Pohjois-Espoon Ponsi Ry Toimintakertomus vuodelta 2019 Johtokunta hyväksynyt 18.8.2020 kokouksessa Hyväksyttäväksi kevätkokouksessa 30.9.2020 mennessä Viivästynyt käsittely perustuen lakiin väliaikaisesta poikkeamisesta yhdistyslaista Covid-19 epidemian leviämisen rajoittamiseksi
1 Yleistä Pohjois-Espoon Ponsi ry:n toiminta vuonna 2019 keskittyi toiminnan kehittämiseen ja jalkapallojoukkueiden hyvinvointiin. Vuoden aikana edistettiin merkittäviä toiminnan osa-alueita, kuten seurailmeen uudistus, uusi varustesopimus ja Ponnen majan remontointi. Osana jalkapallotoimintaa isossa roolissa on kasvattajaseurayhteistyö FC Espoon seurayhteisössä. Kauden aikana osallistuttiin seurayhteisön yhteisiin tapahtumiin. PEP mittaa seuran kehittymistä Suomen Palloliiton laatujärjestelmän avulla. Laatujärjestelmä koki edellisen vuoden aikana muutoksia ja laatuauditointi tehtiin 6.3.2018. Seuran todettiin olevan Johtamisen osa-alueella tasolla 3 ja Urheilutoiminnan sekä Viestinnän ja markkinoinnin osa-alueilla tasolla 2. Laadun kehittämisen myötä seura nimettiin 9.5.2018 Olympiakomitean Tähtiseuraksi ja sai Lasten ja nuorten Tähtimerkin. 2 Jäsenistö Jäsenmäärän kehitys käy ilmi alla olevasta taulukosta: 31.12.2017 31.12.2018 31.12.2019 Lisenssipelaajat, jalkapallo 390 422* 352 Jäsenmäärä yhteensä 438 491 400 Toimintavuoden aikana jalkapallon pelaajamäärä oli noin -13% laskussa. *Palloliiton luvuissa jäsenmäärissä myös Futsal lisenssipelaajat 3 Hallinto 3.1 Seuran kokoukset ja johtokunta Toimintavuoden aikana pidettiin normaalit sääntömääräiset kokoukset, kevätkokous ja syyskokous. Kevätkokous 26.4.2019 Kevätkokouksessa hyväksyttiin toimintakertomus ja tilinpäätös edelliseltä toimintavuodelta. Syyskokous 12.12.2019 Kokouksessa hyväksyttiin johtokunnan esittämä toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2020 sekä valittiin johtokunnan puheenjohtaja ja jäsenet vuodelle 2020. Johtokunta käyttää seuran toimivaltaa varsinaisten kokousten välillä. Vuonna 2019 johtokunnan kokoonpano ja tehtävät olivat seuraavat:
Esa Nykänen, puheenjohtaja Henna Antila, sihteeri Alex Morbin, majavastaava Wilhelmina Nordberg, talousvastaava Marko Lindeman, jalkapallo-asiat Linda Wikström, varuste-asiat Mervi Reentilä, varainhankinta ja HR Tuomo Koivumäki, viestintä ja markkinointi Johtokunta kokoontui toimintavuoden 2019 aikana 11 kertaa. Jokaisesta kokouksesta tehtiin pöytäkirja. Pöytäkirjat löytyvät seuran tiedostoista. 3.2 Työntekijät 2019 Valmennuspäällikkö Timo Pärnäsen pääasiallisia työtehtäviä ovat olleet valmennuslinjan noudattamisen varmistaminen, toiminta pelaajapolkujen edistämiseksi PEPissä ja FC Espoo yhteisössä sekä uusien joukkueiden käynnistämisen tukeminen. Valmennuspäällikkö Elina Kurosen pääasiallisia tehtäviä ovat olleet lasten kerhotoiminnasta sekä seuran tyttöjoukkueista vastaaminen. Marraskuusta 2017 Elina on toiminut FC Espoossa T-06 joukkueen päävalmentajana vuokratyövoimana. Elina Kuronen irtisanoutui seuran toiminnasta lokakuussa 2019 ja jatkaa FC Espoossa seuravalmentajana. Lisäksi seurassa on ollut työsuhteessa 11 tuntipalkkaista työntekijää kerhojen ja leirien ohjaajina sekä apuvalmentajina joukkueissa. Yksi henkilö näistä on hoitanut myös Ponnen majan siivousta. Pelinohjaajina kevät- ja syyskausilla toimi yhteensä 15 nuorta. Tarkemmat tiedot työntekijöiden nykyisistä vastuualueista löytyvät seuran nettisivuilta: http://www.pep.fi/yhteystiedot/vastuualueet/ 4 Tiedotus ja markkinointi Seuran ja joukkueiden tiedotuskanavina käytettiin myclub-jäsenjärjestelmää, sähköpostia, nettisivuja, Facebookia ja jäsenkirjeitä. Useilla joukkueilla on tiedotuksen tukena WhatsApp-ryhmiä. Lisäksi vuoden 2019 aikana seuralle perustettiin tili Instagramiin. myclub-järjestelmää käytetään tiedottamisen lisäksi jäsenrekisterinä, laskutuksessa ja tapahtumien hallinnassa. Yhdistysavain palvelulla toteutettu nettisivusto www.pep.fi toimii tiedotuksen välineenä sekä jäsenille että ulkoisille sidosryhmille. Myös yhteistyökumppanien mainosbannereita on ollut esillä seuran etusivulla. Seuran kotisivut uudistettiin uuden graafisen ilmeen mukaiseksi keväällä 2019. Sivuston uudistuksessa huomioitiin myös sivuston käytettävyys mobiililaitteilla. Kotisivuille asennettiin myös Google Analytics kävijämäärien seurantaa varten. Huhtikuun alusta vuoden loppuun asti sivuilla vieraili n. 7400 kävijää ja sivuilla vierailtiin yhteensä n. 16 000 kertaa.
