ASPA 12.3.2015, muistio Aika: to 12.3.2015 klo 10.00 15.30 Paikka: Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Pasila, huone 8007 (0) Esittäytyminen Osallistujat esittäytyivät. PJ Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu (KSHJ-hankkeen ohjausryhmän jäsenen roolissa) VPJ Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto (KSHJ-hankkeen ohjausryhmän jäsenen roolissa) Johanna Auvinen, Tampereen ammattikorkeakoulu (poissa) Hanne Christensen, Aalto-yliopisto Hanna Hoffren, Laurea-ammattikorkeakoulu Tiina Kainulainen, Helsingin yliopisto Anne Kemppainen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Leena Kurki-Pölönen, Mikkelin ammattikorkeakoulu/kaakkois-suomen ammattikorkeakoulu Tanja Myry, Jyväskylän ammattikorkeakoulu Riikka Yliluoma, Tampereen yliopisto Kimmo Kuortti, Oulun yliopisto, (Anne Talvion tilalla) Riikka Valkonen, Jyväskylän yliopisto Pirjo Karhu, OPH (sihteeri) Pekka Linna, CSC (sihteeri) Merja Väistö (OPH) (1) Yhteinen ohjeistus hakijaneuvontaan ja hakuprosessiin ASPA-ryhmän jäsenet ovat työstäneet yhtenäisiä ohjeita tätä varten luodulla työstämissivulla wikissä (https://confluence.csc.fi/display/kshj/hakijaneuvonnan_ja_hakuprosessin_ohjeet). KSHJ-ohjausryhmässä on annettu ohjeiden valmistelusta tilannekatsaus. Opetushallituksen asiantuntijat käyvät valmistellut ohjeet läpi tiistaina 10.3.2015. Käydään läpi ASPA-ryhmäläisten laatimat ohjeet sekä Opetushallituksen asiantuntijoiden kommentit ja päätetään ohjeiden lopullisesta muotoilusta Käydään lisäksi läpi puheenjohtajan laatima ehdotus toimintatavaksi sellaisten henkilötunnuksettomien hakijoiden kohdalla, jotka ovat hakeneet jo 1. hakuaikana ja hakevat myös 2.hakuaikana o Tuotetaan puheenjohtajan ehdotuksen pohjalta kuvattua tilannetta koskevat ohjeet
Kokouksen jälkeen Ohjeet julkaistaan KSHJ-wikin Ohjeet-sivulla Ohjeista tiedotetaan o Ohjeista lähetetään tiedote Opetushallituksen käyttämiä kanavia pääkäyttäjille sekä Opintopolku-listan kautta yleiseen jakeluun o Ohjeista kerrotaan perjantain 13.3. Opintopolku-infossa OPH tuottaa osaltaan kuvauksen siitä, miten Opetushallitus menettelee kriisitilanteessa (jos kanta kaatuu, hakuaikaa joudutaan pidentämään tms.) o Kuvaus tuotetaan mahdollisimman pian tällä viikolla tai viimeistään ensi viikon alussa - ASPA-ryhmä teki joukon muutoksia työparien valmistelemiin ohjeisiin o hetuttomien passivoinnin ja yksilöinnin osalta päätettiin seuraavaa kevään ensimmäisessä hakuajassa aakkostus muissa (syksyn yhteishaku, kevään toinen hakuaika) itseohjautuvasti o ensimmäisen ja toisen hakuajan hetuttomien hakijoiden hakemusten käsittelyssä todettiin pääperiaatteeksi seuraavat mikäli yli kuusi hakukohdetta, lähtee viesti mikäli viestiin vastataan, karsitaan toisen hakuajan lopusta mikäli viestiin ei vastata, toisen hakuajan hakemus passivoidaan o tämän asian osalta todettiin lisäksi, että Janne Santala tekee loppuun o paperihakemusten osalta päätettiin poistaa staattisen hakemuksen lähettäminen sähköpostin liitteenä ja lisätä huomio, että hakemuksen voi laittaa vireille sähköpostilla mutta tätä ei suositella o hakukelpoisuuden arvioinnin osalta todettiin, että ylimmän ammattikorkeakoulutoiveen selvittämistä täytää selventää mikäli asian tekninen ohje on olemassa ja linkattuna mikäli asian ohjetta ei ole, kirjoitetaan tähän asian tekninen ohje lisätään maininta hakemusten tarkistamisen merkitsemisestä yliopistojen osalta asia edellyttää jatkovalmistelua - Tiedotuksesta päätettiin valmistelun mukaisesti (2) Seminaari yhteishaun prosessista 25.3. On sovittu, että järjestetään valtakunnallinen seminaari yhteishaun prosessista 25.3. Opetushallituksen tiloissa Helsingin Hakaniemessä. Pirjo Karhu toi viestissään 9.3. ASPA-valmistelutiimin tiedoksi Opetushallituksen näkemyksen asiasta OPH toimisi työpajan vetäjänä.
