Kansallinen Terveysarkisto KanTa potilastiedon arkiston valtakunnallinen käyttöönottosuunnitelma Tähän dokumenttiin on koottu potilastiedon arkiston valtakunnalliseen käyttöönottoon liittyvät suunnitelmat ja toimenpiteet. Versio Pvm Tekijä Kuvaus 1.0 12.3.2013 Anna Kärkkäinen Hyväksytty Itohjausryhmässä 12.30.2013 1.1 3.5.2013 Anna Kärkkäinen Korjattu välittäjäauditointia s.5
1 Dokumentin tarkoitus Tässä dokumentissa kuvataan valtakunnallisen potilastiedon arkiston liittymisvaiheen käyttöönotto valtakunnallisesta näkökulmasta. Suunnitelmassa kuvataan arkiston valtakunnallisen käyttöönoton organisointi, kansallisten toimijoiden tuki käyttöönotoille sekä liittyviltä organisaatioilta edellytettävät liittymisvalmistelut aikatauluarvioineen. Käyttöönottosuunnitelma toimii alueellisten ja paikallisten käyttöönottohankkeiden suunnittelun tukena. Suunnitelman lisäksi alueellisille ja paikallisille hankkeille tuotetaan tukimateriaali, kuten konkreettinen listaus tarvittavista tehtävistä sekä tiedotus- ja koulutusmateriaalia. Ko. materiaalit julkaistaan www.kanta.fi sivustolla KanTa-palveluiden Käyttöönoton käsikirjan yhteydessä. Potilastiedon valtakunnallisen arkiston kehitystyön vaiheistaminen määritellään Vaiheistusasetuksessa sekä sitä täydentävässä vaiheistussuunnitelmassa. Ensimmäisessä vaiheessa arkistoon tallennetaan keskeiset potilasasiakirjat. Arkiston kokonaisuuteen kuuluvan Tiedonhallintapalvelun kehitystyön myötä tietoja haetaan koosteina, jotka mahdollistavat terveydenhuollon toimintaprosessien kehittämisen uudella tavalla. Tässä dokumentissa keskitytään ensisijaisesti liittymisvaiheen käyttöönottoon, jolloin julkisen terveydenhuollon organisaatiot liittyvät arkiston käyttäjiksi. Yksityisen terveydenhuollon organisaatioiden käyttöönotolle laaditaan oma suunnitelmansa. 2 Potilastiedon arkiston käyttöönoton tavoite Potilastiedon arkiston käyttöönoton tavoitteena on lainsäädännön 1 vaatimusten mukaisesti, että kaikki julkisen terveydenhuollon toimintayksiköt ovat liittyneet arkistopalveluun 1.9.2014 mennessä. Liittymisvaatimus koskee myös julkisen terveydenhuollon työterveyden toimintayksiköitä, sekä niitä sosiaalipalveluyksiköitä, jotka tuottavat potilastietoja. Yksityisen terveydenhuollon toimintayksiköiden tulee liittyä arkiston käyttäjäksi 1.9.2015. 2.1 Rajaukset ja oletukset Käyttöönoton toteutukseen sisältyy joitakin oletuksia ja rajauksia, jotka on kuvattu alla. Oletukset ja rajaukset liittyvät ennen kaikkea KanTa-palveluiden eri sidosryhmien rooleihin ja vastuisiin. 2.1.1 Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) vastaa valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden järjestämisen ja toteuttamisen yleisestä suunnittelusta, ohjauksesta ja valvonnasta. Väestörekisterikeskuksen hoitaman varmennepalvelun yleinen ohjaus ja valvonta kuuluvat kuitenkin sosiaali- ja terveysministeriölle ja valtiovarainministeriölle yhteisesti. 2.1.2 Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) vastaa valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käytön ja toteutuksen suunnittelusta ja ohjauksesta. Tehtävää toteuttaa Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivinen ohjaus yksikkö OPER. OPER vastaa valtakunnallisen käyttöönoton koordinaatiosta sekä alueille tarjottavasta tukimateriaalista ja kansallisen tason viestinnästä. Lisäksi THL vastaa koodistopalvelun 1 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007 1
