Kansallisarkiston strategia 2020

Kansallisarkiston strategia 2020

Kansallisarkiston strategia 2020 Visio ja tahtotila Kansallisarkisto on asiantuntija- ja palveluorganisaatio sekä humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri. Se edistää asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöä asiakaslähtöisesti, toimii arkistotoiminnan johtavana asiantuntijana, tukee tieteellisen tutkimuksen uudistuvia toimintatapoja ja edistää tiedon avointa saatavuutta. Arvot Kansallisarkiston arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Kansallisarkiston toimintaa ohjaavat keskeiset arvot ovat: 1. Avoimuus ja luottamuksellisuus 2. Tasapuolisuus 3. Riippumattomuus Strategiset painopisteet ja tavoitteet Kansallisarkisto: 1. Toteuttaa asiakaslähtöisyyttä kaikessa toiminnassaan. 2. Varmistaa pysyvästi säilytettäväksi määräämiensä analogisten aineistojen kustannustehokkaan ja logistisesti tarkoituksenmukaisen säilytyksen ja parantaa niiden käytettävyyttä edistämällä aineistojen digitointia osana siirtoprosessia. 3. Edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia ja osallistuu aktiivisesti pysyvää säilyttämistä koskevien ratkaisujen kehittämiseen. 4. Tarjoaa asiakirjatiedon uudelleenkäyttöä edistäviä palveluita pysyvästi säilytettäviin digitaalisiin aineistoihin ja rekisteritietoon. 5. Tunnistaa tutkimusprosessin muutokset ja ottaa huomioon niiden asettamat vaa- 1

timukset palveluilleen ja toiminnalleen tutkimuksen infrastruktuurina. 6. Edistää digitaalisen asiakirjatiedon modernia uudelleenkäyttöä osallistumalla kansallisiin ja kansainvälisiin tutkimushankkeisiin ja jalkauttamalla niiden tulokset sähköisiin palveluihinsa. 7. Varmistaa viranomaisaineistojen säilyttämisen ohella mahdollisimman oikeellisen historiakuvan luomiseksi tarvittavien luotettavien, tasapuolisten ja riittävien asiakirjatietojen saamisen yksityisen sektorin ja kansalaisyhteiskunnan eri toimijoilta ja yksityisiltä kansalaisilta. 8. Kehittää ajasta ja paikasta riippumattomia sähköisiä asiakaspalveluita tärkeimpänä palvelukanavanaan. 9. Kehittää yhdenmukaisia, valtakunnallisia toimintatapoja alueellisia sidosryhmiä ja palvelutarpeita unohtamatta. 10. Huolehtii palveluidensa taloudellisuudesta ja kustannusvastaavuudesta kestävän kehityksen periaatteet huomioiden. 11. Edistää työntekijöidensä monipuolista ja ajantasaista asiantuntijuutta sekä henkilökunnan työhyvinvointia. Strategian toteuttamisen keinot 1. Voimavarojen kohdentaminen strategian painopisteiden ja tavoitteiden mukaisesti. 2. Selkeä, asiantunteva ja ajantasainen normi- ja informaatio-ohjaus. 3. Selkeät kriteerit ja prosessit analogisten ja sähköisten aineistojen seulonnalle sekä digitoidun analogisen aineiston hävittämiselle tai säilyttämiselle siten, ettei uutta arkistotilaa ole enää tarpeen rakentaa. 4. Analogisten aineistojen laitostasolla toteutettu sijoitus- ja palvelulogistiikka. 5. Nykyteknologian ennakkoluuloton hyödyntäminen palvelutuotannossa. 6. Yksityisten asiakirjatietojen proaktiivinen hankintapolitiikka ja tiivis yhteistyö muiden yksityisarkistotoimijoiden kanssa. 7. Aktiivinen, innovatiivinen ja monipuolinen yhteistyö strategisten kumppanien kanssa. 