KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 1(10) SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS Aika Tiistai klo 17.00 17.31 Paikka Seurakuntakeskus, Savonkatu 40, kirkkoneuvoston sali Jäsenet Gärdström Keijo pj. Ainali Päivi jäsen Hyökki Seppo varajäsen Kangas Juho Kaskiaho Keijo jäsen Kenttälä Maarit Kärki Mia varajäsen Larikka Merja Lavonen Esko jäsen Leppänen Jouko Majander Risto varajäsen Nykänen Marjatta jäsen Punkkinen Kari Salo Jenni Vuolasto Anna Poissa Kuoppa Riikka-Liisa jäsen Lindeman Ari Nuorivuori Marja-Terttu Rossi Antero Sahamies Arto jäsen, vpj. Turkka Saara jäsen Vainio Vesa Esittelijät Gärdström Keijo kirkkoherra Muut Myller Henna sihteeri 58 Kokouksen avaus 59 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. on kuuluu puheenjohtajan lisäksi kuusitoista jäsentä ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on lähetetty seurakuntaneuvoston jäsenille 28.4.2015. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 2(10) 60 Kokouksen pöytäkirjan tarkastajien valinta 61 Kokouksen työjärjestys Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Vallitsevan käytännön mukaan vuorossa ovat Päivi Ainali ja Keijo Kaskiaho. Pöytäkirjan tarkastusajankohdaksi esitetään tiistai heti kokouksen jälkeen, Seurakuntakeskus, sihteerin työhuone. Valittiin Päivi Ainali ja Keijo Kaskiaho pöytäkirjantarkastajiksi. Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi. 62 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2016 2018 Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15.3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviovuosi (tilikausi) on kalenterivuosi. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan. (KJ 15.2) Kouvolan seurakuntayhtymän talous Kouvolan seurakuntayhtymän tulokset ennen tilinpäätöseriä ovat olleet ylijäämäiset vuosina 2011, 2013 ja 2014. Väkiluku on vähentynyt seurakuntayhtymän alueella yhtymän aikana (1.1.2009 31.12.2014) 7 675:lla, 10,3 %. Vastaavana ajanjaksona henkilöstökulut ovat kasvaneet 9,9 %. Henkilöstö on vähentynyt tänä aikana 20 henkilötyövuodella kausityö mukaan lukien. Edelleen tarvitaan rakenteellisia muutoksia, kiinteiden kulujen muuttamista muuttuviksi kuluiksi, väkiluvun vähenemisen pysäyttämistä, rakennuskannan pienentämistä ja toiminnan kulujen sopeuttamista tuloihin talouden pitämiseksi tasapainossa. Laadinnan yleisohje Määrärahojen jakoperusteet Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti määrärahojen jakoperusteet ja talkootyön tukemisen kokouksessaan 28.4.2011: jaettava määräraha perustuu väkilukuun sopeuttamisajan 2012 2016 jälkeen. Seurakunnat päättävät itsenäi-
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 3(10) sesti kokonaismäärärahan käytöstä. Yhtymän seurakunnat toimivat hyvin erisuuruisilla maantieteellisillä alueilla (Anjalankoski 26 %, Elimäki 14 %, Kouvola 2 %, Kuusankoski 24 %, Valkeala 35 %). Alueelliset erot huomioidaan vuoden 2010 kilometrikorvausten suhteessa. Talousarviota laadittaessa tavoitteena on tasapainoinen talous, jossa vuosikate kattaa korvausinvestoinnit ja lainanlyhennykset sekä talousarvio osoittaa ylijäämää. YKV 12.12.2013: Seurakuntien prosenttiosuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään 51 % (TA 2014, s. 9) seurakuntien toiminnan turvaamiseksi, sihteerien seurakuntiin siirtymisen huomioimiseksi ja sen korostamiseksi, että säästöt kohdistuvat yhtymään vähintään samalla osuudella kuin seurakuntiin. Keittiötoimen kulujen siirtäminen sitoviksi lisää seurakuntien osuutta (vuoden 2015 talousarvion laskelmien mukaisesti) 113 000, yhtymän 16 000. Jatkossa seurakuntien osuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään 51,7 %. Väkilukuun suhteutetut henkilöstö- ja toimintamäärärahat sopeutetaan viiden vuoden