Visma Econet Pro Palkat Visma Econet Pro Visma Monipankki Vuodenvaihde 2013 2014
Oppaan päiväys: 19.12.2013. Asiakaspalvelu ja tuki: Econet Forum: www.visma.fi/econettuki Helpdesk: www.visma.fi/helpdesk Mikäli teillä ei vielä ole Helpdesk-tunnuksia, ne voi tilata osoitteesta: http://www.visma.fi/helpdesk-tunnusten-tilaus/ Puhelintuki: Visma Econet (palvelusopimusasiakkaat) 010 756 2140 Visma Econet (ei palvelusopimusta) 0600 397 261 (2,53 /min +pvm) Visma Monipankki -asiakkaille on oma tukinumero: Visma Maksuliikenne 010 756 2170 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2013 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 Visma Econet ja vuodenvaihde... 1 1.1 Visma Econet Pro palkanlaskenta... 1 1.1.1 Verokortit... 1 1.1.2 Työeläkevakuutusmaksut... 3 1.1.3 Työttömyysvakuutusmaksut... 3 1.1.4 Sairausvakuutuksen päivärahamaksu... 3 1.1.5 Luontoisedut ja kustannusten korvaukset... 4 1.1.6 Työnantajan sosiaaliturvamaksu... 4 1.1.7 Sosiaaliturvamaksun tarkistus... 4 1.1.8 Ulosotto... 5 1.1.9 TYVI menettely... 5 1.1.10 Työnantajasuoritusten Kausiveroilmoitus... 5 1.1.11 TyEL vuosi-ilmoitus... 5 1.1.12 Verottajan vuosi-ilmoitus... 6 1.1.13 TVR-raportointi... 6 1.1.14 Ilmoitin.fi palvelu... 9 1.1.15 Palkanlaskennan vuodenvaihteen toimet... 9 1.1.16 Tarkistustoimenpiteet... 10 1.1.17 Lomapalkkatulosteet tilinpäätöstä varten... 11 2 Visma Econetin muut ohjelmat... 13 2.1 Kirjanpito... 13 2.1.1 Kirjanpidon optiot... 13 2.1.2 Tositelajit... 13 2.1.3 Kuukauden päätös... 13 2.1.4 Tilinpäätösviennit... 14 2.1.5 Tilinpäätöstulosteet... 14 2.1.6 Varmuuskopio... 14 2.1.7 Vuoden päätösajo... 14 2.2 Laskutus ja myyntireskontra... 15 2.2.1 Tilikausi... 15 2.2.2 Varmuuskopio... 15 2.2.3 Numerointi... 15 2.3 Ostoreskontra... 16 2.3.1 Tilikausi... 16 2.3.2 Varmuuskopio... 16 2.3.3 Numerointi... 16 2.3.4 Varastonvalvonta... 16 2.4 Visma Monipankki... 16 Sisällysluettelo - i
1 Visma Econet ja vuodenvaihde Seuraavilla sivuilla selvitetään vuodenvaihteen ja tilikauden vaihdon toimenpiteitä Visma Econet -ohjelmissa. Lakisääteiset muutokset tehdään Visma Econet Pro Palkanlaskenta versioon 7.30.0 ja Econet Pro ohjelman versioon 7.30. 1.1 Visma Econet Pro palkanlaskenta Visma Econet Pro palkanlaskentaohjelma käyttää tulostuksessa apuna valmiiksi laskettuja tilastoja. Ohjelma lisää automaattisesti tilastokalentereita päivityksen yhteydessä. Kalentereita voi myös jatkaa Tilastot Tilastokalenterit Luo painikkeella valitussa tilastojaksossa. Tilastot Tilastokalenterit 1.1.1 Verokortit Uudet verokortit astuvat voimaan 1.2.2014 Tulorajat on vahvistettu portaikkokorttien osalta joulukuussa 2013. Verohallituksen päätös ennakonpidätysperusteiden voimaantulosta on annettu joulukuussa 2013. Päätös sisältää määräykset siitä, miten ennakonpidätys toimitetaan vuonna 2014. Tiedot ovat tarkistettavissa http://www.vero.fi 1.1.1.1 Verokorttien käyttöönotto Liitännät Verotietojen luku Verokortit -optio Verokortin tiedot voi syöttää etukäteen käsin tai ladata tiedot verottajalta suorasiirtona. Visma Econet ja vuodenvaihde - 1
