AIPAL-KÄYTTÖOHJE 7.1.2015 1(6) Näyttötutkinnon järjestäjän AIPAL-koulutustoimijan vastuukäyttäjälle KYSELYLOMAKKEIDEN TEKEMINEN KÄSITTEET Tässä ohjeessa kerrotaan, miten näyttötutkinnon järjestäjä ottaa käyttöön valtakunnalliset palautekysymykset sekä lisää halutessaan niiden jatkoksi omia lisäkysymyksiään ja tallentaa nämä kyselyt oman organisaationsa käyttöön. Kyselylomakkeiden tekeminen edellyttää, että henkilöllä on AIPAL-koulutustoimijan vastuukäyttäjän oikeudet. Valtakunnalliset kysymykset ovat kaikille näyttötutkinnoille ja kaikille tutkinnon suorittajille yhteisiä. Opetushallitus ylläpitää valtakunnallisia kysymyksiä ja ne ovat järjestelmässä valmiina suomeksi ja ruotsiksi. Kysymykset löytyvät myös oph.fi-sivuilta (Tietopalvelut > Arviointi- ja seurantatieto > AIPAL). Näyttötutkinnon järjestäjä ei voi muuttaa näiden kysymysten sisältöä eikä ryhmittelyä. Valtakunnalliset kysymykset on jaettu viiteen kysymysryhmään: näyttötutkintojen taustakysymykset hakeutumisvaiheessa (7 kpl) näyttötutkintojen taustakysymykset tutkinnon suorittamisvaiheessa (7 kpl) näyttötutkintojen hakeutumisvaiheen kysymykset (10 kpl) näyttötutkintojen suorittamisvaiheen kysymykset (9 kpl) näyttötutkintojen tarvittavan ammattitaidon hankkimisvaiheen kysymykset (mm. valmistava koulutus, oppisopimuskoulutuksen tietopuoliset opinnot sekä työssä oppiminen, 8 kpl) Näyttötutkinnon järjestäjän lisäkysymykset ovat näyttötutkinnon järjestäjän omia kysymyksiä, joilla voidaan kerätä tarkempaa palautetta oman organisaation toiminnasta kehittämisen tueksi. Lisäkysymysten avulla kerätty palaute raportoituu vain näyttötutkinnon järjestäjälle itselleen, ei muille. Lisäkysymysten käyttö on vapaaehtoista. Kysymysryhmät, kyselypohjat, kyselyt ja kyselykerrat TALLENNUSTOIMINTO TALLENNUSTOIMINTO KYSELYLOMAKE VASTATTAVAKSI ANNETTU KYSELY Kysymysryhmä Kysymys Kysymys Kysymys Kyselypohja Valtakunnalliset kyselypohjat Kysely Koostuu kyselypohjista tai kysymysryhmistä tai näiden yhdistelmistä Vastaajatunnukset Vastaajatunnukset Vastaajatunnukset Raportit
Kysymysryhmä 2(6) Kysymykset tallennetaan kysymysryhmään, joita voi olla yksi tai useampia (määrää ei ole järjestelmässä rajattu). Kysymysryhmä kokoaa sisällöltään samaan aihepiiriin kuuluvat kysymykset yhteen. Kysymysryhmän nimi näkyy vastaajalle vastauslomakkeella kysymysten otsikkona. Valtakunnallisia kysymysryhmiä on viisi. Jos näyttötutkinnon järjestäjä haluaa lisätä omia lisäkysymyksiä valtakunnallisten kysymysten jatkoksi, nämä kysymykset tallennetaan omaan kysymysryhmään, jonka näyttötutkinnon järjestäjä nimeää haluamallaan tavalla. Lisäkysymykset voivat olla erilaisia hakeutumisvaiheessa ja tutkinnon suorittamisvaiheessa. Lisäkysymykset voidaan tallentaa joko omiksi kysymysryhmiksi tai samaan kysymysryhmään, jolloin osa kysymyksistä poistetaan kyselyä tehtäessä. Kysymysryhmän kysymysten määrää ei ole järjestelmässä rajattu, mutta lisäkysymyksiä voi liittää enintään 10 kappaletta kyselyyn, jonka vastaaja saa vastattavakseen. Kyselypohja Kyselypohja on aputoiminto, jolla voidaan koota kysymysryhmiä erilaisiksi, valmiiksi kyselypohjiksi ja nimetä ne. Valtakunnallisista kysymyksistä on muodostettu valtakunnalliset kyselypohjat, joihin näyttötutkinnon järjestäjä voi halutessaan lisätä lisäkysymyksistä muodostetun kysymysryhmän. Näyttötutkinnon järjestäjälle omien kyselypohjien muodostaminen on vapaaehtoista. Kyselylomakkeet (= kyselyt) muodostetaan joko kyselypohjista tai kysymysryhmistä tai näiden yhdistelmistä. VALTAKUNNALLISET KYSELYPOHJAT 1. Näyttötutkintojen hakeutumisvaiheen kysymykset Käytetään Sisältää Hakeutumisvaiheen jälkeen kaikille niille, joiden tutkinnon suorittamiseen sisältyy tarvittavan ammattitaidon hankkimista ja jotka opintojen päättyessä saavat