1 Liite 3/ Tilajk 12.3.2014 20 HAMEENLINNAN KAUPUNGIN LINNAN TILAPALVELUT - LIIKELAITOKSEN TOIMI NTASAANTÖ 5.2.2009 Tarkistettu 12.3.2014 / 1 Tehtävät ja toiminta-alue Linnan Tilapalvelut -liikelaitos (jäljempänä liikelaitos) on kaupungin toimitilahallinnosta, tilojen suunnittelusta ja rakennuttamisesta sekä isännöinnistä ja kiinteistöpalveluiden järjestämisestä vastaava yksikkö. Se vuokraa toimitilat ensisijaisesti kaupungin omille hallinto-ja palveluyksiköilleja hankkii niihin käyttäjän tarvitsemat kiinteistöpalvelut. Liikelaitos on omistajan asiantuntijaorganisaatio, joka huolehtii kaupungin omistaman kiinteistö-ja tilaomaisuuden arvosta, tuottavuudesta, tehokkaasta käytöstä ja kehittämisestä omistajan linjaamien strategisten tavoitteiden ja niiden toteuttamiseen kohdennettujen resurssien mukaisesti. Liikelaitos valmistelee omistajalle kiinteistöstrategian ja vastaa sen käytännön toteuttamisesta, mm. kiinteistöjen käyttötarkoitusten muutoksista, kiinteistö- ja tilaomaisuuden myynneistä ja puruista. Liikelaitos vastaa kaupungin omistajastrategiassa sen vastuulle määriteltyjen kiinteistöyhtiöiden toiminnan seurannasta ja valvoo niissä kaupungin etua. 2~ Organisaatio Liikelaitos toimii johtokunnan ja toimitusjohtajan alaisuudessa ja tuottaa palveluita neljällä palvelualueella: rakennuttaminen rakennussuunnittelu kiinteistö- ja tilapalvelut (isännöinti) hallinto-, talous- ja toimistopalvelut Liikelaitoksen toiminnan tarkemmasta organisoinnista vastaa toimitusjohtaja.
2 ORGANISAATIOKMVIO Yhteiset hallinto-, talous- ja toimistopalvelut 5 3 Liikelaitoksen johtaminen Liikelaitoksen johtamisessa noudatetaan Hämeenlinnan kaupungin strategian mukaista elämänkaariajattelua ja tilaajatuottaja toimintatapaa hyödyntävän toimintamallin periaatteita. Liikelaitoksilla on yhteinen johtosääntö ja sen mukaiset määräykset. Liikelaitoksilla on toiminnan johtamista varten kaupunginhallituksen alainen johtokunta. Kaupunginvaltuusto valitsee johtokuntaan 5-7 jäsentä ja yhtä monta henkilökohtaista varajäsentä. Kaupunginvaltuusto valitsee yhden (1) johtokunnan jäsenistä puheenjohtajaksi ja yhden (1) varapuheenjohtajaksi. Johtokunta ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa. Johtokunta
3 vastaa liikelaitoksen talouden, hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Johtokunta päättää kaupunginvaltuuston investointiohjelmassa perusparannushankkeisiin myöntämän määrärahan käytöstä ja hyväksyy ohjeel lisena noudatettavaksi vuotuisen kunnossapitotyöohjelman Johtokunnan tehtävät ja ratkaisuvalta määritetään tarkemmin johtosäännön 5. pykälässä. Liikelaitoksen johtajana toimii toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan sijaisena tämän estyneenä tai poissa ollessa toimii rakennuttajapäällikkö. Palvelualueiden tehtävistä vastaavat toimitusjohtajan alaisuudessa palvelualueiden päälliköt. Liikelaitoksen operatiivista johtamista tukee johtotiimityöskentely. Johtotiimi tukee liikelaitoksen sisäisen yhteistyön toimivuutta, viestintää ja raportointia. Lisäksi johtotiimi valmistelee koko liikelaitoksen toiminnan kehittämiseen liittyviä asioita. Johtotiimi käsittelee esimerkiksi johtokuntaan meneviä asioita, liikelaitoksen yhteiset hankinnat, projektit ja niiden aikataulut, toiminnan kannalta tärkeät yhteiset menettelytavat sekä säännönmukaiset talouden ja toiminnan seurannan raportit. Johtotiimiin kuuluvat toimitusjohtaja ja palvelualueiden päälliköt sekä tarvittaessa kutsuttuina muita asiantuntijoita. Johtotiimin kokousmuistio jaetaan koko