Muistilista 1/2011 1 / 8 TTL:n jäsenyhdistysten hallitusten muistilista Sisällys: 1. Muistilistan tavoite... 2 2. Liiton organisaatio... 2 2.1 Tietotekniikan liitto ry... 2 2.2 Infuture Oy... 2 2.3 Tietotekniikan tutkimussäätiö... 2 2.4 Hallinto... 2 3. Päätösvalta ja vaikuttaminen liittoyhteisössä... 3 3.1 Hallintomalli... 3 3.2 Alue-, teema- ja opiskelijayhdistykset... 3 3.3 Puheenjohtajakokoukset... 3 3.4 Liittokokoukset... 3 3.5 Vaalivaliokunta... 4 3.6 Hallitus... 4 3.7 Liiton toimisto... 4 4. Jäsenrekisteri ja verkkopalvelut... 4 5. Raha-asiat... 5 5.1 Jäsenyhdistysten perusosuus... 5 5.2 Jäsenyhdistyksen yhdistysosuus jäsenmaksuista... 5 5.3 Matkalaskut... 6 5.4 Yhdistysten merkkipäivät... 6 6. Tiedottaminen... 6 6.1 Sähköinen uutiskirje... 6 6.2 Tietokone-lehden Tietopalsta... 6 6.3 Sähköinen yhteisö- ja henkilöjäsentiedotteet... 6 6.4 Koulutuskalenteri... 6 6.5 Mediaopas TTL:n jäsenyhdistyksille... 7 6.6 Kolumniopas TTL:n jäsenyhdistyksille... 7 6.7 Liiton www-sivut... 7 7. Vuosikello... 7 8. Lopuksi... 7 Liite: TTL:n vuosikello
Muistilista 2/2010 2 / 8 TTL / Natalia Ritonen 31.8.2010 1. Muistilistan tavoite Tämän muistilistan tavoitteena on helpottaa TTL:n jäsenyhdistyksen puheenjohtajan ja muiden toimihenkilöiden toimintaa. 2. Liiton organisaatio 2.1 Tietotekniikan liitto ry 2.2 Infuture Oy Liitto on puolueeton, valtakunnallinen tieto- ja viestintäalan asiantuntija, jäsenyhdistystensä kattojärjestö. Liittoon kuuluu 17 paikallis-, 6 teema- ja 3 opiskelijayhdistystä ja toiminta kattaa koko Suomen. Yhdistyksiin kuuluu yhteensä 16 000 alan ammattilaista sekä noin 500 tietotekniikkaa tuottavaa tai käyttävää yritystä ja yhteisöä. Infuture Oy:n kautta liitto toteuttaa liiketoimintaansa, johon kuuluvat mm. koulutustapahtumien järjestäminen ja kirjojen sekä mm. IT2000 -sopimusehtojen myynti. 2.3 Tietotekniikan tutkimussäätiö 2.4 Hallinto Tietotekniikan tutkimussäätiön tarkoituksena on edistää ja tukea Suomea palvelevaa tietotekniikkaa koskevaa ja siihen liittyvää koulutus- ja neuvontatoimintaa, jonka tavoitteena on taloudelliset ja inhimilliset näkökohdat huomioonottava tietotekniikan mahdollisimman tehokas hyväksikäyttö. Käytännön tasolla säätiö jakaa vuosittain väitöskirjapalkinnon sekä vuoden tietotekniikkavaikuttaja ja -tuote -palkinnot sekä avustaa suomalaisten alan tutkijoiden osallistumista kansainväliseen yhteistyöhön. TTL:n, Infuture Oy:n ja Tietotekniikan tutkimussäätiön hallitusten kokoonpano on sama.
