1 Ratsastusseura Win win ry Tapahtuman järjestämisopas
2 Sisällysluettelo 1. Miksi järjestän tapahtuman?...2 2. Kenelle järjestän tapahtuman?...3 3. Kuinka järjestän tapahtuman?...3 3.1 Järjestetäjät...3 3.2 Milloin järjestän tapahtuman?...3 3.3 Tapahtumapaikka...4 3.4 Rahoitus, sponsorointi...4 3.5 Tiedottaminen ja markkinointi...5 3.6 Turvallisuus...5 3.7 Tapahtuman luvat...7 3.8 Tee aikataulu...8 4. Tapahtumasuunnitelma...8 5. Tapahtuman toteutus...9 6. Tapahtuman raportointi...9
3 1. Miksi järjestän tapahtuman? Ennenkuin aloitat suunnittella tapahtumaa, mieti miksi haluat järjestää tapahtuman ja millaisia resursseja järjestäminen vaatii. Tapahtuman suunnitteleminen on pitkä prosessi, joten se kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Hyvin suunniteltu on puoleksi tehty! 2. Kenelle järjestän tapahtuman? Kenelle tapahtuma on pääsääntöisesti tarkoitettu? Miten kohderyhmää rajataan? päällekkäisyys mitä tapahtumia alueella on samaan aikaan? Ratsastusseura Win win on toimintasuunnitelmassaan valinnut juniori- ja vammaisratsastustoiminnan pääpainokseen. 3. Kuinka järjestän tapahtuman? 3.1 Järjestetäjät Järjestelyihin on hyvä jo alussa pyytää riittävästi järjestävää porukkaa, työnjakoa voi tehdä vastuualueittain. Eri tehtäviin valitaan vastaavat, he voivat tarvittaessa koota oman tiimin alueen hoitamiseen. Jos jo suunnitteluvaiheessa näyttää siltä, että porukkaa on liian vähän, kannattaa sisältöä karsia. Yhteistyötä kannattaa tehdä seudun muiden yhdistysten ym. tahojen kanssa. Esimerkki ratsastuskilpailun toimihenkilöistä: Tuomari 1-2 hlö Tuomarin sihteeri (laptop/pc?) Kanslia (radiopuhelin?) Eläin- ja Ihmislääkäri Buffetti 2-3 hlö Kuuluttaja 1-2 hlö Lähettäjä (punainen lippu) Ajanottajat 2 kpl (ajanottokellot) Verryttelyalueen valvojat + hevosten valjastuksen apu 2-4 hlö Ratahenkilökunta + estetuomarit 2-4 hlö Apulaiset 1-3 kpl - väliaikatulokset kansliaan - väliaikatulokset kuuluttajalle - väliaikatulokset taululle - tulokset nettiin Lasten liukumäki (valvonta) Talutusratsastus Autojen parkkeerauksen ohjaus Loppujärjestelyt (tulokset webbiin ja lehtiin, kiitoskirjeet)
4 3.2 Milloin järjestän tapahtuman? On tärkeää, että päätät tapahtuman ajan ja paikan hyvissä ajoin. Kun tiedät, millaisessa paikassa ja ympäristössä tapahtuma järjestetään, sinun on helpompi miettiä myös ohjelmaa sekä paikalla tapahtuvaa yleisön opastusta ja ohjausta. Tapahtuma oikean ajankohdan valinta on vähintäänkin yhtä tärkeää kuin tapahtuman sisältö. Ajankohdan valintaan vaikuttavat sekä tapahtuman sisältö että kohderyhmä. Mieti milloin kohderyhmäsi ihmiset pääsevät tulemaan tapahtumaan ja mitä muita tapahtumia alueella järjestetään silloin. Esimerkiksi pikkulasten perheet osallistuvat todennäköisemmin viikonloppuna kuin arki-iltana, ja ehkä mieluummin päivällä kuin iltamyöhään. Kesälomilla ja muiden pitkien vapaiden aikana osa ihmisistä matkustaa, joten silloin mahdollisten osallistujien määrä voi olla tavallista pienempi. Jos tapahtumaan halutaan mukaan esimerkiksi alan ammattilaisia, he osallistuvat luultavammin virka-aikana kuin viikonvaihteessa tai joululomalla. Ota huomioon