Uudet verokortit voidaan ladata verottajalta suorasiirtona. Verottaja valmistaa verokorttipyynnön (Liitännät Verokorttipyyntö) perusteella suorasiirtoaineiston, jonka voi lukea palkanlaskentaan. Luettavat tiedot tallentuvat henkilöiden uusiksi verokorteiksi. Uudet verokortit otetaan käyttöön niiden käyttöönottopäivän mukaan, joten tietoja voi tarvittaessa muokata ennen käyttöönottoa. Tarkista portaikkokortin tulorajat ja päivitä tiedot ennen verokorttien lukua. Rajat ovat v. 2014: 0-1180 1180-16900 Yli 16900 Aineistopyyntökuvauksiin on lisätty aineiston pyytäjän y-tunnus (palvelukeskus tms.). Oletusarvoisesti y-tunnuksena käytetään yrityksen omaa y-tunnusta. Tarvittaessa käyttäjä voi itse määritellä poikkeavan y-tunnuksen lisäämällä ohjaustiedon PÄÄYRITYS ja kirjoittamalla Teksti -kenttään haluttu y-tunnus (Asetukset Ohjaustiedot). Työnantaja voi pyytää perusverokortin tietoja sähköisellä suorasiirtopyynnöllä. Suorasiirtopyyntö tehdään Verohallinnon ylläpitämän Ilmoitin-palvelun kautta tai Tyvipalvelun kautta. Vuoden 2014 verokorttitietojen suorasiirtopyyntö tulee tehdä viimeistään 31.1.2014. Verohallinto suosittelee pyynnön tekemistä 31.12.2013 mennessä, jotta tiedot olisivat ajoissa palkanlaskennan käytössä. Rekisterit Henkilöt Verokortit -painike Uuden verokortin tiedot voidaan tallettaa etukäteen manuaalisesti Uusi verokortti - ikkunassa. Syötetyt tai ladatut tiedot tallentuvat uusiksi verokorteiksi odottamaan verokorttien käyttöönottoa. Visma Econet ja vuodenvaihde - 2
Uusi verokortti voidaan syöttää etukäteen myös käsin. Ladatut verotiedot otetaan käyttöön toiminnolla Rekisterit Verokorttien käyttöönotto. Vasta käyttöönottotoiminto päivittää tiedot henkilökortin verotietoihin. Niin kauan kuin käyttöönottoa ei ole tehty, voi verokorttitietoja korjata ja muokata. Käyttöönoton jälkeen verokorttitietoja muokataan suoraan henkilökortilla. 1.1.2 Työeläkevakuutusmaksut Työntekijän perustyöeläkemaksu on 5,55 % palkasta (5,15 % vuonna 2013). 53 - vuotiaiden ja sitä vanhempien työntekijöiden työeläkemaksu on 7,05 prosenttia palkasta (6,5 % vuonna 2013). Korotettua eläkevakuutusmaksua peritään työntekijältä 53 vuoden iän täyttymistä seuraavan kuukauden alusta lukien. Ohjelma tutkii automaattisesti henkilön iän ja perii korotettua työeläkemaksua 53 - vuotiailta mikäli palkkalajille on lisätty ikälaskenta T_KOR. 1.1.3 Työttömyysvakuutusmaksut Vuonna 2013 palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu on 0,5 % päätoimen palkasta ja osaomistajalla 0,19%. Prosentti kerrotaan palkkalajitaulukossa Palkkalajit -välilehdellä. Mikäli on määritelty yleinen palkkatekijä TTVM ja TTVMOSA, tarkista arvo Palkkalajit Palkkatekijät. Poikkeavasti perittävä työttömyysvakuutusmaksu määritellään palkansaajan henkilökohtaisiin tietoihin Rekisterit Henkilöt Palkkatek -painike. 1.1.4 Sairausvakuutuksen päivärahamaksu Vuodesta 2006 alkaen on palkansaajilta peritty työtulon perusteella päivärahamaksua. Vuonna 2014 se on palkansaajilla ja yrittäjillä 0,84 %. Päivärahamaksu peritään ennakonpidätyksen yhteydessä (sisältyy verokortin ennakonpidätykseen). Palkka-erittelyllä näkyy teksti: Päivärahamaksu sisältyy ennakonpidätykseen Päivärahamaksun palkkatekijä PVR_MAKSU määritellään kohdassa Palkkalajit Palkkatekijät arvo tulee tarkistaa ennen vuoden 2014 ensimmäisten palkka-erittelyjen tulostusta. Visma Econet ja vuodenvaihde - 3
1.1.5 Luontoisedut ja kustannusten korvaukset Vuoden 2014 luontoisetuarvot sekä päivärahojen ja matkakustannusten verovapaat enimmäismäärät ovat tarkistettavissa verottajan sivuilla www.vero.fi Ohjelma päivittää automaattisesti palkkatekijät silloin kun käyttäjä haluaa: 1. Ohjelmapäivityksen yhteydessä käynnistettäessä palkanlaskentaa tai 2. Vuodenvaihdeajon yhteydessä tai 3. Myöhemmin komentovalikosta Työkalut Uudet palkkatekijät Päivitä - painike. Kun halutaan päivittää vuoden 2014 arvot palkkatekijöihin, vastataan Kyllä. Mahdolliset palkkalajin á -hinnan muutokset tallennetaan palkkatekijätaulukon Arvo kenttään (Palkkalajit Palkkatekijät Luontoisedut ja Kulukorvaukset -välilehdet). Palkkatekijät- ikkunassa määritellään luotoisedut ja kulukorvaukset omilla välilehdillään. 