sisällöstä, erityisesti SOTE-organisaatiorekisterin kehittämisestä yhteistyössä terveydenhuollon toimintayksiköiden kanssa. 2.1.3 Kansaneläkelaitos (Kela) vastaa kansallisten KanTa-tietojärjestelmäpalveluiden tuottamisesta ja vastaa teknisistä määrityksistä. Kelan tuottamaan KanTa-kokonaisuuteen kuuluu myös kansalaisten käyttöön tarkoitettu Omien tietojen katselu palvelu. 2.1.4 Väestörekisterikeskus (VRK) tuottaa terveydenhuollon varmennepalvelut valtion maksuperustelain (150/1992) mukaisesti julkisoikeudellisina (omakustanteisina) suoritteina. Väestörekisterikeskuksen terveydenhuollolle tuottamat varmennepalvelut käsittävät varmennetietojärjestelmän ja sen varakeskuspalvelun sekä hajautetun varmennekorttien tilausja hallinnointijärjestelmän käyttämisen, varmennehakemiston ja sulkupalvelun ylläpitämisen sekä kortinlukijaohjelmiston, varmenteiden, toimikorttien ja muiden mahdollisten teknisten alustojen tarjoamisen ja toimittamisen. 2.1.6 Sosiaali- ja terveydenhuollon lupa- ja valvontavirasto (Valvira) vastaa terveydenhuollon kansallisissa tietojärjestelmissä käytettävistä rooli- ja attribuuttitietopalvleuista ja Valvira-koodistoista. Valvira vastaa myös varmennepalveluiden toteutuksessa tarvittavien terveydenhuollon toimintaan ja ammatinharjoittamiseen liittyvien asiantuntijapalveluiden antamisesta Väestörekisterikeskukselle. Lisäksi terveydenhuollon ja sen järjestelmien toimintojen ohjaaminen ja valvominen sekä muu ns. substanssiosaamisen piiriin kuuluva toiminta kuuluu yhä Valviralle. 2.1.7 Käyttöönottava organisaatio vastaa omien sisäisten ja organisaatioiden välisten toimintamallien, sekä asiakkaille/ potilaille tarjottavien palveluiden kehittämisestä valtakunnallisten toimintamallien mukaisiksi. Käyttöönottava organisaatio vastaa omasta liittymisestään sekä arkiston käytön leviämisestä organisaatiossaan. 2.1.8 Yksityiset terveydenhuollon yksiköt vastaavat omalta osaltaan valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon liittymisestä käyttöönoton toisessa vaiheessa. 2.2 Käyttöönoton riippuvuudet Käyttöönottojen aloittaminen edellyttää sitä, että arkistoon liittyviin potilastietojärjestelmiin on toteutettu vaadittavat toiminnallisuudet ja ne ovat läpäisseet auditointikriteerit, mukaan lukien yhteistestauksen Kelan kanssa sekä tietojärjestelmien ristiintestauksen. Tietojärjestelmien valmistumisen edellytyksenä on, että tarvittavat määrittelyt ovat valmistuneet ajoissa, ja ne ovat riittävän tarkat ja yksiselitteiset jotta tietojärjestelmät on voitu toteuttaa yhdenmukaisella tavalla. Kansallisen potilastiedon arkiston käyttöönottoon liittyy myös terveydenhuoltolain mukaisen sairaanhoitopiirin yhteisen potilasrekisterin käyttöönotto. KanTa:n kautta voidaan toteuttaa yhteisrekisterin toteutuksessa tarvittava informointien ja kieltojen hallinta, sekä välittää arkistoon vietyä potilastietoa organisaatioiden välillä. Kansalaisten näkökulmasta potilastiedon arkistoon liittyy myös mahdollisuus arkistoon vietyjen potilastietojen katseluun sekä suostumus- ja kieltotietojen hallintaan Omien tietojen katselu palvelun kautta. 2
