellä on vastuu irtisanomiskeskusteluista. 3.12.2 Lähtöhaastattelu Jokaiselle järjestöstä lähtevälle henkilölle pyritään tekemään lähtöhaastattelu. Henkilöstöasiantuntija tai muu kuin työntekijän oma tiimipäällikkö suorittaa lähtöhaastattelun. Haastattelun tulokset ovat luottamuksellisia ja ne kirjataan ja esitellään ao. henkilön esimiehelle vain henkilön luvalla. Lähtöhaastattelu on tärkeä informaatiokanava uuden henkilön tehtävänkuvan, raportointisuhteiden ja perehdyttämisen suunnittelussa sekä työpaikan kehittämisessä. Lähtöhaastattelu ei korvaa lähtevän työntekijän ja tämän esimiehen välistä loppukeskustelua. 3.13 Muut työpaikan menettelytavat ja pelisäännöt 3.13.1 Vuosilomakäytäntö Vuosilomien suhteen noudatetaan Valtion virka- ja työehtosopimusta vuosilomista. 3.13.2 Työaikajärjestelmä ja etätyö Työaikojen ja etätyön suhteen noudatetaan, mitä on kirjattu Liukuva työaika -ohjeeseen. 3.13.3 Työstävapautukset Perhe-, opinto- ja muita vapaita myönnetään sen mukaan, mitä on linjattu ohjeessa Työstävapautukset (ns. virkavapaat) AI Suomen osastossa. 3.14 Henkilöstösuunnittelun seurantamekanismit Henkilöstösuunnitelman toteutumista arvioidaan kahden vuoden välein tai aina tarvittaessa. 9
4. VAPAAEHTOISOHJELMA 4.1 Amnesty-vapaaehtoisten toimenkuvat ja valtuudet Toimenkuvaukset muodostavat vapaaehtoistyössä oleville henkilöille tietynlaisen kartan siitä, mitä heiltä odotetaan, mitkä ovat heidän vastuunsa, valtuutensa ja pääasialliset tehtävänsä. Koska moni vapaaehtoinen on muualla työssä, erillinen toimenkuvaus auttaa heitä suunnittelemaan Amnesty-työnsä ajankäyttöä, tehtävien jakoa ja yleistä ryhmän toiminnan aikataulutusta. Kaikille luottamustehtävissä oleville voidaan myös laatia kirjalliset toimenkuvat. Toimenkuvien laadinnassa on hyvä muistaa, että ne eivät kuitenkaan saa rajoittaa työtä toimintaa hidastaen. Toimenkuvan on oltava apuväline, ei haittaava tai työtä estävä tekijä. Lisäksi Amnesty-ryhmäaktiiveille on annettu erillisiä ohjeita, jotka löytyvät ryhmäsihteereiltä (esimerkiksi viestintää koskevat säännöt) tai taloudenhoitajilta (esim. talousohjeet). Amnesty-aktiivien ja erilaisiin kampanjoihin ja tapahtumiin osallistuvien aktiivien vastuut ja valtuudet käydään läpi tehtäviä ja töitä jaettaessa. 4.2 Vapaaehtoisten rekrytointi Amnestyn rekrytointiryhmä keskittyy johtokuntaehdokkaiden sekä vuosikokouksen puheenjohtajan ja sihteerin etsimiseen. Vastuullisimmissa tehtävissä olevat vapaaehtoiset pyritään rekrytoimaan kuten työntekijätkin, ts. menettelyllä, jossa kerätään työpaikkailmoituksen perusteella saadut hakemukset, haastatellaan sopivimman tuntuiset henkilöt ja tehtävään valitun kanssa voidaan tehdä vapaaehtoistyösopimus, jossa vapaaehtoinen sitoutuu tehtävään tietyksi ajaksi. Koska kyse on vapaaehtoistyöstä, on tietenkin hyväksyttävä, että ihmisen elämäntilanne voi muuttua, eikä sovitusta voida pitää kiinni orjallisesti. Lisäksi rekrytoinnissa käytetään jo toiminnassa mukana olevien omia kontakteja. Uusien ryhmäaktiivien rekrytointi on ryhmien vastuulla. Niiden rekrytointikanavia ovat mm. ryhmän kampanjointitapahtumat, yleisötapahtumat ja erilaiset jäsenistölle suunnatut tiedotuskanavat kuten Amnesty-lehti ja verkkosivut. Toimistovapaaehtoisten vapaaehtoistyösopimus sisältää sitoumuksen mm. vaitiolosta ja tapaturmavakuutuksen. 4.3 Vapaaehtoisten perehdyttäminen ja kouluttaminen Ryhmäsihteeriksi tai muihin luottamustehtäviin ryhtyneet kutsutaan toimen alkuvaiheessa tutustumaan toimistoon. Samalla heidät perehdytetään uusiin tehtäviin ja heidän kanssaan voidaan yhdessä kartoittaa mahdollisia koulutustarpeita. Kasvokkain tapahtuva tutustuminen ja perehdyttäminen auttavat jatkossa kanssakäymistä ja sitouttaa aktiiviset toimijat paremmin osastoon. Toimenkuva uudelle luottamushenkilölle laaditaan viimeistään perehdyttämisvaiheessa. Kaikkia kaukana asuvia ryhmäsihteereitä ei kuitenkaan aina saada perehdytykseen aivan käytännön syistä tällöin perehdytys järjestetään ryhmävastaavan toimesta tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. 