KIRJAAMISASIAT PIRKANMAAN-SATAKUNNAN MAANMITTAUSTOIMISTOSSA Sidosryhmätilaisuus Porissa 29.8.2011 ja Tampereella 30.8.2011 Kirjaamispäällikkö Katri Vermanne
Tervetuloa! 11.30 Kahvitarjoilu Keskustelua ja kysymyksiä ohjelman lomassa 12.00 Tilaisuuden avaus Ajankohtaista kirjaamisasioista Katri Vermanne kirjaamispäällikkö Sähköinen kiinteistönkauppa, sähköinen panttikirja ja uusi kirjaamisjärjestelmä Puolison suostumus kiinteistön luovutukseen Taina Hiiri kirjaamislakimies Lykkäävät ja purkavat ehdot kiinteistönkaupassa 15.00 Tilaisuus päättyy
Ajankohtaista kirjaamisasioista
Kirjaamisasiat Maanmittauslaitoksessa A S I A K K A A T Vaikuttavuus Tuotokset ja Toiminnallinen Henkisten voimavarojen laadunhallinta tehokkuus hallinta ja kehittäminen Johtamisprosessi Perustoimitusprosessi (PETO) Arviointitoimitusprosessi (ARTO) Tilusjärjestelytoimitusprosessi (TJ) Kirjaamisprosessi (KIR) Säädösperusteisten rekisterien ylläpitoprosessi (RETI) Maasto- ja rajatietotuotantoprosessi (MARA) Tietopalvelut-prosessi (TIETO) Tukiprosessit A S I A K K A A T HENKILÖSTÖPROSESSI TALOUSPROSESSI TIETOHALLINTOPROSESSI
Kirjaamisprosessin tehtävät Huolehtii maakaaressa tarkoitettujen kirjaamisasioiden asianmukaisesta käsittelystä laillisuusperiaatetta noudattaen Huolehtii lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin pitämisestä Toimii asiantuntijana kirjaamisasioihin liittyvissä kysymyksissä (neuvonta, asiakaspalvelu) Osallistuu kirjaamisasioiden kehittämiseen Osallistuu Maanmittauslaitoksen yhteisiin hankkeisiin yhteistyössä muiden prosessien kanssa (mm. laskutuksen yhtenäistäminen)
Poimintoja Maanmittauslaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelmasta (TTS) 2012-2015 Kirjaamisasioiden käsittely toteutetaan laitosyhtenäisesti Kirjaamishenkilöstön oikeudellista osaamista pyritään lisäämään tehokkaalla koulutuksella Uusi kiinteistötietojärjestelmän kirjaamisosa (KIRRE) otetaan käyttöön vuonna 2012 Sähköistä kiinteistönvaihdantajärjestelmää (SKV) valmistellaan TTS kaudella ja sähköisen kiinteistönkaupan, panttauksen ja kirjaamismenettelyn mahdollistava asiointijärjestelmä otetaan käyttöön vuonna 2015
Kirjaamisasioiden henkilöstö PISAssa Pori 28 kirjaamissihteeriä 4 kirjaamislakimiestä 3 toimistosihteeriä kirjaamispäällikkö Ikaalinen Huittinen Tampere
Kirjaamisasioiden ratkaisut PISAssa ERITYISET LAINHUUDOT KIINNITYKSET OIKEUDET RATKAISUT v. 2010 10.643 kpl 16.185 kpl 1.229 kpl RATKAISUT v. 2011 7.386 kpl 10.082 kpl 726 kpl 31.7.2011 mennessä 2 pv kuluessa asian vireilletulosta on ratkaistu 10 % lainhuudoista, 47 % kiinnityksistä
Maanmittaustoimisto kirjaamisviranomaisena Kirjaamisasiat siirtyivät käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen 1.1.2010 kirjaamisviranomainen vaihtui >< asiat tutkitaan sisällöllisesti samoin kuin aiemminkin Menettelystä kirjaamisasioissa säädetään maakaaressa, lisäksi sovelletaan täydentävästi hallintolain säännöksiä www.maanmittauslaitos.fi kiinteistöt kiinteistökauppa ja kirjaamisasiat kirjaamismenettelyn käsikirja Lomakkeet täyttöohjeineen verkossa
Pelisäännöt ja roolit kirjaamisasioissa Hakijan on esitettävä riittävä selvitys niistä seikoista, jotka ovat tarpeen kirjaamisasian käsittelemiseksi ja ratkaisemiseksi (kirjaamisviranomainen hankkii selvityksen käytettävissään olevista rekistereistä) Kirjaamisasiaa koskevan hakemuksen ja muiden asiakirjojen sekä muutoinkin asiassa tarvittavien selvitysten riittävyyden ja tarpeellisuuden harkitsee kirjaamisviranomainen Kirjaamisviranomainen antaa toimivaltansa puitteissa asian hoitamiseen liittyvää neuvontaa >< viranomainen ei voi toimia asiassa hakijan tai hänen asiamiehensä neuvonantajana