3 Lähtötilanne Valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon liittyminen ja arkiston käyttöönotto on toinen vaihe kansallisen potilastiedon arkiston (KanTa) palveluiden kokonaisuudessa. Ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin sähköisen lääkemääräyksen ja tähän liittyvien kansallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönotto. Julkisen sektorin käyttöönotot toteutetaan 4/2013 mennessä. Ensimmäisen vaiheen tuloksena julkisen sektorin toimintayksiköt ovat jo toteuttaneet useita asioita, jotka ovat hyödynnettävissä KanTa-palveluiden kokonaisuutta ajatellen. Tällaisia seikkoja ovat mm. tekninen liittyminen KanTa-palveluihin ja liittymismallin valinta, henkilöstön varmennekorttien hankinta ja toimintatapa korttien tilaukseen sekä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät toimenpiteet kuten tietoturvapolitiikan laatiminen ja tietosuojavastaavien nimeäminen. Potilastiedon arkistoa on pilotoitu Kuopiossa syksyllä 2011. Pilotti toteutettiin suppeamalla tietosisällöllä, kuin mitä liittymisvaiheessa edellytetään. Pilotti kuitenkin osoitti, että Kuopion käyttämästä tietojärjestelmästä potilastiedot siirtyivät KanTaan oikein. STM on toteuttanut 6/ 2012 alueille kyselyn, jossa on tiedusteltu terveydenhuollon toimintayksiköiden aikataulullisia valmiuksia arkiston käyttöönottoon sekä arkiston käyttöön liittyen tunnistettuja odotuksia, hyötyjä ja riskejä. Kyselyn tulokset on huomioitu sekä valtakunnallisen käyttöönoton vaiheistuksen että käyttöönoton toimenpiteiden suunnittelussa ja valmistelussa. Ennen arkistoon liittymistä potilasasiakirjoilla Pohjois-Karjala ja Itä-Savo ovat liittyneet valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon yhteisrekisteritoiminnallisuudella. Sairaanhoitopiirin alueen yhteisen potilasrekisterin edellyttämät tiedot kansalaisille annetusta informoinnista ja tietojen luovutuskielloista ylläpidetään valtakunnallisessa palvelussa. Valtakunnallisen potilastiedon arkiston käyttäminen edellyttää potilasasiakirjojen asianmukaisen käsittelyn lisäksi sitä, että potilastietoja kirjataan rakenteisella tavalla. Rakenteisen kirjaamisen valmiudet vaihtelevat suuresti alueilla, mikä huomioidaan arkiston käyttöönottosuunnitelmassa erityisesti koulutus- ja viestintäosioissa. OPER koordinoi potilastiedon arkiston käyttöönottoa yhteistyössä alueellisten toimijoiden kanssa. Sairaanhoitopiirejä on 20, kuntia 336 kpl (2012 tilanne). Erilaisten aluellisten palveluiden järjestämis-ja tuotantomallien johdosta arkistoon liittyviä toimijoita on kuitenkin vähemmän, arviolta n. 170 kpl. Meneillään olevat kunta- ja palvelurakenneuudistukset muuttavat tilannetta tulevien vuosien aikana. 3
4 Potilastiedon arkiston käyttöönoton organisointi Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen OPER-yksikkö vastaa valtakunnallisen potilastiedon arkiston käyttöönoton kansallisesta toimeenpanosta. Sairaanhoitopiirit vastaavat oman alueensa toimintayksiköiden käyttöönottoprojektien koordinoinnista ja raportoinnista OPERille. OPERin alueelliset erikoissuunnitelijat toimivat alueilla aluehankkeiden ja paikallisten käyttöönottoprojektien tukena. Käyttöönottoprojektin valtakunnallisena seurantaryhmänä toimii Varjo-työryhmä. Varjo-työryhmä on vastaavasti seurannut ja koordinoinut sähköisen lääkemääräyksen käyttöönottoa. Työryhmän jäseniä ovat mm. arkiston käyttöönoton aluehankepäälliköt, potilastietojärjestelmätoimittajien edustajat sekä Operin alueelliset