8. Joukkoistamisen ennakkoluuloton hyödyntäminen digitaalisten asiakirjatietojen käytettävyyden ja uudelleenkäytön edistämisessä. 9. Kokonaisarkkitehtuurimallin hyödyntäminen toiminnan suunnittelussa, kehittämisessä ja johtamisessa. 10. Hyödyntää tehokkaasti sähköisiä kanavia ja sosiaalista mediaa sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässään. 11. Ajantasaista osaamista ja aktiivista tehtäväkiertoa korostava henkilöstösuunnittelu ja pitkäjänteinen rekrytointipolitiikka. Toimintaympäristö Suomi on tietoon ja sen hyödyntämiseen perustuva yhteiskunta. Tietojärjestelmät ja niiden sisältämä tieto on keskeinen osa julkisen hallinnon toimintaa. Kyky hyödyntää tietoa on keskeinen kilpailukykytekijä, 2

jonka taloudellinen merkitys korostuu entisestään. Tiedon saumaton liikkuminen julkisen hallinnon tietojärjestelmien välillä on keskeinen tavoite vuoteen 2020 mennessä. Pääministeri Juha Sipilän hallitus on linjannut hallitusohjelmassaan Ratkaisujen Suomi (29.5.2015), että samaa tietoa kysytään julkisen hallinnon asiakkailta vain kerran. Tämä mullistaa toteutuessaan julkisen tiedon käytön ja hallinnan, nopeuttaa hallinnon toimintaprosesseja ja avaa mahdollisuudet kansalaisten tarpeista lähtevien kohdennettavien palveluiden kehittämiselle. Avoin julkinen tieto antaa myös yksityisen sektorin toimijoille mahdollisuuden kehittää näitä palveluita liiketoiminnallisesti kannattavalla tavalla. Julkisen hallinnon tuottamien tietoaineistojen saatavuutta ja uudelleenkäyttöä edistetään valtioneuvoston 3.3.2011 tekemän periaatepäätöksen mukaisesti. Suomen julkiset tietovarannot julkaistaan koneluettavassa muodossa, maksutta ja selkein käyttöehdoin vuoteen 2020 mennessä. Hallinnon toiminnan ja tiedon avaamisella varmistetaan kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen mahdollisuus osallistua yhteiskunnan kehittämiseen. Suurin hyöty tietovarantojen avaamisesta saadaan, kun eri tietolajeja voidaan yhdistää toisiinsa. Julkinen hallinto tarjoaa kansalaisille ja yrityksille laadukkaita ja kattavia sähköisiä viranomaispalveluita, joita kehitetään yhteisesti ja asiakaslähtöisesti. Asianhallintaan liittyvät toiminnot keskitetään. Julkisen hallinnon organisaatioille tarkoitettu yhteinen sähköinen arkistopalvelu tukee hallinnon prosesseja ja edistää asiakirjatietojen käyttöä tutkimuksessa ja yhteiskunnallisessa päätöksenteossa. Tietojärjestelmien semanttista yhteentoimivuutta tehostetaan hallinnon prosessien digitalisoinnilla ja automatisoinnilla sekä yhteisillä tietorakenteilla. Prosessien kehittämisessä keskeistä on organisaatioriippumattomuus. Sähköisesti syntyvä tieto säilytetään sähköisesti koko elinkaarensa ajan. Itsepalvelu korostuu asiakaspalvelussa, kun kansalaiset, tutkijat ja muut tiedon tarvitsijat voivat hakea julkiset tiedot palvelusta itse. Käyttörajoitetun tiedon haku ja uudelleen käyttö edellyttävät vahvaa tunnistautumista ja toimivia lupakäytäntöjä. Rekisteritieto muodostaa yhteiskunnan keskeisen tietovarannon, jonka hyödyntämistä yhteiset käyttölupapalvelut nopeuttavat ja tehostavat. Panostus tutkimuksen infrastruktuureihin ja tieteelliseen tiedonhallintaan lisääntyy voimakkaasti sekä Suomessa että kansainvälisesti. Tutkimustulosten, tutkimusdatan ja tutkimusmenetelmien avoimuutta edistetään tutkimusetiikan ja lainsäädännön asettamissa rajoissa. Tutkimuksen avoimuuden lisääminen tähtää tieteen luotettavuuden, läpinäkyvyyden ja vaikuttavuuden parantamiseen sekä tutkimustulosten tehokkaam- 3

