VARASTO K IRJASTO Toim intak e rtom us 2006
Toimintakertomus 2006 Varastokirjasto Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan...1 2. Vaikuttavuus...2 2.1. Tilan vapauttaminen...2 2.2. Aineiston käsittely ja säilyttäminen...4 2.3. Kaukopalvelu...6 3. Toiminnallinen tehokkuus...7 3.1. Toiminnan taloudellisuus...7 3.2. Toiminnan tuottavuus...9 3.3. Yhteisrahoitteinen toiminta...9 4. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen...10 5. Tilinpäätösanalyysi...12 6. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma...13 7. Allekirjoitukset...14 Liite: toimintaa kuvaavia tunnuslukuja...15
1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2006 oli kolmivuotisen tuloskauden viimeinen vuosi. Tuloskaudella on toimintaa kehitetty monessa suhteessa ja koko kauden kehitys on ollut hyvä. Kuluva vuosi on ollut toiminnallisesti kohtuullinen. Toimintaympäristön muutoksista tärkeimmät liittyvät elektronisen aineiston käytön lisääntymiseen kirjastoissa. Aineistoa on entistä enemmän myös taannehtivana, mikä saattaa jatkossa vaikuttaa erityisesti Varastokirjastoon tulevien kopiopyyntöjen määrään. Elektronisen aineiston lisääntymisen myötä monet kirjastot ovat tehostaneet painetun aineiston kokoelmatyötä, jonka yhteydessä ne ovat lähettäneet entistä systemaattisemmin vähemmän käytettyjä painettuja kokoelmiaan Varastokirjastoon. Esimerkiksi yliopistokirjastojen suljettujen varastotilojen määrä on vähentynyt vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta. Painetun aineiston tarve säilyy kuitenkin kirjastoissa vielä pitkään. Painotuotanto lisääntyy. Varastokirjastokonsepti on erinomainen apuneuvo kirjastoille vähän käytetyn painetun aineiston saatavilla pitämiseksi. Vuonna 2005 laaditun strategian tärkeimmät linjaukset liittyivät toiminnan kehittämiseen nykyisten tehtävien pohjalta. Nämä tehtävät perustuvat säädöksiin. Tehtävän perusteella muodostettu visio korostaa Varastokirjaston aktiivista roolia kirjastojen kansallisessa ja kansainvälisessä verkossa. Tätä aktiivista roolia pyrittiin toteuttamaan osallistumalla eri kirjastosektoreiden tapahtumiin ja toiminnan suunnitteluun. Varastokirjastoa koskevassa arviossa vuodelta 2005 edellytettiin aineiston vastaanoton hallitsemiseksi systemaattisen asiakaspalautteen keräämistä. Tähän kehitettiin vuoden 2006 aikana menetelmiä. Arvioinnissa painotettiin myös Varastokirjaston ja muiden toimijoiden yhteistyön tehostamista Suomen kirjastoverkon kehittämiseksi. Tämä oli vuoden toiminnan yksi painopistealue. Aineistoa otettiin vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä, joka kuluneena vuotena oli pieni, 3 438 hm. Erityisesti monografioiden määrä väheni. Tämä johtunee siitä, että kirjastot poistivat jo Varastokirjastossa olevat julkaisut paikallisesti. Aineistoa käsiteltiin ja saatiin hyllyyn lähes saman verran kuin viime vuonna. Vuoden aikana saatiin vanhaa käsittelyä odottavaa aineistoa purettua sekä laadittua suunnitelma rästien purkamiseksi. Kirjastoja ohjeistettiin tarkistamaan ennen lähetystä, ettei lähetettävää aineistoa ole Vaari-tietokannassa, ja lähes kaikki uudet lähetykset olivat tarkistettuja. Luettelointitietueiden määrä kasvoi edelliseen vuoteen verrattuna. Kustannusten kasvusta huolimatta aineiston käsittelyn tuottavuus nousi hieman. Vähemmällä henkilötyövuosimäärällä tehtiin lähes sama tulos kuin edellisenä vuotena. Jatkossa tuottavuuden odotetaan kohoavan mm. työvälineiden kehittymisen ja kopiointiluetteloinnin lisääntymisen myötä. Aineiston käsittelyn taloudellisuus sen sijaan laski hieman. Syynä on yleinen kustannustason nousu. Kaukopalvelu jatkoi kasvamistaan, tosin vain hieman. Kaukopalvelun ajantasaisuus ylläpidettiin ja tilaukset toimitettiin vuorokauden sisällä saapumisesta. Kaukopalvelun taloudellisuus parani henkilöstökulut vähenivät huomattavasti - ja tuottavuus pysyi lähes ennallaan. Tuottavuutta ja taloudellisuutta voidaan parantaa kehittämällä henkilöstörakennetta. 1