Muistilista 1/2011 3 / 8 3. Päätösvalta ja vaikuttaminen liittoyhteisössä 3.1 Hallintomalli Jäsen Jäsenyhdistys (Puheenjohtajakokous, ei sääntömääräinen hallintoelin) Liittokokous (Vaalivaliokunta) Hallitus Työryhmät, Toimisto 3.2 Alue-, teema- ja opiskelijayhdistykset Luettelo toimivista alue-, teema- sekä opiskelijayhdistyksistä löytyy liiton nettisivuilla, Yhteisö >> Jäsenyhdistykset 3.3 Puheenjohtajakokoukset 3.4 Liittokokoukset Yhdistysten puheenjohtajat kutsutaan koolle suunnittelukokouksiin liittokokoukselle esitettävien asioiden valmistelua varten. Kokouksia vuodessa on kaksi, toinen keväällä ja toinen syksyllä. Yhdistyksen puheenjohtajan ollessa estynyt, kokoukseen voi osallistua muu yhdistyksen hallituksen/johtokunnan jäsen. Kokousten aikataulu on nähtävänä liiton nettisivuilla, Jäsenille >> TTL:n kokouksia (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.) Liittokokous kutsutaan koolle kaksi kertaa vuodessa. Kevätliittokokouksessa hyväksytään mm. liittokonsernin tilinpäätös ja toimintakertomus sekä pitkän tähtäyksen toiminnan suunnittelun lähtökohdat. Syysliittokokouksessa hyväksytään mm. liiton pitkän tähtäyksen toimintasuunnitelma, seuraavan vuoden budjetti ja toimintasuunnitelma sekä valitaan liiton hallituksen jäsenet ja hallituksen puheenjohtaja. Jos jäsenyhdistys haluaa, että jokin asia otetaan käsiteltäväksi liittokokouksessa, on sen tehtävä asiasta hallitukselle kirjallinen esitys. Esitys on toimitettava hallitukselle vähintään 4 viikkoa ennen ilmoitettua kokousta. Kokousten aikataulu on nähtävänä liiton nettisivuilla, Jäsenille >> TTL:n kokouksia (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.)
Muistilista 1/2011 4 / 8 3.5 Vaalivaliokunta 3.6 Hallitus 3.7 Liiton toimisto Vaalivaliokunta pyytää vuosittain jäsenyhdistyksiltä ehdokkaita Tietotekniikan liitto ry:n hallituksen jäseniksi. Hallitusjäsenehdokkailta edellytetään ICT-alan ja liiketoiminnan hyvää tuntemusta. Vaalivaliokunnan tehtävänä on esityksessään myös varmistaa käytettävissä olevista ehdokkaista hallituksen taustan monipuolisuus. Vaalivaliokunnan jäsenet valitsee syysliittokokous. Vaalivaliokunnan kokoonpano on nähtävänä liiton nettisivuilla, Yhteisö >> TTL ry >> Hallinto Tietotekniikan liiton hallitukseen kuuluu liittokokouksen valitsema puheenjohtaja sekä kahdeksan jäsentä. Puheenjohtaja valitaan vuosittain, muut hallituksen jäsenet kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Vuosittain erovuorossa on neljä jäsentä. Jäsenenä voi olla korkeintaan kaksi peräkkäistä kautta. Hallitusjäsenehdokkailta edellytetään ICTalan ja liiketoiminnan tuntemusta. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallitus kokoontuu keskimäärin kerran kuukaudessa lukuun ottamatta heinäkuuta. Hallituksen keskeiset tehtävät ovat liiton strategian toteuttamisen suunnittelu, ohjaus ja edelleen kehittäminen. Liiton hallitus ja hallituksen puheenjohtaja toimivat myös Tietotekniikan tutkimussäätiön ja Infuture Oy:n hallituksena ja hallituksen puheenjohtajana. Kokoukset pidetään liiton kokouksen jälkeen samana päivänä. Hallituksen sihteerinä toimii Tietotekniikan liitto ry:n toiminnanjohtaja. Hallituksen kokoonpano on nähtävänä liiton nettisivuilla, Yhteisö >> TTL ry >> Hallinto Liiton toimisto hoitaa liiton asioita lakien, sääntöjen ja päätösten mukaan. Liiton toimisto tukee jäsenyhdistystensä toimintaa järjestämällä seuraavia palveluita: jäsenrekisterin ylläpito liiton kokousjärjestelyt postituspalvelu verkkopalvelut lehti- ym. yhteisten jäsenetujen kehittäminen. Lisäksi liiton toimisto harjoittaa ja koordinoi koulutus-, tutkimus-, julkaisu- ja kehittämistoimintaa päämääränään erityisesti ICT-ammattilaisten osaamisen edistäminen. 4. Jäsenrekisteri ja verkkopalvelut Käyttöoikeudet, käyttäjätunnukset sekä ohjeet pyydetään sähköpostitse: anneli.ranta-kuusinen@ttlry.fi
