PÖYTÄKIRJA(LUONNOS) Kansallisen julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmän kokous Aika: Maanantai 30.5.2016 klo 13 16 Paikka: Opetus- ja kulttuuriministeriö, kh. Kalevala, Meritullinkatu 10, Helsinki Kutsutut: Jukka Haapamäki, opetus- ja kulttuuriministeriö, puheenjohtaja Johanna Meltti Janne Halttu, Ulkopoliittinen instituutti Pirjo Heikkilä, Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Jyrki Ilva, Kansalliskirjasto Mira Juppi, Fimea Tuula Koponen, Poliisiammattikorkeakoulu Jaakko Kukkonen, Ilmatieteen laitos Jukka Lindeman, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Ari Lindqvist, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri Merja Mehtälä, Geologian tutkimuskeskus Heli Myllyniemi, Suomen ympäristökeskus SYKE Jaana Hyytinen Minna Mäkiniemi, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (etäyhteydellä) Anssi Neuvonen, Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy Anu Nuutinen, Suomen Akatemia Minna Nyman, Suomen Pankki Hanna-Mari Puuska, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy, sihteeri Janne Pölönen, Tieteellisten seurain valtuuskunta Mikko Saunamäki, Luonnonvarakeskus (etäyhteydellä) Marita Portin Tiina Sarjakoski, Maanmittauslaitos Saara Savolainen, Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (etäyhteydellä) Heile Tofferi, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Seppo Tuomivaara, Työterveyslaitos Sari Virtanen, Valtion taloudellinen tutkimuskeskus VATT (etäyhteydellä) Asiat 1. Kokouksen avaus ja työjärjestyksen hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13. Osallistujat esittäytyivät. Hyväksyttiin työjärjestys. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirja Todettiin, että helmikuulle 2016 suunniteltu kokous peruttiin käsiteltävien asioiden puutteen vuoksi. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.
3. VIRTA-julkaisutietopalvelun pilotointi Tutkimuslaitoksista LUKE, VTT, FIMEA ja MML olivat mukana VIRTA-julkaisutietopalvelun pilotoinnissa maaliskuussa 2016, jolloin myös korkeakouluilta kerättiin vuoden 2015 julkaisutiedot. Pilottitutkimuslaitokset kertoivat pilotoinnin sujumisesta: VTT Virran prosessiohjeistuksessa vielä parannettavaa o Ei kunnolla tietoa oman aineiston läpimenosta ja excelistä pitää osata tulkita. o Alussa virheiden tarkistuksessa virheitä, mutta korjattu. o Ohjeissa ja skeemassa jonkin verran ristiriitaisuuksia. XML-tiedosto omilla välineillä toimi hyvin. Julkaisutyyppiluokitus hieman liian raskas VTT:n tarpeisiin o Oma luokitus ainakin toistaiseksi rinnalla. o Pääjaottelu pitäisi olla ennemmin muodon kuin sisällön mukaan jalkauttaminen haastavaa. o Luokituksesta puuttuvat esim. julkaisut, joilla markkinoidaan omaa osaamista - tieteellisiä/ammatillisia/yleistajuisia VTT:llä tutkijat eivät itse tallenna ja luokittele tietoja. LUKE Fuusiota ennen julkaisutiedonkeruuta 2014 pilotoitiin MTT:n julkaisuilla tehty työ auttoi tässä. Uutta XML-tiedoston muodostaminen, johon käytettiin CSV-XML-muuntotyökalua. o Korjattavia asioita löytyi jo työkalun avulla. Jatkossa pyritään tuottamaan XML-tiedosto itse. Odotetaan ristiriitaisia julkaisutyyppejä korjattavaksi. LUKEssa tallennustyö keskitetty tietopalveluihin. Tutkijoilta kerätään tiedot web-lomakkeella, joka ei varsinaisesti yhteydessä julkaisutietojärjestelmään. FIMEA Vähän julkaisuja vuosittain. Tiedonkeruu toteutettiin poimimalla CSV-tiedosto JULKARIsta (=monen organisaation yhteinen julkaisuarkisto). Onnistui hyvin, mutta omassa CSV-tiedostossa kentät eri järjestyksessä kuin VIRTAan vietävässä tiedostossa. Alussa piti ottaa selvää monesta eri ohjeistuksesta (step by step -ohjeistus tarvittaisiin). MML