loma-ajat, vuodenaika ja vuorokauden aika. 3.3 Tapahtumapaikka Paikan on sovelluttava kohderyhmälle ja tuettava tapahtuman tavoitteiden saavuttamista. Jos kohderyhmän on vaikea saapua paikalle, tavoitteet voivat jäädä toteutumatta. Ota huomioon esimerkiksi esteettömyys ja liikennöinti: onko tarkoitus, että osallistujat tulevat tapahtumaan omilla autoilla vai julkisilla kulkuvälineillä? Jos tapahtuma järjestetään taivasalla, voidaanko ohjelma tai varaohjelma toteuttaa sateen sattuessa sisällä? Onko paikka turvallinen hevosille, ihmisille, pienillekin lapsille? Miten siellä voidaan huolehtia turvallisuudesta? Tapahtumat joihin osallistutaan hevosten kanssa vaativat tiloilta tiettyjä ehtoja, joita määritelevät mm. Eläissuojelulaki ja-asetukset. Ennenkaikkea hevostapahtumissa on otettava huomioon turvallisuus. Hevoset käsittelijöineen tarvitsevat tilaa enemmän. Myös ratsukoiden ja tapahtuman yleisön paikat ja kulkureiti vaativat tarkkaa suunnittelua. Miten paikoitus järjestetään, niin ettei hevosautot ja yleisö ole samassa paikassa? Miten hoidetaan lannan siivous? Missä on lähin vesipiste, josta saa hevosille vettä? Lapsiperheiden tapahtumassa on joitakin yksityiskohtia, joihin kannattaa paikkaa valittaessa kiinnittää huomiota. Onko lapsille tilaa touhuta? Tapahtumanjärjestäjän on huolehdittava tapahtuman päättymisen jälkeen tapahtumapaikan siivouksesta. Sovi alueen tai tilan alku- ja loppukatselmukselle aika, jossa vuokraajan tai luvan antajan kanssa käydään läpi yhdessä tilan/alueen kunto ja siisteys. 3.4 Rahoitus, sponsorointi Tapahtuman budjetti sisältää vähintään tapahtuman kulut ja laskelman siitä, kuinka kulut katetaan. Tässä vaiheessa tiedät tapahtumasta jo niin paljon konkreettisia asioita, että pystyt tekemään yhä realistisemman budjetin. Tiedät esimerkiksi tapahtumapaikan ja sen mahdollisen vuokran; osaat arvioida, paljonko tapahtumaan mahtuu osallistujia ja kuinka monta on realistista odottaa paikalle. Osaat
5 arvioida työntekijämäärän ja tiedät, laskuttaako tilaisuuden juontaja tai vetäjä, tuomarit ja toimihenkilöt työstään. Sinulla on käsitys tarjoilusta ja sen maksullisuudesta. Olet miettinyt tapahtumasta tiedottamista ja tiedät jo senkin, onko tapahtuma ilmainen vai pääsymaksullinen. Budjettiin kuuluvia kuluja ovat muun muassa: - markkinointikulut: puhelin, kopiointi, painatus, ilmoitukset - tapahtuman järjestäjien puhelin-, matka- ja postituskulut - tapahtumapaikan vuokra - toiminta-, leikki- ja askarteluvälineet - henkilöstökulut siltä osin kuin yhteistyökumppanit eivät tee vapaaehtoistyötä - tarjoilu (kahvi, tee, mehu, ruoka ja niin edelleen) Suurimman palan budjetista haukkaa yleensä tapahtumapaikan vuokra. Yleensä edullisimpia tiloja ovat koulut, päiväkodit, järjestöjen kurssikeskukset ja seurakuntien leirikeskukset. Toiminta-, leikki- ja askarteluvälineitä kannattaa lainata tai pyytää lahjoituksina esimerkiksi alan yrityksiltä. Kannattaa sopia tarkasti ja yksiselitteisesti, kuka vastaa budjetin toteutumisesta kokonaisuutena, ja myös mahdolliset osavastuut. Budjettiin kannattaa kirjata myös mahdolliset tuotto-odotukset sekä suunnitelma mahdollisen voiton käyttämisestä. Kannattaa myös miettiä, miten mahdollisesta tappiosta selvitään. 