Pulmana puutteelliset hakemukset On tärkeää, että kaikki kirjaamisasioiden osapuolet huolehtivat oman roolinsa mukaisten tehtävien hoitamisesta >< jopa ammattimaiset asiamiehet toimittavat runsaasti puutteellisia hakemuksia Kirjaamisasiaa ei voida ratkaista ennen kuin puutteet on korjattu Vaikka kirjaamisviranomainen antaa täydennyskehotuksen, asia ei aina etene tai asiamies saattaa siirtää asian toisen tahon hoidettavaksi
Mitä me voimme tehdä? Käsittelyajat olennaisesti nykyistä lyhyemmiksi, ruuhkan purku Henkilöstön määrä työn määrään nähden Henkilöstön osaamisen ylläpitäminen ja kasvattaminen Toimintatapojen virtaviivaistaminen, asioiden käsittelyn sujuvuus
Linjauksia toiminnassa Kaikkiin täydennyskehotuksiin asetetaan määräaika täydennyskehotuksen muodosta riippumatta uhka asian tutkimatta jättämisestä, mikäli pyydettyä täydennystä ei toimiteta Asioimme hakemuksessa ilmoitetun asiamiehen kanssa mikäli asiaa hoitaa jatkossa joku muu kuin hakemuksessa ilmoitettu asiamies, edellytämme tähän valtuutuksen asiamiehenä palkkiota vastaan toimivalla oltava riittävä asiantuntemus asian hoitamiseen
Mitä te voitte tehdä? Kohteen tietojen tarkistaminen voimassaoleva kiinteistötunnus Huolellisesti täytetyt hakemukset liitteineen hakemus on kirjaamisasian käsittelyn lähtökohta perukirjat ja sukuselvitykset täydellisinä verottajan lausunto mukaan, jos varainsiirtoveron määräytymisessä on tulkinnanvaraisuutta asiamieheksi henkilö joka tuntee asiaa, täsmälliset yhteystiedot, henkilökohtainen puhelinnumero
Sähköinen kiinteistönkauppa, sähköinen panttikirja ja uusi kirjaamisjärjestelmä
Tulevaisuuden näkymiä kirjaamisasioissa Sähköinen hakemus ammattilaisille ja kansalaisille Ei sähköistä allekirjoitusta >< tunnistautuminen tärkeää Tarkistusten enenevä siirtäminen pois kirjaamisviranomaiselta Prosessin vaiheiden mahdollisimman nopea digitalisointi Paperitulosteiden välttäminen; kaikki rekisteröinti ja arkistointi sähköisesti Muut viranomaiset (esim. ulosotto) tekevät itse omat ilmoitusasiansa uuteen kirjaamisjärjestelmään Uusi asianhallintajärjestelmä
Milloin muutokset näkyvät? Kirjaamisosan sopeutus kirjaamisasioiden siirtoon Uusi kirjaamisjärjestelmä Sähköinen kiinnitysjärjestelmä Sähköinen kiinteistönvaihdanta laajasti käytössä 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Sähköisen kiinteistönvaihdannan valmisteluvaiheita ja virallisasiakirjoja Sähköistä kiinteistönvaihdantaa selvittävän toimikunnan loppumietintö (KM 2006:1) Sähköistä kiinteistönvaihdanta koskeneesta hallituksen esitysluonnoksesta annettujen lausuntojen tiivistelmä (OM, Mietintöjä ja lausuntoja no 65/2010) Hallituksen esitys eduskunnalle sähköistä kiinteistön kauppaa, panttausta ja kirjaamismenettelyä koskevaksi lainsäädännöksi (HE 146/2010 vp)
Laki maakaaren muuttamisesta 4.2.2011/96 sähköisen kiinteistönvaihdannan toteuttamista varten tarkoitetut muutokset maakaareen uusista asiointijärjestelmistä säädetään uudessa 9a luvussa lain voimaantulosta säädetään erikseen myöhemmin
