TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA

TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA

ONNISTUNEEN TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN MISTÄ TILAT TAPAHTUMALLE? LUVAT JA ILMOITUKSET Kuva: Pyry Keto

TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN KÄSIKIRJA Tämä ohje on Sinulle, joka aiot järjestää tapahtuman Vaasassa. Ohjeeseen on koottuna tiedot tapahtuman edellyttämistä luvista ja linkki luvan myöntävän viranomaisen www-sivustolle. Toivomme, että vihkonen helpottaa järjestelyjä, säästää aikaasi ja auttaa saamaan aikaan onnistuneen tapahtuman. Onnistuneen tapahtuman järjestäminen Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista. Onnistunut yleisötapahtuma syntyy, kun ennakkosuunnittelu on aloitettu ajoissa ja tapahtumalle on nimetty vastuuhenkilöt sekä haettu mahdolliset yhteistyökumppanit. Tarvittavat luvat ovat kunnossa ja saatuja viranomaisohjeita ja -määräyksiä noudatetaan. Mistä tilat tapahtumalle? Ulkoilmatapahtumia voidaan järjestää kaupungin ja yksityisen omistamilla maa-alueilla ja vesialueilla. Alueiden käyttöön tarvitaan aina maanomistajan lupa. Lupa on haettava 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Kaupungin omistamille yleisille alueille kuten kaduille, puistoalueille ja toreille myöntää luvat Kuntatekniikka Kadun tai muun yleisen alueen käyttölupahakemus: http://www.vaasa.fi/sites/default/files/atoms/files/kayttolupahakemus_sahk1.pdf Liikuntatiloja ja -alueita vuokraa liikunta@vaasa.fi Nuorisotiloja vuokraa nuorisopalvelut puh. 040 767 7670 Vaasa Arenan ja Botniahallin tiloja vuokraa http://www.vaasanseudunareenat.fi Kulttuuritalo Fannyn tiloja vuokraa fanny@vaasa.fi Kokousjärjestelyihin löytyy ammattiapua, Visit Vaasa http://www.visitvaasa.fi/kokous Yksityisten maa- ja vesialueiden käyttöluvat myöntää kunkin alueen omistaja tai haltija. Omistajatiedot antaa Kiinteistötoimi, puh. (06)-325 4364 Luvat ja ilmoitukset Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille vähintään 14 vrk ennen tilaisuuden alkamista. Pohjanmaan poliisilaitoksen lupapalvelut puh. 0295 415 640, ma - pe klo 9.00-11.00 s-posti: lupahallinto.pohjanmaa(at)poliisi.fi Yleisötilaisuuden järjestäminen sähköinen lomake Yleisötilaisuuden järjestäminen tulostettava lomake https://www.poliisi.fi/luvat/ilmoitus_yleisotilaisuudesta Ulkomyyntimääräyksissä noudatetaan Eviran ohjeita http://www.evira.fi/files/attachments/fi/evira/lomakkeet_ja_ohjeet/elintarvikkeet/ulkomyynti/ulkomyyntiohje_2012.pdf Elintarvikkeita valmistavan, tarjoavan tai myyvän toimijan on tiedotettava toiminnastaan kirjallisesti 4 arkipäivää ennen tilaisuutta Ympäristötoimi http://www.vaasa.fi/palvelut/ymparistoterveydenhuollon-ilmoitukset Luvat ja ilmoitukset https://www.vaasa.fi/node/25588/ Tapahtumanjärjestäjä on aina vastuussa tapahtumansa sisällä tarjottavasta toiminnasta. Kuluttajaturvallisuuslaki: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110920 Alkoholin anniskelulupa on haettava 2 kk ennen tapahtuman alkamista Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto AVI Valtion virastotalo Wolffintie 35, puh. 0295 018 450 (vaihde) http://www.yrityssuomi.fi/web/guest/lomake?docid=5668 Yleistä tietoa: https://www.avi.fi/web/avi/anniskeluluvat#.vta8guzuwsg Tupakointi on kielletty ulkoalueilla järjestettävien yleisten tilaisuuksien katoksissa ja katsomoissa sekä muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan. Tupakointiin liittyvät ohjeet https://www.valvira.fi/documents/14444/22511/valvira_ohje_viranomaisille_8_2012.pdf 3