liikelaitoksen henkilökunnalle. Liikelaitoksen koko henkilökunnan yhteisiä toimistokokouksia pidetään tarpeen mukaisesti noin 2 kertaa vuodessa. Rakennushankkeita koskevat viranomaislupahakemukset, mm. rakennuslupahakemukset, allekirjoittaa omistajan valtuuttamana toimitusjohtaja, rakennuttajapäällikkö tai suunnittelupäällikkö. Talonrakennushankkeet suunnitellaan ja toteutetaan erillisen kaupunginhallituksen hyväksymän hankeohjeen mukaisesti. Hankintatoimivallasta on säännökset hallintosäännön 7. luvussa (kaupungin talous) ja 12 luvun (liikelaitoksenjohtosääntö) 7 :ssä. Laskujen hyväksymisoikeudesta on säädetty hallintosäännön 7 luvun 5 :ssä. Sen mukaan toimitusjohtaja määrää vuosittain henkilöt, jotka tilaavat tavaroita ja palveluita sekä hyväksyvät laskut.
4 4 Toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta Johtosäännön mukaan toimitusjohtaja johtaa ja kehittää johtokunnan alaisena liikelaitoksen toimintaa, huolehtii liikelaitoksen hallinnosta sekä taloudenhoidon ja sisäisen valvonnan järjestämisestä. Toimitusjohtajan henkilöstöhallinnollisena esimiehenä toimii apulaiskaupunginjohtaja. Toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija esittelee asiat liikelaitoksen johtokunnalle. Toimitusjohtajan on huolehdittava johtokunnan päätösten täytäntöönpanosta ja annettava johtokunnalle tieto liikelaitoksen toiminnan kannalta merkittävistä toimenpiteistä ja tapahtumista. Toimitusjohtajan on raportoitava päätösvaltaansa kuuluvista liiketoiminnan kannalta merkittävistä asioista etukäteen johtokunnalle ja apulaiskaupunginjohtajalle tai kiireellisissä tapauksissa puheenjohtajalle tai puheenjohtajan estyneenä ollessa varapuheenjohtajalle. Toimitusjohtajalla on oikeus käyttää puhevaltaa johtokunnan puolesta. Toimitusjohtaja päättää vahingonkorvauksista ja irtaimen omaisuuden myynneistä 10 000 euroon saakka: Toimitusjohtaja päättää kaupunginhallituksen ja -valtuuston hyväksymän kohdekohtaisen kiinteistöstrategian toteuttamiseksi tehtävistä osake-, rakennus- ja kiinteistökaupoista, mikäli kohteen myyntihinta on alle 150 000. Tätä suuremmista kaupoista päättää kaupunginhallitus ja/tai -valtuusto. Toimitusjohtajan tehtävistä ja ratkaisuvallasta on määrätty tarkemmin hallintosäännön 12 luvun (liikelaitoksen johtosääntö) 7 :ssä. 5 Palvelualueiden päälliköiden tehtävät ja ratkaisuvalta Palvelualueiden päälliköiden tehtävänä on: 1) johtaa ja kehittää yksikkönsä toimintaa, 2) vastata liiketoiminta-alueelle asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta sekä valvoa talousarvion toteutumista, 3) huolehtia osaltaan siitä, että liikelaitoksen talousarviota, käyttösuunnitelmaa ja muuta suunnittelua sekä tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevat esitykset valmistellaan asianmukaisesti,
5 4) huolehtia osaltaan toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaisesta yhteistyöstä liikelaitoksen muiden palvelualueiden kanssa, 5) huolehtia yksikön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta, 6) vastata yksikön toimialaan kuuluvista johtokunnan ja toimitus johtajan päätettävien asioiden ja sopimusten valmistelusta ja täytäntöönpanosta sekä 7) suorittaa muut toimitusjohtajan määräämät tehtävät Palvelualueen päällikkö toimii henkilöstöhallinnollisena esimiehenä palvelualueen henkilöstölle ja käy alaistensa kanssa asiaan kuuluvat kehityskeskustelut. Palvelualueen päällikkö myös informoi toimitusjohtajalle ja alaisilleen palvelualueella tapahtuvista merkittävistä asioista. Palvelupäälliköiden hankintatoimivallasta on toimitusjohtajan päätös, joka otetaan tämän toimintasäännön liitteeksi. 