voimaantulosta voidaan säätää, kun asiointijärjestelmiä varten tarvittavat tietojärjestelmät on luotu ja testattu järjestelmien kehittäminen tapahtuu Maanmittauslaitoksen johdolla ja valvonnassa tavoitteena on, että järjestelmät olisivat laajamittaisesti käytössä vuonna 2015 vaiheittainen käyttöönotto mahdollista, ensi vaiheessa käyttöön otetaan sähköinen kiinnitysjärjestelmä (järjestelmän toteutus on alkanut)
Mitä on kiinteistönvaihdanta? Kiinteistön omistusoikeuden luovuttaminen kaupalla, vaihdolla, lahjalla, ns. jakosopimuksella, apportilla tai muulla luovutustoimella Ositukseen, perinnönjakoon tai testamenttiin perustuva omistajanvaihdos Koko kiinteistöä tai sen alueellista osaa koskevan erityisen oikeuden perustaminen (esim. vuokraaminen toisen käyttöön tai vastikkeettomien käyttöoikeuksien perustaminen, erilaisten irrottamisoikeuksien perustaminen jne.) Edellisessä kohdassa mainittujen oikeuksien luovuttaminen kaupalla, vaihdolla, lahjalla jne. tai niiden siirtyminen esim. jäämistöoikeudellisin perustein Kiinteistön (omistusoikeuden) tai kiinteistöön kohdistuvan tietyn tyyppisen käyttöoikeuden panttaaminen
Sähköinen kiinteistönvaihdanta Koskee osaa kohteiden vaihdantamuodoista: kiinteistön luovutussaannot (kauppa, vaihto, lahja jne.) ns. kirjaamisvelvollisuuden alaisen käyttöoikeuden edelleen luovuttaminen (pääosa maanvuokraoikeuksista) kiinteistön tai kiinnityskelpoisen käyttöoikeuden panttaaminen Koskee myös kiinteistön määräalaa sekä kiinteistön ja käyttöoikeuden määräosaa
Mukana sähköisessä kiinteistönvaihdannassa eivät ole Kiinteistön omistusoikeuden tai kirjaamisvelvollisuuden alaisen erityisen oikeuden siirtäminen perhe- ja jäämistöoikeudellisin perustein (esim. ositus- ja perinnönjakosopimukset) Erityisen oikeuden perustamissopimukset (kuten maanvuokrasopimuksen tai hallinnanjakosopimuksen solmiminen) Erityisten oikeuksien luovutussopimukset, kun kysymys on muista kuin kirjaamisvelvollisuuden alaisista erityisistä oikeuksista
Sähköinen kiinteistönkauppa on tehtävä Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä tietojärjestelmässä kauppa syntyy, kun myyjä ja ostaja ovat allekirjoittaneet kauppakirjan sähköinen lomake, jota tarkistetaan lainhuuto- ja kiinnitysrekisterin sekä eräiden muiden viranomaisrekisterien tiedoilla järjestelmä valvoo sisällön lainmukaisuutta ja allekirjoituksia myös puolison ja lesken suostumukset voidaan antaa sähköisesti
Sähköisen kiinteistönvaihdannan liitännäispalvelut kauppahinnan maksaminen vakuuksien siirtäminen antamalla siihen liittyviä sitoumuksia varainsiirtoveron suorittaminen kiinteistön kauppa aitona etäkauppana ilman kaupanvahvistajaa luovutustiedot siirretään eri viranomaisille suoraan sähköisestä kauppakirjasta, KHR-ilmoitukset poistuvat lainhuudatus tulee vireille ilman eri hakemusta
Sähköinen panttikirja Korvaa nykyiset paperiset panttikirjat Muodostuu pelkästä kiinnitysrekisteriin tehtävästä kirjauksesta Panttikirjan fyysiseen luovutukseen (traditio) nykyisin liittyvät oikeusvaikutukset korvataan sähköisen panttikirjan saajaa koskevalla rekisterimerkinnällä
Kiinnityksen hakeminen sähköisen kiinnitysjärjestelmän kautta Kiinnityksen vahvistamisen materiaalisiin edellytyksiin ei ole tullut muutoksia Omistaja kirjautuu järjestelmään, jolloin hänet tunnistetaan ns. vahvaa sähköistä tunnistusmenetelmää käyttämällä (MK 9a:1) Omistaja on etukäteen voinut tallentaa järjestelmään sähköisen valtakirjan, jolloin omistajan puolesta asiamies voi kirjautua järjestelmään tekemään kiinnityshakemuksen (MK 16:4a.2)
