Suomalaisten organisaatioiden kehittämistoiminnassa on paljon parannettavaa CxO Mentor Oy tutki hankesalkun hallintaa, projektitoimiston toimintaa ja kokonaisarkkitehtuurityötä maalis-huhtikuussa 2012 toteutetussa tutkimuksessaan. Tutkimukseen saatiin kaikkiaan 185 vastausta 1 103 henkilöltä. Vastaukset edustivat 73 organisaatiota. Yhteenveto Kehitystoiminta on vain joka kolmannessa organisaatiossa keskitetty. Yleisemmin kehitys on keskitetty rahoitus- ja vakuutustoiminnan organisaatioissa sekä pienissä ja keskikokoisissa yrityksissä. Suuremmissa yrityksissä kehitystoimintaa on jouduttu vastuuttamaan toimialoille, jolloin vastuu kehitystoiminnasta on saatu lähemmäksi vastuuta liiketoiminnasta. Tällöin kehittämisresurssit hajaantuvat laajemmalle alueelle ja kehittämisen fokus katoaa. Selkeästi keskitetyimmin kehitystoimintaa hoitaa rahoitus- ja vakuutustoimiala, jonka tietointensiivisyys näkyy siinäkin, että toimialan organisaatioista tuskin kahdella kolmesta on tietohallinnolla oma projektisalkku, kun sama luku teollisuudessa, rakentamisessa sekä tukku- ja vähittäiskaupassa on liki 80 %. Toimialakohtaiset projektisalkut löytyvät yleisimmin rakennusalalta sekä yleensäkin suurista monitoimialayrityksistä. Erillisen tietohallinnon projektisalkun yleisyys kasvaa organisaation koon kasvaessa. Projektitoimistot ovat suhteellisen harvinaisia. Vain rahoitus- ja vakuutustoiminnassa projektitoimistot ovat ottaneet kattavasti projektitoimistot käytäntöihinsä ja useimmiten keskittäneet projektitoimistonsa. Useammassa kuin joka toisessa informaatio- ja viestintäalan organisaatioissa sekä hiukan harvemmassa kuin joka toisessa teollisuuden organisaatiossa on yksi tai useampia projektitoimistoja. Toisaalta joka toinen rakennusalan yritys ja kaksi kolmesta tukku- ja vähittäiskaupan yrityksestä on jättänyt kehitystoiminnan projektitoimiston tehtävät organisoimatta kokonaan. Projektitoimiston tehtävät on katettu laajimmin teollisuudessa, jossa vähintään joka toisen projektitoimiston tehtäviin kuuluvat sekä projektisalkun hallinnan, projektitoiminnan tuen ja projektikulttuurin kehittämisen tehtävät. Rahoitus- ja vakuutustoimialalla projektitoimiston tehtävät ovat selkeimmät sillä lähes jokaisessa tehtäviin kuului projektisalkun hallinnan tehtävistä seuranta ja raportointi, projektitoiminnan tuki sekä projektikulttuurin kehittäminen. Kokonaisarkkitehtuurityö on annettu kahdessa organisaatiossa kolmesta tietohallinnon vastuulle. Vain joka yhdeksännessä organisaatiossa se on annettu kehitysyksikön vastuulle tai organisoitu omaksi yksikökseen; näin on tehty keskimääräistä yleisemmin teollisuudessa sekä rahoitus- ja vakuutusalalla, sekä toisaalta suuryrityksissä. Kokonaisarkkitehtuurityöhön sisällytetään yleisesti teknologia- eli infrastruktuuriarkkitehtuuri sekä sovellus- eli järjestelmäarkkitehtuuri; tietoarkkitehtuuri harvemmin ja liiketoiminta-arkkitehtuuri selvästi harvemmin. Toimialoista rakentaminen sekä rahoitus- ja vakuutustoiminta käsittelevät kokonaisarkkitehtuuria laajimmin. Liiketoiminta-arkkitehtuurin puuttuminen lienee seurausta asian vastuuttamisesta IT:lle. 1 Vastaukset jakaantuivat seuraavasti: projektisalkkuosio 95, projektitoimisto-osio 51 ja arkkitehtuuriosio 39.
