MUISTIO 1 (5) Vaski-kirjastojen Melinda-aloituskokous Aika Tiistai klo 10 13 Paikka Läsnä Kansalliskirjasto, Leipätehdas, huone V620, Kaikukatu 4, Helsinki Kaisa Hypén, Vaski-kirjastot Aki Pyykkö, Vaski-kirjastot Anna Viitanen, Vaski-kirjastot Seppo Lindström, Axiell Anu Tarvainen, Axiell Minttu Hurme, Kansalliskirjasto Henri Mäkilä, Kansalliskirjasto Minna Olkinuora-Tauru (pj.), Kansalliskirjasto Jaana Routakangas (siht.), Kansalliskirjasto Tuomo Virolainen, Kansalliskirjasto 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.00. Aluksi pidettiin esittäytymiskierros. 2. Melindan ja Vaski-kirjastojen tilanne Vaski-kirjastoissa on odottavat tunnelmat, ei vielä tiedetä tarkkaan mitä kaikkea liittymisprosessin myötä on tulossa. Siksi toiveissa on projektisuunnitelman täsmentyminen ja projektin aikataulun tarkentuminen. Taustaksi Vaski-tietokannasta kerrottiin, että taustalla on paljon yhdistymisiä ja konversioita vuosien varrelta. Vaski-kirjastoissa kuvailutyötä organisoidaan uudelleen Melindaan liittymisprosessin rinnalla. Kerrattiin lyhyesti yleisten kirjastojen Melindaan liittymisen tilanne. Piki-kirjastojen prosessi on jo hyvin pitkällä. Myös Anders-kirjastojen liittyminen on edennyt hyvin. Koha-Melinda-yhteistyö on käynnistetty ja Koha-kirjastot ovat tehneet periaatepäätöksen liittymisestä. Kohaan liittyvien asioiden selvittelytyö on käynnissä. 3. Palvelusopimus Melinda-palveluun liittyminen edellyttää palvelusopimuksen allekirjoittamista. Melinda-wikissä on tietoa aiheesta sivulla Palveluun liittyminen. Palvelusopimus toimitetaan Kansalliskirjastosta allekirjoitettavaksi. Allekirjoittajana toimivan Turun kaupunginkirjaston on koottava valtuutukset allekirjoittaa sopimus muiden kimpan organisaatioiden puolesta. Valtuutusdokumenttiin löytyy malliteksti Melinda-wikistä: https://www.kiwi.fi/display/melinda/palveluun+liittyminen. Sovittiin, että Kaisa Hypén toimii yhteyshenkilönä sopimusasiassa. Kansalliskirjastossa yhteyshenkilönä on Jaana Routakangas, sopimustekstiin liittyvien kysymysten osalta Nina Hyvönen. 4. Osapuolien kartoittaminen
MUISTIO 2 (5) Keskusteltiin Vaski-kirjastojen tietohallinnon osallistumisesta projektiin. Tietohallinnon aktiivisuus on vaihdellut eri kirjastojen kohdalla. Vaskin palvelimet ovat Turun kaupungilla. Mahdolliset tietohallinnosta tulevat kysymykset voi ohjata Henri Mäkilälle. Vaskilla ei ole omaa katselmointitietokantaa, todennäköisesti sellainen vuokrataan määräajaksi. 5. Konversio Vaski-tietokantaan on tehtävä ISBD- ja RDA-konversiot. Vielä ei ole esimerkkitapausta Axiellin tekemästä RDA-konversiosta, sillä Piki-tietokannan konversioaikataulu ei ole varmistunut. Axiellilta tarvitaan tietoa RDA-konversioiden toteuttamisen kokonaissuunnitelmasta Pikin, Andersin ja Vaskin osalta. Vaski-kirjastoja kiinnostaa Pikin konversiosta saatavat opit. Melindaan pääsiäisen aikaan tehty RDA-konversio sujui hyvin, mutta korjattavaakin jäi ja jälkitöitä tehdään vielä. Vaski-tietokantaa on siivottu pitkään, mm. tuplatietueita on poistettu. Tietokannan virheistä on tehty listaus, joka on toimitettu Kansalliskirjastoon. Sovittiin, että Vaski toimittaa sen myös Axiellille. Kansalliskirjaston tekemät massakorjaukset menevät vain Melindaan ja tulevat replikoinnin kautta paikalliskantaan, mikäli tietuetta käsitellään. Oman tietokannan käytettävyyden kannalta oleellisia korjauksia sen sijaan on pyydettävä Axiellilta. Keskusteltiin Vaski-tietokannan konversioiden toteuttamisesta: tehdäänkö konversiot peräkkäin vai aluksi ISBD ja vasta myöhemmin RDA. Vaski-kirjastot eivät haluaisi RDA-konversiota kovin nopeasti, sillä heillä ei ole vielä valmiuksia siirtyä