Tekninen lautakunta 65 15.04.2014 Kunnanhallitus 118 22.04.2014 Kunnanvaltuusto 48 28.04.2014 Kunnanhallitus 188 23.06.2014 Kunnanhallitus 211 18.08.2014 Kunnanhallitus 231 04.09.2014 Ehnroosin koulun väistötilat ja Ehnroosin koulun suunnittelun käynnistäminen / lisämääräraha / väistötilojen tarjoukset / uudet väistötilatarjoukset 295/10/2014, 499/10/2014 Tekninen lautakunta 15.04.2014 65 Ehnroosin koulun sisäilmaongelmien takia joudutaan nykyisten väistötilojen vuokra-aikaa jatkamaan sekä hankkimaan uusia väistötiloja. Nykyistä vuokra-aikaa jatketaan 12 kk 1.6.2014 alkaen 31.5.2015 saakka. Kuukausivuokra 1.6.2014 alkaen on 17 600 /kk (alv 0 %) ja sitä korotetaan 3 % vuosittain siten, että seuraava mahdollinen vuokrankorotusajankohta on 1.6.2015. Nykyisten vuokratilojen lisäksi tarvitsemme väistötiloiksi noin 37 eri tilaa luokka- ja hallintotiloiksi. Tällä hetkellä väistötiloja on vuokrattuna 17 luokkatilaa ja yksi hallintotila. Tälle vuodelle on varattu väistötiloihin määrärahaa käyttötalouteen yhteensä 200 000 vuokra- ja ylläpitokuluihin ajalle 1.1.-31.5.2014. Lisämäärärahaa tarvitaan nykyisille väistötiloille ajalle 1.6.-31.12.2014 sekä lisätiloille ajalle 1.10.-31.12.2014 (arvio 37 tilaa) yhteensä 360 000 (alv 0 %) vuokra- ja ylläpitokuluihin. Investointisuunnitelmassa on varattu vuodelle 2014 Ehnroosin koulujen sisäilmakorjauksiin yhteensä 400 000. Kyseisen määrärahan käyttötarkoitus muutettaisiin niin, että kyseinen summa varattaisiin lisäväistötilojen perustus-, kuljetus- ja asennuskustannuksiin sekä jo tehtyihin sisäilmatutkimuksiin kokonaisuudessaan. Valtuusto on päättänyt 7.4.2014, että käynnistetään välittömästi Ehnroosin koulua korvaavan ratkaisun suunnittelu koskien kaikkia tiloja tai osia ja ratkaisun tulee olla mahdollisimman nopeasti toteutettavissa. Sivistyspalvelut on yhteistyössä teknisten palvelujen kanssa laatinut alustavan tilaohjelman. Tarkistetun tilaohjelman jälkeen tulee käynnistää välittömästi hankesuunnittelu, ja hankesuunnitelma tullaan erikseen hyväksymään valtuustossa. (valmistelija / lisätietoja: tilapäällikkö Soile Karhinen, puh. 040 314 5459, tekninen johtaja Hannu Seppälä puh. 040 314 5934) Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle, että 1) Ehnroosin koulun väistötilat vuokrataan niin pitkäksi aikaa, että uudet
tilat on rakennettu. 2) Vuoden 2014 käyttötalouden talousarvioon myönnetään lisämääräraha vuokra- ja ylläpitokustannuksiin yhteensä 360 000. 3) Investoinneissa oleva vuoden 2014 Ehnroosin koulun sisäilmakorjauksiin varattu 400 000 siirretään Ehnroosin koulun investointiin lisäväistötilojen perustamis-, kuljetus- ja asennuskustannuksiin. 4) Uuden Ehnroosin koulun suunnittelukustannuksiin myönnetään lisämääräraha käyttötalouteen vuodelle 2014 yhteensä 100 000. 5) Vuoden 2015 talousarvion valmistelussa tullaan huomioimaan väistötiloista ja suunnittelusta aiheutuvat kustannukset Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Kunnanhallitus 22.04.2014 118 Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus esittää edelleen kunnanvaltuustolle, että 1) Ehnroosin koulun väistötilat vuokrataan niin pitkäksi aikaa, että uudet tilat on rakennettu. 2) Vuoden 2014 käyttötalouden talousarvioon myönnetään lisämääräraha vuokra- ja ylläpitokustannuksiin yhteensä 360 000. 