LaCRIS-ohjeet tiedekuntien ja yksiköiden henkilöstöhallinnolle Liisa Hallikainen 1.12.2015 Osoite ja omat tiedot https://lacris.ulapland.fi/admin Järjestelmään kirjaudutaan Haka-tunnistautumisella ja lippu-nappuloista voit valita, minkä kielistä käyttöliittymää haluat käyttää. Sinisessä yläpalkissa on oma käyttäjätunnuksesi (sähköpostiosoitteesi). Sen vieressä olevasta pienestä nuolesta aukeaa ikkuna, josta voit myöhemminkin säätää, minkä kielisenä haluat käyttää järjestelmää Vasemman reunan valikosta voi säätää, tulevatko LaCRISin viestit sähköpostiin vai näkyvätkö ne LaCRISin sisällä oikeassa laidassa Viestit / My messages otsikon alla. Alimpana vasemman laidan valikossa on Luotetut käyttäjät / Trusted users, jonka avulla voit siirtää tehtäväsi ja käyttöoikeutesi valitsemallesi järjestelmän käyttäjälle esim. työvapaan tms. ajaksi. LaCRISiin tuodut tiedot LaCRIS-järjestelmään tuodaan automaattisesti tutkijan/opettajan työsopimuksella oleva henkilöstö sekä läsnä oleviksi ilmoittautuneet väitöskirjantekijät. Työsuhteen tai opinto-oikeuden päättymisen jälkeen heidän tietonsa ei poistu LaCRISista, vaan he näkyvät entisinä työntekijöinä tai entisinä väitöskirjantekijöinä. Jos tällainen henkilö jatkaa muun henkilökunnan työsopimuksella tai vierailevana tutkijana, hänelle tulee vain lisätä uusi organisaatioaffiliaatio: klikkaa Lisää organisaatioyksikkö ja noudattaa seuraavilla sivuilla kuvattuja menettelyjä.
Muuhun henkilökuntaan kuuluvan ihmisen perustietojen luominen 1. Valitse ylävalikosta Master data 2. Valitse Henkilöt-listan alta 3. Kirjoita lisättävän henkilön etunimet ja sukunimi ao. kenttiin, valitse sukupuoli 4. Valitse, minkä organisaatioyksikön henkilöstöä ao. henkilö on klikkaa Lisää organisaatioyksikkö 5. Valitse tyypiksi Lisää henkilöstö 6. Kirjoita tiedekunnan tai yksikön nimen alkua ja valitse oikea yksikkö listasta 7. Valitse lisenssityypiksi Ei-akateeminen (järjestelmän lisenssimaksu lasketaan akateemisiksi kirjattujen määrän mukaan = tutkijat ja opettajat) 8. Valitse työsuhteen tyyppi listasta esim. 9. Kirjaa työsuhteen aloituspäivä ja määräaikaisille myös lopetuspäivä 10. Tallenna työsuhteeseen liittyvät tiedot alareunan Päivitä-nappulalla
11. Säädä henkilötietolomakkeen alareunasta henkilön tietojen näkyvyydeksi Avoimesti näkyvillä tai LaCRIS-käyttäjät Avoimesti näkyvillä tarkoittaa sitä, että ao. henkilölle tulee julkiseen portaaliin kotisivu. LaCRIS-käyttäjät tarkoittaa sitä, että ao. henkilö näkyy vain sisäisessä järjestelmässä ja voi tallentaa julkaisujaan ja aktiviteettejaan, tuottaa itselleen CV:n jne. 12. Tallenna 13. Klikkaa pääsivullasi Käyttäjät-otsikkoa 14. Hae nimellä edellä lisäämäsi henkilön käyttäjätiedot ja kopioi hiiren oikealla näppäimellä käyttäjätunnus, esim.
15. Klikkaa pääsivullasi Henkilöt-otsikkoa ja kirjoita hakukenttään äsken tallentamasi henkilön nimi ja avaa hänen tietonsa 16. Valitse vasemmalta Henkilöön liittyvä käyttäjä 17. Liitä kopioimasi käyttäjätunnus henkilöön: 18. Jätä sähköposti-kohta tyhjäksi ja klikkaa alalaidasta sinistä Tallenna-nappia
Vierailevan tutkijan (apurahatutkijan) perustietojen luominen 1. Valitse ylävalikosta Master data 2. Valitse Henkilöt-listan alta ja kirjoita lisättävän henkilön etunimet ja sukunimi ao. kenttiin, valitse sukupuoli TAI jos ao. henkilö on jo ollut töissä tai vierailevana tutkijana, hae hänen tietonsa nimellä 3. Valitse, minkä organisaatioyksikön henkilöstöä ao. henkilö on klikkaa Lisää organisaatioyksikkö 4. Valitse tyypiksi Lisää vieraileva tutkija 5. Kirjoita tiedekunnan tai yksikön nimen alkua ja valitse oikea yksikkö listasta 6. Valitse henkilölle asianmukainen nimike valikosta ja kirjaa aloitus- ja lopetuspäivä 7. Hyväksy yksikköön liittyvät tiedot Päivitä-nappulalla 8. Säädä henkilötietolomakkeen alareunasta henkilön tietojen näkyvyydeksi Avoimesti näkyvillä. 9. Tallenna 10. Kun ao. ihmisellä on yliopiston verkkotunnukset, liitä henkilö käyttäjään samoin kuin edellä muuhun henkilökuntaan kuuluva henkilö. Käyttäjätiedot tulevat LaCRISiin joka yö eli ovat käytettävissä päivää sen jälkeen, kun tietohallinto on luonut tunnukset.