Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Muistio Neuvoston kokous 4/2014 Aika: 4.12.2014 klo 10-16 Paikka: Turun yliopisto, Lemminkäisenkatu 3 A, kokoushuone 203 (2 krs.) Osallistujat: Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskolans bibliotek Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto, Minna-Liisa Kivinen Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Irmeli Koskimies, Taideyliopiston kirjasto Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Eeva-Liisa Lehtonen, Aalto-yliopiston kirjasto Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Raija Löytölä, Tritonia Ari Muhonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto -14:30 Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopiston kirjasto -14:30 Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto Ulla Ohvo, Lappeenrannan tiedekirjasto -15:00 Susanna Parikka, Lapin korkeakoulukirjasto (puheenjohtaja) Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Pia Södergård, Åbo Akademis bibliotek Kimmo Tuominen, Helsingin yliopiston kirjasto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Paula Kangasniemi (sihteeri) 1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen Puheenjohtaja avaa kokouksen 10:05. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Eeva-Liisa Lehtonen ja Päivi Kytömäki. Samat henkilöt toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. 2. Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan. 3. Edellisen kokouksen muistio Tarkastettu muistio löytyy verkosta osoitteesta: http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/neuvosto/asiakirjat/muistiot2014.html 4. Turun yliopiston kirjaston kuulumiset Ulla Nygrén kertoi Turun yliopiston kirjaston kuulumisia. Meneillään on kaksi suurta muutosta, yliopiston tilaohjelma sekä hallinnon ja rakenteiden uudistaminen. Tilaohjelman
tavoite, kirjaston toimipisteiden vähentäminen 17:sta kuuteen, saavutetaan jo vuoden 2015 alussa. Kirjaston uutta, palveluihin perustuvaa organisaatiomallia ollaan ottamassa käyttöön alkuvuodesta 2015. 5. SYN:n puheenjohtajan valinta 2015-2016 kaudelle Puheenjohtajan valintaa valmisteleva työryhmä esitti puheenjohtajaksi Kimmo Tuomista. Muita ehdokkaita ei ollut. Kimmo Tuominen valittiin puheenjohtajaksi 2015-2016 kaudelle. 6. TVK:n kokoonpano Tua Hindersson-Söderholmin, Päivi Kytömäen, Susanna Parikan, Jarmo Saartin ja Kimmo Tuomisen kausi työvaliokunnassa loppuu vuoden 2014 lopussa. Tua Hindersson-Söderholm, Päivi Kytömäki, Susanna Parikka ja Jarmo Saarti ovat olleet jo kaksi kautta työvaliokunnassa. Työvaliokuntaa ehdotettiin seuraavia henkilöitä: Riitta Lähdemäki, Minna Niemi- Grundström, Ulla Nygrén ja Ulla Ohvo. Muita ehdokkaita ei ollut. Työvaliokuntaan valittiin uusiksi jäseniksi 2015-2016 kaudelle: Riitta Lähdemäki, Minna Niemi-Grundström, Ulla Nygrén ja Ulla Ohvo. Tiina Järvisen kausi (2014-2015) jatkuu työvaliokunnassa. 