Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto. Ammatillisen näyttötutkinnon peruste

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto Ammatillisen näyttötutkinnon peruste

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto: Ammatillisen näyttötutkinnon peruste Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon suorittanut osaa toimia monipuolisesti asiakirja ja tiedonhallinnan tehtävissä kirjaamossa, tietopalvelutyössä. Hän osaa hoitaa organisaatiossaan sähköisen asiakirjan koko elinkaaren. Valinnaisesta tutkinnon osasta riippuen tutkinnon suorittanut osaa toimia päätearkistotehtävissä, joissa edellytetään paperiasiakirjojen järjestämistä, seulontaa ja hävittämistä. käynnistää tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinta- tai päivittämisprojektin sekä ohjata projektia ja hyväksyttää sekä viedä tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman käytäntöön ja järjestää siihen tarvittavan koulutuksen. suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tiedonhallintaan liittyvän projektin organisaatiossaan. Hän osaa myös laatia projektin toteuttamiseen ja tulosten jalkauttamiseen liittyvän ohjeistuksen sekä seurata ohjeistuksen noudattamista. Asiakirja- ja tiedonhallinnan ammattitutkinnon suorittanut voi toimia monipuolisesti erilaisissa asianhallinnan tehtävissä esimerkiksi kirjaamossa, väli- ja päätearkistoissa sekä tietopalvelussa tai yksikön tai osaston asiakirja- tai tietopalvelusihteerinä. Valinnaisesta tutkinnon osasta riippuen tutkinnon voi myös toimia tiedonhallinnan suunnittelu- tai asiantuntijatehtävissä. Perusteen nimi Määräyksen diaarinumero Korvattavat määräykset Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto Ei asetettu Ei asetettu Koulutuskoodit Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto (334117) Osaamisalat Tutkintonimikkeet Voimaantulo Voimassaolon päättyminen Ei asetettu Ei asetettu Ei asetettu Ei asetettu

Sisällys 1. osat... 1 1.1. Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja päivittäminen... 1 1.2. Sähköisten asiakirjojen elinkaaren hallinta... 3 1.3. Paperiasiakirjojen elinkaaren hallinta... 5 1.4. Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinnan ohjaus ja organisointi... 7 1.5. Asiakirja- ja tiedonhallinnan organisointi ja kehittäminen... 9 2. muodostuminen... 11 3. ammattitaitovaatimukset ja osaamisen arviointi... 12 4. Liite. kuvaus... 13 4.1. muodostuminen... 13 4.2. suorittaneen osaaminen... 13 4.3. Työtehtäviä, joissa tutkinnon suorittanut voi toimia... 13 4.4. Tutkintotodistuksen antajan nimi ja asema... 13 4.5. Tutkinnosta päättävän kansallisen/alueellisen viranomaisen nimi ja asema... 13 4.6. taso (kansallinen tai kansainvälinen)... 14 4.7. Arvosana-asteikko/hyväksymisvaatimukset... 14 4.8. Jatko-opintokelpoisuus... 14 4.9. Säädösperusta... 14 4.10. Tutkintotodistuksen voi säädösten mukaan saada seuraavilla tavoilla... 14 4.11. Pohjakoulutusvaatimukset... 14 iii

1. osat 1.1. Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja päivittäminen Ammattitaitovaatimukset osaa kuvata tiedonhallinnan roolin omassa organisaatiossaan noudattaa organisaation tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaa päivittää tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaa toimia työyhteisön jäsenenä. Ammattitaidon osoittamistavat Arviointi osoittaa ammattitaitonsa työskentelemällä tiedonhallinnan tehtävissä. Hän tunnistaa organisaation toiminnassa, tehtävissä ja vastuissa tapahtuvia muutoksia ja niiden vaikutuksia tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman päivittämiseen. päivittää tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaa. Siltä osin kuin vaadittava ammattitaito ei tule esiin käytännön työtehtävissä, ammattitaidon osoittamista voidaan täydentää haastattelussa tai tutkinnon n laatimilla dokumenteilla, joiden perusteella ammattitaito voidaan luotettavasti arvioida. TUTKINNON SUORITTAJA KUVAA TIEDONHALLINNAN ROOLIN OMASSA ORGANISAATIOSSAAN. kuvaa organisaation toimintaympäristön ja sen muutokset tunnistaa organisaation keskeiset yhteistyötahot ymmärtää asiakirjahallinnan ja hyvän tiedonhallinnan merkityksen organisaatiossa ja viestii siitä selkeästi ja ymmärrettävästi suomen tai ruotsin kielellä. 1