6 Palvelualueetja niiden tehtävät Rakennussuunnittelu Suunnittelupäällikkö Rakennussuunnittelu-palvelualue, Suunnittelutiimi, vastaa kaupungin talonrakennushankkeiden suunnittelusta. Tiimi hankkii uudisrakennusten, peruskorjausten ja vuosikorjausten suunnittelijat sekä ohjaa ja valvoo suunnittelutyötä. Tiimi tekee resurssiensa salliman määrän rakennussuunnittelusta omana työnä. Valtaosa rakennussuunnittelusta ja kaikki erityissuunnittelu kilpailutetaan ja hankitaan konsulteilta. Suunnittelu tapahtuu yhteistyössä tilaajaorganisaation ja rakennuksen käyttäjien kanssa. Tavoitteena ovat käyttökelpoiset, kauniit ja viihtyisät toimitilat eri tarpeisiin. Sekä uudisrakentamisessa että peruskorjauksessa korostuvat elinkaariajattelu ja tilojen monikäyttöisyys. Rakennussuunnittelu-palvelualue osallistuu rakennushankkeiden tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien valmisteluun. Suunnittelupäällikkö kokoaa tilaajalautakuntien ja -johtajien esityksistä vuotuisen rakennusinvestointiohjelman. Rakennuttaminen Rakennuttajapäällikkö Hankkeiden rakennuttajakonsulttina toimii rakennuttaminen - palvelualue vastaten hankeohjeen mukaisesti investointihank
6 keiden toteutuksesta: suunnittelutyön yhteensovittamisesta, kustannuslaskennasta, rakennusvaiheen rakennuttajatehtävistä ja työmaan valvonnasta. Kiinteistökehityspäällikön nimike on muutettu sisäilma asiantuntijaksi 31.1.2014 Kiinteistökehityspäällikkö on irtisanoutunut 31.1.2014, jonka jälkeen virkanimike muutettiin sisäilma-asiantuntijaksi. Organisaatiokaaviossa sisäilma-asiantuntija sijoittuu isännöinnin palvelualueelle. Vakanssia ei ole toistaiseksi täytetty ja viran päätösvalta on siirretty toimitusjohtajalle. Sisäilma-asiantuntija valmistelee kiinteistöjen jalostukseen, käyttötarkoitusten muutoksiin, kiinteistötalouteen ja kiinteistöomistukseen liittyvät asiat ja osallistuu liikelaitoksen edustajana erilaisiin kehittämishankkeisiin sekä valmistelee osaltaan toimenpideohjelman kiinteistöjen myynneistä, puruista sekä konsernin sisäisistä omistusjärjestelyistä kaupunginhallituksen ja -valtuuston päätettäväksi. Ohjelman toteutuksesta tehtyjen kiinteistökohtaisten päätösten mukaisesti vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja ja sisäilma-asiantuntija. Sisäilma-asiantuntija hakee ja allekirjoittaa omistajan edustajana kiinteistökohtaisen toimenpideohjelman edellyttämät viranomaisluvat, mm. purkamisluvat, talousarvion puitteissa. Sisäilma-asiantuntija tekee purkamispäätöksen ja hakee purkamisluvan sellaisten kohteiden osalta, joiden arvo ei yhtä 10 000. Sisäilma-asiantuntija tekee myyntiä koskevat päätökset ja toimeksiantosopimukset sekä allekirjoittaa kauppakirjan niistä kaupunginhallituksen ja -valtuuston kiinteistöstrategiassa myytäväksi hyväksytyistä kohteista, joiden myyntihinta on enintään 100000. Ulkoa vuokraukseen tulee saada hallintosäännön 7 luvun 12 mukaisesti apulaiskaupunginjohtajan suostumus. Sisäilma asiantuntija neuvottelee ja allekirjoittaa ko. suostumuksen jälkeen vuokrasopimukset sekä toisaalta vuokraa ulkopuohisille markkinavuokran periaatteita ja hinnoittelua noudattaen niitä tiloja, joita kaupungin oma palvelutuotanto ei tarvitse. Kiinteistö- ja tilapalvelut (isännöinti) Kiinteistöpäällikkö Kiinteistö- ja tilapalvelut hankkii ja vuokraa toimitilat ensisijaisesti kaupungin omalle peruspalvelutuotannolle sekä hankkii tiloihin käyttäjien tarvitsemat kiinteistö- ja kunnossapitopalvelut.
