Ohjeet kilpailunjärjestäjälle 1 Kilpailukutsu... 1 2 Ilmoittautuminen Kipassa... 1 3 Ulkomaalaiset kilpailijat... 2 4 Kilpailun siirto Equipeen... 2 5 Uuden ratsukon lisääminen Equipessa... 2 6 Poisjääntien merkitseminen (este, koulu ja kenttä)... 3 7 Luokan jako Equipessa... 4 8 Lähtölistojen ja tuloksien siirto Kipaan... 5 9 Palkintojen maksaminen... 5 10 Nuorten hevosten luokat ja palkintojen jako... 6 11 Maksut-välilehti... 6 12 Tilitykset seuralle... 7 13 Palautukset... 7 14 Tarkistuslista... 8 15 Luokan peruminen... 8 16 Kilpailun peruminen... 9 17 Kilpailun sulkeminen... 9 18 Rahan lisäys, mikäli tuleva raha ei riitä palkintojen maksuun... 9 19 Ilmoittautumisajan jatkaminen Kipassa... 9 20 Yhteystiedot... 9 1 Kilpailukutsu Kipa-ohjeet kutsuun on päivitetty 28.1.2011 osoitteeseen http://www.ratsastus.fi/materiaalisalkku/equipe_ja_kipa Huomioi kilpailun maksut! Summia ei saa muuttaa mikäli kilpailun maksuja on maksettu. Maksuja ei saa myöskään muuttaa Equipessa. 2 Ilmoittautuminen Kipassa Kilpailija maksaa ilmoittautumisen yhteydessä kaikki kilpailumaksut etukäteen, joten kilpailupaikalla ei tarvitse käsitellä rahaa vaan kaikki hoituu maksujärjestelmän kautta. Ilmoittautumisohje löytyy http://www.ratsastus.fi/materiaalisalkku/equipe_ja_kipa Ilmoittautumiset, joita ei ole maksettu ilmoittautumisajan puitteissa, eivät siirry Equipeen. 1
3 Ulkomaalaiset kilpailijat Ulkomaalaisille ratsukoille, jotka eivät ole SRL:n seurojen jäseniä, tulee pyytää SRL:sta CCC-tunnukset riittävän ajoissa ennen kilpailujen alkamista, jotta kilpailutunnus ehtii siirtyä Kipaan. Kilpailunjärjestäjä lisää ulkomaalaisen ratsukon Equipessa ilmoitettuihin luokkiin. Ratsastaja maksaa kilpailumaksut suoraan kilpailukansliaan. Lähtö- ja tuloslistojen siirtojen myötä ostokset siirtyvät kilpailijan ostoskoriin. Kilpailunjärjestäjä käy suorittamassa maksut seuran verkkopankkitunnuksilla Kipan tarkistuslistan kautta. Tarkistuslistalla on kyseisen ratsastajan nimen lopussa MH (Maksuhistoria), jonka kautta pääsee ratsastajan ostoskoriin. Palkintosaajan tilinumeroksi tulee laittaa järjestäjän tilinumero ja palkinnot maksetaan kilpailunjärjestäjän toimesta kilpailijalle, ei maksujärjestelmän kautta. CCC-tunnukset ovat voimassa kalenterivuoden kerrallaan. Tunnukset aktivoidaan sitä mukaan, kun kilpailunjärjestäjä pyytää. Tunnuksia pyydettäessä, ilmoita ratsastajan nimi, maa sekä syntymävuosi. Ratsusta ilmoita nimi, sukupuoli, kategoria, syntymävuosi sekä omistaja, mikäli se on tiedossa. 4 Kilpailun siirto Equipeen Kun ilmoittautumisaika päättyy, niin siirrä kilpailu Equipeen lähtölistojen tekoa varten. Ilmoittautumismuutokset hoidetaan Equipessa. Kipassa: - Valitse Kilpailun tiedot Equipeen - Tallenna Mina tävlingar (Omat kilpailut) kansioon. ÄLÄ muuta tiedoston nimeä! - Valitse Perustiedostot Equipeen - Tallenna Mina tävlingar (Omat kilpailut) kansioon. ÄLÄ muuta tiedoston nimeä! Equipessa: - Perusta kilpailu - Tuo kilpailuun perustiedostot ja itse kilpailu - Täydennä luokkien tiedot. HUOM! Turvallisuus- ja eläinlääkärimaksut ovat jo peritty Kipassa - ÄLÄ muuta luokkien hintoja, karsina- ja sähköpaikkamaksuja 5 Uuden ratsukon lisääminen Equipessa Ilmoittautumislomakkeella valitse Uusi. Anna ratsastajan sukunimi. Valitse Etsipainikkeella kilpailija rekisteristä. Tarkista, että kyseessä on oikea kilpailija 2