paan hyödyntämiseen. Sähköinen arkistointi varmistaa sähköisten asiakirjatietojen eheyden ja sähköisen tiedon luotettavuuden. Kulttuurin ja tieteen digitaalisten tietovarantojen hallintaa ja saatavuutta sekä niiden pitkäaikaissäilytystä toteutetaan muistiorganisaatioiden yhteistyönä. Arkistojen, kirjastojen ja museoiden tarvitsemat palvelut tuotetaan yhteisen arkkitehtuurin mukaisesti. Arkistolaitoksesta Kansallisarkistoksi strategia ja sen seuranta Julkishallinnon uudistuvat toimintakäytännöt edellyttävät arkistolaitoksen toiminnan organisoimista siten, että se voi vastata tehokkaasti sille kuuluvista lakisääteisistä tehtävistä, toteuttaa osaltaan hallitusohjelman tavoitteita sekä tukea tieteellistä tutkimusta sen tärkeänä yhteisenä infrastruktuurina. Arkistolaitoksen uudistamisessa keskeistä on arkistolainsäädännön kokonaisuudistuksen toteutuminen. Vuoden 2016 aikana voimaan tulevaksi on esitetty laki Kansallisarkistosta, arkistolain muutos ja uusi vuoden 2017 alusta voimaan tulevaksi esitetty yksityisarkistolaki. Arkistolaitoksen nimi korvattaisiin uudistuksen voimaan tullessa nimeksi Kansallisarkisto ja maakunta-arkistoista tulisi Kansallisarkiston toimipaikkoja. Kansallisarkistoon jo kuuluvan Saamelaisarkiston nimi ja erityistehtävä saamelaisten asiakirjallisen kulttuuriperinnön vaalijana säilytettäisiin. Esitetty Kansallisarkistolaki mahdollistaa vanhentuneen piirihallintomallin purkamisen ja arkistolaitoksen voimavarojen tehokkaan hyödyntämisen tilanteessa, jossa valtion talousarviomäärärahojen osuus on laskeva. Esitetty yksityisarkistolaki tehostaa puolestaan Kansallisarkiston ja valtionapua saavien arkistojen yhteistoimintaa, selkeyttää tehtäväjakoa ja tukee yhteisen hankintapolitiikan ja yhteisten palveluiden kehittämistä. Päätös Kansallisarkiston yhteisen keskusarkiston rakentamisesta Mikkeliin sekä kansallisarkistolakiin sisältyvä oikeus hävittää harkitulla tavalla digitoituja asiakirjoja mahdollistavat analogisten aineistojen säilytyksen ja palvelutoiminnan logistisen suunnittelun ja toteutuksen kansallisella tasolla. Pysyvästi säilytettävien aineistojen laajamittainen digitointi osana viranomaisten lakisääteisiä arkistosiirtoja mahdollistaa toteutuessaan sen, ettei pysyvään säilytykseen soveltuvaa arkistotilaa enää tarvitse rakentaa analogisille aineistoille keskusarkiston valmistumisen jälkeen. Keskusarkisto otetaan käyttöön vuonna 2018. Arkistolaitoksen sopeuttamisohjelman vaikutukset heijastuvat entistä voimakkaammin toimintaan, vaikka käytäntöjen kehittäminen on samaan aikaan välttämätöntä. Toimintaympäristön muuttuessa tämä asettaa suuria haasteita Kansallisarkiston uudistamiselle strategiassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Etenkin tutkimus- ja kehittämistoimintaa rahoitetaan sen vuoksi merkittäviltä osin ulkopuolisella, kilpaillulla rahoituksella. 4