1.1.6 Työnantajan sosiaaliturvamaksu Työnantajan sosiaaliturvamaksun prosentti on vuonna 2014 2,14%. Tarkista arvon ennen tammikuun 2014 ennakonpidätys- ja sotumaksujen tilitystä (Yritystiedot Sotu %) Maksuprosenttia sovelletaan vuoden 2014 maksupäivällä oleviin palkkoihin, palkan ansainta-ajalla ei ole vaikutusta. Vahvistetut prosentit ovat tarkistettavissa www.vero.fi 1.1.7 Sosiaaliturvamaksun tarkistus Sosiaaliturvamaksun tarkistamisessa voi käyttää Enn.pid ja sotu raporttia (Tapahtumat Kuukausi Enn.pid ja sotu (kk)). Raportilla näkyy sosiaaliturvamaksu euroina ja prosentteina. Visma Econet ja vuodenvaihde - 4
1.1.8 Ulosotto Econet tulkitsee palkan maksupäivän mukaisesti, mikä ulosoton kaava on käytössä. Vuoden 2014 pidätyskaava ei ole muuttunut vuoden 2013 kaavasta. 1.1.2014 alkaen suojaosuudet ovat (suluissa vuoden 2013 arvot): Suojaosuus = 22,59 / pv (22,30 ) Huollettava = 8,11 / pv (8,01 ) 1.1.9 TYVI menettely TYVI menettelyssä yrityksen palkanlaskentaohjelman tuottamat ilmoitustiedostot lähetetään Internetin kautta viranomaisille ns. tyvi-operaattoreiden välityksellä. Eri operaattorit välittävät ilmoituksia eri vastaanottajille ja lisäksi operaattoreilla on erilaisia sähköisiä lomakkeita ja erilaisia maksullisia lisäpalveluja. Ilmoittajalla on oikeus valita se operaattori, jonka kautta haluaa välittää tietojaan TYVI -vastaanottajille. Lisätietoa www.tyvi.org Econet Palkanlaskenta -ohjelmasta on mahdollista tulostaa tiedostoon ilmoitustietoja viranomaisille lähetettäväksi suorasiirtopalveluna (TYVI): Kausiveroilmoitukset Työnantajasuoritukset (kk/neljännesvuosi) ja ALV (kk/neljännesvuosi/vuosi) Vuosi-ilmoitukset Työnantajan vuosi-ilmoitus, palkansaajakohtainen erittely 7801 (Tapahtumat Vuosi Vuosi-ilmoitus) Työnantajan vuosi-ilmoitus, rajoitetusti verovelvollisten saajaerittely 7809 Verokorttien suorasiirto (Liitännät -välilehti) Eläkevakuutukset TyEL- kuukausi-, vuosi- ja työsuhdeilmoitus TVR Työttömyysvakuutusmaksun alaisten palkkojen raportointi Työttömyysvakuutusrahastoon työttömyysvakuutusmaksun perusteita varten 1.1.10 Työnantajasuoritusten Kausiveroilmoitus Tapahtumat Kuukausi Ennpid ja sotu (kk) -painike Esikatsele Sulje Esikatselu ja ohjelma näyttää muodostettavan Tas -raporttitiedoston tiedot taulukkomuodossa hyväksymistä varten. Kun tiedot hyväksytään Luo tiedosto -painikkeella, muodostuu työnantajasuoritustiedosto haluttuun hakemistoon. Hakemisto ja tiedostonimi määritellään: Liitännät Veroviraston yhteystiedot MAVA -ilmoitus. Ohjelma muodostaa maksupäiväperusteisesti vuoden 2014 maksupäivän tiedoista kausiveroilmoituksen tietuekuvauksen mukaisen tiedoston. Raportointihakemiston oletus on työasemaversiossa c:\econet Pro\ TYVIDATA ja verkkoversiossa n:\econet Pro\DATA\TYVIDATA (n = levyaseman tunnus). Luo tarvittaessa hakemisto TYVIDATA. 1.1.11 TyEL vuosi-ilmoitus Vuoden 2013 TyEL vuosi-ilmoitus tulostetaan palkanlaskennan Raportit TEL/TyEL tulosteet -kohdasta. Tilastokalenterin määritys pitää olla sillä vuodella, jolta raportti ajetaan. Visma Econet ja vuodenvaihde - 5