varmistamalla ID. Muutoin kilpailumaksut siirtyvät väärälle kilpailijalle ja voi estää tämän henkilön kilpailemisen. Valitse Uusi Hevonen. Anna ratsun nimi. Valitse Etsi-painikkeella ratsu. Luokat-kohdasta lisää ratsastettavat luokat. Kun lähtölistat/tulokset siirretään Kipaan, niin maksut päivittyvät kilpailijan ostoskoreihin. 6 Poisjääntien merkitseminen (este, koulu ja kenttä) Mikäli kilpailija jää pois hyväksyttävästä syystä eikä haluta periä kilpailumaksuja, niin poista Luokat-kohdasta valinta. Poisjäännit - Luvaton poisjäänti, Ei maksua, Ctrl+U o Järjestäjälle jää ilmoittautumis- ja lähtömaksu o Palauttaa kilpailijalle SRL-maksun sekä muut maksut - Luvallinen poisjäänti, Ei starttaa, Ctrl+Ö o Järjestäjälle jää ilmoittautumismaksu o Palauttaa kilpailijalle lähtö- ja SRL-maksun sekä muut maksut - Esteratsastuksessa, jos kilpailija ei osallistu uusintaan, merkitään Np Ei osallistu 3
Poisjääntien merkitsemisessä tulee olla huolellinen, jotta maksut menevät oikein! Mikäli kilpailija jää pois ilmoittautumisajan jälkeen, niin poisjäänti merkitään joko luvalliseksi tai luvattomaksi poisjäänniksi. Jos kilpailija toimittaa viimeistään kilpailupäivänä lääkärin tai eläinlääkärin todistuksen, niin Equipesta poistetaan luokkavalinta ja kilpailijalle palautuu kaikki kilpailumaksut. Jos lääkärin tai eläinlääkärin todistus toimitetaan kilpailun jälkeen, niin kilpailunjärjestäjä palauttaa maksut manuaalisesti suoraan ratsastajan tilille. 7 Luokan jako Equipessa Esimerkkinä on käytetty luokkanro 1 jako esteratsastuskilpailussa: - Lisää uusi luokka ja luokan numeroksi jokin seuraava vapaa numero. - Muuta luokan perustiedoissa Otsikot-välilehdellä luokan numeroksi 1a sekä täytä muut tarvittavat tiedot, myös maksut ja palkinnot. - Muuta alkuperäinen luokka samalla tavalla 1b:ksi. - Kun luokka 1b on käyty loppuun, niin siirry Lähtölistat sivulle. - Lajittele taulukko klikkaamalla kerran Sija sarakeotsikkoa. - Valitse Toiminnot > Sijoita poisjääneet loppuun. - Muokkaa > Valitse joka toinen ja tämän jälkeen hiiren oikealla korvalla Siirrä ja valitse luokka 1a. - Tämän jälkeen avaa kertaalleen molemmat luokat Tulossyötössä ja hyväksy ensimmäinen ratsukko OK:lla. - Jaa luokan palkinnot. - Muista ehdottomasti laittaa uuteen luokkaan myös ilmoittautumis- ja lähtömaksut sekä palkinnot! Mikäli luokan maksut puuttuvat, niin maksujärjestelmä palauttaa alkuperäiset luokan maksut ratsastajille ja Kipassa palkintomaksut ovat 0 euroa. 4
Koulu- ja kenttäratsastuksessa luokkajako suoritetaan ennen kilpailua: - Arvo esim. luokan 1 lähtölista - Lisää uusi luokka ja luokan numeroksi jokin seuraava vapaa numero. - Muuta luokan perustiedoissa Otsikot-välilehdellä luokan numeroksi 1b sekä täytä muut tarvittavat tiedot, myös maksut ja palkinnot. - Muuta alkuperäinen luokka samalla tavalla 1a:ksi. - Valitse maalaamalla yli alusta tai lopusta n. puolet osallistujista (tässä vaiheessa voit huomioida ratsastajan toiveet ja tuomarin jääviydet) - Hiiren oikealla korvalla valitse Siirrä > valitse luokka 1b - Jatka lähtölistojen aikataulutusta normaalisti - Uusi luokka siirtyy Kipaan lähtölistojen mukana 8 Lähtölistojen ja tuloksien siirto Kipaan Luo Equipessa siirtotiedosto