LIITE 1 YLEISET VAATIMUKSET JA TOIMINTAYMPÄRISTÖN KUVAUS Varhaiskasvatuksen sähköisten palveluiden kehittäminen/ Tietopyyntö 21.5.2015 Toukokuu 2015 Varhaiskasvatuksen sähköisen asioinnin kehittäminen ICT 2015 Kerhot/ Avoin varhaiskasvatus Päiväkoti-hoito, perhepäivähoito Esiopetus Lasten kulunseuranta Teknologia Tietojärjestelmä Tieto Toiminta Kehittämisen kohteet Hoitoaikojen sähköinen ilmoittaminen Henkilökunnan kulunvalvonta Resurssien ja jonotilanteen hallinta Laadukkaat palvelut Tyytyväiset asiakkaat Porrastettu hoitoaika Laskutus Toiminnan palvelunohjaus = K-nummen päivähoidon kulunseurantahankinnan piirissä 1
LIITE 1 2
1 JOHDANTO Sähköinen palveluiden kehittämisratkaisu sisältää sähköisiä palveluita seuraaville osaalueille: lasten hoitoaikojen mobiilikirjausmahdollisuus, hoitoaikojen sähköinen ilmoittaminen (läsnäolo- ja poissaolotiedot), päiväkotien työntekijöiden työvuorojen suunnittelu ja seuranta, yhteys palkanlaskentaohjelmaan ja laskutukseen sekä varhaiskasvatuksen palveluohjaajille työvälinettä jonotilanteen ja resurssien hallintaan. Sähköisen järjestelmän tulee mahdollistaa myös tuntiperusteinen laskutus. Ohjelmasta tulee näkyä tiedot esim. lapsen huoltajista, varahakijoista ja allergioista. Järjestelmät on toimittava yhdessä nykyisten Kirkkonummella olevien tietojärjestelmien kanssa, joita ovat Tietojärjestelmä Pro Consona ja MD Titania. Mikäli työvuorosuunnittelu, valvonta ja seuranta tapahtuu muun kun MD Titaniassa tulee korvaavan ohjelman toimia yhdessä henkilöstöhallintaohjelma Priman kanssa. Tarjouksen tulee sisältää myös käyttöönotto, ylläpito, tietojen migraatio nykyisestä järjestelmistä (Pro Consona) ja koulutus. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖ Kirkkonummi on monipuolinen ja kasvava kunta läntisellä Uudellamaalla. Kunnassa on asukkaita reilut 38000, joista ruotsinkielisiä n. 20 prosenttia. Kirkkonummen väkiluku on kasvanut viimeisen vuosikymmenen kuluessa muihin pääkaupunkiseudun kuntiin verrattuna suhteellisesti ottaen eniten. Kasvu on tuonut mukanaan sen että mm. päivähoidontarve on ollut tasaisessa kasvussa. Kirkkonummen kunnan varhaiskasvatuksen eri toimintamuotoja ovat päiväkoti- ja perhepäivähoito sekä avoin varhaiskasvatus sisältäen asukaspuistotoiminnan ja kerhotoiminnan. Vuoden 2014 lopussa oli kunnallisia päivähoidon hallinnollisia yksiköitä 21 kpl, jotka toimivat 34:ssä eri fyysisessä päivähoitoyksikössä, lisäksi perhepäivähoitajia oli 45. Lapsia kunnallisessa päivähoidossa oli 1900 ja yksityisessä päivähoidossa 500. Henkilökuntaa päivähoidon eri kunnallisissa päivähoitopalveluissa oli 500 henkilöä. 1
Tässä tarkasteltavat sähköiset palvelut koskevat jokaista päivähoitoyksikön piirissä olevaa lasta sekä henkilökunnan jäsentä. Kehitettävät sähköiset palvelut tulevat kaikkiaan noin 500 henkilökuntaan kuuluvan sekä 1900 lapsen ja heidän huoltajiensa käyttöön. 3 HANKINNAN KOHDE Tavoitteena on toteuttaa vuoden 2015 aikana a. Lasten kulunseuranta b. Henkilökunnan kulunvalvonta c. Resurssien ja jonotilanteen hallinta d. Hoitoaikojen sähköinen ilmoittaminen Tavoiteltavaa ratkaisua on kuvattu seuraavassa kaaviossa: Käyttöliittymät ja asiointi Integraatio ja ohjaus Hallinnon virkamies Kulunvalvonnan hallinnan käyttöliittymä Päivähoitaja/ Päivähoitaja/ Hoidettava/ Muu hlökunta Muu hlökunta huoltaja Kulunseurannan ja/tai -valvonnan päätelaite Palveluohjaaja/ Palveluesimies/ Päiväkodin johtaja/ Päivähoitaja Palveluidenohjauksen hallinta Huoltaja Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi Hoitovarausten ilmoittaminen (Päivähoito/esikouluhakemukset) Optionaalinen: Integraatiopalvelu Optio:Kansalaisen asiointitili/ Optio:Kansallinen palvelunäkymä Pakollinen:Vetuma Optio: Kansallinen palveluväylä Kulun perustietojen hallintapalvelut Jonotilanteiden ja resurssien hallinta Hoitoaikojen ilmoittamispalvelu Pro Consona MD Titania Loogiset tietojärjestelmäpalvelut Kulun raportointipalvelut Kulunkirjaamispalvelut Viestintäpalvelu Tekniset tietojärjestelmäpalvelut Sisäiset loogiset tietovarannot Käyttäjä- ja toimipaikkatiedot Kulkutiedot Palvelun ohjauksen tiedot Hoitotiedot Infrastruktuuri 2014 Gofore Kaavio: Looginen tietojärjestelmäpalvelujäsennys Kaavion oikeassa laidassa on sähköisiin palveluihin integroitavia järjestelmiä, muut ovat pilvipalveluna toimitettavaa ja hankinnan kohteena olevaa toteuttavaa kokonaisuutta. 2
Paikallaolotieto/ tulo ja lähtötiedot Kirkkonummen varhaiskasvatuksen järjestelmät / tietovarannot ProConsona (myös sote-käytössä) Saapumis- ja poistumistiedot, poissaolotiedot Päivähoidon kulunseuranta (lapset, hoitajat) Päivähoidon kulunvalvonta (henkilökunta) Tekniset tietovarannot IAM (AD) Varmenteet Uuden lapsen ja hoitajan tiedot Poistuneen lapsen ja hoitajan tiedot Identiteetti- ja käyttövaltuustiedot WebTallennuksen palkkaustiedot, keskeytykset Saapumis- ja poistumistiedot, Palkanlisiin liittyviä työaikatietoja Työsopimuksen vahvistustieto Kirkkonummen yhteiset järjestelmät Kirkkonummi.fi (nykytilassa hakemus, jossa hyödynnetään Vetumaa) Pro E (Laskutus) Titania (Työajan suunnnittelu) Prima (Hlöstö- ja palkkahallinta) Webtallennus RainDance (Kirjanpito) Asianhallinta (henkilöstöpäätös (palkkaus)) Kirkkonummen ulkopuoliset tietovarannot Vetuma VRK (Lasten ja huoltajien tiedot Pro Consonaan) WebTallennuksen palkkaustiedot, keskeytykset Kirjanpitotiedot Kaavio 2: Kirkkonummen päivähoidon kulunseurannan ja valvonnan tietovirtakaavio Tietovirtakaaviossa kuvataan tietojärjestelmien ja osajärjestelmien välisiä tietovirtoja. Nämä ilmenevät fyysisissä toteutuksissa integraatioina. Kaaviossa on merkitty kirjaimella A vaihtoehtoisia toteutuksia, missä 1. Toisessa käytetään MD Titania-tietojärjestelmää päivähoidon työntekijöin työaikojen suunnittelemiseen sekä hyväksymiseen ja sen jälkeen työaikatietojen siirtämiseen palkanmaksua varten. 2. Toisessa otetaan lähtökohdaksi, että kulunhallinta/palvelunohjausjärjestelmässä on kyvykkyys toteutuneiden työaikojen suunnittelemiseen hyväksymiseen sekä tietojen muodostamiseen ja siirtämiseen Prima-palkanlaskentajärjestelmään sen edellyttämällä rajapinnalla. 3
Kirkkonummen varhaiskasvatuksen järjestelmät / tietovarannot B ProConsona (myös sote-käytössä) Päivähoito- Päätöstiedot Hakemustiedot Resurssitiedot Hoitoaikatiedot Hoitoaikatiedot Palvelunohjaus B - jonojenhallinta - resurssienhallinta (ml. suhdeluku) Läsnäolotiedot Päivähoidon kulunseuranta (lapset, hoitajat) Uuden työntekijän perustiedot Suunnitellut työvuorot Kirkkonummen yhteiset järjestelmät Pro E (Laskutus) Titania (Työajan suunnnittelu) Prima (Hlöstö- ja palkkahallinta) Webtallennus Päivähoidon kulunvalvonta (henkilökunta) RainDance (Kirjanpito) Ilmoitetut hoitoajat Sähköiset palvelut - Hoitoaikojen ilmoittaminen - Viestintä Huoltajan käyttäjätiedot Kirkkonummi.fi (nykytilassa vain hakemus, jossa hyödynnetään Vetumaa) Tekniset tietovarannot IAM (AD) Varmenteet Identiteetti- ja käyttövaltuustiedot Huoltajan yksilöintitiedot Asianhallinta (henkilöstöpäätös (palkkaus)) Kirkkonummen ulkopuoliset tietovarannot Vetuma VRK Kaavio 3: Kirkkonummen päivähoidon jonojen ja resurssienhallinnan sekä hoitoaikojen ilmoittamisen tietovirtakaavio Tietovirtakaaviossa kuvataan tietojärjestelmien ja osajärjestelmien välisiä tietovirtoja. Nämä ilmenevät fyysisissä toteutuksissa integraatioina. Kaaviossa on merkitty kirjaimella B vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia toteutuksia, missä 1. Toisessa hoitoaikojen ilmoittamisen verkkopalvelusta saadut hoitoaikatiedot välitetään Pro Consona järjestelmälle, jotta siellä nähdään lasten suunniteltu läsnäolo tai poissaolo eri ryhmissä. Pro Consonasta nämä tiedot voidaan välittää palvelunohjaukselle tiedoksi hoidettavien lasten määrän mukaan perustuva hoitajien määrän hallitsemiseksi. 