Julkaisut enimmäkseen Maanmittauslaitoksen Paikkatietokeskuksesta (ent. Geodeettinen laitos). Julkaisuja alle 200 kpl. Tiedosto muunnettiin työkalulla CSV:stä XML-muotoon. Ohjeistuksista ei selkeää, mikä voimassa. Virheraportit hyviä. ISBN:t tuottivat jonkin verran ongelmia. Tutkijat viime kädessä tuntevat parhaiten omat julkaisunsa, esim. onko julkaisu kansainvälinen yhteisjulkaisu. Ryhmä keskusteli pilotoinnista ja julkaisutiedonkeruusta: OKM:n tarkistusten perusteella tämän kevään tiedonkeruussa tutkimuslaitoksilla julkaisutyypit olivat keskimäärin enemmän oikein kuin yliopistoilla. Akatemia käyttää arvioinnissaan OKM:n julkaisutyyppiluokitusta ja jatkossa haku- ja hankeraportointilomakkeilla hyödynnetään VIRTAa. Kerättävillä tietokentillä on tietty käyttötarkoitus, esim. o ISBN:n avulla määritellään JUFO-taso o Tekijätiedot ovat tunnistamiseen tarvittava metatieto o Organisaation omat tekijät kerätään, jotta tiedetään, kuinka monta tekijää on kustakin organisaatiosta ja voidaan yksilöidä tekijät. Mikäli tiedoston muodostaa CSV-tiedostosta, CSV-mallitiedostoa on hyvä käyttää pohjana. Kullakin organisaatiolla on omanlaisensa tietojärjestelmät ja tietomallit, joten yhteistä työkalua tiedoston muuntamiseen suoraan omasta järjestelmästä on mahdotonta kehittää. 4. Vuoden 2015 julkaisutiedonkeruu syksyllä 2016 Loput julkaisutiedonkeruuseen osallistuvat tutkimuslaitokset sekä yliopistosairaalat toimittavat vuoden 2015 julkaisutietonsa 14.9.2016 mennessä VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta. Ks. Ehdotus tiedonkeruun aikataulusta ja toteutuksesta: https://confluence.csc.fi/display/vir/tutkimuslaitosten+ja+yliopistollisten+sairaaloiden+vuoden+20 15+julkaisutiedonkeruu Ryhmä keskusteli tiedonkeruun toteutuksesta. Mahdollisuus CSV:n toimittamiseen? o CSV-muotoisia tiedostoja ei enää ole mahdollista toimittaa, vaan kaikki tiedot kerätään XML-tiedostoina. Tiedostojen siirtoon tulisi käyttää sftp-yhteyttä, ja siihen voi tarvita tietoteknistä tukea omasta organisaatiosta. Tietoja voi toimittaa ja korjata milloin tahansa. Julkaisufoorumissa asiantuntijapaneelit toteuttavat jatkossa arviointia jatkuvana virtana. Uuden kanavan tullessa arviointiin, panelisteilla on kaksi kuukautta aikaa sen arviointiin.
Tutkimuslaitosten ja sairaaloiden syksyn tiedonkeruun JUFO-arvioinnit valmistuvat arviolta marraskuussa. Myös tutkimuslaitokset ja sairaalat lisätään Vipuseen. Ryhmä merkitsi aikataulun ja etemisen tiedoksi. 5. Tekijän affiliaation määrittely yliopistosairaaloissa Osassa yliopistosairaaloita on tehty päätös kaikkien yliopiston lääketieteellisen tiedekunnan julkaisujen raportoinnista osana sairaaloiden tiedonkeruuta. Ryhmä keskusteli yliopistosairaaloiden käytännöistä julkaisujen tekijöiden affiliaation määrittelemiseksi. Nykytilanne: Turun yliopistollisen sairaalan ja Turun yliopiston tutkijoita on kehotettu laittamaan julkaisuun molemmat affiliaatiot, sillä useat ovat molempien palveluksessa. Vaikkei palvelussuhdetta olisikaan, käytetään joka tapauksessa yhteisiä resursseja etenkin kliinisessä tutkimuksessa. Niiden julkaisujen tunnistaminen, jotka eivät ole yhteisiä, olisi hyvin työlästä. HUSista ja HY:ssa organisaatiot lähenevät toisiaan ja tutkimusta tehdään entistä enemmän yhtä aikaa molemmissa Oulun yliopistossa lääketieteellinen biokemia on irrotettu lääketieteellisestä tiedekunnasta, joten tilanne on eri muihin nähden. Tällöin Oulun pitäisi raportoida myös molekyylilääketieteen ja biokemian tiedekunnan julkaisut OYS:n julkaisuina. TAYS ei ole hyväksynyt yliopistojen julkaisuja, ellei ole kirjattu. Akatemian