TyEL- liitäntätiedoston nimi määritellään kohdassa Erikoistoiminnot TyEL päivitys Sopimukset ruudulla tai Perustiedot Eläkesopimukset. 1.1.12 Verottajan vuosi-ilmoitus Verottajan vuosi-ilmoitusten tiedot haetaan valmiiksi lasketuista tilastoista. Tarkistukseen voi käyttää Palkat palkkalajeittain raporttia: Raportit Aikavälitulosteet Palkat / palkkalaji. Tilastokalenterin määritys pitää olla sillä vuodella, jolta raportti ajetaan. Verottaja ei hyväksy vanhoilla lomakkeilla tai atk-tulosteilla lähetettyjä vuosiilmoitustietoja. Jos tiedot annetaan lomakkeella, kelpaavat ainoastaan verottajan omat lomakkeet (tiedot luetaan optisesti). Vuosi-ilmoituksen antajan tulee tarkistaa, että kausiveroilmoituksella annetut tiedot vastaavat vuosi-ilmoituksen tietoja. 1.1.13 TVR-raportointi Vuoden 2013 maksetuista palkoista lähtien työnantajan tulee raportoida tiedot Työttömyysvakuutusrahastoon työttömyysvakuutusmaksun perusteita varten (aikaisemmin vakuutusyhtiöön) seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Tapahtumat Vuosi TVR Raportin laskenta tutkii henkilöt, jotka eivät ole yrittäjiä (YEL tai MyEL) henkilön työsuhteen perusteella ja katsoo niiltä vuoden aikana maksetun työttömyysvakuutusmaksun alaisen (palkkalajiryhmä perusteella) ansion palkkatapahtumien perusteella. Osaomistajien ja työntekijöiden yhteisansiot eritellään raportilla omiin kenttätietueisiin. Raportti ottaa huomioon myös henkilön iän (17.v ja 65 v.) henkilökortin sotumäärityksen mukaan. Visma Econet ja vuodenvaihde - 6
Esimerkki. Taulun tietojen lähteet: Palkkojen maksuvuosi: Työntekijöiden tvm alainen palkkasumma: Osaomistajien tvm alainen palkkasumma: IBAN ja BIC: Yhteishenkilön tiedot: Lisätiedot: Tiedostonimi Laske: Tiedosto: Yhteenveto: Ohjelma ehdottaa kuluvaa vuotta maaliskuusta eteenpäin ja edellistä vuotta, jos työaseman päiväys on ajalla tammi- /helmikuu. Tiedon voi tarvittaessa muuttaa. Työntekijöiden tvm:n alaisten palkkojen summa (ei yrittäjät eikä osaomistajat). Tiedostoon euroina ilman senttejä Osaomistajien tvm:n alaisten palkkojen summa, optio henkilökortilla Tiedostoon euroina ilman senttejä Perustiedot Pankkitilit Perustiedot Yritystiedot Yhteystiedot Vapaamuotoinen lisätietokenttä, tiedostoon katkaistaan tekstistä 255-merkkinen seliteosa. Polkumääritys TVR-tiedostoa varten Oletusarvo ohjelman asennushakemisto, jota voi muuttaa. Käynnistää palkkasummien laskennan kirjaustapahtumista ja palauttaa lasketut summat taulun kenttiin Luo tiedoston määriteltyyn hakemistoon ja ilmoittaa kun tiedosto on luotu: TVR-tauluun laskettujen tietojen yhteenvetoraportti arkistointia varten. Visma Econet ja vuodenvaihde - 7
Esimerkki. Erittely: TVR-raportin tietojen erittely arkistointia varten Esimerkki. Tarvittavat määritykset: Rekisterit Henkilöt Henkilökortti Osaomistaja Yrityksen palkanlaskennassa mukana olevat osaomistajat merkitään henkilökortille aktivoimalla uusi optio Osaomistaja TVR-raportointia varten. Visma Econet ja vuodenvaihde - 8
1.1.14 Ilmoitin.fi palvelu Ilmoitin-palvelulla voi tarkastaa, korjata ja lähettää ilmoitustiedostoja verohallintoon. Palvelu toimii internet osoitteessa: https://www.ilmoitin.fi/webtamo/sivut/aineistontarkastus?1 Aineiston tarkistamiseen on käytössä joko selainpohjainen käyttöliittymä tai Web Service rajapinta. Palvelu tarkistaa onko tiedosto tietuekuvauksen mukainen. Löydetyt virheet voidaan korjata syöttämällä uusi tieto tai poistamalla virheellinen tieto. Tarkistuspalvelun käyttö ei vaadi erillisiä tunnuksia. Virheettömäksi todetun tiedoston voi lähettää viranomaisille. Lähettäminen Ilmoitinpalvelun kautta edellyttää tunnistautumista Katso- tunnisteilla. Tarkempaa tietoa www.ilmoitin.fi/webtamo/sivut/etusivu 1.1.15 Palkanlaskennan vuodenvaihteen toimet Palkanlaskennassa on tehtävä vuodenvaihteen toimet ennen uuden verovuoden palkkojen laskemista. 