osat TUTKINNON SUORITTAJA NOUDATTAA ORGANISAATION TIEDONHALLIN- TA- TAI TIEDONOHJAUSSUUNNITELMAA. tunnistaa organisaation asiakirjat tietää asiakirjojen vastuutahot tunnistaa asiakirjojen säilytysajat, -muodot ja -paikat esittelee organisaation tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaa noudattaa asiakirjoihin liittyviä säädöksiä ja ohjeita huomioiden erityisesti julkisuusperiaatteen sekä tietoturva- ja tietosuojasäädökset. TUTKINNON SUORITTAJA PÄIVITTÄÄ TIEDONHALLINTA- TAI TIEDONOH- JAUSSUUNNITELMAA. tuntee tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadintaprosessin tunnistaa tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman päivitystarpeen viestii organisaation asiakirjahallintaan vaikuttavista muutoksista tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmasta vastaaville tekee yksittäisen päivityksen tai esityksen päivityksestä tiedonhallintatai tiedonohjaussuunnitelmaan. TUTKINNON SUORITTAJA TOIMII TYÖYHTEISÖN JÄSENENÄ. suunnittelee, arvioi ja kehittää ammattimaisesti omaa työtään ja osaamistaan toimii työssään yhteistyökykyisesti ja vastuullisesti arvostaa ja tuo esille omaa työtään ja osaamistaan pitää huolta jaksamisestaan ja työhyvinvoinnistaan toimii työelämää koskevien säädösten ja määräysten mukaisesti ja edistää työyhteisönsä työviihtyvyyttä 2

osat 1.2. Sähköisten asiakirjojen elinkaaren hallinta Ammattitaitovaatimukset osaa käyttää asianhallinnan järjestelmiä ohjeistaa ja opastaa asianhallinnan järjestelmien käytössä toimia tietopalvelun tehtävissä. Ammattitaidon osoittamistavat Arviointi osoittaa ammattitaitonsa toimimalla sähköisessä asianhallinnassa. Hän käyttää organisaation asianhallinnan järjestelmiä ja opastaa niiden käytössä. laatii ja päivittää asianhallinnan järjestelmien ohjeistusta. Hän hakee asiakkaille tietoa asianhallinnan järjestelmistä ja opastaa heitä tiedon haussa. Siltä osin kuin vaadittava ammattitaito ei tule esiin käytännön työtehtävissä, ammattitaidon osoittamista voidaan täydentää haastattelussa tai tutkinnon n laatimilla dokumenteilla, joiden perusteella ammattitaito voidaan luotettavasti arvioida. TUTKINNON SUORITTAJA KÄYTTÄÄ ASIANHALLINNAN JÄRJESTELMIÄ. vastaanottaa ja rekisteröi sähköisiä asiakirjoja asianhallinnan järjestelmiin mahdollisten säädösten ja organisaation ohjeiden mukaan skannaa tai digitoi paperiasiakirjan sähköiseen järjestelmään tekee asianhallintajärjestelmässä vaadittavat merkinnät tuntee sähköisten asiakirjojen hävittämiskäytännöt omassa organisaatiossaan huolehtii sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksestä mahdollisten säädösten ja ohjeiden mukaan. TUTKINNON SUORITTAJA OHJEISTAA JA OPASTAA ASIANHALLINNAN JÄR- JESTELMIEN KÄYTÖSSÄ. perehdyttää ja ohjaa ymmärrettävästi asianhallintajärjestelmän käytössä laatii ja päivittää ohjeistusta asianhallintajärjestelmän käyttämisestä. 3

osat TUTKINNON SUORITTAJA TOIMII TIETOPALVELUN TEHTÄVISSÄ. hakee sujuvasti tietoa asianhallinnan järjestelmistä noudattaa työssään julkisuus-, tietosuoja- ja tietoturvasäädöksiä ja -ohjeita tuntee sähköisen asioinnin säädökset tietopalvelutyössä opastaa tiedon haussa selviytyy tavanomaisista palvelutilanteista myös toisella kotimaisella ja yhdellä vieraalla kielellä. 4