OPM:n tilinpäätöskannanotto vuoden 2005 toiminnasta antoi positiivista palautetta. Sen mukaan kehittämistarpeita vuodelle 2006 oli tuottavuusohjelman suhteen. Vuoden aikana suunniteltiin tuottavuusohjelman mukaisia toimia, ja mm henkilöstörakenteen uudistamisen suunnittelu aloitettiin. Henkilöstön työtyytyväisyys on VM-baro mittarin mukaan 3,28. Lasku edellisestä vuodesta heijastanee mm. sitä, että vuoden aikana tuottavuusohjelman vaikutukset tulivat ajankohtaisiksi. Henkilöstö on aikaisempaa enemmän huolissaan tiedon kulusta ja johtamisesta ylipäätään. Palkkausjärjestelmän muuttuminen ei kaikissa suhteissa ollut työtyytyväisyyttä lisäävä. Siirtymäaikaan liittyvät seikat olivat erityisesti esillä. Toiminnallisten tulosten, arvioinnin ja tilinpäätöskannanoton perusteella toiminta oli onnistunutta. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston ja opetusministeriön välisen kautta 2004-2006 koskevan tulossopimuksen mukaan tulostavoitteita oli kolme. Ne liittyvät tilan vapauttamiseen, aineiston käsittelyyn ja kaukopalveluun: - Varastokirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. - Vastaanotettu aineisto käsitellään yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. - Kaukopalvelutilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Palvelut ovat maksuttomia. 2.1. Tilan vapauttaminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrän aineistoa. Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 3 438 hyllymetriä. Kaikki kirjastojen siirrot otettiin vastaan. Vuoden lopussa kirjastoon oli siirretty yhteensä 97 463 hyllymetriä aineistoa. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m2. Tämän pitäminen kirjastoissa vaatisi noin 22 500 neliömetriä avokokoelmatiloja. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 61 035 hm. Sen mukaan tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään 14 200 neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat paikallisesti poistaa Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Aineistoa on vastaanotettu seuraavasti: Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 3 620 2 797 2 100 61 043 Muut tiet. kirjastot 2 448 1 808 773 22 111 Yleiset kirjastot 887 861 551 14 018 Muut 70 4 14 291 Yhteensä 7 025 5 470 3 438 97 463 Vuonna 2006 siirtoja oli tavallista vähemmän (ka 5.4 hkm). Vähennystä oli kaikissa kirjastoryhmissä. Syynä on ennen kaikkea se, että tarkennetun ohjeistuksen ansiosta kirjastot lähettivät paremmin tarkistettua aineistoa ja lisäsivät paikallista poistamista. Vuoden aikana 2
kirjastokentällä ei ollut kuin muutama rakennusprojekti tai remontti, jotka yleensä johtavat isoihin siirtoihin. Vuonna 2006 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Kausi- Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot 751 1 332 13 0,5 2096 AMK-kirjastot 65 80 145 Erikoiskirjastot 143 485 628 Yleiset kirjastot 395 153 3 551 Vaihdot 4 4 Yksityiset 5 9 14 Yhteensä 1362 2059 13 4 3438 Vähennystä oli kaikissa aineistotyypeissä. Monografioita oli 36 % vähemmän kuin keskiarvo (pienin määrä koskaan) ja kausijulkaisuja oli 32 % keskiarvoa vähemmän. Suurimmat siirrot tulivat - TKK 431 hm (100 % kausijulkaisuja) - Helsingin yliopiston piirissä toimivat kirjastot 354 hm (josta KK 106 hm) (50 % m /50 % k) - OYK 332 (25 % m / 75 % k) - TYK 324 (50 % m /50 % k) Aineistoa toimitti vuonna 2006 Varastokirjastoon 145 kirjastoa tai tietopalvelua. Kirjastoista oli yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä 29 kpl, ammattikorkeakouluissa toimivia 11, erikoiskirjastoja 44 kpl ja yleisiä kirjastoja 49 kpl. Ulkomaisia vaihtokeskuksia oli 12 kpl. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 21 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista 41 % (175) sekä 314 muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 62,6 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on noin 20 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista (499 hkm vuonna 2005). Tilan vapauttaminen Tulossop. tavoite siirrettyä aineistoa Kirjastojen (hm) 7025 hm 5470 hm 3438 hm siirtotarpeet Pav: tavoite vaikuttavuus - vuositaso - kumulatiivinen 1822 m 2 1263 m 2 794 m 2 20 450 m 2 22 000 m 2 22 500 m 2 3
Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2005 yliopistokirjastoissa yhteistilaston pohjalta. Kirjastotilat Suljetut varastot 1990 2005 1990 2005 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 m 2 167 323 m 2 39 557 m 2 36 145 m 2 Vapaakappalekirjastot 52 231 m 2 69 354 m 2 28 649 m 2 32 783 m 2 Muut yliopistokirjastot 82 565 m 2 97 969 m 2 10 908 m 2 3 362 m 2 Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 20 % ja samalla varastotilat ovat vähentyneet. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet (25 %) ja suljetut varastotilat ovat kasvaneet noin 13 %. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. Vuoden 2005 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut ovat keskimäärin 12,57 /m 2. Varastokirjaston tilakulut olivat vuonna 2005 5,37 /m 2. 2.2 Aineiston käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: vastaanotettu aineisto käsitellään yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta. Aineistoa saatiin käsiteltyä 5 007 hyllymetriä, mikä oli lähes yhtä paljon kuin edellisenä vuonna. Lähettävissä kirjastoissa tarkistettu aineisto käsiteltiin välittömästi. Koska monografia-aineistoa saatiin käsiteltyä enemmän kuin sitä saapui, saatiin rästejä purettua 465 hm. Monografiarästejä alettiin käsitellä erillisenä projektina normaalin luetteloinnin ulkopuolella. Kausijulkaisuaineistoa vastaanotettiin huomattavasti käsiteltyä määrää vähemmän. Aineistoa käsiteltiin vuonna 2006 seuraavasti: Käsitelty 4 764 hm 5 097 hm 5 007 hm Valmista 3 345 hm 3 404 hm 3 304 hm Seuraavassa taulukossa käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Vuosi Kirjat Sarjat Väitösk. Musiikki Yhteensä Valmista 2004 1 606 3 158 0 0 4 764 3 345 2005 1 854 3 199 44 5 097 3 404 2006 1 481 3 476 50 5 007 3 304 Yhteensä koko toiminnan aikana 35456 54196 3829 43 93524 58 888 % käsittelystä 39% 56% 4% 4
Monografioita käsiteltiin vähemmän kuin edellisinä vuosina. Syynä on se, että tarkistetun kirjaaineiston käsittely on hitaampaa kuin tarkistamattoman. Kausijulkaisuja käsiteltiin enemmän kuin aikaisempina vuosina ja huomattavasti keskimääräistä enemmän. Syynä tähän on se, että kausijulkaisuissa tarkistettu ja alustavasti järjestetty aineisto on nopeampaa käsitellä kuin tarkistamaton aineisto. Yhteensä käsiteltyä aineistoa oli hieman vähemmän kuin keskiarvo koko toiminnan ajalta (5196 hm). Henkilötyövuotta kohden käsittely on kuitenkin kasvussa. Seuraavissa taulukoissa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2006 Monografiat Kausijulkaisut Väitöskirjat Musiikkiaineisto Yhteensä Vast.otettu 38 242 54 809 4 252 160 97 463 Valmista 20 864 35 367 2 614 43 58 888 Ei otettu 14 592 18 829 1 201 34 622 kokoelmiin Odottaa käsittelyä 2 786 613 437 117 3 953 Kuuden kuukauden tavoitteen toteuttamiseksi kirjastoja ohjattiin tarkistamaan Vaari-tietokannasta ennen aineiston lähetystä, ettei sitä jo ole Varastokirjastossa. Suurin osa lähetyksistä olikin tarkistettua. Vuoden 2006 aikana saapunut aineisto saatiin käsiteltyä tavoitteen mukaisesti alle kuudessa kuukaudessa. Aikaisempien vuosien aikana kertynyttä aineistoa saatiin myös käsiteltyä, mutta sitä on edelleen odottamassa käsittelyä. Tätä aineistoa on laskennallisesti monografioiden osalta 17 kuukauden käsittelyä vastaava määrä. (Kausi: 2,4 kk) Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineisto: Monografiat 669 878 482 Kausijulkaisut 750 791 1 187 Muu 24 34 Yhteensä 1419 1693 1 703 Kausijulkaisujen osuuden kasvu selittyy sillä, että vuoden aikana purettiin vanhat käsittelyrästit, ja suurta osaa niistä ei liitetty kokoelmiin. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: Monografiat 48 410 51 650 51 736 Kausijulkaisut 4 294 3 848 5 472 Tietueita 52 704 55 498 57 208 Tietueet yht. 1 013 415 1 068 329 1 125 167 Vuoden aikana uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 51 736 kappaletta. Monografianiteitä oli vuoden lopussa 1 163 278; nimekkeitä 1 040 414 kpl. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin 5 472 nimekettä. Säilytysyksikköinä niitä oli 67 290 kpl, ja vuoden lopussa niitä oli yhteensä 1 126 198 säilytysyksikköä (yhteensä 76 687 nimekettä). Väitöskirjoja on yhteensä 2 598 hyllymetriä (noin 5