7 Kiinteistö- ja tilapalvelut kilpailuttaa tai neuvottelee Tekme Oy:n kanssa sen tuottamien kiinteistö- ja kunnossapitopalveluiden hankinnoista konserniohjeen mukaisesti ja valvoo niistä laadittujen sopimusten noudattamista. Kiinteistöpäällikkö laatu kiinteistöjen vuotuisen kunnossapitotyö ohjelman. Kunnossapitotyöohjelman hyväksyy ohjeellisena noudatettavaksi johtokunta. Tilapalvelut laatu vuosittain esityksen johtokunnalle perusparannushankkeisiin varatun määrärahan käytöstä ja vastaa hankkeiden toteuttamisesta kokonaismäärärahan puitteissa. Ulkoa vuokraukseen tulee saada apulaiskaupunginjohtajan suostumus hallintosäännön 7 luvun 12 :n mukaisesti. Kiinteistöpäällikkö neuvottelee ja allekirjoittaa ko. suostumuksen jälkeen vuokrasopimukset sekä toisaalta vuokraa ulkopuolisille markkinavuokran periaatteita ja hinnoittelua noudattaen niitä tiloja, joita kaupungin oma palvelutuotanto ei tarvitse. Hallinto-, talous- ja toimistopalvelut Talouspäällikön alaisuudessa toimiva tiimi tuottaa liikelaitoksen yhteisiä palveluita, joita ovat mm. - johtokunnan esityslistat ja pöytäkirjat, virkamiespäätökset - diaari, postitus ja arkistointi - ostolaskujen käsittely - avainhallinta - kiinteistötietojärjestelmän ylläpito - palkanlaskennan yhteydenpito - yleislaskutus - sisäinen ja ulkoinen vuokralaskutus - sisäisten vuokrien määritys - talousarvion laadinta - tilinpäätöksen valmistelu - raportointi - yhteiset toimistopalvelut 7 Toimintasäännön tarkastaminen Toimintasäännöstä päättää vuosittain liikelaitoksen johtokunta 31.1. mennessä ja se toimitetaan helmikuun loppuun mennessä hallintopäällikölle.
1 HÄMEENLINNAN KAUPUNGIN LINNAN TILAPALVELUT - LIIKELAITOKSEN TOIMINTASÄÄNTÖ 5.2.2009 Tarkistettu 12.3.2014 1 Tehtävät ja toiminta-alue Linnan Tilapalvelut -liikelaitos (jäljempänä liikelaitos) on kaupungin toimitilahallinnosta, tilojen suunnittelusta ja rakennuttamisesta sekä isännöinnistä ja kiinteistöpalveluiden järjestämisestä vastaava yksikkö. Se vuokraa toimitilat ensisijaisesti kaupungin omille hallinto- ja palveluyksiköille ja hankkii niihin käyttäjän tarvitsemat kiinteistöpalvelut. Liikelaitos on omistajan asiantuntijaorganisaatio, joka huolehtii kaupungin omistaman kiinteistö-ja tilaomaisuuden arvosta, tuottavu udesta, tehokkaasta käytöstä ja kehittämisestä omistajan linjaamien strategisten tavoitteiden ja niiden toteuttamiseen kohdennettujen resurssien mukaisesti. Liikelaitos valmistelee omistajalle kiinteistöstrategian ja vastaa sen käytännön toteuttamisesta, mm. kiinteistöjen käyttötarkoitusten muutoksista, kiinteistö- ja tilaomaisuuden myynneistä ja puruista. Liikelaitos vastaa kaupungin omistajastrategiassa sen vastuulle määriteltyjen kiinteistöyhtiöiden toiminnan seurannasta ja valvoo niissä kaupungin etua. 2~ Organisaatio Liikelaitos toimii johtokunnan ja toimitusjohtajan alaisuudessa ja tuottaa palveluita neljällä palvelualueella: rakennuttaminen rakennussuunnittelu kiinteistö- ja tilapalvelut (isännöinti) hallinto-, talous- ja toimistopalvelut Liikelaitoksen toiminnan tarkemmasta organisoinnista vastaa toimitusjohtaja.