Tiedosto > Vie > Vie kilpailu Kipaan. Anna tiedostolle nimi. Vältä tiedoston nimessä ääkkösiä, erikoismerkkejä ja välilyöntejä. Tallenna tiedosto koneellesi. Kipassa valitse Lataa kilpailun tiedot Equipesta. Valitse Lataa ja hae Selaapainikkeen kautta tallentamasi tiedosto. Valitse tämän jälkeen Lataa ja edelleen Tallenna. Palaa kilpailuun ja tarkista tulokset sekä palkintosummat. Mikäli tulosrivi puuttuu, niin lisää ratsukko ja tulos muokkaamalla luokan tuloksia. Puutteellisia tuloksia ei saa julkaista. Tulosrivin puuttuminen tarkoittaa yleensä, että kilpailuun on lisätty ratsukko ilman rekisteristä hakua. 9 Palkintojen maksaminen Equipessa on muistettava jakaa palkinnot tulossyötössä luokan päättymisen jälkeen. Mikäli Kipassa on palkintosummat 0 euroa tai palkintosummia on vain n. neljälle (kuinka monelle palkintorahaa on alun perin laitettu luokkaa), niin Equipessa on unohtunut jakaa palkinnot. Korjaa palkintosummat Kipassa luokan tietoihin niin monelle kuin luokassa sijoittuu. Tallenna luokan tiedot. Valitse Kaikki tulokset sivulla ko. luokan lopussa oleva Muokkaa-painike. Älä tee muutoksia vaan poistu Tallenna-painikkeen kautta. Palkintosummat päivittyvät tämän jälkeen kaikille sijoittuneille. Kipassa Kaikki tulokset sivulla on jokaisen luokan kohdalla valinta Maksa palkinnot. Myös esineluokista maksetaan 0 euron palkinnot. 5
Sivun lopussa on painike Maksa palkinnot. Palkintojen maksun seuranta sivulta voi tarkistaa luokka- ja ratsastajakohtaisesti maksut. Mikäli kilpailussa on Warm up luokkia, niin Kipassa laitetaan luokkaan kaikille sijaluvuksi 1, jotta palkinnot voidaan jakaa. Sijoittuneiden määrä on ko. luokassa 0. Palkinnot tulee maksaa viiden päivän sisällä kilpailusta. 10 Nuorten hevosten luokat ja palkintojen jako Equipessa: 1. Lähtölistat-sivulla aktivoi ko. ratsukko. Klikkaa hiiren oikealla korvalla ja valitse ei kilpailua. Tällöin ratsukolle jää kaikki oikeat maksut, mutta tulosta ei huomioida luokan tuloksissa. 2. Käy kilpailu normaalisti läpi tulossyötössä. Syötä tulos myös yli-ikäiselle. 3. Luokan jälkeen käy muokkaamassa Luokat-sivulla oikea sijoittuneiden määrä (tarpeellinen määrä nollaratoja tms..) 4. Jaa palkinnot Tulossyötössä KIPAssa: 1. Vie tulokset KIPAan 2. Mikäli luokan tuloslistassa yli-ikäiset ratsukot ovat tulosten seassa, tee seuraava: a. Valitse luokan tulosten alareunasta muokkaa b. Poista yli-ikäisten ratsukkojen sijalukunumero ja klikkaa sen jälkeen Tallenna c. Tarkista luokasta sijoittuneiden määrä d. Maksa luokan palkinnot. 11 Maksut-välilehti Maksut-sivun Yhteenveto sivulla on saapuvan rahan määrä ilmoittautuneiden mukaisesti. Maksutilanteessa voi seurata kuinka paljon on kilpailumaksuja maksettu, SRL-maksun osuus ja maksetut palkinnot. Tämän hetkinen netto näyttää seuralle tilitettävän summan. Laskennallinen tilanne taulukossa luokkien palkinnot näyttää sen summan, joka on laitettu luokan tietoihin. Summa ei muutu suhteessa ilmoittautuneiden määrään, joten huomioi palkintojen todellinen loppusumma, jos tilität rahaa seuralle ennen kilpailuja. 6