500 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa on 7 658 säilytysyksikköä. Järjestettyä aineistoa on yhteensä noin 2,7 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Varastokirjaston luettelointi on merkittävä osa bibliografisen tiedon tuottamista Lindayhteistietokantaan. Varastokirjaston osuus Lindaan luetteloinnissa on noin 13 %. Luetteloiduista tietueista 42 % (24 073) oli uusia tietueita Lindaan. Lisäksi Varastokirjastossa kiinnitetään erityistä huomiota Lindan laatuun, ja tietueisiin tehdään jatkuvasti korjauksia ja täydennyksiä. 2.3. Kaukopalvelu Tavoitteena oli: kaukopalvelutilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Palvelut ovat maksuttomia. Varastokirjaston antama kaukopalvelu on kasvanut seuraavasti: Lainaus 47 383 51 429 50 707 Paperikopiot 0 2 0 Digitaalinen 19 122 17 496 19 121 Ei toimitettu 1 347 1 084 981 Yhteensä 67 752 70 011 70 809 Kaukopalvelu on toiminut asetetun tulostavoitteen mukaisesti ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet on pääsääntöisesti toimitettu samana päivänä kuin tilaus on saapunut. Lainaus väheni ensimmäisen kerran. Syynä voi olla normaali vuotuinen vaihtelu tai jokin muu vaikeammin arvioitava syy. Jäljenteiden määrä on vuoden 2004 tasolla. Pyyntöjen määrä kasvoi 1,1 % vuodesta 2005. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Uusintoja oli lainoista noin 55 %. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Lainoista 58 % meni yleisten kirjastojen kautta. Yliopistokirjastojen lainaosuus on 22 %. erikois- ja yrityskirjastojen lainaosuus on 13 %. Ammattikorkeakoulujen kirjastot ovat vakiintuneet suhteellisen alhaiselle tasolle (6 %). Jäljenteiden osuus koko kaukopalvelusta on noin 30 %. Jäljenteistä 90 % menee tieteellisiin kirjastoihin, ja ne ovat pääosin englanninkielistä STM (Science, Technology, Medicine) aineistoa 70-90 luvuilta. Tärkein tieteenala on lääketiede. Ulkomaille toimitetuista pääosa meni pohjoismaihin ja Baltiaan. Vuonna 2006 kaikki jäljenteet lähetettiin digitaalisesti. Jäljenteiden keskipituus vuonna 2006 oli 8,5 liuskaa/toimitus. Artikkeleita toimitettiin kokeiluna suoraan loppukäyttäjille ilman, että artikkelikopio välillä tulostettaisiin paikallisessa kirjastossa. Kokeilussa olivat mukana Kuopion yliopiston kirjasto ja Teknillisen korkeakoulun kirjasto sekä Kansanterveyslaitos. Artikkelikopioita toimitettiin kokeilussa 2 107 kpl (v. 2005 1535). Kolme yliopistokirjastoa salli asiakkaiden jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan. Tilauksia toimitettiin 873 (v. 2005 240). Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen ollaan tyytyväisiä. Vuoden 2003 aikana käynnistettyä Voyager Universal Borrowing ohjelmiston käyttöönottoa jatkettiin. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston asiakas voi tilata kirjan toisesta Voyager-kirjastosta käyttöönsä. Vaikka 6
