Markku Kokkonen Aikuiskoulutuksen asiakirjat Helsinki 24.1.2013 www.oph.fi/nayttotutkinnot Näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvät asiakirjat ja niiden säilyttäminen
Tietolähteet sihteerin työssä Tutkintotoimikuntien kotisivut (mm. ohjeistus. lomakkeet ja kokousaikataulu) osoitteessa www.oph.fi/nayttotutkinnot Näyttötutkinto-opas 2012 Optima-kokousalusta, https://optima.discendum.com/oph Näyttötutkintojen perusteet Määräykset, ohjeet ja lomakkeet näyttötutkintojen järjestämiseksi, luettelo osoitteessa www.oph.fi/nayttotutkinnot
Lomakkeet näyttötutkinnon järjestäjälle Tutkintomaksujen tilitysilmoitus Kunniakirjan tilauslomake Näyttötutkintojen järjestämissopimus Näyttötutkintojen järjestämissopimuksen yhteyshenkilöt ja tutkintokohtaiset vastuuhenkilöt Näyttötutkinnon järjestämissuunnitelma Arviointiesitysten yhteenveto Arviointiesitysten yhteenvetolomakkeen käyttöohje
Mitä asiakirjoja syntyy näyttötutkintojen järjestämisen yhteydessä? Sopimukset 1. Näyttötutkintojen järjestämissopimus ja liitteet (näyttötutkintojen järjestämissopimuksen yhteyshenkilöt ja tutkintokohtaiset vastuuhenkilöt ja näyttötutkinnon järjestämissuunnitelma sekä tarvittaessa arviointilomakkeet ja arvioijaluettelo) 2. Sopimukset koulutuksen tai tutkinnon hankkijoiden kanssa 3. (Sopimukset työssä oppimisesta, koulutuksen järjestämislupa) 4. Muut sopimukset Henkilökohtaistaminen (Oph:n määräys 43/011/2006) 1. Henkilökohtaistaminen on dokumentoitava näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutuksen hakeutumisessa, tutkinnon suorittamisessa ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisessa 2. Dokumentointi kootaan henkilökohtaistamista koskevaksi asiakirjaksi 3. Allekirjoittajina tutkinnon suorittaja, koulutuksen järjestäjä ja tarvittaessa koulutuksen hankkija
Näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutuminen, asiakirjat (Hakulomake) Henkilötiedot Osaamisen tunnistamisessa käytetyt välineet Johtopäätökset 1. soveltuva tutkinto (ja koulutuksen järjestämismuoto) 2. ohjaus- ja tukitoimien tarve 3. ohjaus suoraan tutkinnon suorittamiseen 4. ohjaus tarvittavan ammattitaidon hankkimiseen 5. mitä osoitettua osaamista esitetään tunnustettavaksi (kopiot dokumenteista)?
Tutkinnon suorittaminen Ilmoitus tutkintotoimikunnalle tutkintotilaisuuden alkamisesta (tarvittaessa) tiedoksi Tutkinnon suorittamisen henkilökohtaistamista koskeva suunnitelma Missä, milloin ja miten ammattitaito osoitetaan? Kuka/ketkä arvioi/arvioivat tutkintosuorituksia? Suunnitelman hyväksyminen ja päivittäminen Suunnitelma valmistuu tutkinnon osittain Henkilökohtaistamista asiakirja voidaan laatia verkkoympäristössä, mutta se on tulostettava, allekirjoitettava ja arkistoitava paperisena.