Kansallisarkiston strategisten tavoitteiden toteutumista arvioidaan vuonna 2017 toteutettavalla itsearvioinnilla sekä keskusarkiston käyttöön oton jälkeen vuonna 2018 toteutettavalla väliarvioinnilla. Niiden perusteella strategiaa tarkennetaan sen jäljellä olevalle toiminta-ajalle. Strategiakauden lopulla toteutetaan kansainvälinen arviointi, jonka suosituksia hyödynnetään vuoteen 2025 ulottuvan seuraavan strategian suunnittelussa. Asiakaslähtöiset sähköiset palvelut Kansallisarkiston palvelutuotantoa uudistetaan vastaamaan paremmin muuttuvan tutkimusprosessin ja eri asiakasryhmien vaatimuksiin. Kansallisarkisto kehittää sähköisiä palveluitaan entistä helppokäyttöisemmiksi yhteistyössä asiakkaittensa ja kulttuuriperintökentän toimijoiden kanssa uudistamalla ja yksinkertaistamalla käyttölupaprosessejaan, mahdollistamalla sosiaalisen metatiedon tuottamisen sekä kehittämällä aineistotyyppikohtaisia palveluita. Joukkoistamisalustoja tarjotaan asiakkaiden käyttöön sosiaalisen metatiedon lisäämiseksi ja koneellisesti tunnistettujen tekstisisältöjen korjaamiseksi. Digitaalista aineistoa käytetään itsepalveluna. Käyttölupien hakeminen ja käyttörajoitetun digitaalisen aineiston verkkokäyttö edellyttävät tunnistautumista, jossa hyödynnetään julkisen hallinnon yhteisiä ratkaisuja. Kansallisarkiston verkkopalvelut toimivat kanavana myös analogisten aineistojen tilaamiseen ja käyttöön. Kansallisarkisto kehittää tutkimuslaitosten, rekisteriviranomaisten ja tutkimusyhteisön kanssa yhteisen kansallisen rekisteriaineistojen käyttölupapalvelun, joka korvaa nykyiset aikaa vievät ja organisaatiosidonnaiset lupakäytännöt. Palvelu parantaa ja monipuolistaa rekisteriaineistojen käyttöä ja nopeuttaa tutkimusprosessia. Tutkimuksen tuottama tieto on myös nopeammin ja ajantasaisemmin käytettävissä yhteiskunnallisessa päätöksenteossa. Kansallisarkiston aineiston ensisijaisena asiakasliittymänä toimii arkistoaineiston käytön tarpeisiin kehitetty kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymä Finna, jonka yhteyteen toteutetaan sähköistä tutkimusprosessia tukevia palveluita. Arkistoaineistojen käyttöä Finnan kautta parannetaan asiakaslähtöisesti. Kansallisarkiston ja kuuden valtionapuarkiston kehittämää AHAA-palvelua laajennetaan julkisen hallinnon ja muiden arkistotoimijoiden käyttöön ja siitä pyritään luomaan kattava asiakirjatietojen metatietovaranto, joka edistää myös metatietojen julkaisemista avoimena datana. Normi- ja informaatio-ohjaus Seulontapolitiikkaan ja -strategiaan perustuvat asiakirjatietojen pysyvää säilyttämistä koskevat päätökset ja yksityisten aineistojen 5

hankintapolitiikka turvaavat kattavan, tasapuolisen ja riittävän kuvan yhteiskunnasta ja sen toimijoista tutkimuksen käyttöön. Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ohjaus tähtää asiakirjojen pysyvän säilymisen, käytettävyyden ja saatavuuden varmistamiseen ja kohdentuu asiakirjatiedon koko elinkaaren hallintaan erityisesti sähköisessä toimintaympäristössä. Tietojärjestelmiin sisältyvä rakenteistettu tieto on käytettävissä myös erikseen avoimen julkisen tiedon tavoitteiden mukaisesti. Kansallisarkisto edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia määräämällä julkisen hallinnon pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista. Hallinnon substanssitehtäviin liittyvien tietojärjestelmien ja rekisterien tietosisällöt säilytetään pysyvästi digitaalisessa muodossa. Valtionhallinnon hallussa oleva pysyvästi säilytettävän analogisen aineiston määrä arvioidaan uudelleen mahdollisimman tarkasti ja siirtosykli aikataulutetaan. Lähtökohtana on, että Kansallisarkistoon siirrettävä analoginen aineisto digitoidaan osana siirtoprosessia. Siirtävät organisaatiot vastaavat digitointikustannuksista. Samalla määritellään analogisessa muodossa säilytettävän aineiston osuus. Digitointi parantaa merkittävästi aineistojen saatavuutta ja rakentaa toiminnallista siltaa analogisten ja syntysähköisten aineistojen välille. Esitetty muutos arkistolakiin mahdollistaa analogisten aineistojen hävittämisen digitoinnin jälkeen ilman että asiakirjojen todistusvoimaisuus muuttuu. Digitoidun aineiston hävittämis- ja säilyttämiskriteereistä ja analogisten aineistojen kulttuurihistoriallisesta arvosta tehdään kansainvälinen selvitys, jossa kuvataan kansainväliset säilytyskäytännöt ja pysyvästi analogisessa muodossa säilytettävän aineiston osuus. Analogisia aineistoja ei hävitetä ennen selvityksen valmistumista ja siihen perustuvien määritysten tekemistä. Tavoitteena on, että noin 80 90 % siirrettävästä uudesta aineistosta voitaisiin hävittää digitoinnin jälkeen osana siirtoprosessia. Kansainvälinen ja kansallinen yhteistyö Kansainvälinen toiminta on osa Kansallisarkiston keskeisiä toimintaprosesseja. Kansainvälisten yhteyksien tehtävänä on varmistaa Kansallisarkiston osaamisen ajantasaisuus ja yhteensoveltuvuus kansainvälisten standardien ja käytäntöjen kanssa. Kansainvälistä osaamista hyödynnetään Kansallisarkiston omassa toiminnassa ja kehittämisessä. Kansainvälisen toiminnan painopisteitä ovat pohjoismainen yhteistyö, Euroopan unionin jäsenmaiden kesken tehtävä yhteistyö sekä Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) toiminta. Suomea koskevien asiakirjojen hankinta Venäjän arkistoista on kustannustehokas tapa hankkia keskeisiä tutkimusaineistoja koordinoidusti suomalaisten tutkijoiden käyttöön. 6

Kansallisarkisto vertautuu kansainvälisesti muiden Pohjoismaiden kansallisiin arkistolaitoksiin. Strategisena tavoitteena on, että Kansallisarkiston kaikki toiminnot edustavat hyvää pohjoismaista tasoa. Kehitystä seurataan ja arvioidaan säännöllisesti toteutettavien, toiminnan eri alueet kattavien vertaisarviointien (benchmarking) avulla. Kansallisarkisto osallistuu kulttuuriomaisuuden suojelemiseksi toteutettavaan kansainväliseen yhteistyöhön etenkin Unescon ja kansainvälisen Blue Shield -järjestön puitteissa. Painopiste on asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojelusta vastaavassa Unescon Maailman muisti -ohjelmassa. Kansallisarkiston erityisosaamisalueena Europeanan viitekehyksessä kehitetään heraldisten aineistojen digitointia ja avointa saatavuutta tavoitteena luoda yhtenäinen eurooppalainen heraldinen tietokanta, Europeana Heraldica. Kansainväliseen tutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyvää yhteistyötä