RDA-kuvailuun. Vaski-kirjastoissa RDAkuvailuun siirtyminen liittyy kuvailun keskittämiseen, joka on valmisteilla syksyksi. Kansalliskirjaston puolesta konversioiden toteuttamisella yhdessä tai erikseen ei ole merkitystä, mutta koeharavointia ja muita toimenpiteitä ei ole mielekästä tehdä ennen kuin Vaski-tietokanta on konvertoitu RDA:han. Axiellin puolesta konversioiden toteutuksen pitäisi sujua erikseenkin, kunhan vain aikataulut saadaan sovitettua. Vaski-kirjastojen mukaan aikaisin ajankohta RDA-konversiolle olisi elokuussa (elokuun loppuun mennessä). Tällöin syyskuun alussa voitaisiin tehdä koeharavointi ja olisi vielä mahdollista pysyä alkuperäisen suunnitelman mukaisessa aikataulussa ja Vaski-kirjastot olisivat mukana Melindassa vuoden 2016 loppuun mennessä. Kansalliskirjaston kannalta olisi hyvä, jos aikataulussa pysyttäisiin, sillä resurssitilanne ensi vuoden osalta on vielä epäselvä. Sovittiin, että ISBD-konversion valmistelu käynnistetään pian. Aikataulusta ollaan yhteydessä Kansalliskirjastoon. Vaski-kirjastot pohtivat säännöstöä, jolla Axiell toteuttaa konversion: onko se lähellä Kansalliskirjaston säännöstöä vai enemmän Piki-tietokannalle tehdyn kaltainen? Sovittiin, että Axiell selvittää asian. 6. Tekniset kysymykset Tietoliikenneavauksia varten tarvitaan tieto ulospäin lähetettävistä IP-osoitteista. Kansalliskirjastossa avataan tarvittavat palvelut käyttöön: hakurajapinnat, luettelointirajapinnat, replikointipalvelin. IP-osoitteet kannattaa toimittaa mahdollisimman pian, jotta voidaan testata yhteyksiä. Näissä on aiempien kirjastojen kanssa huomattu komplikaatioita ja niiden selvittely saattaa viedä aikaa. Kansalliskirjaston palvelimien osoitteet lähetetään Vaskille palomuurien avauksia varten ohjeiden kera. Rajapinta-asennuksia ei tarvita, sillä tietojen haravoinnissa käytetään samoja rajapintoja kuin Finnassa.
MUISTIO 3 (5) Pääkäyttäjätunnukset ohjeineen lähetetään myös Vaskille. Melindassa on eritasoisia tunnuksia: admin- eli pääkäyttäjätaso (mm. pääsy luettelointitilastoihin, oikeus tehdä luetteloijatunnuksia); luettelointitaso 4 ja poimintataso 7. Viimeinen näistä ei ole oleellinen Aurora-kirjastoille. Vaski-kirjastot ovat jo hankkineet Axiellin luettelointipro-ominaisuudet luettelointiohjelmaansa. Ominaisuuksia pääsee testaamaan kokonaisuudessaan katselmointitietokannassa. Suositeltavaa onkin olla hyvissä ajoin liikkeellä ja aloittaa kokeilu katselmoinnissa. Käytiin läpi liittymisprosessin teknisiä vaiheita. Prosessin alussa on enemmän suunnittelua ja liittyvälle kirjastolle tulevaa työtä, loppupäässä painopiste siirtyy Kansalliskirjaston tekniseen työhön. Koeharavoinnin jälkeen koeajoissa katsotaan, miten aineisto yhdistyy Melindassa olevaan aineistoon ja löytyykö systemaattista korjattavaa. Toistot riippuvat aineistosta ja löydöksistä. Otoksia koeajetusta aineistosta viedään Melindan katselmointiin (testiympäristö, johon myös Vaski saada oikeudet). Kirjasto miettii rajaukset siirrettävälle aineistolle onko jotain mitä ei haluta viedä Melindaan. Kansalliskirjaston puolesta ulkopuolelle on rajattu vain esineet. Koeajojen jälkeen aineistoa katselmoidaan. Uusintaharavoinnin jälkeen aineistoa aletaan siirtää tuotantotietokantaan. Katselmointi ja tuotantoon siirto tulevat jossain määrin limittymään, erityisesti osakohteellisen aineiston kanssa. Pilottikirjastot aloittivat luetteloinnin jo aineistonsiirron ollessa käynnissä. Vaskin kohdalla arvioidaan erikseen, milloin luettelointi voidaan aloittaa. Sovittiin, että ensimmäinen Melinda-id -lista toimitetaan Axiellille, kun osakohteeton aineisto on siirretty ja lopullinen lista, kun kaikki aineisto on