KOKOUSKÄYTÄNNÖT
Kokous kokouksissa keskustellaan yhteisistä asioista ja tehdään niistä päätöksiä päätökset pannaan toimeen kokouksen jälkeen ja päätösten toimeenpanoa seurataan vapaus kokoontua, yhdistymisvapaus ja kokoontumisoikeus on yleismaailmallinen perusoikeus KOKOUS VAI NEUVOTTELU Kokous menettelytavat perustuvat lakiin ja kirjoitettuihin sääntöihin kokousta johtaa puheenjohtaja kokouksessa käytetään vakiintuneita kokousfraaseja kokouskutsun tulee olla yhteisön sääntöjen mukainen kokouksesta tehdään pöytäkirja päätös tehdään äänestämällä, jos yksimielisyyteen ei päästä
Neuvottelu menettelytavat perustuvat vakiintuneisiin käytänteihin puheenjohtajaa ei välttämättä ole, usein kuitenkin on neuvottelun vetäjä erityisiä vakiintuneita neuvottelufraaseja ei ole neuvottelun asialistan päätökset kirjataan muistioon tai sopimukseen neuvottelussa ei yleensä äänestetä, vaan pyritään yhteisymmärryksessä tehtyyn päätökseen
Kokouksen valmistelu kokouksen käytännön menettelytavat perustuvat lakeihin (esim. osakeyhtiölaki, yhdistyslaki), yhteisön sääntöihin (osakeyhtiön yhtiöjärjestys, yhdistyksen säännöt), ja kirjoittamattomiin sääntöihin eli vakiintuneisiin toimintatapoihin Käsiteltävät asiat, yhdistyksen kokoukset ja yhtiökokoukset valmistelee yhdistyksen ja osakeyhtiön hallitus, joka on myös toimeenpaneva elin ja joka huolehtii siitä, että käytännössä toimitaan päätösten mukaisesti. hallituksen kokousten valmistelusta vastaa hallituksen puheenjohtaja sihteerin avustuksella tilavaraus ja oheisohjelma, missä ja milloin kokous pidetään kokouskutsu ja esityslista, kutsu on yhtiökokouksen ja yhdistyksen vuosikokouksen päätösvaltaisuuden perusta. kokouskutsu on päätösvaltainen, jos kokouskutsu on annettu oikeaan aikaan ja oikealla tavalla (oikea aika tarkoittaa, että kutsu toimitetaan hyvissä ajoin)
Kokouksen päätösvaltaisuus riippuu yhdistyksen kokouksessa ja yhtiökokouksessa kokouskutsun oikeellisuudesta hallituksen kokouksessa läsnä olevien hallituksen jäsenten määrästä KOKOUSKUTSU Kokouskutsuun merkitään kokouksen aika ja paikka mahdollisimman tarkasti kokouskutsussa tulee olla myös käsiteltävien asioiden luettelo yleinen tapa on, että kokouskutsu ja esityslista kirjoitetaan samaksi asiakirjaksi esityslistassa luetellaan kaikki kokouksen alkutoimet ja käsiteltävät asiat kokouksen päättämiseen asti siinä järjestyksessä, kuin ne ehdotetaan kokouksessa käsiteltäväksi esityslista hyväksytään kokouksen alkutoimissa kokouksen työjärjestykseksi joko sellaisenaan kuin se on kokouskutsussa tai joiltain osin muutettuna
Kokouskutsu aihe, esim. syyskokous aika paikka esityslista kokouksen avaus kokouksen järjestäytyminen päätösvaltaisuus työjärjestyksen hyväksyminen käsiteltävät asiat omina lukuinaan muut asiat kokouksen päättäminen
Kokouksen kulku kokouksen avaus toimihenkilöiden valinta eli järjestäytyminen puheenjohtaja sihteeri pöytäkirjan tarkastajat Ääntenlaskijat päätösvaltaisuuden toteaminen työjärjestyksen hyväksyminen edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen ilmoitusasiat varsinaiset päätösasiat muut asiat kokouksen päättäminen
Varsinaiset päätösasiat ovat niitä asioita, joiden päättämistä varten kokous on kutsuttu koolle järjestys asian esittely keskustelun avaus keskustelu keskustelun päättäminen yhteenveto keskustelusta (mikäli keskustelussa on tullut esille vain yksi ehdotus asian ratkaisemiseksi eikä äänestystä tarvita, siirrytään seuraavaksi kohtaan päätöksen ilmoittaminen) äänestystavan valinta äänestysjärjestyksen valinta äänestys ja äänten laskeminen äänestystuloksen ilmoittaminen päätöksen ilmoittaminen asian käsittelyn päättäminen
Kokouksen jälkeen kokouksen jälkeen kirjoitetaan tarkastetaan ja hyväksytään pöytäkirja sekä ryhdytään toimiin kokouksen päätösten toimeenpanemiseksi pöytäkirja, kirjataan kokouksen päätökset. näin säilyvät muistissa ja pöytäkirjasta voidaan tarvittaessa tarkistaa mitä päätettiin. sen avulla myös voidaan päätöksistä tiedottaa niillekin, jotka eivät olleet kokouksessa. lisäksi hyväksytty pöytäkirja on juridisesti pätevä asiakirja, jonka avulla voidaan kokouksen päätökset pitävästi todistaa. pöytäkirja voi olla päätöspöytäkirja tai selostuspöytäkirja päätöspöytäkirjaan kirjataan pelkästään tehdyt päätökset, selostuspöytäkirjaan referoidaan lyhyesti myös päätöstä edeltänyttä keskustelua ja päätöksen perusteluja pöytäkirjan tarkastaminen pöytäkirja on pätevä vasta sitten, kun se on tarkastettu, ja että se vastaa kokouksen kulkua ja päätökset on kirjattu oikein pöytäkirjan tarkastamisessa on kolme vaihtoehtoista tapaa: kokouksessa valitut pöytäkirjan tarkastajat tarkastavat, seuraava kokous tarkastaa, sama kokous tarkastaa
Pöytäkirjan osat asiakirjan tunnistetiedot, yhteisön nimi, asiakirjan nimi, pöytäkirjan numero, sivunumero, kirjoittamispäivämäärä pääotsikko (kokouksen nimi) kokousaika, päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika puheenjohtajan ja sihteerin nimi läsnäolijoiden nimet, joko lueteltuna pöytäkirjan alkuosassa tai liitteessä, jos osanottajia on paljon jokainen työjärjestykseksi hyväksytyn esityslistan kohta on omana pykälänään, jossa on pykälän numero, otsikko ja teksti allekirjoitukset (usein puheenjohtaja ja sihteeri) mahdolliset liitteet
Pöytäkirjanote pöytäkirjanotteella voidaan todistaa jokin kokouksessa tehty päätös, otteen voi ottaa vain tarkastetusta ja hyväksytystä pöytäkirjasta otteessa on pöytäkirjan tunnisteosa johdateosa, kokouksen laatu, aika, paikka ja läsnäolijat pykälät kokouksen päätösvaltaisuudesta ja toimihenkilöiden valinnasta todistettavan päätöksen sisältävä pykälä pöytäkirjan allekirjoitukset ja tarkastusmerkinnät
Neuvottelumuistio kirjoita mikä neuvottelu pidettiin milloin neuvottelu pidettiin ketkä neuvotteluun osallistuivat mitä asioita käsiteltiin, mitä niistä todettiin ja sovittiin, kuka tai ketkä vastaa päätöksen toteuttamisesta