yliopistokirjastojen neuvosto on tehnyt päätöksen UB:n käyttöönotosta Varastokirjaston ja yliopistokirjastojen välillä, kehitys on ollut hidasta. UB-käyttäjiä oli 9 yliopisto-, 3 ammattikorkeakoulu- ja 1 erikoiskirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana yhteensä kaikkiaan 2 097 kpl. (UB-lainat eivät näy virallisissa kaukopalvelutilastoissa, mutta ne on laskettu mukaan Varastokirjaston antamaan kaukopalveluun.) Lähes kaikki UB-lainat menivät yliopistokirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Kaukopalvelun asiakkaiksi ovat rekisteröityneet kaikki kotimaiset yliopistojen kirjastot ja niiden 119 toimipistettä. Kaikki maakuntakirjastot ja lähes kaikki muut yleiset kirjastot ovat asiakkaina. Yleisistä kirjastoista on rekisteröitynyt 507 toimipistettä. Ammattikorkeakouluista asiakasrekisterissä on 183 toimipistettä. Muita kaukopalvelua käyttäneitä tieteellisiä kirjastoja on 289 ja yrityskirjastoja on 160 kpl. Pohjoismaisia asiakkaita on 238 kpl. Muita ulkomaisia asiakkaita on 89 kpl. Yhteensä asiakasrekisterissä on vuoden 2006 lopussa 1 757 kirjastoa. Näkövammaisia on 121 asiakasta ja muita 6 kpl. Varastokirjaston kaukopalvelun osuus kirjastojen kaukopalvelusta vaihtelee suuresti. Monille kirjastoille Varastokirjasto on tärkeimpiä toimittajia. Kirjastoihin lähetettyjen kyselyjen mukaan Varastokirjaston osuus yleisten kirjastojen kaukolainoista oli tyypillisesti 20 %:n luokkaa (esim. Helsingin kaupunginkirjasto). Vaihtelu oli suurta, ja parhaissa tapauksissa yli puolet kirjastojen kaukopalvelusta tuli Varastokirjastosta. Vuonna 2005 yliopistokirjastojen kotimaisesta ottolainauksesta 59 % ja jäljenteistä 40 % tuli Varastokirjastosta. Muissa tieteellisissä kirjastoissa Varastokirjaston kaukopalvelu oli 15 % - 60 % koko kaukopalvelusta. Monet kirjastot ilmoittavat, että lähes koko kotimainen kaukopalveluliikenne tulee Varastokirjastosta. Varastokirjaston kaukopalvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Varastokirjaston kaukopalvelu on myös merkittävästi edistänyt elektronisen aineistonvälityksen käyttöönottoa suomalaisessa kaukopalvelussa keskeiseksi työtavaksi. PDF-formaattia vastaanottavat kaikentyyppiset kirjastot. Uhkana yhteisen varastointikeskuksen joustavalle toiminnalle saattaa jatkossa olla tekijänoikeussäädösten ahdas tulkinta. 3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus 3.1.1. Tilan vapauttaminen Vuonna 2006 tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset olivat 37 094 euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö 14 248 euroa - palvelujen osto (mm. rahti) 12 568 euroa - tilat 8 610 euroa - Vastaanotettu 7 025 5 470 3 438 Kustannukset 48 145 39 054 37 094 Euroa / hm 6,85 /hm 7,14 /hm 10,79 /hm 7
Aineiston vastaanottoon ja tilan vapauttamiseen liittyvät kustannukset Varastokirjastolle olivat 10,79 euroa/metri. Nousua on edellisestä vuodesta - syynä on se, että aineistoa tuli pienissä erissä ja melko vähän. 3.1.2. Aineiston käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2006 aineiston vastaanoton, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat 1 095 035 euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö 556 354 euroa - tilat 417 396 euroa - palvelujen osto 64 546 euroa - aineet, tavarat 30 909 euroa Käsitelty 4 764 5 097 5 007 Kustannukset 1 117 159 1 074 489 1 095 035 Euroa / hm 235 /hm 211 /hm 218 /hm Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat 218 euroa/hyllymetri. Taso on hieman nousut. Syynä lienee yleinen kustannustason nousu. 3.1.3. Kaukopalvelu Vuonna 2006 kaukopalveluun liittyvät kustannukset olivat 282 889 euroa. Suurimmat menoerät olivat seuraavat - henkilöstö 184 972 euroa - palvelujen osto (mm. posti) 70 250 euroa - tilat 13 107 euroa Tilauksia 67 752 70 011 70 809 Kustannukset 284 578 302 701 282 889 Euroa / tilaus 4,20 4,32 4,00 Kaukopalveluun liittyvät kustannukset suhteessa tilausten määrään oli 4,00 euroa/tilaus. Yksikkökustannukset ovat laskeneet. Edelliseen vuoteen verrattuna henkilöstökulut laskivat ja vuoden aikana ei toteutettu investointeja. Henkilöstökustannukset ovat suurin menoerä, ja suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus oli 2,61 euroa/tilaus (v.2005 2,73). 8