3) Investoinnessa oleva vuoden 2014 Ehnroosin koulun sisäilmakorjauksiin varattu 400 000 siirretään Ehnroosin koulun investointiin lisäväistötilojen perustamis-, kuljetus- ja asennuskustannuksiin. 4) Uuden Ehnroosin koulun suunnitelukustannuksiin myönnetään lisämääräraha käyttötalouteen vuodelle 2014 yhteensä 100 000. 5) Vuoden 2015 talousarvion valmistelussa tullaan huomioimaan väistötiloista ja suunnittelusta aiheutuvat kustannukset Tekninen johtaja Hannu Seppälä esitteli asiaa kokouksessa. Käsittelyn kuluessa kunnanjohtajan muutti esitystään seuraavasti: Päätöksen ensimmäinen kohta muutetaan: ", kun tarvittavat toimivat tilat on rakennettu." Lisäksi päätökseen lisätään uudeksi kohdaksi viisi (vanha kohta viisi siirtyy kohdaksi kuusi): Pyydetään Työterveyslaitokselta pikaisesti lausunto koulun sisäilmaongelmien laadusta ja samalla mahdollisesti tarvittavista toimenpiteistä. Pyyntöön lisätään tähän mennessä tehtyjen tutkimusten tulokset. Selvitys on oltava valmiina hyvissä ajoin ennen talousarvion 2015 päätöksentekoa. Lisäksi kohtaan neljä tehdään muutos: "sana uusi pois lauseen alusta ". Uusi esitys kokonaisuudessaan: Kunnanhallitus esittää edelleen kunnanvaltuustolle, että 1) Ehnroosin koulun väistötilat vuokrataan niin pitkäksi aikaa, kun
tarvittavat toimivat tilat on rakennettu. 2) Vuoden 2014 käyttötalouden talousarvioon myönnetään lisämääräraha vuokra- ja ylläpitokustannuksiin yhteensä 360 000. 3) Investoinnessa oleva vuoden 2014 Ehnroosin koulun sisäilmakorjauksiin varattu 400 000 siirretään Ehnroosin koulun investointiin lisäväistötilojen perustamis-, kuljetus- ja asennuskustannuksiin. 4) Ehnroosin koulun suunnitelukustannuksiin myönnetään lisämääräraha käyttötalouteen vuodelle 2014 yhteensä 100 000. 5) Pyydetään Työterveyslaitokselta pikaisesti lausunto koulun sisäilmaongelmien laadusta ja samalla mahdollisesti tarvittavista toimenpiteistä. Pyyntöön lisätään tähän mennessä tehtyjen tutkimusten tulokset. Selvitys on oltava valmiina hyvissä ajoin ennen talousarvion 2015 päätöksentekoa. 6) Vuoden 2015 talousarvion valmistelussa tullaan huomioimaan väistötiloista ja suunnittelusta aiheutuvat kustannukset Hyväksyttiin muutetun esityksen mukaan. - Merkittiin, että Tapio Havula poistui kokouksesta tämän pykälän aikana 17.05. Tämän pykälän osalta pöytäkirja tarkastettiin kokouksessa. Kunnanvaltuusto 28.04.2014 48 Esitys: Kunnanvaltuusto hyväksyy kunnanhallituksen esityksen. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Kunnanhallitus 23.06.2014 188 Sivistystoimi on tarkistanut lisätilojen tarpeen sellaisesta lähtökohdasta, että nykyisistä tiloista pidetään käytössä Alexandra sekä kotitalouden ja teknisen työn tilat. Lisätilojen tarpeeksi täsmentyi näin 18 luokkaa, 4 pienryhmätilaa, hallintotilat sekä tarvittavat aputilat. Tekniset palvelut on pyytänyt tarjoukset Ehnroosin koulun lisäväistötiloista tämän huonetilaohjelman perusteella. Hankintailmoitus julkaistiin Hilmassa 22.5.2014 numerolla 2014-014677. Määräaikaan mennessä saatiin 3 tarjousta, jotka avattiin 10.6.2014 klo 14.00 pidetyssä tarjousten avaustilaisuudessa. Kokonaisedullisimman tarjouksen teki Temporent Oy. Koko vuokrauskauden käsittävä vertailuhinta on 2.054.345, alv 0. Tästä summasta 450.000 on pystytys- ja kuljetuskustannuksia ja 280.000 purkukustannuksia.