erikoissuunnitelijat, viestinnän kehittämispäällikkö sekä koulutuksesta vastaava erikoissuunnittelija. Potilastiedon arkiston käyttöönoton osalta työryhmä mm. seuraa käyttöönottojen edistymistä ja vahvistaa tarkennetut liittymisajankohdat. Lisäksi työryhmässä voidaan käsitellä arkiston käyttöönottoon liittyviä sisällöllisiä kysymyksiä toimijoiden tarpeiden mukaisesti. Työryhmät tehtävät määritellään tarkemmin asettamispäätöksessä. Aluehankkeet organisoituvat kunkin alueen tarpeita vastaavalla, tarkoituksenmukaisella tavalla. Alueilla suunnitellaan ja valmistellaan potilastiedon arkistoon liittyminen siten,että valtakunnallinen aikataulu toteutuu. Alueellisten hankkeiden käynnistyminen todennetaan hallinnollisten päätösten ja suunnitelmien peursteella. Alueellisissa hankkeissa voi olla yksi tai useampia paikallisia käyttöönottoprojekteja. Lisäksi alueilla voi olla yhteisiä tehtäväkokonaisuuksia, kuten käyttäjien kouluttaminen. Alueellisten hankkeiden tehtävänä on yhteistyön edistäminen paikallisten organisaatioioden kesken. 4.1 Roolit ja vastuut potilastiedon arkiston käyttöönotossa Valtakunnallisen potilastiedon arkiston onnistunut toteutuminen edellyttää, että käyttöönoton tehtävät ja eri osapuolten vastuut ovat selkeät. Alla olevassa kaaviossa on kuvattu vastuiden jakautuminen kansallisen, alueellisen ja paikallisen tason toimijoiden kesken. Kansallisen tason vastuut on eritelty Kelan ja OPERin kesken. Alueellisesti ja paikallisesti toteutettavien, konkreettisten arkistoon liittymisen edellyttämien tehtävien lista julkaistaan erikseen osana käyttöönoton käsikirjaa. Kansallinen taso/ OPER Kansallinen taso/ Kela Alueellinen taso Paikallinen taso Kansallisen kokonaisuuden koordinointi ja aikatauluttaminen KanTa-palveluihin liittymisen hakemusprosessi Alueellisten käyttöottosuunnitelmien laatiminen Käyttöönottojen suunnittelu ja valmistelu Alueellisten hankkeiden tukeminen ja seuranta Käyttöönottokokeen ohjeistaminen Tarvittaessa hankintojen koordinointi Resursointi ja budjetointi Koulutusmateriaalin ja arkiston käyttöön liittyvien Tekninen tuki Alueellinen tiedotus ja Käyttöönoton edellyttämien 4
toiminnallisten ohjeiden tuottaminen liittymiselle koulutus tehtävien organisointi Kansallinen viestintäsuunnitelma ja tiedotusmateriaalin tuottaminen Kansalaisviestinnän suunnittelu ja toteutus Paikallisten projektien koordinointi käyttöönottojen tukeminen, seuranta ja raportointi KanTa-palveluihin liittymisen hallinnolliset toimenpiteet (hakemus) Konkreettisten työohjeiden tuottaminen alue- ja paikallisprojektien tueksi KanTa-palveluihin liittyminen (jos tehdään alueellisesti) Potilastietojärjestelmän päivittäminen Kansallisten toimijoiden toimenpiteiden yhteensovittaminen Tekninen liittyminen (jos ei tehdä alueellisesti) Tiedottaminen ja koulutus paikallisesti 5 Käyttöönoton vaiheistus Potilastiedon arkiston käyttöönotot voidaan käynnistää, kun käytettäviin potilastietojärjestelmiin on toteutettu tarvittavat muutokset, ne ovat läpäisseet Kelan testausprosessin, ja lisäksi ne on auditoitu ulkopuolisen, valtuutetun auditoijan toimesta. Kelan testausprosessi sisältää ohjelmistotoimittajan oman testauksen KanTaa vasten, teknisen testauksen Kelan kanssa sekä asiakastestauksen. Lisäksi edellytetään yhteistestausta eri potilastietojärjestelmien kesken. Testausvaatimukset määritellään