3.5 Tiedottaminen ja markkinointi Ei tapahtumaa, jollei tulijoita ei tulijoita, jollei tietoa Tiedotus on yksi tapahtuma järjestelyjen tärkeimpiä osia, se kannattaa hoitaa kunnolla ja ajoissa. Tietoa tapahtumasta tulisi olla esillä viimeistään kahta viikkoa ennen tapahtumaa. Tapahtuman laajuudesta ja kohderyhmästä riippuen erilaisia tiedotuskanavia kannattaa käyttää hyödyksi: Seuran inetrnet sivut ja facebook ryhmä Julisteet, ilmoitukset seinillä näkyvillä paikoilla - alueen kaupat ym. Muut Internet sivut SRL:n, kunnan ym. tapahtumakalenterit Juttuehdotukset paikallislehtiin, -radioon, -televisioon Suullinen viesti Mainonnassa huomio kannattaa kiinnittää ilmoitukseen selkeyteen ja luettavuuteen pidemmältäkin (esim. nimi, paikka, aika ja järjestäjätiedot suurella fontilla) 3.6 Turvallisuus Aluerajat, pelastustiet, sammutuspeitot, liikennesuunnitelma... Tapahtumaturvallisuuteen liittyy paljon huomioitavia asioita, jotta tapahtumasta tulee turvallinen kohderyhmälle. Pelastus- ja turvallisuussuunnitelman laatiminen huolella on todella tärkeää. Suunnitelmaa ei siis tehdä viranomaisia varten, vaan suunnitelman lähtökohtana on miettiä, miten tapahtuma järjestetään turvallisesti ja miten mahdollisiin vaara- ja onnettomuustilanteisiin
6 on varauduttaan. Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma toimitetaan pelastuslaitokselle tiedoksi 14 vuorokautta ja poliisille viimeistään 5 vuorokautta ennen tapahtumaa. Kiinteistön oma pelastussuunnitelma ei yleensä sovellu yleisötapahtumanpelastussuunnitelmaksi ellei tapahtuma ole kiinteistön normaalia toimintaa ja tapahtuman järjestäjänä toimi ainakin pääosin kiinteistön oma henkilöstö. Turvallisuuden muistilista 1. Vastuu turvallisuudesta Oli kyseessä maksullinen tai pääsymaksuton tapahtuma, tapahtuman järjestäjä on vastuussa turvallisuudesta ja siihen liittyvistä asioista sekä pelastus- ja turvallissuunnitelman laatimisesta. 2. Tarvittavat luvat ja ilmoitukset Lähes kaikki tapahtumat tarvitsevat jonkinlaisia lupia tai ilmoituksia, erityisesti ulkona järjestettävät tapahtumat. 3. Tapahtuman aluekartta Kartan tekeminen helpottaa niin itse tapahtuman suunnittelua, mutta myös turvallisuusasiakirjojen laatimista. Karttaan on hyvä merkata ainakin: tapahtuma-alueen rajat, lava(t), myyntipisteet, vesipisteet, WC:t, riittävän leveät pelastustiet (4m), huoltoreitit, opasteiden sijainnit, turvalaitteiden sekä pelastushenkilöiden sijainnit, ensiapupiste sekä hälytysajoneuvojen nouto-/saapumispiste. 4. Myyntipisteet Myyntipisteet tulee sijoittaa siten, että niihin on helppo päästä huoltoreittejä pitkin ja että pelastustiet toteutuvat. Lisäksi ihmisille tulee jättää tilaa liikkua. Esimerkiksi: ruuanlaittopisteessä, jossa käsitellään avotulta, on oltava sammutuspeite ja teholuokaltaan 6 kg käsisammutin. 5. Työntekijöiden ohjeistaminen On äärimmäisen tärkeää, että jokainen työntekijä tietää oman tehtävänsä ja vastuunsa. Lisäksi jokaisella tapahtumassa työskentelevälle on hyvä tehdä ohjeet turvallisuusasioista sekä puhelinluettelo vastuuhenkilöistä. 