1.1.15.1 KTAVA -laskenta Laskee keskituntiansion vuodelta, jos tarvitaan. Valitaan Tapahtumat Vuosi Vuodenvaihteen tehtävät. Valitaan KTA -kentästä KTAVA Napauttamalla Tulosta -painiketta saat listattua lasketut keskituntiansiot esim. tarkistusta varten Napauttamalla Päivitä KTA -painiketta ohjelma päivittää lasketut keskituntiansiot henkilöiden palkkatekijöihin 1.1.15.2 Vuodenvaihteen tulosteet Tapahtumat Vuosi Tuloste Vuosi-ilmoitus, lomake 7801 Lomake 7809 Selite Verottajalle lähetettävä ilmoitus Rajoitetusti verovelvollisen vuosi-ilmoitus Visma Econet ja vuodenvaihde - 9
Ennakonpidätystodistus Ennakonpidätystodistukset voidaan tarvittaessa tulostaa palkansaajille (ei ole enää tuettava/ylläpidettävä lomake). Vuoden viimeinen palkkaerittely sisältää palkansaajan tarvitsemat tiedot. Palkkakortti Tulostettava aina ennen vuodenvaihdeajoa. Raportti on yhteenveto maksetuista palkoista henkilöittäin. HUOM! Jos henkilö on vaihdettu kesken vuoden maksuryhmästä toiseen ei saa käyttää maksuryhmärajoitusta tulostuksessa. VEL-ilmoitus Vakuutusyhtiölista Palkkalajeittain Ennakonpidätys ja sotu TyEL vuosi-ilmoitus TyEL työsuhdeilmoitus TVR Valtion eläkejärjestelmän vuosi-ilmoitus Listalle tulostuu yrityksen palkansaajien lukumäärä, tehdyt tunnit ja työpäivät vakuutusyhtiöitä varten. Jos valitset tulostuksen eriteltynä, tulostuvat tiedot henkilöryhmittäin. Tulostaa palkat palkkalajeittain, joilla on kirjattu vuoden aikana. Tulostaa sotumaksun ja ei sotumaksun alaiset palkat koko vuodelta. Veronalainen-, veroton- lähdeveronalainen tulo sekä ennakonpidätys. Raportit TEL/TyEL tulosteet Työttömyysvakuutusrahastoon lähetettävät tiedot. Tulostettava raportit ja muodostettava tiedosto aina vuodenvaihdeajoa. ennen 1.1.15.3 Varausten laskenta 2 Varaukset lasketaan oletuskuukaudelta sosiaaliturvamaksun alaisesta ansiosta. Kustakin laskettavasta varauksesta muodostuu varauskirjaus kirjanpitotapahtumiin (Tapahtumat Kirjanpitotapahtumat) annettujen tiliöintien (Debet/Kredit) ja tapahtumissa käytettyjen kustannuspaikkojen mukaisesti. <Talleta tilit> -painikkeella tehdyt tiliöinti määritykset säilyvät seuraava laskentakertaa varten. 1.1.15.4 Varmuuskopiointi Ota varmuuskopio ennen vuodenvaihdeajoa. Säilytä avoimesta vuodesta 2013 varmuuskopio arkistossa. Arkistossa kannattaa muutenkin säilyttää muutamia eri kappaleita mielellään eri paikoissa (tarkista mm. vakuutusyhtiösi vaatimukset varmuuskopioiden suhteen). 1.1.15.5 Vuodenvaihdeajo Käynnistä vuodenvaihdeajo: Tapahtumat Vuosi Vuodenvaihde painike. Huomaa, että kausittaista palkkakorttiyhteenvetoa ei voi enää vuodenvaihdeajon jälkeen tulostaa. 1.1.16 Tarkistustoimenpiteet Ennen kuin vuodelle 2014 kuuluvia palkkoja aletaan laskea (maksupäivä vuonna 2014, kausimääritykset numerosta 1 alkaen), on Visma Econet Pro palkanlaskennassa tehtävä seuraavat toimenpiteet. Visma Econet ja vuodenvaihde - 10
1.1.16.1 Yritystiedot Perustiedot Yritystiedot. Tarkistetaan sotuprosentti Yritystietojen Perustiedot -välilehdeltä Tarkistetaan eläkemaksuprosentit Eläkemaksutiedot -välilehdellä Perustetaan uusi tositelaji Tilit -välilehdellä Tarkista myös Kausiveroilmoituksen Tilitysjakso 1.1.16.2 Palkkakaudet Tarkistetaan palkkakaudet; missään maksuryhmässä ei saa olla edellisen vuoden palkkakausia (Tapahtumat Palkkojen kirjaus Palkkakaudet -painike.). Ennakonpidätys ja sotu -lista on oltava tyhjä (Tapahtumat Kuukausi/Vuosi Ennpid ja sotu(kk) -painike). HUOM! Vaihda tulostusjakso ennen raportin ottamista tammikuulle 2014. 