erillisessä testausprojektissa. Jos KanTa-palveluihin liittymisessä käytetään välittäjätahoa, tulee myös välittäjätaho auditoida ulkopuolisen, valtuutetun auditoijan toimesta. Terveydenhuollon yksikön tai julkisen viranomaisen kokonaan omistaman yhtiön (esim. sairaanhoitopiiri tai sen omistama liikelaitos) auditointi voidaan kuitenkin tehdään itseauditointina. Terveydenhuollon toimintayksiköiden auditointi tehdään itseauditointina. Auditointivaatimukset arkistoa varten tarkennetaan alkuvuodesta 2013, ja tiedotetaan toimintayksiköitä vaatimusten toteuttamisen todentamisen raportoinnista. Ensimmäiset käyttöönotot toteutetaan syksyn 2013 aikana. Julkisen sektorin käyttöönottojen lakisääteinen takaraja on 1.9.2014. STM on tehnyt sairaanhoitopiireille kesällä 2012 kyselyn, jossa pyydettiin ilmoittamaan arvioitu arkistoon liittymisen ajankohta kuukausitasolla. Kyselyn vastauksiin pohjautuen on käynnistetty valtakunnallisen liittymisaikataulun laadinta. Suunnitelman ensimmäinen versio on julkaistu 11/2012, ja suunnitelmaa tarkennetaan yhteistyössä liittyjien kanssa. Aikataulujen vahvistamisessa huomioidaan potilastietojärjestelmien valmistuminen ja hyväksyminen arkistokelpoiseksi. Liittyjät voivat aloittaa omia liittymisvalmistelujaan samanaikaisesti potilastietojärjestelmien kehittämisen kanssa. Liittymisjärjestys ja liittymisten tilanne julkaistaan www.kanta.fi sivuilla. 5
Liittymisvalmistelut Potilastietojärjestelmien kehittäminen Organisaation auditointi Järjestelmien auditointi Toiminnallinen liittyminen Tekninen liittyminen Arkistoon liittyminen tuotteistetaan selkeäksi kokonaisuudeksi, johon sisältyy hallinnollinen liittyminen hakemuksineen Kelalle sekä käyttöönottokokeen toteutus. Varmennepalveluiden osalta alueilla ja paikallisesti on varmennekorttien jakelu käynnistettu jo sähköisen lääkemääräyksen liittymisen yhteydessä. 6 Käyttöönottojen toteutus Sekä kansallisen että alueellisten ja paikallisten käyttöönottoprojektien toteutus voidaan jäsentää viiteen osaan: 1) käynnistys 2) suunnittelu ja valmistautuminen 3) liittyminen, 4) käyttöönotto ja 5) seuranta ja projektin päättäminen. Käynnistysvaiheeseen kuuluvat projektin käynnistämispäätös sekä toteutustavan määrittely ja resursointi Suunnittelu- ja valmisteluvaiheeseen sisältyvät käyttöönottosuunnitelman dokumentointi ja hyväksyminen sekä potilastietojärjestelmän päivittäminen, tarvittaessa hankintojen ja kehitystyön toteuttaminen, koulutuksen suunnittelu, auditointi sekä paikallisten toimintamallien suunnittelu ja testaus: Liittymisvalmistelujen lisäksi keskeistä on valmistautuminen uusiin toimintatapoihin palvelutuotannossa. Liittymisvaiheeseen kuuluu tekninen ja hallinnollinen liittyminen valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon. Osa liittymistä on liittymishakemuksen toimittaminen Kelalle, käyttöönottokoe ja liittymisopimus. Liittymisvaihe aikataulutetaan valtakunnallisesti OPERin ja aluehankkeiden yhteistyönä. Käyttöönottovaiheeseen sisältyy arkiston tuotantokäytön aloitus terveydenhuollon toimintayksiköissä. Seuranta- ja projektin päättämisen vaiheessa käyttöönottoprojekti dokumentoidaan projektiorganisaatio voidaan purkaa. 6