vastattavakseen vielä tutkinnon suorittamisvaiheen kyselyn (2.) Taustakysymykset hakeutumisvaiheessa Hakeutumisvaiheen kysymykset 2. Näyttötutkinnon suorittamisvaiheen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen kysymykset Käytetään Sisältää Kun tutkinnon suorittajan henkilökohtaisen tavoitteen mukainen viimeinen tutkintosuoritus (koko tutkinto tai tutkinnon osa/osia) on tehty Taustakysymykset tutkinnon suorittamisvaiheessa Tutkinnon suorittamisvaiheen kysymykset Tarvittavan ammattitaidon hankkimisvaiheen kysymykset 3. Näyttötutkintojen hakeutumisvaiheen ja tutkinnon suorittamisvaiheen kysymykset Käytetään Sisältää Tutkinnon tai tutkinnon osan/osien suorittamisvaiheen päättyessä, kun tutkinnon suorittaja on ohjattu hakeutumisvaiheen jälkeen suoraan tutkintotilaisuuteen ilman tarvittavan ammattitaidon hankkimista Taustakysymykset hakeutumisvaiheessa Hakeutumisvaiheen kysymykset Tutkinnon suorittamisvaiheen kysymykset
3(6) Kysely Kysely on näyttötutkinnon järjestäjän muodostama ja nimeämä, vastaajalle näkyvä kyselylomake. Jos näyttötutkinnon järjestäjä ei käytä omia lisäkysymyksiä, kysely muodostetaan pelkästään valtakunnallisista kyselypohjista, jotka nimetään omalle organisaatiolle sopivalla tavalla. Jos omia lisäkysymyksiä käytetään, kysely muodostetaan valtakunnallisten kyselypohjien ja näyttötutkinnon järjestäjän tallentaman lisäkysymysryhmän/ryhmien yhdistelmistä. Kyselyn nimi näkyy vastaajalle vastauslomakkeella kyselyn otsikkona. Kyselyitä voi olla useita, niiden määrää ei ole järjestelmässä rajattu. on toimenpide, jolla luodaan vastaajatunnukset ja annetaan kysely tutkinnon suorittajalle vastattavaksi. Kun kyselyyn tehdään ensimmäisen kerran vastaajatunnuksia, siitä tehdään kyselykerta. Kun sama kysely annetaan seuraavan kerran seuraaville tutkinnon suorittajille vastattavaksi, siitä joko tehdään uusi kyselykerta tai jatketaan aiemmin tehdyn kyselykerran käyttöä. Kyselykertojen avulla tulokset voidaan raportoida tutkintoa pienemmästä yksiköstä (esimerkiksi kouluttajan ryhmä) tai muusta, näyttötutkinnon järjestäjän haluamasta kohderyhmästä, jotka ovat vastanneet sillä kertaa kyselyyn. Jos erillistä raportointitarvetta ei ole, voidaan uusia vastaajatunnuksia luoda aiemmin tehdylle kyselykerralle. Kyselykerrat ovat vain näyttötutkinnon järjestäjän sisäiseen käyttöön. Kukin AIPAL-käyttäjä, joka luo vastaajatunnuksia, voi tehdä kyselykertoja vapaasti oman tai organisaation tarpeen mukaan ja nimetä ne haluamallaan tavalla. sisältää seuraavat tiedot: vapaamuotoinen nimi vastaajatunnusten vastausaika tilastointia varten tietoa vastaajien määrästä rahoitusmuotokohtaisesti ja tutkinnoittain koulutuksen järjestäjä, joka on ollut vastuussa kyseisestä tutkinnon suorittamisen vaiheesta (kenen tekemästä työstä palaute annetaan; oletusarvona on oma organisaatio) koulutuksen järjestäjän oma oppilaitos, jos toteuttajana on ollut oma oppilaitos Kysely- ja kyselykertakohtaiset raportit Näyttötutkinnon järjestäjäkohtaisia tuloksia voidaan raportoida sekä kyselykohtaisesti että kyselykertakohtaisesti. Näitä raportteja ei käytetä valtakunnallisessa raportoinnissa. Tutkintokohtaisia tuloksia saadaan raportoitua kyselyiden kautta riippumatta siitä, millaisia kyselykertoja on tehty. Lisäksi raportoinnin kautta saa tuloksia erilaisilla hakuehdoilla. Kaikissa raporteissa on tietosuojarajaus, jonka mukaan alle viiden vastaajan vastauksia ei raportoida. Vasta kun viides vastaaja on antanut palautetta, tulokset raportoituvat. Vastaajatunnus on internetlinkki, joka sisältää tutkinnon suorittajalle annettavan tunnuksen, jolla pääsee kirjautumaan palautteenantoon. Vastaajatunnuksella ei tunnisteta vastaajaa, sen avulla vain tilastoidaan vastauskertoihin ja raportointiin liittyviä tietoja.