7. Verkostojen toimintakäytännöt ja toimikaudet Esitettiin, että verkostojen toimintakäytännöt lisätään SYN:n sääntöihin. Esityksen mukaan ohjausryhmien toimikausien pituus olisi kolme vuotta. Ohjausryhmien puheenjohtajat valittaisiin neuvoston kokouksessa ja ohjausryhmien jäsenet työvaliokunnan kokouksessa. Jos puheenjohtaja tai ohjausryhmän jäsen eroaa kesken toimikauden, työvaliokunta valitsisi uuden jäsenen ryhmän loppukaudeksi. Esitettiin, että SYN:n helmikuun kokouksessa valitaan uudet ohjausryhmät tutkimuksen tuen verkostolle ja informaatiolukutaitoverkostolle toimikaudelle 2015-2017. Esitettiin, että myös sisällönkuvailuverkoston jäsenet valitaan toimikaudelle 2015-2017. Tietoaineistoverkoston nykyisen toimikauden esitettiin jatkuvan vuoden 2016 kevääseen. Keskusteltiin verkostojen toimintakäytännöistä. Sisällönkuvailuverkosto poikkeaa muista SYNin verkostoista. Verkosto on SYNin perustama, mutta siinä on nykyisin mukana myös kaikki kirjastosektorit ja sen tehtävänä on mm. MARC 21 -formaatin sovellusohjeen sisällönkuvailukenttien ylläpito. Minna Niemi-Grundström ottaa Kansalliskirjaston tiedonhallinnan ohjausryhmässä esiin sisällönkuvailuverkoston tehtävät. Päätettiin pyytää verkostojen nykyisiltä puheenjohtajilta lausunnot verkoston tarpeellisuudesta (jatketaanko sellaisenaan) ja tarvitseeko ohjausryhmää 19.1.2015 mennessä. SYN vuoden 2015 ensimmäisessä kokouksessa nimetään puheenjohtajat verkostoille. Samassa kokouksessa esitetään lisättäväksi SYN:n sääntöihin työvaliokunnan esitys:
Ohjausryhmien toimikausien pituus on kolme vuotta. Ohjausryhmien puheenjohtajat valitaan neuvoston kokouksessa. Puheenjohtaja tuo työvaliokunnalle esityksen ohjausryhmän kokoonpanosta. Jos puheenjohtaja tai ohjausryhmän jäsen eroaa kesken toimikauden, työvaliokunta valitsisi uuden jäsenen ryhmän loppukaudeksi. 8. Elsevier-sopimusneuvotteluihin valmistautuminen Elsevier-työryhmää on täydennetty Helsingin yliopiston edustajalla, Kimmo Tuomisella. Päivi esitteli nykyisen yo-kirjastojen keskinäisen kustannustenjakomallin, liitteet 1 ja 2. Pyydetään uusi liitteen 2 mukainen kustannustenjakolaskelma SYNin vuoden 2015 ensimmäiseen kokoukseen. Viimeistään toukokuun 2015 kokouksessa päätetään SYNin kanta uuden kustannustenjakomallin käyttöönotosta ja käyttöönoton aikataulusta. 9. FUM-ryhmän kannanotto kirjastojärjestelmän hankinnasta FUM-ryhmä esitti yhteisen näkemyksensä kirjastojärjestelmätilanteesta. Esityksen mukaan uuden kirjastojärjestelmän hankinnasta luovutaan ja jatketaan edelleen nykyisen järjestelmän käyttöä. Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden mahdollinen yhteinen palvelininvestointi riittää. Yliopistokirjastojen täytyy taloudellisesti haastavassa tilanteessa turvata erityisesti tietoaineistojen hankinta asiakaskunnan tarpeisiin ja priorisoida sitä. Järjestelmän vaihtaminen tulisi kalliiksi koska uuden järjestelmän hankintakustannusten lisäksi tulee kustannuksia myös mm. määrittely-, testaus-, hankinta- ja konversiotyöstä. Yksikään esittelyssä oleva uusi järjestelmä ei myöskään sellaisenaan taivu yliopistokirjastojen tarpeisiin. Voyageria kehitetään edelleen ja se toimii sellaisenaan hyvin taustajärjestelmänä muille järjestelmille. Kirjastojärjestelmä on jatkossa enemmänkin taustajärjestelmä ja aineistojen haku toimii jatkossa muiden järjestelmien kautta. Mm. Finna-kehitystä on tehty Voyagerin päälle. Keskusteltiin kirjastojärjestelmiin