2 ORGANISAATIOKAAVIO Yhteiset hallinto-, talous-ja toimistopalvelut 5 3 Liikelaitoksen johtaminen Liikelaitoksen johtamisessa noudatetaan Hämeenlinnan kaupungin strategian mukaista elämänkaariajattelua ja tilaajatuottaja toimintatapaa hyödyntävän toimintamallin periaatteita. Liikelaitoksilla on yhteinen johtosääntö ja sen mukaiset määräykset. Liikelaitoksilla on toiminnan johtamista varten kaupunginhallituksen alainen johtokunta. Kaupunginvaltuusto valitsee johtokuntaan 5-7 jäsentä ja yhtä monta henkilökohtaista varajäsentä. Kaupunginvaltuusto valitsee yhden (1) johtokunnan jäsenistä puheenjohtajaksi ja yhden (1) varapuheenjohtajaksi. Johtokunta ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa. Johtokunta
3 vastaa liikelaitoksen talouden, hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Johtokunta päättää kaupunginvaltuuston investointiohjelmassa perusparannushankkeisiin myöntämän määrärahan käytöstä ja hyväksyy ohjeellisena noudatettavaksi vuotuisen kunnossapitotyöohjelman Johtokunnan tehtävät ja ratkaisuvalta määritetään tarkemmin johtosäännön 5. pykälässä. Liikelaitoksen johtajana toimii toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan sijaisena tämän estyneenä tai poissa ollessa toimii rakennuttajapäällikkö. Palvelualueiden tehtävistä vastaavat toimitusjohtajan alaisuudessa palvelualueiden päälliköt. Liikelaitoksen operatiivista johtamista tukee johtotiimityöskentely. Johtotiimi tukee liikelaitoksen sisäisen yhteistyön toimivuutta, viestintää ja raportointia. Lisäksi johtotiimi valmistelee koko liikelaitoksen toiminnan kehittämiseen liittyviä asioita. Johtotiimi käsittelee esimerkiksi johtokuntaan meneviä asioita, liikelaitoksen yhteiset hankinnat, projektit ja niiden aikataulut, toiminnan kannalta tärkeät yhteiset menettelytavat sekä säännönmukaiset talouden ja toiminnan seurannan raportit. Johtotiimiin kuuluvat toimitusjohtaja ja palvelualueiden päälliköt sekä tarvittaessa kutsuttuina muita asiantuntijoita. Johtotiimin kokousmuistio jaetaan koko liikelaitoksen henkilökunnalle. Liikelaitoksen koko henkilökunnan yhteisiä toimistokokouksia pidetään tarpeen mukaisesti noin 2 kertaa vuodessa. Rakennushankkeita koskevat viranomaislupahakemukset, mm. rakennuslupahakemukset, allekirjoittaa omistajan valtuuttamana toimitusjohtaja, rakennuttajapäällikkö tai suunnittelupäällikkö. Talonrakennushankkeet suunnitellaan ja toteutetaan erillisen kaupunginhallituksen hyväksymän hankeohjeen mukaisesti. Hankintatoimivallasta on säännökset hallintosäännön 7. luvussa (kaupungin talous) ja 12 luvun (liikelaitoksen johtosääntö) 7 :ssä. Laskujen hyväksymisoikeudesta on säädetty hallintosäännön 7 luvun 5 :ssä. Sen mukaan toimitusjohtaja määrää vuosittain henkilöt, jotka tilaavat tavaroita ja palveluita sekä hyväksyvät laskut.