Vuokrattavat tilat on tarkoitus sijoittaa Anderstorpin kiinteistölle osoitteeseen Kaakkumäentie 10 12.6.2014 pidetyn sijoituspaikkakatselmuksen (Mäkinen, Lipponen, Karhinen ja Savolainen) perusteella. Rakennuksen pohjien teko tälle tontille on muita sijoitusvaihtoehtoja edullisempaa, koska tällä tontilla on liittymät jo lähes valmiina. Perustusten tekoon ja liittymien rakentamiseen varataan aiemmin tehdyistä määrärahavarauksista 100.000. Osa pystytyskustannuksista voidaan maksaa lisävuokrana, minkä johdosta aiemmin tarkoitukseen tehdyt määrärahavaraukset riittävät. (Valmistelija / lisätiedot Pekka Savolainen, puh.040 314 5430). Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää, että Ehnroosin koulun lisätilat vuokrataan Temporent Oy:ltä heidän tarjouksensa mukaisesti. Tilapäällikkö Soile Karhinen esitteli asiaa kokouksessa. Kunnanjohtaja täydensi esitystään niin, että esityksen loppuun lisätään sopimuskausi eli 1.11.2014-31.5.2018. Hyväksyttiin täydennetyn esityksen mukaan. Merkittiin, että Sari Martniku saapui kokoukseen takaisin tämän pykälän aikana klo 17.57. Liite 1. Tarjousten avauspöytäkirja ja vertailu Kunnanhallitus 18.08.2014 211 Parmaco Oy on tehnyt valituksen Mäntsälän kunnanhallituksen päätökseen 23.6.2014 188. Päätös koski Ehnroosin koulun väistötilojen vuokrausta. Parmaco Oy on esittänyt Markkinaoikeudelle vaatimuksen, että hankintayksikkö kumoaa valituksen kohteena olevan hankintapäätöksen, jossa Mäntsälän kunnanhallitus on valinnut Ehnroosin koulun väitötilojen toimittajaksi Temporent Oy:n. Mäntsälän kunta on todennut 22.7 lähetetyssä sähköpostissa markkinaoikeudelle, että Parmaco Oy:n hankintaoikaisu on tehty liian myöhään. Mäntsälän kunta vaati, että markkinaoikeus jättää valituksen tutkimatta (laki julkisista hankinnoista: 81 30.4.2010/321 Hankintaoikaisun vireilletulo). Lisäksi Mäntsälän kunta toivoi, että markkinaoikeus antaisi ratkaisun välittömästi, jotta hanke voidaan viedä eteenpäin kiireellisessä aikataulussa. Kunnanhallituksen päätös on lähetetty 26.6.2014 ja päätös on ollut varmuudella tiedossa Parmaco Oy:lla jo 1.7.2014, koska Parmaco Oy:n aluemyyntipäällikkö on sähköpostiviestissä selkeästi todennut, että päätös on saapunut 1.7.2014. Lisäksi henkilö on tutustunut hankintaan liittyviin aineistoihin 2.7.2014 Mäntsälän kunnantalolla. Parmaco Oy:n tekemä hankintaoikaisu on saapunut markkinaoikeuteen 16.7.2014 ja samana päivänä tieto on saapunut myös Mäntsälän kunnalle. Muutoksenhakuaika
markkinaoikeuteen on 14 päivää ja lähtee kulumaan siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen (hankintalaki ja hallintolaki). Markkinaoikeus ei ole kuitenkaan vielä antanut lopullista vastausta siihen, että ottaako se asian käsiteltäväksi markkinaoikeuteen. Tarjouspyynnössä on toisaalta todettu seuraavasti: " Tilaaja huolehtii ja vastaa rakennuksen edellyttämistä pohjarakennustöistä, toimittajan antamien ohjeiden mukaan perustusten yläpintaan saakka sekä kunnallisteknisistä liittymistä (vesi, viemäri, sadevesi, kaukolämpö, sähkö ja tietoliikenne)." Edellä olevasta lauseesta johtuen on tarjouksen antaja voinut virheellisesti päätellä, että rakennus tullaan liittämään kaukolämpöön. Näin ollen tarjoukseen olisi tullut sisällyttää kaukolämpöverkkoon liittymiseksi tarvittavat kaukolämpölaitteet. Parmaco Oy on omassa tarjouksessaan näin tehnyt, mutta Temporent