ajanjaksolla (2012 2016) seurakunnittain yhteneviksi (YKN 28.4.2011). Seurakuntien osuuksissa huomioidaan ensin alueelliset erot: Anjalankoski 33 000, Elimäki 15 000, Kouvola 13 000, Kuusankoski 18 000 ja Valkeala 17 000. Määrärahojen ylitykset/alitukset Seurakuntien ja yhteisen seurakuntatyön määrärahojen (=toimintamäärärahat, pois lukien lomapalkkavelkakirjaukset) ylityksistä on vuoden 2015 talousarvion seurannassa tehtävä alijäämän kattamissuunnitelma yhteiselle kirkkovaltuustolle. Määrärahojen alitusmäärä (enintään 5 % talousarvion määrärahasta) siirretään seuraavan vuoden talousarvioon uuden talousarvion muutosesityksenä. (YKV:n vahvistama talousarvio vuodeksi 2015, s. 10). Talkootyön tukeminen Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin tai muun työn talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan kanssa (mm. kiinteistöpäällikkö, hautaustoimenpäällikkö). Talkootyöläisille tarjotaan ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Näin seurakunnat voivat tarjota vapaaehtoisille uusia toimintamahdollisuuksia. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä. Henkilöstön kehittämissuunnitelma Henkilöstön kehittämissuunnitelma laaditaan vuosille 2016 2018. Kehittäminen kattaa koulutuksen lisäksi mm. mentoroinnin ja työnohjauksen. Henkilöstöpalvelut antavat tarkemman ohjeistuksen työaloille. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan / työalan pysyvä toiminta-ajatus. Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit:
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 4(10) tavoitteiden lukumäärä 3 5 perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu) esitetään mittari toteutumisen seuraamiseksi konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus) ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen haasteellinen, mutta saavutettavissa. Vastuukatteet Pääluokkien vastuukatteet vuodelle 2016 ovat liitteenä 1. Seurakuntien vastuukatteiden sopeutussuunnitelma vuosille 2015 2017 on liitteenä 2. Sitovuustasot Käyttötalousosan sitovuus yhteiselle kirkkoneuvostolle on ollut seurakuntaneuvostoilla ja yhtymän pääluokilla vastuukate. Aikataulu Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: huhtikuu: yhteisen kirkkoneuvoston talousarvion laadintaohjeet sekä euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille toukokuu: seurakuntaneuvostojen ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset kesäkuu: yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2016 elokuu: työalojen tiedot statukseen 31.8. mennessä, aikataulu on sitova kaikille työmuodoille syyskuu: seurakuntaneuvostojen kokoukset 4.9. mennessä syyskuu: talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin lokakuu: yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja pyytää lausunnot seurakuntaneuvostoilta marraskuu: yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle. joulukuu: yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman tammikuu: yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja työalat tarkastavat toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmat saamiensa määrärahojen mukaisiksi ja toimittavat tarkastetut tiedot talouspalveluihin (toimintasuunnitelmatekstit ja rahankäyttösuunnitelmat).