6. Talkoo- ja vastuuvakuutus Talkoovakuutus hankitaan talkootyöntekijöille sattuneita tapaturmia varten. Vastuuvakuutus taas kattaa muihin kuin talkoolaisiin kohdistuvia henkilö- ja esinevahingot. Ratsastusseurojen ja -tallien vapaaehtoistyöntekijät (talkoohenkilöt) on liitetty mukaan Suomen ratsastajainliiton ryhmätapaturmavakuutuksen piiriin. Vakuutus on voimassa SRL:n hyväksymien ratsastuskoulujen, -seurojen ja harrastetallien talkootöissä sekä näiden järjestämissä tapahtumissa ja kilpailuissa. Vakuutus ei ole kuitenkaan voimassa talkootöihin tai tilaisuuksiin välittömästi liittyvillä meno- ja paluumatkoilla. SRL:lla on ratsastusseurojen vastuuvakuutus. Vakuutettuja ovat Suomen Ratsastajainliitto ry ja liiton jäsenseurat. Vakuutuksen tarkoituksena on kattaa toiselle aiheuttamia henkilöja esinevahinkoja, kun vakuutettu on vahingosta korvausvastuussa voimassa olevan oikeuden mukaan. Jäsenseurojen osalta vakuutus korvaa vahinkoja, joita syntyy niiden järjestämissä erillisissä tilaisuuksissa. Vakuutuksesta ei korvata kuitenkaan vahinkoa, joka aiheutuu kokoontumislain mukaisessa tilaisuudessa, joka poikkeaa olennaisesti vakuutetun yleisesti harjoittamasta toiminnasta ja johon viranomainen edellyttää erillisen
7 vastuuvakuutuksen ottamista. Lisäksi SRL ry ja sen jäsenseuran tapahtumissa vakuutuksesta korvataan tilaisuuden järjestäjän säilytettävänä, huolehdittavana oleva irtain omaisuus (mukaan lukien hevoseläimet) tilaisuuden kestäessä, siihen liittyvien taukojen aikana sekä välittömästi ennen tilaisuutta ja välittömästi tilaisuuden jälkeen. 3.7 Tapahtuman luvat Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus poliisille. Imoitus on jätettävä vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Erityisesti suurten tapahtumien kannattaa jättää ilmoitus jo huomattavasti aikaisemmin. Poikkeuksia ovat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai se ei vaadi erityisiä liikennejärjestelyjä. Päätös on maksullinen: Ilmoituksen maksu 25 ja päätöksen maksu 54.Lisätietoja luvasta sekä tarvittavat lomakkeet Poliisin sivulta: Tavara-arpajaislupa Tavara-arpajaisilla tarkoitetaan toimintaa, jonka yhteydessä yhdelle tai useammalle henkilölle luvataan maksua vastaan arpomalla määrättävä tavara. Arpajaislain mukaan yleishyödyllinen yhteisö saa toimeenpanna ilman lupaa tavara-arpajaiset, joissa arpojen yhteenlaskettu myyntihinta on enintään 2000 euroa ja joissa arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa (pienarpajaiset). Työyhteisö tai vakiintunut harrastusryhmä voi ilman lupaa ja tilitysvelvollisuutta toimeenpanna jäsentensä keskuudessa virkistys- tai harrastustoimintansa taikka yleishyödyllisen toiminnan edistämiseksi tavara-arpajaiset, joissa arpojen yhteenlaskettu arvo ei ylitä 500 euroa ja joissa arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa (miniatyyriarpajaiset). Pien- ja miniatyyriarpajaisissa voittojen yhteenlasketun arvon on oltava vähintään 35 % arpojen yhteenlasketusta myyntihinnasta ja pienimmän voiton on oltava vähintään yhtä suuri, kuin arvan hinta. lmoitus suuresta yleisötilaisuudesta terveydensuojeluviranomaiselle Suuri yleisötilaisuus