Kehittämisen vastuu vain harvoin keskitetty Vastuuta koko organisaation kehityshankkeista ei yleensä ole keskitetty. Vastausten perusteella vastuun keskittämisen yleisyys oli 30 %. Tutkimuksen tulokset toimialoittain: Kategoria N Tulos Teollisuus 15 13 % Rakentaminen 6 33 % Tukku- ja vähittäiskauppa 5 20 % Informaatio ja viestintä 15 27 % Rahoitus- ja vakuutustoiminta 11 45 % Muut toimialat 21 33 % Kaikki yhteensä 73 30 % Kehityshankkeita koskevan vastuun keskittäminen on yleisintä rahoitus- ja vakuutusalan organisaatioissa, joissa liki joka toisessa kehityshankkeet on vastuutettu keskitetysti. Muualla keskittäminen oli vähäistä ja kaikkein vähäisintä se on teollisuudessa. Tutkimuksen tulokset organisaation toimialojen lukumäärän näkökulmasta: Kategoria N Tulos Monitoimialaorganisaatiot 26 31 % Yhden toimialan organisaatiot 47 30 % Kaikki yhteensä 73 30 % Organisaation toimialojen lukumäärällä ei näytä olevan vaikutusta kehityshankkeiden vastuun keskittämiseen, mikä oli yllätys. Tutkimuksen tulokset organisaation koon näkökulmasta: Kategoria N Tulos Suuryritykset (Lv >1 000 M ) 15 33 % Suuret yritykset (Lv 25 999 M ) 30 15 % Keskikokoiset (Lv 12 24 M ) 2 50 % Pienet yritykset (Lv <12 M ) 12 50 % Muut 14 36 % Kaikki yhteensä 73 30 % Kehitystoiminnan vastuun keskittäminen yleistyy yrityskoon kasvaessa. Liki joka toisessa pienessä yrityksessä vastuu on keskitetty. Muut-ryhmä sisältää lähinnä rahoitus- ja vakuutusalan sekä koulutussektorin organisaatioita.
Projektisalkut hajautettu liiketoimintaan ja tietohallintoon Tutkimuksen mukaan 58 %:lla organisaatioista oli käytössä toimialakohtaiset projektisalkut ja 56 %:lla organisaatioista oli tietohallinnolla oma projektisalkku. 23 %:lta organisaatioista löytyi keskitetty kaikki hankkeet sisältävä projektisalkku ja 34 %:lta keskitetty yhteisten projektien salkku. Ilman projektisalkkua toimi 12 % yrityksistä. Tutkimuksen tulokset toimialoittain (projektisalkkujen yleisyys): Kategoria N Keskitetty Yhteiset T-alat IT Teollisuus 15 7 % 20 % 67 % 73 % Rakentaminen 6 67 % 83 % 83 % Tukku- ja vähittäiskauppa 5 20 % 60 % 80 % Informaatio ja viestintä 15 33 % 33 % 53 % 33 % Rahoitus- ja vakuutustoiminta 11 55 % 36 % 64 % 64 % Muut toimialat 21 24 % 29 % 24 % 29 % Kaikki yhteensä 73 23 % 34 % 58 % 56 % Keskitetty projektisalkku on yleisin (55 %) rahoitus- ja vakuutustoiminnan organisaatioissa ja harvinaisin rakentamisessa sekä tukku- ja vähittäiskaupassa. Tietohallinnon oma projektisalkku on yllättävän yleinen (64-83 %) tutkimuksen päätoimialoilla (teollisuus, rakentaminen, tukku- ja vähittäiskauppa sekä rahoitus- ja vakuutustoiminta) lukuun ottamatta informaatio ja viestintä -alojen yrityksiä, joissa puolestaan keskitetty projektisalkku oli keskimääräistä yleisempi. IT-palveluyrityksen tietohallinnon hankkeet toteutetaan todennäköisesti saman salkunhallinnan piirissä kuin liiketoiminnankin hankkeet. Tutkimuksen tulokset organisaation toimialojen lukumäärän näkökulmasta (projektisalkkujen yleisyys): Kategoria N Keskitetty Yhteiset T-alat IT Monitoimialaorganisaatiot 26 23 % 46 % 69 % 77 % Yhden toimialan organisaatiot 47 23 % 28 % 51 % 45 % Kaikki yhteensä 73 23 % 34 % 58 % 56 % Toimialojen lukumäärä ei näytä vaikuttavan keskitetyn projektisalkun yleisyyteen. Monitoimialayritysten toimialoilla on yleisemmin omat projektisalkut kuin kapea-alaisemman yhden toimialan organisaation tulosyksiköillä, mikä on luonnollista. Merkille pantavaa on kuitenkin, että monitoimialayritysten tietohallinnoilla on yleisemmin (77 %) oma projektisalkku kuin yhden toimialan organisaatiolla (45 %). Samoin monitoimialayrityksillä on yhdentoimialan yrityksiä useammin yhteisten kehitysprojektien salkku.