liittyen. Minna-Liisa Kivinen varmistaa Voyagerin jatkokuviot Markku Heinäsenahon kanssa. Keskustelussa tuli esiin, että halutaan edelleen olla mukana kansallisessa yhteistyössä. Jos päätetään pysyä nykyisissä järjestelmissä, se on samalla kannanotto yhteiseen metatietovarantoon ja yhteiseen asiakasrekisteriin. Jatkossa tulee keskustella metadatan laadusta ja metadatan paikasta. Koska yliopistokirjastojen tulee noudattaa omien yliopistojensa strategioita, ei voida tehdä yliopiston tietoarkkitehtuurista poikkeavia sitovia ratkaisuja oman yliopiston ulkopuolella. Keskusteltiin, mikä tuottaa meille kunkin kirjaston asiakaskunnan kannalta suurimman mahdollisen lisäarvon ja miten paljon jatkossa ollaan asiakaslähtöisiä ja miten paljon järjestelmälähtöisiä. Päätettiin, että jatketaan nykyisellä kirjastojärjestelmällä ja luovutaan toistaiseksi uuden hankinnasta. Tässä yliopistokirjastojen taloudellisessa tilanteessa lisäarvo asiakkaille tulee parhaiten tietoaineistojen kautta, ei uuden kirjastojärjestelmän hankinnasta. Päätös perusteluineen ilmoitetaan välittömästi ammattikorkeakoulukirjastojen neuvoston puheenjohtajalle.
Päätettiin, että FUM-ryhmän ja kirjastojärjestelmän selvitystyöryhmän toiminta lopetetaan. 10. SYN:a eri toimielimissä edustavien raportit toiminnasta SYN:a eri toimielimissä edustavien raportit toiminnasta liitteissä 3 ja 4. Ulla Nygrénin ja Päivi Kytömäen kokouksessa antamat raportit on lisätty liitteeseen 3. 11. Toimintakertomus Hyväksyttiin vuoden 2014 toimintakertomus vähäisin muutoksin, liite 5. 12. Ilmoitusasiat Kommentointi OKM:n Avoin tiede ja tutkimus -hankkeen tiekarttaluonnokseen on annettu 30.10.2014 Kannanotto Bibliometristen palvelujen tilastointiin Tieteellisten kirjastojen yhteistilastoon (KITT) on annettu 30.11.2014, liite 6 Tutkimuspalveluinnovaatioita voi lähettää vuoden loppuun asti. Keskuskirjastokokous to 29.1.2015 Helsingissä Mentoroinnin päätöstilaisuus ti 10.2.2015 LIBER 2015: Towards open science, Lontoo 24-26.6. Call for papers on avoinna 15.2.2015 asti http://www.liber2015.org.uk/call-for-papers/ Ulla Nygrén vetää LIBERin Steering Committee on Reshaping the Research Library n työryhmää Research and Education ATT-hankkeessa mukana olevia SYNin edustajia kannustetaan tuomaan kirjastojen roolia ja osaamista mahdollisimman hyvin esiin työryhmissä toimiessaan. ATT-hankkeeseen haetaan koulutuskoordinaattoria kolmeksi vuodeksi. Kirjastoista kannattaa aktiivisesti tuoda esiin koulutustarpeita. 13. Kokouksen päättäminen Seuraava kokous Helsingissä tammi-helmikuun vaihteessa 2015. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:25 Liitteet: liite 1 Elsevier-paketin kustannustenjakomallin tarkistaminen Liite 2 Elsevier-kustannustenjakomallin laskelma 2012 Liite 3 SYN:a eri toimielimissä edustavien raportit toiminnasta
Liite 4 Tietohuoltokomitean toiminta 2014 Liite 5 Toimintakertomus Liite 6 SYN:n kokoamat yliopistokirjastojen kannanotot bibliometristen palvelujen tilastoinnista Tieteellisten kirjastojen yhteistilastoon (KITT) Susanna Parikka Puheenjohtaja Paula Kangasniemi Sihteeri Eeva-Liisa Lehtonen Pöytäkirjantarkastaja Päivi Kytömäki Pöytäkirjantarkastaja