kliinisen tutkimuksen arvioinnissa todettu, että tutkimus tapahtuu molemmissa organisaatioissa. Affiliaation määritteleminen Yliopistosairaaloiden tutkimusjohtajat ovat valmistelemassa yhteistä suunnitelmaa affiliaation määrittelemisestä siten, että se olisi sama eri yliopistosairaaloissa. Määrittelyyn tarvittaisiin kuitenkin konkretiaa esim. siitä, miten affiliaatio on määritelty nykyisessä julkaisutiedonkeruussa. Affiliaation määritelmä tiedonkeruuohjeistuksessa on hyvin yleisluonteinen: Yhteys korkeakouluun edellyttää, että tekijä on korkeakouluun palvelussuhteessa julkaisua koskevan tutkimus- ja kirjoitustyön aikana, tai että korkeakoulu on voimavarojen ja työympäristön (laitteet, aineistot, tutkimusryhmä) tai ohjauksen kautta olennaisesti mahdollistanut julkaisun teon (esim. jatko-opiskelijat tai apurahatutkijat). Käytännössä yhteys korkeakouluun todetaan useimmiten tekijän julkaisussa mainitseman affiliaation perusteella (eli
tekijä mainitsee julkaisussa korkeakoulun nimen). On kuitenkin tapauksia, joissa tekijälle ei ole em. yhteyttä korkeakouluun, vaikka affiliaatiotieto onkin mainittu julkaisussa tai tekijällä on yhteys korkeakouluun, vaikka affiliaatiotietoa ei ole mainittu julkaisussa. Korkeakoululla on vastuu tunnistaa julkaisuihin merkityistä affiliaatioista oikeat affiliaatiot. Mikäli julkaisu ei sisällä tekijöiden affiliaatiotietoja, kirjoittajan tulee todeta kirjallisesti olevansa palvelussuhteessa tai jatko-opiskelijana korkeakoulussa, taikka yhteys korkeakouluun tulee todeta henkilöstöjohtajan toimesta tai palvelussuhderekisteristä. Julkaisut kirjataan sille korkeakoululle jossa julkaisuun liittyvä tutkimustoiminta on pääasiallisesti tehty, vaikka tutkija olisi siirtynyt toiseen organisaatioon ennen julkaisun ilmestymistä. OKM:n tavoitteena on ollut, että affiliaatio jatkossa perustuisi palvelussuhteen puuttuessa organisaatioiden tutkijoiden kanssa solmimiin tutkijasopimuksiin, mutta toistaiseksi sellaisia ei ole yleisesti käytössä. Sairaanhoitopiirien rahoituksen laskennassa tarvitaan yhdenmukaiset säännöt. Lisäksi OKM:ää kiinnostaa yliopistojen rahoitusmallilaskennan osalta, mitä julkaisuja yliopistot raportoivat ominaan. Yliopistosairaanhoitopiirien tutkimusjohtajien kokouksessa 6.11.2015 on otettu kantaa väitöskirjojen tekijöiden affiliaatioihin: väitöskirjat lasketaan sairaanhoitopiirille, mikäli väitöskirjan tekijöissä vähintään yksi shp:hen palvelussuhteessa oleva henkilö. Lehdet eivät välttämättä huoli julkaisuun kaikkia affiliaatioita, joita tutkijat ilmoittavat, ja tällöin yleensä sairaala jää pois. Sovittiin, että jäädään odottamaan yliopistosairaaloiden tutkimusjohtajien käsittelyä asiasta. OKM keskustelee asiasta myös yliopistojen kanssa. Yhteinen ohjeistus viedään tiedonkeruuohjeeseen, jossa se on kaikkien luettavissa. 6. Julkaisujen syöttöpalvelu Kiinnostuneille ammattikorkeakouluille ja tutkimuslaitoksille on suunnitteilla maksullinen julkaisujen syöttöpalvelu. Toteutussuunnitelma oli lähetetty osallistujille ennen kokousta. Ryhmä keskusteli syöttöpalvelun toteutussuunnitelmasta ja tutkimuslaitosten mahdollisesta kiinnostuksesta palvelun käyttöön. OKM toteuttaa tiedon kokoamiseen ja näyttämiseen liittyviä palveluita, esim. JUULI ja VIRTA. Yksittäisen organisaation tiedonkeruun kustannuksiin OKM ei osallistu. Jatkokehitysaihioihin voisi lisätä myös viitetietojen tuomisen muista tietokannoista. Tosin tässä tulee huomioida aineistontarjoajien lisenssipolitiikka. Tarpeita voi olla jatkossa laajentaa VIRTA-julkaisutietopalvelun ja samalla myös syöttölomakkeen sisältämiä julkaisutyyppejä laajentaa julkaisutiedonkeruun ulkopuolelle.