4.4 Vapaaehtoisille myönnettävät korvaukset Vapaaehtoisille voidaan maksaa tietyin edellytyksin kulu- ja matkakorvauksia sekä päivärahoja. Vapaaehtoisille myönnettävistä korvauksista on säädetty Osaston hallinto- ja taloussäännössä. 4.5 Vapaaehtoistyön ongelmatilanteet 4.5.1 Ongelmatilanteiden tunnistaminen Toimiston työturvallisuusohjetta sovelletaan mahdollisimman pitkälle myös Amnesty-aktiivien osalta. Vapaaehtoistyössä niin kuin normaalissakin työssä esiintyy välillä ristiriitoja ja ongelmatilanteita. Vapaaehtoistyössä olevat ovat usein myös muualla työssä tai opiskelijoita, jolloin työ- ja opiskelukiireet, perheen hoitamiseen ja muuhun vapaa-aikaan liittyvät asiat saattavat haitata osallistumista. Ne ovat omiaan lisäämään riskiä ongelmatilanteiden synnylle. Joskus syntyy myös väärinkäsityksiä siitä, missä roolissa ihmiset toimivat ovatko he Amnestyn palkattua henkilökuntaa vai vapaaehtoisia molempia ryhmiä kun koskevat aivan omat pelisääntönsä ja toimintamallinsa. 10
Tärkeätä on erottaa toisistaan normaalit elämässä ja työssä tapahtuvat satunnaiset väärinkäsitykset ja todelliset ristiriidat tai ryhmäongelmat. Ihmisten väliseen tiedottamiseen ja väärinkäsityksiin liittyvät asiat on korjattava välittömästi keskustelemalla. Ryhmän toimintaan liittyvät asiat ja muut vakavammat ongelmat vaativat selkeämpiä toimenpiteitä. Jokaisella on vastuu ja oikeus puuttua todellisiin ongelmiin. Jos asiat jäävät käsittelemättä, eikä ryhmä halua puuttua ongelmiin, niin silloin ongelmat saattavat ajan myötä kasvaa kohtuuttomiin mittoihin ja muodostaa vaikeita esteitä toiminnalle. 4.5.2 Ongelmatilanteiden ratkaiseminen vapaaehtoistoiminnassa Vapaaehtoistyön periaatteena on, että jokaisella Amnestyn toiminnasta kiinnostuneella on oltava tosiasiallinen mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa hänelle sopivalla tavalla on tärkeää, että jokainen Amnesty-aktiivi kokee itsensä toivotuksi ja tervetulleeksi vapaaehtoistyöhön. Ryhmän on kohdeltava jokaista aktiivia tasa-arvoisesti ja kaikki syrjintä, kiusaaminen ja epäasiallinen kohtelu on ehdottomasti kiellettyä. Ryhmäsihteeri vastaa siitä, että oman ryhmän jäsenillä ja vapaaehtoisilla on selkeä kuva ryhmän tehtävästä ja tavoitteista. Ryhmäsihteerin pitää voida myös rajoittaa työtehtävien kasautumista vain tiettyjen henkilöiden osalle. Jos ryhmäsihteeri, joku ryhmän jäsenistä, aktiiveista tai vapaaehtoistyössä olevista havaitsee ryhmän toiminnassa ongelmia, siitä keskustellaan ensin ryhmäsihteerin kanssa ja kyseisen henkilön kanssa (tai ryhmän kesken, jos kyse on koko ryhmästä). Huomioitavaa on, että ryhmä ei koskaan keskustele yksittäisen henkilön käytöksestä tai henkilön toiminnasta ryhmässä ilman, että kyseinen henkilö on itse paikalla. Jos ongelmat ovat vakavia ja haittaavat tai jopa kokonaan estävät ryhmän toimintaa tai tietyn asian toteutumista, asiasta tiedotetaan kyseisestä ryhmätoiminnasta vastaavalle toimiston työntekijälle. Ellei tästä ole apua, viime kädessä asiasta tiedotetaan toiminnanjohtajalle. Asiasta tietoisten henkilöiden vastuulla on laatia asiasta ryhmäsihteerin kanssa selvitys ja toimenpidesuunnitelma. Ellei ongelma ratkea edes tätä kautta, asia käsitellään tarvittaessa johtokunnan kokouksessa. Johtokunta voi harkintansa mukaan puuttua jäsenistön keskuudessa oleviin ongelmiin. Johtokunta voi myös nimetä tarvittaessa henkilön, johon jäsenistö voi ongelmatilanteissa ottaa erikseen yhteyttä. Jos joku Amnestyn vapaaehtoisista toimii selkeästi vastoin annettuja ohjeita, rikkoo lakia, laiminlyö jatkuvasti vastaanottamansa työtehtävät tai esiintyy Amnestyn nimissä järjestöä vahingoittavalla tavalla (esimerkiksi päihteiden vaikutuksen alaisena tai muuten epäasiallisesti), ryhmäsihteeri tai toiminnanjohtaja keskustelee hänen kanssaan välittömästi. Jos tilanne on vakava, voidaan henkilö siirtää pois Amnesty-tehtävistä ja erityisen vakavissa tapauksissa ja/tai tilanteen ollessa toistuva ja järjestölle erittäin vahingollinen, henkilö voidaan erottaa järjestöstä. 11