1.1.16.3 Palkkatekijöiden päivitys Päivitetään kustannusten korvaukset palkkatekijöille. Valitaan komentovalikosta Työkalut Uudet palkkatekijät. Tämä voidaan tehdä myös päivityksen tai vuodenvaihdeajon yhteydessä. Tarkista päivityksen arvot ja muuta tarvittaessa. Uusien palkkatekijöiden päivitysajon käynnistys. 1.1.16.4 Eläkevähennys- ja työttömyysvakuutusmaksupalkkalajit Tarkistetaan myös TyEL ja TVM- vähennyspalkkalajeilta prosenttimääritykset, jos ne on määritetty suoraan palkkalajille. Tällöin %-määritykset on muutettava käsin. 1.1.17 Lomapalkkatulosteet tilinpäätöstä varten Jotta palkanlaskennasta voidaan tulostaa lomapalkkatulosteet tilinpäätöstä varten, täytyy lomapalkkalaskenta olla otettuna käyttöön. 1.1.17.1 Edellisen lomavuoden maksamattomat lomapalkat Maksamattomat lomapalkat -tuloste saadaan tilinpäätöstä varten rajattua maksuryhmittäin, osastoittain tai henkilöittäin. Jos tulostusta ei rajata, niin ohjelma tulostaa oletusarvoisesti kaikki yrityksen palkansaajat. Raportit Erikoislistat Lomalista -painike 1.1.17.2 Kuluvan lomavuoden kertyneet lomapalkat Kuluvan lomavuoden lomapalkat saadaan tulostettua tilinpäätöstä varten lomapalkkalaskenta -perusteittain. Tämä edellyttää sitä, että lomapäivät, jotka ovat kertyneet tilinpäätökseen asti, on tallennettu ja että seuraavalla tilikaudella maksettavia palkkakausia ei ole päätetty. Tapahtumat Lomavuosi Visma Econet ja vuodenvaihde - 11
Tarkistetaan oletuslomakausi napauttamalla Tulostus -painiketta (oletuksena tulisi olla kuluva lomavuosi) Laskentatapa -kenttään valitaan valintalistalta lomapalkkalaskennan peruste Merkitään valinta Ei tilastoihin Napauta Lomapalkat -painiketta (esikatselu tai tulostus) 1.1.17.3 Lomapalkkavelkalista Lomapalkkavelka -listassa on maksamaton lomapalkkavelka ja kertyneet lomapalkat kuluvalta lomavuodelta. Lomapäivät, jotka ovat kertyneet tilinpäätöshetkeen mennessä, on tallennettu ja seuraavalle tilikaudelle kuuluvia palkkoja ei ole maksettu tai kautta ei ole päätetty. Raportit Erikoislistat Napauta Lomapalkkavelka -painiketta Tuloste voidaan ottaa kustannuspaikoittain, henkilöittäin, osastoittain tai yhteenveto osastoittain. Jos ei valita mitään, ohjelma tulostaa oletusarvoisesti kaikki yrityksen palkansaajat (esikatselu tai tulostus) Visma Econet ja vuodenvaihde - 12
2 Visma Econetin muut ohjelmat 2.1 Kirjanpito Ohjeeseen on koostettu tilikauden päätöstoimet kirjanpidossa. 2.1.1 Kirjanpidon optiot 2.1.2 Tositelajit Tarkista kirjanpidon optiot: Asetukset Kirjanpidon asetukset Optiot Alv-automatiikka voidaan tarvittaessa ottaa pois päältä. Alv-automatiikka voidaan ottaa pois päältä myös tapahtumien kirjausruudulla. Muuta uuden tilivuoden tositteet alkamaan sarjan alusta. Merkintä valittu, jos uuden tilikauden tositteet saa numeroida oletustositelajisarjan alusta. Ei tai, jos tositteiden numerointi on jatkuva. ALV-tilitysjakso: kk, neljännesvuosi tai vuosi Lisää tarvittavat tositelajit, jos kirjaat seuraavaa tilikautta ennen kuin edellistä on päätetty. Suositellaan käytettäväksi uusia esim. vuositunnisteella nimettyjä tositelajeja. Ohjelma numeroi tositteet uudelleen vuoden päätösajon yhteydessä, jos kirjanpidon optioissa on määritelty Muuta uuden tilivuoden tositteet alkamaan sarjan alusta = Kyllä. Tällöin tositelajeissa ei saa tehdä muutoksia tositteiden numerointiin. Voidaan kirjata samaan aikaan samalla tositelajilla edelliselle ja vanhalle tilikaudelle tositteita. Ohjelma numeroi automaattisesti uuden vuoden tositteet alkamaan sarjan alusta vuodenvaihdeajon yhteydessä. Aja raportit uudelta tilikaudelta vasta vuodenvaihdeajon