osat 1.3. Paperiasiakirjojen elinkaaren hallinta Ammattitaitovaatimukset osaa käsitellä paperiasiakirjoja järjestää, seuloa ja hävittää paperiasiakirjoja hallinnoida päätearkistoa toimia paperiasiakirjojen tietopalvelussa. Ammattitaidon osoittamistavat Arviointi osoittaa ammattitaitonsa toimimalla päätearkistotehtävissä sekä paperiasiakirjojen tietopalvelutehtävissä. Hän järjestää, seuloo ja hävittää asiakirjoja. ottaa vastaan tietopyyntöjä ja toimittaa pyydetyt asiakirjat lainsäädäntöä noudattaen. Siltä osin kuin vaadittava ammattitaito ei tule esiin käytännön työtehtävissä, ammattitaidon osoittamista voidaan täydentää haastattelussa tai tutkinnon n laatimilla dokumenteilla, joiden perusteella ammattitaito voidaan luotettavasti arvioida. TUTKINNON SUORITTAJA KÄSITTELEE PAPERIASIAKIRJOJA. toimii paperiasiakirjoja koskevien määräysten ja ohjeiden mukaisesti noudattaa työssään julkisuus-, tietosuoja- ja tietoturvasäädöksiä ja -ohjeita tekee paperiasiakirjoihin vaadittavat merkinnät organisaation ohjeiden mukaan arkistoi paperiasiakirjan organisaation tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. 5

osat TUTKINNON SUORITTAJA JÄRJESTÄÄ, SEULOO JA HÄVITTÄÄ PA- PERIASIAKIRJOJA. soveltaa lainsäädäntöä ja ohjeita paperiasiakirjojen säilytysajoissa järjestää aineiston organisaation järjestämisperiaatteen mukaan seuloo asiakirjat noudattaen säilytysaikoja laatii hävitysluettelon niissä tapauksissa, joissa sitä edellytetään hävittää paperiasiakirjat säilytysajan päätyttyä ohjeiden mukaisesti huomioiden erityisesti tietoturva- ja tietosuojasäädökset hävittää erilaista aineistoa ympäristönäkökohdat huomioiden kuvailee aineiston tietosisällön laatii arkistoluettelon hyödyntäen arkistokaavan tai tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman tehtäväryhmitystä. TUTKINNON SUORITTAJA HALLINNOI PÄÄTEARKISTOA. siirtää ja vastaanottaa asiakirjat noudattaen luovutusta, siirtoja, säilytystä ja merkintää koskevia ohjeita osallistuu yhdessä asiantuntijoiden kanssa arkistoteknisten ohjeiden sekä suojelu- ja pelastussuunnitelman laatimiseen asiakirjojen osalta tunnistaa mahdollisesti vahingoittuneiden asiakirjojen kunnostustarpeen ja ryhtyy ohjeiden mukaisiin toimiin hallitsee arkiston päättämistoimenpiteet. TUTKINNON SUORITTAJA TOIMII PAPERIASIAKIRJOJEN TIETOPALVELUN TEHTÄVISSÄ. käyttää paperiasiakirjojen hakuvälineitä hakee tietoa paperiasiakirjojen säilytyspaikoista noudattaa työssään julkisuus-, tietosuoja- ja tietoturvasäädöksiä ja -ohjeita tuntee organisaationsa ohjeet tietojen ja paperiasiakirjojen antamisesta opastaa asiakasta tiedon haussa seuraa projektin etenemistä projektisuunnitelman mukaan 6

osat 1.4. Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinnan ohjaus ja organisointi Ammattitaidon osoittamistavat Arviointi osoittaa ammattitaitonsa toteuttamalla tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaprojektin, jossa suunnitelma laaditaan tai päivitetään. lla tulee olla vastuu tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmasta. Siltä osin kuin vaadittava ammattitaito ei tule yksittäisten kriteerien kohdalla esiin, ammattitaidon osoittamista voidaan täydentää haastattelussa tai tutkinnon n laatimilla dokumenteilla, joiden perusteella ammattitaito voidaan luotettavasti arvioida. osaa perustella tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaprojektin tarpeellisuutta johdolle toteuttaa tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaprojektin huolehtia tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman käyttöönotosta ja kehittämisestä kouluttaa ja ohjeistaa tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman noudattamisessa. TUTKINNON SUORITTAJA PERUSTELEE TIEDONHALLINTA- TAI TIEDO- NOHJAUSSUUNNITELMAPROJEKTIN TARPEELLISUUTTA JOHDOLLE. laatii projektisuunnitelman tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaprojektille esittelee ja perustelee johdolle tiedonhallinnan suunnittelusta saatavat hyödyt tuo esille riskit tiedonhallinnan suunnittelun puutteesta varmistaa projektille riittävät resurssit. 7