Toimintavuoden aikana jatkettiin tiedottamista jäsenistölle. Johtokunta tiedottaa seuralle tärkeimmistä, koko seuran toimintaa koskevista asioista, ja joukkueet hoitavat ensisijaisesti itse viestinnän omille jäsenilleen. Seuran Facebook-sivuja ( https://www.facebook.com/pohjoisespoonponsi ) käytettiin edelleen yhtenä tiedotuskanavana. Sivulla on n. 640 seuraajaa, joka on hieman kasvanut aiemmasta vuodesta. Facebook sivuille perustettiin tapahtumiksi Metsämaan kentällä pelattavia pelejä sekä muita seuran tapahtumia ja niitä jaettiin myös alueen Facebook ryhmiin. Seuran toimintaa mainostettiin myös julisteilla alueen kauppojen ym. tahojen ilmoitustauluilla. Vuoden lopussa seuran yhteistyökumppaneille toimitettiin A4 kokoiset kehystetyt taulut kiitokseksi yhteistyöstä kaudella 2019. 5 Lajitoiminta - Jalkapallo Seuralla oli toimintavuoden alkaessa toiminnassa joukkueita seuraavasti: Miehet: Miesten joukkue ja Old Boys Naiset: Naisten harrastejoukkue (matalan kynnyksen toimintaa) Pojat: P01, P02, P03-04, P05, P06, P07, P08, P09-10, P11, P12, P13-14 Tytöt: T03-04, T05, T07-08, T09/10, T11-13 Miesten joukkue pelasi V-divisioonassa. Seuran eri ikäkausien joukkueet osallistuivat toimintavuoden aikana Palloliiton Uudenmaan piirin JKKI-, Kaverimaailma- ja Leikkimaailma-sarjoihin. Nuoremmat ikäluokat osallistuivat lisäksi Karuselliturnauksiin ja Espoon Liigaan. Sarjapelien lisäksi useimmat joukkueet osallistuivat kauden aikana lukuisiin turnauksiin, kuten Helsinki Cup, Stadi Cup, Alandia Cup, Hippo Cup ja Masto Cup. Nassikkafutis käynnistettiin keväällä 2019, josta muodostui seuramme nuorin ikäkausijoukkue. Joukkue koostui 2014 ja 2015 syntyneistä pojista ja tytöistä. Nassikkafutiksen päättyessä lokakuussa perustimme 14/15 joukkueen. Talvikaudella PEPin joukkueita osallistui Palloliiton Uudenmaan piirin ja Helsingin piirin futsal-sarjoihin, sekä muihin talvisarjoihin. Vuoden aikana PEPissä toimi vapaaehtoisia valmentajia noin 45 ja joukkueenjohtajia noin 20. Alkuvuonna 2018 otettiin käyttöön rikostaustan tarkistaminen työntekijöiden lisäksi myös kaikkien lasten ja nuorten kanssa toimivien vapaaehtoisten osalta ja käytäntöä jatkettiin vuoden 2019 aikana. Käytännössä tämä koskee juniorijoukkueiden valmentajia ja joukueenjohtajia. Toimintavuoden aikana PEP jatkoi FC Espoon kasvattajaseurana. PEPin edustajana FC
Espoon hallituksessa toimi Esa Nykänen. Syksyllä perustettiin jälleen uudet FC Espoo ikäkausijoukkueet 2008 syntyneille pojille ja tytöille. Seurastamme ryhmään valittiin neljä poikaa. FC Espooseen perustettiin loppuvuodesta johto- ja kehittämisryhmä, jossa seuramme edustajana toimi Timo Pärnänen. 6 Tapahtumat Joukkueiden valokuvaukset suoritettiin majalla pe-la 5.