6.1 Käyttöönoton tehtäväkokonaisuudet Käyttöönoton tehtäväkokonaisuudet kuvataan yksityiskohtaisesti www.kanta.fi sivuilla julkaistavassa Käyttöönoton käsikirjassa. Käsikirjaan kootaan konkreettinen tehtävälista toimenpiteistä, joita liittyminen edellyttää. Myös alueellisen ja paikallisen hankkeen projektisuunnitelmapohjassa on jäsennetty käyttöönoton edellyttämiä tehtäviä. Lisäksi sivuilla julkaistaan Kelan Liittymisohje KanTa-palveluihin dokumentti. Keskeisimpiä tehtäviä projektin alkuvaiheessa ovat potilastiedon arkiston toimintamalleihin perehtyminen, auditointivaatimuksiin perehtyminen ja tarvittavien toimenpiteiden käynnistäminen vaatimusten toteuttamiseksi, sekä teknisen liittymismallin vaihtoehtojen arviointi ja mallin valinta. Liittymismalli ja liityntäpiste voi olla sama kuin sähköisen lääkemääräyksen osalta. Jos arkiston liittymismalli on eri (tai muuten tarvittaessa), on käynnistettävä tarvittavat hankinnat mm. tietoliikenteen ja liittymispisteen teknisen toteutuksen osalta. Lisäksi on hyödyllistää käynnistää/ jatkaa henkilövarmenteiden hankkimista kaikille, jotka jollain tavalla tulevat käyttämään valtakunnallista arkistoa. OPERin alueelliset erikoissuunnittelijat toimivat alueellisten ja paikallisten hankkeiden tukena valmisteluvaiheessa. Liittyjien kanssa järjestetään liittymisen tukikokoukset kuusi kuukautta, kolme kuukautta ja yksi kuukausi ennen suunniteltua liittymisajankohtaa. Kokouksissa varmistetaan liittyjien kanssa liittymistoimenpiteiden toteutuksen edistyminen. 7 Raportointi ja seuranta Potilastiedon arkiston käyttöönoton toimeenpanosta vastaa THL:n OPER-yksikkö. Käyttöönoton edistymistä seurataan Varjo-ryhmässä kuukausittain. Seurannan painopisteitä ovat käyttöönoton valmistautumistoimenpiteiden toteutuminen sekä käyttöönoton jälkeen käytön seuranta. Varjo-työryhmässä voidaan käsitellä yhteisesti myös valmistautumiseen ja arkiston käyttöön liittyviä sisällöllisiä kysymyksiä. Seurantatietojen kokoamisessa aletaan hyödyntää Operin yhteistyöalustan kautta heti kun mahdollista. Siihen saakka tietoja kerätään alueellisesti aluehankepäälliköiden kautta kuukausittain. Paikallisprojektien projektipäälliköt vastaavat tietojen toimittamisesta aluehankepäällikölle. Alueellista seurantaa erva-tasolla toteuttavat myös Operin alueelliset erikoissuunnittelijat. 7.1 Raportointi ja seuranta projekteissa Aikataulun koordinointia varten tarvitaan tiedot liittymishakemuksen suunnitellusta ajankohdasta ja tuotantokäytön aloittamisen suunnitellusta ajankohdasta. Kunkin liittyjän ajankohdat tarvitaan erikseen. Terveydenhuollon toimintayksiköiden on toteutettava liittymisen edellyttämät valmistelun liittymishakemuksen jättämiseen mennessä. Liittymisaikatauluja koordinoidaan Varjo-työryhmässä, joten aikataulusuunnitelmien raportointi toteutuu Varjo-työryhmän toiminnan kautta. Käyttöönoton valmistelutehtävien ja arkiston käyttöä koskevien tieotjen osalta liittyjien ja alueiden tuottamien seurantatietojen koonnissa 7
hyödynnetään Operin yhteistyöalustaa, joka on tavoitteena ottaa käyttöön kevään 2013 aikana. Käyttöönoton edellyttämien tehtävien edistymisen ja arkiston käytön raportoinnin ja seurannan menetelmiä tarkennetaan, kun yhteistyöalusta on otettu käyttöön. 