osat TUTKINNON SUORITTAJA TOTEUTTAA TIEDONHALLINTA- TAI TIEDONOH- JAUSSUUNNITELMAPROJEKTIN. suunnittelee, organisoi ja ohjaa tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinnan tai päivittämisen projektisuunnitelman mukaisesti toteuttaa tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaprojektin yhteistyössä organisaation asiantuntijoiden kanssa viestii tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaprojektista organisaatiossa seuraa projektin etenemistä projektisuunnitelman mukaan päivittää tarvittaessa projektisuunnitelmaa raportoi tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelmaprojektin etenemisestä johdolle hyväksyttää tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman johdolla. TUTKINNON SUORITTAJA HUOLEHTII TIEDONHALLINTA- TAI TIEDONOH- JAUSSUUNNITELMAN KÄYTTÖÖNOTOSTA JA KEHITTÄMISESTÄ. suunnittelee tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman käyttöönottoon liittyvän viestinnän ja koulutuksen laatii suunnitelman tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman ylläpidosta. TUTKINNON SUORITTAJA KOULUTTAA JA OHJEISTAA TIEDONHALLINTA- TAI TIEDONOHJAUSSUUNNITELMAN NOUDATTAMISESSA. laatii koulutussuunnitelman laatii koulutusmateriaalin ja ohjeistuksen toteuttaa koulutustilaisuuksia ja ohjausta. 8

osat 1.5. Asiakirja- ja tiedonhallinnan organisointi ja kehittäminen Ammattitaitovaatimukset osaa määritellä tavoitetilan asiakirja- ja tiedonhallinnalle toteuttaa kehittämisprojektin ohjata ja ohjeistaa kehittämisprojektin jälkiseurannassa. Ammattitaidon osoittamistavat Arviointi osoittaa ammattitaitonsa toimimalla asiakirja- ja tiedonhallinnan suunnittelu- ja kehittämistehtävissä. Hän tekee analyyseja asiakirjahallinnon nykytilanteesta ja suosituksia kehittämistoimenpiteiksi. toteuttaa asiakirjahallinnan kehittämisprojektin. Siltä osin kuin vaadittava ammattitaito ei tule esiin käytännön työtehtävissä, ammattitaidon osoittamista voidaan täydentää haastattelussa tai tutkinnon n laatimilla dokumenteilla, joiden perusteella ammattitaito voidaan luotettavasti arvioida. TUTKINNON SUORITTAJA MÄÄRITTÄÄ TAVOITETILAN ASIAKIRJA- JA TIE- DONHALLINNALLE. analysoi asiakirja- ja tiedonhallinnan nykytilan asettaa tavoitteet asiakirja- ja tiedonhallinnan kehittämiselle laatii kehittämiselle projektisuunnitelman esittelee projektisuunnitelman johdolle ja varmistaa projektin resurssit. TUTKINNON SUORITTAJA TOTEUTTAA KEHITTÄMISPROJEKTIN. suunnittelee, organisoi ja ohjaa asiakirja- ja tiedonhallintaprojektin toteuttaa asiakirja- ja tiedonhallintaprojektin yhteistyössä organisaation asiantuntijoiden kanssa seuraa projektin etenemistä projektisuunnitelman mukaan päivittää tarvittaessa projektisuunnitelmaa viestii asiakirja- ja tiedonhallintaprojektista organisaatiossa raportoi kehittämisprojektin etenemisestä johdolle. 9

osat TUTKINNON SUORITTAJA OHJAA JA OHJEISTAA KEHITTÄMISPROJEKTIN JÄLKISEURANNASSA. laatii muutostilanteeseen liittyvän ohjeistuksen viestii muutostilanteesta organisaatiossa seuraa ohjeistuksen noudattamista. 10

2. muodostuminen Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto muodostuu kahdesta pakollisesta ja yhdestä valinnaisesta tutkinnon osasta. PAKOLLISET TUTKINNON OSAT 2 KPL Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja päivittäminen, P Sähköisten asiakirjojen elinkaaren hallinta, P VALINNAISET TUTKINNON OSAT 1 KPL Paperiasiakirjojen elinkaaren hallinta Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinnan ohjaus ja organisointi Asiakirja- ja tiedonhallinnan organisointi ja kehittäminen 11