Yhteisöjen edustamista koskevat kysymykset ongelmallisia; ratkaisua haettu MK 9a:1.3:n sääntelyllä, jonka mukaan MML:lle etukäteen toimitetun kirjallisen valtakirjan nojalla järjestelmään voidaan tallentaa tiedot yhteisöä edustamaan oikeutetuista luonnollisista henkilöistä Hakemus laaditaan valmiiksi tuotetulle verkkolomakkeelle järjestelmä edellyttää kaikkien tarvittavien tietojen syöttämistä lomakkeelle interaktiivinen lomake: ei hyväksy virheellisiä kiinteistötunnuksia tai laitostunnuksia + tarkistaa, että hakija on kirjattu kohteen omistajaksi tai että hakijalla on ainakin lainhuutohakemus tai kirjaamishakemus vireillä
Järjestelmä suorittaa muitakin automaattisia esitarkistuksia: lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin merkityt vallintarajoitukset rekisteristä ilmenevät edelleen luovutusta osoittavat tiedot (ns. saantotiedot) aikaisempaa kiinnitystilannetta koskevat tiedot (erilliskiinnitys- ja yhteiskiinnitysedellytykset) VTJ, YTJ, kaupparekisteri? Jos eri rekistereistä saatavien tietojen perusteella on ilmeistä, että haettua kiinnitystä ei voitaisi vahvistaa, järjestelmä ei anna tehdä hakemusta järjestelmän kautta
Tavoitteena on, että vain selvät asiat tehdään järjestelmän kautta, muut ohjautuvat manuaalista tietä tehtäviksi Hakemukseen merkittävä, halutaanko panttikirja sähköisenä vai kirjallisena Lopuksi hakija tai asiamies allekirjoittaa hakemuksen sähköisesti allekirjoitusta seuraa kiinnityshakemuksen välitön vireille tulo (MK 9a:16.1) hakemus kirjautuu automaattisesti vireille ja näkyy välittömästi lainhuuto- ja kiinnitysrekisterissä hakemuksen käsittely ja ratkaiseminen tämän jälkeen normaaliin tapaan: virkamies harkitsee oikeudelliset edellytykset ja tekee ratkaisun
Muu sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa Lainhuuto- ja kiinnityshakemukset voidaan jo nykyisinkin toimittaa kirjaamisviranomaiselle laissa tarkoitettuina sähköisinä viesteinä ja sähköisinä asiakirjoina (laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa) Maakaaressa säännellyt uudet asiointijärjestelmät (sähköinen kaupankäyntijärjestelmä ja sähköinen kiinnitysjärjestelmä) on pidettävä selvästi erillään näistä ns. sähköasiointilain mukaisista sähköisistä hakemuksista
Uusi kirjaamisjärjestelmä KIRRE Otetaan käyttöön vuonna 2012 (toteutustyö alkoi elokuussa 2010, järjestelmätestaus alkaa kevättalvella 2012) Kiinteistönomistajille mahdollisuus tarkistaa omat kiinteistötietonsa verkkopalvelun kautta Hakemukset käsitellään aina digitaalisessa muodossa (sekä paperimuodossa saapuvat että sähköisen järjestelmän kautta tulevat)
Valtakunnallinen toimialue? Edistää asiakkaiden tasapuolista kohtelua Helpottaa töiden tasaamista valtakunnallisesti Helpottaa suurasiakkaiden asiointia Korostaa entisestään yhtenäisiä toimintatapoja Antaa enemmän mahdollisuuksia toimintatapojen kehittämiselle
Kansainvälistyminen kiihtyy Yli rajojen tapahtuva vaihdanta (sovellettava laki, kieli jne.) Ylikansallinen rahoitus ja luototus Kansainväliset täytäntöönpanotoimet (mm. perhe- ja perintöoikeudelliset toimet, asiakirjojen keskinäinen tunnustaminen) Ylikansallinen tietopalvelu Eri maiden rekisteriviranomaisten yhteistyö
Kiitos mielenkiinnosta! Annathan palautetta: www.maanmittauslaitos.fi palaute (etusivun alalaidassa)