-6.4.2019. Yhtä joukkuetta lukuunottamatta, kaikki joukkueet kuvattiin. Sääntömääräinen kevätkokous oli 26.4.2019 ja syyskokous 12.12.2019. Perinteinen Jalkapalloleiri järjestettiin 10. - 14.6.2019 Metsämaan kentällä. Ohjaajina toimi valmennuspäälliköt, kesäohjaajia ja nuorten joukkueiden pelaajia. Leirille osallistui 58 innokasta tyttöä ja poikaa, ja monet heistä jatkoivat harrastusta PEPin joukkueissa syksyllä. Talenttileiri järjestettiin neljännen kerran 05.8-7.8.2019. Leiri oli suunnattu 2004-2009 syntyneille, taitaville ja motivoituneille pelaajille, jotka haluavat kehittää itseään jalkapalloilijoina. Seura järjesti myös Karuselliturnauksen 11.5.2019 Metsämaan kentällä. Turnaus toteutettiin seurajohtoisesti ja mukaan saatiin myös joukkueista talkoolaisia. Tapahtuma sujui onnistuneesti ja siitä saatiin hyvä tuotto. Alakoulujen väliset turnaukset järjestettiin pojille ja tytöille Metsämaalla 7-8.5.2019. Jalkapallokauden päättäjäiset järjestettiin Kalajärven koululla 22.11.2019. Tapahtuman ohjelmassa oli juhlapuhe, taitokilpailumitalien jako sekä tunnustukset joukkueiden ja seuran palkituille. Seuran myöntämät tunnustukset olivat seuraavat: Vuoden joukkue: PEP P07-08 Vuoden jalkapallotoimija Mikko Johansson Vuoden vapaaehtoistyöntekijä: Henna Antila Vuoden pelaajat ja tsempparit joukkueittain ovat: T13-15 vuoden pelaaja Isla Erkkilä, vuoden tsemppari Svea Mattila P13-14 vuoden pelaaja Jooa Vilska, vuoden tsemppari Samu Kilpeläinen T11-12 vuoden pelaaja Silvia Kommonen, vuoden tsemppari Saga Kelokorpi P12 vuoden pelaaja Onni Tammenkoski, vuoden tsemppari Rafael Louho P11 vuoden pelaaja Rasmus Oikarinen, vuoden tsemppari Santtu Rättö P09-10 vuoden pelaaja Juho Lintunen, vuoden tsemppari Aaron Koskinen T09-10 vuoden pelaaja Ia Foxell, vuoden tsemppari Aino Laakso P07 vuoden pelaaja Veeti Ojala, vuoden tsemppari Juska Savolainen P08 vuoden pelaaja Nooa Kelokorpi, vuoden tsemppari Eetu Erlamo T07-08 vuoden pelaaja Hilta Tanskanen, vuoden tsemppari Aino Aho P06 vuoden pelaaja Rasmus Kylmäoja, vuoden tsemppari Lenni Alakurtti P05 vuoden pelaaja Oskari Peltola, vuoden tsemppari Joni Paate T03-04 vuoden pelaaja Aino Kanerva, vuoden tsemppari Aada Lindeman A-juniorit vuoden pelaaja Konsta Kaiponen, vuoden tsemppari Eemil Erkkilä
Ponnen majalla järjestettiin puurojuhla joulukuussa. 7 Valmennus ja koulutus Palloliitto uudisti valmennuskoulutuksen ja seuramme valmentajat ovatkin osallistuneet hyvin uudistuneisiin koulutuksiin Toimintakauden aikana seurassamme toimi n. 45 valmentajaa. Heistä kolmella on UEFA B-tason koulutus, neljällä C-tason koulutus, 18 on D-tason suorittanutta ja 12 E-tason suorittanutta valmentajaa. 8 Olosuhteet Metsämaan tekonurmi toimii PEP:in kotikenttänä ja tarjoaa hyvät kesäolosuhteet jalkapallolle. Myös Lahnuksen Haarsinpuiston kenttä on tukenut hyviä kesäolosuhteita alueellamme. Uutena lisänä saimme Juvanpuiston koululle hiekkatekonurmen. Pääosin joukkueiden harjoitukset ja pelit olivat Metsämaan kentällä. Kenttä on ollut viikolla joukkueiden tehokkaassa käytössä koko kesäkauden, mutta viikonlopun käyttöä kentällä voisi lisätä joukkueiden toimesta. Talviharjoittelupaikkojen puute Pohjois-Espoossa rajoittaa edelleen joukkueiden talviaikojen harjoittelumahdollisuuksia. Talven harjoittelut saimme järjestettyä niin, että seuran jokainen jalkapallojoukkue sai ainakin yhden hallivuoron viikossa. Tämä onnistui osittain kaupungin vuorojen avustuksella, mutta pääosin siksi, että seura hankki lisäksi muista halleista vuoroja. Koulujen salivuoroja on saatu käyttöön riittävästi. 