Oy ei ole näin menetellyt. Lämmitysjärjestelmän osalta tarjouspyynnön virhe on ollut merkittävä ja on vaikuttanut tarjouksen tekemiseen niin, että tarjoajat eivät ole tasapuolisessa asemassa eikä tarjousvertailua ole voitu tehdä oikein. Kaukolämpöverkon rakentamisen kustannukset muodostuvat niin korkeiksi, että hankintaryhmä on todennut jo hankinnan aikana, että väistötilat liitetään sähkölämmitteiseen järjestelmään. Tältä osin hankinnan tarjouspyynnössä on tapahtunut selkeä virhe ja ainoa oikea ratkaisu on keskeyttää hankinta ja tarkentaa tarjouspyyntöaineisto ja tehdä uusi hankintailmoitus mahdollisimman pikaisesti. Koska hankinnalla on kiireinen aikataulu, niin uusi tarjouspyyntö tullaan viemään HILMA hankintailmoitusjärjestelmään välittömästi. Uudet tarjoukset käsitellään jo viikolla 35-36. (Valmistelija / lisätiedot tekninen johtaja Hannu Seppälä) Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää hankintaoikaisuna kumota 23.6.2014 188 päätöksen ja hylkää kaikki tarjousmenettelyssä saadut tarjoukset tarjouspyynnön vastaisena, ja että Ehnroosin koulun väistötilojen hankinnasta järjestetään uusi kilpailutus. Tämän asian osalta pöytäkirja tarkistetaan kokouksessa Tekninen johtaja Hannu Seppälä esitteli asiaa kokouksessa. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Pöytäkirja tarkistettiin tämän pykälän osalta kokouksessa. Kunnanhallitus 231 Tekniset palvelut on pyytänyt Ehnroosin koulun väistötiloista uudet
tarjoukset. Tarjouspyyntöä on täsmennetty siten, ettei tarjouksia arvioitaessa tulisi tulkintavaikeuksia. Uusi hankintailmoitus julkaistiin Hilmassa 20.8.2014 numerolla 2014 021236. Määräaikaan mennessä saatiin 3 tarjousta, jotka avattiin 2.9.2014 klo 12.15 pidetyssä tarjousten avaustilaisuudessa. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset ja ne hyväksyttiin vertailuun. Vertailu suoritettiin avaustilaisuudessa siinä mukana olleiden teknisen johtajan, rakennuttamispäällikön ja tilapäällikön toimesta. Tarjouspyynnön mukaan tarjouskilpailu ratkaistaan kokonaisedullisuuden perusteella. Hintaa ja laatua arvioidaan suhteessa 60/40. ). Laatu arvioidaan seuraavilla perusteilla: energiatehokkuus 20 % toimitusaika 20 % Energiatehokkuus arvioitiin tarjousten mukana olleiden energialaskelmien perusteella suhteuttaen niitä laskelmissa käytettyihin neliöihin (eri rakennuksissa erilaiset E-luvut). Toimitusaika laskettiin tarjousten perusteella siten, että tarjouspyynnön takarajan eniten alittanut saa täydet 20 pistettä ja muut saavat pisteensä oman tarjousaikansa suhteessa tähän suurimpaan alitukseen. Hintapisteet on laskettu siten, että halvin saa 60 pistettä ja muut saavat pisteensä oman tarjouksensa suhteessa tähän halvimpaan.vertailuhinta on laskettu tarjouksen mukaisesta toimitusajasta alkaen. Tarjousvertailu on esitetty liitteellä 1. (Lisätiedot/valmistelija: Hannu Seppälä, puh. 040 314 5934) Päätösesitys: Kunnanhallitus valitsee Ehnroosin koulun väistötilojen toimittajaksi kokonaisedullisimman tarjouksen tehneen Parmaco Oy:n heidän tarjouksensa mukaisesti vertailupistein 100 ja vertailuhintaan 1.821.138, alv 0. Pöytäkirja tarkastatetaan tämän pykälän osalta kokouksessa. Tekninen johtaja Hannu Seppälä esitteli asiaa kokouksessa. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Pöytäkirja tarkistettiin tämän pykälän osalta kokouksessa. Liite 1. Tarjousvertailu