siirretty. Käytiin lyhyesti läpi replikoinnin toimintaperiaatetta: Aurora-kirjastojen kohdalla replikointi tuo päivitykset saataville erätuontityökalulla. Tämä eroaa Voyager-kirjastojen replikoinnista. Aurorakirjastoilla itse tehty työ liikkuu Auroran mekanismissa, muiden päivitykset tulevat Melindan kautta. Replikointiasetuksilla on mahdollista säädellä, mitä kenttien suojataan, mitä muutoksia otetaan, esim. sanastoja voi karsia, yksittäisiä kenttiä ym. Piki-kirjastojen kanssa replikointisäädöt ovat edelleen jonkin verran kesken, eikä käytössä ole vielä automaattista replikointia. 7. Sisällölliset kysymykset Tutustuttiin Piki-kirjastojen tekemään luettelointiprosessikuvaan. Sovittiin, että kuva toimitetaan Vaski-kirjastoille ja Axiellille. Kysymykset prosessista/kuvasta voi esittää suoraan pikiläisille. 8. Koulutukset Kansalliskirjastossa on laadittu Melinda-kuvailijan osaamiskartta, johon on koottu Melindakuvailijalta vaadittu osaaminen. Melinda-kuvailijana toimimisen perusedellytyksiä ovat kuvailusääntöjen ja formaatin osaaminen sekä Melindan yhteisten käytäntöjen tuntemus ja käytössä olevan luettelointiohjelman hallinta. Liittymisvaiheessa koulutus keskittyy Kansalliskirjaston osalta Melindan yhteisiin käytäntöihin. Melindan yhteisiä käytäntöjä käsittelevä koulutus sovitaan alustavasti syyskuulle, päivämääriä haarukoidaan toukokuun aikana. Axiell pitää oman koulutuksensa Auroran Melinda-toiminnoista Kansalliskirjaston Melinda-koulutuksen jälkeen, mahdollisesti lokakuussa webinaarina. Liittymisvaiheen koulutuksen lisäksi Kansalliskirjasto järjestää Melindan Talonmiehen tuokioita, joissa käsitellään ajankohtaisia kuvailuasioita Melindassa. Lisäksi parin kuukauden välein lähetetään Talonmiehen tiedote, jossa siinäkin käsitellään Melindan ajankohtaisia kuvailu- ym. asioita. Näistä molemmista tiedotetaan voy-cat-sähköpostilistalla. Vaski-kirjastoille toimitetaan liittymisohjeet.
MUISTIO 4 (5) 9. Prosessi ja aikataulu Melinda-wikiin on laadittu tarkistuslista Vaski-kirjastojen liittymisprosessin vaiheista. Tarkoitus on, että kaikki yksittäiset työvaiheet olisi ositettu näkyville. Lista käydään läpi ja päivitetään tilannepalavereissa. Lista on avoimesti näkyvillä wikissä: https://www.kiwi.fi/display/melinda/vaski-kirjastot. Aikataulu sovittiin tarkistettavaksi myöhemmin. 10. Kokouskäytännöt ja yhteyshenkilöt Päätettiin kokoontua pääasiassa etäkokouksissa. Kokousten kutsumisesta koolle vastaa Kansalliskirjasto. Sovittiin seuraavat kokoukset: 18.5. klo 10 11 (etäyhteys) 8.6. klo 10 11 (etäyhteys). Sovittiin yhteyshenkilöistä: Tekniset asiat: Henri Mäkilä, etenkin kesällä viestit kannattaa lähettää tiedoksi myös melindapostiin (melinda-posti@helsinki.fi) Muut asiat: Tuomo Virolainen, Minna Olkinuora-Tauru Koulutusasiat, Melindan palvelusopimus: Jaana Routakangas Kuvailuasiat: Ulla Ikäheimo Axiell: Seppo Lindström, varalla Anu Tarvainen (viestit tiedoksi) Vaski: viestit kannattaa lähettää kaikille kolmelle Aki Pyykkö, Anna Viitanen, Kaisa Hypén 11. Avoimet kysymykset Käsiteltiin aiemmissa kohdissa. 12. Seuraavat askeleet ja tapaamiset Palvelusopimus Axiellin käyttämä ISBD-konversion säännöstö? Tietoliikenneavaukset Käyttäjätunnukset PIKIn luettelointiprosessikuva Vaskiin ja Axiellille Vaski-tietokannan virheiden listaus Axiellille Koulutusajankohtien sopiminen Voy-cat-sähköpostilistalle liittyminen (ohjeet) Seuraava kokous pidetään etäyhteydellä 18.5. klo 10 11. Kansalliskirjasto ja Axiell tapaavat Melindan toimintaohjeen Aurora-muokkausten osalta perjantaina 20.5. klo 10 12. 13. Kokouksen päättäminen
MUISTIO 5 (5) Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.05.