Tutkimuksen tulokset organisaation koon näkökulmasta (projektisalkkujen yleisyys): Kategoria N Keskitetty Yhteiset T-alat IT Suuryritykset (Lv >1 000 M ) 15 13 % 20 % 73 % 60 % Suuret yritykset (Lv 25 999 M ) 30 13 % 50 % 70 % 57 % Keskikokoiset (Lv 12 24 M ) 2 50 % 50 % 50 % Pienet yritykset (Lv <12 M ) 12 33 % 8 % 25 % 33 % Muut 14 43 % 43 % 43 % 71 % Kaikki yhteensä 73 23 % 34 % 58 % 56 % Projektisalkun keskittämisen yleisyys vaikuttaa kasvavan yrityksen koon pienentyessä, joskin on muistettava, että liikevaihdon määrittämisen vaikeuden vuoksi rahoitus- ja vakuutustoiminnan organisaatioiden vastaukset ovat tässä taulukossa rivillä Muut. Yhteisten projektien salkun yleisyys on suurimmillaan (50 %) suurissa organisaatioissa (liikevaihto yli 25 mutta alle 1 000 miljoonaa euroa). Yllättäen suurimmissa yrityksissä yhteisten projektien salkun yleisyys on merkittävästi pienempi (20 %). Syy ei selviä tutkimuksesta. Toimialakohtaisten projektisalkkujen yleisyys on suurin (70-73 %) suuryrityksissä ja suurissa yrityksissä (liikevaihto vähintään 25 miljoonaa euroa) ja yleisyys vähenee voimakkaasti yrityskoon pienetessä. Yrityksen pienetessä yritysten osien keskimääräinen koko pienenee, jolloin erityisesti kyky monien yhtäaikaisten omien projektien vetämiseen pienenee. Myös tietohallinnon oman projektisalkun yleisyys korreloi selvästi organisaation koon kanssa. Suurimmissa yrityksissä tietohallinnon oma projektisalkku on vielä yleinen (57-60 %), keskisuurissa tilanne on fifty-fifty ja pienemmissä enää joka kolmannella on oma IT:n projektisalkku. Projektitoimistot ovat harvinaisia Tutkimuksen vastauksista identifioiduista organisaatioista (N=43) kaikkiaan 44 %:lla on yksi tai useampia projektitoimistoja kehitystoimintaa varten 2. 28 %:lla ei projektitoimistoa ole mutta sen tehtävät on organisoitu muulla tavoin. Lopuilla 28 %:lla ei projektitoimistoa ole ollenkaan. Tutkimuksen tulokset toimialoittain (projektitoimiston yleisyys): Kategoria N Yksi Useita Muuten Ei Teollisuus 9 22 % 22 % 22 % 33 % Rakentaminen 4 13 % 38 % 50 % Tukku- ja vähittäiskauppa 3 33 % 67 % Informaatio ja viestintä 6 33 % 25 % 42 % 0 % Rahoitus- ja vakuutustoiminta 7 93 % 7 % Muut toimialat 14 14 % 7 % 28 % 36 % Kaikki yhteensä 43 29 % 15 % 28 % 28 % Rahoitus- ja vakuutustoiminnan organisaatioilla on hyvin yleisesti (93 %) yksi ja keskitetty projektitoimisto tai useita (7 %). Seuraava toimiala tulee kaukana perässä: informaatio- ja viestintäalan organisaatioista joka 2 Näiden lisäksi projektiluontoista liiketoimintaa harjoittavilla organisaatioilla (esimerkiksi rakennusliikkeet) on projektitoimistoja myös liiketoiminnassaan.