Varmuusvara vapautuu seuralle tilitettäväksi kun kaikki palkinnot ja palautukset ovat maksettu. Erittely-sivulla on kilpailumaksut ratsukkokohtaisesti. 12 Tilitykset seuralle Järjestäjälle tehtyjen tilitysten seuranta sivulla näkyy tilitysten päivämäärät ja summat jolloin tilitys on tehty. Kun kilpailu on suljettu, niin SRL-maksun tilitys liitolle lähtee automaattisesti. Liitolle tehtyjen tilitysten seuranta sivun kautta näkyy tilityksen tiedot. 13 Palautukset Maksut-sivulla näkyy oranssinen painike Palautusten maksaminen, kun kilpailunjärjestäjällä on palautettavia kilpailumaksuja kilpailijoille. Valitse Palautusten maksaminen. Tarkista palautettavien nimilista ja valitse kilpailija. Paina lopuksi Palauta valitut. Valituille ratsastajille palautetaan maksut. 7
Jätä valitsematta ne ratsukot joiden palautuksissa on virheitä. Virheet ovat voineet syntyä virheellisestä luokkajaosta tai väärin merkitystä poisjäännistä, ota yhteyttä SRL:oon. Kilpailunjärjestäjä laatii ratsukkokohtaisen ja kirjallisen selvityksen maksuista, jotka pitää korjata. Palautukset tulee hoitaa viimeistään viiden päivän kuluttua kilpailusta. Maksetut palautukset sivulta voi tarkistaa tarvittaessa palautuspäivämäärät. 14 Tarkistuslista Tarkistuslistalla näkyy ilmoittautumiset, jotka odottavat maksua. Kilpailijakohtaiset maksut ovat näkyvissä Maksut-sivun erittelyssä. Mikäli kilpailijalle tulee lisämaksua kilpailun jälkeen, niin järjestäjä muistuttaa ensisijaisesti kilpailijaa hoitamaan maksut Kipan maksujärjestelmän kautta. Mikäli maksua ei muutamasta muistutuksesta huolimatta makseta, niin kilpailunjärjestäjä ottaa yhteyttä SRL:oon, joka laittaa maksumuistutuksen ja tarvittaessa maksun perintään. Kilpailijan nimen perässä olevasta MH (maksuhistoria) painikkeesta voit tarkistaa kilpailijan ostoskoria oman kilpailun osalta. Muiden kilpailunjärjestäjien kilpailut eivät ole näkyvissä. 15 Luokan peruminen Mikäli luokka joudutaan peruuttamaan vähäisen osallistujamäärän tai sääolosuhteiden takia, niin muokkaa luokan tietoja ja valitse Peruuta luokan ilmoittautumiset. Vahvista ilmoittautumisien poistot OK:lla. Kilpailijoiden maksut palautuvat kilpailijoille (muista maksujen palautus-painike). 8
16 Kilpailun peruminen Mikäli koko kilpailu joudutaan perumaan vähäisen osallistujamäärän tai sääolosuhteiden takia, niin kilpailukutsun sivulla on painike Peruuta kilpailun ilmoittautumiset. Vahvista ilmoittautumisien poistot OK:lla. Kilpailijoiden maksut palautuvat kilpailijoille (muista maksujen palautus-painike). 17 Kilpailun sulkeminen Kun kilpailun kaikki maksuliikenne (palkinnot, palautukset ja tilitys järjestäjälle) ovat suoritettu, niin Maksut-sivun alareunassa on painike Sulje kilpailu. 18 Rahan lisäys, mikäli tuleva raha ei riitä palkintojen maksuun Mikäli kilpailun palkinnot ovat suuremmat kuin tuleva raha tai kilpailunjärjestäjä on tilittänyt seuralle epähuomiossa liikaa rahaa, niin rahan lisäystä varten ota yhteyttä SRL:oon. 19 Ilmoittautumisajan jatkaminen Kipassa Mikäli kilpailuun ilmoittautumisaikaa halutaan jatkaa, niin muutos tulee tehdä voimassa olevan ilmoittautumisajan puitteissa. Mikäli ilmoittautumisaika on jo päättynyt, niin kilpailua ei saa enää jatkaa Kipassa vaan ilmoittautumiset tulee ottaa vastaan manuaalisesti ja lisätä ratsukot Equipessa. 20 Yhteystiedot Kansallinen koulu ja kenttä: Minttu Kuusisto, p. 09-2294 5250, minttu.kuusisto@ratsastus.fi Kansallinen este, kaikki aluekilpailut: Tuula Tella, p. 050 522 8622, tuula.tella@ratsastus.fi 9