Muistilista 1/2011 5 / 8 5. Raha-asiat 5.1 Jäsenyhdistysten perusosuus 5.2 Hankeapuraha Syysliittokokouksessa 22.11.2000 tehtiin päätös, jonka mukaan yhdistysosuus maksetaan vain niille yhdistyksille, jotka ovat toimittaneet liiton toimistoon tilinpäätöksen, toimintakertomuksen sekä toimintasuunnitelman ja budjetin. Yhdistyksen tulee lähetä kyseiset dokumentit vuosittain 30.6. mennessä tai yhdistys menettää perusmaksun kuluvalta vuodelta. Liiton toimisto odottaa saavansa jokaiselta yhdistykseltä: 1. Tammikuussa yhteenvedon jäsenyhdistysten toteutuneista tilaisuuksista Täyttämällä Tapahtuman tiedot tilaisuuden jälkeen -lomakkeen tiedot arkistoituvat automaattisesti ja vuoden lopussa liitto lähettää tapahtumataulukot yhdistyksille vain tarkistettavaksi. Tapahtuman tiedot tilaisuuden jälkeen -lomake löytyy liiton nettisivuilta Yhteisö >> Jäsenyhdistykset >> Yhdistysten tiedottaminen 2. Yhdistyksen kevätkokouksen jälkeen vahvistetun tilinpäätöksen toimintakertomuksen 3. Yhdistyksen syyskokouksen jälkeen vahvistetun seuraavan vuoden toimintasuunnitelman budjetin luottamushenkilöiden, liittokokousedustajien ja varaedustajien nimet ja sähköpostiosoitteet. Tiedot lähetetään sähköpostitse osoitteeseen: natalia.ritonen@ttlry.fi Tietotekniikan liitto myöntää apurahoja Tietotekniikan liittoon kuuluville jäsenyhdistyksille. Apurahoja myönnetään hankkeille, jotka edistävät yhteistyötä yhdistysten välillä, joiden avulla voidaan hankkia uusia jäseniä yhdistyksille tai muuten lisätä ja kasvattaa yhdistyksen toimintaa ja edistää Tietotekniikan liiton ja jäsenyhdistysten yhteisiä tavoitteita. Hankeapurahan myöntämistä koskevat säännöt sekä hakemuslomake löytyvät liiton nettisivuilta Yhteisö >> Jäsenyhdistykset >> Lomakkeet >> Hankeraha-anomus 5.3 Jäsenyhdistyksen yhdistysosuus jäsenmaksuista Yhdistysosuudet jäsenmaksuista tilitetään yhdistyksille kolme kertaa vuodessa. Tilityksestä lähetetään yhdistyksen puheenjohtajalle erittely.
Muistilista 1/2011 6 / 8 5.4 Matkalaskut Puheenjohtaja- sekä liittokokouksiin osallistumisesta aiheutuneet matkakulut korvataan valtion matkustussäännön mukaan. Laskujen liitteeksi tulee toimittaa alkuperäiset tositteet kuluista. Samalta suunnalta kokouksiin matkustavien toivotaan sopivan esim. kimppakyydeistä kulujen kurissapitämiseksi. Matkalaskupohja löytyy liiton nettisivuilta, Jäsenille >> TTL:n kokouksia (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.) 5.5 Yhdistysten merkkipäivät 6. Tiedottaminen Hallituksen kokouksessa 16.12.2004 tehtiin päätös, että yhdistyksille annetaan 1.000 euron merkkipäivälahja yhdistysten täyttäessä tasakymmenvuosia. 25-vuotispäivänä ei lahjaa anneta. Toivottava on, että yhdistykset ilmoittavat merkkipäivästään hyvissä ajoin liiton toiminnanjohtajalle. Jäsenyhdistys voi tiedottaa veloituksetta tapahtumistaan tai muista yleisesti kiinnostavista asioista viikoittaisessa sähköisessä uutiskirjeessä, Tietokone-lehden Tietopalstalla, sähköisessä yhteisö- ja henkilöjäsentiedotteessa sekä koulutuskalenterissa. Aineistopäivät ja lomakkeet löytyvät liiton nettisivuilla Yhteisö >> Jäsenyhdistykset >> Yhdistysten tiedottaminen Otamme tiedot automaattisesti mukaan kaikkiin seuraaviin tiedotteisiimme sekä koulutuskalenteriimme. Pidätämme oikeudet lyhentää tekstiä tilarajoitteiden mukaan. 