kolmannella on keskitetty projektitoimisto ja joka neljännellä useita. Teollisuudessa yksi tai useampi projektitoimisto löytyy tuskin joka toisesta organisaatiosta; muilla toimialoilla on projektitoimistoja vielä vähemmän. Tutkimuksen tulokset organisaation toimialojen lukumäärän näkökulmasta (projektitoimiston yleisyys): Kategoria N Yksi Useita Muuten Ei Monitoimialaorganisaatiot 17 34 % 24 % 24 % 12 % Yhden toimialan organisaatiot 26 25 % 10 % 27 % 38 % Kaikki yhteensä 43 29 % 15 % 26 % 28 % Monitoimialaorhanisaatioilla on merkitseväsi yleisemmin (58 %) yksi tai useampia projektitoimistoja kuin yhden toimialan organisaatioilla (35 %). Projektitoimisto puuttuu ja sen tehtävät on hoitamatta useammassa kuin joka toisessa yhden toimialan organisaatiossa. Tutkimuksen tulokset organisaation koon näkökulmasta (projektitoimiston yleisyys): Kategoria N Yksi Useita Muuten Ei Suuryritykset (Lv >1 000 M ) 9 17 % 50 % 33 % Suuret yritykset (Lv 25 999 M ) 18 25 % 8 % 28 % 39 % Keskikokoiset (Lv 12 24 M ) 1 100 % Pienet yritykset (Lv <12 M ) 4 50 % 50 % Muut 11 59 % 5 % 9 % 18 % Kaikki yhteensä 43 29 % 15 % 26 % 28 % Suuryritykset ovat kaikki organisoineet projektitoimiston jollain tavalla: kahdella kolmesta on yksi tai useampia projektitoimistoja ja kolmannes on organisoinut projektitoimiston muuten. Yrityskoon pienetessä projektitoimistojen yleisyys vähenee.
Priorisointi Valvonta Seuranta Raportointi Valmistelun tuki Toteutuksen tuki Jälkiraportoinnin tuki Projektikulttuuri Priorisointi Valvonta Seuranta Raportointi Valmistelun tuki Toteutuksen tuki Jälkiraportoinnin tuki Projektikulttuuri CxO Mentor Oy TIEDOTE 24.4.2012 Projektitoimiston tehtävät selkeitä Tutkimuksen mukaan projektitoimiston tehtäväkenttä näytti keskittyvän projektien seurantaan (79 %), raportointiin (82 %) sekä projektien valmistelun (64 %) ja toteutuksen tukemiseen (71 %). Lisäksi projektitoimistoilla oli selvästi roolia projektikulttuurin kehittämisessä (64 %) ja projektien valvonnassa (54 %). Näitä harvemmin projektitoimisto tuki jälkiraportointia (46 %) tai osallistui projektien priorisointiin (29 %). Tutkimuksen tulokset toimialoittain (projektitoimiston tehtävät): Kategoria N Teollisuus 4 50 % 50 % 75 % 75 % 100 % 75 % 50 % 50 % Informaatio ja viestintä 5 60 % 60 % 60 % 20 % 80 % 40 % 80 % Rahoitus- ja vakuutustoiminta 7 43 % 43 % 100 % 100 % 100 % 100 % 86 % 100 % Muut toimialat 12 17 % 50 % 58 % 67 % 33 % 50 % 25 % 33 % Kaikki yhteensä 28 29 % 54 % 79 % 82 % 64 % 71 % 46 % 64 % Teollisuustoimialan organisaatioissa projektitoimiston tehtävät ovat kaikkein laajimmat, sillä vähintään joka toisessa organisaatiossa kaikki projektisalkun hoidon tehtävät (priorisointi, valvonta, seuranta ja raportointi), projektitoiminnan tuen tehtävät (valmistelun, toteutuksen ja jälkiraportoinnin tuki) sekä projektikulttuurin kehittämisen tehtävät on katettu. Rahoitus- ja vakuutustoiminnassa puolestaan projektitoimiston tehtävät ovat selkeimmät, sillä niihin kuuluu (yleisyys 86-100 %) projektien seuranta, raportointi ja tuki sekä projektikulttuurin kehittäminen. Kaiken kaikkiaan tutkimuksessa esitetyistä tehtävistä projektien priorisointi sekä projektien jälkiraportoinnin tukeminen eivät yleensä kuulu projektitoimiston tehtäviin. Tutkimuksen tulokset organisaation toimialojen lukumäärän näkökulmasta (projektitoimiston tehtävät): Kategoria N Monitoimiala 14 21 % 57 % 79 % 93 % 71 % 71 % 50 % 57 % Yksi toimiala 14 36 % 50 % 79 % 71 % 57 % 71 % 43 % 71 % Kaikki yhteensä 28 29 % 54 % 79 % 82 % 64 % 71 % 46 % 64 %