4 4 Toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta Johtosäännön mukaan toimitusjohtaja johtaa ja kehittää johtokunnan alaisena liikelaitoksen toimintaa, huolehtii liikelaitoksen hallinnosta sekä taloudenhoidon ja sisäisen valvonnan järjestämisestä. Toimitusjohtajan henkilöstöhallinnollisena esimiehenä toimii apulaiskaupunginjohtaja. Toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija esittelee asiat liikelaitoksen johtokunnalle. Toimitusjohtajan on huolehdittava johtokunnan päätösten täytäntöönpanosta ja annettava johtokunnalle tieto liikelaitoksen toiminnan kannalta merkittävistä toimenpiteistä ja tapahtumista. Toimitusjohtajan on raportoitava päätösvaltaansa kuul uvista liiketoiminnan kannalta merkittävistä asioista etukäteen johtokunnalle ja apulaiskaupunginjohtajalle tai kiireellisissä tapauksissa puheenjohtajalle tai puheenjohtajan estyneenä ollessa varapuheenjohtajalle. Toimitusjohtajalla on oikeus käyttää puhevaltaa johtokunnan puolesta. Toimitusjohtaja päättää vahingonkorvauksista ja irtaimen omaisuuden myynneistä 10 000 euroon saakka. Toimitusjohtaja päättää kaupunginhallituksen ja -valtuuston hyväksymän kohdekohtaisen kiinteistöstrategian toteuttamiseksi tehtävistä osake-, rakennus- ja kiinteistökaupoista, mikäli kohteen myyntihinta on alle 150 000. Tätä suuremmista kaupoista päättää kaupunginhallitus ja/tai -valtuusto. Toimitusjohtajan tehtävistä ja ratkaisuvallasta on määrätty tarkemmin hallintosäännön 12 luvun (liikelaitoksenjohtosääntö) 7 :ssä. 5 Palvelualueiden päälliköiden tehtävät ja ratkaisuvalta Palvelualueiden päälliköiden tehtävänä on: 1) johtaa ja kehittää yksikkönsä toimintaa, 2) vastata liiketoiminta-alueelle asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta sekä valvoa talousarvion toteutumista, 3) huolehtia osaltaan siitä, että liikelaitoksen talousarviota, käyttösuunnitelmaa ja muuta suunnittelua sekä tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevat esitykset valmistellaan asianmukaisesti,
5 4) huolehtia osaltaan toiminnallisesti ja taloudellisesti tarkoituksenmukaisesta yhteistyöstä liikelaitoksen muiden palvelualueiden kanssa, 5) huolehtia yksikön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta, 6) vastata yksikön toimialaan kuuluvista johtokunnan ja toimitus johtajan päätettävien asioiden ja sopimusten valmistelusta ja täytäntöönpanosta sekä 7) suorittaa muut toimitusjohtajan määräämät tehtävät Palvelualueen päällikkö toimii henkilöstöhallinnollisena esimiehenä palvelualueen henkilöstölle ja käy alaistensa kanssa asiaan kuuluvat kehityskeskustelut. Palvelualueen päällikkö myös informoi toimitusjohtajalle ja alaisilleen palvelualueella tapahtuvista merkittävistä asioista. Palvelupäälliköiden hankintatoimivallasta on toimitusjohtajan päätös, joka otetaan tämän toimintasäännön liitteeksi. 