Arviointiprosessissa syntyvät asiakirjat (1) Arviointiaineisto Työtehtävien (=tutkintosuoritusten) arvioinnit (yksi arvioija/kolmikanta) Tutkinnon suorittajan tuottamat dokumentit, jotka on nimeltä mainittu tutkinnon perusteissa / joita syntyy tutkintosuorituksen aikana Todistukset erillispätevyyksien suorittamisesta Tutkintosuorituksia täydentävät dokumentit kattavuuden varmistamiseksi Tutkinnon suorittajan itsearviointi
Arviointiprosessissa syntyvät asiakirjat (2) Kolmikantainen arviointiesitys tutkinnon osan suorittamisesta Koko tutkinnon suorittamista koskeva asiakirja (tutkinnonsuorittajakohtainen ja/tai yhteenveto useasta tutkinnon suorittajasta taulukkoon Opetushallituksen lomakkeen (arviointiesitysten yhteenveto) käytöstä päättää tutkintotoimikunta Arviointikokouksen pöytäkirja Hylätyn tutkinnon osan arvioinnin perustelut, yleensä tutkinnonsuorittajakohtaiseen arviointien yhteenvetoon tai erillisellä liitteellä Eräillä koulutusaloilla ja tutkinnoissa on sekä hyväksytyt että hylätyt tutkinnot osat on perusteltava tutkinnonsuorittajakohtaiseen arviointien yhteenvetoon
Arviointiprosessissa syntyvät asiakirjat (3) Tutkintotoimikunnan laatimia malleja on käytettävä, jotka koskevat tutkinnon osan arviointiesitystä ja koko tutkinnon suorittamista Arvioinnin oikaisuun liittyvät asiakirjat Todistukset Tutkintotodistusten kansainväliset liitteet, osoitteessa http://www.europass.fi/fi/europassikokoamisohje/ammatillisen-tutkintotodistuksen-liite
Muita näyttötutkintojen järjestämisessä syntyviä asiakirjoja Tutkintomaksujen tilittämiseen liittyvät asiakirjat ja kuitit Opetushallituksen selvitys näyttötutkintojen järjestämisedellytyksistä Osoitetun osaamisen kolmikantainen tunnustamisesitys liitteineen, lähetetään heti hakeutumisvaiheen jälkeen Selvitys ammattitaidon ajantasaisuudesta SORA: mm. lääkärintodistus, rikosrekisteriote, todistus huumausainetestin tuloksesta ja asiantuntijan lausunto sekä opiskeluoikeuden peruuttaminen ja oikaisu
SORA-lainsäädännön toimeenpanoon liittyvät asiakirjat Koskee 43:a näyttötutkintoa (OPH:n määräykset 38/011/2011 ja 39/2011), opiskeluun soveltumattomuuden ratkaisuja. Sovelletaan hakeutumisvaiheeseen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen henkilökohtaistamiseen Toimeenpanossa voi syntyä salassa pidettäviä tietoja Opiskelijalla on muutoksenhakuoikeus opiskeluoikeuden peruuttamispäätöksen Arkistonmuodostussuunnitelman päivittäminen Kuka saa käsitellä salassa pidettäviä asiakirjoja? Lähtökohtaisesti opiskelijan suullinen selvitys terveydentilasta riittää hakeutumisvaiheessa Rikosrekisteriote, jos opiskelija työskentelee alaikäisten parissa Äärimmäisen keino
Asiakirjojen toimittaminen tutkintotoimikunnalle Optima-sähköinen kokousalusta, sähköpostikokous, puhelinkokous vai tavallinen kokous Yhdet asiakirjat vai kaikille jäsenille omat asiakirjat, palautuskirjekuori Tutkintotoimikunnan kokousaikataulu: www.oph.fi/nayttotutkinnot Optima tai tutkintotoimikunnan sihteeri Aikataulu asiakirjojen toimittamiselle on tutkintotoimikuntakohtainen Kaikki tutkinnon osien arviointiesitykset samanaikaisesti tai eräissä perustutkinnoissa (esim. sosiaali- ja terveysala) tutkinnon osittain arviointiesitykset tutkintotoimikunnalle (ja lopuksi vielä yhteenveto)
Tarvittavan ammattitaidon hankkiminen, asiakirjat Riippuu koulutuksen hankkijasta (esim. Okm, Elykeskus, Te-toimisto, oppisopimus, yritys tai yksittäinen henkilö) Koulutuksen järjestäjä päättää näyttötutkintoon valmistavan koulutuksen sisällöstä ja järjestämisestä (631/1998, 8 ) Osallistumistodistukset Opintosuorituksia koskevat tiedot
Oppisopimus ja henkilökohtainen opiskeluohjelma Henkilökohtaisen opiskeluohjelman sisältö on määritelty ammatillisen koulutuksen asetuksessa (811/1998, 6 ) Oikein laadittuna se kattaa näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutumisen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen henkilökohtaistamisen Olennaista yhteistyö oppisopimuskoulutuksen järjestäjän ja tietopuolisen koulutuksen järjestäjän kanssa Näyttötutkinto suoritetaan aina samalla tavalla riippumatta näyttötutkintoon valmistavan koulutuksen järjestämismuodosta.