jälkeen (päivä- ja pääkirjat). Jos kirjataan tapahtumia molemmille tilikausille, suositellaan avattavan oma tositelaji uutta tilikautta varten, jolloin numerointi jatkuu katkeamattomana/samoilla numeroilla kuin kirjatessa näkyy. Ja päivä-/pääkirjat voi tulostaa ennen vuoden päätösajoa. Esimerkiksi: A13 -tositelajilla kirjataan edellistä tilikautta A14 -tositelajilla kirjataan uutta tilikautta. Jos käytössä on myös integrointi reskontriin, tarkista Asetukset Kirjanpidon asetukset Yleiset oletusarvot taulusta tositelajit, joilla reskontra-aineistojen suorasiirrot kirjanpitoon halutaan tehdä. 2.1.3 Kuukauden päätös Ohjelma tallentaa päätettyjen kausien tilien ja kustannuspaikkayhdistelmien kausisaldot tietokantaan. Päätetyn kauden tositteet on merkitty harmaalla lukolla ja tila on suljettu. Päätetylle kaudelle ei pääse lisäämään eikä korjaamaan tapahtumia. Valitaan Kirjanpito Tapahtumat Kuukauden päätös, ohjelma näyttää ensimmäisen päätettävän kuukauden alku- ja loppupäivämäärät ja kaudelle kirjatut tositenumerot sekä tositteiden kokonaismäärän. Sulje kaikki -ruutua napauttamalla voit sulkea kaikki avoimet kuukaudet kerralla. Kauteen -kenttä aktivoituu ja voidaan valita viimeinen suljettava kausi. Kauden päätös käynnistetään OK painikkeella. Tarvittaessa tilinpäätösajo (vuoden päätös) voidaan myös perua CTRL + P näppäinyhdistelmällä. (Paina CTRL -näppäin alas ja Visma Econetin muut ohjelmat - 13
napauta P-näppäintä). Suljetun kuukauden voi avata CTRL + R -näppäinyhdistelmällä ja tehdä tarvittavat kirjaukset avatulle kuukaudelle 2.1.4 Tilinpäätösviennit Ohjelmassa voidaan päättää kaikki kaudet tai vaihtoehtoisesti jättää viimeinen kuukausi avoimeksi tilinpäätösvientejä varten. Tilinpäätösviennit tehdään omalla tositelajillaan esimerkiksi TP12 tilinpäätösviennit. Ohjelma huomauttaa, jos kaikki kaudet on suljettu: Haluatko varmasti syöttää tapahtumia ylimääräiselle kaudelle. Kun kaudet on suljettu, ohjelma varmistaa tapahtumia kirjattaessa. Tilinpäätösviennit otsikko tulee näkyviin tositetta kirjattaessa. Kun vastataan kysymykseen Kyllä, ohjelma otsikoi tositteen Tilinpäätösviennit. Tyhjennä tarvittaessa optio Alv-automatiikka päällä, jolloin ohjelma ei tee alv-kirjauksia automaattisesti. Kirjaa tilinpäätösviennit. Kirjattaessa poistoja taseeseen merkitään Poisto valinta vientiriville jotta tase-erittelyssä poistot näkyvät omana kohtanaan. Poisto valinta on riviselitteen alapuolella.. 2.1.5 Tilinpäätöstulosteet Tilinpäätöstulosteet tulostetaan ennen vuoden päätösajoa, koska virallista tasetta ja tuloslaskelmaa ei voi tulostaa vuoden päätösajon jälkeen. Jos käytössä on Visma Econet Pro Tilinpäätösraportit, tulosteet Excel raportoinnista sekä verolomakkeet on myös tulostettava ennen vuoden päätösajoa. 2.1.6 Varmuuskopio Ota varmuuskopio. Jos olet jättänyt viimeisen kuukauden auki tilinpäätösvientejä varten, päätä tässä vaiheessa viimeistään viimeinen kuukausi. Tilikauden päätöksen jälkeen voit palata avoimelle kaudelle palauttamalla varmuuskopion ja tekemällä uudelleen tilikauden päätöksen. 2.1.7 Vuoden päätösajo Tilikauden päätösajo siirtää tasetilien saldot viimeiseltä päätetyltä kaudelta seuraavan tilikauden alkusaldoiksi. Tuloslaskelmatilien saldot nollaantuvat ja laskettu tilikauden tulos Visma Econetin muut ohjelmat - 14