4(6) KYSELYPOHJAN TEKEMISEN VAIHEET 1. Jos käytätte valtakunnallisten kysymysten jatkona omia lisäkysymyksiä, ne tallennetaan ensin järjestelmään Jos ette käytä lisäkysymyksiä, riittää, että otatte käyttöön valtakunnalliset valmiit kyselypohjat ja nimeätte ne haluamallanne tavalla. Tällöin siirry ohjeen kohtaan 2. 1.1. Valitse Kysymysryhmät toiminto 1.2. Kirjoita kysymysryhmän nimi suomeksi tai ruotsiksi tai jos organisaationne on kaksikielinen, molemmilla kielillä. 1.3. Valitse Kysymyksen tiedot: Vastaus pakollinen v Kyllä, ohjelma muistuttaa vastaajaa, jos tähän kysymykseen ei ole vastattu. Ei, kysymyksen voi ohittaa vastaamatta (esimerkiksi avoimet muuta palautetta -tyyppiset tekstivastaukset). En osaa sanoa -vastaus sallittu v Kyllä, ohjelma tekee vastausvaihtoehtojen lopuksi vaihtoehdon Ei kokemusta/ei tietoa. Tätä vastausta voidaan käyttää kaikkien muiden vastaustapojen yhteydessä paitsi ei vapaan tekstin. Vaihtoehtoa käytetään niissä tilanteissa, kun kysymys ei koske kaikkia vastaajia. Ei Kysymys on poistettavissa v Kyllä, kyselyä voidaan muokata tämän kysymyksen kyselystä osalta. Jos kysymysryhmässä on enemmän kuin 10 kpl kysymyksiä, osan niistä tulee olla poistettavissa, koska kyselyyn voidaan liittää enintään 10 lisäkysymystä. Ei Kysymys suomeksi ja/tai ruotsiksi Vapaata tekstiä. Jos organisaationne on yksikielinen, riittää, että kysymys kirjoitetaan vain toiseen kenttään. Jos organisaationne on kaksikielinen, kirjoittakaa kysymys molemmilla kieliversioilla. Vastaustilanteessa tutkinnon suorittaja voi valita, käyttääkö vastaussovellusta suomen- tai ruotsinkielisenä. Valtakunnalliset kysymykset ovat järjestelmässä molemmilla kielillä. Lisäkysymykset näytetään vastaajalle sillä kielellä, millä näyttötutkinnon järjestäjä on ne tallentanut, jos niitä ei ole tallennettu molemmilla kielillä.