Erityisopetus ja henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma Henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman sisältö on määritelty ammatillisen koulutuksen asetuksessa (811/1998, 8 ) Jos henkilö on erityisopiskeilijana näyttötutkintoon valmistavassa koulutuksessa, erityisen tuen tarve selvitetään näyttötutkintoon ja siihen valmistavaan koulutukseen hakeutumisen henkilökohtaistamisessa (OPH 43/011/2006, 2 ) ja tämä tarve kirjataan henkilökohtaistamista koskevaan asiakirjaan. Näyttötutkintoon valmistavassa oppisopimuskoulutuksessa erityisopiskelijalle laaditaan henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (L 630/1998, 17 3 mom) Em. asiakirjat ovat salassa pidettäviä (L 621/1999, 24 25 k).
Asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi (1) Näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvien asiakirjojen arkistoinnista vastaa näyttötutkinnon järjestäjä (koulutuksen järjestäjä) Koulutuksen järjestäjän arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Suunnitelmaan kirjataan asiakirjaryhmittäin mm. asiakirjojen säilytysajat, säilytyspaikat arkistossa ja arkistointivastuut Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman laatimisesta löytyy osoitteesta www.ams-opas.fi Lisätietoja hyvästä tiedonhallintatavasta löytyy osoitteesta www.vm.fi > julkaisut ja asiakirjat Opetushallitus ei ole antanut ohjetta näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvien asiakirjojen säilyttämisestä Tutkintotoimikuntien asiakirjojen arkistointi (OPH 36/011/2012)
Asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi (2) Kansallisarkiston määräykset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista osoitteessa www.arkisto.fi/fi/palvelut/normit Kansallisarkisto on määrännyt (17.11.2003 KA 321/43/03) antamallaan päätöksellä tutkintotodistukset ja todistukset tutkinnon osan/osien suorittamisesta, mikäli tietoja ei ole tallennettu opintorekisteriin, pysyvästi säilytettäviksi Muita näyttötutkintojen järjestämisessä syntyviä asiakirjoja arkistoidaan niin kauan kuin tutkinnon suorittaminen on kesken.
Asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi (3) Asiakirjat voidaan tuhota tai esim. arviointiaineisto palauttaa tutkinnon suorittajalle sen jälkeen kun tutkintotodistus tai todistus tutkinnon osan/osien suorittamisesta on annettu, mahdollisuus arvioinnin oikaisuun on kulunut umpeen ja arvioinnin oikaisupyyntö on käsitelty loppuun tutkintotoimikunnassa. Laki (635/1998) opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta sisältää säädöksiä, jotka vaikuttavat oppisopimuskoulutuksen järjestämisessä syntyvien asiakirjojen säilytysaikoihin 1. 54 tarkastusoikeus (5 v + 2 v + muutoksenhaku) > 2. suositus 10 v ESR-hankkeisiin liittyvät ohjeet
Siirtymäaika näyttötutkintojen perusteissa Määräystä on noudatettava 1.8.2009 jälkeen alkavassa ammatillisessa peruskoulutuksessa (opetussuunnitelmaperusteinen koulutus) ja näyttötutkinnoissa. Ennen tämän määräyksen voimaantuloa aloitettu koulutus ja näyttötutkintosuoritukset voidaan saattaa loppuun määräyksen 23.4.2001 nro 23/011/2001 mukaisesti 31.7.2019 mennessä, ellei muista säädöksistä ja määräyksistä muuta johdu. Vastaava siirtymäaika ammatti- ja erikoisammattitutkinnoissa on kaksi vuotta. Vaikuttaa näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvien asiakirjojen säilytysaikoihin
Asiakirjojen julkisuus (1) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 1. Viranomainen? Asiakirja? Asianosainen? Yleisö? (L 621/1999, 24, 32-kohtainen luettelo) salassapidon perusteita ovat koulutuksen järjestämisen näkökulmasta ainakin seuraavat: 17 ja 20) Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja julkisyhteisön/yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta 22) Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja pääsy- tai muusta kokeesta tai testistä 25) taikka tietoja henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta 29) Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilöille suoritetusta psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta ja sen tuloksesta
Asiakirjojen julkisuus (2) 30) Oppilashuoltoa ja oppilaan opetuksen vapauttamista koskevat asiakirjat, oppilaan ja kokelaan koesuoritukset sekä sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevat tiedot 31) Asiakirjat, jotka sisältävät tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta puhelinnumerosta Näyttötutkintojen järjestämisen näkökulmasta salassapidon perusteita voivat ovat mm.: henkilökohtaistamista koskevat asiakirjat, tutkinnon suorittajan sanallista arviointia sisältävät arviointilomakkeet, arvioijien muistiinpanot ja mahdolliset arviointipöytäkirjat, SORAlainsäädännön toimeenpano
Henkilötietolaki 523/1999 Henkilötietolaki sisältää säännöksiä mm. henkilötunnuksen käytöstä ja henkilörekistereihin Henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi (13 ), esim. Koulutuksen järjestäminen (rahoitus, arviointi ja henkilökohtaistaminen) Oppisopimus ja erityisopetus Tutkintotodistukset, osallistumistodistukset ja vastaavat Opintosuorituksia koskevat tiedot Terveydenhuolto, sosiaalihuolto, virka- ja työsuhteet
Asiaa tutkintotodistuksista (1) Virheellisten tutkintotodistusten takia todistuksen saaminen viivästyy (enintään kaksi kuukautta viimeisestä tutkintotilaisuudesta) Näyttötutkinnon järjestäjä vastaa tutkintotodistusten oikeellisuudesta Tutkintotodistuksista puuttuu mm. Arvosana tai arvosanoja Päivämäärä Takasivun koko teksti Tutkinnon osia Henkilötunnus Diaarinumero
Asiaa tutkintotodistuksista (2) Tutkintotodistuksissa väärin mm. Tutkintotoimikunnan nimi Tutkintotoimikunnan puheenjohtajan nimi Tutkinnon osan nimi Päivämäärä Diaarinumero Henkilötunnus tai nimi Tutkinnon osien järjestys Tutkintotodistus puuttuu vaikka nimi on yhteenvedossa tai tutkintotodistus on lähetetty, mutta tiedot puuttuvat yhteenvedosta
Opetushallituksen määräys 37/011/2011 Sosiaali- ja terveysalan perustutkinnon perusteita (OPH:n määräys 17/011/2010) muutettiin lisäämällä tutkintoon Jalkojenhoidon koulutusohjelma tai osaamisala Jalkojenhoito Haavan hoito jalkojenhoidossa Suun terveyden edistäminen ja suun terveyden erikoisaloilla toimiminen Lasten ja nuorten mielenterveyden edistäminen Näytteenotto ja asiakaspalvelu lähihoitajan työssä
Tutkintotodistuksien kirjoittaminen (1) Jos edellisessä diassa mainittu osaamisala tai tutkinnon osa on tutkintotodistuksessa, niin tutkintotodistuksen kakkossivulle ensimmäiseksi kappaleeksi tulee teksti: Tutkinto on järjestetty ja suoritettu ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetun lain (631/1998) ja Opetushallituksen päättämien Sosiaali- ja terveysalan perustutkinnon perusteiden (17.2.2010 dnro 17/011/2010) mukaisesti tutkintotoimikunnan valvonnassa. Tutkinnon osa (Xxxx) on järjestetty ja suoritettu Opetushallituksen päättämien Sosiaali- ja terveysalan perustutkinnon perusteiden (19.12.2011 dnro 37/011/2011) mukaisesti tutkintotoimikunnan valvonnassa.