3.2. Toiminnan tuottavuus 3.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 5007 hyllymetriä vuonna 2006. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 13,9 htv (v. 2005 14,8 htv). Tämä tekee 360 hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty 4764 5097 5007 HTV 14,24 14,8 13.9 Käsitelty aineisto / htv 335 hm/htv 344 hm/htv 360 hm/htv Tuottavuus nousi, vaikka kokonaiskäsittely väheni. Tuottavuuden nousu johtui helpommin käsiteltävästä aineistosta (kausijulkaisut) sekä parantuneista työvälineistä (esim. kopioluettelointi). Jatkossa käsittelyn henkilöstöresurssit ilmeisestikin edelleen vähenevät mm siksi, että määräaikaisia palkataan entistä vähemmän. 3.2.2. Kaukopalvelu Tilauksia oli 70 809. Henkilötyövuosia käytettiin 4,7 (v. 2005 4,61). Kaukopalvelutapahtumia hoidettiin 15 066 kpl/htv. Alla vertailutiedot: Tilauksia 67 752 70 011 70 809 HTV 4,87 4,61 4,7 Tilauksia / htv 13 912 / htv 15 187 / htv 15 066 / htv Tuottavuus on lähes samalla tasolla kuin vuonna 2005. Kansainvälisten kokemusten mukaan saavutettu määrä/htv on korkea. Kaukopalvelussa on toimiva logistiikka.vakinaisen henkilöstön lisäksi toimintaan on osallistunut ruuhka-apulaisia, työllistettyjä ja erilaisia työharjoittelijoita. Jatkossa tehtävät pyritään hoitamaan vakinaisen henkilöstön voimin. 3.3. Yhteisrahoitteinen toiminta Tulossopimuksessa on maininta siitä, että toimintamenoihin sisältyy 150 000 euroa kansalliseen digitointihankkeeseen. Hankkeessa digitoidaan suomalaisia sanomalehtiä ja tavoitteena on avata kansallinen sanomalehtikirjasto vuonna 2007. Hankkeella on ohjausryhmä, johon kuuluu Kansalliskirjaston, opetusministeriön ja Varastokirjaston edustajia. Ohjausryhmä antaa oman raporttinsa vuoden 2006 toiminnasta. Tarkoituksena hankkeessa oli vahvistaa myös Varastokirjaston roolia kansallisissa digitointihankkeissa. Yhdessä Kansalliskirjaston Mikkelin yksikön kanssa kehiteltiin tietokannan rakennesuunnitelmaa. 9
4. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen tavoitteena oli, että Varastokirjasto kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja tyytyväisyys. Työyhteisön kehittämistä tapahtui monella suunnalla. Vuoden aikana laadittiin henkilöstörakenneanalyysi, jonka pohjalta suunniteltiin henkilöstörakenteen uudistamista. Asia liittyy osin tuottavuusohjelmaan ja osin toiminnallisiin tarpeisiin. Henkilöstörakenteen uudistamisen tarkoituksena on luoda rakenteita, jotka mahdollistavat henkilöstön entistä joustavamman sijoittuminen tarpeiden mukaisiin tehtäviin. Samalla kirjaston johtamisjärjestelmää uudistetaan. Työhyvinvointiin liittyviä toimintoja olivat mm Kaiku-ohjelmaan osallistuminen, ergonomiahanke, henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut asiat. Seuraavassa työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi 3,2 3,44 3,28 Sairauspoissaolot 15,1 12,1 11,6 (päivää/htv) Työterveyskustannukset 364 510 420 (euroa/htv) Tyky-toiminnan kustannukset(euroa/htv) 345 105 137 Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia henkilötilinpäätöksen osana. Indeksi pysyi pitkään samana, ja on nyt valtion keskimääräistä tasoa. Lasku vuodesta 2005 johtunee murrosajasta (tuottavuusohjelma, valtion uuden palkkausjärjestelmän käyttöönotto, ym.), mikä heijastuu siinä, että tyytyväisyys tiedon kulkuun ja johtamiseen on tavallista alempi. Sairauspoissaolojen määrä on laskenut, ja sitä on seurattu yhdessä työterveyshuollon kanssa. Jatkossa seurantaa toteutetaan systemaattisemmin. Tyky-toiminnan puitteissa ei ollut vuonna 2006 suuria hankkeita. Tyky-toiminta pyrittiin pitämään osana koko toimintaa. Henkilöstön osaamista kehitettiin pääosin omalla sisäisellä koulutuksella. Luettelointikoulutusta toteutettiin lähinnä kirjastonhoitajan säännöllisesti vetämissä luettelointikokouksissa. Koulutuksen kustannukset olivat 339 euroa / htv ja siihen käytettiin aikaa 2,1 työpäivää/htv. Koulutuskustannukset/ htv Koulutukseen käytetty aika / htv 622 582 339 3,9 3,8 2,1 10
Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset sekä henkilöstön ikärakenne. Henkilötyövuodet 22,6 22,7 22,1 Kustannukset 748 814 764 425 763 310 kust / htv 33 133 / htv 33 675 / htv 34 539 / htv Kustannuksilla tarkoitetaan kokonaistyövoimakustannuksia. Henkilöstön määrä on vähentynyt. Määräaikaista henkilökuntaa on vähennetty. Ruuhka-apua kuitenkin tarvitaan jatkossakin tasoittamaan kaukopalvelun kiirehuippuja. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 22 vakinaista virkamiestä ja 3 määräaikaista virkamiestä. Luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin yhteensä 13,56 täysiaikaista henkilötyövuotta. Aineiston vastaanottoon käytettiin 0,34 htv. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 3,49 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 4,7 kokoaikaista henkilötyövuotta. Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 22,09 henkilötyövuotta. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. Vakinaisesta henkilöstöstä kirjastonhoitajatason tehtäviä hoiti neljä henkeä, kirjastosihteereitä oli 11 ja kirjastoavustajia 7. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 47,4 48,4 49,9 Naiset 47,3 48,4 50,2 senioriikäisiä* 66,7 % 78,3 % 77,3 % (* Seniori-ikäinen on yli 45 vuotias.) Tuottavuusohjelman osana Varastokirjaston tavoitteena on kolmen henkilötyövuoden väheneminen vuoteen 2011 mennessä. Vuonna 2006 vähennys syntyi lähinnä määräaikaisten henkilöiden vähentämisellä. Uusi palkkausjärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2005. Järjestelmä on Columbuspalkkausjärjestelmän sovellus. Se koostuu tehtäväkohtaisesta ja henkilökohtaisesta palkanosasta. Palkkausjärjestelmää kehitetään seuranta- ja kehittämisryhmässä. Se kokoontui 3 kertaa. Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa 11
periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Varastokirjaston johtokuntaan kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä muuta jäsentä. Nykyinen johtokunta aloitti toimintansa 1.3.2004. Siihen kuuluvat opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen, opetusministeriö, puheenjohtaja osastonjohtaja Outi Melén, Helsingin kaupunginkirjasto, varapuheenjohtaja johtaja Maire Aho, Helsingin yliopiston kirjasto, slaavilainen kirjasto toimistopäällikkö Christina Flemming, Vaasan tiedekirjasto Tritonia kirjastokoordinaattori Kauko Maskulainen, Humanistinen ammattikorkeakoulu, Haapaveden koulutusyksikkö kirjastonjohtaja Jarmo Saarti, Kuopion yliopiston kirjasto Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Johtokunta kokoontui kolme kertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat toimistopäällikkö Mirja Vepsäläinen, kirjastonhoitaja Liisa Björkqvist, palvelupäällikkö Markku Räisänen ja kirjastosihteeri Mirja Kovanen. Johtoryhmän sihteerinä toimi osastosihteeri Arja Kankkunen. Johtoryhmä kokoontui 10 kertaa. 5. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston koko rahoitus tuli valtion talousarvion kautta. b. talousarvion toteutumisen analyysi Varastokirjasto sai valtion talousarviossa 1 522 000 euroa. Siirtomäärärahoja oli 18 023,58 euroa sekä työllistämismäärärahoja 14 350. Yhteensä käytettävänä oli 1 554 373,58 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla 29.88.24 olivat 1 509 918,95 euroa sisältäen kansalliseen digitointiin ohjatun 150 000 euron määrärahan. Momentilla 4.05.29.88.24 kulut olivat 18 023,58 euroa. Työllisyysrahoituksen kulut olivat 14 105,55 euroa. Varastokirjaston kokonaiskulut olivat siten 1 527 942,53 euroa. Vuodelta 2005 siirretyt määrärahat käytettiin toiminnan rahoitukseen. Määrärahoja siirtyy vuodelle 2007 18 643,17 euroa. Siirtomäärärahat ovat lähinnä Voyagerjärjestelmän loppulaskua varten sekä siirrettyihin atk- ja muihin investointeihin. 12