on tilaisuus, johon ennakoidaan osallistuvan vähintään 500 yhtäaikaista kävijää. Tilaisuuden järjestäjän on tehtävä ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta Oulun seudun ympäristötoimen ympäristöterveydenhuoltoon vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Tilaisuuden järjestäjä ilmoittaa luettelon tapahtumaan tulevista elintarviketoimijoista ja kuluttajapalvelujen tarjoajista.päätös on maksullinen. Lisätietoja Oulun kaupunki, Ympäristötoimi. Jätehuoltomääräykset Tapahtumanjärjestäjän on huolehdittava tapahtuman jätehuoltojärjestelyistä ja noudatettava jätehuoltomääräyksiä. Yleisötilaisuuden jätehuolto on järjestettävä määräysten 15 :n mukaan. Tapahtumanjärjestäjän on huolehdittava tapahtuman päättymisen jälkeen tapahtumapaikan siivouksesta. Jätehuoltomääräykset löytyvät Oulun kaupunki, Ympäristötoimi Meluilmoitus ympäristönsuojeluviranomaiselle Meluilmoitus on tehtävä viimeistään 30 vrk ennen tapahtumaa. Isojen tapahtumien on hyvä tehdä ilmoitus vielä aiemmin. Melusta tulee tiedottaa lähiasutuksiin esimerkiksi radion tai lehtimainoksen kautta. Pelkkä tapahtuman mainostaminen ei tähän riitä.
8 Lisätietoja Oulun kaupunki, Ympäristötoimi, Eläimet tapahtumissa (poniratsastus, ratsastuskilpailut...) Sijoita eläimet ja toiminta sellaiselle alueelle, että siitä ei ole vaaraa muille tapahtumavieraille. Huomioi, että pölystä, jätöksistä tai hyönteisistä ei saa olla haittaa elintarvikkeille. Huolehdi, että eläinsuojeluasiat ovat kunnossa. Eläimillä tulee olla riittävästi tilaa, ravintoa, juomaa ja lepoa. Huonoissa sääoloissa pitää olla mahdollisuus suojaan. Lue Eviran ohje eläinten viemisestä maatalousnäyttelyyn tai muuhun tapahtumaan. Eläinten tilavaatimuksista on säädöksiä eläinlajikohtaisissa eläinsuojeluasetuksissa lue lisää Eviran Eläinsuojelu pitopaikoissa Yleisötilaisuuden pelastus- ja turvallisuussuunnitelma Yleisötilaisuutta varten on laadittava pelastus- ja turvallisuussuunnitelma. Pelastussuunnitelma on laadittava, mikäli tapahtumaan oletetaan osallistuvan yli 20 henkilöä. Turvallisuussuunnitelma on laadittava aina. Lisäksi suunnitelmaan on laadittava liikennesuunnitelma, jos tapahtuma aiheuttaa liikenteeseen muutoksia. Suunnitelma tulee toimittaa pelastuslaitokselle 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua. Pelastussuunnitelma on toimitettava Oulu-Koillismaan pelastuslaitokselle sekä Oulun kaupungin kirjaamoon. Yleisen alueen käyttölupa (puisto, katu-, paikoitusalue tai vastaava) Käyttölupa vaaditaan niin rakennustyölle kuin kulttuuritapahtumallekin. Lupa tulee hakea 21 vrk ennen alueen käyttöönottoa. Lupahakemuksen liitteenä tulee olla tapahtuman suunnitelmakartta. Luvattomasta yleisen alueen käytöstä peritään taksojen mukainen korvaus kaksinkertaisena. Mikäli lupa-alue vahingoittuu luvan saajan toimesta, korjataan vahingot luvan saajan kustannuksella. Lupa on maksullinen. Lisätietoa Oulun kaupunki, yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut. Musiikin soitto Valo on tehnyt Gramexin kanssa äänitteiden julkisesta esittämisestä ja teoston kanssa musiikin esitysluvista ja -korvauksista sopimukset, jotka kattavat Ratsastajainliiton ja sen jäsenseurojen ja jäsentallien järjestämät ratsastustapahtumat. Musiikki saa soida seurojen normaaleissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa ilman erillistä lupaa tai jälkikäteistä raportointia. Sopimus ei kuitenkaan kata elävää musiikkia, eikä musiikin kopiointia. 