3. ammattitaitovaatimukset ja osaamisen arviointi osan ammattitaitovaatimukset määrittävät, mitä tutkinnon n tulee osata suorittaessaan kyseistä tutkinnon osaa. Tutkintotilaisuudessa osoitettava ammattitaito arvioidaan hyväksytyn suorituksen kriteerien mukaisesti. Ammattitaidon osoittamistavat määrittävät, mitä tutkinnon tekee osoittaakseen ammattitaitonsa. 12

4. Liite. kuvaus 4.1. muodostuminen Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinto muodostuu kahdesta pakollisesta tutkinnonosasta ja yhdestä valinnaisesta tutkinnonosasta. Pakolliset tutkinnonosat ovat Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja päivittäminen sekä Sähköisten asiakirjojen elinkaaren hallinta. Valinnaisena tutkinnonosana voi olla Paperiasiakirjojen elinkaaren hallinta Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinnan ohjaus ja organisointi Asiakirja- ja tiedonhallinnan organisointi ja kehittäminen. 4.2. suorittaneen osaaminen Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon suorittanut osaa toimia monipuolisesti asiakirja ja tiedonhallinnan tehtävissä kirjaamossa, tietopalvelutyössä. Hän osaa hoitaa organisaatiossaan sähköisen asiakirjan koko elinkaaren. Valinnaisesta tutkinnon osasta riippun tutkinnon osaa toimia päätearkistotehtävissä, joissa edellytetään paperiasiakirjojen järjestämistä, seulontaa ja hävittämistä käynnistää tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinta- tai päivittämisprojektin sekä ohjata projektia ja hyväksyttää sekä viedä tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman käytäntöön ja myös järjestää siihen tarvittavan koulutuksen suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tiedonhallintaan liittyvän projektin organisaatiossaan. Hän osaa myös laatia projektin toteuttamiseen ja tulosten jalkauttamiseen liittyvän ohjeistuksen sekä seurata ohjeistuksen noudattamista. 4.3. Työtehtäviä, joissa tutkinnon suorittanut voi toimia Asiakirja- ja tiedonhallinnan ammattitutkinnon suorittanut voi toimia monipuolisesti erilaisissa asianhallinnan tehtävissä esimerkiksi kirjaamossa, väli- ja päätearkistoissa sekä tietopalvelussa tai yksikön tai osaston asiakirja- tai tietopalvelusihteerinä. Tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelman laadinnan ohjaus ja organisointi tai Asiakirjahallinnan organisointi ja kehittäminen valinnaisen tutkinnonosan suorittanut toimii tiedonhallinnan suunnittelu- tai asiantuntijatehtävissä. 4.4. Tutkintotodistuksen antajan nimi ja asema Tutkintotodistuksen antaa Opetushallituksen asettama tutkintotoimikunta. 4.5. Tutkinnosta päättävän kansallisen/alueellisen viranomaisen nimi ja asema Opetus- ja kulttuuriministeriö 13

Liite. kuvaus Opetushallitus, opetus- ja kulttuuriministeriön alainen keskusvirasto 4.6. taso (kansallinen tai kansainvälinen) ISCED 3 4.7. Arvosana-asteikko/hyväksymisvaatimukset Hyväksytty/hylätty 4.8. Jatko-opintokelpoisuus Tutkinto tuottaa kelpoisuuden korkeakouluopintoihin. 4.9. Säädösperusta Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta 631/1998, asetus ammatillisesta aikuiskoulutuksesta 812/1998 4.10. Tutkintotodistuksen voi säädösten mukaan saada seuraavilla tavoilla Tutkinto suoritetaan osoittamalla tutkintotilaisuuksissa Opetushallituksen päättämissä tutkinnon perusteissa vaadittu ammattitaito. Tarvittaessa järjestetään tutkintoon valmistavaa koulutusta. Koulutuksen järjestäjä huolehtii näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutumisen, tutkinnon suorittamisen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen henkilökohtaistamisesta. 4.11. Pohjakoulutusvaatimukset Näyttötutkinnon suorittaminen on ammattitaidon hankkimistavasta riippumatonta. Tutkintoon osallistujalle ei ole asetettu muodollisia koulutusvaatimuksia. 14