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 5(10) 63 Lapsityön johtajan virka Ohjeen antaminen Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työaloja laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2016 sekä suunnitelman vuosille 2017 2018. antaa alaisilleen työaloille talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2016 2018 edellä olevan mukaisesti siten, että sitovuustasona on vastuukate. päätti kokouksessaan 10.3.2015, 34, julistaa lapsityön johtajan viran uudelleen haettavaksi, lapsityön johtaja Eila Katajiston irtisanouduttua virasta 1.1.2016 alkaen eläkkeelle siirtyäkseen. Lapsityön johtajan virkaa koskeva hakuilmoitus oli nähtävänä Kouvolan seurakunnan virallisella ilmoitustaululla 12.3. 1.4.2015 välisenä aikana sekä lisäksi Kouvolan seurakuntayhtymän kotisivuilla, TE-palvelujen sivuilla, Kouvolan Sanomissa su 15.3.2015 ja Kotimaa-lehdessä to 19.3.2015 (suppeana). Määräaikaan 1.4.2015 klo 15 mennessä hakemuksia saapui 17, joista seurakuntaneuvoston em. kokouksessaan valitsema haastatteluryhmä valitsi kolme hakijaa haastateltavaksi. Yhteenveto hakijoista on liitteenä 3. Haastateltavaksi kutsuttiin nuorisotyönohjaaja Hilkka Kuortti, lastentarhanopettaja Laura Kytömäki ja nuorisotyönohjaaja Teija Laine. Haastatteluryhmä esittää seurakuntaneuvostolle, että lapsityön johtajan virkaan 1.1.2016 alkaen valitaan nuorisotyönohjaaja Hilkka Kuortti, jonka vahvuutena haastattelutyötyhmä pitää vahvaa hallinnollista koulutusta ja pitkää työkokemusta. Hilkka Kuortin kieltäytyessä varalle valitaan nuorisotyönohjaaja Teija Laine. 64 Nuorisotyön johtajan viransijaisuus päätti kokouksessaan 7.4.2015, 47, julistaa nuorisotyön johtajan viransijaisuuden haettavaksi ajalle 1.9.2015 19.6.2016, nuorisotyön johtajan Sami Yrjösuuren opintovapaan ajaksi.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 6(10) 65 Lapsityön henkilöstöasiat Nuorisotyön johtajan viransijaisuutta koskeva hakuilmoitus oli nähtävänä Kouvolan seurakunnan virallisella ilmoitustaululla 9. 24.4.2015 välisenä aikana sekä lisäksi Kouvolan seurakuntayhtymän kotisivuilla. Määräaikaan 24.4.2015 klo 15 mennessä hakemuksia saapui yksi. valitsee nuorisotyön johtajan viransijaiseksi viransijaisuutta hakeneen nuorisotyönohjaaja Teija Laineen ajalle 1.9.2015 19.6.2016 ja julistaa samalla nuorisotyönohjaajan viransijaisuuden haettavaksi edellä mainitulle ajalle. päätti kokouksessaan 13.1.2015, 9, myöntää eron lastenohjaaja Ella Mikkoselle ja hyväksyä lapsityön johtaja Eila Katajiston esityksen lastenohjaajan paikan avoimeksi julistamisesta, kun syksyn 2015 kerhoihin ilmoittautumiset ovat olleet. Päiväkerhoihin on ilmoittautunut 146 lasta, joka on samaa luokkaa kuin kevään 2014 ilmoittautumiset. Syksyllä kerhoihin ilmoittautuu yleensä vielä lisää lapsia. Iltapäiväkerhojen osalta lapsia on ilmoittautunut kuitenkin vähemmän ja näin ollen Käpylän iltapäiväkerho ei aloita syksyllä 2015. Lisäksi lastenohjaaja Laura Partia on ilmoittanut jäävänsä hoitovapaalle 7.8. 31.12.2015 väliseksi ajaksi ja lastenohjaaja Heta Kola anoo osittaista palkatonta työlomaa 1.8.2015 alkaen, työtuntimäärän ollessa 20 tuntia viikossa. Lapsityön johtaja Eila Katajisto esittää lapsityön henkilöstömuutokset huomioiden, että Kouvolan seurakuntaan palkataan uusi lastenohjaaja 3.8.2015 alkaen ja lisäksi sijainen Laura Partian hoitovapaan ajaksi ajalle 3.8. 19.12.2015. Heta Kolan osittaisen palkattoman työloman osalta sijaisjärjestelyjä ei tarvitse. Lisäksi lapsityön talousarviossa on varattu vuodelle 2015 määrärahat yhdelle oppisopimusopiskelijalle ja näin ollen lapsityön johtaja Eila Katajisto esittää, että Kouvolan seurakunta solmii uuden oppisopimuksen Anne Hoganin kanssa 3.8.2015 alkaen. Lapsivaikutusta (LAVA) arvioitaessa on edellä mainittujen kahden lastenohjaajan paikan täyttäminen ja oppisopimuksen solmiminen ensiarvoisen tärkeää lasten ja perheiden parissa tehtävä toiminta huomioiden. Lapsivaikutusta arvioitaessa on oppisopimuskoulutuksella vaikutusta myös siihen, että lapsityöhön on tulevaisuudessakin saatavissa koulutettua työvoimaa, joka samalla mahdollistaa pitämään lapsi- ja perhetyön tasokkaana toimintana.