9 Talous Vuoden 2019 tilikauden ylijäämä oli noin 15 000 euroa. Kulujen seuranta ja vuoden 2018 maksujen maltillinen korotus korreloi positiivista muutosta tuloksessa. Joukkuekohtaisia tuloja ja menoja seurataan omina kustannuspaikkoinaan Procountor-järjestelmässä. Tuotot ovat nousseet toimintamaksujen johdosta n. 25 prosenttia. Tässä perustana korotetut toimintamaksut sekä hyvin kohdennetut laskutukset jokaista pelaajaa kohden. Myös aktiivinen uusien pelaajien hankita aivan nuorimpien joukkueisiin, on tuottanut tulosta. Kuluista selkeämmin laskivat palkkakulut, kun Elina Kuronen päätti työsuhteensa Pepin palveluksessa lokakuussa. Ponnen majan remontointi selkeästi tuottanut jo positiivista kassavirtaa vuokrauksen lisääntymisen muodossa. Tässä yli 100 prosentin kasvu tuotoissa. Kuluissa näkyy tällekin vuodelle 2019 budjetoitu remonttitarve, joka pysyi hyvin suunnitellussa budjetissa. Jäsenmaksun suuruus oli juniori- ja varsinaisilla jäsenillä 60, sekä tukijäsenillä 120. Perhejäsenten maksuja ei korotettu, vaan se pidettiin 25 eurossa. Toimintamaksuihin tehtiin
myös pienet korotukset taloustilanteen takia, ja maksut olivat 30-280 / pelaaja / vuosi. Seura sai Espoon kaupungilta toimintavuonna avustuksia seuraavasti: perusavustusta 16 500 avustusta yksityisten liikuntatilojen vuokriin oli oikeutettu vain yksittäiset joukkueet. Näiden tilausta tukea haettiin ja saatiin 353,46 koulutusavustusta 894,77 Seuran toimintakulut (yht. 250 911,14 ) nousivat vajaa 10 prosenttia edellisvuoteen nähden. Syynä tähän olivat mm. myytävien tuotteiden varaston pitäminen sekä merkittävimpänä jopa 10-kertaisena kuluna peliasu-hankinnat, kun kaikki pelaajat uusivat peliasunsa. Stadiumin kanssa sovittu yhteistyösopimus sisälsi kuitenkin 3.400 tuen vähävaraisille pelaajille sekä jokaisesta seuran logolla ostetusta vaatteesta seura saa rahanarvoista bonusta, joka hyödynnetään vuonna 2020 toiminnassa. Varainhankinnan tuotot nousivat lähes 20 prosenttia, mihin oli perusteena edellä mainittu Stadiumin sopimus, seuran myyntiin ottamat jalkapalloarvat sekä myytävät PEP:in fanituotteet. K-supermarket Niipperin sekä Mehiläisen yhteistyön tiedottaminen on myös lisännyt tulovirtaa. Näin on pyritty paikkaamaan seuran pääsponsorin puuttumista. PEP Tukirahastosta jaettiin toimintavuoden aikana avustuksia seuramaksuihin 750. Tarkemmat taloustiedot selviävät tilinpäätöksestä. 10 Ponnen maja Ponnen majalla järjestettiin perinteisesti kevättalkoot 30.5.2019 ja syystalkoot 5.10.2019. Majalla on myös suoritettu isompaa remonttia talkoovoimin. Kevättalkoiden aikana majan ympäristöä siistittiin (haravointia ja harvennusta) Saunan remontti viimeisteltiin Majalle tehtiin pienimuotoista kunnostusta kuten maalaamista Yleisilmeen kohentamiseksi majan salin verhot vaihdettiin Majan vuokrausaste oli koko vuoden hyvä verrattuna aikaisempiin vuosiin, johtuen varmasti majan kunnon parannuksesta sekä markkinoinnin tehostamisesta. Ulkopuolisen käytön vuokratuotot olivat 3.766,20 euroa. Ponnen majan käyttöaste on seuran omassa käytössä hyvä, joukkueet ovat järjestäneet majalla leirejä, kokouksia ja saunailtoja. Majalla on ollut palkattu siivooja hoitamaan majan viikkosiivousta (noin 1h/vko).