3.8 Tee aikataulu Kun olet löytänyt sopivan ajankohdan ja paikan, aikatauluta tapahtuman järjestäminen kokonaisuudessaan. Jatkossa aikataulu elää ja päivittyy, mutta isot linjat kannattaa lyödä lukkoon heti, kun se on mahdollista. Nyt voit lähteä kerimään aikataulua tapahtumapäivästä taaksepäin: missä vaiheessa tapahtumasta on tiedotettava, mihin mennessä budjetin on oltava valmiina, milloin viimeistään on otettava yhteyttä mahdollisiin yhteistyökumppaneihin ja niin edelleen. Aikatauluta myös tapahtuman jälkeen ajoittuvat tehtävät, kuten mahdollisten palkkioiden ja matkakorvausten maksaminen ja muut talouteen liittyvät asiat, palautteen käsittely ja raportointi, yhteenveto- ja palautekokous järjestelyssä mukana olleiden kesken ja niin edelleen.
9 4. Tapahtumasuunnitelma Tee suunnitelemastasi tapahtumasta tapahtuma suunnitelma Ratsastusseura Win win:n hallitukselle. Hallitus hyväksyy suunnitelman ja antaa tarvittaessa apua ja ohjeita. Tapahtumasuunnitelma malli, turvallisuussuunnitelma- ja riskianalyysi pohjat löytyvät Win win internet sivuilta. 5. Tapahtuman toteutus Tämä osuus on tapahtuman helpoin osuus, kunhan suunnitelmat on tehty hyvin ja huolella. Paikan järjestelyyn kannattaa varata aikaa. Parasta olisi, jos homman voisi hoitaa jo edellisenä iltana, näin ehtii vielä hankkia viime hetken unohtuneita tarvikkeita. Tehtävien jako etukäteen nopeuttaa toimintaa paikanpäällä, järjestelyiden kokonaisvastuu olisi hyvä olla ainakin yhdellä hallussa. Onhan avain taskussa tai oven avaus sovittu? Onko pöytiä, tuoleja ym. riittävästi? Onko vaihtokassa mukana ja siinä riittävästi pikkurahaa? Onko paikalle selkeä opastus? Tarvittaisiinko info-pistettä? Onko tienvarsiopasteet paikallaan? Onko paikalla mahdollisuus kuulutuksiin/juontamiseen? Onko paikalla riittävä äänentoisto esityksissä ym.? Onko uusien ihmisten rekrytointi huomioitu? Materiaalit ja tarvikkeet kannattaa hankkia viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa, jotta aikaa jää varasuunnitelmille, jos jotain ei saada hankituksi. Kahvituksen ja ruokailujen järjestämisessä huomio hygieniaan ja ruuan säilyttämiseen. 6. Tapahtuman raportointi Tapahtumasta kannattaa järjestää loppupalaveri, jossa käydään tapahtuma läpi ja kirjataan ylös kaikki oleellinen samalla voi kiittää osallistuneita. Arvioinnin voi pitää heti tapahtuman jälkeenkin. Kaikki materiaalit ja ohjeet kannattaa koota yhteen ja säilyttää, jotta seuraavalla kerralla ei tarvitsisi tehdä samaa työtä uudelleen. Varsinkin jos järjestelyryhmä vaihtuu, ovat kaikki ohjeet todella tärkeitä. Ohjeisiin kannattaa kirjata sekä onnistumiset että epäonnistumiset. Tapahtumasta tulee tehdä loppuraportti haliitukselle. Loppuraportissa tulee olla yhteenveto tapahtumasta ja lopullinen budjetti. Loppuraportti malli löytyy Ratsastusseura win win nettisivuilta.