6 Palvelualueet ja niiden tehtävät Rakennussuunnittelu Suunnittelupäällikkö Rakennussuunnittelu-palvelualue, Suunnittelutiimi, vastaa kaupungin talonrakennushankkeiden suunnittelusta. Tiimi hankkii uudisrakennusten, peruskorjausten ja vuosikorjausten suunnittelijat sekä ohjaa ja valvoo suunnittelutyötä. Tiimi tekee resurssiensa salliman määrän rakennussuunnittelusta omana työnä. Valtaosa rakennussuunnittelusta ja kaikki erityissuunnittelu kilpailutetaan ja hankitaan konsulteilta. Suunnittelu tapahtuu yhteistyössä tilaajaorganisaation ja rakennuksen käyttäjien kanssa. Tavoitteena ovat käyttökelpoiset, kauniit ja viihtyisät toimitilat eri tarpeisiin. Sekä uudisrakentamisessa että peruskorjauksessa korostuvat elinkaariajattelu ja tilojen monikäyttöisyys. Rakennussuunnittelu-palvelualue osallistuu rakennushankkeiden tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien valmisteluun. Suunnittelupäällikkö kokoaa tilaajalautakuntien ja -johtajien esityksistä vuotuisen rakennusinvestointiohjelman. Rakennuttamjnen Raken nuttajapäällikkö Hankkeiden rakennuttajakonsulttina toimii rakennuttaminen - palvelualue vastaten hankeohjeen mukaisesti investointihank
6 keiden toteutuksesta: suunnittelutyön yhteensovittamisesta, kustannuslaskennasta, rakennusvaiheen rakennuttajatehtävistä ja työmaan valvonnasta. Kiinteistökehityspäällikön nimike on muutettu sisäilma asiantuntijaksi 31.1.2014 Kiinteistökehityspäällikkö on irtisanoutunut 31.1.2014, jonka jälkeen virkanimike muutettiin sisäilma-asiantuntijaksi. Organisaatiokaaviossa sisäilma-asiantuntija sijoittuu isännöinnin palvelualueelle. Vakanssia ei ole toistaiseksi täytetty ja viran päätösvalta on siirretty toimitusjohtajalle. Sisäilma-asiantuntija valmistelee kiinteistöjen jalostukseen, käyttötarkoitusten muutoksiin, kiinteistötalouteen ja kiinteistöomistukseen liittyvät asiat ja osallistuu liikelaitoksen edustajana erilaisiin kehittämishankkeisiin sekä valmistelee osaltaan toimenpideohjelman kiinteistöjen myynneistä, puruista sekä konsernin sisäisistä omistusjärjestelyistä kaupunginhallituksen ja -valtuuston päätettäväksi. Ohjelman toteutuksesta tehtyjen kiinteistökohtaisten päätösten mukaisesti vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja ja sisäilma-asiantuntija. Sisäilma-asiantuntija hakee ja allekirjoittaa omistajan edustajana kiinteistökohtaisen toimenpideohjelman edellyttämät viranomaisluvat, mm. purkamisluvat, talousarvion puitteissa. Sisäilma-asiantuntija tekee purkamispäätöksen ja hakee purkamisluvan sellaisten kohteiden osalta, joiden arvo ei yhtä 10 000. Sisäilma-asiantuntija tekee myyntiä koskevat päätökset ja toimeksiantosopimukset sekä allekirjoittaa kauppakirjan niistä kaupunginhallituksen ja -valtuuston kiinteistöstrategiassa myytäväksi hyväksytyistä kohteista, joiden myyntihinta on enintään 100 000. Ulkoa vuokraukseen tulee saada hallintosäännön 7 luvun 12 mukaisesti apulaiskaupunginjohtajan suostumus. Sisäilma asiantuntija neuvottelee ja allekirjoittaa ko. suostumuksen jälkeen vuokrasopimukset sekä toisaalta vuokraa ulkopuohisille markkinavuokran periaatteita ja hinnoittelua noudattaen niitä tiloja, joita kaupungin oma palvelutuotanto ei tarvitse. Kiinteistö~ ja tilapalvelut (isännöinti) Kiinteistöpäällikkö Kiinteistö- ja tilapalvelut hankkii ja vuokraa toimitilat ensisijaisesti kaupungin omalle peruspalvelutuotannolle sekä hankkii tiloihin käyttäjien tarvitsemat kiinteistö- ja kunnossapitopalvehut.