2. Toisessa otetaan lähtökohdaksi, että hoitoaikojen ilmoittamisen verkkopalvelusta saadut hoitoaikatiedot välitetään suoraan palvelunohjaustoiminnallisuuden piiriin. Hankinnan kohde koostuu seuraavista osista: 1. Kiinteähintainen tietojärjestelmätoimitus pilvipalveluna 4 1. Seuraavien osa-alueiden vaatimusten mukaiset ominaisuudet: a. Lasten kulunseuranta b. Henkilökunnan kulunvalvonta c. Resurssien ja jonotilanteen hallinta d. Hoitoaikojen sähköinen ilmoittaminen 2. Toimittajan tuottamat sähköiset palvelut integraatioineen pilvipalveluna ja palveluun liittyvä dokumentaatio 3. Koulutuksen suunnittelu ja toteutus sekä koulutusmateriaalit pääkäyttäjille ja päiväkotien vastaaville. Koulutustilaisuudet ovat kestoltaan n. puolen päivän
pituisia ja ne toteutetaan hankintayksikön järjestämissä tiloissa. Tilaisuuksia toteutetaan 3 kpl. 4. Teknisen käyttöönoton suunnittelu ja valmistelu sekä tuki. 2. Päivähintainen vuoden 2015 osuus, arvioitu määräksi enintään 30 htp Ennalta tuntemattomien tietojärjestelmätöiden määrittely, suunnittelu, toteutus, testaus ja käyttöönotto. Kirkkonummen kunta päättää, missä laajuudessa asiantuntijatyötä tilataan. 3. Kiinteähintainen tuki- ja ylläpitopalvelu Toimitusprojektissa toteutettavan palvelun tuki- ja ylläpitopalvelu. Tukipalvelu sisältää noin 10 pääkäyttäjän tukipalvelun (häiriöt ja palvelupyynnöt), palvelupyynnöt, häiriötilanteiden selvittämisen ja korjaamisen. Toimitusprojektin tuloksena syntyvien palveluiden konesali-, käyttö- ja kapasiteettipalveluista vastaa toimitukseen valittava toimittaja. 4. Päivähintainen vuoden 2016 osuus, arvioitu määräksi enintään 30 htp Ennalta tuntemattomien tietojärjestelmätöiden määrittely, suunnittelu, toteutus, testaus ja käyttöönotto. Kirkkonummen kunta päättää, missä laajuudessa asiantuntijatyötä tilataan. Laajuus Toimitusprojektin tuloksena syntyvä palvelu otetaan käyttöön päiväkodeissa vaiheistetusti palvelun valmistuttua. Käytön laajentamisen tulee olla mahdollista myöhemmissä vaiheissa Kirkkonummen esiopetukseen ja mahdollisiin kuntayhtymiin sekä kuntaliitoksiin. Palveluiden käyttövolyymien odotetaan käyttöönoton alkaessa olevan seuraavat: a. Lasten kulunseuranta: 1900 lapsen kulunseuranta b. Henkilökunnan kulunvalvonta: 500 henkilökunnan jäsentä c. Resurssien ja jonotilanteen hallinta: 1900 lapsen ja 500 työntekijän tietoihin perustuva hallinta, käyttäjinä 500 työntekijää d. Hoitoaikojen sähköinen ilmoittaminen: 1900 lapsen huoltajat Käyttövolyymit vaihtelevat ajan mittaan. 5
Kirkkonummi on kasvava kunta, jonka väestömäärän odotetaan kasvavan keskimäärin useita prosentteja vuodessa, mukaan lukien varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten määrä, mikä vaikuttaa palveluiden tulevaan käyttövolyymiin. Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Aikataulu Kiinteähintaisen osuuden toimituksesta tulee olla kohteen osien 1 osalta hyväksyttävästi tuotantokäytössä kolmen (3) kuukauden kuluessa tilauksesta. Tuki- ja ylläpitopalvelu (hankinnan osa 3, Tuki- ja ylläpitopalvelu) alkaa toimitusprojektin valmistumisesta ja palvelun käynnistymisestä ja jatkuu toistaiseksi. Kirkkonummen kunta voi erillisellä tilauksella käynnistää osien 2 ja 4 (päivähintaisen vuoden 2015 ja 2016) osuudet. Sovellettavat ehdot Sovellettavat ehdot - Hankintalaki ja asetus - Sopimus - Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) 6