Tutkintotodistuksien kirjoittaminen (2) Vastaava teksti tulee myös tarvittaessa todistukseen tutkinnon osan tai osien suorittamisesta. Tutkinnon perusteiden muuttumista ilman niiden kumoamista ei ole otettu huomioon voimassa olevassa todistusmääräyksessä (OPH 56/011/2009). Todistus tutkinnon osan suorittamisesta Ykkössivun tekstiä: Tutkintotodistus annetaan sen jälkeen, kun kaikki tutkintotodistuksen saamiseksi vaadittavat osat on suoritettu hyväksytysti. EI SAA POISTAA
Markku Kokkonen Aikuiskoulutuksen asiakirjat Helsinki 24.1.2013 www.oph.fi/nayttotutkinnot Näyttötutkinto-opas 2012
Näyttötutkinto-opas (2012) Verkkoversio (29.10.2012) osoitteessa http://www.oph.fi/julkaisut/2012/nayttotutkinto_opas Painettu versio ilmestyi viikolla 48/2012, jonka jälkeen saatavilla Opetushallituksen verkkokaupasta Postitettu suoraan kaikille tutkintotoimikuntien jäsenille Näyttötutkinto-oppaan (2011) päivitys, joka ei aiheuta muutoksia voimassa oleviin näyttötutkintojen järjestämissopimuksiin.
Näyttötutkinto-opas (2012), keskeiset muutokset Säädösten muuttuminen Oppimisen arviointi näyttötutkintoon valmistavassa koulutuksessa Osoitetun osaamisen tunnustaminen Opetushallituksen lomakkeet (näyttötutkintojen järjestämissopimuksen hakeminen) Tutkintotoimikuntien asiakirjojen arkistointi (Oph:n määräys 36/011/2012) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt näyttötutkinnon suorittajina
Näyttötutkinto-opas (2012), keskeiset muutokset Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma Käsitteissä ei muutoksia Lisäksi ilmestyneet 8/2012 Arvioinnin opas ja Opas ammatillisten perustutkintojen perusteiden toimeenpanoon Keväällä 2012 on tulossa opas Oph:n määräyksien 38/011/2011 ja 39/011/2011 toimeenpanoon. Opetushallituksen ohje (27.8.2012, dnro 2/440/2012) Työpaikkaohjaajien koulutus 3 ov Näyttötutkintomestarin koulutusohjelma 11/2012
Sihteerityön kannalta keskeiset sisällöt 2 Säädökset, määräykset ja ohjeet toiminnan tukena 3.4 Näyttötutkintojärjestelmän rahoitus 3.5 Näyttötutkintojärjestelmän toimijat ja tehtävät 4.2.4 Henkilökohtaistamisen dokumentointi 4.8 Tutkintotodistukset 4.9 Ammattitutkintostipendi 4.10 Tilastointi 4.11 Hyvä tiedonhallintatapa, näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvät asiakirjat ja asiakirjojen arkistointi LIITE 4: Tutkintotoimikuntien arkistonmuodostussuunnitelma