tehdään osallistumalla EU-yhteistyöhankkeisiin. Hankkeiden tuloksena syntyy yhteisiä alustoja, jotka edistävät modernia tutkimusprossia sekä digitaalisten aineistojen käytettävyyttä ja saatavuutta. Pohjoismaista yhteistyötä tiivistetään. Keskeisiä yhteistyömuotoja ovat sähköisiä palveluita, tutkimustietokantojen kehittämistä ja digitaalisten aineistojen uudelleenkäyttöä edistävät hankkeet, joihin haetaan ulkopuolista rahoitusta. Kansallisarkisto osallistuu kansallisiin ja kansainvälisiin kumppanuushankkeisiin, joissa hyödynnetään semanttisen webin teknologiaa ja ontologioita asiakirjatiedon uudelleenkäyttöarvon lisäämiseksi. Arkistotoiminta yksityisarkistosektorilla Kansallisarkistolla on keskeinen asema yksityisarkistokentällä. Yksityisarkistotoiminta perustuu kentän muiden toimijoiden kanssa laadittuun yhteiseen hankintapolitiikkaan, joka määrittelee kunkin toimijan tehtävät ja tavoitteet yksityisten arkistojen ja asiakirjojen hankinnassa, säilyttämisessä ja käyttöön antamisessa. Hankintapolitiikka mahdollistaa pitkäjänteisen ja proaktiivisen toiminnan ja parantaa taloudellista tehokkuutta. Kansallisarkisto ohjaa ja valvoo yksityisten valtionapua saavien arkistojen toimintaa ja myöntää niiden toimintaan vuosittain valtion talousarviossa tähän tarkoitukseen osoitetut määrärahat yksityisarkistolain määrittelemin perustein. Kansallisarkisto tukee pysyvää valtionavustusta saavien yksityisten arkistojen toiminnan pitkäjänteistä suunnittelua tavoitteena tila- ja tietojärjestelmäratkaisujen kustannustehokkuus. Keskeisenä välineenä yksityisarkistolain tavoitteiden saavuttamisessa ovat valtioapuarkistojen hankintapolitiikka, kokonaisarkkitehtuuri ja toimitilastrategia. Kansallisarkisto valmistelee yhdessä muiden yksityisarkistoja vastaanottavien toimijoiden 7

kanssa kansallisen toimintamallin digitaalisten yksityisarkistojen tallentamiseen ja pysyvään sähköiseen säilyttämiseen. Kansallisarkiston asiantuntijuuden vahvistaminen ja voimavarojen hallinta Digitalisaatio edellyttää uudentyyppistä tiedonhallinnan asiantuntijuutta ja henkilöstön jatkuvaa kouluttautumista sekä Kansallisarkiston ulkopuolisen, muuttuvan toimintaympäristön tuntemusta. Ajantasaiseen laiteinfrastruktuuriin ja henkilöstön viestintäosaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Kansallisarkiston tukitoiminnot tarjoavat proaktiivisesti palveluita vastuualueille. Kansallisarkiston voimavaroista merkittävä osa tulee budjettirahoituksen ulkopuolisista hankkeista. Kansallisarkisto vahvistaa hankeosaamistaan ja kohdistaa voimavarojaan ulkopuolisen rahoituksen hankintaan ja hallintaan. Toimitilojen käytössä huomioidaan kestävän kehityksen periaatteet vaarantamatta kansallisesti merkittävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymistä. Kansallisarkiston viestintä on asiakaslähtöistä ja sen tavoitteena on lisätä Kansallisarkiston tunnettuutta. Samalla viestintä palvelee Kansallisarkiston johtamista, parantaa toiminnan sisäistä koordinaatiota sekä tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista. Sisäistä viestintää tehostetaan ajantasaistamalla ja yhtenäistämällä laitekantaa ja tukemalla uusien toimintatapojen oppimista. 8