Toimintatapa o OPH listaa omat tehtävänsä screenille o Korkeakoulujen asiantuntijat miettivät ryhmätyönä, mitä tehtäviä heille kuuluu. o Prosessi käydään läpi täydentämällä yhdessä postit-lappujen avulla niitä tehtäviä, joita korkeakouluilla on ja missä järjestyksessä. OPH:n asiantuntijat ovat itse käyttäneet tätä toimintatapaa työstäessään prosessia ja ovat olleet siihen tyytyväisiä. Se aktivoi osallistujia eikä ole luento. OPH ehdottaa, ettei työpajaan kutsuta kaikkia pääkäyttäjiä, vaan esimerkiksi vain yksi kustakin korkeakoulusta. Kun työpajassa on saatu prosessi kuvattua, siitä tehdään myös video kk-virkailijoiden käyttöön. Pirjo Karhu voi esitellä torstain palaverissa ehdotusta tarkemmin Janne Santala, Tuija Pasanen ja Pekka Linna keskustelivat seminaarista ja Pirjo Karhun esittämistä näkökohdista palaverissa 10.3. ja päätyivät pohdinnoissaan seuraavaan korkeakoulujen tarve on ennemmin siinä, että saadaan konkreettinen yksiselitteinen jaettu käsitys koko prosessista OPH:n näkökulmasta toimintatavan tulisi olla tällainen o OPH esittää kuvauksen ja työtä tehdään sen eteen, että osallistujilla on selkeä näkemys siitä, kuinka prosessi menee, ei niin, että osallistujat olisivat tuottamassa kuvausta jostain uudesta asiasta o kuvauksessa tulee olla seuraavat osat mitä vaiheita yhteishaussa on, mitä kukin vaihe edellyttää syötteenä, mikä kunkin vaiheen kesto on ja mitä kukin vaihe tuottaa (eri tahoille: korkeakoulut, hakijat, jne.) "rajapinta", jonka OPH tarjoaa hallussaan olevaan prosessiin ja riittävän syvällisen kuvan siitä työstä, josta OPH vastaa tilaisuuden on syytä olla "tiedottava", ei "kehittävä" o aamulla prosessi alkaa, ja iltapäivän lopulla se on käyty läpi ja voidaan kerrata, niin että kaikilla on selkeä käsitys kokonaisuudesta o pilkotaan prosessi palasiin, jotka pystyy hahmottamaan tilaisuudella on syytä olla o selkeät tavoitteet (syy, miksi tilaisuus järjestetään) o selkeä omistajuus (OPH:lla / ASPA:lla) Sovitaan o tilaisuuden tavoitteet o pääasiallinen toimintatapa o omistajuus o jatkovalmisteluvastuut o tiedottaminen - Tilaisuudessa käsitellään
o konkreettisia kysymyksiä, joita täytyy ratkaista: tämä tarjoaa osallistujille mahdollisuuden vaikuttaa toimintatapoihin o niitä asioita, joista täytyy varmistaa, että korkeakouluilla on selkeä käsitys ja oikea tieto - Tilaisuuden toimintatavat sisältävät luentomaista ja työpajamaista työskentelyä - Tilaisuuteen kutsutaan 2 / korkeakoulu - Materiaalit toimitetaan etukäteen, valmiina 23.3. - Valmistelua jatkaa pienempi ryhmä o Merja Väistö (OPH), koollekutsuja o Riikka Yliluoma (TaY) o Hanna Hoffren (Laurea) o Kimmo Kuortti (OY) o Hanne Christensen (AY) o Anne Kemppainen (HH) o Pekka Linna (CSC) - Opetushallitus toimittaa jakoon tekemänsä prosessijäsennyksen o Ryhmä työstää