6.1 Sähköinen uutiskirje Uutiskirje ilmestyy joka perjantai sen tilanneille Tietotekniikan liiton jäsenille. Tiedot yhdistyksen tapahtumista tulee toimittaa edeltävänä keskiviikkona. 6.2 Tietokone-lehden Tietopalsta Tietopalsta ilmestyy Tietokone-lehdessä joka kuukausi lukuun ottamatta heinäkuuta. Tietopalstalla julkaistaan liiton ja jäsenyhdistysten tiedotteet tulevista kokouksista ja tapahtumista. 6.3 Sähköinen yhteisö- ja henkilöjäsentiedotteet Yhteisö- ja henkilöjäsenille lähetetään tiedote sähköpostitse noin kuusi kertaa vuodessa. Julkaisemme tiedotteissa informaatiota yleisesti kiinnostavista tapahtumista ja toiminnasta. 6.4 Koulutuskalenteri TTL ylläpitää tapahtumakalenteria TTL:n ja jäsenyhdistysten tapahtumista verkkosivuillaan. Jäsenyhdistykset pääsevät itse lisäämään tapahtumia kalenteriin
Muistilista 1/2011 7 / 8 jäsentunnuksillaan. Lisäämme myös tapahtumalomakkeella meille toimitetut tiedot koulutuskalenteriin. 6.5 Mediaopas TTL:n jäsenyhdistyksille TTL:n mediaoppaassa esitellään keinoja ja vaikutuskanavia, joiden kautta yhdistyksen viestejä voi tuoda esiin erityisesti yhdistyksen maakunnan/paikkakunnan medioissa. Toisinaan paikallisyhdistyksissä tapahtuu myös koko Suomen IT-kansaa kiinnostavia asioita, joista kannattaa viestiä. Tällöin kannattaa pitää mielessä myös valtakunnalliset IT-mediat, kuten Tietoviikko, Tietokone, Digitoday, IT-viikko, yms. TTL:n mediaopas löytyy liiton nettisivuilla Jäsenille >> Viestintä (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.) 6.6 Kolumniopas TTL:n jäsenyhdistyksille 6.7 Liiton www-sivut 7. Vuosikello 8. Lopuksi TTL:n kolumnioppaassa kerrottu mitä pitää huomioida kirjoittaessa kolumnia. TTL:n kolumniopas löytyy liiton nettisivuilla Jäsenille >> Viestintä (Huom! Sivut vaativat kirjautumista.) Yhdistykset ja osaamisyhteisöt voivat perustaa omia sivujaan TTL:n sivuston yhteyteen ja toivommekin yhdistysten ja osaamisyhteisöjen ideoivan ja kehittävän omaan alueeseensa liittyvää sisältöä ja julkaisevan sitä sivuillamme. Sivustolla on välineitä mm. tapahtumien hallinnan, keskusteluryhmien, jäsenkyselyiden ja verkkolehtien perustamiseksi ja tuottamiseksi. Myös uusia palveluja yhteisöllisyyden tukemiseksi kehitetään. Palvelujen kehittämisen kautta pyritään luomaan jäsenyyteen uutta sisältöä. Toivomme, että jäsenyhdistykset tarkastaisivat säännöllisesti, että www-sivuilla olevat tiedot ovat ajan tasalla. Esimerkiksi TTL:n jäsenetuja päivitetään jatkuvasti, joten voi olla kätevintä linkittää edut suoraan TTL:n kotisivuille. Ajankohtaista tietoa sisältävät sivut auttavat myös meitä markkinoimaan TTL:n ja jäsenyhdistysten jäsenyyttä. Liiton verkkosivujen yhteyshenkilö on Pentti Saastamoinen, puh. 020 741 9891, pentti.saastamoinen@ttlry.fi Vuosikello on kalenteri, jossa näkyy liiton vuosittain toistuvat toiminnat. Yhdistykset voivat täydentää vuosikelloa omien tarpeidensa pohjalta. Vuosikellon pohja PowerPoint slaidina on tämän muistilistan liitteenä. Yritämme jatkuvasti parantaa toimintaamme ja toivommekin tämän takia palautetta teiltä siitä, miten toimintaa tulisi jatkokehittä. Palautetta voi antaa esimerkiksi suoraan toiminnanjohtaja Robert Serénille, puh. 020 741 9886 tai s-posti: robert.seren@ttlry.fi
Muistilista 1/2011 8 / 8 Tämä muistilista ei ole kaikenkattava. Lisätietoja on saatavissa liittoyhteisön nettisivuilta http://www.ttlry.fi lähettämällä sähköpostia liiton toimihenkilöille etunimi.sukunimi@ttlry.fi tai soittamalla numeroon 020 741 9898 Tietotekniikan liiton, Infuturen ja Tietotekniikan tutkimussäätiön postiosoite on Lars Sonckin kaari 12, 02600 Espoo Yhteistyöterveisin Tietotekniikan liitto ry