ONKO TILAISUUDESSA MUSIIKKIA, AIHEUTUUKO TILAISUUDESTA MELUHAITTAA? ARPAJAISET TURVALLISUUS, JÄRJESTYKSENVAL- VONTA JA PELASTUS- SUUNNITELMA ILOTULITUKSEN JÄRJESTÄMINEN TARVITAANKO TAPAHTUMASSA SÄHKÖÄ TAI VETTÄ MIELENOSOITUS

Onko tilaisuudessa musiikkia, aiheutuuko tilaisuudesta meluhaittaa? Mikäli on syytä olettaa, että melu aiheuttaa häiriötä täytyy Ympäristösuojelulain 60 (86/2000) edellyttämä ilmoitus tehdä Ympäristötoimelle 30 vrk ennen tilaisuutta. Lomake: https://www.vaasa.fi/sites/default/files/ilmoitus_melua_ja_hairintaa_aiheuttavasta_tilapaisesta_toiminnasta.pdf Tietoa: http://www.vaasa.fi/ymparistonsuojelun-luvat-ja-ilmoitukset Musiikin julkiseen esittämiseen on haettava luvat 14 vrk ennen tapahtumaa Teosto (tekijäkorvaukset) www.teosto.fi ja Gramex (esittäjäkorvaukset) www.gramex.fi Katusoittoon ei tarvita erillistä lupaa Arpajaiset Tavara-arpajaiset saa toimeenpanna vain viranomaisen antamalla luvalla, ellei arpajaislaissa toisin ole säädetty Arpajaisluvan myöntää Pohjanmaan poliisilaitos puh. 0295 415 640, ma - pe klo 9.00-11.00 s-posti: lupahallinto.pohjanmaa(at)poliisi.fi, Lupahakemus on tehtävä 14 vrk ennen arpajaisia. https://www.poliisi.fi/luvat/lomakkeet Turvallisuus, järjestyksenvalvonta ja pelastussuunnitelma Yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Poliisin kanssa olisi hyvä aina keskustella etukäteen järjestysmiesten määrästä. Järjestyksenvalvojia on oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Järjestyksenvalvojilla on oltava voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti. Poliisi voi myös hyväksyä järjestysmiehet erikseen yksittäiseen tilaisuuteen. Erikseen hyväksyttävien järjestyksenvalvojien nimet ja henkilötunnukset tulee ilmoittaa yleisötilaisuusilmoituksen mukana poliisille. Pohjanmaan poliisilaitoksen puh. 0295 415 640, ma - pe klo 9.00-11.00, s-posti: lupahallinto.pohjanmaa(at)poliisi.fi Järjestyksenvalvojia löytyy näistä osoitteista Järjestyksenvalvojat www.fonecta.fi Vartiointia voi tarvittaessa tilata näistä osoitteista Vartiointitoimistot https://www.fonecta.fi Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma. Suunnitelma on hyvä tehdä yhteistyössä yrityksen kanssa, josta järjestyksenvalvonta ostetaan. Pelastussuunnitelma on tehtävä, jos on yli 200 osallistujaa, käytetään avotulta tai tehosteita, poistumisjärjestelyt poikkeavat normaaleista tai tapahtuman luonne aiheuttaa vaaraa. Pelastussuunnitelma hyväksytetään poliisilla ja toimitetaan Pohjanmaan pelastuslaitokselle 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Pelastussuunnitelma http://www.pohjanmaanpelastuslaitos.fi Tapahtuman järjestäjä vastaa ensiavun järjestämisestä. Ensiapu ja ensihoitopalveluita sekä tilaisuuksien riskikartoitusta voi tilata SPR:ltä Suomen Punainen Risti puh. 0400 878 910 vaasa@punainenristi.fi https://www.punainenristi.fi Ilotulituksen järjestäminen Ilotulituksen järjestämiseen tarvitaan maanomistajan lupa. Ilotulitteiden käytöstä on tehtävä kirjallinen ilmoitus pelastuslaitokselle. lman kirjallista ilmoitusta voi ilotulituksen järjestää 31.12. klo 18.00-1.1. klo 02.00 välisenä aikana. (Räjähdysasetus 473/93). http://www.pohjanmaanpelastuslaitos.fi Tarvitaanko tapahtumassa sähköä tai vettä Tee sähkön tarpeesta ennakkoon suunnitelma, jonka pohjalta sähköalan ammattilaiset voivat tehdä tilapäisjärjestelyt. Suunnitelma toimitetaan 14 vrk ennen tapahtuman alkamista. Ilmoitus sähköntarpeesta: http://www.vaasansahko.fi/fi/pages/default.aspx http://www.vaasa.fi/sites/default/files/atoms/files/ilmoitus_sahkontarpeesta_-_meddelande_on_behov_av_elektricitet.pdf Elintarvikkeiden myynti ja anniskelu edellyttävät, että tapahtumapaikalla on vettä. Vettä tarvittaessa yhteystiedot http://www.vaasanvesi.fi/asiakaspalvelu Mielenosoitus Mielenosoitus ei vaadi erillistä lupaa, mutta poliisille on jätettävä ilmoitus vähintään kuusi tuntia ennen tapahtumaa. Ilmoituksen ei välttämättä tarvitse olla kirjallinen. Poliisilta on kuitenkin syytä pyytä todistus ilmoituksen vastaanottamisesta. 5

