YLIOPISTOJEN YHTEISHAKU JA SÄHKÖINEN HAKUJÄRJESTELMÄ Vilho Kolehmainen ESITYS OPINTOASIAIN PÄIVILLÄ ROVANIEMELLÄ 27.9.2007 Osaamisen ja sivistyksen asialla
HANKKEEN TAVOITE Suunnitella ja toteuttaa yliopistojen yhteishaku Toimintamallit Tehtävät ja vastuunjako Määritellä, suunnitella, toteuttaa ja ottaa käyttöön yliopistojen sähköinen hakujärjestelmä ja hakemista tukeva sähköinen asiointipalvelu. Järjestelmä kehitetään siten, että sitä voidaan käyttää myös yliopistojen erillisvalinnoissa 2 Osaamisen ja sivistyksen asialla
YHTEISHAKU 1/2 Yliopistojen yhteishaku käytössä ensimmäistä kertaa syksyn 2008 valinnoissa (keväällä 2009 alkava koulutus). Syksyn hauissa tähän asti vain noin 2 % kevään hakijoiden määrästä Koskee vain hakemista. Ei vaikuta valintaprosessiin eikä opiskelupaikan vastaanottamiseen. Alkuvaiheessa mukana vain yliopistojen päävalinnat Ulkomaalaisvalinnat, maisterivalinnat ja muut erillisvalinnat jäävät yhteishaun ulkopuolelle 3 Osaamisen ja sivistyksen asialla
YHTEISHAKU 2/2 Kaikkiin hakukohteisiin haetaan samalla hakulomakkeella Sähköinen ja paperinen versio Haku kaksi kertaa vuodessa Keväällä helmikuun alusta huhtikuun loppuun (osassa hakukohteita hakuaika päättyy jo helmikuun lopussa) Syksyllä samaan aikaan ammattikorkeakoulujen yhteishaun kanssa Yhteishaussa voi hakea enintään yhdeksään hakukohteeseen Ei kaikkien hakukohteiden keskinäistä priorisointia (valintakohtaiset priorisoinnit mahdollisia) 4 Osaamisen ja sivistyksen asialla
SÄHKÖISEN HAKUJÄRJESTELMÄN KEHITYS Aikataulu Määrittely valmistui 10/2006 Suunnittelu ja toteutus 3/2007-5/2008 Käyttöönotto 3/2008 -> Suunnittelu ja toteutus tehdään kahdessa erillisessä projektissa. Hakijan toiminnot (=nettihaku) ja hakulomakkeiden käsittelyyn tarvittavat toiminnot yhteistyössä WM-data Oy:n kanssa Hakulomakkeiden ja hakuinfon muodostamiseen tarvittavat toiminnot HAREKiin ja YO-OPAS sovellukseen yhteistyössä TietoEnator Oyj:n kanssa 5 Osaamisen ja sivistyksen asialla
SÄHKÖINEN HAKUJÄRJESTELMÄ / HAKIJAN TOIMINNOT Nettihaku: Hakuinfo osio Yliopistoon hakemista koskeva yleinen ohjeistus Yliopistojen koulutustarjonta haku Hakukohdekori Sähköiset hakulomakkeet Hakijapalvelu (vaatii kirjautumisen VETUMA-palvelun kautta) Sähköisen hakulomakkeen täyttäminen ja muuttaminen hakuajan puitteissa Aiempien hakulomakkeiden tarkastelu Omien tietojen tarkastelu ja yhteystietojen muuttaminen Omien ylioppilastutkintotietojen tarkastelu Valinnantulosten tarkastelu ja paikan vastaanottaminen Kirjoittautuminen yliopistoon (jatkokehitystä) 6 Osaamisen ja sivistyksen asialla
SÄHKÖINEN HAKUJÄRJESTELMÄ / VIRKAILIJAN TOIMINNOT Hakulomakkeen ja hakuinfon muodostamiseen tarvittavat toiminnot kerätään HAREKin ja YO-OPASsovelluksen kautta Olemassa oleville näytöille lisää tietosisältöä. Uusia näyttöjä Uusia käsitteitä Muutoksia eräsiirtoihin ja lisäpalvelutasoon Uusi sovellus hakulomakkeiden käsittelyyn liittyville toiminnoille Kirjautuminen HAREKin kautta Toiminnot: Hakijan tilaaman hakulomakkeen muodostaminen ja tulostaminen Paperisten hakulomakkeiden ja liitteiden tallennus Hakulomakkeen tarkastelu Henkilötunnuksettomien hakulomakkeiden käsittely Sähköpostien lähettäminen hakijoille Raportit 7 Osaamisen ja sivistyksen asialla