7 Kiinteistö-ja tilapalvelut kilpailuttaa tai neuvottelee Tekme Oy:n kanssa sen tuottamien kiinteistö- ja kunnossapitopalveluiden hankinnoista konserniohjeen mukaisesti ja valvoo niistä laadittujen sopimusten noudattamista. Kiinteistöpäällikkö laatu kiinteistöjen vuotuisen kunnossapitotyö ohjelman. Kunnossapitotyöohjelman hyväksyy ohjeellisena noudatettavaksi johtokunta. Tilapalvelut laatu vuosittain esityksen johtokunnalle perusparannushankkeisiin varatun määrärahan käytöstä ja vastaa hankkeiden toteuttamisesta kokonaismäärärahan puitteissa. Ulkoa vuokraukseen tulee saada apulaiskaupunginjohtajan suostumus hallintosäännön 7 luvun 12 :n mukaisesti. Kiinteistöpäällikkö neuvottelee ja allekirjoittaa ko. suostumuksen jälkeen vuokrasopimukset sekä toisaalta vuokraa ulkopuolisille markkinavuokran periaatteita ja hinnoittelua noudattaen niitä tiloja, joita kaupungin oma palvelutuotanto ei tarvitse. Hallinto-, talous-ja toimistopalvelut Talouspäällikön alaisuudessa toimiva tiimi tuottaa liikelaitoksen yhteisiä palveluita, joita ovat mm. - johtokunnan esityslistat ja pöytäkirjat, virkamiespäätökset - diaari, postitus ja arkistointi - ostolaskujen käsittely - avainhallinta - kiinteistötietojärjestelmän ylläpito - palkanlaskennan yhteydenpito - yleislaskutus - sisäinen ja ulkoinen vuokralaskutus - sisäisten vuokrien määritys - talousarvion laadinta - tilinpäätöksen valmistelu - raportointi - yhteiset toimistopalvelut 7 Toim intasäännön tarkastaminen Toimintasäännöstä päättää vuosittain liikelaitoksen johtokunta 31.1. mennessä ja se toimitetaan helmikuun loppuun mennessä hallintopäällikölle.
HÄMEENLINNAN KAUPUNKI Linnan Tilapalvelut-liikelaitos Nro 11 Toimitusjohtaja 4~3.2014 DnoO/0 PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJA Asia: Hankintavaftuudetja ~skujen hyväksyjät vuorrns 2014 Hämeenlinnan kaupungin hallintosäännön 7 luku 5 2 mom toteaa: Tilaajajohtajat, liikelaitosten johtajat, palvelutuotannonjohfaja ja palvelujohtajat määräävät vuosittain henkilöt, jotka tilaavat tavaroita ja palveluja sekä hyväksyvät laskut. Kaupunginjohtaja määrää konsernipalvelujen laskujen hyväksyjät. Jokaisen laskun tarkastaa tiliöijä/asiatarkastaja sekä laskun hyväksyjä. Linnan Tilapalvelut- liikelaitoksen toimintasäännössä on määritelty vakanssien hankin taoikeudet. YHTEYSHENKILÖ: Raili Salminen p. 03 621 2655 Päätös: Linnan Tilapalvelut -liikelaitoksen puolesta hankintoja tekevät ja laskuja hyväksyvät vuonna 2014 seuraavat: Kustan nuspaikat Investoinnit Tasa Salminen Raili Toimitusjohtaja 7211-7241 9102,9152,9201,9572 1000 Saari Risto Rakennuifajapäällikkö 7211-7241 9102,9152,9201,9572 1000 Kainulainen Pentti Rakennuttajainsinööri 7211-7241 9102,9152,9201,9572 1000 Rintanen Pekka Suunnittelupäällikkö 7241 9201 Ylämurto Petri Kiinteistöpäällikkö 721 1-7241 Sointu Hannu Talouspäällikkö 7211-7241 9102,9152,9201,9572 1000 Sisäilma-asiantuntija 7211-7241 Hämeenlinnassa 4.3.2014 Toimitusjohtaja Raili Salminen
HÄMEENLINNAN KAUPUNKI PÄÄTÖSpÖyTÄ~~~J~ [~~?~f9 Linnan Tilapalvefut-Ijikefaitos Nro 11 ~ Toimitusjohtaja 4.3.2014 W DnoO/0 Otteen oikeaksi todistaa; Hämeen linnassa 4.3.2014 Palvefusihfeerj i auia Nurmesniemi Täytäntöönpanojtiedoksj: Linnan Tilapalvelut jk Apulaiskaupunginjohtaja Raken n uttajapäällikkö Rakennuttajainsinööri SuunnitteJupääjIif~kö Kiinteistöpääjlikkö Talouspäällikkö Sisäilma-asiantuntija Päivi Selonen Päivi Salm~n