kirjautuu Tili kenttään valitulle kirjanpidon tilille. Tilikauden tuloksen käsittelystä syntyy siirtoraportteihin tosite. Tulos siirretään taseeseen Älä tee vuoden päätösajoa, ennen kuin tilinpäätös on hyväksytty ja tarvittavat tulosteet tulostettu. Merkitse valinta Älä nollaa tasetilien alatilejä, jos taseen kustannuspaikat eivät saa nollautua. Käynnistä vuoden päätösajo napauttamalla OK painiketta. Tulosta avaava tase. Kirjanpito Raportit Taseet Tase. Määritä aikaväli -kenttiin kumpaankin tilikauden ensimmäinen päivä. 2.2 Laskutus ja myyntireskontra 2.2.1 Tilikausi Yrityksen tilikausi määräytyy kirjanpidon mukaan, jos kirjanpito on käytössä. Tilikausi vaihtuu automaattisesti myös laskutuksessa, kun kirjanpidossa tehdään tilikauden päätösajo. Yrityksen tilikausi määräytyy kirjanpidon mukaan, jos kirjanpito on käytössä. Tällöin tilikausi vaihtuu automaattisesti myös laskutuksessa, kun kirjanpidossa tehdään tilikauden päätösajo. Jos kirjanpito ei ole käytössä, tehdään tilikauden vaihto seuraavasti: Ota varmuuskopio Päätä kuukaudet toiminnossa: Asetukset Perusasetukset Kuukauden päätös Päätä vuosi toiminnossa: Asetukset Perusasetukset Vuoden päätös Jos käytössä on myös ostoreskontra, varmista ennen vuoden päätöstä, että myös siellä voidaan siirtyä uudelle tilikaudelle. Tarkista ennen tilivuoden vaihtamista, että kaikki halutut tapahtumat (mm. luottotappiot yms. suoritukset) on kirjattu reskontraan. 2.2.2 Varmuuskopio 2.2.3 Numerointi Ota varmuuskopio. Tulosta tarvittavat tilinpäätöstulosteet. Ennen kuin uudelle tilikaudelle kirjataan laskuja, suorituksia, ja myyntitilauksia on numerointi muutettava Asetukset Myynnin asetukset Numerosarjat. Suositus on että numerosarjoihin lisätään vuosi tms. tunniste (esim. 130000001). Etunollien käyttöä ei suositella. Jos käytät etutunnistetta, kuten esimerkissä on, tarkista, että numerosarjassa on tarpeeksi välinollia (=numeroavaruus riittää tilikauden laskuihin). Visma Econetin muut ohjelmat - 15
2.3 Ostoreskontra 2.3.1 Tilikausi Yrityksen tilikausi määräytyy kirjanpidon mukaan, jos kirjanpito on käytössä. Tällöin tilikausi vaihtuu automaattisesti myös laskutuksessa, kun kirjanpidossa tehdään tilikauden päätösajo. Jos kirjanpito ei ole käytössä, tehdään tilikauden vaihto seuraavasti: Ota varmuuskopio Päätä kuukaudet toiminnossa: Asetukset Perusasetukset Kuukauden päätös Päätä vuosi toiminnossa: Asetukset Perusasetukset Vuoden päätös Jos käytössä on myös laskutus ja myyntireskontra, varmista ennen vuoden päätöstä, että myös siellä voidaan siirtyä uudelle tilikaudelle. Tarkista ennen tilivuoden vaihtamista, että kaikki halutut tapahtumat on kirjattu reskontraan. 2.3.2 Varmuuskopio 2.3.3 Numerointi Ota varmuuskopio. Tulosta tarvittavat tilinpäätöstulosteet. Ennen kuin uudelle tilikaudelle kirjataan ostolaskuja, maksuja ja ostotilauksia on numerointi muutettava Asetukset Ostojen asetukset Numerosarjat. Suositus on että numerosarjoihin lisätään vuosi tms. tunniste (esim. 13000001). Etunollien käyttöä ei suositella. Jos käytät etutunnistetta, kuten esimerkissä on, tarkista, että numerosarjassa on tarpeeksi välinollia (=numeroavaruus riittää tilikauden laskuihin). 2.3.4 Varastonvalvonta Jos käytössä on varastonvalvontaosio, tulosta tilinpäätöstulosteet esim. varastonarvoraportti. 2.4 Visma Monipankki Visma Monipankki ei vaadi vuodenvaihteen toimenpiteitä. Jos tiliotekirjanpito on käytössä, siirrä ne tiliöidyt tiliotteet kirjanpitoon, jotka kuuluvat päättyneelle tilikaudelle. Muuta sen jälkeen uuden tilikauden tositelaji käyttöön kaikille tileille. Asetukset Yritykset ja tilit Tilit Muuta painikkeen avulla. Huomaa, että tositelaji pitää olla perustettuna kirjanpidossa ennen kuin ensimmäisen kerran siirretään aineistoa Visma Monipankista. Visma Econetin muut ohjelmat - 16