YLIOPISTOILLE TULEVAT TEHTÄVÄT KÄYTTÖÖNOTOSSA 1/2 Toiminnan organisointi sähköisen hakujärjestelmän ja yhteishaun prosessien mukaisesti Työn painopisteen siirtäminen mekaanisesta tallennustyöstä neuvontaan Hakutoimiston perustaminen Yhtenäinen nimeämistapa kaikissa yliopistoissa Yhteystiedot valmiina kesällä 2008 Yliopiston omien YSHJ -käyttäjien koulutus HAREK -koulutuksen yhteydessä OPH kouluttaa Yliopiston pääkäyttäjät 8 Osaamisen ja sivistyksen asialla
YLIOPISTOILLE TULEVAT TEHTÄVÄT KÄYTTÖÖNOTOSSA 2/2 Tietojen päivittäminen HAREKin ja YO-OPAS - sovelluksen kautta Kuten ennekin, mutta tietosisältö laajempi (hakulomakkeen ja hakuinfon muodostamiseen tarvittavat tiedot) ja ajankohta aikaisempi Uudet käsitteet: hakukohteen asiasanat, hakukohteiden täydentävät tiedot, hakukohderyhmät, opiskelukieli Edellytyksenä asiasanaston ja täydentävien tietojen koodiston luominen sekä hakukohteisiin liittyvän infon kieliversiointi opiskelukielen pohjalta HAREK -eräsiirtoihin ja lisäpalvelutasoon tehtävät muutokset Koskee opiskelijavalinta- ja opiskelijatietojärjestelmiä 9 Osaamisen ja sivistyksen asialla
KÄYTTÖÖNOTON TAVOITEAIKATAULU 1/3 Ohjekirje syksyn 2008 yhteishausta ja sähköisen hakujärjestelmän käyttöönotosta lokakuussa 2007 Yhteishaku-seminaari marras joulukuussa 2007 Hakukohteiden asiasanaston laatiminen ja käyttöönotto lokakuu 2007 - huhtikuu 2008 Hakulomakkeelle ja hakuinfoon tarvittavien tietojen kieliversioinnit opiskelukielen mukaisesti tammikuu 2008 toukokuu 2008 10 Osaamisen ja sivistyksen asialla
KÄYTTÖÖNOTON TAVOITEAIKATAULU 2/3 Hakulomakkeen ja hakuinfon muodostamiseen vaadittava toiminnallisuus HAREKissa ja YO-OPAS sovelluksessa Hyväksymistestaus tammikuussa 2008 Valmis helmikuussa 2008 Koulutus alkaa maaliskuussa 2008 Tuotantokäyttö alkaa toukokuussa 2008 Hakijan toiminnallisuus (hakulomake ja hakijapalvelu) Hyväksymistestaus tammi-helmikuussa.2008 Valmis maaliskuussa 2008 Demo hakulomakkeesta ja hakijapalvelusta huhtikuusta 2008 alkaen Tuotantokäyttö alkaa syyskuussa 2008 11 Osaamisen ja sivistyksen asialla
KÄYTTÖÖNOTON TAVOITEAIKATAULU 3/3 Hakulomakkeiden käsittelyyn vaadittavat virkailijan toiminnot YSHJ:ssä Hyväksymistestaus huhti-toukokuussa 2008 Valmis toukokuussa 2008 Koulutus elokuussa 2008 Tuotantokäyttö syyskuusta 2008 alkaen Muutokset HAREKin eräsiirtotietueisiin ja HAREKlisäpalvelutasoon Valmis keväällä 2008 Tuotantokäyttö syyskuusta 2008 alkaen Yliopistojen oman toiminnan organisointi yhteishaun ja sähköisen hakujärjestelmän prosessien mukaisesti Elokuuhun 2008 mennessä 12 Osaamisen ja sivistyksen asialla
PYSYVÄT VAIKUTUKSET YLIOPISTOJEN TOIMINTAAN Aikataulumuutokset yhteishaun hakuajat valintaperusteet nykyistä aikaisemmin: lokakuussa kevään hakua varten ja maalikuussa syksyn hakua varten (tarvitaan hakulomakkeen ja hakuinfon muodostamiseen) Uusitut toimintamallit ja uuden tietojärjestelmän käyttö Kokonaistyömäärän ja kustannusten väheneminen 13 Osaamisen ja sivistyksen asialla
JATKOKEHITYSTÄ Yliopistoon kirjoittautuminen Haku- ja valintaprosessin seuraaminen nykyistä tarkemmin Kansalaisten asiointitilin hyödyntäminen Koko korkeakoulusektorin yhteinen hakuportaali /- järjestelmä? YSHJ, FUNIMA, AMK -sektorin hakujärjestelmät? 14 Osaamisen ja sivistyksen asialla
SÄHKÖINEN HAKUJÄRJESTELMÄ / INFOA Prototyyppi http://www.kati.fi/yoyh Määrittelydokumentaatio: HAREKista kohdasta ohjeet/dokumentit (vaatii HAREKtunnuksen ja salasanan) Lisätietoa: http://www.koulutusnetti.fi vilho.kolehmainen@oph.fi antti.ilolakso@oph.fi puh. (09) 7747 7419 puh. (09) 7747 7941 faksi (09) 7747 8869 faksi (09) 7747 8869 15 Osaamisen ja sivistyksen asialla
Kiitos! 16 Osaamisen ja sivistyksen asialla