5(6) Vastausvaihtoehdot Arvosana 1-2-3-4-5 = vastaustapa Kyllä/Ei Kyllä-vastaukselle voi lisätä jatkokysymyksen, jonka vastaustapana on Likert-asteikko. Ei-vastaukselle voi lisätä jatkokysymyksen, jonka vastaustapa on vapaa teksti. Likert Monivalinta Vapaa teksti Täysin eri mieltä - Jokseenkin eri mieltä - Ei samaa eikä eri mieltä - Jokseenkin samaa mieltä - Täysin samaa mieltä Vastausvaihtoehtojen sisältö kirjoitetaan vapaamuotoisiin tekstikenttiin vastaavilla kieliversioilla kuin kysymyskin. Vaihtoehtoja tulee olla vähintään kaksi, enimmäismäärää ei ole rajattu. Vaihtoehtoja lisätään lisää-toiminnolla ja sen jälkeen niitä voidaan poistaa vaihtoehdon yhteydessä näkyvällä rastilla. Valintojen maksimimäärällä ilmoitetaan, kuinka monta vaihtoehtoa vastaaja voi enintään valita (yksi n kpl). Avoin vastaus. Vastauksen maksimipituuden voi määritellä min 500 - max 3000 merkin kokoiseksi. 1.4. Kun kysymys on valmis, valitse Jatka uusien kysymysten luomista, kunnes kaikki haluamasi kysymykset on lisätty. Kysymysten keskinäistä järjestystä voit muuttaa Muokkaa kysymysryhmää näytöllä ottamalla hiirellä kiinni kysymyksestä ja siirtämällä se haluamaasi kohtaan ryhmässä. 1.5. Toiminnolla näet kaikki kysymykset kokonaisuutena. Tietoja voi palata muokkaamaan. = muokkaa = poista 1.6. Kun kysymysryhmä on valmis, Peruuta-toiminnolla poistutaan tallentamatta. Tallennetut kysymysryhmät näkyvät näytöllä Luonnokset-listassa. Ennen julkaisua voit vielä palata muokkaamaan tekemiäsi kysymyksiä. Luonnos-tilassa olevan kysymysryhmän voi kopioida uuden kysymysryhmän pohjaksi ja muokata siitä seuraavan kysymysryhmäversion. Luonnos-tilassa olevan kysymysryhmän voi myös poistaa. = kopioi 1.7. Julkaise kysymysryhmä Julkaisun jälkeen kysymysryhmän voi liittää vastaajan näkemään kyselyyn. Julkaistun kysymysryhmän voi palauttaa takaisin luonnokseksi niin kauan, kunnes se on liitetty kyselyyn. Jos julkaistu kysymysryhmä suljetaan, sen jälkeen sitä ei voi enää käyttää.
6(6) 2. Ota valtakunnalliset kyselypohjat käyttöön ja nimeä ne haluamallanne tavalla 2.1. Valitse Kyselyt toiminto Valtakunnallisia kyselypohjia on kolme ja ne tallennetaan yksitellen: Näyttötutkintojen hakeutumisvaiheen kysymykset Näyttötutkinnon suorittamisvaiheen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen kysymykset Näyttötutkintojen hakeutumisvaiheen ja tutkinnon suorittamisvaiheen kysymykset 2.2. Tallenna jokaisen kyselyn osalta seuraavat tiedot: Kyselyn nimi Kyselyn kuvaus Voimassa Kirjoita haluamasi nimi organisaationne käyttämällä kielellä/kielillä. Kyselyn nimi näkyy vastaajalle kyselyn otsikkona. Kuvausteksti on vapaaehtoinen. Kuvaus näkyy vastaajalle lisätietona kyselyn otsikon yhteydessä. Kuvaustekstillä voi halutessaan ohjeistaa tai informoida tutkinnon suorittajaa vastaustilanteessa. Alkaen = päivämäärä, josta alkaen kyselyyn voi vastata. Viimeinen vastauspäivä = kyselyn voimassaolon päättymispäivämäärä tai tyhjää, jos kysely on voimassa toistaiseksi. Päättymispäivämäärän voi lisätä myöhemmin. 2.3. Valitse Valitse valintalistasta lisättävä kyselypohja ja Lisää valittu. Valitun voi poistaa. = poista 2.4. Jos ette käytä omia lisäkysymyksiä, tätä vaihetta ei tehdä: Jos käytätte näyttötutkinnon järjestäjän omia lisäkysymyksiä, valitse Valitse valintalistasta lisättävä kysymysryhmä ja Lisää valittu. 2.5. Esikatsele toiminnolla näet kyselyn samassa ulkoasussa kuin vastaaja sen näkee. 2.6. ja Tallennetut kyselyt näkyvät Organisaatiosi kyselyt-näytöllä Luonnokset-listassa. Valitse kysely klikkaamalla sen nimeä. Muokkaa kyselyä Julkaise kysely Poista kysely Kopioi kysely Voit vielä muuttaa tekemääsi kyselyä. Julkaisun jälkeen kyselyyn voi tehdä vastaajatunnuksia ja sen voi antaa tutkinnon suorittajille vastattavaksi. Julkaistun kyselyn voi sulkea, jonka jälkeen sitä ei voi enää käyttää. Julkaistun kyselyn voi myös kopioida uuden kyselyversion pohjaksi. Poistaa luonnostilassa olevan kyselyn. Vain tarpeettomasti tehdyt kyselyt poistetaan. Kyselyt, joihin on jo kerätty palautetta, suljetaan. Kyselyä voi käyttää pohjana uutta kyselyä tehtäessä.