7.2 Raportoitavat tiedot Potilastiedon arkiston käyttöönoton osalta seurataan sekä liittymistä edeltävien valmistelutehtävien edistymistä että liittymisen jälkeen arkiston käyttöä. Valmistelutehtävien osalta seurataan edellä mainittujen tehtävien toteutumista sekä yhteistyöalustan kautta, että liittymistä edeltävissä yhteisissä kokouksissa (6kk, 3kk ja 1kk). Myös Varjo-työryhmän kokouksissa todetaan valmistelujen etenemisen tilanne. Arkiston käytön osalta raportoitavia asioita tarkennetaan myöhemmin. Raportoinnissa hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan keskitetystä Kelan kautta saatavia tietoja, esimerkiksi tehtyjen informointien, suostumuksien ja kieltojen määrä. Lisäksi seurataan mm. arkistoitujen asiakirjojen määrää, luovutuksia sekä arkiston toimintavarmuutta, vasteaikoja ja käyttäjien tyytyväisyyttä arkiston käyttöön. 7.3 Riskien arviointi ja varautuminen Käyttöönoton riskiejä arvioidaan jatkuvasti STM:n Kelan, aluehankkeiden sekä muiden sidosryhmien kanssa. Potilastiedon arkiston valtakunnallisen tason riskienhallinnasta vastaa OPER, samoin tarvittavista toimenpiteistä valtakunnallisella tasolla. Havaittuja riskejä ja tarvittavia toimenpiteitä käsitellään Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon yhteistyöryhmässä, THL:n ja Kelan IT-ohjausryhmässä sekä Varjo-työryhmässä. Valtakunnallisen käyttöönoton tunnistetut riskit sekä niiden vaikuttavuus ja todennäköisyys on kuvattu alla olevassa taulukossa, samoin riskien hallinnan ja varautumisen keinot. Riski Potilastietojärjestelmien valmistuminen ajoissa (edellyttää määrittelyjen valmistumista) Potilastietojärjestelmien yhteentoimivuus Käyttöönoton ohjeistuksen selkeys ja riittävyys Hallinta- ja varautumiskeino - Toteutusvaiheessa riittävä vuorovaikutus määrittelyjen tarkentamiseksi ja kehitystyön edistämiseksi - Kattava ja laadukas testausprosessi toiminnallisuuksien ja tietosisältöjen osalta: ristiin testaus, positiivinen ja negatiivinen testaus, selkeät testauksen vastuut - määrittelyjen täsmällisyys ja tarkennukset - kattava ristiintestaus - reseptin kokemusten ja palautteiden hyödyntäminen - palautteet ensimmäisiltä liittyjiltä - ohjeistuksen täydentäminen tarpeen mukaan - Varjo-työkokousten hyödyntäminen ohjauksessa ja ongelmatilanteiden yhteisessä käsittelyssä - monipuolinen ohjauksen materiaali: projektisuunnitelmapohjat, seminaarit ym. - erva-suunnittelijoiden tuki ja ohjaus alueilla (roolit määritelty erillisessä roolit ja vastuut -dokumentissa) 8
Käyttäjien valmiudet edellytettyyn asiakirjojen käsittelyyn ja rakenteiseen kirjaamiseen Aikataulun pitävyys ja liittyjien aikataulujen yhteensovittaminen Tietoliikenteen ja kansallisten palveluiden kapasiteetin riittävyys - viestintä ja koulutus asiakirjojen käsittelyprosessien ja rakenteisen kirjaamisen merkityksestä arkiston hyödyntämisessä - koulutusmateriaalin tuottaminen ja toimintamallikoulutukset alueille - kirjaamisohjeiden täsmentäminen - suunnittelun käynnistäminen ajoissa - lopullisen aikataulun lukitseminen ja tarkentaminen kun potilastietojärjestelmät valmiit - selkeä liittymisprosessi - ennakoivat yhteistyökokoukset, tarkistukset valmisteluvaiheessa - kuormituksen jatkuva seuranta - tilanteen mukaiset toimenpiteet (kapasiteetin lisäys, keinot kuormituksen hallintaan) 9