Priorisointi Valvonta Seuranta Raportointi Valmistelun tuki Toteutuksen tuki Jälkiraportoinnin tuki Projektikulttuuri CxO Mentor Oy TIEDOTE 24.4.2012 Yhtä lukuun ottamatta kaikkien projektitoimiston tehtävien yleisyys (50-93 %) oli monitoimialaorganisaatioissa suurempi kuin yhden toimialan organisaatioissa (43-79 %), joskin erot eivät olleet suuria. Projektien priorisointi puolestaan kuuluu yleisemmin (36 %) yhden toimialan kuin monen toimialan organisaatioiden projektitoimistojen tehtäviin (21 %). Tutkimuksen tulokset organisaation koon näkökulmasta (projektitoimiston tehtävät): Kategoria Suuryritykset (Lv >1 000 M ) Suuret yritykset (Lv 25 999 M ) Keskikokoiset (Lv 12 24 M ) Pienet yritykset (Lv <12 M ) N 8 25 % 75 % 75 % 75 % 88 % 75 % 50 % 63 % 9 33 % 44 % 78 % 78 % 44 % 56 % 22 % 44 % 0 0 % 2 100 % 100 % 100 % 100 % 50 % 50 % Muut 9 33 % 33 % 78 % 89 % 78 % 78 % 67 % 89 % Kaikki yhteensä 28 29 % 54 % 79 % 82 % 64 % 71 % 46 % 64 % Projektitoimiston tehtävät suuryrityksissä ja suurissa yrityksissä olivat muutoin hyvin samankaltaiset mutta projektien valvonta ja projektien tukeminen kuuluivat selvästi yleisemmin suuryritysten kuin suurten yritysten projektitoimistojen tehtäviin. Pienempien yritysten kohdalla vertailu on mahdotonta otoksen pienuuden vuoksi. Muut-ryhmään kuuluvat organisaatiot ovat enimmäkseen rahoitus- ja vakuutusalan organisaatioita, joiden tilanne on hyvin samankaltainen suuryritysten tilanteen kanssa.
Kokonaisarkkitehtuurityö kuuluu tietohallinnolle Kokonaisarkkitehtuuri kuuluu yleensä (65 %) tietohallinnon vastuulle. Vain joka yhdeksäs on sisällyttänyt kokonaisarkkitehtuurin kehitystoiminnan tai erillisen arkkitehtuuriyksikön tehtäviin. Joka neljäs on puolestaan hajauttanut vastuun kokonaisarkkitehtuurista. Tutkimuksen tulokset toimialoittain (vastuu kokonaisarkkitehtuurista): Kategoria N Kehitys IT Erillinen Hajautettu Teollisuus 8 6 % 81 % 13 % Rakentaminen 3 33 % 67 % Informaatio ja viestintä 3 67 % 33 % Rahoitus- ja vakuutustoiminta 8 25 % 75 % Julkishallinto 3 67 % 33 % Muut toimialat 8 50 % 50 % Kaikki yhteensä 33 8 % 65 % 3 % 24 % Kokonaisarkkitehtuuri kuuluu yleensä tietohallinnon tehtäviin mutta selkeän poikkeuksen tästä tekee rakennusala, jossa kokonaisarkkitehtuuri on kahdessa kolmesta yrityksestä hajautettu. Vain joissakin teollisuuden sekä rahoitus- ja vakuutusalan yrityksistä kokonaisarkkitehtuuri on vastuutettu kehitysyksikölle tai erilliselle arkkitehtuuriyksikölle. Tutkimuksen tulokset organisaation toimialojen lukumäärän näkökulmasta (vastuu kokonaisarkkitehtuurista): Kategoria N Kehitys IT Erillinen Hajautettu Monitoimialaorganisaatiot 14 11 % 61 % 29 % Yhden toimialan organisaatiot 19 5 % 68 % 5 % 21 % Kaikki yhteensä 33 8 % 65 % 3 % 24 % Organisaation toimialojen lukumäärällä ei ollut suurta merkitystä tuloksissa. Tutkimuksen tulokset organisaation koon näkökulmasta (vastuu kokonaisarkkitehtuurista): Kategoria N Kehitys IT Erillinen Hajautettu Suuryritykset (Lv >1 000 M ) 7 57 % 14 % 29 % Suuret yritykset (Lv 25 999 M ) 13 4 % 73 % 23 % Keskikokoiset (Lv 12 24 M ) 0 Pienet yritykset (Lv <12 M ) 2 100 % Muut 11 18 % 73 % 9 % Kaikki yhteensä 33 8 % 65 % 3 % 24 % Suuryritykset näyttävät hieman muita useammin organisoivan kokonaisarkkitehtuurin erilliseksi yksiköksi, jolloin se jää pois tietohallinnon vastuulta; muussa suhteessa organisaation koko ei näytä merkitsevän kokonaisarkkitehtuurin vastuutuksessa.