c. tuotto- ja kululaskelmien analyysi Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2006, euroa Tilan Kustannuslaji vapauttaminen, Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. 2005 aineistonkäsittely vuodesta ja säilyttäminen % Investoinnit 7 677 2 559 10 236-26,42 13 911 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 30 909 6 832 37 741 4,53 36 107 Henkilöstökustannukset 556 354 184 972 741 326 0,74 735 888 Vuokrat 417 396 13 107 430 503 1,04 426 090 Palvelujen ostot 64 546 70 269 134 815 0,04 134 764 Muut kulut 18 153 5 169 23 322-23,36 30 430 Siirrot valtion laitoksille 150 000 0,00 150 000 Yhteensä 1 095 035 282 908 1 527 943 0,05 1 527 190 Menorakenne on pysynyt entisellään. Suuria investointeja ei ollut. Palkat ja vuokrat nousivat suunnitellusti. Muiden kulujen väheneminen johtuu matkakulujen alenemisesta. d. taseen analyysi Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 6. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden 2006 aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Arvion perusteella kirjaston sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttää sille säädetyt vaatimukset lukuun ottamatta systemaattista riskien tunnistamista ja arviointia. - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Systemaattista riskien tunnistamista ja arviointia ei ole ollut käytössä. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku asianmukaista - Seuranta asianmukaista Kaudella ei havaittu väärinkäytöksiä. 13
7. Allekirjoitukset Kuopiossa, helmikuun 1. päivänä 2007 Annu Jylhä-Pyykönen johtokunnan puheenjohtaja Outi Melén johtokunnan varapuheenjohtaja Maire Aho johtokunnan jäsen Christina Flemming johtokunnan jäsen Kauko Maskulainen johtokunnan jäsen Jarmo Saarti johtokunnan jäsen Pentti Vattulainen kirjastonjohtaja 14
Liite: toimintaa kuvaavia tunnuslukuja: Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilytys Tuotokset: - vastaanotetun aineiston määrä - käsitellyn aineiston määrä Tulos-sop. PAV 7025 hm 4764 hm 5 470 hm 5 097 hm 3 438 hm 5 007 hm kirjastojen siirtotarpe et - valmista 3345 hm 3 404 hm 3 304 hm - luetteloidut tietueet Toiminnallinen tehokkuus: - taloudellisuus: käsittelyn yksikkökustannukset 48410(m) 4294(k) 235 /hm 51650(m) 3848(k) 211 /hm 51736(m) 5472(k) 218 /hm - aineiston vastaanoton kustannukset VARKille 6,85 /hm 7,14 /hm 10,79 /hm 4.2.2. - tuottavuus: käsitelty aineisto / htv Laatu - käsittelyyn kuluva aika 335 hm/htv 21kk(m) 7kk(k) 344 hm/htv 19kk(m) 7kk(k) 360 hm/htv 17kk(m) 2,4kk(k) < 6 kk < 6 kk 4.2.2. - tietueiden virhe% <1% <1% < 1% Kaukopalvelu Tulossop. PAV Tuotokset: - tilausten määrä 67752 70011 70809 - toimitettuja tilauksia Toiminnallinen tehokkuus - taloudellisuus: yksikkökustannukset 66405 4,20 68927 4,32 69828 4,00 - tuottavuus: tilauksia/htv Laatu ja palvelukyky: - asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) 13 912 /htv 1599 kirjastoa 15 187 /htv 1670 kirjastoa 15 066 /htv 1757 kirjastoa - palvelun nopeus <24 h <24 h <24 h < 24h 15
Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 1. Henkilöstö - henkilöstön määrä, tehdyt henkilötyövuodet Toteuma 2004 24 22,6 Toteuma 2005 23 22,7 Toteuma 2006 22 22,1 Tulossop. Pav - koulutustaso 4,8: n=5,1 m=4,4 4,8: n=5,2 m=4,4 4,8 n=5,2 m=4,4 - keski-ikä sukupuolen mukaan 47,3 (n) 47,4 (m) 49,8 (n ) 48,4 (m) 50,2(n) 49,9(m) 43 - ikäjakauma (45 v >) 66,7 % 78,3 % 77,3 % <45% - vakinaiset / määräaik. - kokoaik. / osa-aikaiset 21/3 22/2 22/1 22/1 22/0 21/1 - tehty työaika / säännöllinen vuosityöaika % 73,5 78,3 77,6 81,2 - kokonaistyövoimakustannukset ( /vuosi) 748 814 764 425 763 310 - tehdyn työajan palkat ( ) (% palkkasummasta) 448 638 76,8 % 439 713 74,1% 466 905 77,8% - välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista % 2. Työhyvinvointi - työtyytyväisyysindeksi 300 176 66,9 % 3,2 324 712 73,9 % 3,44 296 405 63,5% 3,28 >3,3 - vaihtuvuus (lähtö-, tulo-) 4/0 % 0/4,4 % 0/0 - sairauspoissaolot (työpäivää/htv) - työterveyskust. / htv - Tyky-toiminnan kustannukset / htv 3. Osaaminen, aineeton pääoma - henkilöstökoulutuskustan nukset / htv 15,1 364 345 622 12,1 510 105 582 11,6 420 137 339 <6,5 >486 >109 1270 - koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) 3,9 3,8 2,1 >4,8 - henkilöstön arvo 7070125 6096420 6182632 16
17