8 Kustannukset ja rahoitus Liittyjät vastaavat omista käyttöönottokustannuksistaan sekä käytönaikaisista kustannuksista maksujaoston suunnitelman mukaisesti (tarkentuu). Käyttöönottokustannukset muodostuvat useista tekijöistä. Kustannusten arviointia varten Käyttöönoton käsikirjassa on kustannustaulukkorunko, johon kustannuksia voi arvioida ja koota. Käyttöönottokustannuksia aiheustuu esimerkiksi käyttöönottoprojektin projektinhallinnasta, potilastietojärjestelmän päivityksistä sekä tietoliikenneratkaisuista (jos tarvitaan uusia ratkaisuja ereseptin käyttöönoton yhteydessä tehtyjen ratkaisujen lisäksi). Myös henkilöstön koulutuksesta aiheutuu koulutukseen käytettävän työpanoksen myötä kustannuksia, samoin varmennekorttien käyttöönotosta. 9 Viestintä Valtakunnallisen potilastiedon arkiston käyttöönoton viestintäsuunnitelma on osa KanTakokonaisuuden viestintäsuunnitelmaa. Lisäksi työstetään mallipohja alueellisten ja paikallisten hankkeiden viestintäsuunnitelmista. Materiaalit julkaistaan Käyttöönoton käsikirjassa. OPER työstää viestinnän ja tiedotuksen tukimateriaalia alueellista ja paikallista ammattilaisviestintää varten. Kela vastaa kansalaisviestinnän suunnittelusta ja toteutuksesta. 10 Koulutus Potilastiedon arkisto edellyttää laajaa terveydenhuollon ammattilaisten koulutusta. Koulutusta tarvitaan niin tietoturvaan ja tietosuojaan, potilasasiakirjojen käsittelyn ja rakenteisen kirjaamiseen kuin potilastiedon arkiston toimintamalleihin liittyen. Valtakunnallisesti tarjotaan koulutusta potilastiedon arkiston toimintamalleihin. Toimintamallikoulutusta varten tuotetaan kevään 2013 aikana verkkokoulu www.kanta.fi sivuille. Verkkokoulun kautta ammattilaiset voivat opiskella toimintamalleja itsenäisesti, silloin kuin kullekin parhaiten sopii. Verkkokoulusta voi tehdä myös osaamista mittaavia testejä, ja tulostaa todistuksen verkkokoulun läpikäynnistä. Verkkokoulu kattaa valtakunnallisen potilastiedon arkiston yleisen esittelyn sekä keskeiset toiminnallisuudet: 1) informointien, kieltojen ja suostumuksien toteutus 2) asiakirjojen tallentaminen arkistoon 3) rakenteinen kirjaaminen 4) valtakunnallisessa arkistossa olevien asiakirjojen käyttö 5) potilasasiakirjojen käsittely (korjaaminen, käytön valvonta) 6) Omien tietojen katselun rooli Verkkokoulun sisältöjä täydennetään tarpeen mukaan. 10
Verkkokoulun lisäksi toimintamallien omaksumista tuetaan toimintamallikoulutuksella. Oper järjestää toimintamallikoulutuksia alueellisille ja paikallisille pääkouluttajille, jotka edelleen kouluttavat henkilöstön alueellaan tai organisaatiossaan. Operin toimintamallikoulutuksen aloitetaan syksyllä 2013. Koulutuksia voidaan järjestää alueilla tai keskitetysti etäyhteyksiä hyödyntäen. Toimintamalleista tuotetaan myös kirjallinen materiaali osaksi Käyttöönoton käsikirjaa. Liittyvissä terveydenhuollon toimintayksiköissä tulee lisäksi varmistaa, että ammattilaisilla on riittävä osaaminen tietoturva- ja tietosuoja-asioista. Koulutuksessa voi hyödyntää kanta.fi sivuilla olevan verkkokoulun (osa sähköisen lääkemääräyksen verkkokoulun toteutusta) Tietoturva ja tietosuoja osiota. Myös potilasasiakirjojen käsittelyyn ja kirjaamiseen liittyvä koulutustarve on syytä kartoittaa ja järjestää tarvittava koulutus. Rakenteinen kirjaaminen on osa arkiston toimintamallien verkkokoulua, mutta myös syvällisempi koulutus voi olla tarpeen. Terveydenhuollon arkistoinnista vastaaville järjestetään erikseen arkistonhoitajien tehtäviin ja Arkistonhoitajan käyttöliittymään liittyvää koulutusta. Liittyjien koulutussuunnittelua varten tuotetaan koulutussuunnitelmapohja osaksi Käyttöönoton käsikirjaa. 11