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 7(10) merkitsee lastenohjaaja Laura Partian hoitovapaan tiedoksi ja myöntää lastenohjaaja Heta Kolalle osittaisen palkattoman työloman 1.8.2015 alkaen sekä julistaa lastenohjaajan paikan avoimeksi 3.8.2015 alkaen ja lastenohjaajan sijaisuuden avoimeksi ajalle 3.8. 19.12.2015 sekä hyväksyy uuden oppisopimuksen solmimisen Anne Hoganin kanssa 3.8.2015 alkaen. 66 Rippikoulun vuosisuunnitelma 2015 ja runkosuunnitelma 2016 2017 Rippikoulun ohjesäännön mukaan seurakuntaneuvosto hyväksyy vuosittain rippikoulun kolmivuotisen runkosuunnitelman sekä rippikoulutyön vuosisuunnitelman, liite 4, josta tulee käydä ilmi rippikoululaisten arvioitu kokonaismäärä, rippikouluryhmien lukumäärä, rippikoulumuodot, yksityis- ja erityisrippikoulut, rippikoulujen johtajat ja turvallisuusvastaavat, opettajatiimit, varsinaiset opetuspaikat, käytettävät oppikirjat, rippikoulujen alkamis- ja päättymisajankohdat, konfirmaatioiden ajankohdat ja paikat sekä yhteydet seurakunnan muuhun toimintaan ja rippikoululaisten perheisiin. hyväksyy rippikoulun vuosisuunnitelman vuodelle 2015 ja runkosuunnitelman vuosille 2016 2017. 67 Rippikoulun järjestys- ja turvallisuussääntö kaupunkipäivissä, leireillä ja retkillä on kokouksessaan 10.4.2012, 45 hyväksynyt rippikoulun järjestys- ja turvallisuussäännön kaupunkipäivissä, leireillä ja retkillä, jonka jälkeen on ilmennyt tarve päivittää kyseessä oleva sääntö, liite 5. hyväksyy päivitetyn rippikoulun järjestys- ja turvallisuussäännön kaupunkipäivissä, leireillä ja retkillä.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 8(10) 68 Virkamatka-anomus, Mari Lehtinen 69 n kesäkuun kokous 70 n syksyn 2015 kokouspäivät Kouvolan Kirkkokuoro ry tekee 90-vuotisjuhlamatkan Pärnuun, Viroon 7. 12.6.2015 ja kanttori Mari Lehtinen anoo lupaa osallistua matkalle työajalla. Matkaan kuluu neljä työpäivää, mutta sijaisjärjestelyjä ei tarvita, eikä matkasta aiheudu kustannuksia Kouvolan seurakunnalle. oikeuttaa kanttori Mari Lehtisen osallistumaan kyseessä olevalle matkalle työajalla. Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli on julistanut Kouvolan seurakunnan II kappalaisen viran haettavaksi 21.5.2015 mennessä. Lisäksi nuorisotyönohjaajan viransijaisuus sekä kaksi lastenohjaajan paikkaa tulevat avoimeksi. n 2.12.2014, 104, tekemästä päätöksestä poiketen esitän, että seurakuntaneuvosto kokoontuu vielä 2.6.2015 klo 17 käsittelemään edellä mainitut henkilöstöasiat mahdollisimman joustavien henkilöstömuutosten takaamiseksi. Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys siten, että kokous alkaa klo 16. Esitän seurakuntaneuvoston syksyn 2015 kokouspäiviksi seuraavia tiistaipäiviä: 1.9. kirkkoneuvoston sali 6.10. kirkkoneuvoston sali 3.11 kirkkoneuvoston sali 1.12. kirkkoneuvoston sali Kokoukset alkavat klo 17.
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 9(10) 71 Kirkkoherran päätösluettelo lle saatetaan tiedoksi kirkkoherran päätösluetteloasioiden otsikot ajalta 10.4.2015, liite 6. a) kirkkojärjestyksen 6 luvun 12 :n 1 momentin tarkoittamien päätösten osalta merkitään tiedoksi b) muiden esiteltyjen viranhaltijapäätösten osalta, ettei seurakuntaneuvosto käytä kirkkolain 10 luvun 5 :ssä tarkoitettua siirtämisvaltaa 72 Ilmoitusasiat 73 Muut asiat Ilmoitusasioita ei ollut. Muita asioita ei ollut. 74 Muutoksenhakuohjeet kokouksen päätöksiin Muutoksenhakuohjeet ovat pöytäkirjan liitteenä 7. 75 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.31. Keijo Gärdström puheenjohtaja Henna Myller sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola..2015 Kouvola..2015 Päivi Ainali Keijo Kaskiaho
KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2015 10(10) Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä seurakuntaneuvoston sihteerin työhuoneessa 6. 20.5.2015. Asiasta on ilmoitettu Seurakuntakeskuksen ilmoitustaululla. Keijo Gärdström kirkkoherra