ORCID-integraatio: julkaisujen tuominen ORCIDista voisi olla jatkossa mahdollista. Täydennettäviä tietoja tällöin mm. julkaisutyyppi ja muut luokittelutiedot Onko syöttölomakkeesseen mahdollista tehdä organisaatiokohtaisia räätälöintejä? o Joustava palvelu, mahdollisuus räätälöityihin ratkaisuihin mahdollista esim. maksusta erikseen sovittaessa tai käyttäjien yhteisellä päätöksellä Miten kytkös DSpaceen toimisi? Voisivatko muokkaukset syöttöpalvelun kautta päivittyä DSpaceen? o Dspacessa rajapintoja, jonka kautta voi viedä tiedostoja. o Prosessia ei vielä mietitty tarkemmin Ei korvaa esim. Julkaria sähköisen säilyttämisen paikkana. Kokotekstejä ei viedä VIRTAan ja JUULIin. Organisaatiot voivat päättää itse, tarvitaanko syötetyille julkaisuille erillistä tarkistusta ja kuka sen organisaatiossa tekee Kyselyyn vastaaminen ei vielä sido palvelun ostamiseen, vaan kiinnostuneiden kanssa neuvotellaan erikseen syksyn aikana. Miten lisäominaisuuksista päätetään o Kehitystä tehdään tarpeen ja resurssien mukaan. o Mahdollisesti nimetään palvelulle ohjausryhmä Hinta vaikuttaa kiinnostukseen. Ihmetystä herättää käyttöönoton jälkeisten vuosien hinta. 7. ORCID-tutkijatunniste Tilannekatsaus ORCID-konsortion perustamiseen, yhdistämispalvelun toteutukseen ja kansallisen ORCID-yhteistyöryhmän toimintaan. Ryhmä keskusteli ORCID-käyytöönotosta: Jos tutkija vaihtaa organisaatiota, tutkija voi liittää tunnisteensa useaan organisaatioon. Jäsenyydestä hyötyä, jos haluaa imuroida tietoja omaan organisaatioon. Tutkijat voivat luoda tunnisteita jäsenyydestä riippumatta. Tiedonkeruussa ORCIDin avulla saadaan yksilöityä tutkijoita ja analyysia esim. liikkuvuudesta. 8. Muut asiat OKM on lähettänyt 31.5.2016 korkeakouluille tiedot ristiriitaisista julkaisutyypeistä ja ehdotuksen oikeasta julkaisutyypistä. Ne laitetaan tiedoksi myös tutkimuslaitoksille. Alkukeväästä tutkimuslaitoksille ja sairaaloille on lähtenyt OKM:ltä kirje VIRTAjulkaisutietopalveluun liittymisestä. Tavoite, että kaikki ovat muodollisesti liittyneet ennen kuin tuovat tietonsa VIRTAan. 9. Jatkotoimenpiteet Yhteistyöryhmän seuraavat kokoukset järjestetään:
5.9.2016 klo 13 16, OKM nh. Kalevala 28.11.2016 klo 13-16, OKM nh. Kalevala Todettiin, että ryhmän toiminta on loppupuolella. Syksyn kokouksissa käsitellään julkaisutiedonkeruun, julkaisusyöttöpalvelun ja ORCID-asioiden etenemistä. Loppuvuodesta katsotaan, onko tarvetta jatkoyhteydenpidolle. Käytännön asioita käsitellään VIRTA-julkaisuyhteyshenkilökokouksissa neljän viikon välein, ja niihin voivat osallistua myös tutkimuslaitokset ja yliopistosairaalat Merkittiin tiedoksi 29.8.2016 julkaisutiedonkeruuseminaarissa Lappeenrannassa käydään läpi julkaisutiedonkeruuohjeistusta ja VIRTAan liittyviä asioita 30. 31.8.2016 OKM:n KOTA-seminaari Lappeenrannassa 10. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.20.