JÄTEHUOLTO JA KÄYMÄLÄT ULKOMAINONTA LIPUTUS VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTI- SUUNNITELMA TAPAHTUMAN- KALENTERI VAASAN KAUPUNKI MAHDOLLISTAJANA JA TUKIJANA

Jätehuolto ja käymälät Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava alueen siistimisestä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Jäte- ja käymäläjärjestelyissä on otettava yhteys Ympäristötoimi https://www.vaasa.fi/ymparistonsuojelun-luvat-ja-ilmoitukset Siivouksen voi tilata näistä osoitteista www.lassila-tikanoja.fi www.jiko.fi Siivousta voi tiedustella myös eri urheiluseuroilta. Jäteastioita vuokraa www.lassila-tikanoja.fi Siirrettävät käymälät vuokraa www.lassila-tikanoja.fi www.ykkosvessat.fi Ulkomainonta Banderolli sekä mainosluvat myöntää Kuntatekniikka Kadun tai muun yleisen alueen käyttölupahakemus http://www.vaasa.fi/sites/default/files/atoms/files/kayttolupahakemus_sahk1.pdf Liputus Eri valtioiden lippuja voi vuokrata Vaasan kaupungin kansalaisinfosta, Kirjastonkatu 13, Vaasa p. (06) 325 1550. Torilla tapahtuvasta liputuksesta vastaa Shopping Vaasa ry 0400 232 560. http://shopping.vaasanseutu.fi/vaasanliikekeskustaryyhteystiedot/ Viestintä- ja markkinointisuunnitelma Markkinointi on oleellinen osa tapahtuman onnistumisesta. Hyvät ja riittävän ajoissa tehdyt suunnitelmat helpottavat tapahtuman viestintää ja markkinointia yleisölle. Tapahtumakalenteri Ilmoita tapahtumasta myös Pohjanmaan tapahtumakalenterissa. Se on kaikille avoin ja maksuton palvelu. Tapahtumakalenteri http://events.vaasa.fi Vaasan kaupunki mahdollistajana ja tukijana Tapahtuma-avustukset Kaupungilta voi hakea avustusta tapahtuman järjestämiseen, mikäli on kyse kaikille avoimesta Vaasassa järjestettävästä yleisötapahtumasta. http://www.vaasa.fi/tapahtuma-avustukset Kaupungilta anottavista avustuksista ilmoitetaan aina vuoden alussa. Tapahtuma-avustusta voi hakea 31.1 saakka joko sähköisesti Tapahtuma-avustukset : http://www.vaasa.fi/sites/default/files/avustushakemus_uusi_sahkoinen.pdf tai jättämällä kirjallinen hakemus kaupungin keskuskirjaamoon os. Vaasapuistikko 10, 65100 Vaasa). Lisätietoja tapahtuma-avustuksista antaa yhteyspäällikkö Iiro Suksi, iiro.suksi@vaasa.fi, puh. 0400 858 871 Kulttuurikeskuksen kautta voi vuokrata lavaelementtejä sekä valo- ja äänitekniikkaa. kulttuurikeskus@vaasa.fi Botniahallista voi vuokrata lavaelementtejä, tuoleja ja vaatenaulakoita. http://www.vaasanseudunareenat.fi Neuvontaa antaa: Kulttuuritapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä kulttuurikeskus@vaasa.fi Liikuntatapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä liikunta@vaasa.fi Botniahallissa tai Vaasa Arenalla järjestettävissä tapahtumissa voi ottaa yheyttä sales@vaasanseudunrareenat.fi http://www.vaasanseudunareenat.fi Suurten tapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä Max Jansson, max.jansson@visitvaasa.fi, puh. 040 533 5083 Onnea ja menestystä! 7