Liiketoiminta-arkkitehtuuri ulkona kokonaisarkkitehtuurityöstä Tutkimuksen tulokset toimialoittain (kokonaisarkkitehtuurityön laajuus): Kategoria N Infra Sovellus Tieto Liiketoiminta Teollisuus 8 75 % 88 % 56 % 25 % Rakentaminen 3 100 % 100 % 100 % 100 % Informaatio ja viestintä 3 100 % 67 % 67 % 33 % Rahoitus- ja vakuutustoiminta 8 100 % 100 % 88 % 38 % Julkishallinto 3 100 % 100 % 100 % 67 % Muut toimialat 8 75 % 88 % 63 % 63 % Kaikki yhteensä 33 88 % 91 % 74 % 48 % Teknologia- eli infrastruktuuriarkkitehtuuri kuuluu sovellusarkkitehtuurin tavoin lähes jokaisen organisaation kokonaisarkkitehtuuriin ja tietoarkkitehtuurikin rakentamisessa, rahoitus- ja vakuutustoiminnassa sekä julkishallinnossa. Liiketoiminta -arkkitehtuuri kuuluu kokonaisarkkitehtuurityöhön yleisemmin vain julkishallinnossa. Tutkimuksen tulokset organisaation toimialojen lukumäärän näkökulmasta (kokonaisarkkitehtuurityön laajuus): Kategoria N Infra Sovellus Tieto Liiketoiminta Monitoimialaorganisaatiot 14 93 % 86 % 79 % 50 % Yhden toimialan organisaatiot 19 84 % 95 % 71 % 47 % Kaikki yhteensä 33 88 % 91 % 74 % 48 % Organisaation toimialojen lukumäärällä ei ollut suurta merkitystä tuloksissa. Tutkimuksen tulokset organisaation koon näkökulmasta (kokonaisarkkitehtuurityön laajuus): Kategoria N Infra Sovellus Tieto Liiketoiminta Suuryritykset (Lv >1 000 M ) 7 71 % 86 % 71 % 43 % Suuret yritykset (Lv 25 999 M ) 13 92 % 85 % 73 % 54 % Keskikokoiset (Lv 12 24 M ) 0 Pienet yritykset (Lv <12 M ) 2 50 % 100 % 50 % Muut 11 100 % 100 % 91 % 45 % Kaikki yhteensä 33 88 % 91 % 74 % 48 % Organisaation koon kasvaessa tieto- ja liiketoiminta-arkkitehtuurien kokonaisarkkitehtuurityöhön kuulumisen yleisyys vähenee. Muutoin organisaation koon merkitys ei ole suuri.
Lähteet: Organisaatioiden toimialat on jaoteltu Tilastokeskuksen Toimialaluokitus 2008:n mukaan. Yritysten liikevaihdot on otettu Kauppalehden 2000 suurinta yritystä -palvelusta ja kokoluokat on määritetty Tilastokeskuksen määritelmien mukaan. Lisätietoja: Leading Mentor Reino Myllymäki, reino.myllymaki@cxomentor.fi, +358 44 306 3954 CEO Toni Hinkka, toni.hinkka@cxomentor.fi, +358 44 306 3949