tämän pohjalta tarkempaa ohjelmaa seminaariin - Seminaarissa keskitytään hakuun ja valintaan, koulutustiedotus ei ole ajankohtainen aihe (3) Tuloskirjeet Tuloskirjeistä on ollut paljon keskustelua ja halutaan tietää, miten prosessi etenee 1.7. jälkeen. Kentällä halutaan myös vaikuttaa kirjeiden sisältöön eli pitää pohtia, miten huomioidaan kentän toiveet ja tehdäänkö aspassa lisäksi ehdotuksia hakijoiden informoimiseksi tuloskirjeiden tukena, jos ja kun kirjeitä ei saada niin informoiviksi, kuin ne ovat aikaisemmin olleet. Tilanne nyt Tuloskirjeiden lähettämismallista on olemassa eri versioita, joita ovat tuottaneet sekä Opetushallituksen asiantuntijat että opetusministeriön virkamiehet Käsitellään KSHJ-ohjausryhmälle 6.3.2015 esitetty ehdotus kirjeiden postituksesta. Keskustellaan myös korkeakoulujen mahdollisuudesta sitoutua esitettyyn toimintamalliin ja päätetään tarvittavista toimenpiteistä kattavan osallistumisen varmistamiseksi Tarkastellaan Opintopolun kirjepohjien tilaa ja sovitaan, miten ASPA-ryhmä osallistuu niiden päivittämiseen. - Kuvataan muutama vaihtoehtoinen toimintamalli: o Tulee useampi kirje vähän eri paikoista
o Tulee yksi keskitetty kirje - Korkeakoulujen päätökset 31.3. mennessä - Tiedotetaan Opintopolku-infossa ja kk-pääkäyttäjä-jakelun kautta - Raportoidaan taulukkoon Aspa-sivuille (4) Vastuukorkeakoulun rooli Useassa yhteydessä, viimeksi Opintopolku-infossa 6.3.2015, on noussut esille tarve selkiyttää ja konkretisoida vastuukorkeakoulun tehtäviä. Opintopolku-infon yhteydessä varapuheenjohtaja totesi, että ASPA-ryhmä voi olla tässä asiassa aktiivinen Keskustellaan vastuukorkeakoulun tehtävistä; ja o mikäli tehtävät ovat selkeät -> sovitaan asiaan liittyvästä tiedottamisesta o mikäli tehtävät eivät ole selkeät -> sovitaan niiden selkiyttämisestä - järjestetään vastuukorkeakoulujen vastuuhenkilöille oma tilaisuus (5) Yhteishaun vuoden 2016 aikataulu Opetushallitus on tuottanut luonnoksen korkeakoulujen yhteishaun aikatauluiksi vuonna 2016 Käydään tuotettu luonnos läpi Tunnistetaan ne päivämäärät, joista korkeakoulut sopivat yhdessä; sekä o Sovitaan näistä ajankohdista; tai o Sovitaan tavasta, jolla nämä päivämäärät saadaan määriteltyä - luodaan tästä taulukko ASPA-sivujen alle, jonka avulla ASPA-ryhmäläiset voivat dokumentoidusti kommentoida suunniteltuja aikatauluja vuoden 2016 yhteishauille (6) ASPA-ryhmän toiminta keväällä 2015
ASPA-ryhmälle on sovittu tapaamisaikataulu mutta ei asiasisältöjä. Toiminnan määrätietoisen edistämisen kannalta on kuitenkin tarpeellista ennakoida tulevia tehtäviä Käydään läpi yhteishaun prosessiaikataulu Sovitaan eri tapaamisten pääteemoista keväällä 2015 - Tämä on valmisteluryhmän vastuulla - Suunnitelmallisempi tilanne mahdollistaa asioiden valmistelun hallitummassa aikataulussa